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CIRCULAR sobre procedimiento a seguir en la tramitacin de peticiones de permisos, licencias y vacaciones, previstas en el Calendario Laboral, para el Personal de Administracin

y Servicios de la Universidad Miguel Hernndez de Elche


De: GERENCIA A: Personal de Administracin y Servicios Asunto: Directrices a seguir en la tramitacin de peticiones de permisos, licencias y vacaciones. La presente Circular se emite con objeto de asegurar la mxima agilidad y claridad en el procedimiento de peticin y concesin de los permisos, licencias y vacaciones que se viene practicando y gestionando en esta Universidad As, el Personal de Administracin y Servicios que deba ausentarse de su puesto de trabajo, ha de solicitar el correspondiente permiso, con arreglo al procedimiento establecido en la presente Circular, y segn lo previsto en el calendario laboral. Para el supuesto de que el interesado necesite ausentarse de su puesto en horario de trabajo por algn motivo no regulado ni previsto en el Calendario Laboral y en la presente Circular, deber contar igualmente con la autorizacin correspondiente, sin perjuicio de que el tiempo correspondiente a dicha ausencia sea recuperado, hasta completar el horario normal de trabajo. 1.- REGLAS DE CARCTER GENERAL: 1.1.- Las solicitudes de permisos, licencias y vacaciones del PAS debern ser formuladas en el impreso sealado como anexo I de esta Circular El impreso debe ser completado, de manera que contenga, como mnimo, los siguientes datos: Apellidos, nombre Unidad administrativa de destino Tipo de permiso y periodo que se desea disfrutar Firma del solicitante V B, si procede, del responsable de la Unidad o/y superior jerrquico (con identificacin de persona, firma y sello de la unidad), segn se referencia a continuacin Justificante acreditativo (en el caso de que ste sea necesario a priori).

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2.- Las solicitudes sern remitidas al Servicio de Recursos Humanos con antelacin suficiente, de manera que puedan ser comprobadas por este Servicio y remitidas al rgano competente para su autorizacin. Si no fuera posible remitirlas con antelacin suficiente por causas sobrevenidas, se deber comunicar al responsable de la unidad, y remitir correo electrnico al Servicio de Recursos Humanos. En cualquier caso, no sern tramitadas comunicaciones de ausencias, permisos o licencias efectuadas con posterioridad a la fecha efectiva de la misma, sin causa justificada. 3.- Transcurridos cinco das hbiles desde el recibo de la solicitud de disfrute de permiso, licencia, si el Servicio de Recursos Humanos no comunicara la denegacin del mismo, se entender concedido, siempre que la solicitud se haya presentado con carcter previo a su disfrute. En caso contrario, el trabajador recibir comunicacin expresa de la concesin o denegacin por correo electrnico. 4.- El Reglamento General del Personal de Administracin y Servicios, aprobado por Consejo de Gobierno de fecha 3 de mayo de 2006, as como la normativa supletoria que le sea de aplicacin, ser la referencia a considerar para cualquier incidencia relacionada con el cumplimiento de los anteriores aspectos. 5.- Con carcter general, las solicitudes de permisos y licencias debern contar con la autorizacin del Director de Servicio o Unidad, o responsable de Unidad administrativa, o del Director/ Decano de Escuela, Facultad, Instituto o Departamento Las ausencias del Personal de Administracin y Servicios que no dependan funcionalmente de un Director de Servicio o Unidad, sern autorizadas por el Vicerrector con competencias funcionales o Gerente Y, las ausencias de los Directores de Servicio o Unidad, o responsables de Unidad administrativa sern autorizadas por el Gerente. En cualquier caso, si existieran dudas en la tramitacin del procedimiento, las mismas podrn ser planteadas al correo electrnico: rec.humanos@umh.es Asimismo, y sin perjuicio de todo lo anterior, las licencias, permisos y vacaciones debern ser autorizados por el rgano que se detalla a continuacin, en el apartado de Reglas de carcter especfico.

