Manual do Mdulo de Compras - AutoMaster

Manual do Mdulo de Compras do AutoMaster 4.0

Verso 1.0, Novembro/2010

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Histrico de Revises Verso Data

1.0 03/11/2010

Revisado Por
Camille Nogueira e Roselma Mendes

Descrio da Reviso
Criao do Manual de Compras do AutoMaster 4.0.

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Sumrio

1. 2. 3.

Introduo ........................................................................................................... 4 Conceitos ............................................................................................................ 4 Digitar NF de Compra.......................................................................................... 5 2.1. Informaes Gerais da Nota .......................................................................... 5 2.2. Informaes sobre os valores da Nota .......................................................... 7 2.3. Informaes dos produtos da Nota................................................................ 9

4. 5.

Liberar NF de Compra ....................................................................................... 12 Cancelar NF de Compra .................................................................................... 13

Anexo I: Cdigo de Situao Tributria CST ......................................................... 15 Anexo II: Clculo proporcional de Frete e Outras ..................................................... 16 Anexo III: Valor Total da Nota Fiscal de Entrada ...................................................... 17 Anexo IV: Base de Clculo de ICMS ........................................................................ 18 Anexo V: Valor Total de ICMS .................................................................................. 19 Anexo VI: Base de Clculo de ICMS de Substituio ............................................... 20

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1.

Introduo

O AutoMaster um sistema dividido em mdulos: Vendas, Compras, Estoque, Contas a Pagar e Contas a Receber, no qual h integrao entre esses mdulos. O objetivo desse manual apresentar algumas caractersticas e conceitos importantes que envolvem o mdulo de compras, abrangendo a digitao de nota fiscal de compra, liberao e cancelamento, assim como todos os clculos do sistema envolvendo essas rotinas. Primeiramente, sero explicados alguns conceitos importantes e depois os passos de digitao e liberao de uma nota fiscal.

2.

Conceitos

a) CFOP: Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes um cdigo informado nas notas fiscais de vendas ou servios sujeitos ao Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios (ICMS) das empresas, que indica a natureza de cada operao (venda, revenda, devoluo, transferncia, compras); b) CST: Cdigo da Situao Tributria tem como finalidade identificar a mercadoria e o regime de tributao na qual ela se encaixa. O cdigo da situao tributria ser composto de trs dgitos, onde o primeiro dgito indicar a origem da mercadoria, e os dois ltimos dgitos indicar a tributao pelo ICMS, IPI, PIS e COFINS (Ver Anexo I a tabela de CST); c) ICMS: Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios o imposto embutido nos preos de mercadorias e servios. O percentual varia conforme o produto (ou servio) e o estado, que, por sua vez, tem autonomia para defini-lo; d) IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados um imposto que incide sobre produtos de origem industrial, sendo pago pelas indstrias e repassado para os lojistas de forma especificada na Nota Fiscal que obrigatoriamente acompanha os produtos at o comrcio varejista; e) MVA: Margem de Valor Agregado um percentual utilizado no regime de substituio tributria para exprimir o aumento dos preos das mercadorias e servios medida que percorrem as diversas etapas usuais de circulao no mercado. Dado o preo praticado pelo substituto e a MVA, possvel estimar com muito boa preciso o preo final ao consumidor que alcanar aquela mercadoria ou servio. MVA, TVA (tributao do valor agregado) e substituio tm o mesmo conceito; f) Nota Fiscal: um documento que registra a venda da mercadoria, bem ou servio, que por sua vez esto sujeitos a cobrana de impostos. O estabelecimento que no emite nota fiscal considerado sonegador de impostos, j que a nota fiscal tambm sinaliza a arrecadao de impostos; 4

