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Manual de operao SIGAV 5.

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Produzido e distribudo pela Oscar Comunicao e Informtica, Lda., com o software Sistema Integrado de Gesto de Agncias de Viagens e no pode ser distribudo ou reproduzido sem autorizao expressa do mesmo.

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Manual de operao SIGAV 5.75

ndice
ndice ....................................................................................................................................................................................................2 Ambiente de Trabalho.........................................................................................................................................................................4 Ecran Login ......................................................................................................................................................................................4 Linha de Comandos..........................................................................................................................................................................7 Navegador ........................................................................................................................................................................................8 Lista de abreviaturas dos documentos utilizados no Sigav ..............................................................................................................8 Botes de Comando .........................................................................................................................................................................9 Janelas de Pesquisa.......................................................................................................................................................................10 Terceiros ............................................................................................................................................................................................11 Janela de Pesquisa de Terceiros....................................................................................................................................................11 Pesquisa de Terceiros: Filtros ........................................................................................................................................................13 Atalho Personalizado......................................................................................................................................................................13 Ficha de Terceiro............................................................................................................................................................................14 FrontOffice .........................................................................................................................................................................................16 Criao/Alterao de File ...............................................................................................................................................................16 Documentos, Nomes e Alertas do File ...........................................................................................................................................17 Nomes de passageiros ...................................................................................................................................................................17 Alertas ............................................................................................................................................................................................18 Documentos ...................................................................................................................................................................................19 Ficheiros .........................................................................................................................................................................................20 Documentos de Receita .................................................................................................................................................................21 Recibo de Adiantamento ................................................................................................................................................................22 Voucher ..........................................................................................................................................................................................23 Voucher de Custo ...........................................................................................................................................................................24 Documento de Stock ......................................................................................................................................................................25 Bilhete de Aviao ..........................................................................................................................................................................26 Lanamento Manual ..................................................................................................................................................................26 Integrao Automtica ...............................................................................................................................................................27 Facturao Automtica...................................................................................................................................................................29 Documentos Internos......................................................................................................................................................................30 Stocks.................................................................................................................................................................................................31 Recepo de Stocks.......................................................................................................................................................................31 Eliminao de Stocks .....................................................................................................................................................................31 Cheques Automticos.....................................................................................................................................................................31 Sries de Pagamentos ...................................................................................................................................................................32 Ttulos de Viagem..............................................................................................................................................................................33 Ttulos Caucionados .......................................................................................................................................................................33 Ttulos de Viagem...........................................................................................................................................................................35 BackOffice..........................................................................................................................................................................................36 Facturas de Cobrador.....................................................................................................................................................................36 Associao de Documentos ...........................................................................................................................................................36 Associao de Custos ....................................................................................................................................................................38 Ordem de Pagamento Automtica..................................................................................................................................................38 Complementar Factura Cobrador ...................................................................................................................................................38 Nota Crdito de Cobrador...............................................................................................................................................................38 Nota Dbito de Cobrador................................................................................................................................................................39 Factura BSP ...................................................................................................................................................................................39 Conceder Crditos..........................................................................................................................................................................39 Custos Incobrveis .........................................................................................................................................................................40 Gerar Recibos de Comisso...........................................................................................................................................................40 Caixa...................................................................................................................................................................................................42 Formas de Recebimento ................................................................................................................................................................42 Cheque de Cliente .....................................................................................................................................................................42 Transferncia Bancria de Cliente.............................................................................................................................................42 Carto de Crdito de Cliente .....................................................................................................................................................43 Dinheiro .....................................................................................................................................................................................43 Formas de Pagamento ...................................................................................................................................................................44 Cheque da Agncia ...................................................................................................................................................................44 Transferncia Bancria da Agncia ...........................................................................................................................................44 Carto de Crdito da Agncia....................................................................................................................................................44 Dinheiro .....................................................................................................................................................................................45

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Transaces ...................................................................................................................................................................................46 Via Caixa ...................................................................................................................................................................................46 Via documento de receita do terceiro ........................................................................................................................................47 Reembolsos....................................................................................................................................................................................49 Talo de Depsito...........................................................................................................................................................................50 Lanamentos Manuais Caixa ......................................................................................................................................................51 Ordens de Pagamento....................................................................................................................................................................52 Pagamentos por Conta...................................................................................................................................................................53 Pr-Pagamentos.............................................................................................................................................................................54 Fecho de Caixa...............................................................................................................................................................................55 Fax-Mail ..............................................................................................................................................................................................57 Envio de Mensagens ......................................................................................................................................................................57 Templates.......................................................................................................................................................................................57 Identidades .....................................................................................................................................................................................59 Configurao ..................................................................................................................................................................................59 Relatrios...........................................................................................................................................................................................61 Filtros..............................................................................................................................................................................................63 Filtros de excluso..........................................................................................................................................................................63 Conjuntos de Seleces .................................................................................................................................................................63 Exportao de listagens .................................................................................................................................................................64 Ferramentas.......................................................................................................................................................................................65 Impresso Mltipla..........................................................................................................................................................................65 Cartas de Cobrana........................................................................................................................................................................65 Mudar de Balco.............................................................................................................................................................................66 Reiniciar Variveis ..........................................................................................................................................................................66 Transaces em Curso...................................................................................................................................................................66 Bloqueio de Documentos...........................................................................................................................................................66 Bloqueio de Contadores ............................................................................................................................................................67 Directoria do Servidor .....................................................................................................................................................................68 Assistncia Internet ........................................................................................................................................................................68 Eliminao de Terceiros .................................................................................................................................................................68 Mensagens Internas .......................................................................................................................................................................69 Configurao .....................................................................................................................................................................................70 Opes / Direitos ............................................................................................................................................................................70 Variveis de Sistema ......................................................................................................................................................................70 Utilizadores.....................................................................................................................................................................................72

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Ambiente de Trabalho
Ecran Login

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1. 2. 3. 4.

Acesso a utilizar, os acessos so definidos no programa de configurao Login de utilizador Password de utilizador Aceitar ou Cancelar

Antes de entrar em qualquer mdulo do SIGAV tem de se identificar. Ao entrar no mdulo principal dever indicar qual o seu login e palavra-chave. O login o nome que identifica o utilizador. , normalmente, baseado no nome. A password a palavra-chave que permite validar o utilizador, no a divulgar, nem mesmo Oscar. De inicio, norma os utilizadores serem criados com a palavra-chave piu. Devendo cada utilizador alterar a palavra-chave. Esta pode ser alterada no mdulo principal em Ferramentas: Alterar password. Nota:
As passwords no podem conter nmeros e tm um tamanho mximo de 10 caracteres.

No caso de existir mais que um balco, e o utilizador tiver direitos para isso, o SIGAV mostrar uma lista de balces onde o utilizador pode entrar. Se receber um alerta para o facto do Pr-Login ainda no estar efectuado dever verificar se a data do seu PC corresponde real, caso a data esteja correcta dever ser avisado um funcionrio da Agncia sede. O Pr-Login um procedimento dirio, que corre no servidor durante a noite, e responsvel pelo fecho dos Files, considerar impressos documentos no passveis de impresso, verificar saldos dos terceiros devedores, criar lista diria de Alertas nos Files, etc.. Aps a validao da identificao do utilizador ser verificada automaticamente a data/hora do seu computador com a do servidor. No caso de existir desfasamento o utilizador ser notificado se deseja ou no sincronizar a data/hora do seu PC com a do servidor.

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Ambiente de Trabalho do Mdulo Principal

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1. 2. 3. 4. 5. Botes de Comandos. Balco de trabalho e Identificao do utilizador Linha de Ajuda. Conforme a posio do cursor assim esta linha muda o seu valor. Esta capacidade vlida para todas as janelas. Status. A interrupo da ligao para com o servidor faz alterar o status para Offline. Linha de progresso do SQL em curso. A lenta progresso da barra de trfico SQL, pode indicar que o pedido est a resultar num anormal retorno de informao e pode ser interrompida com a tecla ESC.

Nota importante:
Durante a criao/alterao de um qualquer documento, ficha de terceiro, file, factura, voucher, etc. A ltima linha mostra sempre uma pequena explicao do que pretendido no campo onde se encontra o cursor. O contedo apresentado na linha de ajuda pode ser visvel quando se coloca o cursor do rato sobre um determinado campo, e se pra o cursor. NO necessrio efectuar click.

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Manual de operao SIGAV 5.75 O acesso informao no Sigav pode ser realizado por quatro formas distintas:
Menus Forma mais clssica, tem um comportamento igual aos dos normais programas do Windows. Linha de comando
Menu: Ferramentas: Linha de Comando (Ctrl+Alt+C)

Todas as aces conseguidas pelos menus podem ser realizadas pela linha de comando. No sendo o caminho mais prtico para trabalhar, o seu uso utilizado por utilizadores avanados. Navegador
Menu: Ferramentas: Navegador (Ctrl+Alt+N)

Forma mais rpida de aceder a um tipo de documento atravs do seu nmero Explorador
Menu: Ferramentas: Explorador (Ctrl+Alt+X)

Utilizado como Post-it. O utilizador pode colocar/retirar qualquer tipo de informao e aceder a ela efectuando duplo clique sobre a entrada existente nos favoritos. til para situaes de acesso continuado a determinado tipo de informao.

Linha de Comandos
3 1

1. 2. 3.

Boto de minimizar e restaurar. Janela de mensagens. Linha de comandos.

As ordens so escritas na linha de comando, a janela de ajuda, indicar a sintaxe do comando e a sua execuo ser realizada quando a tecla Enter for pressionada. O comando ? mostra a lista de todos os comandos. Existem comandos que s podem ser executados nesta linha de comandos, nomeadamente os que referem o estado do PC, a verso do Sigav. Exemplo de um comando til: (copia-tipodocumento,nmero,[ano]) Copia-FC,12345 (enter) Copiar a factura 12345 (deste ano, uma vez que no foi indicado o ano, que opcional) para uma nova. O comando perguntar qual o file de destino da nova factura.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Navegador

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1. 2. 3. 4. 5.

Nmero do documento Ano do documento Tipo de documento Nmero anterior Prximo nmero

Aps a indicao do ano/nmero do documento e seleco do tipo de documento a aco realizada com a tecla F2 (Gravar ou aceitar escolha). A tecla F3 permite aceder a uma janela de pesquisa do tipo de documento seleccionado.

