2012

TALLER No. 3 AUDITORA OPERATIVA

Por: YORLADIS ARANGO GRANDA SANDRA PATRICIA LPEZ MORA

Facilitador: MAURICIO LEN LOZADA T. 14/03/2012

CATLICA DEL NORTE FUNDACIN UNIVERSITARIA SANTA ROSA DE OSOS

ACTIVIDAD Leer la unidad de auditora operativa y nos ocuparemos de conceptualizar en qu consiste, relacionndola con procedimientos como compras, entradas a inventario, pagos, crditos, ventas, cobranzas.

DEFINICIONES DE AUDITORA OPERATIVA La Auditoria Operativa Formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin. El Objetivo de la Auditoria Operativa es identificar las reas de reduccin de Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. La Auditoria Operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que as como tambin los Estados Financieros. La Auditoria Operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas. La Auditora Operativa, tambin llamada de gestin o de racionalidad econmica. Por medio de una auditora operativa se trata de determinar si la correspondiente entidad o institucin utiliza ptimamente con criterio econmico los recursos productivos puestos a su disposicin; esto es, si la relacin por cociente entre los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados en su produccin es la mxima, analizando las causas y los posibles remedios de las actuaciones ineficientes o poco eficientes; y si cumple las leyes, reglamentos y dems normas legales que regulan la economa y eficiencia administrativas; por lo que las auditoras operativas son tambin, en parte, auditoras de legalidad, y viceversa. Las auditoras operativas incluyen tambin, normalmente, el control de eficacia. (Vase Auditora de eficacia.) (En ingls: operational audit) Auditora destinada a evaluar, mediante el anlisis de la estructura, procedimientos y procesos de la empresa, su rendimiento y evolucin en relacin con las polticas y objetivos establecidos. Tiene como fin evaluar la eficacia y eficiencia de una divisin, actividad u operacin de la empresa auditada. La auditora es eminente, investigativa, analtica, critica y creativa en todo lo referente a los aspectos contables, administrativos, operacionales, econmico y sociales de las entidades econmicas. Tiene su fuente principal en la lgica de

la que se sustentan, en las matemticas y estadsticas, en la comunicacin, en la tica y en la teora del conocimiento. Debe formular conceptos nicos que correspondan a su forma peculiar de ser, a su propia naturaleza, a su de actuacin independiente. DIFERENCIAS ENTRE LOS DISTINTOS TIPOS DE AUDITORIAS AUDITORIA DE LOS ESTADOS CONTABLES (EXTERNA): Consiste en el examen de los Estados Contables de una empresa o ente, por parte de un profesional independiente Contador Pblico Matriculado -, con el propsito de emitir un informe (dictamen), con una opinin tcnica sobre los mismos o sobre la razonabilidad de los mismos. La opinin del Auditor Externo, en ste caso se relaciona con dos aspectos: a) La aplicacin de los P.C.G.A. (Principios de Contabilidad Generalmente aceptados) en la confeccin de los Estados Contables. b) La uniformidad en la aplicacin de principios y normas contables. Haciendo referencia tambin a aspectos sobre valuacin y exposicin. AUDITORIA INTERNA: (segn la Convencin Nacional de Auditores Internos Nov./82).: Es una funcin de evaluacin independiente establecida en una organizacin para la revisin de sus actividades como un servicio a la Direccin. Es un control que funciona midiendo y evaluando la confiabilidad y eficiencia del sistema integral de control interno de la entidad con miras de lograr su mejoramiento. El Instituto Interno de Auditores (The Institute of Internal Auditors,Inc-IIA) la define as: La Auditora Interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organizacin. El objetivo de la auditora interna consiste en apoyar a los miembros de la organizacin en el desempeo de sus responsabilidades. Para ello la auditora interna les proporciona, anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente con las actividades revisadas.(Traduccin realizada por el Instituto Mexicano de Auditores Internos Autorizada su reproduccin por el IIA con sede en Florida EEUU) AUDITORIA DE GESTION, OPERATIVA u OPERACIONAL, AUDITORIA INTEGRAL: Es el examen integral de la gestin de un Ente o Empresa (o de una parte de ellos) con el propsito de EVALUAR LA EFICIENCIA DE SUS RESULTADOS, tomando en cuenta para ello: Las metas y objetivos fijados. Los recursos humanos, financieros y materiales empleados. La organizacin y coordinacin de dichos recursos y los controles establecidos. PARA: determinar los defectos y proponer mejoras determinar las causas de los desvos y proponer correcciones

