Descrição e Análise de Funções

ENQUADRAMENTO TEÓRICO Apresenta-se uma breve fundamentação e enquadramento teórico do processo de Descrição e Análise de Funções. A descrição de funções teve origem na corrente de ideias conhecida no princípio do século XX sob a designação de “organização científica do trabalho” e de que Taylor e Gilbreth foram os representantes mais destacados, a eles se devendo a introdução dos métodos analíticos na gestão das empresas. A avaliação de funções é uma técnica que pretende definir o valor relativo do trabalho, ou seja, não pretende avaliar o valor absoluto dos postos de trabalho mas somente avaliar a importância relativa de um posto em relação a outro. Trata-se por conseguinte, de descobrir um método sistemático de estabelecer no seio de uma empresa, uma ou mais hierarquias de importância dos postos de trabalho existentes, que servirão posteriormente de base para uma determinação precisa dos valores das remunerações. A filosofia em que se inspira esta técnica assenta nos princípios fundamentais da lógica e da equidade. Esta técnica é sustentada pela hipótese de que as tarefas que cada posto de trabalho comporta são definidas, ou susceptíveis de ser definidas, independentemente da pessoa que o ocupa. Um sistema de análise e qualificação de funções não deverá ser nunca considerado um instrumento estático, uma vez que as organizações evoluem ao longo do tempo, quer por força de inovações tecnológicas, quer por alterações de mercado ou simplesmente por mudanças de orientação na gestão de pessoal. É necessário que a hierarquia dos postos de trabalho e dos salários se adapte a um ambiente em constante mudança. A DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE FUNÇÕES (DAF) A análise de funções envolve duas dimensões: a primeira refere-se a elementos como responsabilidade, os deveres, a natureza e o nível de decisão, que são requeridos ao indivíduo; a segunda dimensão refere-se à contribuição individual, ou seja, à

quantidade de talento. assim como. de entre as quais se destacam as entrevistas e os questionários. Assim a descrição de funções deverá ser vista como um instrumento de gestão que é utilizado para atingir determinados objectivos e só terá valor para atingir esses . a descrição de funções pode conter informações relativas às condições de trabalho. de uma forma sistemática a informação relativa a esses elementos.. sem analisar movimentos. porque sempre que precisam de uma descrição de funções ela está incompleta ou obsoleta. junto com a descrição de funções aparece também um documento que contém as especificações da função e que lista as qualificações ou qualidades pessoais requeridas para aquela função. a maioria das críticas centra-se na maneira como ela é utilizada e não no porquê da sua existência. instrumentos e materiais utilizados. Os elementos podem ser tarefas ou elementos. alguns autores referem a necessidade de distinguir entre análise e a descrição de funções. experiência e esforço colocados no desenvolvimento das funções. Normalmente. com o propósito de compilar. as especificações da função não são parte integrante da descrição de funções. e às responsabilidades e deveres. ferramentas. No entanto. Alguns trabalhadores consideram-na desnecessária. porque acreditam que sabem exactamente o que têm que fazer. capacidades. Não existe uma posição unânime relativamente ao valor de uma descrição de funções. A este propósito. etc. Há quem considere que a descrição de funções só serve para impedir os trabalhadores de fazerem determinadas coisas. Por sua vez a descrição de funções (“Job description”) refere-se a um documento que contém a informação recolhida pela análise de funções. de uma forma prática e facilmente perceptível. A primeira (“Job analysis”) pode ser entendida como o processo pelo qual as funções são decompostas nos seus elementos constituintes (entendendo-se elementos como a unidade mais pequena em que se pode dividir uma tarefa. Quanto aos directores. acções ou os processos mentais envolvidos). responsabilidades e deveres. No entanto. conhecimento. máquinas. analisar e sintetizar. Para além da informação relativa às tarefas e aos elementos. Existem várias formas de conduzir uma análise de funções. também a consideram desnecessária.