Lista de abreviaturas dos documentos utilizados no Sigav


BI CCA CCC CHA CHC CX CXF DI FC FCC FIL NC NCC ND NDC Bilhete de Aviao Mov Carto Crdito Agncia Mov Carto Crdito Cliente Cheque Agncia Cheque Cliente Documento Caixa Folha Fecho de Caixa Documento Interno Factura Factura do Cobrador (Fornecedor) File Nota Crdito Nota Crdito Cobrador Nota Dbito Nota Dbito Cobrador NR OP PP RA RC ST TBA TBC TIT TIC TER TRS UTV VC VD VO Nota Reembolso Ordem de Pagamento Cobrador Pagamento por Conta Cobrador Recibo de Adiantamento Recibo Comisso Cobrador Stock de Fornecedor no File Transf Bancria Agencia Transf Bancria Cliente Titulo de Viagem Titulo Caucionado Terceiro (Cliente e Fornecedor) Transaco de Cliente Utilizao Titulo de Viagem Voucher Custo Venda Dinheiro Voucher

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Manual de operao SIGAV 5.75 Botes de Comando

Refrescar (F12) Sair ou fechar a janela activa (Esc) Desistir da criao ou alterao (Esc) Gravar ou aceitar escolha (F2) Colocar em alterao (F6) Imprimir (F8) Voidar ou Desvoidar (F7) Criar ou Acrescentar (F5) Visualizar (Enter ou Duplo Click) Limpar (F4) Pesquisar (F3)

O estado dos botes de comando varia com a possibilidade de os utilizar de acordo com a janela seleccionada no momento. Durante a criao de um destes documentos a barra de Botes de Comando apresenta a Aps a gravao as aces possveis so:

Nota importante:
A visualizao de um qualquer documento, Ficha de terceiro, File, Voucher, Factura., no permite a sua imediata alterao. S activando a tecla F6 Editar/Alterar permite a entrada em modo de alterao.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Janelas de Pesquisa

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4. 5.

Activao, via menu, de uma janela de pesquisa. O ttulo indica o tipo de documento a tratar nesta janela. nesta janela que a tecla F5 permite criar um novo documento. Filtro a utilizar. Para cada tipo de documento encontrar filtros para as mais variadas pesquisas. O Filtro de pesquisa activado pela tecla F3 ou respectivo cone (Binculos). Em alguns deles antes de activar o filtro dever preencher campos auxiliares, como no exemplo os limites das datas de servio a pesquisar. Lista de retorno da pesquisa. Esta lista dinmica, aps seleccionar a opo na lista de retorno, a tecla Enter (cone lupa ou duplo click) permite abrir o documento desejado. Menu de opes especiais.

Nota: Mltiplas janelas de pesquisa podem co-existir ao mesmo tempo, mas existir apenas uma por tipo de documento, a tentativa de abrir, via meu, de uma janela de pesquisa para um tipo de documentos j existente, resulta da passagem da janela j existente para a frente das restantes. Nas janelas de pesquisa possvel visualizar, criar, imprimir e voidar documentos, bastando para tal activar respectiva tecla.

Nota importante:
Numa situao de uma pesquisa retornar uma lista muito extensa, logo muito demorada, a mesma pode ser abortada com a tecla Esc.

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Terceiros
Janela de Pesquisa de Terceiros

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Campo para indicar o nmero de Terceiro a pesquisar. S retornar uma entrada na lista de pesquisa. A pesquisa activa da pela tecla F3. Campo para indicar o nome, ou parte do nome, para encontrar Terceiros. A pesquisa activa da pela tecla F3. Lista de pesquisa resultante da ordem (F3) realizada. Nesta lista podero ser escolhidos terceiros de acordo com as suas caractersticas. Aps a escolha as entradas na lista de pesquisa activa no vlidas so indicadas a cinzento. Ao activar esta opo os terceiros que no forem do tipo indicado no ponto 4 sero escondidos.

A pesquisa de Terceiros, Clientes e/ou Fornecedores realizada numa janela de pesquisa com propriedades prprias. Nota A tecla F3 (Pesquisar) funciona somente quando o cursor se encontra posicionado no campo Nmero ou Nome de pesquisa.

Na lista de pesquisa retornada a seguinte informao: Nmero do Terceiro; Nome do Terceiro; Nmero de telefone; Nmero de Fax; Cliente; Fornecedor; Pagador Um Terceiro no Sigav pode ser Cliente e Fornecedor simultaneamente. Um Terceiro pode ter como entidade pagadora um outro terceiro. ex.: As Pousadas de Portugal so cobradas pela Pestana Pousadas.
Sintaxe de pesquisa para retornar os terceiros que nos interessam, por nome: Lus (F3) Apenas os que se chamam Lus Lus% (F3) Todos os que comeam por Lus. %Santos (F3) Os que terminam em .Santos %santos% (F3) Os que contem santos algures no nome L%santos% (F3) Os comeam o nome por L e que contem santos algures no nome

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%sa%pinto% (F3) Contem Sa algures e posteriormente pinto L%sa%pin% (F3) Comeam por L, contem Sa algures e posteriormente pin A pesquisa no faz distino entre maisculas e minsculas, mas faz na acentuao.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Pesquisa de Terceiros: Filtros

A janela de pesquisa de Terceiros permite realizar a pesquisa por condies adicionais ao nmero e nome de terceiro.

Atalho Personalizado
O click com o boto direito do rato (F11) faz abrir uma janela de atalhos para Filtros/Documentos. Com a prtica uma das funes mais utilizadas no Sigav. De uma Factura posso ir para o File ou para o Cliente ou receber a factura, etc.

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Ficha de Terceiro

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4. 5. 6. 7.

Nome Comercial. A ficha de terceiro contm no Sigav dois nomes. O de pesquisa, sempre mostrado no Sigav e o de impresso (Nome Comercial). Esta facilidade permite distinguir entidades com a mesma designao comercial situadas em locais diferentes. Contedo tabelado. O campo que tiver o cone com o indicado neste ponto tem que ter um valor dentro dos permitidos para esta opo. O valor pode ser escrito directamente ou activando a tabela de escolha, clicando no cone junto ao campo. Para facilitar a entrada de dados o cone pode ser activado pelo teclado Alt+Seta para baixo. Cobrador/Pagador. Se o terceiro que paga/cobra as facturas no for a desta ficha, exemplo das Pousadas e Enatur, deve ser escolhido o respectivo terceiro. Caso tenha sido escolhido um outro terceiro, por erro, e o pagador/cobrador for o prprio, carregar no boto Limpar. Escolha obrigatria, se o terceiro cliente, fornecedor ou ambos. Se for fornecedor obrigatrio preencher o campo identificativo do tipo do IVA do servio que normalmente presta. Se as Facturas e Vendas a Dinheiro reflectem a comisso/desconto na impresso e, se os valores escolhidos representam comisses ou descontos. Qual o valor de comisso base e o valor de controlo de OVERS. Indica se se efectua o controlo de royalties neste fornecedor e se so pagos pela empresa ou pelo fornecedor.

Nota Os campos telefone, fax, contactos, observaes so acedidos directamente de qualquer file do terceiro. O seu correcto preenchimento pode poupar tempo na procura de informao. Nota importante:
Como em todos os documentos Sigav o nmero s atribudo na gravao. No preenchimento de fichas de dados (terceiros, files, facturas, vouchers.) a passagem de um campo para outro deve ser realizado via tecla Tab para o prximo campo a preencher e Shift+Tab para o campo anterior. Tab Por cima da tecla que liga/desliga as maisculas Shift A tecla que permite aceder, por ex. ao !, por cima do 1. Por baixo da tecla que liga/desliga as maisculas

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1. Este campo de texto livre e permite colocar mltiplas linhas de informao adicional sobre o cliente. Esta informao facilmente visvel no file do cliente. 2. O campo Data de Nascimento opcional, o seu preenchimento permite retirar a listagem de aniversariantes. 3. O campo sexo de preenchimento opcional e pode ser utilizado para a realizao de testes nas Mailing List para a colocao do ttulo, ex: Exmo. Sr. ou Exma. Sra. 4. Estes campos so apenas de leitura e indicam o funcionrio e data de criao do Terceiro, bem como o ltimo funcionrio e a data de alterao do Terceiro. 5. Atravs do click com o boto direito do rato, ou tecla F11, acedido o menu de ao rpida sobre o terceiro. O item Tabelas Auxiliares passa a permitir o acesso a painis de informaes adicionais sobre o Terceiro, e que em verses anteriores apareciam como painis na ficha do Terceiro.

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FrontOffice
Criao/Alterao de File
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No processo de criao o primeiro passo indicar o cliente a que se vai abrir o file. Pode ser indicado o nmero de terceiro, ou seleccionar o cliente atravs da opo pesquisa de terceiros, click na lupa. Por baixo do terceiro seleccionado aparecer o seu nmero de telefone e fax. . O terceiro aparece a laranja, se na sua ficha, o campo limite de crdito estiver preenchido com um valor superior a zero. 2. Todos os campos do registo do File devem ser preenchidos de acordo com o pretendido em cada campo. 3. A data de incio do servio ter que ser igual ou posterior data de hoje e a data final igual ou posterior data de incio do servio. 4. Este quadro resume a receita, despesa, emolumentos (se existirem) e o valor do IVA (se reflectido no file) e o saldo. 5. Diferena entre a venda prevista e o valor real recebido. Azul ou vermelho se saldo positivo ou negativo, respectivamente. 6. Lucro percentual do file (Saldo / Receita * 100) 7. Ano/Nmero do File. 8. Data da criao do File. 9. Indicao de fechado, conferido (file fechado e as despesas e receitas pagas) e void Aparecer uma label a vermelho. 10. Estes cones permitem aceder seguinte informao: Lista de passageiros pormenorizada; Observaes do file; Observaes do cliente do file; Contacto do cliente: $ cone visvel e a azul, se o file tem RAs ou NCs pendentes de abatimento; $ cone visvel e a vermelho, se o cliente do file tiver dividas vencidas ( a hint do boto indica o crdito disponvel).

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Manual de operao SIGAV 5.75 Documentos, Nomes e Alertas do File

Nomes de passageiros
Neste painel podem ser inseridos, alterados e eliminados nomes de passageiros. Para a criao de um Voucher obrigatrio que o mesmo esteja inserido nesta lista. Aps a criao do Voucher, a alterao ou eliminao do nome do passageiro no conduz a alterao no Voucher e seu titular. Na criao podem ser inseridos logo vrios passageiros, digitando o nome de cado um numa linha distinta. A existncia da lista de passageiro, mesmo que no seja necessrio criar Vouchers, permite localizar files, por nome de passageiros, funcionalidade importante quando o cliente for uma empresa e tiver muitos files.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Alertas

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Documento associado ao alerta. Qualquer documento do SIGAV (incluindo terceiros) pode ter mltiplos alertas associados. Pode criar alertas nos files usando a pasta alertas ou usando o menu de acesso rpido sobre qualquer documento. Tipo de Alerta. A empresa pode definir tipos de alertas distintos e os mesmos podem ser utilizados internamente para registar tarefas pedidas. Pedidos para a Contabilidade, expediente dos paquetes, etc. Data em que expira o Alerta. Aps essa data o alerta apagado, mediante o numero de dias especificado na varivel de sistema PL_DIASFM Nmero de dia de antecedncia, da data limite, em que o alerta comea a aparecer ao utilizador. Pequeno descritivo a informar o porqu do alerta. Descrio mais extensa (opcional).

