LA FUNCIN DE COMPRAS O LA CENICIENTA DE LA EMPRESA

Se han analizado las empresas que cotizaron en la Bolsa Espaola durante el ao 2000 y sus Balances de Situacin y Cuentas de Explotacin consolidados, que facilitaron a la Comisin Nacional del Mercado de Valores (CNMV) y cuyos datos publicaron, entre otros, la Bolsa de Barcelona. De todas las empresas que remitieron informacin hemos dejado de lado, para los anlisis que presentamos a continuacin, las Instituciones Financieras y de Seguros, las Sociedades de Cartera, las Entidades de Financiacin y las Sociedades de Inversin Mobiliaria. Las cifras que resumimos se refieren, por tanto, a un total de 138 empresas, con unos ingresos totales de 33,9 billones de pesetas, unas compras de 22,6 billones de pesetas y unos resultados por actividades ordinarias (excluyendo prdidas o beneficios extraordinarios) de 3,0 billones de pesetas.

N Total empresas: 138 INGRESOS TOTALES (Valor total de la produccin) COMPRAS (Compras netas, gastos externos y de explotacin) BENEFICIOS A.I. (resultado actividades ordinarias a.i.)

Ptas
33,9 billones

Euros
203,7 miliardos

US$
178,4 miliardos (billones) 118,9 miliardos (billones) 15,8 miliardos (billones)

22,6 billones

135,8 miliardos

3,0 billones

18,03 miliardos

Estas empresas tenan en plantilla a 800.303 personas, al 31 de diciembre de 2000. El porcentaje del importe total de las compras (epgrafes compras netas y gastos externos y de explotacin) sobre el importe total de los ingresos (epgrafe valor total de la produccin) es del 66,6 %. Esta cifra indica que las dos terceras partes de los ingresos de las empresas analizadas se utilizan en adquirir materiales, artculos, servicios del exterior de la empresa. La mano de obra interna significa solamente un 11,7 % de los ingresos.

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DISTRIBUCION DE LOS INGRESOS DE LAS EMPRESAS QUE COTIZARON EN LA BOLSA ESPAOLA EN EL AO 2000
Mano de Obra 11,7% Amortizaciones 9,3% Intereses 3,6% Beneficio a.i 8,8% Compras 66,6%

El porcentaje de las compras sobre los ingresos vara, como era de esperar, en funcin del tipo de la empresa. Analizado por subsecciones de actividad, tal porcentaje oscila desde alrededor del 80 % en Comercio, Alimentacin, bebidas y tabaco y petrleo hasta un poco por encima del 40 %en Ocio y turismoy Comunicaciones. El subsector de Aparcamientos y autopistas en el que el porcentaje es de algo menos del 12%, es poco significativo en sus compras, por su actividad muy especfica.

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SUBSECTORES DE MAYOR A MENOR PROPORCIN DE COMPRAS EN LOS INGRESOS

Subsector
Com ercio Alim entac., bebidas y tabaco Petrleo Nuevas tecnologas Otros servicios Transf. productos m etlicos Industria qum ica Ingeniera Construccin Metlicas bsicas Inm obiliarias Industria textil y cuero Transp. terrestre y m artim o Otro m aterial de transporte Holdings Instrum . precisin y ptica Energa elctrica y gas Construcc. de m aquinaria Cem entos y m ats. construc. Papel y artes grficas Otras inds. m anufactureras Mineras Agua Ocio y turism o Com unicaciones Aparcam ientos y autopistas TOTAL
% compras

% % % interese m. de o. amortiz. s 11,1 11,0 3,4 18,2 18,1 15,5 17,2 11,8 20,9 13,7 5,1 19,2 23,2 28,4 31,6 31,1 8,7 25,1 17,8 13,6 23,2 27,2 31,2 28,3 16,3 15,0 11,7 3,5 2,9 5,8 8,2 2,7 5,1 5,5 8,1 2,7 5,8 3,7 6,7 5,4 3,2 1,9 5,8 11,3 3,6 8,5 5,8 10,5 9,0 7,8 8,9 24,7 23,2 9,3 -0,6 1,3 2,6 8,6 -0,7 4,2 2,0 1,8 0,5 -1,3 4,5 2,3 1,1 0,3 -0,7 2,1 5,6 1,1 2,6 4,0 3,8 0,8 1,8 5,4 8,2 5,2 3,6

% b.a.i. 5,0 5,4 9,2 -9,8 7,4 3,5 5,6 8,6 6,4 12,8 18,2 4,4 4,1 3,6 4,7 -1,1 12,4 10,5 12,8 18,6 5,4 7,6 7,9 15,0 8,6 44,9 8,8

empres.

n de

n de personas

80,9 79,5 78,9 74,8 72,5 71,6 69,7 69,6 69,5 69,1 68,5 67,4 66,2 64,5 62,5 62,2 62,0 59,7 58,3 57,9 57,1 55,4 51,2 42,4 42,3 11,6 66,6

