ESTUDIANTE: Samir Johan Arredondo Palacio ID: 000207902

Cmo se debe hacer la planeacin de las actividades de un proyecto segn las buenas prcticas de PMI?

CONTEXTUALIZACIN Segn el PMBOK 4 edicin, las actividades hacen parte del rea de conocimiento Gestin del Tiempo del Proyecto especficamente se sita en el grupo de proceso de Planeacin. En la gestin del tiempo del proyecto, la buena prctica menciona 6 procesos que se deberan de llevar a cabo para llevar el proyecto a su finalizacin a tiempo, de estos 6 procesos 4 de ellos se enfoca en las actividades, a continuacin se mencionan dichos procesos. 1. Definir las ActividadesEs el proceso que consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. 2. Secuenciar las ActividadesEs el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto. 3. Estimar los Recursos de las ActividadesEs el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. 4. Estimar la Duracin de las ActividadesEs el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. El trabajo relativo a la ejecucin de los seis procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto est precedido por un esfuerzo de planificacin por parte del equipo de direccin del proyecto. Este esfuerzo de planificacin forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto, que produce un plan de gestin del cronograma que selecciona una metodologa, una herramienta de planificacin, y establece el formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. Una metodologa de planificacin define las reglas y enfoques para el proceso de elaboracin del cronograma. Entre las metodologas ms conocidas, se encuentran el mtodo de la ruta crtica y el de la cadena crtica. El desarrollo del cronograma utiliza las salidas de los procesos Definir las Actividades, Secuenciar las Actividades, Estimar los Recursos de las Actividades y Estimar la Duracin de las Actividades, en combinacin con la herramienta de planificacin para elaborar el cronograma.

DESARROLLO DEL TEMA Las actividades son parte fundamental en la planeacin del proyecto debido a que su definicin permite generar un cronograma base para todo el proyecto y a su vez por ser fruto de la estructura de trabajo (EDT), define los entregables que surgen de cada actividad y en qu momento se deben de entregar (cronograma). 1. La primera etapa es definir las actividades del proyecto, las cuales son fruto de la EDT en su descomposicin ms mnima. Se debe considerar la lnea base del alcance que posteriormente se ha definido, con esta consideracin se pretende analizar los entregables, restricciones y supuestos que afecten la definicin de las actividades. Los factores ambientales de la organizacin, principalmente el sistema de informacin de la gestin del proyecto el cual permitir tener disponible la informacin necesario del grupo de trabajo. Activos de los Procesos de la Organizacin, en el cual se considera las metodologas y procedimientos existentes en la organizacin con los cuales planifican actividades; otro insumos fundamental y de gran ayuda es la retroalimentacin de las lecciones aprendidas de otros proyectos que haya tenido la organizacin. Como entregables para las siguientes etapas de la planificacin de actividades, PMI recomienda que en la etapa de definicin se entregue la lista de todas las actividades que van a ser parte del cronograma y su alcance. 2. La segunda etapa es secuenciar las Actividades, con la actividad precedente de definicin se obtiene una lista de actividades, los atributos e hitos de estas, lo que permitir al grupo de planeacin del proyecto secuenciar las actividades de acuerdo a su enlaces con otras actividades, es decir cuales actividades se pueden ejecutar paralela o secuencialmente y cuales otras forman hitos verificables durante la ejecucin. La definicin de las dependencias entre las actividades del proyecto ayuda a identificar riesgos asociados a la ejecucin de las actividades, pero tambin le da una visin al grupo de planeacin de tomar decisiones o planear estrategias para la ejecucin de las actividades crticas y que pudieran impactar los tiempos del proyecto. 3. La estimacin de los recursos de las actividades, este proceso est ligado al grupo de procesos del proyecto Estimacin de costos. Esta actividad depende de sus predecesoras, si se sabe la lista de actividades y en qu orden se van a ejecutar, el grupo de planeacin podr estimar en qu momento (disponibilidad) y las cantidades de recursos que van a ser necesitadas para la ejecucin de las actividades. Algunas tcnicas para este clculo son la consulta a expertos, la experiencia que tenga la organizacin en ejecucin de proyectos y el sistema de informacin del proyecto, todos dependen de una buena definicin de las actividades para obtener un buen clculo de los recursos necesarios.

4.

Estimar la duracin de las actividades, de acuerdo a la estimacin de los recursos de hace un presupuesto de cuento tiempo tendrn que trabajar estos para culminar cada actividad, en este proceso es necesario conocer muy bien la naturaleza del proyecto, la de la organizacin y la experiencia que tenga el recursos humano en ejecutar las actividades. Mientras ms informacin se tenga para estimar el tiempo de las actividades, mejor ser el pronstico de su duracin. Las tcnicas utilizados para hacer el clculo del tiempo son entre otras la consulta de expertos, consultar informacin histrica de la organizacin acerca de proyecto posteriores y en algunos casos si la informacin es suficiente utilizar mtodos formales como el PERT para hacer este clculo. Los procesos siguientes son orientados a desarrollar el cronograma del proyecto que esta soportado sobre las bases de las actividades que se definieron, secuenciaron y estimaron recurso y duracin. CONCLUSIONES Las buenas prcticas de PMI establecen unos mtodos de planeacin de las actividades que se sustentan en procesos posteriormente realizados como son la lnea base del alcance del proyecto, el ambiente de la organizacin, los activos de conocimiento que tiene la organizacin, la EDT, etc. La forma interactiva en los procesos de planeacin de las actividades permite mantener una visin global del proyecto pero a su vez permite identificar secuencia, tiempos y costo de cada una de las actividades y a su vez una definicin clara del alcance de cada actividad, esto permite al gerente del proyecto concentrarse en la actividades mas criticas con el fin de mitigar riesgos si es necesarios o promover la ejecucin de algunas otras actividades no tan relevantes. El proceso de definicin y planificacin de las actividades del proyecto le permite a la organizacin reconocer sus recursos humanos tanto en sus habilidades como en su conocimiento de ella, tambin permite generar una experiencia en el pronstico de tiempos para futuros proyectos, esto es muy utilizado en las empresas consultoras debido a que con su experiencia en proyectos se obtiene un buen reconocimiento de actividades y su planificacin en general (tiempos y recursos). De acuerdo a lo visto en clase y en la profundizacin de este tema, se identifican ciertas cualidades en la gerencia de proyecto tales como la visin general del negocios con la capacidad de llegar hasta la descripcin mnima de la estructura de trabajo como son las actividades y con estas tener una definicin de cules son los resultados del cronograma en cada uno de sus hitos y los riesgos asociados a la ejecucin de este.