Cada documento pode ter N alertas, vrios para o mesmo dia, para dias diferentes e colocados por diferentes utilizadores. A primeira vez que um utilizador entra no Sigav, num dia de trabalho, avisado da existncia de alertas, e os mesmos podem ser consultados em Menu: Listagens: Listar Alertas. A aco de visualizar sobre esta lista mostra o documento associado. Os alertas podem ser alterados ou eliminados antes do seu expirar natural.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Documentos

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Os documentos so visveis da seguinte forma: Designao do Documento; Nmero do documento; Valor Cambiado. Se um documento de custo for realizado em moeda estrangeira cambiado nesta presentao. R -R (Receita) D (Despesa) C -+ (Crdito -Aumenta) - (Dbito - Diminui) V -S (Void). (Normal) I - S (Impresso) . (No impresso) P -S (Pago na totalidade). (No Pago na totalidade) Dependendo do documento seleccionado na lista aparecer uma descrio abreviada do documento. Cliente dos documentos de receita, Fornecedor dos documentos de despesa, etc. A tecla F5 (criar documento) mostra uma tabela com os tipos de documentos que podem ser criados pelo utilizador. Algumas opes podem encontrar-se desactivadas por questes de nveis de acessos. neste painel que todos os documentos que afectam o File so criados ou reflectidos (custos directos de caixa a afectar o File.).

O esquema de cores tambm revela informao sobre os documentos: Azul, (Documentos do utilizador activo); Verde, (Documentos pago); Cinzento, (Documentos Void); Preto, Documentos de outro utilizador.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Ficheiros

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O file tem a possibilidade de anexar ficheiros, que podem ser de qualquer tipo (pdf, imagens, xls, doc, etc.). Lista dos ficheiros associados ao file. Coluna que indica qual o utilizador que est a bloquear o ficheiro. O ficheiro fica bloqueado quando est em alterao. Esta coluna indica se o ficheiro est Void. Ao voidar um ficheiro este fisicamente eliminado. Nesta opo podemos ver toda a informao sobre o ficheiro. Incluindo o registo de alteraes efectuadas. A opo Actualizar faz enviar o ficheiro que estava em alterao novamente para o file, substituindo o existente. Esta aco desbloqueia o ficheiro. Esta opo desbloqueia o ficheiro que estava bloqueado, ignorando quaisquer alteraes efectuadas localmente.

Os ficheiros podem ser visualizados ou editados, esta segunda opo permite bloquear o ficheiro para alterao, impedindo assim que dois utilizadores alterem o mesmo ficheiro simultaneamente. Aquando da sada ou entrada no programa o utilizador notificado da existncia de ficheiros bloqueados, e pedida qual a aco a tomar sobre cada um deles, sendo possvel nessa altura ignorar, actualizar e desbloquear. A opo ignorar mantm o estado do ficheiro (bloqueado). O tamanho mximo do ficheiro transferido controlado pela varivel de sistema MAX_FILE_SIZE que indicada em KB. O valor por defeito de 2.000KB (2MB).

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Manual de operao SIGAV 5.75 Documentos de Receita


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15. 16. 17. 18.

Identificao do cliente do documento. Se no for o titular do File pode ser alterado atravs da janela de pesquisa de Terceiros (Lupa). ). O terceiro aparece a laranja, se na sua ficha, o campo limite de crdito estiver preenchido com um valor superior a zero. Caso o titular do documento tiver documentos vencidos e no pagos aparece um boto que permite a visualizao dos documentos vencidos e respectivo saldo. Reflecte Desconto e Desconto so informaes provenientes da ficha de terceiro, que podem ser alteradas por documento. A hint do boto Docs em Divida indica o crdito disponvel do terceiro do documento. Moeda de facturao. Por defeito aparecer a moeda referencial do Sigav (Euro), mas pode ser alterada para uma outra moeda aceite pela Agncia. O cmbio pode ou no, ser alterado dependendo da configurao de direitos do Sigav. Data de vencimento do documento (Factura ou Nota de Dbito), indicado por defeito a data de criao + o nmero de dias de crdito, indicado na ficha de terceiro do cliente. Descrio da linha. Uma linha pode ter descrio sem valor, no entanto, uma linha com valor tem de ter descrio. Coluna de taxas. O valor indicado corresponde s taxas (no comissionveis) a aplicar na linha. Coluna para a escolha do IVA. A clula constituda por uma lista em que o operador escolher a opo apropriada para a facturao. A escolha pode ser realizada por seleco na lista ou escrevendo a descrio da linha pretendida. O preenchimento das tabelas de linhas de facturao da responsabilidade da Agncia e realizada no mdulo Gestor de Tabelas. Coluna do tipo de venda. Descrimina qual o tipo de venda da linha. Coluna de percentagem de desconto/comisso, o valor automaticamente preenchido tendo como base o cliente e o tipo de venda. Indica se a factura foi criada automtica (por facturao de custos) ou manualmente. Valor das taxas de emisso. Representa a soma das linhas cujo tipo de venda seja taxas de emisso.

As Facturas, Nota de Dbito ou Crdito e as Vendas a Dinheiro s diferem no pormenor das duas primeiras terem data de vencimento. A Venda a Dinheiro tem que estar, obrigatoriamente, impressa e recebida no momento do fecho de Caixa. A no impresso ou recebimento da mesma resulta numa listagem de aviso quando se tentar fechar a Caixa e o fecho abortado. Estes documentos podem ser realizados ao terceiro do File ou a outro qualquer cliente. A criao de documentos com crdito (Facturas e Nota Dbito) pode ser impedida, se existir controlo de crdito a terceiros, e o plafond, no momento da criao for excedido.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Recibo de Adiantamento

A criao de um Recibo de Adiantamento, ao cliente do File ou ao outro terceiro, para alm de obrigar ao preenchimento dos campos do documento, obriga sua cobrana no momento da gravao. Este tipo de documento s tem um tipo de recebimento. O Recibo de Adiantamento NO afecta o saldo do file.

Nota importante:
Estes documentos podem ser alterados enquanto no forem impressos. O voidar destes documentos s pode ser realizado aps a sua impresso. Os documentos de receita s podem ser recebidos aps a sua impresso. Enquanto a caixa no estiver fechada as Vendas a Dinheiro e Recibos de Adiantamento podem ser voidado. Um recebimento de uma Factura ou Nota de Dbito pode ser eliminado enquanto a caixa no for fechada. O reembolso de uma Nota de Crdito ou de um Recibo de Adiantamento (emisso de uma Nota de Reembolso) pode ser eliminado enquanto a caixa no for fechada. Qualquer recebimento impede o voidar do documento.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Voucher


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1 2 4 5 10 14 12 6 11 7 13 3 9

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

10.

11. 12. 13. 14.

Identificao do Cliente da compra. Serve para se retirar vendas por Cliente. Nome do titular do Voucher. escolhido da lista de nomes inseridos no File. Mltiplos Vouchers iguais. Carregando neste boto apresentada uma lista de seleco mltipla. Seleccionando mais do que uma entrada vai resultar em N Vouchers iguais, excepto no nome do Titular. Fornecedor directo do servio. Pode ser indicado o seu nmero ou pesquisar na janela de pesquisa de Terceiros. Fornecedor indirecto. Se a entidade cobradora do servio no for a que fornece o servio deve ser indicado o fornecedor indirecto. Cdigo de reserva. muito importante este campo ser preenchido com o cdigo que nos foi dado pelo Fornecedor e que garantia do OK da reserva. Em situaes que no existe cdigo de reserva, usual indicar a forma do ok e o nome do funcionrio que o deu. ex. Fax/Joana ou Loc/Lis 1234334 Zona de texto livre que permite escrever o texto que ir aparecer no Voucher. Cdigo da moeda a pagar. normal os operacionais efectuarem o erro de indicar o valor cambiado e no a correcta moeda que se ir efectuar o pagamento. Forma de valorizao Bruto. Ser indicado o Valor Total da reserva, a nossa Comisso e se no Valor Total existem Taxas (no comissionveis). O campo Net calculado. Net. Sero preenchidos somente os campos Net e Valor Venda. Full Credit. A valorizao fica em branco. Direct. Pagamento directo pelo cliente no fornecedor. preenchido o campo Comisso. Conjuno. Quando um primeiro voucher foi efectuado e impresso, os prximos sero em conjuno, logo no valorizados. Na forma de valorizao Bruto, a comisso pode ser indicada % ou por um valor. Se ao deixar o campo Comisso o sinal % estivar ligado ( direita do campo) ser calculada a comisso de acordo com o valor % colocado, se o valor for indicado sem o sinal % considerado o valor preenchido para efeito de deduo ao bruto. Boto que permite escolher formatos predefinidos para Vouchers. Tipo de Venda, indica qual o tipo de venda de modo a poder ser usado na facturao automtica. Ir preencher o valor da taxa de emisso automaticamente. Valor de royalties. Calculado com base no fornecedor/tipo de venda. Estado do documento, documentos cujo estado no seja 1 (Normal) no podero ser impressos ou considerados void.

Nota O acesso valorizao Full Credit e Client depende do nvel do operacional, pelo que podem aparecer desactivadas.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Voucher de Custo

6 1 2 7 3

4 5

1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Identificao do Cliente da compra. Serve para se retirar vendas por Cliente. Cobrador. A quem se vai pagar pelo servio Fornecedor indirecto. Se a entidade cobradora do servio no for a que fornece o servio deve ser indicado o fornecedor indirecto. Texto para uso interno a explicar o servio requisitado ao fornecedor. Cdigo de reserva. muito importante este campo ser preenchido com o cdigo que nos foi dado pelo Fornecedor e que garantiu o OK da reserva. Em situaes que no existe cdigo de reserva usual indicar a forma do ok e o nome do funcionrio que o deu. Ex. Fax/Joana ou Loc/Lis 1234334 Cdigo da moeda a pagar. normal os operacionais efectuarem o erro de indicar o valor cambiado e no na correcta moeda que se ir efectuar o pagamento. Forma de valorizao Bruto. Ser indicado o Valor Total da reserva, a nossa Comisso e se no Valor Total existem Taxas (no comissionveis). O campo Net calculado. Net. Sero preenchidos somente os campos Net e Valor Venda. Full Credit. A valorizao fica em branco. Direct. Pagamento directo pelo cliente no fornecedor. preenchido o campo Comisso.

