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Manual de uso SICEP Gestin 12 201

Ejecucin 2011

Diciembre de 2011

TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ................................ ........................................................ 2 1.1 Objetivos ...................................................................................... 2 ................................................................ 1.2 Caractersticas Generales ................................................................ cas .................................... 2 1.3 Ventajas del Sistema ................................................................ ........................................ 2 1.4 Cmo obtener soporte tcnico? ............................................................ 3 ............................ 1.5 Convenciones utilizadas y teclas especiales ................................ ................................................. 3 2. INSTALACION DEL APLICATIVO ............................................................... 5 ............................... 3. DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA ................................ .................................................... 7 3.1 Cmo ingresar al Sistema? ................................................................ 7 .................................. 3.2 Men Principal ................................................................ ............................................................................... 8 3.2.1. Men identificacin ................................................................ ........................................ 8 3.2.1.1 Opcin inicializar municipio .............................................................. 9 .............................. 3.2.1.2 Opcin definir periodo ................................................................ .................................... 9 3.2.1.3 Opcin datos bsicos del municipio ................................ ................................................... 10 3.2.2 Men municipio ................................................................ .......................................................................... 12 4. CONTEXTO GENERAL FORMATOS F, K, L ................................ .................................................... 12 5. FORMATOS F ................................................................ ................................................................................. 14 6. FORMATOS K ................................................................ ................................................................................. 17 7. FORMATOS L ................................................................ ................................................................................. 40

1. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA D


1.1 OBJETIVOS Realizar la captura de la informacin sobre gestin municipal. Proporcionar a los municipios una herramienta que les permita el manejo adecuado de la informacin relacionada con la gestin. gestin Facilitar el reporte de informacin para el seguimiento y evaluacin de la gestin municipal. Facilitar a los municipios la presentacin de informes confiables y actualizados sobre la ejecucin de las metas del plan de desarrollo y los indicadores de eficiencia y capacidad administrativa administrativa. Optimizar las acciones de seguimiento y evaluacin que deben realizar las Secretaras de Planeacin Departamental, el Departamento Nacional de Planeacin y dems entidades competentes competentes.

1.2 CARACTERSTICAS GENERALES S


El aplicativo de digitacin del Sistema de Informacin de ejecuciones presupuestales SICEP licativo est desarrollado bajo la herramienta Visual FoxPro versin 8.0 Para la instalacin y buen funcionamiento de la aplicacin, se requiere un equipo estndar con capacidad de 128 megabytes de memoria principal o superior, sistema operativo Windows 98 o superior, espacio en disco duro de 50 Mb y procesador Pentium. La pantalla debe estar configurada en 800 por 600 pxeles.

1.3 VENTAJAS DEL SISTEMA


Este sistema est desarrollado en una herramienta visual de ltima tecnologa que presenta la informacin al usuario a travs de pantallas tipo Windows y bajo estndares de fcil manejo. Permite incorporar los datos de una manera sencilla y gil y, realiza totalizacin automtica, eliminando los errores en el proceso de sumas. Al ser digitada la informacin directamente por los municipios, se garantiza la conservacin de la integridad de los datos.

1.4 CMO OBTENER SOPORTE TCNICO?


Aunque el sistema controla la mayor parte de los errores y presenta ayudas para la captura y validacin de la informacin, en caso que se presenten problemas que impidan la ejecucin normal del sistema y, que no se encuentren especificados en este manual, se debe solicitar el soporte so tcnico a travs de la Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible del Departamento Nacional de n Planeacin, telfono 38150000 extensiones 1630, 1635, 1654 y 1202 o a travs de los siguientes 16 correos electrnicos: y Formato K y L (ndelgado@dnp.gov.co, ineira@dnp.gov.co, ( , mpomares@dnp.gov.co, pbonilla@dnp.gov.co ).

