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GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS

ESCOLARES

MultiUser

Autor: João Calca


ÍNDICE

Pag.
INTRODUÇÃO 3
CARACTERISTICAS TÉCNICAS 4
Sobreposição de Ficheiros 5
Reorganizar a Base de Dados 5
INSTALAÇÃO
Servidor de Rede 6
Terminais 8
LOGIN
Adicionar uma Escola 9
Adicionar um Ano Lectivo 10
Adicionar uma Versão 10
Login 10
BASE DE DADOS e FICHEIRO .gpn 12
Transferir ficheiro .gpn para Base de Dados 12
Transferir Dados para um Ficheiro .gpn 13
Segurança da Base de Dados 13
GESTÃO DE UTILIZADORES
Gestão de Utilizadores 14
Alterar a Password 15
Direitos de Acesso dos Utilizadores 15
Trabalho em Simultâneo 22
TRABALHAR POR DEPARTAMENTOS
Optimização de Horários para Departamentos 23
Geração de Horários por Departamento 24
SUBSTITUIÇÕES
Preparação das Substituições 25
PROTECÇÃO DE DADOS
Proteger Acesso à Base de Dados 25
Backup de Segurança dos Dados 26

CONVERTER PARA VERSÃO 2008 27


MYSQL 28
NOVOS DIREITOS DE UTILIZADORES 32
EXPORTAR EM FICHEIRO *.GPN 35
JUNTAR NA BASE DE DADOS 35
GUARDAR NA BASE DE DADOS 36

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INTRODUÇÃO

Em grandes estabelecimentos de ensino acontece frequentemente que são várias


pessoas a fazerem ao mesmo tempo os horários ou as substituições: Por exemplo
escolas profissionais ou instituições especificas com vários departamentos, em que
cada departamento introduz os seus dados.

O trabalho simultâneo de vários utilizadores até hoje ainda não era possível, apenas
um utilizador de cada vez podia introduzir dados no ficheiro *.gpn o que implicava
perdas de tempo, modificar os dados base (turmas, professores, salas, etc...) ou
verificar os erros e as suas causas.

Com o gp-Untis MultiUser, estes problemas fazem doravante parte do passado, uma
vez que esta nova versão permite que vários utilizadores trabalhem simultaneamente
sobre um mesmo ficheiro, o que é tecnicamente concretizado através da utilização de
todos os elementos numa única base de dados.

Daqui resultam um conjunto de vantagens:


 Vários utilizadores poderão trabalhar em simultâneo sobre os mesmos dados
(Aulas, Dados Base, etc..);

 Determinadas informações dos Dados Base (por ex. email, nº de telemóvel dos
professores, etc...) podem ser corrigidos ou inseridos ao mesmo tempo que
outras pessoas possam estar a trabalhar nos horários propriamente ditos;

 O gp-Untis MultiUser inclui um sistema de autorizações de utilização


hierarquizadas: Os utilizadores da secretaria por ex., não serão autorizados a
abrir e a aceder a determinadas janelas ou menus do programa, o que limita os
erros de utilização. Será cada instituição que define quem são os utilizadores
ou grupos de utilizadores e lhes confere os direitos de acesso.
 As diferentes secções ou departamentos da escola realizar os seus horários
em total independência, mesmo que os seus dados façam parte integrante do
ficheiro global da escola;

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 O trabalho desenvolvido nas Substituições é agora mais flexível, uma vez que,
por ex. a comunicação de uma ausência por parte de um professor, pode ser
lançada no gp-Untis pela secretaria, independentemente da preparação das
substituições, pois este trabalho pode prosseguir calmamente noutro local
realizado por outra pessoa.

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

A versão 2007 do gp-Untis MultiUser utiliza uma base de dados Microsoft Access,
ODBC (Open DataBase Connectivity) assegurando o acesso às tabelas. A
actualização dos dados é feita de maneira assíncrona, o que significa que o gp-Untis
verifica automaticamente, todos os 10 segundos, se os utilizadores fizeram alterações
de modo a actualizar as informações, se for caso disso. Não será necessário instalar o
MS-Access, um guia ODBC é suficiente para aceder à base de dados.

A utilização do gp-Untis MultiUser não exclui a possibilidade de transferir, ler ou gravar


dados com ficheiro *.gpn, que estejam na base de dados.

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SOBREPOSIÇÃO DE FICHEIROS

O gp-Untis MultiUser tem capacidade para acumular


dados de várias escolas numa única base de dados, e
por cada escola, vários anos lectivos, e por cada ano
lectivo, cerca de 255 versões diferentes de horários.
Uma versão de horários de uma determinada escola
num determinado ano lectivo, corresponde a um ficheiro
.gpn utilizado anteriormente.

