O PROGRAMA 5S

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1. INTRODUO Voc sabe o que as pessoas esto buscando hoje em dia com maior nfase? Qualidade de Vida Voc sabe o que significa qualidade de vida? Esta uma pergunta que tem resposta muito particular para cada pessoa, para voc pode significar ter um bom plano de sade, pode ser uma renda que lhe permita usufruir as coisas boas da vida ou conhecer os lugares mais lindos do mundo. E no seu ambiente de trabalho, o que significa para voc Qualidade de vida? Trabalhar com segurana, ter um rendimento elevado, trabalhar em um ambiente descontrado, climatizado, com pessoas positivas e incentivadoras. Como se pode conseguir todas essas coisas no ambiente de trabalho? Atravs dos programas de qualidade desenvolvidos para as empresas. Dentro deste contexto, podemos implantar Programa 5S, aparece como propulsor e projeto piloto para a qualidade. Por isso o Programa 5S est ai para promover essa qualidade de vida. 2. O QUE O PROGRAMA 5S? O Programa 5S uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na empresa atravs de conscincia e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradvel, seguro e produtivo. O Programa recebeu esse nome devido s iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa. Senso, segundo o Aurlio, a Faculdade de apreciar, de julgar. Significa, tambm, entendimento; tino. Portanto, rigorosamente falando, nunca se implanta um senso, mas se planta e se cultiva, num processo educacional que exige lideranas competentes, pacientes, e persistentes, que realmente gostem de pessoas. Chegou-se concluso que, no Brasil, de forma anloga ao Japo, deveria ser amplamente difundido o Sistema 5S, ou os sensos de: utilizao, arrumao, limpeza, sade e autodisciplina, para se criar o ambiente da qualidade. Com o desenvolvimento desses sensos, supunha-se poder estimular a educao e a re-educao para a

sobrevivncia com dignidade. Os resultados alcanados at o momento mostraram que a expectativa de uns poucos se confirmou, tornando-se hoje uma certeza de muitos. No Japo, o sistema ou programa 5S foi formalizado no ambiente empresarial no incio da dcada de 50, apesar de sua longa existncia informal como fundamento da educao moral daquele pas. Segundo Masao Umeda, um destacado lder da Qualidade no Japo, o 5S foi introduzido nas empresas japonesa para acabar com o trabalho forado. O sistema foi redescoberto em pases como Taiwan e Cingapura, na dcada de 80, como uma excelente maneira de se comunicar, pronta e eficazmente, a idia de qualidade como um hbito, e no como um mero ato. Esses pases, aps pesquisarem a fundo a essncia da qualidade e da produtividade no Japo, concluram que o 5S est na base da pirmide. Essa concluso no foi imediata, pois foi necessrio pesquisar alm das aparncias. So cinco as palavras japonesas que deram origem ao 5S: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke; entretanto, conveniente realar que o autor, analisando os contextos culturais do Japo e do Brasil, fez uma interpretao totalmente adaptada realidade brasileira. Essa interpretao surgiu da anlise do ambiente da qualidade em dezenas de organizaes e, especialmente, naquelas que implementaram o 5S com diferentes nveis de profundidade. Do ponto de vista organizacional, o 5S deve ser implementado com o objetivo especfico de melhorar as condies de trabalho e criar o ambiente da qualidade. O programa 5S consiste de cinco sensos, cujas palavras em japons iniciam com a letra S. 1 S Seiri (Utilizao, Arrumao, Organizao, Seleo) 2 S Seiton (Ordenao, Sistematizao, Classificao) 3 S Seiso (Limpeza, Zelo) 4 S Seiketzu (Asseio, Higiene, Sade, Integridade) 5 S Shitsukei (Autodisciplina, Educao, Compromisso) Em sua aplicao, devem-se seguir cada um dos sensos, aplicando um aps o outro. Nesse processo deve-se contar com a participao de todos para o sucesso do programa. A maior dificuldade encontrada na implantao de um programa 5S a resistncia que as pessoas tm em relao s mudanas.