6 12 2 12 7 1 5 1 7 8 18 5 3 1 3 1 6 5 7 6 2 2 3 3 4 8 138

61.916 42.299 46.821 32.952 42.735 1.951 4.761 3.591 170.117 26.696 2.799 3.621 3.524 2.715 5.050 1.572 70.430 17.605 24.536 5.504 4.381 1.513 30.552 25.370 161.481 5.811 800.303

El nivel de dispersin puede concretarse comprobando como el 75 % de los subsectores tiene un porcentaje de las compras sobre los ingresos que oscila entre el 51 y el 75%. Para la mitad central de los subsectores este porcentaje vara solamente del 58 al 70 %. Si se analiza ahora el impacto de las compras sobre los costes se puede ver que el porcentaje del importe total de las compras sobre los costes de las actividades ordinarias Asociacin Espaola de Responsables de Compras y Existencias. AERCE Secretara General. Tlf: 934 532 580

(excluyendo de los ingresos los resultados extraordinarios y el resultado antes de impuestos) es del 73,0 %. Casi las tres cuartas partes de los costes de las empresas analizadas estn ocasionadas por la compra de materiales, artculos y servicios del exterior de la empresa.

DISTRIBUCION DE LOS COSTES DE LAS EMPRESAS QUE COTIZARON EN LA BOLSA ESPAOLA EN EL AO 2000
Intereses 3,9% Amortizaciones 10,3%

Mano de Obra 12,8%

Compras 73,0%

Analizando la proporcin de Compras en los costes por subsectores de actividad, se puede observar:

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SUBSECTORES DE MAYOR A MENOR PROPORCIN DE COMPRAS EN LOS COSTES

Subsector
Petrleo Comercio Alimentacin, bebidas y tabaco Inmobiliarias Metlicas bsicas Otros servicios Ingeniera Construccin Transformacin productos metlicos Industria qumica Papel y artes grficas Energa elctrica y gas Industria textil y cuero Transporte terrestre y martimo Nuevas tecnologas Otro material de transporte Cementos y materiales construccin Construccin de maquinaria Holdings Instrumentos precisin y ptica Otras industrias manufactureras Mineras Agua Ocio y turismo Comunicaciones Aparcamientos y autopistas TOTAL

% compras 86,9 85,2 83,9 83,7 79,2 78,3 76,2 74,2 74,2 73,8 71,2 70,8 70,5 69,0 68,1 66,9 66,9 66,7 65,5 61,5 60,3 59,9 55,6 49,9 46,2 21,0 73,0

% m. de o. 3,8 11,7 11,6 6,2 15,7 19,6 12,9 22,4 16,1 18,2 16,8 9,9 20,1 24,1 16,6 29,4 20,4 28,0 33,1 30,7 24,5 29,4 33,9 33,3 17,8 27,3 12,8

% amortiz. 6,4 3,7 3,0 4,6 6,6 2,9 8,9 2,9 5,3 5,8 7,2 12,9 7,0 5,7 7,4 3,3 9,7 4,1 2,0 5,7 11,1 9,8 8,5 10,5 27,0 42,2 10,3

% intereses 2,9 -0,6 1,4 5,5 -1,5 -0,7 2,0 0,5 4,4 2,2 4,9 6,4 2,4 1,2 7,8 0,3 3,0 1,2 -0,7 2,0 4,0 0,9 2,0 6,3 9,0 9,5 3,9

n de empres. 2 6 12 18 8 7 1 7 1 5 6 6 5 3 12 1 7 5 3 1 2 2 3 3 4 8 138

n de personas 46.821 61.916 42.299 2.799 26.696 42.735 3.591 170.117 1.951 4.761 5.504 70.430 3.621 3.524 32.952 2.715 24.536 17.605 5.050 1.572 4.381 1.513 30.552 25.370 161.481 5.811 800.303