 determinar el origen de los problemas y proponer soluciones. Todo ello se traduce en un INFORME donde se suministran las RECOMENDACIONES, el profesional prestar la colaboracin necesaria para alcanzar ese fin. La Auditora Operativa o integral es un examen integral de una empresa o de una parte de ella, en todos sus aspectos y en todos sus niveles, para establecer los defectos existentes e indicar mejoras. Uniendo y ampliando definiciones de autores muy reconocidos podemos decir que: Es el examen integral de la gestin de un ente, en todos sus aspectos y en todos sus niveles. Tomando en consideracin los elementos humanos, materiales y econmicos utilizados, la organizacin de los mismos y los controles establecidos, para lograr alcanzar las metas y objetivos con economa, eficiencia y eficacia. La accin busca determinar los defectos y proponer mejoras, establecer las causas de los desvos y proponer correcciones, encontrar el origen de los problemas y proponer soluciones. EL AUDITOR Y LA AUDITORIA DE GESTION: SU TAREA SE DIRIGE A EVALUAR LOS RESULTADOS DE LA GESTIN EN ORDEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIN, LOGRANDO UNA CORRECTA UTILIZACIN DE LOS RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS Y QUE LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS SE REALICE EN CANTIDAD Y CALIDAD APROPIADAS Y DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL MOMENTO. Para poder llevar a cabo esta funcin se requiere que el Auditor tenga la aptitud de ver a la empresa u organizacin como un todo, lo que le permite ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones para mejorar la productividad general. Evidentemente el Auditor deber ampliar el alcance y profundidad de su tarea, como as incursionar en terrenos muy especficos en donde quizs sea necesario que recurra a especialistas en otras disciplinas que colaboren con l para lograr el objetivo propuesto. En ste sentido deber considerar tres aspectos fundamentales: a) POLITICA DEL ENTE. b) CONTROLES ADMINISTRATIVOS. c) RESULTADOS OBTENIDOS. a) POLTICA DEL ENTE: Deber determinar la existencia de la misma, lo adecuado y aceptable de esa poltica (ajustada a las metas y objetivos), el significado de sus instructivos y/o pautas de accin como elemento de control

en reas operativas. Evaluar los efectos que puedan producir la ausencia de polticas definidas o el no ajuste a las mismas, como as la recomendacin para que se apliquen los instructivos o modificacin de los mismos. b) CONTROLES ADMINISTRATIVOS - CONTROL INTERNO: Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad que pretende lograr la Direccin Superior, el grado de cumplimiento de las reas operativas y la coordinacin de los controles de operaciones con los instructivos y/o pautas dictadas por la organizacin. Anlisis y consecuencias de los efectos de la ausencia de controles administrativos u operacionales en reas no tradicionales, produciendo las recomendaciones para la adopcin o modificacin de dichos controles. c) RESULTADOS OBTENIDOS - CUMPLIMIENTO DE METAS: Determinar si los resultados obtenidos estn ajustados a los principios de ECONOMA, EFICIENCIA Y EFICACIA. Si los mismos se adecuan a la situacin del mercado o a las posibilidades presupuestarias durante el desarrollo de las actividades. El auditor no puede, en el desarrollo de una AUDITORIA INTEGRAL, tomar elementos estticos, debe analizar todas las variables internas y externas que llevaron a la gestin de la empresa u organismo obtener el resultado en un perodo determinado. En el caso de la Administracin Pblica sern las metas fsicas y productividad que debe alcanzar con el presupuesto que se le asigna. PRODUCTO DE LA TAREA DEL AUDITOR: Con la aplicacin de ste criterio de Auditora Integral el auditor se concreta a buscar HECHOS. Su procedimiento es l DIAGNOSTICO, y el PRODUCTO final de su labor, es la elaboracin de un INFORME a la Direccin Superior, indicando aquellos factores importantes de problemas o reas que puedan estar obstaculizando la MAXIMIZACION DE OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION. Es un servicio valioso pues incluye recomendaciones para su correccin. La accin correctiva puede efectuarse mediante una simple reasignacin de funciones o si la complejidad del caso lo justifica: la contratacin de personal adicional, o especialistas, la incorporacin de nueva tecnologa o bien requerir los servicios de una consultora o estudio de Auditora Integral. Evidentemente todas las recomendaciones debern tener un soporte, ser posibles de aplicar, para lo cual el auditor deber evaluar distintas alternativas, personal capacitado para ponerlas en marcha, costos de implementacin contra resultados esperados y otros elementos previo producir su recomendacin. En definitiva como consecuencia de la tarea de la AUDITORIA INTEGRAL la empresa u organismo tiene la posibilidad de introducir mejoras, reducir costos, lograr ECONOMIA, EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA GESTION.

DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA DE GESTION, OPERATIVA - INTEGRAL Y AUDITORIA INTERNA: * En el concepto tradicional la Auditora Interna evala las tareas que se desarrollan en cada rea, determinando si se cumplen las normas internas establecidas, sobre pautas ms rgidas y siguiendo las instrucciones de la direccin superior. La Auditora Operativa o Integral evala toda la gestin de un ente, midiendo la eficiencia en todos sus aspectos y en todos sus niveles (incluso en la Direccin Superior), no solo establece los defectos sino que propone mejoras. Por lo general la realiza un consultor auditor externo, puede llegar a realizarla un auditor interno, siempre y cuando acte como staff en funcin delegada por la Direccin Superior y aplique los criterios de la auditora integral. La diferencia entre una auditora integral y una auditora interna tradicional parte de un principio prctico que encierra la siguiente pregunta: *Puede el auditor interno de una empresa evaluar la gestin del ente en su conjunto con total objetividad y amplitud de criterio? o bien *Qu experiencia tiene de haber realizado ese anlisis en otras empresas similares? o *Que conocimiento tiene sobre la situacin actual de otras empresas? Por otra parte debe tener conocimientos de distintas disciplinas que le permitan cubrir todos los aspectos. Evidentemente si el Auditor Interno tiene estos atributos est en perfectas condiciones de encarar una AUDITORIA DE GESTION. Hoy en da los cursos de capacitacin ofrecen a los profesionales la posibilidad de superar las restricciones antes mencionadas.

AUDITORA OPERATIVA EN EL PROCESO DE COMPRAS Para realizar adecuadamente esta auditora, podemos utilizar la siguiente lista de chequeo:

AUDITORA OPERATIVA EN GESTIN DE VENTAS

Para realizar adecuadamente esta auditora, podemos utilizar la siguiente lista de chequeo:

AUDITORA OPERATIVA EN GESTIN GERENCIAL

Para realizar adecuadamente esta auditora, podemos utilizar la siguiente lista de chequeo:

POSIBLES RESULTADOS DE UNA AUDITORIA OPERATIVA DE GESTIN GERENCIAL A continuacin presentamos los posibles resultados que se pueden presentar en una auditoria operativa en el proceso de gestin gerencial: AUDITORA N: 1 Fecha: 27 y 28 / 02 / 2012 AUDITOR(ES): Sandra Patricia Lpez, Yorladis Arango Granda AUDITADOS:

PROCESOS AUDITADOS: Gestin mercadeo y ventas Gestin gerencial

Personal de ventas Mara Anglica Vargas Sandra Mara Toro Carlos Fabin Hincapi Maritza Mora Gestin de aprovisionamiento y Jacqueline Pulgarn almacenamiento Adriana Muoz Personal de bodega Gestin de pedidos Mara Mercedes G. Personal Facturacin Adriana Muoz Gestin logstica y distribucin Personal de bodega Adriana Muoz Gestin de recursos Diana Villada Mara Victoria C Adriana Muoz Gestin financiera Patricia Marn Personal contabilidad Gestin de la Calidad ngela Muoz Adriana Muoz OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Evaluar el sistema de Gestin para verificar que cumpla con los requisitos definidos en la norma NTC ISO 9001:2008 y los requisitos definidos por la organizacin.

N2

FORTALEZAS La gerencia de la organizacin continua con su compromiso para el sostenimiento del S.G, Esto se ha evidenciado con la asignacin de recursos y medios para su gestin. El conocimiento tcnico ,normativo y legal, que el personal tiene acerca de los productos comercializados en la compaa, esto permite garantizar que se preste un servicio con calidad y con responsabilidad ,y permite ser ms competitivos y as poder explorar nuevos mercados. El sistema de gestin cuenta con suficiente informacin para su desempeo, la poltica del sistema, los objetivos y los indicadores estn claramente definidos. La sealizacin de la empresa, el orden, aseo y zonas de trabajo con demarcacin ayudan a un ambiente de trabajo agradable y productivo. El alto grado de compromiso de todas las personas de la organizacin con el

sistema de gestin. El buen conocimiento que se tiene acerca de la normatividad aplicable a la organizacin. Se cuenta con un buen clima organizacional y efectivos medios de comunicacin entre los diferentes procesos de la empresa. N3 Proceso HALLAZGOS ENCONTRADOS

NO CONFORMIDADES

REQU ISITO

Gestin mercadeo y ventas Gestin de aprovisionamiento y almacenamiento Gestin de recursos

No estn establecidos los requisitos para el uso y/o recomendaciones acerca de los productos suministrados a los clientes. Entr otros son los cuidados en cuanto la manipulacin, embalaje, condiciones de 7,2,1 almacenamiento y conceptos tcnicos y normativos del producto. b Se encontr el formato para la toma de los pedidos sin ningn tipo de control segn lo establecido en el procedimiento para el control de 4,2,3 documentos.

