MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS PARA EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA Y LA SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES MAYO 2010

I N D I C E

I. INTRODUCCIN _______________________________ 3 II. JUSTIFICACIN LEGAL_________________________ 3 III. OBJETIVOS __________________________________ 4 IV. PROCEDIMIENTO _____________________________ 4 ALCANCE ________________________________________ 4 RESPONSABILIDADES _______________________________ 5 FACTORES CRTICOS DE XITO _________________________ 6 V. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ____________ 7 FASE 1: PLANEACIN _______________________________ 7 FASE 2: ELABORACIN ______________________________ 8 FASE 3: REVISIN __________________________________ 9 FASE 4: USO DE MATERIALES _________________________ 11 FASE 5: SEGUIMIENTO______________________________ 11 DIAGRAMA DE FLUJO _______________________________ 12 CRONOGRAMA DE PLAZOS POR FASES __________________ 13 CALENDARIO PARA LA FORMULACIN DE MATERIALES ________ 14 VI. DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS ______________ 15 MATRIZ POR TIPO DE ACTIVIDAD _______________________ GLOSARIO DE MATERIALES___________________________ LINEAMIENTOS BSICOS ____________________________ CUADRO DE EXTENSIONES MXIMAS ____________________ 15 16 18 40

I. Introduccin
1) La elaboracin de los documentos de apoyo para las actividades internacionales del Presidente de la Repblica y de la Secretaria de Relaciones Exteriores involucra diversas Dependencias del Ejecutivo Federal y a mltiples reas dentro de esta Secretara. La coordinacin entre todos los involucrados es fundamental para producir materiales a tiempo y cuyos contenidos y mensajes obedezcan a los objetivos de poltica exterior de Mxico. 2) Todas las actividades internacionales tienen un propsito central y propsitos especficos que deben estar reflejados en los documentos de apoyo, por lo que resulta indispensable que los funcionarios encargados de la planeacin los transmitan. 3) El Presidente y la Canciller buscan en los materiales una gua que exponga, en orden de prioridad y con claridad, los mensajes que el Gobierno de Mxico quiere transmitir y el resultado que se espera obtener. 4) En ocasiones, algunas actividades se agendan con muy poca anticipacin, lo que dificulta la produccin de materiales con los plazos y calidad deseados. Sin embargo, la mayor parte de las actividades internacionales se programan con suficiente antelacin y las deficiencias en los materiales son el resultado de varios problemas, entre estos: falta de coordinacin entre reas en las diversas etapas de planeacin, elaboracin y revisin de los documentos; desconocimiento de los funcionarios de las diversas reas involucradas respecto a los propsitos de la reunin, sus objetivos, temas de la agenda y tiempo asignado al encuentro; imprecisin sobre el funcionario o rea responsable del contenido y modificaciones a un documento; poca claridad respecto al procedimiento que debe seguirse en caso de modificaciones, adiciones o supresin de informacin; utilizacin de formatos distintos a los requeridos por la Presidencia de la Repblica y por la Secretaria de Relaciones Exteriores; insuficiencia en la capacidad de relacionar de manera directa un tema de inters general de Mxico con un interlocutor especfico; carencia de anlisis y/o valor agregado en los documentos y no un mero recuento de hechos; omisin de revisin de los documentos por parte del Director General del rea responsable de coordinar la actividad internacional; entre otros. 5) En un esfuerzo por evitar los problemas descritos, la Coordinacin General de Asesores (CGA) propone el procedimiento descrito en este manual para la elaboracin de los materiales. Establece formatos y lineamientos a seguir para cada tipo de documento, seala plazos de entrega y a las reas responsables de cada fase del proceso.

II. Justificacin Legal

6) En cumplimiento del artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y del Reglamento Interior de la Secretaria de Relaciones Exteriores en sus artculos 7 fraccin XXI, 14 fraccin VIII y 32 fraccin XVIII, la Coordinacin General de Asesores ha elaborado el presente manual con el fin de agrupar en un registro descriptivo y detallado, el procedimiento de elaboracin de documentos para el Presidente de la Repblica y la Secretaria de Relaciones Exteriores. 3

7) El manual deber revisarse anualmente con respecto a la fecha de autorizacin de la SRE, o bien, cada vez que exista una modificacin a la estructura orgnica de la CGA o de la propia SRE autorizada por la Oficiala Mayor de esta Secretara o de la normativa vigente emitida por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica, con objeto de mantenerlo actualizado. 8) El marco jurdico bajo el que se elabora el presente manual es el siguiente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos Ley del Servicio Exterior Mexicano Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental Reglamento Interior de la Secretaria de Relaciones Exteriores Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano Manual de Organizacin de las Oficinas del C. Secretario

III. Objetivos
9) Con la elaboracin del Manual, se pretende dar a conocer la secuencia y plazos que debe abarcar cada una de las etapas de elaboracin de documentos para el Presidente de la Repblica y para la Secretaria de Relaciones Exteriores, as como los formatos y contenidos de cada uno de ellos. 10) Los objetivos especficos del manual son: Presentar una visin de conjunto que permita armonizar el proceso de elaboracin y revisin de documentos. Describir las responsabilidades de cada rea en la elaboracin de los documentos. Dar a conocer los tiempos de entrega en cada una de las etapas. Establecer las responsabilidades de los funcionarios pblicos involucrados en este proceso.

IV. Procedimiento
11) La elaboracin de documentos para las actividades internacionales del Presidente de la Repblica y de la Canciller involucra diversas reas de la SRE y en ocasiones, a otras Secretaras de Estado o Dependencias Federales. Por la multiplicidad de entidades participantes y materiales a elaborar, es importante seguir un procedimiento coordinado. 12) Por ello, este manual propone los pasos a seguir, establece los formatos y lineamientos para cada tipo de documento, seala los plazos de entrega y a las reas responsables en cada una de las cinco fases del proceso: planeacin, elaboracin, revisin, uso y seguimiento.