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3. OBJETIVOS 3.1. Ss Operacionais - Seiri Senso de Utilizao - Seiton Senso de Arrumao - Seiso Senso de Limpeza 3.2. Ss Comportamentais - Seiketsu Senso de Sade e Higiene - Shitsuke Auto-Disciplina Melhorar a qualidade de vida das pessoas (no trabalho e fora dele) Aumentar a produtividade (das pessoas e dos processos) Diminuir desperdcios (de espao, de tempo e de material) 4. VANTAGENS NA SUA APLICAO Simples de implementar Baixo custo Resultados a curto prazo timo termmetro para testar se a organizao est preparada para iniciar projetos mais complexos

5. IMPLICAES NO PROGRAMA 5S um processo que deve envolver a todos Envolve mudanas de comportamento, hbitos Defronta com resistncias 6. VONTADE DE MUDAR A importncia da vontade: Entre televisores ligados sem ningum assistindo, luzes acesas em cmodos vazios, etc. So gastos anualmente em energia o equivalente gerado pela usina Angra A cada 10 andares 2 vo para o lixo em forma de entulho Acidentes de trabalho Fortunas pagas ao sistema previdencirio pagos aos acidentados e aos fraudadores* Fraudadores devido a impunidade, devido a morosidade, devido a falta de padronizao de fazer as coisas

 M especificao do servio falta de comunicao, falta de costume de recolocar as coisas no lugar aps o uso, etc Nossos exemplos: nosso cotidiano contribui para essa lentido, perda de tempo procurando as coisas, atrasos a compromissos, retrabalhos, prev. sade 7. NASCIMENTO E MORTE ABRIU => FECHE! ASCENDEU => APAGUE! LIGOU => DESLIGUE! DESARRUMOU => ARRUME! SUJOU => LIMPE! EMPRESTOU => DEVOLVA! PROMETEU => CUMPRA! 8. MOSTRAR QUE TRABALHANDO CONSEGUE Precisamos acreditar que vale a pena se esforar Uma forma de demonstrar resolvendo problemas que saltam aos olhos, prosseguindo com a resoluo dos demais de forma cada vez mais elaborada e detalhista 9. FACILITAR ACERTOS O ser humano deseja sentir-se hbil e inteligente, se erra se sente mal, frustrado e irritado Usar comunicao e controles visuais Criar dispositivos (ex. gabaritos, marcas, sons, etc.)

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10. 1 S SEIRI SENSO DE UTILIZAO Em sentido amplo significa: utilizar os recursos disponveis, com bom senso e equilbrio, evitando ociosidades e carncias. Em sentido restrito, para possibilitar ao imediata, significa: manter no ambiente considerado, somente os recursos necessrios. Cada organizao cria uma frase curta e esclarecedora para expressar esse conceito restrito, levando-se considerao a capacidade de absoro imediata da totalidade dos seus colaboradores. Eis algumas frases tpicas para expressar o senso de utilizao, por meio de cartazes: Mantenha somente o necessrio no trabalho; Selecione somente o que voc precisa; Combata o desperdcio. Benefcios do senso de utilizao: Liberao de espaos para diversos fins; Reciclagem de recursos escassos; Re-alocao de pessoas que no estejam sendo bem utilizadas; Combate ao excesso de burocracia; Diminuio de custos etc. Usando dados do Instituto de Engenharia, o colunista Joelmir Beting (Estado de Minas, 29/09/94) estima em 75 bilhes de dlares anuais (15% do PIB) os desperdcios aparentes e mensurveis no Brasil. Segundo esse colunista, Os desperdcios ocultos ajudam a explicar a degradao da qualidade de vida da populao brasileira deitada em bero esplndido. Somos a 10 economia do mundo em tamanho, mas ocupamos a 63 posio no ranking mundial do desenvolvimento humano, segundo a ONU. Ou seja: estamos jogando muita riqueza pelo ralo. Como aplicar o senso de utilizao, imediatamente? 1 Seguir um fluxograma, para as aes de curto prazo. 2 Persistir na educao a longo prazo, principalmente por meio da identificao e soluo de problemas em equipe. Desenvolver este senso a longo prazo significa, simultaneamente, desenvolver o senso de autodisciplina. Ao diminuir os diversos itens em estoque, caminha-se, naturalmente, para o sistema JIT just-in-time ou simplesmente a tempo, muito famoso no mundo inteiro.