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g) Reduo: um benefcio que atinge a base de clculo de ICMS, sendo esta diminuda. Este benefcio fiscal tem como objetivo diminuir a carga fiscal a que esto sujeitos os vrios segmentos da economia; h) Substituio Tributria: um mecanismo de arrecadao de tributos utilizado pelos governos federal e estadual. Ele atribui ao contribuinte a responsabilidade pelo pagamento do imposto devido pelo seu cliente. A substituio ser recolhida pelo contribuinte e posteriormente repassada ao governo; i) Tributao: H cinco tipos de tributo: os impostos, as taxas, as contribuies de melhoria, os emprstimos compulsrios e finalmente as contribuies: sociais, de interveno no domnio econmico e de interesse das categorias profissionais ou econmicas. A principal funo desses tributos custear o Estado e ser instrumento da poltica fiscal;

3.

Digitar NF de Compra

Essa rotina responsvel por fazer o lanamento das Notas Fiscais de Compra no Sistema. Ser apresentado abaixo o processo de lanamento de uma nota de compra no sistema. Esse processo composto por trs passos, definidos a seguir. 2.1. Informaes Gerais da Nota

A Figura 1 mostra a tela de informaes gerais da nota, tambm chamada de informaes da capa da nota. Nela sero apresentadas cada campo e suas respectivas funcionalidades.

Figura 1 - Informaes sobre a Capa da Nota

a) Cdigo da Filial: campo responsvel por informar para qual filial a nota fiscal de compra ser lanada; 5

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b) Cdigo do Fornecedor: refere-se ao fornecedor de compra da nota. Esse fornecedor deve estar previamente cadastrado no sistema; c) Nmero da Nota Fiscal: o nmero informado na nota fiscal de compra, identificando-a; d) Sequncia: o campo seqncia usado quando se tem uma nota com CFOPs diferentes. Nesse caso ser necessrio lanar uma nota para cada CFOP no sistema; e) ltimo: ltimo nmero de nota fiscal o qual foi feito o lanamento. Esse campo preenchido automaticamente pelo sistema; f) Srie da Nota Fiscal: informa a srie referente nota fiscal, sendo essa j destacada na nota fiscal de compra; g) Modelo: informa o modelo referente nota fiscal, sendo essa j destacada na nota fiscal de compra; h) Cdigo do Cobrador: refere-se ao cobrador de compra da nota. Esse cobrador deve estar previamente cadastrado no sistema; i) Natureza de Operao: tambm chamada de CFOP, refere-se natureza de operao da compra. Essa natureza de operao uma CFOP de entrada e no uma CFOP de sada como vem informada na Nota Fiscal a ser digitada, pois ela especifica uma sada no fornecedor e uma entrada no sistema. Ento para isso necessrio diminuir o primeiro digito da CFOP informada na nota por 4(quatro), logo essa ser a CFOP lanada no sistema.Por exemplo: se a CFOP informada na nota for 5.102.1 a CFOP informada no sistema ser 1.102.1; j) Data de Emisso: data da emisso da nota de compra pelo fornecedor; k) Data de Chegada: data de chegada da(s) mercadoria(s) na empresa; l) Alquota de ICMS: alquota de ICMS da nota fiscal de entrada. A alquota informada nesse campo deve corresponder alquota de pelo menos um dos produtos da nota; m) Base de ICMS reduzida em: percentual de reduo que ser aplicado aos produtos da nota. Esse percentual informado na capa da nota um percentual padro, podendo ser ou no aplicado aos produtos; n) Antecipao parcial reduzida em: consiste na antecipao do imposto, em valor correspondente diferena entre a alquota interna do estado e a interestadual, nas entradas (compras) de mercadorias, no enquadradas no regime de substituio tributria, adquiridas fora do estado para comercializao. Logo, nesse campo ser informado o percentual de antecipao que ser aplicado no valor de diferena de ICMS do produto; o) ICMS sobre Outros/Frete: alquota de ICMS relacionada aos valores de Frete e Outros; p) IPI sobre Outros/Frete: percentual de IPI relacionado aos valores de Frete e Outros; q) Frete soma na base do ICMS?: para esse campo temos trs opes:

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(S) Incide na base proporcional, ou seja, o valor do frete ser rateado proporcionalmente entre os valores dos produtos (Ver Anexo II para o clculo proporcional do Frete entre os produtos); II. (N) - No incide na base, ou seja, o valor do frete no ser adicionado na base de ICMS dos produtos; III. (T) Incide na base total de ICMS, ou seja, ele no rateia entre os produtos o valor do frete, apenas soma o valor total do frete na base total de ICMS dos produtos; r) Outras soma na base do ICMS?: para esse campo temos trs opes: I. (S) Incide na base proporcional, ou seja, o valor de Outras ser rateado proporcionalmente entre os valores dos produtos (Ver Anexo II para o clculo proporcional de Outras entre os produtos); II. (N) - No incide na base, ou seja, o valor de Outras no ser adicionado na base de ICMS dos produtos; III. (T) Incide na base total de ICMS, ou seja, ele no rateia entre os produtos o valor de Outras, apenas soma o valor total de outras na base total de ICMS dos produtos; s) Modelo de Substituio: existem trs modelos de substituio no sistema, sendo eles: I. (S) Simplificada: Rateia MVA proporcional para itens com substituio Tributria. No permite digitao da alquota de MVA e alquota do estado de origem; II. (P) Parcial: Calcula MVA pela alquota obtida pelo sistema aplicando em todos os produtos com Substituio Tributria. Permite digitao da alquota do estado de origem; III. (N) Normal: Calcula MVA pela alquota digitada. Permite digitao de preo mximo e alquota do Estado de Origem; t) Desconto incide na base de ICMS: nesse campo h duas opes de preenchimento: I. (S) desconto incidir na base de ICMS; II. (N) desconto no incidir na base de ICMS.

I.

2.2.

Informaes sobre os valores da Nota

Aps passar pelo ltimo campo da rotina de informaes da capa da nota, abrir a janela de Informaes sobre os valores da Nota, como mostra a Figura 2.

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Figura 2 - Informaes sobre os Valores da Nota

Nesse passo, a janela dividida em dois tipos: os valores destacados na nota e os valores no destacados na nota. Os valores destacados na nota so aqueles que influenciaro no valor total da nota, e os valores no destacados na nota apenas influenciaro no clculo do custo do produto. Para os valores destacados na nota, temos: a) Valor Total da Nota Fiscal: nesse campo ser informado o valor total da nota fiscal de compra (vide anexo III para a frmula do valor total da nota fiscal de entrada); b) Valor Total do Desconto: valor total do desconto a ser abatido do valor total da nota. Esse desconto pode vir destacado na nota fiscal de compra; c) Base de Clculo de ICMS: o valor monetrio no qual ser aplicado o clculo do imposto de acordo com a alquota (vide anexo IV para a frmula de Base de Clculo de ICMS); d) Valor Total do ICMS: o valor do imposto a ser pago em relao aos produtos (vide anexo V para a frmula de Valor Total do ICMS); e) Valor Total do IPI: a soma do valor de IPI de cada produto; f) Base do ICMS Substituio: a base de clculo de substituio corresponder ao valor de compra do produto acrescido do valor do frete, IPI e outras despesas adicionais da nota de compra multiplicados pelo percentual de substituio (ou MVA) do produto, caso esse produto tenha substituio. Vale lembrar que o clculo para a base de substituio vai depender do modelo de substituio selecionado anteriormente (vide anexo VI para as formas de clculo de substituio); 8