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Por otra parte, analizando la funcin de Compras en la empresa espaola a partir de un Estudio-encuesta realizado en el primer trimestre del 2001 por la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales de la Universidad de Barcelona y la consultora francesa Masa, se puede establecer lo siguiente:. A Compras apenas se le implica en la concepcin de los productos (max. 57%; min. 17% de las empresas analizadas). La libertad del comprador para reformular las especificaciones de los productos durante el proceso de Compras (max. 68%; min. 52%) es bastante restrictiva. La intervencin de Compras en las decisiones propias de Compras (max. 86%; min. 69%) es limitada. La capacidad para fusionar volmenes y concentrar proveedores (max. 82 %; min. 57%) es escasa. Un 30 % de las empresas no tienen un sistema de evaluacin de resultados de Compras. Compras slo forma parte del Comit de Direccin en un 35 % de las empresas. Un 50 % de las empresas no disponen de biblioteca de solicitudes tipo y slo se envan a muy pocos proveedores alternativos. El 14 % de las empresas no tienen bases de datos de Compras y el 46 % de las que la tienen no incluye la posicin estratgica del proveedor. Casi un 40 % de las empresas no centraliza en un solo interlocutor la relacin con cada proveedor. Las reuniones de coordinacin entre departamentos para compartir informacin no funcionan. En casi un 60 % de las empresas tardan ms de 3 meses en reunirse. La informacin al personal de compras de las acciones que toma la empresa en comn (max. 86 %, min. 61%) es escaso. Disponen de contratos de progreso con proveedores estratgicos; max. 57 %; min. 24 % de las empresas encuestadas. Disponen de contratos marco: max. 36 %, min. 17 % de las empresas encuestadas. El uso de Internet como herramienta habitual del personal de compras (max. 36 %, min. 21 %) es escaso. As pues, de todo lo anterior se puede extraer dos conclusiones: El importe total de las Compras sobre el total de los ingresos es del 66,6 % y si nos referimos a los costes de las actividades ordinarias, el porcentaje de compras sobre los costes totales es del 73 %. La importancia de la Gestin de Compras queda muy bien reflejada en el estudio de la Universidad de Barcelona realizado conjuntamente con la Consultora Masa en que, preguntados altos directivos de empresas (Consejeros Delegados, Directores Generales, Directores de Operaciones, as como otros directivos de las mismas) ms del 80 % de los mismos indican que Compras es muy importante, Y? Segn datos disponibles en A.E.R.C.E., el personal de Compras no sobrepasa el 3% del personal de la empresa; en muchos casos est sobre el 2% y en algunos casos, ni siquiera llega al 1%. As pues, se puede indicar que las Compras netas, gastos externos y de explotacin que representa el 66,6% de los ingresos y el 73% de los costes totales de la empresa se est gestionando con una nfima parte de la plantilla. O sea, el coste de compras, que multiplica por 5,7 veces los gastos de personal y por 2,7 veces el conjunto de todos los costes de la empresa, se le dedica, con suerte, de un 2% a un 3% de la plantilla; en muchos casos, no llega al 1% y en ocasiones, solamente un 0,5%. Asociacin Espaola de Responsables de Compras y Existencias. AERCE Secretara General. Tlf: 934 532 580

COMPRAS EN EL PERSONAL DE LA EMPRESA

Entre 0,5% y 2% Mximo 3%

COMPRAS EN LOS INGRESOS DE LA EMPRESA

Resto de la plantilla 97%

compras 66,6 %

Resto de la plantilla

Personal de Compras

De todo ello, puede concluirse que: El personal de Compras es insuficiente pero adems est, generalmente, poco preparado, con bajo nivel en la estructura de la organizacin, muy limitado en las decisiones y capacidad de relaciones y los medios y tecnologas disponibles y aplicables son muy reducidos y es escaso el nivel de participacin de Compras en el Comit de Direccin de la empresa. La desestructura organizativa de las Compras es relevante, existiendo en las empresas responsabilidades de compras no formalizadas; adquisiciones desde diversos sectores de la empresa y fuera del proceso formal de compras y niveles de informacin y coordinacin entre departamentos muy escasos. Y, sobretodo, resultados insuficientes, con altos costes de adquisicin, tareas de compras rutinarias y una falta de poltica y gestin estratgica de las compras.

As pues, el desajuste estructural y las limitaciones y carencias que se producen en Compras, repercuten en una enorme incapacidad de las empresas para mejorar el margen de contribucin de las mismas (Ventas Costes de Compras), especialmente cuando es estrecho y est limitado por el mercado y la actuacin de la competencia. En esta eventualidad, es de sobras conocido que la mayora de las empresas, cuando deben mejorar sus beneficios, actan sobre el personal (11,7 % de los ingresos) ya que la posibilidad de actuar sobre los dems conceptos que intervienen en la cuenta de explotacin (amortizaciones y gastos financieros) es escaso. Es suficiente, como esta sucediendo ahora, que exista una previsin de descenso de la actividad empresarial, para que se ocasione de inmediato y desde todas las ms importantes empresas, una cadena de previsin de despidos de personal, que tiene una gran relevancia y que ocasiona uno de los ms graves problemas sociales y humanos de nuestra era.