1.5 CONVENCIONES UTILIZADAS Y T IONES TECLAS ESPECIALES

Este sistema est desarrollado con una herramienta grfica, por lo cual se facilita su ejecucin utilizando el mouse. En las pantallas se manejan botones, listas desplegables, cajas de texto y opciones excluyentes. Para seleccionar cualquiera de estos tipos de objetos se utiliza el Mouse. Para cambiar de fila en los formularios se puede utilizar el Mouse o las teclas de desplazamiento arriba abajo. A travs del sistema se utilizan los botones con iconos similares a los utilizados por Microsoft iconos Office. El significado de cada uno de ellos es el siguiente: : Inicializar municipio : Perodo de trabajo : Datos del municipio : Formularios : Consulta de Formatos : Listados : Ayuda : Salir del sistema : Buscar registro : Adicionar/Guardar registro : Modificar informacin : Borrar registro : Guardar la informacin del formulario. : Cancelar cambios (deshacer) : Imprimir formulario : Salir del formulario. : Seleccionar directorio : Cargar informacin de archivos planos El sistema funciona a travs de mens desplegables, los cuales se activarn cuando estn disponibles los datos para su ejecucin y cuando el usuario tenga los privilegios de acceso para poder ejecutarlos.

2. INSTALACION DEL APLICATIVO


Para la instalacin del aplicativo se debe copiar en el disco C del equipo la carpeta (SICEP 1201) 1 que encuentra en el CD. En la figura se ilustra la manera como debe quedar la carpeta instalada en el equipo.

Al copiar la carpeta en el disco duro del equipo posiblemente quede solo con acceso de lectura. Para cambiar esta propiedad, realice el siguiente procedimiento: Ingrese al explorador de Windows De clic derecho sobre la carpeta SICEP 1 1201 Seleccione propiedades Desactive la opcin de solo lectura

Tambin es importante cambiar esta propiedad a los archivos de la carpeta Data, con el siguiente procedimiento: Ingrese al explorador de Windows Abra la carpeta Data Seleccione todos los archivos de la carpeta De clic derecho sobre los archivos seleccionados Seleccione propiedades Desactive la opcin de solo lectura De clic en aceptar

3. DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DETALLAD


3.1 CMO INGRESAR AL SISTEMA?
Para ingresar al aplicativo debe ejecutar (dar doble clic) el archivo Sicep.exe ( ) que se encuentra en la carpeta instalada anteriormente. Una vez lo haga aparecer el siguiente mensaje:

En esta pantalla debe digitar el usuario que es

3815000

(el conmutador del DNP) y la

contrasea que es 1625 (la extensin donde puede solicitar aclaraciones), y dar clic en aceptar. aclaraciones) Si hay error en el usuario o en la clave, sale el siguiente mensaje, d clic en Aceptar y reintente.

Al digitar el usuario y la contrasea correctamente, usted podr ingresar al aplicativo. Cuando correctamente lo haga por primera vez o cuando el municipio no se ha definido, aparecer el siguiente aparece mensaje:

Haga clic en aceptar.

3.2 MEN PRINCIPAL


El men principal contiene todas las opciones que se pueden ejecutar en el sistema, las cuales sistema estn organizadas en los siguientes submens:

Las opciones de cada men se pueden seleccionar haciendo un primer clic en el submen respectivo y otro en la opcin deseada una vez esta quede resaltada (sombreada). deseada,

3.2.1. Men identificacin


Este aplicativo est diseado para que se digite solamente un municipio en cada computador. En este sentido, lo primero que se debe definir es el municipio para el cual se va a digitar la dig informacin.

3.2.1.1 Opcin inicializar municipio


Para definir el municipio, en la Barra de Mens se encuentra el men Identificacin y en este la opcin Inicializar municipio. Al dar clic en esta opcin o en el botn municipio. podr definir el

Debe escoger el departamento al cual pertenece su municipio y luego el municipio. Una vez seleccionados estos datos, con el botn se guarda la opcin de identificacin de

municipio y con el botn se sale de esta pantalla. Realizada esta accin aparecer el ealizada accin, mensaje El municipio fue registrado, de clic en aceptar. aceptar

3.2.1.2 Opcin definir periodo pcin


El siguiente paso es definir cu perodo se va a trabajar. cul

Periodo Ejecucin Anual

Corte 31 de diciembre

Fecha de Reporte 15 de marzo del ao siguiente

01, Por medio del SICEP GESTION 1201, se reportar la informacin de la ejecucin de la vigencia 2011.