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2. REGLAS DE CARCTER ESPECFICO, a tener en cuenta para la solicitud de los permisos, licencias y vacaciones recogidas en el Calendario Laboral para el Personal de Administracin y Servicios: 1. LICENCIAS RETRIBUIDAS 1.1.- Licencia por asuntos propios Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la VB del responsable de la unidad, acreditativo de que su solicitud concesin no supone alteracin del normal desarrollo del trabajo diario Documentacin a Ninguna aportar rgano competente Vicegerente, (salvo que la solicitud sea por ms de tres para autorizar das consecutivos, en cuyo caso, la autorizacin corresponde al Gerente) 1.2.- Licencia por enfermedad grave Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Tener un familiar en primer grado con enfermedad grave. solicitud Documentacin a Certificado de la direccin mdica del hospital que aportar acredite la concurrencia de alguna de las circunstancias previstas. Informe del responsable de la unidad, en el que se expresar el grado en el que resultara afectado el servicio, y si, en consideracin exclusivamente de esta circunstancia, el criterio del mismo es o no favorable a su concesin. rgano competente Rector, previo informe del Gerente. para autorizar

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1.3.- Licencia para la asistencia a cursos de perfeccionamiento profesional (cursos externos) Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Que el curso se encuentre homologado, y el contenido del solicitud mismo est directamente relacionado con el puesto de trabajo o la carrera profesional. Documentacin a Deber adjuntarse documentacin relativa al curso, e aportar informe del responsable de la unidad, en el que se expresar el grado en el que resultara afectado el servicio, y si, en consideracin exclusivamente de esta circunstancia, el criterio del mismo es o no favorable a su concesin. Para el caso de autorizacin, con posterioridad, documentacin acreditativa de la matriculacin en el mismo. rgano competente Gerente para autorizar 1.4.- Licencia por estudios Duracin Requisitos para solicitud Documentacin aportar

Segn Calendario Laboral la Que la materia elegida por el interesado sea de inters para la mejora en la calidad y prestacin del servicio pblico. a Deber adjuntarse documentacin relativa al curso, e informe del responsable de la unidad, en el que se expresar el grado en el que resultara afectado el servicio, y si, en consideracin exclusivamente de esta circunstancia, el criterio del mismo es o no favorable a su concesin.

Al finalizar el perodo de licencia por estudios se presentar a la Gerencia una memoria global del trabajo desarrollado as como una certificacin acadmica de los estudios realizados rgano competente para Gerente autorizar

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2. LICENCIAS SIN RETRIBUCIN 2.1.- Licencia por inters particular. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Informe del responsable de la unidad, en el que se solicitud expresar el grado en el que resultara afectado el servicio, y si, en consideracin exclusivamente de esta circunstancia, el criterio del mismo es o no favorable a su concesin. Documentacin a VB del responsable de la unidad. aportar De todas formas se podr requerir aclaracin sobre la peticin al ser de tipo potestativa su concesin. rgano competente para Rector, previo informe del Gerente. autorizar 2.2.- Licencia por enfermedad de familiares. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Tener un familiar en lnea directa o colateral hasta solicitud segundo grado, por consanguinidad o afinidad, que padezca enfermedad grave o irreversible que requiera una atencin continuada Documentacin a Certificado de la direccin mdica del hospital que aportar acredite la concurrencia de alguna de las circunstancias previstas. Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. rgano competente para Rector, previo informe del Gerente. autorizar

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3. PERMISOS 3.1.- Matrimonio o unin de hecho. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Contraer matrimonio o Unin de Hecho registrada solicitud Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. Documentacin a Con posterioridad al disfrute de la licencia, el interesado aportar presentar fotocopia del libro de familia o certificacin del Registro Civil donde conste el hecho de la celebracin del matrimonio. rgano al que debe Vicegerente dirigirse la solicitud 3.2.- Paternidad. Duracin Requisitos solicitud

para

Segn Calendario Laboral la Nacimiento de un hijo, acogimiento o adopcin. Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. a Libro de Familia o parte mdico del nacimiento.

Documentacin aportar rgano al que debe Vicegerente dirigirse la solicitud

3.3.- Maternidad Biolgica. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la 1. Que se presenten los hechos causantes. solicitud 2. Informe mdico de maternidad. Documentacin a Informe mdico de maternidad aportar rgano al que debe Vicegerente dirigirse la solicitud