Este documento substitui o Voucher quando no for necessrio entregar documentao ao cliente, mas somente registar o custo para pagamento. usual no incoming e situaes em que a documentao entregue por um Operador. O Voucher de Custo no sendo um documento passvel de impresso, pode ser considerado impresso, situao que impede a sua alterao. O Voucher de Custo considerado impresso administrativamente, N dias depois da sua criao. O nmero de dias em que um VC est disponvel para alterao configurvel pelo Gestor do Sistema.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Documento de Stock

1 2 3 4 5 6 7

1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8.

Identificao do Cliente da compra. Serve para se retirar vendas por Cliente. Tipo de Stock. obrigatrio indicar o tipo de Stock de entre os disponveis na Agncia. O nmero do documento que vai ser registado no Sigav. Fornecedor do Stock. Por defeito aparece o indicado na ficha de constituio do Stock. Data real da sua emisso pela Agncia. Em pocas de muito trabalho acontece que Stocks vendidos ontem, s hoje que vo ser registados no Sigav. necessrio ter ateno a este pormenor para a conferncia da factura do Cobrador ser simples pelo BackOffice. Data da prestao do Servio. indicada como data referncia o primeiro dia do Servio do File. Pequena linha descritiva do servio a prestar pelo Stock. A marcao deste controle permite a clonagem deste Stock em N registos adicionais, dando baixa do Stock dos respectivos nmeros. utilizado em situaes de Stocks para servios tabelados e iguais em custo. Entradas em parques de diverso (Splash, Big One), ttulos de transporte tabelados (London Transport Ticket).

A forma de valorizao do Stock rege-se pelos mesmos princpios do Voucher. O Stock no mais do que um Voucher pr impresso, numerado e guarda da Agncia. Como so preenchidos manualmente, o seu registo ter que ser efectuado pelo operacional. O Documento de Stock no sendo um documento passvel de impresso, pode ser considerado impresso, situao que impede a sua alterao. O Documento de Stock considerado impresso, administrativamente, N dias depois da sua criao. O nmero de dias em que um ST est disponvel para alterao configurvel pelo Gestor do Sistema.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Bilhete de Aviao

Lanamento Manual

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

16. 17. 18.

Identificao do Cliente da compra. Serve para se retirar vendas por Cliente. Tipo de Bilhete Nmero real do Bilhete Companhia emissora Data da emisso. Ateno que documentos manuais, ex. MPD, podem ser lanados em data posterior sua emisso. Data do primeiro voo Identificao do tipo de IVA para o Bilhete Nome do passageiro. Deve ser escrito de acordo com as regras de emisso. Este procedimento permite a fcil localizao por nome de passageiro. Turn Arround Point. O destino do Cliente. N de requisio do cliente. Facultativo. Valor da tarifa. S o valor da tarifa. Valor do pagamento CCCF companhia. Pode ser superior tarifa, ou seja englobando as taxas. N do Centro de Custo do Cliente. Facultativo. N de bilhetes em conjuno com este. A existir bilhetes em conjuno o valor a preencher neste campo no inclui o primeiro bilhete. A opo Conjuno s deve ser utilizada quando for, previamente, lanado um bilhete e por esquecimento no for indicado o bilhete em conjuno. Nessa situao deve ser lanado o bilhete escolhendo apenas o tipo e nmero de bilhete. Ao clicar a opo Conjuno automaticamente aparece a Data de Emisso, Data de Voo e nome do Passageiro do bilhete anterior. A comisso do Bilhete. O valor que aparece a comisso por defeito da Companhia emissora do bilhete. Pode ser alterada para um outro valor. Opcional. Este campo permite lanar o valor inicialmente proposto ao cliente. Valor da taxa TSF (Ticket Service Fee). O valor das taxas NO inclui o valor TSF.

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Manual de operao SIGAV 5.75


O lanamento manual de bilhetes no usual. Os documentos manuais, cada vez menos usual, e a ausncia de Mir/Air que conduz ao lanamento manual dos mesmos.

Integrao Automtica
Menu de acesso integrao dos Mirs (Galileo) ou Airs (Amadeus) Menu Ferramentas: Importar Bilhetes: Formato Mir ou Air.

4 5 6 7

2 3

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Mediante a opo 511, o operador pode importar bilhetes de outros funcionrios Permite a introduo automtica dos nomes de passageiros no file do bilhete Visualizar o relatrio da ltima importao efectuada (por funcionrio) Coluna correspondentes companhia, em situaes de excepo poder aparecer sem chapa da companhia. Indicao / verificao da comisso de emisso. Turn Arround Point. Destino real do clientes. Os dados respeitantes ao file tm de estar preenchidos para o bilhete ser importado. Caso no seja importado, o mesmo ficar disponvel para o prximo pedido de integrao.

Para a integrao dos Mir/Air ser possvel, necessrio que na ficha de utilizador do Sigav esteja indicado a assinatura do sistema Galileo ou Amadeus, que identifica o emissor dos bilhetes. A integrao de um Bilhete, via Mir/Air, conduz a uma entrada no File, igual ao lanamento manual, e pode ser alterado/voidado. possvel indicar o file para onde deve ser importado o bilhete, incluindo nas observaes da reserva a seguinte indicao: F:nmero/ano (Ex.: F:202000125[/2004[) De notar que o ano, quando indicado, deve ser introduzido com quatro dgitos. A integrao de MIRs referentes a MPDs possvel se for especificado o nmero do bilhete nas observaes da reserva da seguinte forma: MPD:[nmero bilhete] A indicao do nmero do bilhete s necessrio para as agncias no IATA.

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Manual de operao SIGAV 5.75


As entradas para a indicao do Nmero do File e da indicao do MPD so indicadas nas linhas de remark de cada GDS. Amadeus - REMARKS Obrigatoriamente na primeira linha de observaes RM Exemplos: RM F:123456789 RM F:123456789/2006 RM F:123456789/2006 MPD: RM F:123456789 MPD:1234356788 Galileo - BACK OFFICE/TICKET REMARKS SECTION Obrigatoriamente na primeira linha de observaes X* Exemplos: X* F:123456789 X* F:123456789/2006 X* F:123456789/2006 MPD: X* F:123456789 MPD:1234356788

Indicao do file do presente ano Indicao de file e ano Indicao do file e MPD Indicao do file e MPD, para uma Ag. no IATA

Indicao do file do presente ano Indicao de file e ano Indicao do file e MPD Indicao do file e MPD, para uma Ag. no IATA

Nota importante:
Os Mirs/Airs so gerados pelo Galileo/Amadeus, via impressora do sistema. O down da impressora de Mirs/Airs resulta no reter dos Mirs/Airs pelo sistema e a mensagem de No h bilhetes por integrar por parte do Sigav. Os procedimentos para a colocao da impressora de Mirs/Airs em up so da responsabilidade da Galileo/Amadeus. Ser vantajoso para a Agncia que se informe sobre todos os procedimentos relativos ao seu sistema Mirs/Airs, para lidar com todas as situaes possveis

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Manual de operao SIGAV 5.75 Facturao Automtica


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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Cliente do documento de receita. Forma de apresentao das linhas no documento ao Cliente. Descriminada, Linhas agrupadas, Agrupadas por tipo de custo ou agrupadas por comissionveis, esta ltima opo mais para Operadores. Tipo de documento a gerar (Factura ou Venda a Dinheiro). Se o valor total dos custos for negativo ser gerada uma nota de crdito. Descrio da linha. Tipo de Custo, linha do IVA a utilizar. Por defeito a linha escolhida no custo, pode ser alterado. Percentagem de Desconto/Comisso, segundo valores introduzidos na ficha de terceiro. Valor de taxas (no comissionveis) por custo. Valor de taxas de emisso por custo. Ser criada uma linha com o total desta coluna com o tipo de venda de taxas de emisso.

possvel aceder a esta ferramenta quer a partir do File quer a partir dos custos, usando o menu de documento (Boto direito do rato). Os valores apresentados na lista representam os documentos de custo do file seleccionado que no tenham sido ainda facturados, relacionados pelo tipo de venda com o cliente para obter a percentagem de desconto, caso tenha sido descriminada. O valor da linha calculado com base no valor de venda dos custos. O Documento gerado pressionando F2, e pode, ser editado de seguida. Os custos so associados factura, e no podem ser editados, mesmo que no estejam impressos. O voidar da factura disponibiliza-os novamente. De notar tambm que os documentos de receita gerados pela facturao automtica no podem ser alterados nos campos respeitantes aos valores.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Documentos Internos

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1. 2. 3. 4. 5.

Identificao do cliente do documento. Se no for o titular do File pode ser alterado atravs da janela de pesquisa de Terceiros (Lupa). Tipo do documento Interno Descritivo livre do Documento Interno (DI) Moeda valor do mesmo Nmero do Documento Interno

Os documentos internos so criados para serem impressos nos formulrios de Facturas, conferindo assim um aspecto formal ao documento. Os Documentos Internos (DI) no existem no Sigav, so criados pela empresa e utilizados para resolver situaes como as do exemplo. Facturas Pr-forma; Comprovativo CCCF (documento que substitui a VD na aquisio de bilhetes de aviao com pagamento CCCF); etc. No processo de criao deste tipo de documento so indicados os seguintes dados: Designao do documento Se afecta a Receita ou Despesa do File e se um Dbito ou um Crdito mesma, pode ainda no afectar o saldo do File (ex. factura pr-forma). Pr e Pr texto, facultativo. Ou seja um texto que ser sempre impresso no documento independentemente do que for escrito pelo funcionrio na criao do mesmo. Nvel mnimo para a criao deste documento.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Stocks
Recepo de Stocks

Acessvel a partir do menu: Stocks / Cheques: Recepo de documentos de Stock. Esta janela permite a entrada no stock de uma sequncia de numerao. Deve ser introduzido o tipo de documento e o nmero inicial e final. Em agncias com mltiplos balces e em que a Central seja o balco activo ser necessrio tambm especificar o nmero do balco onde ser introduzida a srie. Os documentos de stocks utilizados nos Files so deduzidos ao stock da Agncia. Por esse motivo s a correcta introduo dos mesmos permite um real controlo dos mesmos.

Nota Para lanar apenas um documento no stock basta colocar o seu nmero como inicial e final, dar assim entrada de um documento no stock.

Eliminao de Stocks

A eliminao de sequncias de documentos segue as mesmas regras que a criao introduzindo apenas a possibilidade de eliminar uma srie completa de documentos. Nota Uma srie eliminada no pode ser recuperada.

Cheques Automticos
As opes respeitantes aos cheques automticos s dizem respeito a Agncias que realizam pagamentos com cheques automticos. O lanamento de cheques automticos permite ao SIGAV gerir a numerao dos cheques da agncia. Pode, a qualquer momento, visualizar a lista de cheques por emitir no Menu: Stocks / Cheques: Lista de stocks por emitir.