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g) Valor do ICMS Substituio: o valor de substituio, tambm conhecido como TVA (tributao sobre o valor agregado), o valor correspondente a base de clculo de substituio multiplicado pela alquota interna do estado, subtrados o ICMS pago do produto ao governo; h) Valor do Frete: o valor a ser pago por um contratante, por uma prestao de servio de transporte. Esse valor vem definido na nota fiscal de entrada e no h clculo especfico para tal nesse campo; i) Valor de Outros: o valor a ser pago por qualquer outro servio que venha somar no valor total da nota, por exemplo: valor de seguro. Esse valor vem definido na nota fiscal de entrada e no h clculo especfico para tal nesse campo; Dos Valores no destacados na nota, temos: a) Valor do Frete: o valor a ser pago por um contratante, por uma prestao de servio de transporte, porm esse valor no ser adicionado ao valor total da nota. Esse valor vem definido na nota fiscal de entrada e no h clculo para tal; b) Outras Despesas: o valor a ser pago por qualquer outro servio que venha somar no valor da nota (por exemplo: valor de seguro), porm esse valor no ser adicionado ao valor total da nota. Esse valor vem definido na nota fiscal de entrada e no h clculo para tal; c) Base do ICMS de Substituio: tem o mesmo conceito, e clculo, do destacado na nota, porm, como dito anteriormente, no influenciar no calculo do valor total da nota fiscal; d) Valor de ICMS de Substituio: tem o mesmo conceito, e clculo, do destacado na nota, porm, como dito anteriormente, no influenciar no calculo do valor total da nota fiscal;

2.3.

Informaes dos produtos da Nota Nesse passo, ser feito o lanamento individual de todos os produtos da nota. Na Figura 3 mostrada a rotina de lanamento individual dos produtos e em seguida ser descrito cada campo e suas respectivas funcionalidades.

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Figura 3 - Informaes dos Produtos da Nota Fiscal

a) Cdigo do Produto: ser inserido o cdigo do produto ao qual ser lanado na nota. Esse produto deve est previamente cadastrado no sistema; b) Quantidade: o valor correspondente a quantidade comprada desse produto. Essa quantidade comprada corresponder quantidade desse produto que entrar no estoque da empresa; c) Referncia: a identificao do produto junto aos seus fabricantes; d) Unidade de Compra: a unidade de compra que ser lanada no estoque do produto, por exemplo: unidade, caixa, litro, etc.; e) Embalagem: a quantidade e unidade do produto relacionada com a unidade de compra descrita anteriormente. Podemos ter, por exemplo, a compra de uma caixa do produto 1, sendo que nessa caixa h 12 unidades do produto. Logo, esse lanamento ser feito da seguinte forma: a unidade de compra do produto ser CX e a embalagem ser 12 UN. Dessa forma, o sistema lanar para o estoque 12 unidades do produto 1; f) Valor Unitrio: ser o valor correspondente ao preo unitrio, individual, do produto; g) Valor total: ser o valor correspondente ao preo unitrio multiplicado pela quantidade comprada do produto; h) Cdigo ICMS: esse campo corresponde alquota de ICMS do produto;