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3.4.- Adopcin o Acogimiento de Menores. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Estar en proceso de adopcin o tener resolucin de solicitud adopcin o acogimiento. Documentacin a Decisin administrativa o judicial de acogimiento o aportar resolucin judicial por la que se constituya la adopcin. En el caso de adopcin en el extranjero, en su caso, certificado del organismo pblico competente, donde se indique la obligatoriedad del desplazamiento al pas de origen y con posterioridad, la Resolucin por la que se constituya la adopcin o acogimiento. rgano al que debe Vicegerente dirigirse la solicitud 3.5.- Lactancia. Duracin Requisitos solicitud

para

Segn Calendario Laboral la Tener un hijo propio, acogido o adoptado, menor de doce meses. Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. Si la solicitud es por una hora diaria, en la instancia deber concretarse el momento, dentro de la jornada, por el que se solicita dicha reduccin, requiriendo expresamente el VB del responsable de la unidad en este sentido. a Libro de Familia. Si el derecho lo ejercita el padre, documentacin acreditativa de que la madre no lo disfruta al mismo tiempo. debe Vicegerente

Documentacin aportar

rgano al que dirigirse la solicitud

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3.6.- Interrupcin voluntaria del embarazo. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Que trabajadora que se someta a una interrupcin solicitud voluntaria del embarazo sin que se le conceda la correspondiente IT, en los casos que contempla la legislacin vigente Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. a Documento acreditativo de tal circunstancia como puede ser un Informe mdico debe Vicegerente

Documentacin aportar rgano al que dirigirse la solicitud

3.7.- Permiso medico y asistencial. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Que el trabajador, o el personal descrito en el calendario solicitud laboral, est citado a consultas, tratamientos y exploraciones de tipo mdico, o a reuniones de coordinacin de sus centros de educacin especial. Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia a Documento acreditativo de tal circunstancia.

Documentacin aportar rgano al que debe Vicegerente dirigirse la solicitud 3.8.- Muerte, accidente o enfermedad grave de un familiar. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Que se haya producido la enfermedad grave, operacin o solicitud fallecimiento indicados. O, enfermedad de un hijo/a menor de 14 aos, sin necesidad de hospitalizacin cuando sea necesaria la asistencia personalizada. Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. Documentacin aportar

rgano al que dirigirse la solicitud

a Deber justificarse documentalmente la causa del permiso, bien con carcter previo o con posterioridad, mediante la presentacin, en cada caso, del medio de prueba adecuado (parte o informe mdico o certificado de fallecimiento). Si se trata menor de 14 aos, acreditar que es necesaria la asistencia personalizada y que ambos padres trabajen debe Vicegerente

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3.9.- Concurrencia a pruebas selectivas. Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Que se trate de la realizacin de exmenes oficiales o solicitud pruebas de aptitud y evaluacin en centros oficiales o de pruebas selectivas para el ingreso en las administraciones pblicas. Documentacin a Documentos que justifiquen la fecha y hora de la prueba, aportar el lugar de la misma, su duracin y la presentacin a dicho acto, mediante la certificacin oficial de asistencia correspondiente. VB del responsable de la unidad. Vicegerente

rgano al que debe dirigirse la solicitud 3.10.- Traslado de domicilio. Duracin Requisitos para la solicitud Documentacin a aportar

Segn Calendario Laboral Que se produzca de manera efectiva dicho cambio de domicilio y pueda demostrarse documentalmente. Ha de justificarse documentalmente. Una vez producido el traslado se presentarn los certificados de empadronamiento anterior y posterior al hecho causante que demuestren la veracidad de lo solicitado, as como la prueba documental que acredite el hecho (factura, contrato, etc.).

rgano al que dirigirse la solicitud 3.11.- Deber inexcusable. Duracin Requisitos para solicitud

VB del responsable de la unidad. debe Vicegerente

Documentacin aportar

Segn Calendario Laboral la Que se presente la obligacin de realizacin de un deber pblico o personal que genere en el empleado pblico una responsabilidad de ndole civil, penal o administrativa. Para que pueda concederse este permiso es imprescindible que estos deberes no puedan cumplirse fuera del horario de trabajo. a Documento justificativo pblico previo y certificacin de asistencia posterior al hecho causante.