Alcance
13) La elaboracin de documentos para las actividades internacionales del Presidente de la Repblica y de la Secretaria de Relaciones Exteriores comprende a toda la estructura administrativa de la SRE, a las Representaciones de Mxico en el exterior y, en ocasiones, a 4

otras dependencias del Ejecutivo Federal las cuales, de acuerdo a sus funciones y temas, proveen a la Cancillera de insumos para la elaboracin de dichos documentos.

Responsabilidades
14) Las Subsecretaras y/o Unidades Administrativas son las mximas responsables de la coordinacin en la elaboracin de los documentos de apoyo para el Presidente y la Canciller. stas podrn delegar dicha funcin en sus Direcciones Generales. 15) El Director General ser el responsable de la informacin contenida en cada uno de los documentos elaborados por su rea y estos no podrn circularse sin su autorizacin expresa. Por su parte, las Subsecretaras y Unidades Administrativas son las encargadas de la edicin, revisin e integracin de los diversos documentos y de su envo, va institucional, a la CGA. La CGA realizar una revisin general de dichos materiales. 16) Cada uno de los documentos deber contener las iniciales del funcionario que los elabor, de los funcionarios que los revisaron, en cada una de las etapas, y las fechas de dichas revisiones en el nombre del documento. Asimismo, todo documento deber apegarse al formato establecido para el mismo. Una vez concluida la elaboracin y revisin de los materiales sealados, stos sern enviados por la CGA al Secretario Particular de la Secretaria del Ramo o al rea correspondiente de la Presidencia de la Repblica. 17) Si algn documento sufre cambios despus de haber sido enviado a la Presidencia de la Repblica, la Subsecretara o Unidad Administrativa respectiva tiene la responsabilidad de notificarlo directamente al funcionario que ha recibido los documentos en la oficina de Presidencia y a la Secretara Particular de la Titular de la SRE. Si algn documento no es elaborado o entregado con la antelacin necesaria, la Subsecretara o Unidad Administrativa responsable ser la encargada de entregarlo directamente a la oficina de la Secretaria para su envo a la Presidencia. 18) Cuando los documentos se enriquezcan con insumos de otras Dependencias, dicha informacin, ya vertida en un documento ms amplio, deber ser validada por la Dependencia que proporcion los elementos originalmente. Sin embargo, cuando se trate de documentos producidos en su totalidad por otras Secretaras o Dependencias, dichas entidades sern las responsables del contenido y la Secretara de Relaciones Exteriores slo de su integracin en el conjunto de materiales preparados, por lo cual ser necesario hacer la anotacin correspondiente en los documentos. 19) En aquellos casos en que la Titular transmita instrucciones que afecten el contenido de los materiales para alguna actividad determinada, ya sea en acuerdos individuales o por algn otro medio, el funcionario que las haya recibido deber comunicarlo por escrito a las distintas reas que participan en la produccin de dichos materiales, utilizando para ese propsito la lista de correos que se debe preparar en la fase de planeacin.

Factores crticos de xito

20) Siete elementos se consideran fundamentales para la debida formulacin de los materiales. a) Delimitacin de objetivos y mensajes Delimitar de manera clara los objetivos de cada encuentro y los principales mensajes a transmitir desde la etapa de planeacin para que los materiales elaborados lo sustenten en la informacin contenida en ellos. b) Producir documentos de valor agregado Agregar anlisis a la informacin proporcionada y no un simple copiar-pegar o un recuento de hechos. Los temas incluidos en los materiales deben relacionarse claramente con el interlocutor y el pas que representa. c) Calendario de plazos de entrega Fijar y apegarse a un cronograma de trabajo que permita la entrega oportuna de los materiales a cada una de las partes involucradas en el proceso de elaboracin. d) Apego a formatos Utilizar los formatos preestablecidos para homogeneizar contenidos y presentacin de los documentos. e) Control de versiones Mantener un control adecuado de las distintas versiones de los documentos y una nomenclatura comn. Al complementar o realizar cambios sobre algn material, es crtico asegurar que esto se haga en la versin ms reciente de dicho documento y se comparta a las dems partes involucradas en la elaboracin de los documentos. f) Comunicar las actualizaciones del programa de visita Para la elaboracin de materiales adicionales, o el ajuste de aquellos ya revisados, ser importante notificar a las partes involucradas en la elaboracin de los documentos, cualquier modificacin al programa original de la visita, as como la agenda de las reuniones para las cuales se eleborarn documentos. g) Minimizar cambios posteriores a entrega Cuando se requiera realizar cambios a los materiales que ya han sido sometidos a la revisn de una instancia superior, se deben justificar los motivos para hacerlo, enviar copia de dicho mensaje a todas las partes involucradas sealando quien es el funcionario que solicita o autoriza dichas modificaciones y hacerlo va institucional. En caso de que los materiales ya hayan sido remitidos a la Presidencia de la Repblica, ser necesario tambin contar con la aprobacin expresa del Subsecretario del rea correspondiente o del Titular de la Unidad Administrativa.

V. Descripcin del Procedimiento

21) El siguiente procedimiento detalla exhaustivamente los pasos a seguir y los plazos de entrega de materiales aplicables para Visitas de Estado o de Gobierno de mandatarios extranjeros a nuestro pas, del Presidente de la Repblica al exterior y para la participacin del Presidente y/o la Canciller en foros u organismos internacionales y otras reuniones bilaterales internacionales, dentro y fuera del territorio nacional. Para la recepcin de Cartas Credenciales de Embajadores acreditados en Mxico, conferencias telefnicas, videoconferencias, y otro tipo de actividades, se pueden adecuar los plazos de entrega.