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Manual de operao SIGAV 5.75


Reimprimir cheque. Este procedimento utilizado sempre que um cheque automtico no for impresso, por erro na impresso e o mesmo no ter emitido.

Sries de Pagamentos

Esta opo permite escolher documentos entre Ordens de Pagamento (OP) e Pagamentos por Conta (PP), para emitir uma sequncia de pagamentos por cheque. Os cheques a emitir tm de ter sido previamente lanados no stock de cheques automticos. O boto direito do rato d acesso a opes sobre os documentos, os documentos so pagos pela ordem que aparecem na lista.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Ttulos de Viagem
Ttulos Caucionados
Menu: Stocks / Cheques: Ttulos Caucionados

1. 2.

Cliente em nome do qual vai ser gerada a Nota de Dbito automtica. Titulares dos ttulos caucionados, podem ser ou no clientes de SIGAV, se for cliente deve preencher o nmero, seno deve preencher apenas o nome.

Os Ttulos caucionados no implicam, aquando da criao, a facturao do servio. So impressos os ttulos caucionados, aps a criao. O cliente distribuir esses ttulos. Quando o portador solicitar um servio dever ser feita a facturao normalmente (Factura ou Venda a dinheiro). Aps a gravao deste documento dever usar o menu de acesso rpido (Boto direito do rato) e clicar em Abater Titulo Caucionado. Abatimento de Ttulos

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Manual de operao SIGAV 5.75


O abatimento de ttulos ir gerar uma nota de dbito no file do documento de receita em nome do pagador do titulo. Ser tambm acrescentado no documento de receita uma linha negativa descriminando o abatimento efectuado.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Ttulos de Viagem


Menu: Stocks / Cheques: Ttulos de Viagem

2 3 4

1. 2. 3. 4.

Cliente do titulo de viagem File onde gerar documento de receita, introduzir zero para criar um file novo (neste caso ter de preencher os campos correspondentes do file) Gerar documento interno de forma a saldar o file. O tipo de documento interno a gerar configurado com a varivel de sistema TIT_TIPODOCDI Gerar Factura ou no documento de receita.

A opo 3 e 4 podero ser alteradas dependendo do nvel dos direitos para realizar assa alterao. Aquando da gravao do titulo de viagem criado no file especificado um documento de receita do tipo designado na varivel de sistema TIT_TIPODOCFC (FC, ND ou VD). Ser criado tambm um registo por titular de ttulos de viagem. Abatimento de Ttulos Sempre que for necessrio efectuar um abatimento o utilizador deve primeiro localizar o ttulo. De seguida usar o menu de acesso rpido (click da Drt sobre o documento) para escolher a opo Abater Valor, serlhe- ento pedido o nmero de file que deseja creditar com o abatimento. No file ser gerado um crdito receita no valor do abatimento.

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Manual de operao SIGAV 5.75

BackOffice
No BackOffice concentra-se a documentao de fornecedor, facturas, notas de dbito e crdito e recibos de comisso. No BackOffice, o SIGAV faz a ligao entre os documentos de custo do FrontOffice e o pagamento dos mesmos ao cobrador na Caixa (por meio de Ordens de Pagamento).

Facturas de Cobrador
9 5

6 1

8 3 4

1.

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Nmero de documento, se no for introduzido assumido que uma FCC pr-forma, ou seja, que pelo menos por enquanto, no se sabe o nmero. A descrio dada pelo SIGAV corresponde data e hora de lanamento. Por baixo existe um campo descritivo onde se pode escrever uma abreviatura da factura. Datas de emisso, servio e vencimento da factura. Estas datas so as que figuram no documento do fornecedor. A data de vencimento automaticamente calculada com a soma da data de servio ou criao (Varivel DtVencBack) e o nmero de dias de crdito (ficha do terceiro). Se a Factura dever ter custos associados para se poder associar a ordem de pagamento. Exemplos de facturas sem custos: facturas da EDP, Telefones, etc. Indicao se a FCC est registada como pr-forma. Em situaes extremas uma FCC pr-forma poder ser colocada numa OP. o caso de Cobradores estrangeiros que pedem pr-pagamento e a factura nunca chega. Observaes do documento. fundamental utilizar este campo para indicar situaes anmalas verificadas com o documento para no futuro ser fcil de saber o ponto de situao e aces tomadas para resolver a situao. Valor facial e valor de comisso. O valor de comisso, quando preenchido, indica que o valor facial inclui comisso. Valor pago da factura e Saldo do documento (Valor Facial Valor Comisso), este valor corresponde ao total dos custos a associar. Valor de custos associados factura. Aparece a verde quando o valor dos custos associados for igual ao valor de controlo da FCC, o campo saldo. Ordem de pagamento a que este documento est associado, se j pago.

Associao de Documentos
Existe a possibilidade de associar documentos de cobrador a uma factura. Esta possibilidade permite que, no caso de existirem vrias facturas para um custo apenas, todas as facturas sejam associadas a uma (master) qual depois associado o custo. Existem duas formas de fazer a associao: Usar o menu de acesso rpido, e clicar em Associar a Factura (CTRL + A). O programa perguntar qual o ano e nmero da factura qual associar esta. Usar o menu de acesso rpido, e clicar em Documentos Associados (CTRL + D). Ser exibida uma janela que permite proceder associao de documentos factura seleccionada. Nota S possvel associar documentos de BackOffice a uma factura de cobrador.

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Uma factura com documentos associados no pode ser associada a outra. O SIGAV permite a associao de documentos a facturas cujos cobradores sejam diferentes, apesar de mostrar um aviso aquando desta situao.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Associao de Custos

2 3 5

1. 2. 3. 4. 5.

Lista de documentos por associar Filtros, por tipo de documento. Pressionar F3 para usar o filtro. Boto que permite o preenchimento da lista com os documentos que podem ser associados. Documentos associados. Valor associado e valor em falta.

Os custos para serem associados tm de estar impressos e ser da mesma moeda que a factura. Podem ser associados custos que na totalidade quer parcialmente ou ainda em excesso, mas a factura s pode ser paga (associada a ordem de pagamento) quando tiver os custos associados na totalidade.

Ordem de Pagamento Automtica


Usando o menu de acesso rpido pode gerar uma ordem de pagamento automticamente com o valor da factura e com esta j associada. Esta ordem de pagamento fica em aberto e podem ser-lhe associados outros documentos. Uma forma de associar uma factura a uma ordem de pagamento tambm se encontra no menu de acesso rpido, na opo Associar a OP, (CTRL+P).

Complementar Factura Cobrador


Por vezes do-se casos em que a factura no corresponde ao valor dos custos lanados pelo operacional no file, existindo portanto a necessidade de alterar o valor dos mesmos ou de criar documentos adicionais de custo para atingir o valor pretendido. De notar que um voucher de custos pode ser negativo. Ao alterar um documento de custo j impresso este s pode ser editado no valor de custo real, moeda, cmbio e fornecedor. A diferena no valor de custo real no pode exceder o valor da varivel de sistema (Maxdifvcusto). Existe a possibilidade de gerar um voucher de custo automtico de forma a complementar o valor de custos associados em falta ou em excesso. Pode faz-lo usando o menu de acesso rpido de uma factura de cobrador na opo complementar. Este voucher de custos ser introduzido no file do ano corrente, e com o nmero especificado pela varivel de sistema FIL_BO.

Nota Crdito de Cobrador


A Nota de Crdito de Cobrador (NCC) um dos documentos mais versteis do Sigav. Na realidade podem ser criadas com trs filosofias distintas de controlo/utilizao: 1. A controlar custo existente no File e a nosso favor, custo negativo;
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2. A corrigir o valor de uma Factura de Cobrador; 3. Por atribuio de um crdito comercial por parte do Cobrador. 1. Controlar custo existente no File A situao mais comum quando o servio foi pr-pago, e por motivo de no prestao total ou parcial do servio existe o direito a um crdito do Cobrador. O procedimento correcto passa por acertar o file, criao de um Voucher ou Voucher de Custo negativo, que diminui a despesa do file, e criao da NCC. 2. Corrigir Factura de Cobrador. Situao em que no File existe um custo com um determinado valor e a Factura do Cobrador de valor superior. Em caso de erro do Cobrador a correco passa pela emisso, por parte do Cobrador de um NCC, que ser associada FCC para correco do saldo de controlo da mesma. 3. Atribuio de crdito comercial. Situao tpica de rapell, overs e situaes semelhantes. Neste caso o crdito concedido no interfere com o controlo dos files e a NCC regista poder ser inserida numa OP, isoladamente ou com outros documentos do Cobrador, mas sempre como um crdito.

Nota Dbito de Cobrador


A Nota de Dbito de Cobrador utilizada como documento isolado, no sendo passvel de controlo com custos de files. Poder ser inserida isoladamente numa OP ou com outros documentos do Cobrador.

Factura BSP
A factura de BSP gerada automaticamente com a ferramenta BackOffice: Factura BSP. Ser pedida a data de incio e a data de fim do perodo.

A confirmao mostra a quantidade de bilhetes, o valor e o perodo escolhido, ao aceitar esta pergunta, o SIGAV ir gerar uma factura por companhia / balco, associando automaticamente os bilhetes s facturas correspondentes. Aps esta operao os bilhetes j no podem ser editados. Ao voidar a factura os bilhetes so disponibilizados novamente.

Conceder Crditos
Menu: BackOffice: Conceder Crditos

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Manual de operao SIGAV 5.75


4

1. 2. 3. 4.

Lista de facturas / Vendas a Dinheiro com descontos / comisses por conceder. Boto que permite considerar os descontos / comisses concedidos. File Ano, File Nmero onde vai ser criada a nota de crdito automtica. Somatrio de descontos / comisses de cada documento.

Esta funo permite ao utilizador conceder crdito usando como base as facturas e vendas a dinheiro criadas sem reflectir comisso na impresso. Com esta funcionalidade possvel aos utilizadores fazerem lanamentos de facturao com descontos sem que estes sejam descriminados na impresso que segue para o cliente. A criao da Nota de crdito por este meio ir garantir ao cliente os descontos mediante determinadas condies contratuais. Cabe ao gestor indicar quais os documentos a serem usados.

Nota Os documentos no podem ser editados aps o uso desta ferramenta, o voidar da nota de crdito disponibiliza-os novamente.

Custos Incobrveis
Se pretender tornar um custo incobrvel ter que recorrer linha de comando do SIGAV. Dever usar o comando inccst seguido do tipo de documento, nmero e ano. Exemplo: inccst-VO,1002304,2003 Um voucher incobrvel fica considerado pago com a factura de cobrador 0 do ano corrente. Para voltar ao estado normal dever usar o mesmo comando.