VB del responsable de la unidad. rgano al que debe Vicegerente dirigirse la solicitud

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3.12.- Preparacin al parto Duracin Requisitos para solicitud Documentacin aportar

Segn Calendario Laboral la Que la mujer trabajadora asista a sesiones de preparacin al parto. a Documento justificativo de asistencia, y acreditativo de que a dichas sesiones no se puede asistir fuera del horario de trabajo de la interesada. VB del responsable de la unidad. debe Vicegerente

rgano al que dirigirse la solicitud 3.13.- Violencia de gnero Duracin Requisitos para solicitud

Segn Calendario Laboral la Ser vctima de violencia de gnero. Ser necesario el VB del responsable de la unidad, a los efectos de conocimiento de la ausencia. Documentacin a 1. Informe de los servicios de atencin o salud. aportar 2. Documentacin judicial o fiscal en su caso. rgano competente para Gerente autorizar 3.14.- Actividades culturales y deportivas Duracin Segn Calendario Laboral Requisitos para la Que el interesado participe en actos culturales, deportivos, solicitud y en competiciones oficiales en representacin de la

U.M.H
Documentacin aportar rgano al que dirigirse la solicitud a Documento justificativo de participacin en los mismos VB del responsable de la unidad. debe Vicegerente

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4. AUSENCIAS POR ENFERMEDAD O INCAPACIDAD TEMPORAL 4.1.- Ausencia de uno o dos das Requisitos para la solicitud Documentacin a aportar

Que el interesado padezca enfermedad que le impida asistir a su puesto de trabajo Documentacin justificativa de la ausencia en su caso, y, en su defecto, declaracin del interesado acreditativa de dicha situacin. VB del responsable de la unidad. El personal comunicar su ausencia y la razn de la misma al responsable de su unidad y al servicio de recursos humanos, con preferencia durante la hora despus del inicio de la jornada, salvo causas justificadas que lo impidan.

Trmite

rgano al que dirigirse la solicitud

En todo caso, con la reincorporacin al puesto de trabajo, se presentar el documento de solicitud de ausencia debidamente firmado. debe Vicegerente

4.1.- Ausencia de tres o ms das Requisitos para la solicitud Documentacin a aportar Trmite

Encontrarse enfermo teniendo necesidad de atencin mdica. Parte de baja o confirmacin mdica y parta de alta a su finalizacin. El personal deber presentar el parte mdico de baja en el plazo de tres das contados a partir del da de su expedicin, los partes de confirmacin debern ser entregados en el centro de trabajo cada siete das en el plazo de tres das desde su expedicin.

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5. VACACIONES 5.1.- Consideraciones Generales 5.1.1.- Peticiones de disfrute de vacaciones durante los meses de Agosto, o Julio si han de atenderse servicios mnimos A los efectos de conocer de forma simultnea y conjunta todas las peticiones de disfrute de las vacaciones formuladas por el personal destinado en un mismo Servicio o Unidad y para garantizar que queden cubiertas las necesidades del mismo, las peticiones de disfrute de las vacaciones se formularn de forma conjunta en cada Servicio o Unidad. A la vista de las solicitudes formuladas, y para compatibilizar el ejercicio del derecho de disfrute con las necesidades del servicio, el responsable de la Unidad informar favorablemente o desfavorablemente sobre las solicitudes formuladas. En el caso que el informe sea desfavorable a alguna o algunas de las solicitudes formuladas, se har constar el motivo o los motivos de la objecin. La solicitud conjunta ser enviada por el responsable del Servicio o Unidad al Servicio de Recursos Humanos, para su comprobacin, con carcter previo a la autorizacin por el Gerente. 5.1.2.- Peticiones de disfrute de vacaciones para periodos diferentes al establecido por Calendario Laboral Las peticiones de disfrute de las vacaciones durante periodos de tiempo diferentes de los meses de Agosto, o Julio si han de atenderse servicios mnimos, sern formuladas y presentadas de forma individualizada para cada uno de los interesados mediante el impreso normalizado que se adjunta como anexo I de esta Circular, en el que se adjuntar documento que motive dicha peticin, junto con informe favorable o desfavorable sobre la solicitud emitido por el responsable de la Unidad o Servicio. Dicha peticin ser enviada al Servicio de Recursos Humanos, para su comprobacin, con carcter previo a la autorizacin por el Gerente.