Fase 1: Planeacin

Planeacin

Elaboracin

Revisin

Usode materiales

Seguimiento

22) La Direccin General de Protocolo elaborar la versin protocolizada del programa. 23) La Subsecretara o Unidad Administrativa encargada del tema del encuentro ser designada como la coordinadora y ser la responsable de: a) Definir objetivos centrales de la visita o encuentro y comunicarlo a las reas o dependencias participantes en el proceso. b) De ser el caso, asegurarse de que los temas han sido acordados con la contraparte. c) Elaborar y circular entre las reas involucradas el programa y la nota estratgica. d) Convocar a una Reunin de Planeacin interna e intersecretarial (cuando esto no sea posible, debern contactar a las reas para comunicarles sus responsabilidades). e) Sealar el tipo de materiales requeridos, extensin, contenido y plazos de entrega. f) Solicitar los insumos requeridos de otras Subsecretaras, Dependencias o Representaciones en el Exterior, definir los plazos de entrega y solicitar invariablemente mediante el Formato de Solicitud de Insumos (ver ejemplo en pg. 21). g) Elaborar el Aviso o Permiso al Congreso, segn sea el caso, de la ausencia del Presidente del territorio nacional. h) Dar a conocer el idioma en que se realizar cada encuentro (en caso de no ser espaol). i) Preparar la lista de correos que se usar para el envo de materiales y para dar a conocer las actualizaciones de la visita. A esos funcionarios se les enviar por medio de Outlook una alerta o aviso de plazos inminentes o vencidos. j) Designar a un responsable de actualizar la informacin relacionada con los materiales y las actividades de la visita an despus de su envo a sus destinatarios y hasta en tanto no se haya realizado la actividad de que se trate. 24) En esta fase, cada rea y/o Dependencia involucradas en el proceso, podrn hacer aportaciones que enriquezcan la nota estratgica. Adems, debern designar funcionarios responsables de la elaboracin de insumos para el encuentro. 7

25) La Direccin General de Comunicacin Social: a) Podr contribuir a definir, en las fases de planeacin y elaboracin de materiales, los mensajes que, a su juicio, se deben incluir en los documentos. b) Advertir sobre focos rojos o aspectos que debern tenerse en consideracin. c) Propondr una estrategia de difusin para cada actividad. En el caso de actividades en las que participe el Presidente de la Repblica, dicha estrategia ser trazada en coordinacin con el rea correspondiente de Presidencia. 26) Esta fase debe concluirse, como mnimo, 30 das antes del evento.

Fase 2: Elaboracin
Planeacin

Elaboracin

Revisin

Usode materiales

Seguimiento

27) La Direccin General temtica es la encargada de: a) Recibir insumos de las Representaciones de Mxico en el exterior, de las oficinas diplomticas de otros pases u organismos acreditados en nuestro pas, de otras Secretaras o Dependencias, as como de otras reas de la Secretara. b) Verificar con la Representacin de Mxico en el exterior correspondiente, la duracin e idioma de cada encuentro con la mayor antelacin posible. c) Integrar todos los insumos y producir los materiales con base en los lineamientos contenidos en este Manual d) Asignar la nomenclatura nica a cada documento de acuerdo al siguiente lineamiento: Pas_Actividad_tipo de documento_ # de versin_nombreDG.doc. Por ejemplo: RUS_Canciller Lavrov_AA (agenda anotada)_v3_ DGE.doc e) Proporcionar a Comunicacin Social los insumos para la elaboracin de los Comunicados de Prensa f) Revisar la veracidad de la informacin, as como cifras, datos y nombres de personas y organizaciones mencionadas. g) Mantener actualizada la informacin y notificar a las instancias superiores de cualquier modificacin en los mismos una vez que hayan sido remitidos a las mismas. h) Enviar los documentos a la Coordinacin de Asesores de la Subsecretara o Unidad Administrativa de la que depende esa Direccin General. 28) Cuando exista informacin de otras reas que no cumplan con los criterios establecidos, se devolvern al rea que los suministr para su ajuste. 29) Para evitar retrasos o incumplimiento en los plazos establecidos, cuando se observe que alguna dependencia o rea no haya enviado oportunamente su contribucin para algn documento, se informar de ello a la Coordinacin General de Asesores y a la Secretara 8

Particular de la Canciller con el fin de que intervengan a fin de reiterar la solicitud o, en su caso, la instruccin, de cumplir con los plazos. 30) Adicionalmente, al final de cada documento se debern incluir las iniciales del funcionario que elabor el documento, as como las del funcionario que lo revis. 31) La Direccin General de Comunicacin Social: i) Elaborar, con los insumos recibidos por la Direccin General coordinadora, los Comunicados de Prensa y la estrategia de difusin en medios. j) Elaborar los perfiles de medios y corresponsales y los enviar a la Direccin General Coordinadora para su integracin a la carpeta de materiales. 32) La Direccin General de Coordinacin Poltica enviar la solicitud de Permiso o el Aviso al Congreso. 33) Esta fase debe concluir 15 das antes del evento.

Fase 3: Revisin
Usode materiales

Planeacin

Elaboracin

Revisin

Seguimiento

34) La Coordinacin de Asesores de la Subsecretara o Unidad Administrativa correspondiente: k) Sancionar la informacin, concrecin y formato de cada documento recibido por parte de las Direcciones Generales involucradas en la preparacin de la actividad internacional. l) Elaborar el ndice de los materiales recibidos y lo enviar junto con el resto del material a la CGA, indicando claramente si falta algn documento o insumos por entregar. m) Se comunicar con la Direccin General coordinadora cuando se reciban insumos adicionales para que, de manera conjunta, definan si stos complementan los materiales recibidos, son adicionales y/o si requieren modificaciones. n) Enviar por va institucional a la Coordinacin General de Asesores, el conjunto de documentos que se utilizarn en cada actividad internacional. stos deben tener los ajustes que hayan sido aprobados por el Subsecretario o Titular de la Unidad Administrativa y no deben circularse sin su autorizacin expresa. 35) A todo documento revisado deber incluirse, al guardarse en versin electrnica, la terminacin rev y las siglas de la Subsecretara o Unidad Administrativa que revis cada documento. Ejemplo: RUS_Canciller Lavrov_AA_v8_ revSSRE.doc (Pas_Actividad_tipo de documento_ # de versin_rev por nombre de Subsecretariadoc.) 36) Adicionalmente, al final de cada documento se debern incluir las iniciales del funcionario que revis el documento. 9