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i) CFOP: Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes, um cdigo informado nas notas ficais de vendas ou servios sujeitos ao Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios (ICMS) das empresas, que indica a natureza de cada operao (venda, revenda, devoluo, transferncia); j) IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados valor correspondente ao percentual de IPI que ser aplicado a esse produto; k) Margem de Lucro: ser o percentual de lucro que ser aplicado ao custo do produto para obteno de um possvel preo de venda do produto; l) Desconto: o percentual de desconto que ser aplicado ao preo do produto. Esse desconto ser dado de forma individual, por produto. Caso o desconto seja dado na nota, o valor do desconto deve ser digitado na tela anterior, de informaes sobre os valores da nota; m) Reduo de ICMS: o percentual de reduo que ser aplicado na base de clculo de ICMS; n) Base?: um campo onde o usurio ir informar se a reduo na base de clculo de ICMS ir incidir na base de clculo de substituio. Para incidir digitar S e para no incidir digitar N; o) Reduo Incide IPI: o campo onde o usurio ir informar se a reduo incidir no IPI para o clculo de Substituio. Para incidir digitar S e para no incidir digitar N; p) IPI sobre o Bruto?: campo no qual o usurio deve informar se o IPI ser incidido sobre o valor bruto ou lquido do produto. Para o IPI ser calculado sobre o bruto digitar S e para ser calculado sobre o lquido digitar N; q) Soma base?: o usurio informar se o IPI somar (incidir) na base de ICMS ou no. Para incidir digitar S e para no incidir digitar N; Esse procedimento dever ser feito para cada produto da nota fiscal. Aps lanar todos os produtos, o sistema ir calcular os valores da nota, de acordo com o informado de cada produto, e comparar com o valor digitado na nota fiscal. Seguindo esse fluxo, o sistema poder ter dois comportamentos: a) Nota OK: para que uma nota seja considerada OK, o valor processado pelo sistema deve ser igual aos valores informados pelo usurio. Esses valores informados pelo usurio foram descritos no item 2.2. desse documento. Aps a nota est OK, o usurio ir confirmar a sua sada da rotina Digitar NF de Compra. Com a nota OK, o sistema permitir atravs da rotina de Liberao de NF de Compra, a liberao dessa nota;

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b) Nota com diferena: para que uma nota seja considerada uma nota de compra com diferena, os valores processados pelo sistema so diferentes dos valores informados pelo usurio. Quando uma nota est com diferena, o sistema no ir permitir a sua liberao para o estoque. Logo, o usurio dever verificar novamente os dados informados e corrigi-los. A Figura 4 mostra a tela de valores informados e processados pelo sistema. Caso haja diferena entre esses valores, caracterizando uma nota com diferena, esse valor ser colocado na coluna de diferena.

Figura 4 - Valores Processados e Informados

4.

Liberar NF de Compra

Aps fazer o lanamento da Nota Fiscal de compra no Sistema, o usurio precisar executar a rotina de Liberao de Nota Fiscal de Compra, mostrada na Figura 5. A execuo dessa rotina necessria para que haja uma liberao dos produtos listados na nota para o estoque e a gerao de um ttulo a pagar referente nota.

Figura 5 - Liberao de Nota Fiscal de Compra

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O processo de liberao de NF de compra pelo sistema dar-se- da seguinte forma: a) Cdigo da Filial: ser inserido o cdigo da filial a qual a nota de compra foi digitada. O estoque dos produtos da nota ser incrementado nessa filial em questo; b) Cdigo do Fornecedor: o cdigo do fornecedor que est vinculado a nota de compra; c) Nmero da Nota Fiscal: o nmero da nota fiscal de compra ser dependente do cdigo do fornecedor, ou seja, ser validado esse nmero de nota fiscal para o fornecedor digitado; d) Sequncia: o nmero de sequncia da nota fiscal de entrada a ser liberada; e) Data do Movimento: data a qual a nota fiscal de compra foi lanada no sistema. Aps a insero desses dados, o sistema emitir uma confirmao de liberao da nota fiscal, como pode ser visto na Figura 6. Clicando em SIM, o estoque dos produtos da nota fiscal ser atualizado e ser gerado ento um ttulo a pagar referente compra. Clicando em NO, a nota no ser liberada.

Figura 6 - Confirmao de Liberao de Nota Fiscal de Compra

OBS: possvel tambm, atravs dessa rotina, liberar vrias notas de compra de um fornecedor simultaneamente. Para isso, basta no preencher o campo Nmero de Nota Fiscal para que o sistema processe todas as notas relacionadas ao fornecedor e efetuar a liberao.

5.

Cancelar NF de Compra

A rotina de cancelamento de Nota Fiscal de compra responsvel por fazer o cancelamento das notas de compra que j foram liberadas no sistema, como mostra a Figura 7. Com isso, ao realizar esse cancelamento, o sistema ser responsvel por decrementar do estoque a quantidade incrementada na liberao da nota de compra e excluir o ttulo a pagar da nota que foi gerado na liberao.