 Aplique o princpio um o melhor. Uma ferramenta; uma cpia; e um dia definido para providncias; uma hora de reunio etc. 11. 2 S SEITON SENSO DE ARRUMAO A ordenao facilita a utilizao, diminuindo o tempo de busca. A proximidade entre os dois sensos tal que no h uma linha divisria clara entre eles sendo que, no Japo, geralmente se faz referncia ao seiri/seiton como constituindo um conceito unitrio. A distino feita aqui apenas didtica. Uma vez que a ordenao segue, naturalmente, a seleo de itens necessrios e desnecessrios, mas, exige ateno especial. Sentido amplo adotado: dispor os recursos de forma sistemtica e estabelecer um excelente sistema de comunicao visual para rpido acesso a eles. A comunicao desse senso dentro das organizaes feita com algumas frases do tipo: Mantenha cada coisa no seu lugar; Um lugar para cada coisa; cada coisa no seu lugar; Deixe tudo vista; Encontre em 30 segundos. Benefcios: Economia de tempo; Diminuio do cansao fsico por movimentao desnecessria; Melhoria do fluxo de pessoas e materiais; Rapidez na movimentao e resgate de pessoas em caso de emergncia; Diminuio do estresse por buscas mal sucedidas, etc.

Como praticar? Melhor o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas. Identificar todos os locais e recursos de forma bem visvel. Dispor os itens de acordo com a freqncia de uso, por exemplo: - colocar ao alcance da mo o que se usa toda hora; - colocar prximo ao local de trabalho o que se usa todo dia; - colocar no almoxarifado o que se usa toda semana; Padronizar os termos importantes de uso comum na organizao. Usar rtulos e cores vivas para identificar os itens, seguindo as regras j existentes para o uso de cores. Guardar os objetos semelhantes no mesmo local. Expor visualmente todos os pontos crticos, tais como locais perigosos, partes das mquinas que exigem ateno especial etc. Cuidar para que a comunicao seja fcil e rpida, por exemplo: No escrever frases longas; comunicar apenas uma idia-chave por painel; ilustrar a idia com um desenho, preferencialmente.

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12. 3 S SEISO SENSO DE LIMPEZA Entre os vrios significados que o Novo Dicionrio Aurlio d palavra limpeza, destaca-se: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita, acabada, caprichada. Entre os vrios significados do verbo limpar, destacam-se: tornar limpo, asseado; livrar de impureza(s), purificar. Portanto, ter um senso de limpeza, equivale a: praticar a limpeza de maneira habitual e rotineira e, sobretudo, no sujar. Num sentido mais restrito, a limpeza conste em: eliminar o p e a sujeira do ambiente e dos equipamentos, O estado dos banheiros deve merecer especial ateno, pois impacta diretamente as pessoas e, em especial, os clientes. Algumas empresas, querendo dar a impresso de excelncia, exageraram construindo banheiros de luxo para seus empregados. Obviamente que eles preferem salrios melhores. Algumas frases tpicas usadas para divulgar a idia so: Jogue limpo; Mais importante do que limpar no sujar; Ser limpo estar limpo; Limpeza educao. Benefcios da Limpeza: Sentimento de bem-estar nos empregados; Sentimento de excelncia transmitido aos clientes; Preveno de acidentes; Manuteno dos equipamentos etc.

Como fazer acontecer? Definindo responsveis por reas e criando tabelas de rodzio. Essa prtica poderia ser estendida s escolas, induzindo-se os alunos a sugeri-la e a adot-la como um ato de carinho. Estabelecendo horrio definido, lembrado por um sinal sonoro, para que todos faam suas limpezas durante perodos de 5 minutos dirios. Treinamento todos os operadores para que sejam capazes de conhecer completamente o equipamento que usam, de dentro para fora, e estabelecer periodicidade para inspees detalhadas durante a limpeza. Elaborando, junto com os operadores, listas de verificao de todos os pontos do equipamento que meream ateno especial durante as inspees peridicas. Distribuindo, amplamente, recipientes de coleta de lixo.