37) Esta fase debe concluir 10 das antes del evento. 38) La Consultora Jurdica: o) Revisar los instrumentos jurdicos en negociacin susceptibles a ser firmados y se coordinar con la Direccin General responsable de dicha actividad internacional 39) La Direccin General de Protocolo circular las versiones actualizadas del programa, cada vez que haya algn cambio sustantivo a las reas involucradas en la preparacin de los materiales para los ajustes pertinentes. 40) La Coordinacin General de Asesores: p) Har una revisin general y, en su caso, propondr a la Subsecretara o Unidad Administrativa correspondiente, los ajustes o nuevos elementos que considere complementarios o que afinen los contenidos. q) Reducir los contenidos cuando su extensin rebase lo establecido en los lineamientos aqu consignados. r) Se comunicar con la Coordinacin de Asesores de la Subsecretara coordinadora cuando se reciban insumos adicionales para que, de manera conjunta, definan si stos complementan los materiales recibidos, son adicionales y/o si requieren modificaciones. s) Elaborar el ndice final del material recibido t) Enviar con la autorizacin expresa del Coordinador General de Asesores, los materiales finales a la Secretara Particular de la Secretaria o al rea correspondiente de la Presidencia de la Repblica: Coordinacin de Estrategia y Mensaje Gubernamental: discursos Oficina de Asuntos Internacionales y Competitividad: agendas anotadas y perfiles biogrficos

Coordinacin de Comunicacin Social: comunicados de prensa (Los materiales podrn sufrir transformaciones en Presidencia antes de ser utilizados.) u) Mandar copia la Subsecretara o Unidad Administrativa correspondiente. 41) A todo documento revisado deber inclursele, al guardarse en versin electrnica, la terminacin rev y las siglas CGA: Ejemplo: RUS_Canciller Lavrov_AA_v9_revCGA.doc (Pas_Actividad_Tipo de documento_ # de versin_revisado por la CGA.doc 42) Una vez que los documentos hayan sido remitidos a la Presidencia de la Repblica, solo podrn ser modificados con la autorizacin expresa del Subsecretario o Titular de la Unidad Administrativa correspondiente. 43) Esta fase debe concluir 8 das antes del evento. 44) La Secretara Particular estar encargada de: v) Preparar la carpeta de materiales para la Secretaria de Relaciones Exteriores

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w) Enviar a otras Dependencias las carpetas de otros titulares de Dependencias que participen en el evento.

Fase 4: Uso de materiales

Planeacin Elaboracin Revisin

Usode materiales

Seguimiento

45) El tomador de nota, quien ser el funcionario pblico de menor rango presente en cada una de las reuniones internacionales del Presidente o de la Canciller, ser el encargado de tomar nota de lo ah sucedido y elaborar la minuta del encuentro para el debido seguimiento de los acuerdos, temas y compromisos adquiridos por Mxico. 46) La Direccin General de Comunicacin Social de la Cancillera o de Presidencia, (segn se el caso), difundir las carpetas de prensa, los comunicados, apoyarn en las entrevistas y atendern a los medios.

Fase 5: Seguimiento
Planeacin Elaboracin Revisin Usode materiales

Seguimiento

47) El tomador de nota circular la minuta (eliminando, en su caso, la informacin que se considere reservada o confidencial) a todas las Dependencias Federales y a reas administrativas de la SRE que contribuyeron a la elaboracin de los documentos. 48) Por su parte, el rea de Comunicacin Social dar seguimiento a las notas difundidas por los medios. La Direccin General temtica, en su caso, elaborar el informe al Congreso. La Direccin General de Coordinacin Poltica enviar informe al Congreso. 49) Esta fase debe concluir 10 das despus del evento.

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Diagrama de flujo

DIR GRAL PROTOCOLO

Elabora programa actualizado a) Sanciona material b) Elabora ndice c) Enva material a CGA

a) Recibe y prepara insumos b) Produce materiales c) Enva insumos a DGCS d) Revisa informacin e) Integra materiales f) Enva materiales a Coord. Asesores c/Subsra temtica Fin de fase 10 das antes del evento

Elabora minuta de encuentro

Circula minuta

a) Definen objetivos b) Elaboran programa y nota estratgica c) Convocan reunin de planeacin d) Sealan material e insumos requeridos e) Indican idioma f) Elaboran lista de correos a) Elabora comunicados de prensa b) Formula perfiles de medios y corresponsales a) Revisa materiales b) Ajuste de extensiones c) Elabora ndice final e) Enva material a Sra. Part. o Presidencia

a) Difunde carpeta de prensa b) Apoya en entrevistas c) Atiende medios

a) Advierte focos rojos b) Propone estrategia de difusin

Enva solicitud de permiso o aviso a Congreso

Fin de fase 8 das antes del evento a) Prepara carpeta final de materiales b) Turna carpeta a dependencias participantes

Monitoreo meditico

Fin de fase 30 das antes del evento Fin de fase 15 das antes del evento

Fin de fase 1 da despus del evento

NOTA 1. En caso de insumos de otras dependencias stas debern revisar y validar documento

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Cronograma de plazos por fases

Fase Responsable Subsecretara o Unidad Administrativa Protocolo Otras dependencias, subsecretaras, representaciones en el exterior, direcciones generales o unidades administrativas Direccin General temtica Subsecretara o Unidad Administrativa 3.- Revisin Protocolo CGA 4.- Uso de materiales Tareas principales Elaboracin de nota estratgica Elaboracin de Programa Plazo de conclusin 30 das antes de la actividad 30 das antes del evento

1.- Planeacin

2.- Elaboracin

Enviar insumos a Direccin General temtica

20 das antes del evento

Elaboracin de materiales Revisin Actualizar programa Revisin final y envo a Presidencia o Secretara Particular de la Canciller Elaboracin de minuta Envo de minuta

15 das antes del evento 10 das antes del evento NA 8 das antes del evento NA 3 das despus del evento 1 da despus del evento 7 das despus del evento 10 das despus del evento

Presidente y/o Canciller Uso de materiales Tomador de nota Tomador de nota

Comunicacin Social 5.- Seguimiento Direccin General temtica Direccin General de Coordinacin Poltica

Seguimiento de notas Elaborar informe al Congreso* Enviar informe al Congreso*

* Cuando el Presidente se ausente de territorio nacional. 50) Los criterios del cronograma no aplican para reuniones fuera de agenda o eventos no planeados con antelacin como, por ejemplo, llamadas telefnicas.