Gerar Recibos de Comisso


Os recibos de comisso so gerados de diversas formas: Manualmente, usando a opo Backoffice|Recibos de Comisso. Automaticamente quando se paga uma ordem de pagamento com facturas de cobrador associadas com valor de comisso. Automaticamente pela ferramenta de criao de recibos de comisso.
Menu: Backoffice: Gerar Recibos de Comisso

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Manual de operao SIGAV 5.75

Nesta ferramenta possvel seleccionar de que facturas queremos gerar recibo de comisso. De notar que imprescindvel a criao dos recibos de comisso para facturas de cobrador com valor de comisso preenchido para que se possa abater a factura nas transaces.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Caixa
Formas de Recebimento

Cheque de Cliente
1 2

3 4 5

1. 2.

3. 4. 5.

Valor do cheque e moeda Ao activar esta opo ser possvel receber o valor numa outra moeda cambiada. De EUR para outra moeda permitido indicar o cdigo da divisa e respectivo cmbio, nesse caso a quantidade de moeda calculado automaticamente. De outra moeda, que no EUR, s possvel passar para EUR. Data de pr-datado Banco do cheque do cliente Nmero do cheque

Nota No so aceites repeties de nmero de cheque por banco.

Transferncia Bancria de Cliente


1

3 4 5 6

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Valor da transferncia e moeda Opo para receber numa moeda distinta da do documento. Banco de origem da transferncia Nmero de identificao da transferncia bancria Custo da transferncia bancria Conta Destino (Nossa conta)

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Manual de operao SIGAV 5.75

Carto de Crdito de Cliente


1 2

3 4 5

1. 2. 3. 4. 5.

Valor da transferncia e moeda Opo para receber numa moeda distinta da do documento. Tipo de carto de Dbito ou Crdito utilizado. Nmero do carto. Por questes de segurana perante o cliente devero ser guardados apenas os trs ltimos dgitos. Data de validade do carto. Se a data introduzida for inferior de hoje o movimento no aceite.

Dinheiro

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Manual de operao SIGAV 5.75 Formas de Pagamento

Cheque da Agncia
1 2 3 4 5 6 7

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Valor do cheque. Opo para pagar numa moeda distinta da do documento. Data de pr-datado do nosso cheque Cdigo conta bancria da agncia Se o cheque impresso automaticamente. Obriga ao lanamento dos cheques em stock. Nmero do cheque. Na impresso automtica o nmero apresentado para confirmao de que o que se encontra na impressora. Entidade a quem se vai emitir o cheque.

Transferncia Bancria da Agncia


1 2 3 4 5 6 7

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Valor da transferncia e moeda Opo para pagar numa moeda distinta da do documento. Custo da transferncia bancria pela emisso Nossa conta bancria Nmero da transferncia bancria Banco do destinatrio da transferncia NIB do destinatrio.

Carto de Crdito da Agncia


1 2 3

1. 2.

Valor da transferncia e moeda Opo para pagar numa moeda distinta da do documento.

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Manual de operao SIGAV 5.75


3. Escolha do nosso carto responsvel pelo pagamento

Dinheiro

As formas de pagamento so utilizadas em todos os pagamentos efectuados pela Agncia. Engloba os reembolsos e os pagamentos a Fornecedores (pr-pagamentos, pagamentos por conta e ordens de pagamento).

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Manual de operao SIGAV 5.75 Transaces


Existem duas formas de aceder s transaces. Via Caixa. Com inicio num qualquer documento de receita do Cliente/Cobrador.

Via Caixa
Menu Caixa: Transaces

1 3 4 2 5

1. 2. 3. 4. 5.

Seleco do terceiro para a transaco. Lista de Clientes a receber. Boto que passa o terceiro seleccionado do ponto 1 para a lista, ponto 2. Boto que retira a terceiro seleccionado da lista Boto que abre a conta corrente dos terceiro inseridos na lista. Vide quadro de recebimentos.

S devero seleccionados mltiplos terceiros em situaes similares aos exemplos: Recibo de Adiantamento efectuado a um cliente X e Factura efectuada a outra entidade. Pode-se abater o RA do cliente X factura do cliente Y. Terceiros pertencentes ao mesmo grupo econmico e uma s forma de pagamento para documentos das vrias entidades.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Via documento de receita do terceiro

O click com o boto direito do rato sobre um qualquer documento de receita apresenta o quadro acima visvel. A opo Receber activa o quadro de recebimentos (vide quadro abaixo). O atalho Ctrl+B sobre o documento efectua o mesmo trabalho Este procedimento pode ser realizado sobre um documento recebido, o recebimento efectuado sobre a conta corrente do cliente, e no sobre o documento especfico.

1 2 3

6 5

1. 2.

Valor total dos dbitos no momento da entrada desta janela. Valor actual dos dbitos.

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Manual de operao SIGAV 5.75


3. 4. 5. 6. 7. Valor dos movimentos de pagamento/recebimento introduzidos (Cheques, Cash, Carto de crdito e Transferncia Bancria) e ainda no abatidos. Lista de crditos disponvel. Engloba os documentos de crdito em aberto do terceiro (FCC, NDC, NC, RA) e os introduzidos no momento (CHC, $$$, CCC, TBC) Lista dos documentos de dbitos em aberto do terceiro (NCC, PP, RC, FC, ND, VD). O click da direito do rato sobre um dos documentos do cliente permite a sua visualizao ou do file. Boto para abater o valor do crdito seleccionado na lista dos crditos no documento de dbito seleccionado na lista de dbitos Boto para dar entrada de movimentos de pagamento/recebimento de terceiro. Vide ponto Formas de recebimento/ Formas de pagamento.

Nesta lista os valores dos documentos de cliente apresentados so os saldos em aberto e no o valor facial dos documentos. Aps o abatimento dos crditos nos documentos de dbitos a tecla F2 (Gravar) mostra um quadro resumo da transaco. A impresso pode ser feita sob a forma de recibo ou carta. De notar que, se a lista de documentos exceder a capacidade do formulrio do recibo ser ento impressa a carta automaticamente e em simultneo.

Nota importante:
O voidar de uma transaco elimina-a da base de dados, ou seja, no possvel recuperar. Os acertos de contas entre Facturas de cliente e Facturas de Fornecedor tambm so possveis nas Ordens de Pagamento. O pagamento em excesso por parte do cliente origina um RA na gravao da transaco. O pagamento em excesso por parte da agncia impede a gravao da transaco.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Reembolsos


Menu Caixa: Reembolsos NC/RA

Depois de seleccionar o cliente a reembolsar ser apresentada uma lista de notas de crdito (NC) e recibos de adiantamento (RA) em aberto.

Nesta janela poder seleccionar os documentos a reembolsar, pressionando Enter, e especificar o valor a reembolsar ao cliente de cada documento. Aquando da gravao ser gerada uma transaco de cliente com valor negativo. Descriminando os documentos reembolsados.

Nota importante (Reemisso de Recibos):


A reemisso/consulta de recibos pode ser efectuada via Menu Caixa: Transaces ou O click da direita sobre um qualquer documento interveniente na transaco permite aceder lista de recebimentos (Ver Pagamentos) e visualizar/imprimir o Recibo da Transaco.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Talo de Depsito


Menu Caixa: Tales de Depsito

3 1 2 4 5

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nmero do talo de depsito. Se no o tiver deve digitar um nmero que no se repita. A forma mais correcta ser a aaaammddhhmm, por exemplo: 200601011025. Nossa conta bancria. Valor em numerrio depositado. Valor dos cheques depositados. No altervel. Valor total do depsito. No altervel. Lista de cheques a depositar. Para realizar o deposito do cheque basta efectuar duplo click sobre a linha do cheque, o cheque marcado para depositar passa a azul. Os cheques pr datados aparecem a vermelho na lista, o operador informado se pretende mesmo depositar o cheque e se a resposta for afirmativa e mesmo fica marcado (azul).

Aps a gravao do Talo de Depsito, o ecran aparece s com os cheques depositados, e permite a impresso de uma carta discriminativa dos documentos (F8), que muitos bancos j esto a aceitar como talo de depsito.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Lanamentos Manuais Caixa


Menu Caixa: Diversos (Movimentos CX)

Na criao de um documento directo caixa, primeiro apresentada uma lista das famlias de linhas de caixa e aps a escolha da famlia apresentada a janela com as categorias dessa famlia para escolha. As opes que aparecem disponveis (Famlias e Categorias) dependem do nvel do funcionrio. O preenchimento das tabelas de famlias e movimentos feito no Gestor de Tabelas.

1 2

1. 2. 3. 4.

Identificao movimento de caixa. Normalmente este valor o correcto. Moeda valor. File ano/nmero. O File necessita de estar aberto e no void. A sua existncia depende da configurao da linha. Nmero de requisio. A sua existncia depende da configurao da linha.

No momento da gravao apresentado o Ecran de formas de pagamentos ou recebimento, conforme a natureza do movimento. Na sua esmagadora maioria os movimentos manuais de caixa so pagamentos, a fornecedores, que no de conta corrente, e que por movimentar directamente a caixa evita a realizao de Vouchers. Os reforos de caixa so dos poucos movimentos de caixa a receber. A correcta criao de famlias e respectivas categorias permite a realizao de relatrios estatsticos sobre os custos de caixa manuais. A obrigatoriedade de afectar custos a file depende da definio do movimento, o mesmo princpio aplicado requisio interna. Exemplos de custos que no afectam files: Produtos de limpeza, Rendas, Impostos
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Manual de operao SIGAV 5.75 Ordens de Pagamento


Menu Caixa: Ordens de Pagamento

A Ordem de Pagamento o documento de SIGAV que serve de suporte ao pagamento dos documentos de cobrador. O utilizador cria uma Ordem de Pagamento vazia (sem valor), em nome de um cobrador. E, de seguida, pode proceder associao dos documentos (FCC, NDC, NCC e PP), sero estes que iro alterar o valor da Ordem de Pagamento. Associao de documentos

1. 2. 3. 4.

Documentos por associar. Documentos associados. Pressionar este boto para obter a lista de documentos por associar do mesmo cobrador/moeda que a Ordem de Pagamento. Saldo total dos documentos associados, este corresponde ao valor da Ordem de Pagamento.

Pagamento
1

1. 2. 3. 4.