No estn establecidos los criterios para la seleccin, la evaluacin y la reevaluacin de los proveedores con los cuales la organizacin realiza sus 7,4,1 compras. Al verificar la forma como se almacenan los productos, se encontr que el producto RESINA, est siendo almacenado en la bodega donde la temperatura es de 19C y l % de humedad se desconoce, incumpliendo lo requerido por en la ficha tcnica de este producto, que describe que debe 7,7,5 ser almacenado bajo condiciones ambientales de 21 a 24 C y una humedad relativa entre 70 y 75 %. Para el producto IONOMERO se encontr que el sitio de almacenamiento debe estar en 23C y la humedad en un 50%, al verificar estas condiciones se encontr que el rea de almacenamiento presentaba una temperatura de 19C y l % de humedad en 55%. Al verificar los reportes realizados a las condiciones ambientales en la zona de almacenamiento, se evidencio que los das 10 y 14 de enero de 2011 7,5,2 dio como resultado 47% y 57 % de humedad respectivamente, incumpliendo lo establecido en las fichas tcnicas que determinan un 55% de humedad.

No se evidencio concordancia entre las habilidades y funciones definidas 6,2,2 en el perfil del cargo y la evaluacin de desempeo.

Gestin logstica y distribucin

Al revisar los equipos que se utilizan para la verificacin de la temperatura y de la humedad, se encontr que el termo higrmetro ETP-101 no 7,6 contiene ningn tipo de identificacin, lo que no permite conocer el estado C de calibracin. En el rea de almacenamiento se encontr dos productos BLANQUEAMIENTO con fechas de vencimiento inferior a lo establecida 7,5,3 por la organizacin, estos productos no estaban identificados lo cual no permite conocer si son aceptados o rechazados. Se encontr que el formato de control de despachos no indica la(s) 8,2,4 persona(s) que autoriza(n) la liberacin del producto al cliente. No se encontr evidencia que la organizacin realice planificacin del sistema de gestin, lo que impide garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC ISO 9001/2008. Al revisar la documentacin del sistema de gestin de cada uno de los procesos, se encontr que esta se encuentra en los diferentes equipos de la organizacin sin ningn tipo de proteccin lo que no permite garantizar estos no pueden ser modificados por los usuarios. Se evidencio que los formatos FOR-O-04/18-01-2007, FOR-S-32/17-122010, FOR-S-09-2007-01-19 presentan inconsistencias con respecto al listado maestro de documentos en cuanto a las fechas y versiones. Se evidencio que a la organizacin llegan documentos externos como lo son normas tcnicas, fichas de seguridad, informes de mediciones externas, estos documentos son considerados tiles para el buen funcionamiento de los procesos, a los cuales no se le aplican ningn tipo de control. 5,4,2

4,2,3

Gestin de la Calidad

4,2,4

4,2,3 F

No se tienen establecidos los lineamientos por la NTC ISO 19011, para la 8,2,2 gestin del proceso de auditoras internas, la seleccin y la evaluacin de los auditores no se realiza. N4 Gestin gerencial OBSERVACIONES ( OB ) / OPORTUNIDAD DE MEJORA (OM) Es conveniente incluir ms explcitamente en la revisin por la direccin cada uno de los requisitos exigidos en la NTC ISO 9001/2008 5,6. (OM) Se debera formalizar los medios utilizados para la comunicacin dentro de la organizacin y de que la comunicacin se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin de la calidad. (OM) La responsabilidad del representante de la direccin debera incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestin de la calidad. (OB) Se debera dejar evidencia que demuestre el compromiso de la gerencia para con el S.G, ni tampoco la mejora continua y la eficacia de este. (OM) Se evidencio que la organizacin realiza encuestas a la satisfaccin de los clientes, los criterios para la ejecucin de estas no estn definidos. (OB) El formato para documentar las quejas solo contiene la opcin de Queja, los Reclamos, Sugerencia, Felicitacin, Garanta y Devoluciones, es conveniente tomarlos en cuenta. (OB) Si bien se gestionan las quejas y los reclamos de los clientes, estas deberan ser tratadas de forma separadas. (OM)