REORGANIZAR A BASE DE DADOS

Caso a velocidade de execução do gp-Untis MultiUser


não seja a desejada, ou se o tamanho do ficheiro .mdb
for alterado (extensão dos ficheiro de Access), é
importante, e nós recomendamos, que reorganize a sua
base de dados e, para isso é necessário que tenha
instalado no computador o software MS-Access®. No
MS-Access® abra o ficheiro gpUntis.mdb e clique na
barra de menus principal em FERRAMENTAS
\UTILITÁRIOS DE BASE DE DADOS \ COMPACTAR E
REPARAR A BASE DE DADOS.

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INSTALAÇÃO
Podemos instalar o gp-Untis MultiUser quer em
Monoposto, quer num Servidor de Rede. Contudo iremos
indicar os procedimentos a realizar para uma instalação
em Rede, uma vez que a instalação em Monoposto é
igual à instalação no Servidor.

SERVIDOR DE REDE
Siga os passos que a seguir lhe apresentamos para

instalar o gp-Untis MultiUser. Os primeiros passos  e

 apenas deveram ser realizados uma vez, no servidor,


e os seguintes no SERVIDOR e em cada PC.

 Crie no seu servidor uma pasta acessível a todos


(partilhada) e copie para essa pasta o ficheiro
gpUntis.mdb que se encontra no CD de instalação do gp-
Untis MultiUser.

O nome de utilizador ADMINISTRATOR faz parte do


grupo de utilizadores com o mesmo nome e, já está
integrado automaticamente neste ficheiro, (sem
passeword definida) beneficia de todos os direitos de
acesso e de utilização.

 Instale o gp-Untis no servidor a partir do CD de


Instalação do gp-Untis;

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 Clique em INICIAR e depois em PAINEL DE
CONTROLO, duplo clic em FERRAMENTAS
ADMINISTRATIVAS;

 -Duplo clic no ícone Origem


de Dados (ODBC)

 Poderá ver na janela de


Administrador da Origem de Dados
ODBC, algumas fontes de dados já
criadas, nós queremos acrescentar
uma origem de dados para o gp-Untis.
Para isso, clique no botão
[ADICIONAR];

Se não quiser ADICIONAR a ligação


ODBC, conforme referido
anteriormente no separador origem de
Dados Utilizador, conforme indicado na imagem à direita,
deverá então, utilizar o separador de DADOS DO
SISTEMA para ADICIONAR a base de dados e
disponibiliza-la a todos os utilizadores.

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 Depois de clicar em [ADICIONAR..]
escolha na lista de opções apresentada,
Microsoft Access Driver (*.mdb), e depois
duplo clic. Caso esta opção não apareça
na sua lista de opções, poderá fazer o
download directamente da Microsoft,
fazendo procurar “MDAC”.

 Nesta nova janela, deverá indicar o


nome da BASE DE DADOS que deverá
ser associada. Escreva “gpUntis” e, de
seguida, carregue no botão
[SELECIONAR] e indique o caminho até
ao ficheiro gpUntis.mdb que copiou
inicialmente do CD para uma pasta
partilhada.

 Clique em [OK] para validar as suas escolhas


e feche todas as janelas.

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TERMINAIS

Após instalar o gp-untis no servidor de rede proceda da


mesma forma descrita anteriormente, em cada posto,
com excepão dos passos 1 e 2. Deste modo, todas as
indicações necessárias serão registadas no windows e,
cada utilizador terá acesso ao gp-Untis no seu
computador.
Deve igualmente configurar a ligação ODBC em cada
computador, tal como foi referido nas páginas anteriores.

 Em INICIAR \ MEUS LOCAIS DE REDE


escolha “VER WORKGROUP COMPUTERS”.
Depois de ver o seu servidor de rede, clique
sobre ele e no menu FERRAMENTAS escolha
“MAP NETWORK DRIVE” e escolha uma letra
qualquer que esteja livre.

No campo seguinte, PROCURE a pasta partilhada onde


está o ficheiro mdb e faça OK.

 Repita todo o processo explicado em  escolhendo


uma outra letra diferente para a DRIVE e, no campo
seguinte, PROCURE a pasta onde está o ficheiro
Untis.exe e faça OK.

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Deste modo terá ligações directas ao seu servidor de
rede, não sendo necessário instalar o gp-Untis em cada
posto, o que lhe vai poupar tempo sempre que pretender
ACTUALIZAR o gp-Untis, pois basta fazê-lo no servidor
e não em todos os postos.