para uma boa “performance” Existem três fontes de informação principais relativas às funções: a pessoa que a exerce. Para determinar critérios de selecção relevantes e os meios para os medir. Estas informações deverão conter as tarefas a concretizar ou o comportamento esperado do trabalhador. COMUNICAÇÃO DO PROGRAMA E RECOLHA DE INFORMAÇÃO . O tipo de fonte a utilizar depende da natureza da função. do método para compilar a informação e do objectivo ou objectivos a alcançar. Contudo. deveremos em primeiro lugar determinar critérios de sucesso e eficiência. Utilizam-se mais frequentemente as descrições orientadas para a tarefa. que deverão ser clarificados e definidos deste o princípio para evitar utilizações irracionais ou ineficazes. o contexto no qual o trabalho é efectuado e as qualificações requeridas. do tempo e dinheiro disponível. uma vez que. quer em termos de comportamentos. Isto significa. os objectivos do trabalho. darlhes-íamos uma maior autonomia). as máquinas ou instrumentos utilizados. devido à grande variedade de comportamentos que um indivíduo efectivamente tem no desempenho de uma função. ao método para a recolher e as pessoas que a irão recolher. o seu superior hierárquico imediato e/ou um analista. No entanto. Paralelamente. identificar os comportamentos que o sujeito deve adoptar. em termos de responsabilidades e deveres. do objectivo e do tipo de função que está a ser descrita. para que se satisfaçam virtualmente todos os potenciais objectivos de uma descrição de funções. Tais informações dependem. no entanto. dever-se-á fazer um esforço para especificar os tipos de comportamentos requeridos. se tivéssemos que descrever funções administrativas (staff) ou de produção. do tipo de informação requerida. deverá também ficar definida a natureza da informação a recolher (uma vez que depende directamente do tipo de objectivos a atingir). os quadros e as funções de gestão tendem a ser descritas em termos de responsabilidades e deveres (neste caso. A descrição de funções pode ser descrita quer em termos de tarefas. Daí a importância colocada na definição dos objectivos.objectivos.

tais como: o estilo de comunicação interna que prevalece na organização. diminuindo as suas probabilidades de sucesso. Não existe nenhuma fórmula específica para se comunicar um programa de análise e descrição de funções. deve ficar claro que a avaliação se centrará na função e não em quem a desempenha. Sempre que a descrição seja utilizada para avaliar funções. <!--[endif]-->Se as funções a ser descritas são executadas por trabalhadores sindicalizados. <!--[if !supportLists]-->3.. se se utilizam ou não analistas externos. <!--[if !supportLists]-->4. antes de se disseminar a informação. Uma boa comunicação de um projecto de descrição e análise de funções obedece a determinadas características: <!--[if !supportLists]-->1. “O quê ?” (tipo de informação). Nestas circunstâncias.O sucesso de um projecto de descrição e avaliação de funções depende da qualidade e forma como este é comunicado. No entanto. <!--[endif]-->A administração deve demonstrar um apoio total e incondicional ao projecto. Quando o projecto é comunicado unicamente por memorando. etc. e “Como ?” (fases do processo). torna-se difícil para ao trabalhadores obterem respostas para as suas questões e preocupações. <!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->A informação relativa ao projecto deve responder ao “Porquê ?” (objectivos). as diferentes categorias profissionais que irão ser analisadas. o tipo de procedimento adaptado para recolher informação. deve ter-se em consideração diversos factores. o respectivo sindicato deve ser informado do programa. é provável que comeces a circular rumores negativos relativamente o programa. antes dos seus colaboradores. . se existem ou não representantes dos respectivos sindicatos. <!--[endif]-->Os encarregados e chefes de equipa devem ser informados sobre a implementação do projecto.