 Criando reas-modelo em ambientes de ampla circulao, para que todos se contaminem com a idia. Essas reas devero ser mantidas limpas, custe o que custar, Um toque de humor Cliente nmero 1 Por favor, d-me um caf com leite. Cliente nmero 2 Pra mim tambm, mas num copo bem-limpo. Atendente, ao trazer os pedidos: - Estou com a memria ruim. Qual de vocs exigiu que o copo estivesse limpo? 13. 4 S SEIKETSU SENSO DE SADE E HIGIENE Sade, no Aurlio, tem, entre outros, os seguintes significados: [Do lat. Salute, salvao, conservao da vida] S. f. 1. Estado do indivduo cujas funes orgnicas, fsicas e mentais se acham em situao normal; estado que sadio ou so. 2. Fora, robustez, vigor.... 4. disposio moral ou mental ... Por tanto, no pode haver empresa excelente com empregados sem um senso de sade. No adianta mandar consertar os empregados em hospitais quando eles ficam doentes, pois, sem senso de sade, eles estaro, permanentemente, doentes. No 5S, o senso de sade refere-se ao estado atingido com a prtica dos trs esses anteriores, acrescido de providncias rotineiras e habituais em termos de higiene, segurana no trabalho e sade pessoal. Em uma frase, significa: manter as condies de trabalho, fsicas e mentais, favorveis sade. Algumas frases para transmitir a idia, ainda que de forma incompleta, poderiam ser: Mantenha um ambiente agradvel e seguro; Esteja atento s condies de segurana e de sade; Trabalhe seguro; Mantenha-se saudvel.

Excesso de materiais, m ordenao e sujeira so, reconhecidamente, causas j significa uma grande iniciativa para conserva a vida da empresa e dos empregados em boas condies. Benefcios Relativos ao Senso de Sade so evidentes por si mesmo, j que o objetivo preservar a vida pelo seu valor intrnseco e, obviamente, para que o empregado possa transformar a sua energia, fsica e mental em bens a servios. Cada dia afastado do trabalho e cada dia trabalhado sem energia e entusiasmo significam perdas financeiras para a empresa e perda de vida para o empregado. Como a Organizao pode estimular o senso de sade? Trabalhando para manter os sensos de utilizao, ordenao e limpeza. Mapeando e eliminando, sistematicamente, as situaes inseguras.

Mantendo excelentes condies de higiene nos banheiros, restaurantes etc. Garantindo que todos os seus dependentes tenham uma alimentao balanceada. Difundindo material educativo sobre sade em geral. Incentivando a prtica de esportes. Estimulando o embelezamento do local de trabalho. Promovendo atividades rpidas para restaurao do equilbrio, mental e emocional. Distribuindo as tarefas de forma racional, de modo que elas sejam efetuadas naturalmente, mesmo que em ritmo forte. Estimulando um clima de confiana, amizade e solidariedade. Pagando, se possvel, salrios dignos.

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14. 5 S SHITSUKE SENSO DE AUTODISCIPLINA Se fosse possvel desenvolver nas pessoas apenas o senso de autodisciplina, no seria necessrio fazer qualquer referncia ao desenvolvimento dos outros sensos, pois a pessoa auto-disciplinada toma a iniciativa para fazer o que deve ser feito. Entretanto, a prpria tecnologia de desenvolvimento da autodisciplina passa pela prtica dos sensos anteriores. Pode-se dizer, ento, que o tempo todo estivemos falando no desenvolvimento da autodisciplina. Nas fases iniciais do 5S, essa tentativa baseia-se em artifcios para criar os novos hbitos com uma forte induo externa. Auditorias, competies, prmios, reconhecimentos, tudo isso usado, apesar das divergncias sobre a melhor maneira de ajudar as pessoas a se desenvolverem. Em sentido amplo, o senso de auto-disciplina pode ser expresso, no 5S, como: ter todas as pessoas comprometidas com o cumprimento dos padres tcnicos e ticos e com a melhoria contnua em nvel pessoal e organizacional. Para efeito de divulgao imediata, ele poderia ser apresentado por frases do tipo: Tome a iniciativa; Cumpra os padres tcnicos e ticos da organizao; Pense por si mesmo; Pratique os 4S; Melhore sempre etc.