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Calendario para la formulacin de materiales

DOCUMENTO / ACTIVIDAD

CRONOGRAMA PREVIO

CRONOGRAMA ULTERIOR

30 das

20 das

15 das

10 das

8 das

7 das

3 das

1 da

1 da

3 das

7 das

10 das

Nota estratgica

Programa de actividades Envo de insumos base Elaboracin de materiales (Dir Gral) Revisin de materiales (Subsra) Revisin de materiales (CGA) Uso de materiales y elaboracin de minuta Envo de minuta Seguimiento a notas Elaborar informe al Congreso Enviar informe al Congreso

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VI. Descripcin de documentos

51) En esta seccin se presenta informacin detallada sobre el tipo de documentos que se desarrollan en la SRE para visitas o encuentros internacionales. Se incluye la definicin de cada tipo de documento, las secciones que deben contener, as como sus caractersticas y lineamientos generales. En la seccin de Lineamientos Bsicos de este manual, se muestran ejemplos de cada tipo de material. Adems de stos, los formatos preestablecidos estn disponibles en EXTRANET SRE.

Matriz por tipo de actividad

Actividad Documento Agenda anotada Agenda anotada para reuniones intersecretariales Aviso al Congreso (o Permiso de salida en viajes mayores a 7 das) Carpeta de prensa Carpeta ejecutiva Comunicado de prensa Elementos para entrevista Elementos para palabras ndice de los materiales (elaborado por el rea sustantiva) Informe al Congreso Nota de color Nota de contexto Nota estratgica Perfil biogrfico Perfil de medios y/o corresponsal Programa de actividades Tarjeta de apoyo Tarjetas para recibir Cartas Credenciales Cuando la agenda lo establezca Cuando la agenda lo establezca Cuando la agenda lo establezca Cuando la agenda lo establezca Para reuniones intersecretariales Visita de Estado Visita oficial Visita de trabajo Asistencia foro multilateral Visita de un Jefe de Estado a Mxico Visita de un funcionario extranjero a Mxico

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Glosario de materiales
Agenda anotada Guin que describe los temas a tratar y propone lneas para abordarlos. Este documento es para consumo de Presidencia de la Repblica y/o la Canciller. Agenda Anotada para reuniones intersecretariales Guin explicado de los temas que la SRE tratar en encuentros con titulares de otras dependencias. Aviso al Congreso (o permiso de salida en viajes mayores a 7 das) (PC) Expone los objetivos y justificacin de la visita, basados en la nota estratgica, as como las actividades principales y resultados esperados de la visita. Carpeta de prensa (CP) Elaborada por las reas y enviada a la Direccin General de Comunicacin Social con informacin relevante para los periodistas que cubrirn la actividad internacional. Debido a que las actividades internacionales son variadas (participacin en foros multilaterales, visitas de Estado, visitas oficiales, etc.) la informacin de contenido puede variar. Carpeta ejecutiva (CE) Brinda un panorama del pas a visitar de manera resumida, dando prioridad a los acontecimientos ms recientes y tiles para los temas a tratar en la visita. Elementos para entrevista (EE) Elaborados por las reas y enviados a la Direccin General de Comunicacin Social. Notas de apoyo breves que enfatizan los mensajes principales a transmitir, adems de incluir una propuesta de preguntas y respuestas as como frases cortas y llamativas. Elementos para palabras (Discurso) Documento con informacin breve para guiar la elaboracin de un discurso, brindis, mensajes en libros, etc. Formato de solicitud de insumos (Solicitud insumos) Documento por el que la Subsecretara o Unidad Administrativa Coordinadora de la visita solicita a otra(s), va institucional, insumos para la elaboracin de los materiales necesarios. ndice de materiales (ndice) Lista de materiales ordenados por actividad que integran la carpeta de la visita o encuentro. Informe al Congreso (IC) Informe sobre los logros de las visitas de Estado, oficiales, de trabajo y a foros multilaterales mundiales o regionales que realice el Presidente de la Repblica.

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Nota de color (NC) Tarjeta con informacin de inters del pas o de las actividades de la agenda del Presidente o la Canciller que enriquecen conversaciones no oficiales o incidentales sobre diversos temas: culturales, histricos, deportes, entretenimiento, sociales y/o personalidades, entre otros. Nota de contexto (NC) Son las tarjetas cuyo contenido es similar a lo incluido en una Carpeta Ejecutiva, pero con una presentacin ms resumida. Se utilizan, generalmente, para proporcionar a Presidencia un panorama de la situacin actual y la relacin bilateral con el pas a visitar. Tambin pueden ser utilizadas para dar informacin til y coyuntural sobre un lugar, empresa, centro de estudios, institucin, asociacin o cualquier otra organizacin que ser visitada por el Presidente de la Repblica o por del Secretario de Relaciones Exteriores Nota estratgica (NE) Aborda el propsito central de una visita o encuentro del Presidente o la Canciller. Es un documento de carcter interno. Perfil biogrfico (Perfil) Semblanza de la trayectoria acadmica y laboral de las personas que participarn en el encuentro con el Presidente, adems de relacin con Mxico. Perfil de medios y/o corresponsal (Perfil) Elaborado por la Direccin General de Comunicacin Social que proporciona informacin general sobre el medio que entrevista (antecedentes, inclinacin ideolgica y poltica, y nivel de influencia), as como el perfil biogrfico del entrevistador. Programa de actividades (Programa) El programa protocolizado es elaborado por la Direccin General de Protocolo y presenta una lista detallada y cronolgica de las actividades de la visita adems de aspectos logsticos. Existe tambin un programa abreviado que contiene nicamente el listado de actividades que es elaborado por la Direccin General temtica. Tarjeta de apoyo (TA) Cuando se requiera ampliar algn tema contenido en la agenda anotada, se podr elaborar un documento con informacin adicional sobre un tema de coyuntura, foco rojo, estratgico o que demande ponerse en contexto para su mejor comprensin. Solo es til cuando incluyen una referencia vinculada al pas que representa el interlocutor y al desarrollo de la agenda. Tarjetas para recibir Cartas Credenciales (CC) Datos biogrficos relevantes sobre el Embajador designado, su pas y el estado de la relacin bilateral.