3.2.1.3 Opcin datos bsicos del municipio


Para digitar los datos bsicos del municipio seleccione la opcin Datos Municipio del men Identificacin, u oprima el botn , se desplegar la siguiente pantalla.

En esta pantalla se debe ingresar a cada uno de los botones y diligenciar todos los datos all solicitados. En el botn de Datos Bsicos se despliegan las siguientes preguntas identificadoras:

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Para digitar los datos se debe oprimir el botn necesarios.

, el cual habilitar los registros

Es importante mencionar que la actual versin del SICEP (Sicep 1 01) tiene habilitada la opcin s 1201) de ampliar las ventanas de digitacin al dar clic al botn visualizacin de las pantallas de presentacin. brindando una mejor

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Para digitar los datos oprima el botn modificar y escriba los datos solicitados: nombre del alcalde o de la alcaldesa, direccin de la alcalda, telfono, celular, fax, correo alcaldesa, electrnico de la alcalda, nombre del contador y matrcula profesional de contador. Una vez se digite toda la informacin gurdela oprimiendo el botn a botn . y salga de esta pantalla con el

3.2.2 Men municipio


Para digitar la ejecucin del municipio, en la Barra de Mens se encuentra el men Municipio municipio donde puede seleccionar los diferentes formatos.

Tambin puede utilizar los siguientes botones: Opcin Formato F Formato K Formato L Botn Informacin Indicadores Inversin Social y Planta de Personal Informacin de Desarrollo Institucional, Capacidad Administrativa y Asistencia Tcnica Municipal Informacin de ejecucin de metas del plan de desarrollo

4. CONTEXTO GENERAL FOR FORMATOS F, K, L

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La Metodologa de medicin y anlisis define el desempeo como todas las acciones que ejecuta la Administracin para producir los bienes y servicios a su cargo, con base en la dotacin de recursos con que cuenta, el plan de desarrollo y el uso de instrumentos de gestin, instrume todo ello bajo ciertas condiciones de entorno y el marco normativo vigente. En este sentido, la evaluacin contempla el anlisis de cuatro componentes: Eficacia, cumplimiento de los planes de desarrollo, Eficiencia, grado de produccin por recurso invertido en educacin, salud y agua potable, Gestin administrativa y fiscal, y el cumplimiento de requisitos legales (Ley 715 de 2001). Las fuentes de informacin para realizar la evaluacin integral son los municipios, los cuales reportan datos a travs del SICEP, tambin se captura informacin de algunas entidades del nivel nacional1. A continuacin se presenta el esquema de evaluacin y la relacin con los formatos del SICEP:

Componentes Desempeo

12 SICEP 1201

Eficacia

Formatos L (L1, L2, L3)

Eficiencia Efic Capacidad Administrativa

Formatos F1

Formatos K1, K2 y F2

unicipio Si el equipo tcnico del Municipio no conoce la metodologa de evaluacin se recomienda revisar el documento publicado en la pgina Web del DNP a travs del siguiente link: eb www.dnp.gov.co/PortalWeb/Programas/DesarrolloTerritorial/ EvaluacionySeguimientodelaDescentralizacion/DocumentosdeEvaluacion.aspx. EvaluacionySeguimientodelaDescentralizacion/DocumentosdeEvaluacion.aspx

Por ejemplo, en el componente de capacidad administrativa se solicita informacin al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Para eficiencia se solicita al Ministerio de Proteccin Social, el MAVDT, etc.

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5. FORMATOS F
A travs de este formato se captura informacin para el clculo de indicadores sectoriales: educacin, salud, agua potable y saneamiento bsico, cultura, vivienda, sector agrario, sector hacienda, entre otros, por favor consigne la informacin correspondiente a la vigencia fiscal 2011. La informacin de indicadores sectoriales se digita en la pantalla que aparece al ejecutar la opcin Formato F, la cual est disponible en el men Municipio o al dar clic en el botn .