LOGIN

Após entrar no gp-Untis, clique em Módulos


\ MultiUser \ Login, para fazer o Login. Logo
que a janela de Login abra, verá que tem
um aspecto igual à que apresentamos,
mas, ainda em branco.

Como o Login (procedimento para entrar)


não é possível sem uma escola, um ano
lectivo e uma versão devem ser, de
antemão definidos. Assim a primeira etapa consiste em
definir estes 3 dados.

ADICIONAR O CÓDIGO DA ESCOLA

Carregue no botão [NOVO] do campo Código da Escola, para acrescentar uma


nova escola.

O número de Escola inserido na Base de Dados, deve ser único. Caso a sua
instituição inclua 2 escolas, por ex., este número deverá ser diferente. Poderá
também escrever um texto, no campo nº de escola, com o máximo de 20
caracteres (por ex, Escola 1). No campo seguinte TEXTO, poderá escrever um
texto à sua escolha até 50 caracteres.

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ADICIONAR ANO LECTIVO
Tem a possibilidade de indicar para cada escola o ano
lectivo, tantos quantos os desejados. Clique no botão
[NOVO] para adicionar um novo ano lectivo.

Se um ficheiro .gpn foi alterado, o gp-Untis propõe-lhe o


ano lectivo que figura nesse ficheiro, podendo adoptá-lo
ou modificá-lo, caso não tenha sido realizada qualquer
alteração no ficheiro .gpn, a data proposta será a data do
sistema.

ADICIONAR VERSÃO

Poderemos adicionar até 255 versões diferentes de


horários por ano lectivo na base de dados, cada versão
corresponde a um ficheiro .gpn.

Clique em [NOVO] e indique um número para cada


versão, (por ex 1) e eventualmente um texto
complementar.

LOGIN

Logo que o código da escola, ano lectivo e a versão


sejam definidos, poderemos aceder à base de dados: a
que foi preparada pela Cardita, ainda vazio, mas que
inclui já o utilizador ADMINISTRATOR, cuja palavra
passe não foi ainda definida. Este utilizador tem todos os
direitos de acesso e não pode ser apagado.

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Assim, com o primeiro Login numa escola nova, a janela
de DADOS DE LICENÇA aparece após carregar no
botão [ok] da janela de Login. Caso os dados da licença
já estejam indicados correctamente, deve apenas
carregar no botão [ok] para fechar a janela e continuar,
como habitualmente no seu ficheiro gp-untis.

Para saber como transferir os dados de um ficheiro gp-


untis existente na base de dados, leia o capítulo
seguinte.

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BASE DE DADOS E FICHEIRO .GPN

TRANFERIR FICHEIRO .gpn PARA BASE


DADOS

Podemos facilmente passar os dados de um ficheiro .gpn


para a base de dados ou passar os dados introduzidos
na base de dados para um ficheiro .gpn.

Para transferir um ficheiro .gpn já existente para a


Base de Dados, comece por inserir em
CONFIGURAÇÕES \ DADOS DA LICENÇA, os
dados da licença que permitirá activar o gp-Untis
MultiUser. Depois de registado proceda da seguinte
forma:

 No ficheiro que acabou de registar, clique no menu


MÓDULOS\ MULTIUSER \ SUBSTITUIR DADOS DA
ESCOLA.

 Indique o número da escola, o ano lectivo e a


versão para as quais a transferência deve ser
feita. Poderá também adicionar uma nova
versão (proceda como indicado anteriormente).
Caso utilize a mesma versão, os dados
anteriores serão substituídos por estes.

 Escolha qual o Utilizador e a Palavra Passe e


depois clique em [OK]: Deste modo, estará a
funcionar com o seu ficheiro na Base de Dados .mdb, no gp-Untis MultiUser com
o Login indicado.

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NOTA: No que foi referido anteriormente sobre a base
de dados ficar em memória, caso pretenda realizar uma
cópia de segurança, basta entrar (Login) na versão
pretendida e gravar com o nº de outra versão e
prosseguir o trabalho.

TRANSFERÊNCIA DE DADOS PARA


UM FICHEIRO .gpn

Poderá gravar, sobre a forma de ficheiro .gpn, os dados


da versão em que está ligado (log on), clicando em
FICHEIRO \ GRAVAR COMO. Desta forma, poderá
continuar o seu trabalho noutro computador, sem estar
em rede, e depois voltar a colocar o seu ficheiro na
base de dados, da forma como já foi referido.