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5.2.- Plazos para la tramitacin de las solicitudes 5.2.1.- Peticiones de disfrute de vacaciones durante los meses de Agosto, o Julio si han de atenderse servicios mnimos El responsable del Servicio o Unidad correspondiente habr de cursar las peticiones de vacaciones de los interesados que realicen funciones en su unidad antes del 15 de Junio. La Administracin habr de resolver y notificar la resolucin en un trmino mximo de un mes desde la fecha de recepcin de la solicitud conjunta del anexo II en el Servicio de Recursos Humanos. Transcurrido dicho plazo sin contestacin expresa va correo electrnico, el sentido del silencio ser positivo. 5.2.2.- Peticiones de disfrute de vacaciones para periodos diferentes al establecido por Calendario Laboral El interesado presentar la solicitud, conforme a lo dispuesto en el apartado 5.1.1., como mnimo un mes antes del primer da del periodo de vacaciones solicitado. La Administracin habr de resolver y notificar en el trmino mximo de 15 das naturales contados desde la recepcin de la solicitud en el Servicio de Recursos Humanos. Transcurrido dicho plazo sin contestacin expresa va correo electrnico, el sentido del silencio ser positivo. 5.2.3.- Solicitud de cambio de los periodos de vacaciones. Como regla general, una vez tramitada la solicitud de vacaciones no se puede cambiar el periodo solicitado. No obstante, con carcter excepcional y siempre que las necesidades del servicio lo permitan, podr autorizarse un cambio del periodo de vacaciones. La solicitud de cambio del periodo de vacaciones se ha de formular mediante un oficio en que el interesado indique el nuevo periodo solicitado y, sucintamente, el motivo o los motivos del cambio, siguiendo los mismos trmites establecidos en el apartado 5.1.2., y atendiendo a los mismos plazos y sentido del silencio previsto en el apartado 5.2.2

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Esquema del procedimiento a seguir para la solicitud de vacaciones 5.1.1.- Peticiones de disfrute de vacaciones durante los meses de Agosto, o Julio si han de atenderse servicios mnimos Requisitos para la Que el interesado disfrute de sus vacaciones durante el solicitud mes de Agosto, o en Julio si han de atenderse servicios mnimos durante el mes de Agosto Modelo a utilizar El que consta como ANEXO II en esta circular Como solicitarlo De forma conjunta por todos los interesados que realicen sus funciones en un mismo servicio, junto con el VB del responsable del Servicio Plazo para solicitarlo Antes del 15 de Junio de cada anualidad rgano competente para El Gerente autorizar Plazo para resolver 1 mes desde la fecha de la solicitud conjunta Sentido del silencio en la Positivo resolucin

5.1.1.- Peticiones de disfrute de vacaciones para periodos diferentes al establecido en el calendario laboral Requisitos para la Que existan razones personales o necesidades del servicio, solicitud que impidan disfrutar el periodo de vacaciones durante el mes de Agosto, o Julio si han de atenderse servicios mnimos durante el mes de Agosto Modelo a utilizar El que consta como ANEXO I en esta circular Como solicitarlo De forma individual, junto con el VB del responsable del Servicio Plazo para solicitarlo Como mnimo, con un mes de antelacin al primer da del periodo de vacaciones solicitado rgano competente para El Gerente autorizar Plazo para resolver 15 das naturales desde la recepcin de la solicitud en RRHH Sentido del silencio en la Positivo resolucin Las mismas consideraciones sern tenidas en cuenta para las peticiones de cambio de los periodos de vacaciones solicitados.

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En Elche, a

DATOS DEL SOLICITANTE Apellidos y Nombre Dpto / Centro / Servicio PAS

AUSENCIAS DURANTE LA JORNADA Entrada con retraso Da Motivo: Salida anticipada


Desde las

Ausencia durante la jornada


Hasta las

LICENCIA, PERMISO O VACACIONES Tipo


Nmero de das Nmero de meses Desde el Desde el Hasta el Hasta el

OBSERVACIONES
Se adjunta documentacin justificativa. Si No

VB (si procede)

Firma del solicitante

Decano / Dtor. escuela / Instituto Inv. / Centro Inv / Departamento // Reponsables Servicios/ Oficinas

AUTORIZACION Examinada la anterior peticin, por la presente autorizo lo solicitado, En _______________, a _____ de ____________________ de ______

Fdo.:
ORGANOS COMPETENTES PARA CONCEDER LA AUTORIZACION: RECTOR / VICERRECTORES / SECRETARIA GENERAL/ GERENTE / VICEGERENTE DECANO / DTOR. ESCUELA/ INSTITUTO INV. / CENTRO INV. / DEPARTAMENTO // RESPONSABLES SERVICIOS/ OFICINAS

ANEXO II Solicitud de Vacaciones

SERVICIO O UNIDAD

Servicio de _______________

Interesados que realizan las funciones en el Servicio o Unidad

Fechas de disfrute de Vacaciones Desde Hasta

Firma de los interesados (con identidad de firma)

Firma del responsable de la Unidad

AUTORIZADO:
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