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Figura 7 - Cancelamento de Nota Fiscal de Compra

Aps a nota ser cancelada, possvel edit-la e liber-la novamente pelo sistema. O processo de cancelamento dar-se- da seguinte forma: a) Cdigo da Filial: ser inserido o cdigo da filial qual a nota a ser cancelada foi lanada; b) Cdigo do Fornecedor: cdigo do fornecedor qual a nota fiscal de compra est vinculada; c) Nmero da Nota Fiscal: nmero da nota de compra a ser cancelada; d) Sequncia: nmero da sequncia da nota fiscal de compra em questo; e) Data do Movimento: data a qual a nota de compra foi lanada no sistema; f) Novo nmero de Nota Fiscal liberada: ao passar pelos campos anteriores, o sistema ir apresentar nesse campo o nmero da nota em questo, porm podemos edit-la para que seja vinculada a nota a outro nmero de nota fiscal de entrada; g) Valor da Nota Fiscal: apresenta o valor total da nota fiscal de entrada que ser cancelada.

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Anexo I: Cdigo de Situao Tributria CST

A Origem da Mercadoria
Cdigo Origem Nacional 0 Estrangeira - Importao direta 1 Estrangeira - Adquirida no mercado interno 2

B Tributao pelo ICMS

Cdigo 00 10 20 30 40 41 50 51 60 70 90 Tratamento Tributrio Tributada Integralmente Tributada e com cobrana do ICMS por substituio tributria Com reduo de base de clculo Isenta ou no tributada, e com cobrana do ICMS por substituio tributria Isenta No tributada Suspenso Deferimento ICMS cobrado anteriormente por substituio tributria Com reduo de base de clculo e com cobrana do ICMS por substituio tributria Outras

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Anexo II: Clculo proporcional de Frete e Outras

Primeiro ser calculado o fator gerador que posteriormente ser aplicado aos produtos individualmente. O clculo do fator gerador o mesmo tanto para frete como para os valores de Outras, assim como sua aplicabilidade. 1. Ser calculado o percentual de frete e Outras para ser aplicado aos produtos: Fator Gerador de Frete/Outras = Valor do Frete/Outras / Valor Total dos Produtos 2. Aplicao do fator gerador nos produtos: Frete/Outros por Produto = Valor do Produto * Fator Gerador de Frete/Outras OBS: A soma dos valores de frete/Outras e todos os produtos da nota tem que ser igual ao valor do frete/outras.

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Anexo III: Valor Total da Nota Fiscal de Entrada

Valor Total da Nota = Valor total dos Produtos + Valor Total de IPI + Valor de ICMS de Substituio + Valor do Frete + Valor de Outras Valor total do Desconto.

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Anexo IV: Base de Clculo de ICMS

Para o clculo da Base de Clculo de ICMS, ser apresentado o fluxograma abaixo, onde haver fluxo e validaes para obter a frmula final. A Figura 8 mostrar esse fluxograma.

Figura 8 - Frmula de Clculo de Base de ICMS

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Anexo V: Valor Total de ICMS

Valor de ICMS = Base de Clculo de ICMS * Alquota do Produto

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Anexo VI: Base de Clculo de ICMS de Substituio

O clculo para Base de ICMS de Substituio difere de acordo com o modelo de substituio escolhido pelo usurio. So trs os modelos: Normal, Simplificado e Parcial. O clculo para o modelo Normal mostrado de acordo com a Figura 9, da seguinte forma:

Figura 9 - Frmula de Clculo de Base de Substituio para o modelo Normal

O clculo para o modelo simplificado mostrado de acordo com a Figura 10 da seguinte forma:

Figura 10 - Frmula de Clculo de Base de Substituio para o modelo Simplificado

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O clculo para o modelo parcial ser da seguinte forma:

Figura 11 - Frmula de Clculo de Base de Substituio para o modelo Parcial

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