SEGURANÇA DA BASE DE DADOS

Deverá garantir, sempre, que ninguém pode aceder à


base de Dados enquanto trabalha no ficheiro .gpn, a
não ser que, não pretenda, depois, voltar a colocar as
alterações efectuadas no ficheiro .gpn na Base de
Dados. Ao colocar a nova versão na Base de Dados,
todas as alterações efectuadas pelos Utilizadores
serão perdidas.
Para evitar esta situação poderá temporariamente
renomear o ficheiro gpUntis.mdb, (para por ex.
gpuntis1.mdb), de modo a garantir que nenhum
utilizador consegue aceder à Base de Dados.

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GESTÃO DE UTILIZADORES

O gpUntis MultiUser propõe uma gestão de utilizadores


hierarquizada, constituída da seguinte forma:

 Grupos de Utilizadores

Cada grupo de utilizadores tem direitos claramente


definidos e podem atribuir-se tantos utilizadores
quantos desejar.

 Utilizadores

Cada Utilizador só poderá ser definido para um único


grupo de utilizadores.

Quando
entramos pela
primeira vez no
gp-Untis em
modo de Base
de Dados, o
programa cria,
de forma
automática, um
grupo de
utilizadores
chamado
“Administrador”
o qual dispões de todos os direitos de acesso. O gp-
Untis cria ao, mesmo tempo, o utilizador
“Administrador” pertencente ao grupo de utilizadores

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referido anteriormente. Nunca podemos modificar ou
apagar este utilizador ou este grupo de utilizadores.

O Utilizador criado automaticamente pelo programa,


não tem qualquer passeword definida, pelo que deverá
depois ser atribuída por si.

ALTERAR AS PASSWORDS

Se clicar em Alterar
PassWord na janela de
LOGIN do menu
MÓDULOS \
MULTIUSER, poderá
alterar a password definida para o utilizador
actualmente seleccionado.

Indique a password antiga (caso não haja pode ficar


em branco) e indique a nova password nos dois
campos seguintes. Clique no botão [OK]

DIREITOS DE
ACESSO DOS
UTILIZADORES

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Para indicar os grupos de utilizadores e os respectivos direitos de acessos que
cada um irá beneficiar, clique no menu Módulos \ MultiUser \ User
Administration \ User Groups.

Os utilizadores que não têm permissão de acesso à opção User Groups


podem, contudo, aceder a esta opção para consultar o seu próprio grupo e os
respectivos direitos de acesso.

Existem 3 níveis de autorizações:

 Sem Direitos

Significa que não está autorizado a utilizar


funções ou a ter acesso a determinadas opções
dentro dos menus ou fazer qualquer alteração: O
utilizador que não tem direitos, apenas pode ver,
pois irá encontrar a maioria dos menus em
cinzento, ou seja inactivos, caso tente alterar,
aparecerá uma mensagem de erro, avisando que
não tem permissão.

 Consultar

Significa que o utilizador pode entrar em


todos os menus e abrir todas as opções,
horários, etc, mas apenas para consultar,
não poderá modificar.

 Alterar

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O utilizador poderá modificar todos os dados e
informações onde aceder.

Existe um grupo de utilizadores “Administrador”


não alterável e, outros grupos de utilizadores para
os quais configurámos permissões de acesso.

 Adicionar escola\ Adicionar ano lectivo\ Adicionar


versão

Estas 3 opções permitem ao grupo de utilizadores que as


tiver, a possibilidade de carregar novos ficheiros de dados
na janela de Login.

 Gestão de utilizadores

Com esta permissão poderá adicionar ou alterar os direitos


dos diversos grupos de utilizadores e, consequentemente
dos seus utilizadores.

Contudo, quem tiver o direito de Gestão de utilizadores não


pode atribuir as seguintes autorizações: Administrador,
Adicionar escola, Adicionar ano lectivo e Adicionar versão.

 Administrador

O grupo de utilizadores que beneficie dos direitos de


Administrador tem, automaticamente também, o direito de
Gestão de utilizadores, contudo não é necessário que cada

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grupo que tenha direitos de gestão de utilizadores tenha
também direitos de Administrador.

Direitos e Permissões do grupo Administrador:

 Atribuir autorização de Administrador a outro utilizador


 Atribuir autorização de Adicionar Escola, Adicionar
Ano lectivo e Adicionar versão. Estas autorizações
são atribuidas automaticamente quando se atribui
direitos de Administrador, todavia, poderá altera-las
uma a uma.
 Tratar os Dados da Licença
 Gravar num ficheiro os dados da versão em que está
Ligado
 Realizar Importações\Exportações no menu
FICHEIRO \ IMPORT.\ EXPORT
 Importar ou Exportar Divisões

 Optimização

Esta autorização dará acesso às seguintes opções ou


funções:

 Optimização de horários

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 Optimização de horários por períodos (para isto será
necessários que tenha autorizações para os
determinados períodos).