Boto que permite aceder aos documentos associados. Boto que permite dar entrada dos dados de pagamento do documento. Indicao da forma de pagamento da OP, quando realizado. Substitui o boto da forma de pagamento Valor de pagamento.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Pagamentos por Conta


Os Pagamentos por Conta (PP) reflectem adiantamentos efectuados a fornecedores. Aquando da criao do documento este fica em aberto. S ir dar entrada em caixa quando for especificada a forma de pagamento. Existem duas formas distintas de o realizar: Sem Custos. O pagamento realizado sem suporte de documento do FrontOffice (documentos do Files) Com Custos. O pagamento realizado aps associao de custos em aberto do fornecedor. Nesse caso o valor do pagamento o resultante da escolha dos documentos. Nota Para pagar este documento deve usar o boto para o efeito. O caminho normal para o PP ser a sua utilizao futura, como crdito, nas Ordens de Pagamento ao fornecedor, onde iro constar as facturas reais. Os Pagamentos por Conta tambm podem ser associados a facturas de cobrador. Este caso usado em especial quando o cobrador requer um adiantamento mas a factura nunca ser enviada, como o caso de fornecedores no estrangeiro. Nesta situao deve gerar uma factura de cobrador, neste caso sem nmero, ou seja, pr-forma. De seguida associar-lhe o Pagamento por Conta. Desta forma, a factura poder ser alterada de forma a reflectir a real, os custos de FrontOffice associados e, ao associar a factura Ordem de Pagamento, se o valor desta no for zero, ter de existir um pagamento do valor em falta ou um recebimento (no caso do valor da OP ser negativo).

1. 2.

Ordem de pagamento a que este pagamento por conta est associado. indicao/Descrio do mtodo de pagamento.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Pr-Pagamentos


Menu: Caixa: Pr-Pagamentos

4 2 3 5

1. 2. 3. 4. 5.

Lista de documentos disponveis para pagamento. O menu de acesso rpido permite visualizar o documento. Descrio a ser usada na factura e pagamento por conta. Obrigatrio. Valor total seleccionado. Boto para alterar moeda a pesquisar. Opo para gerar ou no factura pr-forma qual so associados os custos.

Este processo ir realizar um Pagamento por Conta, mas com a filosofia de Pr-Pagamento, ou seja, para se realizar o pagamento ao Cobrador necessrio que os custos estejam criados nos files. Aps a seleco do terceiro (Fornecedor Cobrador) apresentada a lista dos documentos pendentes de pagamento. A moeda utilizada por defeito a do SIGAV, caso seja necessrio realizar o pagamento noutra moeda, a sua escolha realizada no boto para o efeito. Aps a escolha dos documentos a tecla F2 (gravar) ir gravar todo o processo e posteriormente pedir a forma de pagamento do Pr-pagamento. O processo pode correr de duas formas distintas: Criar uma Factura de Cobrador pr-forma com os custos associados e o respectivo Pr-Pagamento associado. Desta forma todos os documentos respeitantes a esta operao ficam aglutinados na FCC (Factura Cobrador) e os custos controlados. Gerar o Pr-Pagamento automaticamente e associar-lhe os custos directamente.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Fecho de Caixa

1.

Painel dos documentos em caixa. esquerda os recebimentos e direita os pagamentos. A linha seleccionada, bem como as suas relacionadas, aparecem a vermelho. O Enter na linha coloca/retira a indicao de conferido. As colunas

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Manual de operao SIGAV 5.75


2. 3. 4. 5. 6. apresentadas em cada painel indicam: o descritivo do movimento; o valor; estado de conferido. Painel que descrimina o movimento seleccionado no painel de documentos em caixa Boto que faz variar o painel debaixo de discriminativo de transaco a painel de totais. Boto que permite realizar o fecho da caixa, s visvel no painel de totais. Painel discriminativo dos valores da caixa, apresentando, totais de recebimentos, movimentos de cheques e saldos. O click da Direita sobre uma linha permite a activao do menu de aco rpida que permite mostrar somente os itens que ainda no esto conferidos, mostrar um quadro resumo do documento e visualizar o documento.

Aquando da entrada na previso de caixa ser pedida uma data. Essa data indica a data mxima a considerar para o fecho de caixa, ou seja, s entraro para caixa os documentos com data de entrada na caixa at data especificada. A data sugerida da data actual, apenas utilizadores com a opo 706 disponvel a podero alterar. Para imprimir um relatrio de caixa pode usar o Menu: Listagens: Relatrio de Caixa, ou mesmo o navegador se souber o nmero de fecho. Nota Importante
O fecho da caixa vai tornar irreversvel a eliminao das transaces monetrias. No ser possvel voidar as VD, RA, os recibos das FC, ND, os reembolsos NC e RA, os Tales de Depsito, os movimentos manuais caixa, etc. Por esse motivo a correcta verificao dos movimentos em caixa primordial.

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Fax-Mail
O Fax-Mail o mdulo do SIGAV que permite enviar faxes e e-mails. O envio de e-mails efectuado directamente por TCP/IP via o protocolo SMTP para qualquer servidor de email, enquanto que o envio de faxes apenas possvel ser efectuado usando o David FaxWare da Tobit.

Envio de Mensagens
5 4 2 6

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Terceiro destinatrio, o endereo de destino preenchido automaticamente com os dados da ficha de terceiro. Na possibilidade de o destinatrio da comunicao ter mais de um contacto disponvel o mesmo dever ser escolhido da lista proposta. Lista de Assuntos. Preenchida com os itens especificados na configurao. Pode ser escrito pelo operacional Tipo de mensagem. Identidade a usar. Lista de Templates disponveis. Texto da mensagem

O envio de mensagens feito pelo file, atravs do menu de acesso rpido. Pode, a partir da enviar, reenviar e listar as mensagens. Aps o envio da mensagem fica gravado o registo. Que pode ser visualizado durante um nmero de dias especificado na varivel de sistema PL_DiasFM. Existem tambm um conjunto de variveis acessveis atravs do menu de acesso rpido (Boto direito sobre o texto) que permitem usar valores dinmicos aquando do envio. Exemplos disto so a morada do terceiro, o nmero do file, as observaes do file, etc.

Templates
A utilizao dos templates criados de uso universal por parte de todos os utilizadores. A sua criao, alterao ou eliminao j depende dos direitos para realizar essas tarefas. possvel o uso de templates no Fax-Mail. Para criar um novo template comece por escrever uma nova mensagem em qualquer file. Preencha o texto do documento usando sempre que necessrio variveis.

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Manual de operao SIGAV 5.75


1 2 3

Aquando do processamento do template as variveis tero os seguintes valores: 1. Data actual 2. Nome do utilizador activo 3. Nome comercial do terceiro

Este o aspecto de um template aquando da sua criao. Os valores introduzidos entre os smbolos /* e */ representam as variveis a descodificar aquando do processamento do template. Variveis possveis: now Data e hora data Data hora Hora obsfile Observaes do File numfile Nmero do file login Login do utilizador activo user Nome do utilizador activo blc Nome do balco activo terc Campo de terceiro, o segundo parmetro indica qual o campo a mostrar fil Campo do File, o segundo parmetro indica qual o campo a mostrar n Nmero requisitado d Data requisitada h Hora requisitada o Outro, pede a introduo de um valor alfanumrico aquando do processamento Existem outras variveis, mas so de configurao muito tcnica. Convm testar o template antes de o gravar, pode faz-lo com o atalho CTRL + T. Depois de testado o texto do template dever grav-lo para que todos os utilizadores o possam usar. Pode usar o atalho CTRL + S ou o menu acessvel pela lupa da lista de templates.

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Manual de operao SIGAV 5.75


Para usar o template gravado basta escolhe-lo da lista, ou usar o menu para Ler o seu contedo. O texto ser automaticamente processado para corresponder aos valores das variveis presentes no template.

Identidades

1 2

1. 2. 3.

Nome da identidade Imagem a usar no envio de faxes Dados da identidade do utilizador.

Usando vrias identidades um utilizador pode enviar mensagens para terceiros mencionando os seus contactos directos ao invs dos da empresa. O SIGAV permite a configurao de mltiplas identidades por utilizador, o que permite que um utilizador que pertena a diferentes departamentos use identidades diferentes para cada um deles.

Configurao
A configurao do Fax-Mail tem trs seces distintas. Geral possvel configurar os seguintes trs itens: Layout da carta a ser emitida pelo Fax-mail quando escolhido o output Carta Assuntos, lista de assuntos para os operacionais poderem escolher aquando da criao de um Fax/Email ou Carta Templates. Ferramenta para gerir os templates existentes. Os templates so gerais por empresa. E-Mail Para enviar e-mails dever configurar o IP do servidor de e-mail a utilizar e o port no qual ele escuta (normalmente o 25). Na esmagadora maioria dos providers necessrio realizar a autenticao para o envio de emails. Se for o caso ser necessrio identificar uma conta de vlida, Login e Password. Esta configurao local, ou seja afecta apenas o balco onde realizada. O boto Testar deve ser usado apenas depois de gravar a configurao pois usa para testar o que j foi gravado. Fax O SIGAV envia faxes apenas com o Tobit FaxWare, um programa externo ao SIGAV. Para que o consiga fazer necessrio configurar esta pgina.

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1 2 3 4

5 6

1. 2. 3. 4.

5. 6.

Extenso dos ficheiros a criar Nmero de caracteres a introduzir esquerda de cada linha Directoria onde colocar os faxes a enviar pelo FaxWare Localizao das imagens de headers e footers. As imagens devem estar no formato PCX. Imagem1 1660x480x1 imagem do cabealho da primeira pagina. Imagem2 1690x151x1 imagem de rodap Imagem3 1690x157x1 imagem de cabealho das paginas seguintes Nmero de linhas da primeira pagina Nmero de linhas das paginas seguintes.

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Relatrios
Menu Ferramentas: Listagens

A escolha do relatrio efectuada atravs de uma seleco na rvore de Relatrios: Famlia Sub-Familia Relatrio. Os relatrios no SIGAV seguem determinadas regras. Cada relatrio efectuado sobre uma tabela base e com diversos dados de suporte. Cada um destes pode ser usado para filtrar o resultado final. Por exemplo, se o utilizador desejar uma listagem de files de um determinado cliente com incio entre 1 e 31 de Agosto de 2003 dever proceder da seguinte forma: Entrar na janela de relatrios Procurar a seco onde ser encontram os files (FrontOffice, Files), entrar nesse relatrio. Ser ento apresentada a janela dos relatrios. Devemos ento indicar ao SIGAV quais as condies de filtragem que queremos em uso e quais os seus parmetros. A simbologia a seguinte: Uma pasta, grupo de filtros, abra para visualizar quais os filtros disponveis. Um livro azul, fechado, filtro inactivo Livro aberto, filtro em uso Impressora, definio de relatrio O Cliente tem um grupo prprio, dentro dele tem o filtro nmero. Dever abrir este filtro e especificar o nmero do cliente pretendido. A data de incio de file estar na parte documento, pois o documento neste caso o File. Pode tirar o relatrio pressionando F8 (imprimir). Nota Em alguns relatrios possvel pressionar F3 (pesquisar) para obter uma lista com os dados pesquisados de modo a ser possvel visualizar, imprimir, voidar, etc. cada documento.