denominadas técnicas estruturais. o “grau de participação” do posto de trabalho na obtenção de resultados da empresa. . Recentemente.<!--[if !supportLists]-->5. deve ser dada a oportunidade de esclarecer todas as dúvidas que um programa deste tipo coloca. <!--[if !supportLists]-->6. Pode-se afirmar que as descrições de funções contribuem para garantia a autoridade.F. As descrições de funções devem “compreender necessariamente o enquadramento do posto de trabalho na estrutura da empresa. o grau de “autonomia de decisões” de que dispõe o titular. ou seja. As descrições de funções contribuem para “garantia a autoridade” porque a generalidade das pessoas está mais disposta a cumprir as directrizes quando aceitou com conhecimento de causa as responsabilidades das suas funções. os meios de que dispõe e a necessidade de recurso a serviços de terceiros ou a prestação de serviços a outros. incentivar a iniciativa e favorecer a coordenação. os dispositivos de “regulação das actividades” que permitam resolver atempadamente as deficiências de execução e rectificar a acção com vista aos objectivos fixados. as suas responsabilidades quanto à prossecução dos objectivos. a sua natureza. <!--[endif]-->Se se utilizarem entrevistas e/ou observação.A. A informação relativa aos conteúdos é normalmente recolhida através das conhecidas técnicas tradicionais ou convencionais: observação. permitindo gerir melhor os quadros. <!--[endif]-->Aos trabalhadores que irão descrever as suas funções. para recolher informação. o analista – especialmente se for externo à empresa – deve ser apresentado aos encarregados e aos trabalhadores directamente envolvidos na projecto. questionários e entrevistas. os analistas têm desenvolvido outros métodos para a análise de funções. isto é. das quais. VANTAGEM DA UTILIZAÇÃO DA D. a sus dependência hierárquica. conhece de antemão os resultados que se esperam de si e as condições em que serão aplicados os critérios de chefia e não ignora as funções nem as obrigações dos dirigentes. o âmbito das suas actividades. as análises funcionais e os questionários estruturados são as mais utilizadas. e contribuem para a solução de problemas de organização.

o que contraria a ideia de que campos de acção pouco definidos estimulam os indivíduos mais dinâmicos e empreendedores. na programação das actividades e na obtenção de resultados. um valioso instrumento para. de atribuições ou de comunicação que se podem colocar. b) Missão da Função. Deveres e Responsabilidades e d) Informação Adicional (esta última parte. O nome de uma função deve ser cuidadosamente atribuído. Esta ideia consiste. Finalmente. para além de poder conter as especificações da função. Assim. as descrições de funções constituem. a elaboração das descrições de funções permite encontrar soluções através de processos flexíveis e adaptados. divide-se normalmente em quatro partes: a) Informação Geral. A coordenação é. c) Descrição das Tarefas. na verdade. sem dúvida. com bases sólidas.As descrições de funções “incentivam a iniciativa”. ESCRITA DAS DESCRIÇÕES DE FUNÇÃO Com base nas notas recolhidas durante a observação. solucionar problemas de organização geral da empresa. para diagnosticar e solucionar os problemas de estrutura. Por outro lado. uma vez que este confere um . tão necessária com a multiplicação dos especialistas e a existência crescente de equipas díspares compostas de elementos com linguagem e mentalidades heterogéneas. que nem sempre aparece. o analista pode posteriormente descrever a função. A primeira parte de uma descrição de funções contém informações relativas à localização do posto de trabalho na organização. durante a sua elaboração. nos questionários preenchidos pelos trabalhadores ou superiores hierárquicos. As descrições de funções “favorecem a coordenação”. deverá por exemplo conter informações relativas a: NOME DA FUNÇÃO: Refere-se ao nome da função que está a ser descrita. A descrição de funções. facilitada quando cada um actua espontaneamente e conhece os objectivos e as atribuições dos colegas. em deixar que o acaso intervenha na repartição de atribuições. nas notas retiradas das entrevistas ou em qualquer informação existente. é facultativa).

enquanto que outras utilizam os códigos standard da sua área de negócio ou indústria. Este código deve aparecer na descrição de funções. . <!--[endif]-->Utilizar um estilo de narrativa directo e conciso. Em 1956. NOME DA FUNÇÃO DO SUPERIOR HIERÁRQUICO IMEDIATO: Com vista a estabelecer quais as relações de autoridade. CÓDIGO DA FUNÇÃO: Para simplificar a gestão de programas relacionados com as funções. a “European Productivity Agency”. Após a informação relativa à localização da função na organização. <!--[endif]-->Começar as frases com verbos de acção. inclui-se normalmente o nema da função do superior hierárquico ao qual o trabalhador reporta directamente. que explicita de uma forma muito geral o “porquê” da existência daquela função. <!--[if !supportLists]-->2. DATA: Dado que o conteúdo das funções pode sofrer alterações e necessitar de ser alterado. definiu as seguintes linhas de orientação para utilizar nas descrições de função. no presente do indicativo e na terceira pessoa do singular. DEPARTAMENTO OU DIVISÃO: Identifica o departamento ou divisão ao qual a função pertence e fornece algumas indicações sobre a natureza do trabalho. datar uma descrição de funções ajuda a mantê-la actualizada. nome e posição das respectivas funções.determinado status e pode implicar diferentes responsabilidades e consequentemente diferente salário. algumas organizações desenvolvem um sistema de códigos de função próprios. LOCAL DE TRABALHO: Contém a especificação geográfica do local de trabalho. pode indicar a necessidade de uma revisão. Da mesma forma se inclui o número de subordinados. a saber: <!--[if !supportLists]-->1. normalmente inclui uma secção intitulada “Sumário da Função” ou “Missão da Função”. assim como. a descrição de funções.