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Lineamientos bsicos
52) A continuacin se definen los documentos a elaborar con sus respectivos ejemplos. Las caractersticas de formato de cada uno de ellos se encuentran en las plantillas en la seccin de Anexos de este manual. ndice de materiales (ndice) Lista de materiales ordenados por actividad que integran la carpeta de la visita o encuentro. Estructura y contenido: a. Los materiales se numeran de acuerdo a las actividades del programa en orden cronolgico. b. El programa de la visita siempre se considera el nmero 0. c. Le debe seguir la Nota Estratgica como el 0.1

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Programa de actividades (Programa) El programa protocolizado es elaborado por la Direccin General de Protocolo y presenta una lista detallada y cronolgica de las actividades de la visita adems de aspectos logsticos. Existe tambin un programa abreviado que contiene nicamente el listado de actividades que es elaborado por la Direccin General temtica. Estructura y contenido: La estructura del programa protocolizado est determinada por la Direccin General de Protocolo.

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Nota estratgica (NE) Aborda el propsito central de una visita o encuentro del Presidente o la Canciller. Es un documento de carcter interno. Estructura y contenido: a. Duracin e idioma b. Propsito central: Cules son los objetivos y los propsitos generales? Cul es el principal mensaje a transmitir? Cules son los resultados esperados? c. Agenda de la reunin: Cules son los temas a tratar? (Por orden de importancia) d. Focos rojos (en caso de haberlos. e. Justificacin: Por qu motivos se organiz esta visita? f. Contexto: En qu marco se programa el encuentro? Cul es la situacin actual del pas o de la relacin? Cules son los antecedentes? g. Principales encuentros/actividades y objetivos, indicando la duracin e idioma de cada una h. Comitiva: Quines asistirn? Cmo se justifica su participacin? i. Acciones de Comunicacin Social para la difusin de los mensajes principales. Extensin: Extensin mxima 2 cuartillas (sin contar cuadros de Comitivas).
ENCABEZADO Logotipo Presidencia y/o SRE Ttulo del encuentro y fecha Arial 9 Color gris al 50% Cursivas Negritas Versales

TTULOS Arial 12 Negritas TEXTO Arial 12

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Formato de solicitud de insumos (Solicitud insumos) Documento por el que la Subsecretara o Unidad Administrativa Coordinadora de la visita solicita a otra(s), va institucional, insumos para la elaboracin de los materiales necesarios. Estructura y contenido: a. Destinatario b. Asunto c. Informacin bsica de la visita/encuentro d. Lista de actividades para las que se requieren insumos, mensajes o tarjetas de apoyo e. Idioma f. Fecha lmite Extensin: Sin definir.

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Carpeta ejecutiva (CE) Brinda un panorama del pas a visitar de manera resumida, dando prioridad a los acontecimientos ms recientes y tiles para los temas a tratar en la visita. Estructura y contenido: a. Rgimen poltico b. Poltica interna c. Poltica exterior d. Relaciones bilaterales (asuntos polticos, asuntos econmicos y asuntos de cooperacin) e. Cuadro comparativo de datos bsicos del pas f. Cuadro comparativo de indicadores econmicos (URECI) Extensin: Extensin mxima 5 cuartillas sin contar cartula ni cuadros de datos bsicos.

Logotipo de la SRE

TTULO Arial 14 Negritas Versales

Mapa de ubicacin

FECHA Arial 14 Negritas

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TTULO PRINICIPAL Arial 14 Negritas Maysculas Sombreado en gris Borde negro

TTULOS Arial 12 Negritas TEXTO Arial 12

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Agenda anotada para Presidencia (AA) Guin que describe los temas a tratar y propone lneas para abordarlos. Estructura y contenido: a. Cartula b. Tarjeta resumen: a. Relevancia de la reunin b. Temas a tratar c. Contexto c. Objetivos especficos d. Desarrollo de temas e. Cuadro de datos bsicos del pas en cuestin (datos que deben ser solicitados a la URECI y cuya vigencia es de un mes). Los temas de la agenda deben ser acordados con la contraparte as como el idioma en que se llevar a cabo el dilogo. nicamente los mensajes deben ser traducidos al idioma acordado dejando la informacin de apoyo en espaol. Extensin: (ver Cuadro de Extensiones Mximas en pg.35) La extensin se determinar en funcin del tiempo que se asigne a la reunin, procurando la concrecin y sntesis. Cualquier otra informacin adicional deber incluirse como tarjeta de apoyo. El tamao de las tarjetas de esta Agenda Anotada es de 21.5 cm. de ancho por 16.9 de alto. Se ajusta en Archivo / Configurar pgina / Papel y cambiar los tamaos de Ancho y Alto.
ENCABEZADO Logotipo Presidencia y/o SRE Ttulo del encuentro y fecha Arial 9 Color gris al 50% Cursivas Negritas Versales TTULOS Arial 28 Negritas Versales

FORMATO. DURACIN. IDIOMA Arial 18 Negritas Versales Subrayado

LUGAR Y FECHA

Arial 14 Negritas Versales

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TTULO Arial 14 Versales Negritas TABLA 3 filas 2 columnas TEXTO Arial 14 Interlineado sencillo Usar vietas

TTULO Arial 14 Versales Negritas TEXTO Arial 14 Interlineado sencillo Usar vietas

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TTULOS PRINCIPALES Arial 14 Versales Negritas Subrayado Numerados TTULOS SECUNDARIOS Arial 14 Negritas Subrayado Numerados

TEXTO Arial 14 Interlineado sencillo Usar vietas

TTULO Arial 14 Negritas Versales Apellido en maysculas CARGO Arial 14 Negriitas Versales Gris al 50% FOTOGRAFA O LOGOTIPO Justificado a la derecha Tamao 4.5 cms Diseo: Cuadrado