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Esta uma boa forma de procurar documentos para visualizao pois oferece mais opes de filtragem que as janelas de pesquisa normais. Esta funcionalidade tambm pode ser usada para pesquisa de terceiros, novamente com a vantagem de ter muitas mais possibilidades de escolha.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Filtros


1 6 2 3

4 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Permite seleccionar conjuntos de campos a apresentar no relatrio. Ordena o relatrio pela opo escolhida. Quebra o relatrio apresentando totais por agrupamento seleccionado. Limita o nmero de registos apresentado no relatrio, os totais continuam a ser o somatrio de todos os registos, incluindo os escondidos. Esconde todos os detalhes, mostrando apenas totais. Faz com que exista um sub detalhe por cada registo, permitindo por exemplo, descriminar os passageiros de cada file. Painel que indica quais as opes ligadas e seus contedos

Os filtros estaro organizados da seguinte forma em todos os relatrios. O grupo Documento contm os filtros sobre o sujeito da listagem. Por exemplo, na listagem de files, Documento/Criao permite filtrar a data de criao de files. Cliente, Cobrador, Fornecedor contm filtros sobre Cliente, Cobrador ou Fornecedor do documento. File, contm filtros sobre o file do documento. Estes so apenas exemplos dos grupos de filtros mais comuns, existem outros, mas a sua lgica ser esta.

Filtros de excluso
Se pretender excluir cdigos da listagem dever introduzir os cdigos precedidos pelo sinal menos. Neste caso, os cdigos devero estar separados por ponto e vrgula. Por exemplo: -3;4;5 exclui os cdigos 3, 4 e 5 da listagem.

Conjuntos de Seleces

Existe a possibilidade de, em filtros de escolha mltipla (como o caso do nmero de cliente), gravar e ler conjuntos de seleces. Pode fazer isto usando o boto do lado direito do rato sobre a rea de escrita. Os conjuntos de seleco podem ser usados em qualquer relatrio que partilhe filtros, por exemplo, pode criar um conjunto de clientes no relatrio de files, dar-lhe o nome de Clientes Top e, de seguida, abrir o

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relatrio de facturas e ler esse mesmo conjunto (existir um item dentro do menu Ler, designado Clientes Top).

Exportao de listagens
Aquando da previso da listagem, pode gravar os dados obtidos (F5) e enviar por E-Mail (F9). De notar que existem dois formatos distintos de exportao para Excel. Um deles exporta os dados para posterior tratamento, enquanto que o outro exporta os dados formatados, includo quebras e somatrios. Se decidir enviar o relatrio por e-mail o SIGAV enviar as pginas em anexo, no formato PDF, de modo a no serem facilmente editveis.

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Ferramentas
Impresso Mltipla
Menu: Listagens: Impresso Mltipla

1. 2. 3.

Tipo de Documento Condies, para as activar tem de marcar o visto. Filtro que permite imprimir apenas os documentos do utilizador activo.

Com esta ferramenta possvel imprimir documentos em srie. O utilizador especificar o conjunto de condies e o SIGAV proceder com a impresso em sequncia dos documentos que se encontrem nas dentro dos parmetros especificados.

Cartas de Cobrana
Menu: Listagens: Cartas de Cobrana

5 6 7

1. 2.

Componentes de pesquisa que permitem seleccionar os Clientes segundo caractersticas prprias da ficha, Actividade, Estado, Categoria e Tipo. Valor total em falta.

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Manual de operao SIGAV 5.75


3. 4. 5. 6. 7. Tipo de Carta a utilizar na impresso, dever ser escolhido o grau de severidade. Possibilidade de filtrar por longevidade da divida quais os documentos descriminados na carta. Aplicar determinado filtro em todas as cartas. Seleccionar automaticamente a carta a utilizar consoante a divida existente. Imprimir todas as cartas com a seleco actual sem previso.

Com esta opo possvel obter a lista de clientes em divida. Os valores em divida encontramse distribudos por perodos (At 30 dias, At 60 dias e Mais de 60 dias) a contar da data de vencimento. possvel a configurao de trs tipos de cartas de cobrana. Esta operao feita no Gestor de Tabelas no Menu: Files / Documentos: Cartas de Cobrana. Clicando na coluna carta possvel escolher qual a carta a imprimir ou mesmo se no se quer imprimir. Para imprimir apenas uma carta basta clicar no boto imprimir (F8).

Mudar de Balco
Esta ferramenta permite ao utilizador alterar o balco de activo. apenas acessvel a utilizadores com direitos para a opo 908. Permite assim a um utilizador criar documentos com a numerao de outro balco, mesmo que remoto.

Reiniciar Variveis
Certas tabelas do SIGAV encontram-se em memria e so carregadas aquando da entrada no programa. Qualquer alterao a estas tabelas s ser reflectida em todos os utilizadores quando reentrarem no SIGAV ou, em alternativa, quando usarem a opo de reiniciar variveis.

Transaces em Curso

Bloqueio de Documentos

Por vezes, quer por falha de comunicao quer por problema de computador, pode acontecer um registo ficar bloqueado por um utilizador. Impedindo qualquer alterao ao documento. Poder ser necessrio forar a eliminao do bloqueio de registo.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Nesta janela so apresentados os bloqueios de registo, basta selecciona-lo e clicar no boto voidar (F7). Assim eliminar o registo. Pode de seguida proceder para a alterao do documento pois j se encontrar liberto.

Bloqueio de Contadores

Neste caso o tipo de documento, ou seja, o contador do documento que ficou bloqueado. Apesar de menos comum, esta situao impede a criao de documentos deste tipo.

Nesta janela so apresentados os bloqueios de tipo de documento, indicando tambm qual o utilizador. Deve tomar ateno escolha do balco. O boto voidar (F7) eliminar o registo. Pode de seguida proceder para a criao do documento pois j se encontrar liberto.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Directoria do Servidor


Esta opo permite abrir um explorador do Windows na directoria do SIGAV no servidor. Dando assim acesso configurao e todos os ficheiros l existentes. Nota Esta directoria pode, em alguns casos, corresponder directoria de instalao no computador local.

Assistncia Internet
O activar desta opo ir lanar um programa que permitir o acesso de um funcionrio do help-desk da Oscar Informtica ao seu computador, via Internet. Nesse momento o seu ambiente de trabalho ser visvel pelo funcionrio da Oscar e todo o trabalho por ele realizado visvel pelo operador da mquina. particularmente til para situaes que no conseguem ser resolvidas por telefone. Em qualquer momento o operacional da mquina pode desligar a ligao. Aps a assistncia desligada a ligao e o programa retirado de memria.

Eliminao de Terceiros
Menu Supervisor: Eliminar Terceiros
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Nmero e nome do terceiro que vai ser eliminado Nmero e nome do terceiro que substitui o eliminado Lista de terceiros agendados para eliminao

A eliminao de terceiros serve para suprimir as repeties de terceiros na base de dados. Apesar de o SIGAV no permitir a criao de terceiros com nomes repetidos, frequente a existncia de entidades duplicadas. A eliminao s pode ser efectuada como uma substituio, ou seja, um terceiro ir ser substitudo por outro e a sua ficha eliminada efectivamente da base de dados. Toda a documentao ir mudar de terceiro, o que faz com que este seja um processo algo moroso. Por isso os terceiros podem ser agendados para eliminao. Para acrescentar pares de terceiros para eliminao dever preencher os campos com os nmeros dos terceiros e clicar em acrescentar (F5). Esta operao adicionar o registo tabela de eliminaes agendadas.

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Para efectivar as eliminaes basta clicar em confirmar (F2). Pode tambm cancelar uma eliminao pressionando voidar (F7)

Mensagens Internas
Menu: Ferramentas: Mensagens Internas

A partir da verso 5.20 passa a ser possvel aos utilizadores de SIGAV o envio de mensagens entre si. Com esta ferramenta um utilizador pode enviar uma mensagem para mltiplos destinatrios. Aquando do envio, cada destinatrio ir visualizar automaticamente a janela de mensagens caso se encontre no SIGAV. Caso contrrio, a lista de mensagens por ler ir aparecer na prxima vez que seja feito o login. As mensagens podem ser arquivadas por qualquer um dos intervenientes na conversao. Aquando da ordem de arquivo automaticamente enviada uma mensagem para cada um dos utilizadores envolvidos no fio da conversa, de modo a serem notificados do fim do assunto.

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Manual de operao SIGAV 5.75

Configurao
Opes / Direitos
Menu: Configurar: Opes Direitos

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Lista de Famlias de Opes e Opes. Lista dos nveis dos utilizadores. Nveis com visto tero acesso operao. Marca todos os nveis com visto.

Como no Sigav cada utilizador ter que pertencer a um dos nveis de utilizador existentes, na caracterizao do nvel que sero definidos os direitos para realizar trabalho no Sigav. Para uma melhor visualizao dos direitos do nvel de utilizador, ou escolher um nvel a lista das opes ficar verde, se o nvel tiver o direito activo e vermelho se o direito estivar desactivo. Independentemente do nvel de utilizador que estiver pr-seleccionado a alterao do direito da opo marcada permite a sua completa configurao. Descrio das opes / direitos As opes so identificadas pelo seu cdigo. As opes do tipo Processamento permitem a criao de documentos do tipo indicado e se no existirem direitos posteriores a limitar aces, como imprimir ou voidar, pressupem direitos para manipular na totalidade o documento.

Variveis de Sistema
As variveis de sistema permitem configurar a forma de funcionamento do SIGAV a nvel de constante que condicionam o seu funcionamento. Existem dois painis: Sistema e Balco. No Sistema so configuradas as variveis globais para o Sigav e afectam toda a empresa.

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Manual de operao SIGAV 5.75


No Balco as vrias afectam apenas o trabalho do balco em que se est a trabalhar. Neste caso so variveis como a morada do balco, endereo de email, telefone, fax, etc.

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Painis com dados referentes ao Sistema ao Balco. Famlias. Item seleccionado. Valor actual do item seleccionado.

Tipos de varivel
Booleano Real Inteiro Caracteres Pode conter valores S (Maisculo) e . (ponto). Valor real. Pode ter casas decimais. O separador decimal a virgula. Valor inteiro, pode ser positivo ou negativo. Cadeia de caracteres. Normalmente tem um conjunto de valores possveis.

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Manual de operao SIGAV 5.75 Utilizadores


Menu: Listagens: Listar utilizadores

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Empresa do utilizador. Nome de utilizador. Login de utilizador, usado para identificar aquando da entrada no programa. Password e confirmao de password. S deve alterar estes campos se pretender alterar a palavra-chave do utilizador. Balces onde este utilizador pode entrar. Se no se encontrar preenchido o utilizador pode entrar em qualquer balco. Os nmeros de balco devem ser separados por ponto e vrgula (;). 10. Nvel do utilizador 11. Login para identificar o utilizador em sistemas de reserva Galileo. 12. Login para identificar o utilizador em sistemas de reserva Amadeus.

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