Portanto, o estmulo ao desenvolvimento da autodisciplina deve ser entendido como a luta permanente para manter e melhorar os 4S. Ampliando o significado do senso de utilizao para identificao e soluo dos diversos problemas comuns a uma equipe, e sob a exclusiva responsabilidade de equipe. Maslow j dizia que as pessoas crescem resolvendo problemas em equipe. Como estimular a auto-disciplina? Algumas lies podem ser aprendidas com as melhores organizaes do mundo e, principalmente, com os grandes educadores e lderes de todos os tempos. So elas:

Compartilhar misso, viso e princpios fundamentais. Educar para a criatividade; Ter padres simples; Melhorar as comunicaes em geral; Atribuir responsabilidades e dar autoridade; Criar um clima de confiana, amizade e solidariedade. Lanar desafios compatveis com as habilidades; Ter pacincia e perseverana na educao e treinamento etc.

Do ponto de vista pessoal, recomendo os seguintes passos para o desenvolvimento da autodisciplina: 1. Mude o ambiente fsico Classifique, ordene, limpe e as coisas comearo a melhorar. 2. Mude o ambiente social Lute com pacincia e persistncia para manter um ambiente agradvel e seguro. Coloque-se no lugar do outro. Eduque-se e eduque continuamente, sem trguas. Enfim, pratique e divulgue o 5S e voc estar dando um passo gigantesco para criar qualidade de vida! 15. ORIENTAO PARA IMPLANTAO E CONTROLE 1. A Coordenao do Programa 5S no Departamento dever fazer o levantamento de todos locais das reas onde ser implantado o Programa 5S. 2. Em consenso com os funcionrios e gerencias que atua nos locais, a rea ser dividida em Postos 5S. 3. Em cada Posto dever ser nomeado um responsvel pelo mesmo. 4. O responsvel do Posto 5S dever, em consenso com as demais pessoas que trabalham ou utilizam o Posto, fazer as "Planilhas de Inspeo 5S" do Posto no formulrio-padro conforme exemplos. A avaliao mensal e auto-explicativa. 5. Aps impressa a Planilha, anexar a ela as folhas das "Pendncias 5S" e "Rotina 5S". Coloc-las no plstico transparente, que possibilite a remoo mensal para anotar a pontuao, as Pendncias e olhar a Rotina 5S. 6. O plstico transparente com as trs folhas dever ser afixado na porta de entrada da sala principal do Posto ou no mural dentro da sala. 7. A "Rotina 5S" fornece informaes necessrias para fazer as avaliaes dos Postos e encaminhar as Pendncias. 8. O Coordenador do Programa 5S dever afixar a folha de "Resultados Mensais do 5S" no mural da secretaria ou sala dos professores dentro de um plstico transparente que

possibilite a fcil remoo da mesma pelos responsveis para anotao dos resultados de inspeo. 9. Prximo a esta folha afixar trs canetas hidrocor para pintar as cores correspondentes s notas do ms. 16. CONCLUSO O 5S um programa para todas as pessoas da empresa, do presidente aos operadores, para as reas administrativas, de servio, de manuteno e manufatura. O programa 5S visa mudar a maneira de pensar das pessoas na direo de um melhor comportamento para toda vida. Voc deve fazer todo esforo para que o 5 S seja muito bem sucedido em sua empresa. O programa deve ser liderado pela alta administrao da empresa e baseado em educao, treinamento e prtica em grupo.

TAREFAS COMPLEMENTARES Voc deve definir o que essencial e realizar as tarefas complementares, para aprender a aplicar o conhecimento adquirido e, tambm selecionar o contedo complementar para permitir que se aprofunde no contedo do curso, questione e relacione outros tpicos do conhecimento. Tarefas Complementares: 1) Procure sites na internet relacionados ao assunto; 2) Leia livros sobre o assunto; 3) Aplique o que voc aprendeu em casa, na sua vida pessoal e principalmente no trabalho; 4) Converse com seus colegas sobre o assunto, pois trocando informao se aprende muito; 5) Faa outros cursos relacionados ao assunto; 6) Nunca desista de seus sonhos. Agindo desta maneira ser uma excelente forma de ampliar seus conhecimentos e melhorar a sua empregabilidade. Em tempos de crise ou onde se precisa de pessoas capacitadas, o melhor investir em sua carreira. Aproveite novas oportunidades de aprender.