TEXTO Arial 14 Utilizar vietas Interlineado sencillo Prrafo antes: 3 pto

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Agenda anotada para Cancillera La Agenda Anotada para la Canciller debe elaborarse en Arial 14. Debe incluir la informacin esencial sobre el tema a tratar utilizando vietas, as como los mensajes en recuadro gris. nicamente los mensajes deben ser traducidos al idioma acordado dejando la informacin de apoyo en espaol. Extensin: (ver Cuadro de Extensiones Mximas en pg. 35) La extensin se determinar en funcin del tiempo que se asigne a la reunin, procurando la concrecin y sntesis. Cualquier otra informacin adicional deber incluirse como tarjeta de apoyo.
TTULO Arial 14 Negritas Maysculas Sombreado gris al 20% Borde negro TEXTO Arial 14 Interlineado sencillo

ANTECEDENTES DEL TEMA Arial 14 Cursivas

TTULOS Arial 14 Negritas Maysculas MENSAJES Arial 14 Cursivas Sombreado gris al 12,5% Borde negro

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Agenda Anotada para reuniones intersecretariales Guin explicado de los temas que la SRE tratar en encuentros con titulares de otras dependencias. Estructura y contenido: Temas que a juicio de los Subsecretarios deban ser tratados personalmente por la Canciller. Temas que a juicio de los Subsecretarios deban ser conocidos por el titular de la dependencia de que se trate. Cada tema deber incluir el nombre del funcionario encargado de tratar dicho asunto en la SRE y en la dependencia de que se trate, as como el estado actual del mismo. Se elaborar una carpeta por separado que se entregar al titular de la Dependencia por los canales aqu establecidos.
TTULO Arial 14 Negritas Maysculas Sombreado gris al 20% Borde negro INICIALES DE SUBSECRETARA Arial 16 Azul Negritas TTULOS Arial 12 Negritas Maysculas TEXTO Arial 12 Usar vietas Interlineado sencillo MENSAJES Arial 12 Cursivas Sombreado gris al 12,5% Borde negro Usar vietas ESPACIO PARA NOTAS Incluir 3 lneas para incluir notas durante la reunin.

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Tarjeta de apoyo (TA) Cuando se requiera ampliar algn tema contenido en la agenda anotada, se podr elaborar un documento con informacin adicional sobre un tema de coyuntura, foco rojo, estratgico o que demande ponerse en contexto para su mejor comprensin. Solo es til cuando incluyen una referencia vinculada al pas que representa el interlocutor y al desarrollo de la agenda. Estructura y contenido: Dependiendo del tema, la estructura puede incluir antecedentes, situacin actual, perspectivas y posicin de Mxico. En caso de que se elaboren varias tarjetas de apoyo para una gira o visita, se deben enumerar de acuerdo al orden de la agenda. Extensin: Mximo una cuartilla.
TTULO Arial 12 Negritas Maysculas Sombreado gris al 12.5% Borde negro

TEXTO Arial 12 Interlineado sencillo

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Nota de contexto (NC) Son las tarjetas cuyo contenido es similar a lo incluido en una Carpeta Ejecutiva, pero con una presentacin ms resumida. Se utilizan, generalmente, para proporcionar a Presidencia un panorama de la situacin actual y la relacin bilateral con el pas a visitar. Tambin pueden ser utilizadas para dar informacin til y coyuntural sobre un lugar, empresa, centro de estudios, institucin, asociacin o cualquier otra organizacin que ser visitada por el Presidente de la Repblica o por del Secretario de Relaciones Exteriores Extensin: Mximo una tarjeta por actividad. El tamao de las tarjetas es de 21.5 cm. de ancho por 16.9 de alto
ENCABEZADO Logotipo Presidencia y SRE Ttulo del encuentro y fecha Arial 9 Color gris al 50% Cursivas Negritas Versales

TTULO DEL ENCUENTRO Arial 28 Versales Negritas Centrado

LUGAR Y FECHA Arial 14 Versales Negritas Justificado a la derecha

TTULO Arial 14 Negritas Justificado a la izquierda FOTOGRAFA O LOGOTIPO Justificado a la derecha Tamao 4.5 cms

TEXTO Arial 14 Utilizar vietas Interlineado sencillo Prrafo antes: 3 pto

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Nota de color (NC) Tarjeta con informacin de inters del pas o de las actividades de la agenda del Presidente o la Canciller que enriquecen conversaciones no oficiales o incidentales sobre diversos temas: culturales, histricos, deportes, entretenimiento, sociales y/o personalidades, entre otros. Extensin: Mximo una cuartilla.

TTULO Arial 12 Negritas Maysculas Sombreado gris al 20% Borde negro

TTULO Arial 12 Negritas Justificado izquierdo Interlineado sencillo

TEXTO Arial 12 Interlineado sencillo Usar vietas

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Elementos para palabras (Discurso) Documento con informacin breve para guiar la elaboracin de un discurso, brindis, mensajes en libros, etc. Estructura y contenido: a. Informacin bsica i. Contexto general en el que tiene lugar ese discurso ii. Identificacin del foro y la audiencia iii. Vocativos por orden de importancia iv. Mensaje central de la intervencin v. Otros mensajes a transmitir vi. Datos duros b. Elementos discursivos: Prrafos en los que se desarrollen el mensaje central, los mensajes secundarios y se plasmen los datos duros. Los mensajes especficos debern vincularse con la poltica exterior mexicana, regional o multilateral dependiendo del caso. Sugerir citas, referencias histricas, efemrides, etc. Extensin: Para determinar su extensin, se deben estimar 2 minutos por cada cuartilla.