 Optimização de Salas

 Regras de Ponderação

 Diagnóstico

 Diagnóstico +

 Análise CCC

 Apagar Horário

 Impressão

Caso esta opção esteja assinalada, o utilizador tem a


possibilidade de imprimir, horários, Estatísticas ou
Relatórios.

 Horário

Consultar Alterar
 Abrir Horários
 Alterar Horários
 Diagnóstico
 Interactivo
 Análise CCC
 Interactivo II
 Diagnóstico +
 Apagar Horário

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 Dados Base

Consultar Alterar

 Abrir as opções do menu  Alterar os Dados Base


Dados base

 Ficheiro\Funções Ajuda  Funções de Ajuda Grupo


de discp. p/ alias (Ficheiro\
Funções de Ajuda).

 Numerar Professores
(Ficheiro \ Funções de
Ajuda).

 Dados Especiais

Esta autorização dará ao utilizador acesso às seguintes


opções:

 Grupos/Departamentos
 Férias

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 As diferentes informações do menu Configurações.
Existem diferentes informações no menu
CONFIGURAÇÕES\ DIVERSOS que não são registadas
na Base de Dados, mas sim no disco local do
computador onde trabalha, no ficheiro untis.ini (por ex. o
caminho de acesso aos ficheiros de Auto-segurança,
save1, save2, save3, etc...).

 Horário-Info

 Reduções e Motivos de Reduções

 Grupos de Janelas

 As diferentes possibilidades de abrir as janelas de Dados


Base, Aulas ou Horários precisa pelo menos que tenha
autorização para consultar as opções referidas:

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 Aulas

Consultar Alterar
O direito de acesso a este
 Abrir as janelas de aulas menu inclui todas as opções
do Módulo Aulas, tais como:
 Dificuldades nas Disciplina
 Distrib. Serv. Professores
 Curso/Plano Estudos Optimização de
Acasalamentos
 Sequências das Aulas Criar as Aulas a partir dos
currículos (Curso/Plano
 Grupos (Aulas) Estudos)

Assim como as funções de


Ajuda

 Acasal. Na Seq. Aulas


 Nº de alunos nas aulas
 Dividir aulas em h. Simples

 Períodos

Esta autorização permite ao seu utilizador criar, alterar


ou consultar períodos (caso tenha licença para o Módulo
Horários por Período).

 Horários por Período

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 Planeamento de Substituições

Esta autorização permite consultar ou alterar as


Substituições, mas não as ausências ou faltas (caso
tenha o Módulo Subst.).

 Ausências\Faltas

Esta autorização permite consultar ou alterar as


Ausências Faltas

Limitar os Direitos de Acesso

A parte inferior da janela de Direitos de


Utilizadores, permite limitar os direitos de
acesso atribuídos para cada grupo de
utilizadores quanto a que Escola, que Ano
Lectivo, que versão, que Períodos ou a que
Departamentos (Áreas) poderão aceder.

Deverá começar pelo 1º campo à


esquerda, Escola e depois continuar para a
direita, não podemos limitar o acesso no
Ano Lectivo sem limitar 1º a Escola.

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TRABALHO EM SIMULTÂNEO

Este capítulo não se refere aos utilizadores que estão


ligados (Login) num mesmo ficheiro, ou seja, tendo todos
a mesma Escola, o mesmo Ano Lectivo, a mesma
Versão na janela de Login.

Modificar ao mesmo tempo os mesmos Dados

Vários utilizadores podem perfeitamente trabalhar ao


mesmo tempo, sem que haja o menor problema, por ex.
se um faz alterações nos Dados Base e outro em Aulas.
O gp-Untis verifica todos os 10 segundos se foram feitas
alterações na base de dados e actualiza o ficheiro caso
tenham sido feitas.

Se dois ou mais utilizadores modificarem os mesmos


dados ao mesmo tempo (por ex. alterar o nome de um
elemento, ou planear uma hora de aula em dois
momentos diferentes), o que gravar primeiro, registará
primeiro as suas informações na base de dados. O outro
utilizador receberá uma mensagem de aviso, referindo
que os seus dados não foram ainda gravados.