exigências e responsabilidades inerentes à concretização das referidas tarefas. com características semelhantes quanto a aptidões. <!--[endif]-->Cada frase deve conter uma afirmação explícita. Função Conjunto de tarefas integradas em postos de trabalho inseridos em unidades de trabalho diferenciadas. <!--[if !supportLists]-->5. envolvendo esforço físico ou mental. Devem indicar-se as relações existentes entre eles. GLOSSÁRIO Análise e Descrição Técnica que permite determinar o conteúdo de uma função e as exigências de realização (conhecimentos. Operação Parcelas de trabalho determináveis e faseadas. segundo uma metodologia uniforme. aplicado à concretização de objectivos específicos. <!--[endif]-->Não descrever os elementos observados. com aptidões. responsabilidade. bem como o seu registo. ainda que variem os meios e algumas condições gerais. <!--[endif]-->Utilizar termos precisos (devem especificar-se as quantidades. exigências e responsabilidades específicas e inseridas numa dada unidade organizativa da empresa. pesos. de forma separada. em que se decompõe o conteúdo do posto de trabalho ou função. Posto de Trabalho Conjunto de tarefas destinadas à concretização de um objectivo laboral prédeterminado.<!--[if !supportLists]-->3. medidas e frequências. . Tudo o que for implícito deve tornar-se óbvio para o leitor. evitando no entanto. por forma a passar uma ideia concreta da função. o excesso de detalhes). ambientais ou de organização. condições e esforços). <!--[if !supportLists]-->4. Tarefa Componentes de um posto de trabalho ou funções caracterizadas por um conjunto de operações integradas e sequenciais.

a médio e a longo prazo. . condições e esforços de trabalho. cujo agrupamento se baseia em critérios de afinidade da natureza do trabalho. que se o consultor da empresa de TT for especialista em Descrição e Análise de Funções. o aproveitamento das capacidades potenciais das mesmas.F. A D. pelo menos a nível departamental. bem como as suas exigências em termos de conhecimentos. de modo a conseguir. obriga à descrição das funções. e o Trabalho Temporário Tendo em conta a diversidade de funções com que os potenciais empregados abordam as empresas de Trabalho Temporário e ainda o facto da maioria das empresas se encontrarem certificadas segundo a norma ISO 9001/2000. responsabilidades. Família profissional Conjunto de profissões. experiência.A. pode facilmente compreender as necessidades dos postos de trabalho disponíveis nos seus clientes e melhor ajustar os perfis dos candidatos. e sendo que esta. normalmente. exigências próprias. Pesa ainda o facto. é fundamental que as empresas de TT passem a descrever as funções pelo menos sumárias dos candidatos. Planificação de carreiras Conjunto de actividades conducentes à determinação de linhas de progresso profissional das pessoas.Monografia de função Documento escrito. do tipo de actividade funcional ou factores de qualificação. de modo a melhor poderem sugerir aos seus clientes colaboradores com experiência adequada aos perfis desenvolvidos nas descrições de funções do negocio em apreço. Categoria profissional Designação contratual identificadora de uma ou várias funções a que corresponde um determinado nível de remuneração e que pressupõe. Esta é uma mais valia que uma empresa de TT pode ter relativamente às suas concorrentes. que descreve detalhada e organizadamente as tarefas inerentes a uma determinada função.

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