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Perfil biogrfico (Perfil) Semblanza de la trayectoria acadmica y laboral de las personas que participarn en el encuentro con el Presidente, adems de relacin con Mxico. Estructura y contenido: a. Formacin profesional universitaria b. Tres cargos ms recientes y/o relevantes c. Vinculacin con Mxico: sus opiniones sobre nuestro pas, qu acciones ha tomado de inters para Mxico e informacin relacionada con los temas a tratar. d. Encuentros con el Presidente o la Canciller Extensin: Mximo cinco vietas en una tarjeta. El tamao de las tarjetas es de 21.5 cm. de ancho por 16.9 de alto

TTULO Arial 14 Negritas Versales Apellido en maysculas CARGO Arial 14 Negriitas Versales Gris al 50% FOTOGRAFA O LOGOTIPO Justificado a la derecha Tamao 4.5 cms Diseo: Cuadrado

TEXTO Arial 14 Utilizar vietas Interlineado sencillo Prrafo antes: 3 pto

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Tarjetas para recibir Cartas Credenciales (CC) Datos biogrficos relevantes sobre el Embajador designado, su pas y el estado de la relacin bilateral. Estructura y contenido: a. Cartula b. Resumen Ejecutivo (idioma de conversacin, datos biogrficos bsicos, fecha de designacin y mensajes principales) c. Mensajes ampliados (una tarjeta) d. Perfil biogrfico (ver Perfil biogrfico) e. Cuadro de datos bsicos del pas (ver Cuadro en Agenda Anotada)

ENCABEZADO Logotipo Presidencia y/o SRE Ttulo del encuentro y fecha Arial 9 Color gris al 50% Cursivas Negritas Versales

TTULO DEL ENCUENTRO Arial 28 Versales Negritas Centrado

LUGAR Y FECHA Arial 14 Versales Negritas Justificado a la derecha

Extensin: La informacin contenida no debe exceder tres tarjetas (sin contar portada). El tamao de las tarjetas es de 21.5 cm. de ancho por 16.9 de alto
TTULO PRINCIPAL Arial 14 Negritas Centrado TTULOS SECUNDARIOS Arial 14 Negritas Subrayado Justifcado a la izquierda Interlineado sencillo

TEXTO Arial 14 Usar vietas Interlineado sencillo Prrafo anterior: 3 pto

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Materiales para enviar a Comunicacin Social

Carpeta de prensa (CP) Elaborada por las reas y enviada a la Direccin General de Comunicacin Social con informacin relevante para los periodistas que cubrirn la actividad internacional. Debido a que las actividades internacionales son variadas (participacin en foros multilaterales, visitas de Estado, visitas oficiales, etc.) la informacin de contenido puede variar. Estructura y contenido: Se integra por hojas de datos (fact sheet) con vietas. Los temas que se considera deben ser incluidos son: Objetivos de Mxico durante la Gira. Antecedentes e informacin general de la Visita/Foro, segn sea el caso. Informacin sobre la relacin bilateral, si es el caso. Posicin de Mxico en Foros anteriores, si es el caso. Informacin de color y/o contexto sobre eventos relevantes de la agenda programada. Perfiles de participantes. Enlaces de inters.

Extensin: La extensin de la carpeta depende del nmero de actividades que se llevarn a cabo en la visita. Mximo: 9 cuartillas..

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Elementos para entrevista (EE) Elaborados por las reas y enviados a la Direccin General de Comunicacin Social. Notas de apoyo breves que enfatizan los mensajes principales a transmitir, adems de incluir una propuesta de preguntas y respuestas as como frases cortas y llamativas. Perfil de medios y/o corresponsal (Perfil) Elaborado por la Direccin General de Comunicacin Social que proporciona informacin general sobre el medio que entrevista (antecedentes, inclinacin ideolgica y poltica, y nivel de influencia), as como el perfil biogrfico del entrevistador. Estructura y contenido: (Ver Perfil Biogrfico) Extensin: (Ver Perfil Biogrfico) Comunicado de prensa (Comunicado) Elaborado por las reas y enviado a la Direccin General de Comunicacin Social. Informacin para la prensa sobre el desarrollo de una reunin o encuentro. Aborda las posturas oficiales y da a conocer actos, hechos y las declaraciones oficiales. Debe elaborarse un preboletn por lo menos con 5 das de anticipacin a la fecha del evento, el cual debe contener tres o cuatro prrafos que describan los temas sustantivos que se abordaran en los encuentros sealados. Estructura y contenido: La estructura del comunicado debe ir de lo ms importante a lo menos importante. Se integrar de un ttulo, una entrada y el cuerpo. En los prrafos subsecuentes se complementa la informacin atendiendo a seis preguntas bsicas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Qu sucedi? Destacar los motivos y las implicaciones. Quines participaron? Cundo? Dnde se llev a cabo? Por qu sucedi? Cmo sucedi?

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Materiales para el Congreso

Aviso al Congreso (o permiso de salida en viajes mayores a 7 das) (PC) Expone los objetivos y justificacin de la visita, basados en la nota estratgica, as como las actividades principales y resultados esperados de la visita. Estructura y contenido: a. b. c. d. Dirigido al Subsecretario de Enlace Legislativo de la SEGOB. Enlista los objetivos del viaje del Presidente. Presenta la lista de actividades principales. Explica los resultados esperados de la visita.

Extensin: La extensin se determina de acuerdo a la lista de actividades que se incluye en cada visita.

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Informe al Congreso (IC) Informe sobre los logros de las visitas de Estado, oficiales, de trabajo y a foros multilaterales mundiales o regionales que realice el Presidente de la Repblica. Estructura y contenido: a. b. c. d. Desarrollo del programa de actividades Principales resultados Documentos suscritos Otros temas

Extensin: Extensin mxima de 4 cuartillas sin considerar cartula.

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Cuadro de extensiones mximas

53) En el siguiente cuadro se relacionan solamente aquellos materiales con lmites respecto a su extensin. Extensin mxima (sin contar cartula, cuadros y/o perfiles) 3 tarjetas por cada 15 minutos que dure el encuentro Agenda anotada Agenda anotada para Cancillera Agenda anotada para reuniones intersecretariales Carpeta ejecutiva Nota estratgica Tarjeta de apoyo Tarjeta de contexto Tarjetas para recibir Cartas Credenciales Ejemplo:45 minutos 7 tarjetas

Material

2 cuartillas por cada 15 minutos que dure el encuentro Ejemplo: 60 minutos 8 cuartillas

2 cuartillas por cada 15 minutos que dure el encuentro Ejemplo: 30 minutos 3 cuartillas 2 cuartilla como mximo 1 cuartilla por tema 1 tarjeta por tema con 5 vietas como mximo por cada una 3 tarjetas como mximo (sin contar cartula, perfil ni cuadros de datos bsicos) 4 cuartillas

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