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SITUAÇÕES CRÍTICAS

O quadro seguinte apresenta-lhe as situações críticas nas quais não poderá


existir trabalho de vários utilizadores em simultâneo. A letra P indica que o
mecanismo de bloqueio do trabalho realizado é limitado ao período sobre o
qual o utilizador é precisamente em comboio de trabalho

Dados Base (Excepto Alunos)

Aulas\Horários dos Alunos

Optimização de Cursos
Alteração de Horários
Aulas \ Gp-Aulas

Apagar Horários

Info-Horários
Optimização
Alunos

Dados Base (Excepto Alunos) P


Alunos P P
Aulas \ Gp-Aulas P
Optimização P P P P P P P P P
Alteração de Horários P
Apagar Horários P P
Aulas\Horários dos Alunos P P
Optimização de Cusos P P P P
Info-Horários P

HORÁRIOS POR DEPARTAMENTO

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Para instituições que utilizam recursos partilhados por
vários departamentos, o gp-Untis MultiUser oferece-lhe
agora várias possibilidades de trabalho inéditas.

OPTIMIZAÇÃO DE HORÁRIOS POR DEPARTAMENTO

Caso os horários sejam elaborados pelos


Departamentos ao mesmo tempo, (Optimização de
todos os Departamentos), o gp-Untis MultiUser oferece
a possibilidade a cada departamento de trabalhar os
seus dados ao mesmo tempo e na mesma base de
dados, o que evita ter de os exportar ou importar.

Esta prática permite sobretudo, ter ideia em tempo real


dos recursos partilhados, tais como a ocupação de
salas.

O sistema de autorizações permite definir que utilizador


pode aceder a que departamento, que é afixado na
barra de ferramentas, na caixa de opções de
DEPARTAMENTOS (Módulo Departamentos).

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GERAÇÃO DE HORÁRIOS DE ACORDO COM
DEPARTAMENTOS

No caso de utilizar recursos partilhados por outros


Departamentos, por ex. as Salas, a regra é decidir
antes da elaboração dos horários, quem pode e
quando pode utilizar e qual ou quais os recursos
partilhados. Com o gp-Untis MultiUser não é
necessário, que o utilizador de cada departamento
saiba a cada momento qual a disponibilidade de um
determinado recurso (por ex. sala) que pretenda
utilizar, evitando assim, possíveis conflitos ou colisões
(sobreposições) de duas aulas na mesma sala, por ex..

SUBSTITUIÇÕES

Com a versão MultiUser do gp-Untis várias pessoas podem


preparar as Substituições em locais diferentes, mas no mesmo
ficheiro. Por exemplo, pode a Área de Pessoal da secretaria
lançar as Ausências com os respectivos Motivos de Ausência
enquanto o Conselho Executivo ou o Coordenador das
Actividades de Substituição ou outras pessoas, podem
proceder à preparação das Substituições propriamente ditas.

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PROTECÇÃO DE DADOS

A segurança refere-se igualmente à protecção de acessos por


terceiros não autorizados, e às cópias de segurança para o
caso de insuficiência do sistema ou deterioração da base de
dados.

PROTEGER O ACESSO À BASE DE DADOS

Para impedir as pessoas não autorizadas de aceder à base de


Dados, que se encontra geralmente no servidor da escola, é
preciso que o administrador de rede garanta a segurança do
directório de instalação. Isto significa que o acesso a este
directório deverá ser limitado apenas aos PCs dos utilizadores
que trabalham com o gp-Untis MultiUser.

CÓPIAS DE SEGURANÇA

Recomendamos que faça cópias de segurança regularmente.


Ao trabalhar com o gp-Untis MultiUser dispõe de várias formas
para o fazer:

Cardita Lda, 2007© 29


Cópia de segurança através do ficheiro .gpn

Faça cópias de segurança dos dados que se encontram na


Base de Dados para um ficheiro .gpn (Veja em cima Base de
Dados e ficheiro .gpn, pag. 11) e guarde esse ficheiro .gpn num
CD, noutro PC ou numa caneta USB, etc...).

Cópia de segurança da Base de Dados

Comprima a Base de Dados (ficheiro .mdb) no Microsoft


Access, abra este ficheiro e depois em FERRAMENTAS >
Utilitários BaseDados > Compactar Base de Dados e se tiver
necessidade pode depois comprimir com o winzip e guardar o
ficheiro num CD, noutro PC ou numa caneta USB, etc...).

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Conversão para a versão 2008

A estrutura da Base de Dados da versão 2008 foi


ligeiramente alterada. Deste modo, após instalar
a versão 2008 do gp-Untis e realizar o LOGIN, o
programa apresenta-lhe uma mensagem de como
deve proceder para converter a sua Base de Dados
da versão 2007 para a versão 2008.