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PRINCIPALES ANUNCIOS DE DESPIDOS EN 2001

26000 20000 16000 30000

25000

20000

14000

13500

11500

15000

12000

7200

7000

7000

5500

6000

5200

6500

10000 4000 4000 4000 4000

8500

9000

12600

5000

4000

4150

3600

1800

2000

2000

1000

0
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Fuente: ABC, 01/07/2001

Es de lamentar que, en la actualidad, los nicos planteamientos estratgicos que realiza la Alta Direccin General de las empresas, cuando peligran los beneficios de las mismas, es la del ajuste, en muchas ocasiones, la del ajuste duro y hasta traumtico de la plantilla y en otras, la desinversin en activos, generalmente de tipo productivo, pero con la dificultad aadida de que posteriormente se necesitarn los productos producidos por estos activos transferidos y se tendrn que adquirir a precios ms caros, con lo que el impacto de las compras en los ingresos ser todava mayor. Y mientras tanto, en Compras de las empresas, no se hace nada: no se invierte, no se desarrolla, no se potencia, no se facilitan ms medios, no se profesionaliza suficientemente a los Responsables, no se adecuan las estructuras organizativas y de responsabilidades, no se disponen de medios informticos, telemticos y de informacin suficientes, y ni siquiera se nos admite en los Comits de Direccin de las empresas. Se nos ha relegado a ser la cenicienta de la empresa. Esta situacin, no solamente constituye un clamoroso fracaso de la gestin estratgica empresarial, sino que constituye un claro error, cuyas consecuencias econmicas, sociales e incluso polticas, pueden ser catastrficas y que generan movimientos sociales como los antiglobalizacin, de muy escasa base tcnica y econmica, pero que tienen gran impacto en la sociedad. Se ha generado una situacin en que la Alta Direccin General de las empresas es incapaz de actuar con planteamientos adecuados y profesionales sobre su propio cometido: ni es capaz de generar ms beneficios, ni es capaz de generar ms puestos de trabajo y, probablemente, tampoco mayor expansin de sus empresas, ya que esto ltimo no depende de las empresas, sino del propio mercado. Si nos atendemos a los datos de las 138 empresas analizadas que cotizan en la Bolsa Espaola, bastara que se fuera capaz de reducir el coste real de las compras netas, gastos externos y de explotacin, en un 1 % para generar 226.000 millones de pesetas, que representaran un incremento del conjunto de los beneficios a.i. de dichas empresas en un 7,5 %; o bien se podran generar 45.600 nuevos puestos de trabajo, incrementando en el 5,7 % la plantilla actual del conjunto de dichas empresas, sin ninguna merma en sus beneficios.

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350

1000

1500

5000

2500

3000

3500

5000

Beneficio a.i. Otros costes + Amortizaciones.

Gastos personal

8.8 % 12.9 % 11.7 %

B.a.i. (+7.5%)

9.5% 12.9 % 11.7 %

Compras

66.6 %

65.9 %

Reduccin coste
compras 1 %

AERCE, la Asociacin Espaola de Profesionales de Compras, Aprovisionamientos y Gestin de Materiales, miembro desde su fundacin en 1981, de la International Federation of Purchasing and Materials Management (IFPMM); miembro del European Council of Purchasing and Supply (ECPS); miembro fundador del European Centre for Research in Purchasing and Supply (ERPS) y centro colaborador de WORLD TRADE CENTRE/UNCTAD/WTO preocupada por la situacin indicada anteriormente, insta a todos, empresarios, altos directivos y profesionales de la empresa, a dedicar el suficiente tiempo y medios a la Gestin de Compras de la empresa, as como a plantear estructuras organizativas y de gestin adecuadas a la importancia que tiene en la actualidad la gestin de Compras, evitando medidas traumticas, que no resuelven los problemas empresariales y que causan impactos negativos en la sociedad. AERCE que, como Asociacin, carece de fines lucrativos, est dedicada desde 1981 a la informacin, promocin, difusin y formacin de las tcnicas, sistemas y aplicacin de metodologas apropiadas para una correcta y eficaz Gestin de Compras, Aprovisionamientos y Gestin de Materiales en las empresas y pone a disposicin de las mismas, cursos y seminarios de formacin y capacitacin profesional; publicaciones monogrficas y documentaciones tcnicas de esta rea; estudios sobre las tendencias de los precios de compra y de la coyuntura de los mercados; una red de comunicacin entre los asociados, a travs de Internet y servicios de Bolsa de Trabajo; Informacin Bibliogrfica; Asesora Jurdica y Diagnstico del funcionamiento de Compras. AERCE (Asociacin Espaola de Responsables de Compras y de Existencias) www.aerce.org info@aerce.org Tel. y Fax: Referencias: "Las Compras en las empresas espaolas en el 2000", de Martn J. Santandreu. Estudio-encuesta realizado por la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales de la Universidad de Barcelona y la consultora francesa Masa sobre "la funcin de Compras en la empresa espaola". "Compras o la cenicienta de la empresa", del propio autor. Jos Mara Fernndez Fbrega Secretario General de A.E.R.C.E. Asociacin Espaola de Responsables de Compras y Existencias. AERCE Secretara General. Tlf: 934 532 580 902 10 13 19 / 902 23 92 74