Gestin mercadeo y ventas

Es necesario categorizar las quejas y reclamos de los clientes con el fin de llevar un anlisis de cada una de las causas y comenzar a aplicarles un pareto y trabajar en las causas raz. (OM) Es conveniente que los nombres de los cargos concuerden tanto en el organigrama, Perfil de Cargos y documentacin en general. (OM) Se debe definir ms claramente la autoridad en cada uno de los cargos de la empresa, esto con el fin de que los empleados sepan hasta donde pueden tomar decisiones. (OB) Es recomendable establecer una salida de emergencia adicional a la que se tiene actualmente, esto con el fin de proteger la integridad de las personas que laboran en la organizacin en caso de alguna eventualidad. (OM) Se recomienda formalizar las actividades correspondientes al control realizado a los equipos de medicin utilizados por la organizacin y establecerlas y documentarlas. (OM) Es recomendable incluir dentro del cronograma de mantenimiento la iluminacin de las instalaciones y otras que sean consideras como necesarias para el buen funcionamiento de los procesos. (OB) Gestin de aprovisionamiento y almacenamiento Gestin logstica y distribucin Gestin de la Calidad

Gestin de recursos

Se debera tener un listado de proveedores de servicios y as poder determinar cules de estos son los proveedores crticos para la organizacin. (OM)

Se recomienda formalizar e ingresar al sistema de gestin la tabla ubicacin en bodega, ya que esta es utilizada para la buena gestin de los productos y es tomada como referencia por el personal de bodega. (OM) Es recomendable hacer medicin a las inconsistencias resultantes en el proceso de recepcin de productos, esto permite medir el grado de cumplimiento entre lo solicitado y lo recibido. (OM) Es conveniente definir la tolerancia de cada uno de los productos y que las personas la conozcan para un mejor control de las especificaciones de las fichas de homologacin. (OM) Es recomendable referenciar en el manual de calidad los tems correspondientes al cumplimiento de los requisitos 7, 5,3 identificacin y trazabilidad, 7, 5,4 propiedad del cliente, 7, 5,5 preservacin del producto, 7,6 control de los dispositivos de seguimiento y medicin. (OM) Las acciones correctivas definidas para las no conformidades detectadas en los procesos deberan mejorar su documentacin esto con el fin de asegurar que la causa raz que las origin sea eliminada. (OM) Si bien la organizacin analiza los datos de cada uno de los procesos, es recomendable incluir los responsables y el tiempo para la ejecucin de las mismas. (OM)

Se recomienda incluir un proceso de MEJORA en la organizacin. (OM) Gestin financiera Gestin de pedidos Es recomendable ingresar al listado de requisitos legales, la ley 1429 y 1430 de 2010. (OB) Se encontr que para la gestin de los pedidos se utiliza el aplicativo UNIX, Es recomendable describir estas actividades de forma que no se vea perjudicado el proceso por falta de operacin. (OM)

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA Los procesos son adecuados para el alcance de la organizacin, se tienen definidos los parmetros para el mejoramiento continuo, es necesario reajustar varios aspectos y realizar control sobre lo planeado en la documentacin de la organizacin. El sistema es conveniente para la organizacin y es adecuado a su tamao, se deben corregir los aspectos en los puntos detectados con anomalas. Importante el compromiso de la gerencia para con el sistema de gestin, se realiza buena planeacin de las actividades. Se concluye que el sistema ha madurado, se ve el avance obtenido durante el 2010, y cumple para recibir la auditoria de renovacin que se realiza este ao por el ente certificador.

FIRMA DEL AUDITOR LDER

FIRMA DEL AUDITOR ACOMPAANTE

BIBLIOGRAFA MANUAL DE AUDITORIA INTEGRAL Y AMBIENTAL- autor Dr.Jaime I. Wolinsky- Editoria Osmar Buyatti Argentina 1998

CIBERGRAFA http://drupal.puj.edu.co/files/OI042_Ivan%20Puerres_0.pdf http://www.auditoriapublica.com/hemeroteca/200003_20_55.pdf http://www.economia48.com/spa/d/auditoria-operativa/auditoria-operativa.htm

http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=auditoria%20operativa&source=web&cd=11&v ed=0CCwQFjAAOAo&url=http%3A%2F%2F212.9.83.4%2Fauditoria%2Fhome.nsf%2FTodos%2F 95348AB97A50E8D4C12575BD004A7328%2F%24FILE%2FDIFERENCIAS%2BENTRE%2BLOS%2B DISTINTOS%2BTIPOS%2BDE%2BAUDITORIAS.doc&ei=jy9YT9XsEcy2tweO8_j2Dg&usg=AFQjCNE tSm41czFSNkonS7pZ1unDVJMg2w