Para fazer a conversão para a versão 2008, clique


no menu MÓDULO / MULTIUSER/ CONVERTER
PARA O GP-UNTIS 2008 Assim, a conversão será
feita automaticamente, desde que indique o
UTILIZADOR e a palavra passe. Apenas o
Administrador tem o direito de proceder a
esta operação.
CLIC !
Depois de escolher o utilizador
ADMINISTRATOR e introduzir a
password, o programa irá apresentar
uma mensagem de segurança. Clique
em [YES] para continuar e proceder à
conversão da Base de Dados para a versão
2008. Depois de terminada a conversão, o
programa apresentará uma mensagem para
que compacte e reorganize a base de dados
ATENÇÃO
através do MS-Access.
Esta operação é irreversível, pelo que depois já não pode
ler o ficheiro com a versão 2007, assim deve primeiro
fazer uma cópia de segurança do ficheiro gpUntis.mdb

Cardita Lda, 2007© 31


ACESSIBILIDADE POR MySQL

Na versão 2008, podemos agora utilizar uma Base de Dados MySQL para o gp-
Untis MultiUser. Neste procedimento são copiadas as tabelas Access, quer de
estrutura quer de conteúdo que, depois são copiadas automaticamente para a
base MySQL.

Proceda da seguinte forma:

1. Caso tenha a versão 2007, por favor converta agora a sua base de
dados Access, para a versão 2008, conforme indicado anteriormente.

2. Se já trabalhou com o gpUntis Multiuser e deseja converter a base de


dados Access para MySQL faça o download, em primeiro lugar, da
actualização mais recente da versão 2008 (em www.cardita.pt) e depois
de actualizar o programa, entre e faça o LOGIN. Deste modo, o
programa irá verificar que a estrutura dos dados da vossa base
gpUntis.mdb corresponde à versão mais actual.

3. Se vai utilizar o gpUntis Multiuser pela primeira vez, proceda de acordo


com o descrito no manual de instalação do gpUntis Multiuser e efectue
os procedimentos aí descritos para instalação no servidor. Entre no
programa, faça LOGIN para activar a ligação ODBC e feche o
programa.

Cardita Lda, 2007© 32


Converter a base de dados gpUntis mdb para
MySQL

Instale no servidor os seguintes programas:


1. MySQL Connector ODBC / 5.1 – Download em
http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.1.html#win32
2. Programa MySQL 5.0 – Download em
http://dev.mysql.com/downloads/mysql/5.0.html#win32

3. Após a instalação do programa


MySQL proceda à configuração
optando pela configuração
standard;

4. Clique em NEXT até que surja a


janela que se mostra abaixo. Esta
janela deverá ser preenchida de
acordo com o exemplo.
(Deve fixar a password,
pois vai precisar dela mais
tarde);

5. Continue em, NEXT, e


conclua a configuração.

6. Deverá, agora, de criar no programa MySQL uma pasta que será a


base de dados do gpUntis.

Cardita Lda, 2007© 33


Aceda a C: Programas / MySQL / MySQL server 5.0 / Data e
nesta última, crie uma nova pasta e atribua-lhe um nome, por
exemplo, ou
“gpUntisdb”.

7. Aceda à ligação ODBC em,


Iniciar/ Ferramentas
administrativas / Origens
de dados ODBC e no
separador DSN de
sistema, seleccione
(gpUntis Microsoft Driver
mdb*), clique em “Configurar”, e renomeie gpUntis para gpUntis0.
Clique em “Reparar” e OK.

Aceda, de novo, à ligação ODBC em, Iniciar/ Ferramentas


administrativas / Origens de dados ODBC e no separador DSN
de sistema, seleccione, na nova janela, MySQL ODBC 3.51
Dever; Clique em “Adicionar”

Cardita Lda, 2007© 34


8. Surge a janela Connector /
ODBC que deve
preencher como
apresentado no exemplo
ao lado.
Em “DataBase” deverá
seleccionar a pasta
que criou em “Data”.

9. Depois de estabelecida a
Ligação, com sucesso,
entre no gp-Untis e faça
LOGIN.

O programa pedirá a
confirmação da conversão
da base de dados Access
para MySQL.

Estabelecer a ligação de REDE

Pode estabelecer dois tipos de ligações de rede. Uma apenas para os postos
de trabalho na escola, com acessibilidade pela rede interna e para a qual
utilizará o IP do servidor.
A outra, com acessibilidade por IP através da Internet, que poderá aceder a
partir de onde quer que esteja e, para a qual, utilizará o IP da internet do
servidor da escola.

