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O líder moderno arruma tempo para

extrair o melhor de seus


colaboradores

C omo aplicar o tempo fez a diferença numa empresa do Rio de


Janeiro. No inicio do trabalho de consultoria e desenvolvimento das
habilidades de liderança da diretoria, o clima era de inveja, intrigas e
hipocrisia. As pessoas não se entendiam e existia uma rivalidade entre o
gerente comercial e financeiro. De fato parecia que existiam duas empresas
num só local de trabalho.

Em qualquer situação na vida, você vai ter sempre pelo menos dois
caminhos, e quase sempre um é pela inércia, ou seja, mais confortável, não
exige esforço nenhum, é quase o obvio (o qual depende das crenças e
paradigmas que tenha adquirido ao longo dos anos); e o outro é mais difícil,
exige muito mais esforço, algumas vezes não é muito claro, mantemos uma
resistência normal e ainda acreditamos que não vai dar certo. Uma coisa eu
garanto, este último, vai fazer você crescer. Se você quer crescer, saia do
comodismo, da zona de conforto.

Tentar se eficiente e eficaz é totalmente irrelevante se não sabe onde e


como aplicar o tempo. É preciso dispor de objetivos e metas muito bem
avaliadas e claras, onde não se tenha mais dúvida nenhuma. Uma forma
simples para identificar estas prioridades é se perguntar quanto gostaria de
ganhar por mês e dividir isto pelas 160 horas de trabalho. Uma vez
identificado este valor (tem que ser um desafio e ao mesmo tempo viável
de ser alcançado) determine que de agora em diante não fará nada que
pague menos do que este valor por hora, multiplicado pelo tempo que
poderia demorar.

O tempo é o principal recurso que dispomos para ganhar dinheiro,


concorda? Então, como está utilizando seu tempo atualmente? Se você
fosse analisar onde aplica seu tempo, com certeza ficaria surpreso com
quantas atividades que são feitas por dia e que não tem tanta importância.
Agora, para conhecer com precisão quais são essas atividades, precisa ter
plena consciência delas, e para isso vai ser necessário fazer um registro
detalhado delas.

A diferença entre os gestores que conseguem melhores resultados e os que


não conseguem, mesmo trabalhando 18h por dia, está justamente em como
administrar esse recurso precioso que é finito. É uma questão de identificar
e trabalhar com prioridades.
Então, para aproveitar melhor o tempo, você deve conhecer com detalhes
onde o está aplicando atualmente. Cuidado! A tendência geral é confiar na
memória. Nesta hora é melhor desconfiar nela, ela poderá nos trair. Quando
tiver registrada essa informação, procure responder o seguinte: as
atividades que realizo diariamente são coerentes e impulsionam meus
objetivos atuais?. Realmente estou aplicando o tempo em atividades
relevantes e importantes?

Na realidade, o tempo não pode ser aumentado, dilatado, poupado,


racionalizado (administrado), ou seja, não podemos manipular o tempo. O
que podemos fazer de forma objetiva e realista é examinar como o
aplicamos. O resultado final desta análise não vai ser uma técnica, nem
uma fórmula mágica ou burocrática e sim o primeiro passo para o
reconhecimento do que fazemos diariamente, comparado com o que
deveríamos estar fazendo. Os resultados que temos atualmente são
conseqüência do que fazemos e o que deixamos de fazer, daí, se não
estamos gostando destes resultados, é preciso mudar. Ai vem a pergunta: o
que preciso fazer para mudar, para ter melhores resultados?? Isto significa
questionar alguns paradigmas que limitam nossas atitudes, significa abrir a
mente para novos conhecimentos, crenças, funções, rotinas, etc. que nos
levem em direção aos resultados que almejamos. Que funções, quais
rotinas seriam essas?

Se você quer realmente ser um líder eficaz para os outros, comece sendo
um melhor líder para você mesmo. Comece a se questionar e aplicar melhor
seu tempo. Vamos iniciar por conhecer como aplica atualmente seu tempo.

Pegue uma agenda velha com espaço ou caderno e divida-o em intervalos


de 15 ou 30 minutos, a partir da hora em que inicia sua agenda de trabalho,
e determine que vai parar a cada hora para anotar o que fez. Não considere
o tempo que leva para anotar.

Esta ação requer antes de tudo auto-disciplina e persistência, sem estas


duas virtudes, vai ser difícil ir até o final, porém muito provavelmente vai se
surpreender com os resultados.

Todos contamos com 168 horas semanais. Quantas horas dedica para o
trabalho? Quantas para a família? Quantas para estudar e se manter
atualizado? Quantas para cuidar da saúde? Quantas dedica para a vida
espiritual?, etc. Em suas horas de trabalho, como distribui o tempo?

 Quanto tempo dedico para planejar, prever e atuar pró ativamente?


 Quanto tempo dedico para definir (por escrito) e atualizar minhas
metas no trabalho?
 Quanto tempo dedico para os imprevistos e pendências?
 Quanto tempo dedico para priorizar minhas tarefas e até delegar
outras?
 Tenho uma estratégia definida para evitar interrupções e procuro
cumpri-la?
 Sou capaz de dizer NÃO quando preciso?
 Procuro arrumar um tempo para relaxamento e formas de evitar a
tensão?
 Será que aplico adequadamente meu tempo?

Onze pontos importantes para melhorar o desempenho

1. Define claramente os objetivos e metas e seleciona os mais importantes;


2. Analisa como utilizas teu tempo;
3. Mantém sempre em teu bolso uma listagem das pendências;
4. Mantém sempre bem claro em tua mente um foco, o resultado prioritário,
aquele desafio que você mesmo se colocou;
5. Planeje sempre seu dia, desde o dia anterior;
6. Procrastinar somente o secundário, aquilo que pode ser delegado, nunca
a prioridade máxima e que somente você pode fazer;
7. Administre e acompanhe as tarefas que foram delegadas, inclusive até
para testar a capacidade de cada subordinado;
8. Aprenda a dizer NÃO, as vezes é necessário, porém sempre que isto
acontecer, explique por quê;
9. Acompanhe o trabalho diária (ou semanalmente) numa reunião rápida e
objetiva;
10. Mantenha o foco no resultado almejado;
11. Não esqueça da pessoa mais importante.

Depois de três meses de trabalho, com reuniões semanais de 8 horas a


diretoria da empresa, junto com sua equipe de gerentes, passaram a ser
melhor avaliados pelos subordinados, fornecedores e clientes. "A diretoria
esta administrando melhor seu tempo", disse um dos principais
fornecedores da empresa. "Estão atuando mais pró ativamente, não mais
esperam o problema acontecer para agir", falou um dos encarregados da
empresa. "Na realidade estão tendo tempo para extrair o melhor de cada
colaborador e ajudá-los a se realizar profissionalmente . . é uma situação
nunca antes vista aqui na empresa". Este é o resultado de um trabalho
árduo e complexo, pois exige sair da zona de conforto, quebras de
paradigmas e uma afinidade com as mudanças, tão necessárias nas
empresas modernas. E na sua empresa, como funciona a sua diretoria??

(*) Por Federico Amory


Líder principal da Eficaz Consultoria de Gestão (Amory Serviços S/C Ltda.) -
http://www.empresa-eficaz.com.br. - E-mail: ee@empresa-eficaz.com.br.