Cardita Lda, 2007© 35


Para qualquer das opções proceda da seguinte forma:

Instale em cada posto o driver MySQL Connector ODBC/ 5.1 –


Download em
http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.1.html#win32

1. Aceda ao menu ODBC em, Iniciar/ Ferramentas administrativas /


Origens de dados ODBC / separador DSN de sistema;

2. Se tiver uma ligação ODBC para a anterior versão

Access (gpUntis Microsoft Driver mdb*), deve

eliminar;

3. Estabeleça a nova ligação ODBC para MySQL.

Clique em “Adicionar”

e seleccione, na nova janela,

MySQL ODBC 3.51 Dever;

4. Surge a janela Connector / ODBC


Colocar o IP de
que deve preencher como acordo com o
tipo de ligação
apresentado no exemplo ao lado. que se
pretende
Depois de estabelecida a ligação,
A password
com sucesso, entre no gp-Untis e tem de ser a
gpUntis mesma que
faça LOGIN. usou para
O programa pedirá a confirmação configurar o

da ligação.

Cardita Lda, 2007© 36


DIREITOS DE UTILIZADORES

Novas autorizações
O gp-Untis dispõe de um sistema de autorizações hierarquizadas, no qual
podemos definir grupos de utilizadores e utilizadores individuais.
Cada Grupo de Utilizadores tem os seus direitos perfeitamente definidos e
pode atribuí-los a quantos utilizadores desejar. Cada utilizador só poderá estar
definido para um único grupo de utilizadores.

Clique no menu MÓDULOS \ MULTIUSER \ ADMINISTRAÇÃO de


UTILIZADORES \ DIREITOS dos UTILIZADORES para definir os direitos dos
grupos de utilizadores.

Na versão 2008 do gp-Untis aparecem agora dois novos direitos que poderá
atribuir aos Grupos de Utilizadores.
Cardita Lda, 2007© 37
—Horários Info para

todas as opções
relacionadas com este
Módulo.

—C. Não Lectiva para


atribuir todos os
direitos associados à
Componente Não
Lectiva

Direito de editar formatos

O direito de EDITAR FORMATOS


permite dar aos utilizadores que
não dispõem de direitos para
EDITAR os dados poderem,
contudo, criar ou alterar formatos
de edição, o que distingue
claramente dos infelizes colegas
que não têm nenhum direito.

Cardita Lda, 2007© 38


Direito de consultar

O direito de CONSULTAR concede aos utilizadores permissões para apenas


consultar a informação escolhida.

FORMATOS PÚBLICOS

Na configuração dos vários Formatos de DADOS BASE, AULAS ou


HORÁRIOS existe agora a possibilidade de assinalar que o formato que criou,
ou um já existente, é PÚBLICO pelo que qualquer grupo de utilizadores pode
utilizá-lo.

Cardita Lda, 2007© 39


EXPORTAR PARA FICHEIRO GPN

Nesta versão é agora mais fácil, ao Utilizador,


exportar os seus dados do servidor para um
ficheiro *.GPN e levar para casa, para poder
trabalhar e voltar a trazer no dia seguinte. Para
isso, tem uma nova opção no Menu FICHEIRO
\EXPORTAR DADOS EM FICHEIRO GPN

JUNTAR NA BASE DE
DADOS

A partir da versão 2008, pode juntar apenas


as alterações realizadas no ficheiro gpn ao
seu ficheiro *.mdb do servidor.

Para isso, no servidor, abra o seu ficheiro


*gpn e depois vá ao menu
Módulos\MultiUser\ Juntar na Base de
Dados.

Depois de aparecer a caixa de diálogo de


LOGIN, faça OK

Cardita Lda, 2007© 40


Será informado, através de uma nova janela, que os
Dados alterados foram incluídos no seu ficheiro *mdb.

1. Dados referentes à componente Não Lectiva;

2. Dados referentes às alterações nas Aulas;

3. Dados referentes aos Horários alterados.

Os dados que pretender juntar, deve verificar se o campo


IMPORTAR está assinalado.

Cardita Lda, 2007© 41


GUARDAR NA BASE DE DADOS

Nesta versão 2008, aparece uma nova


opção GUARDAR NA BASE DADOS.
Será interessante a sua utilização para
quando numa mesma Base de Dados
existam várias escolas, ou pretenda
inserir dados de um ficheiro *gpn para
a Base de Dados.

Bons Horários !!!

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