La informacin de indicadores se divide en dos grupos, en el Formato F1 se encuentra la informacin sectorial y en los Formatos F2, F3 y F4 la relacionada con la planta de personal, los contratistas y pensionados de la entidad territorial, respectivamente. Informacin sectorial Al dar clic en el botn se habilitar la opcin de digitacin de la informacin relacionada con los sectores de educacin, salud, agua potable y saneamiento rmacin bsico, vivienda, sector agrario, sector hacienda, entre otros.

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Planta de personal, contratistas y pensionados Al dar clic en el botn se habilitar la opcin de digitacin de la informacin relacionada con la planta de personal del Municipio. En este formato se debe Municipio. registrar el nmero de funcionarios de cada dependencia, desagregndolos por eleccin popular, niveles (directivo, asesor, profesional, tcnico y asistencial) y trabajadores oficiales, as asistencial) como por tipo de vinculacin (de carrera administrativa, con nombramiento provisional y de libre nombramiento y remocin). Los funcionarios de la Administracin central se deben clasificar de acuerdo con la fuente que dministracin se utiliza para su financiacin, de tal forma que se pueda identificar el nmero de funcionarios que se financian con recursos propios y aquellos que se financian con ingresos que tiene tienen destinacin especfica. Al dar clic en el botn se habilitar la opcin de digitacin de la informacin relacionada con los contratistas del Municipio. En este formato se debe registrar el onada Municipio. nmero de contratistas por cada dependencia (Concejo, Personera, Contralora y Administracin central, desagregando en este caso el nmero de contratistas por sector planeacin, educacin, salud y otros sectores), ubicndolos de acuerdo con el objeto sectores), contractual, en funcionamiento o inversin. Adicionalmente, se debe cuantificar el gasto realizado.

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Finalmente, en este formato se debe registrar, en la ltima columna, el nmero de trabajadores registrar oficiales de cada dependencia y sector (Concejo, Personera, Contralora y Administracin a central, desagregando en este caso el nmero de contratistas por sector planeacin, educacin, salud y otros sectores)

Al dar clic en el botn se habilitar la opcin de digitacin de la digit informacin relacionada con los pensionados del Municipio. En este formato se debe registrar unicipio. el nmero de pensionados, ubicndolos por dependencia y por tipo.

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Si despus de guardar modifica algn valor es necesario volver a guardar para que se calcule valor, q de nuevo el total. Salga de la pantalla con el botn .

Para mayor informacin sobre la descripcin de los formatos y las cuentas, remtase al numeral cuentas, 4 de este manual. Recuerde que no es necesario realizar la impresin de la informacin digitada Por lo tanto el digitada. botn de imprimir formulario estar desactivado.

6. FORMATOS K
El objetivo de este formato es capturar informacin de la Administracin central del Municipio, dministracin vigencia 2011, en temas relacionados con la gestin pblica territorial. Para su diligenciamiento se debe ingresar al SICEP (Ver Cmo ingresar al sistema?) Posterior a lo anterior, y estando ubicado en el men principal, debe hacer clic en el botn o ingresar por la opcin Municipio y seleccionar Formato K.

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Una vez haya ingresado al formato, encontrar cinco conos: en el primero, estn las preguntas de capacidad administrativa (K1), en el segundo las de visin, gestin, desarrollo local y entorno (K2), en el tercero las de rendicin de cuentas y participacin ciudadana (K3), y en participacin el cuarto y quinto las de asistencia tcnica en temas de gestin (K4) y desarrollo (K5). Los datos que reporten las administraciones municipales a travs de estos dos formatos son uno de los insumos para realizar la evaluacin del componente de asistencia tcnica definido en la propuesta de metodologa de medicin y anlisis del desempeo departamental. Para diligenciar el formato K1 haga clic en el botn , maximice la pantalla y ample el tamao de la columna Descripcion, con el fin de mejorar la tamao visualizacin. Otra forma de visualizar el texto es hacer clic en la pregunta y deslizar suavemente el curso cursor sobre la celda hasta que aparezca una flecha de color blanco y un recuadro que contiene la contien descripcin de la pregunta.

Lea cuidadosamente cada una de las preguntas, de tal forma que la informacin registrada corresponda a lo solicitado. Tenga en cuenta que los datos diligenciados en las preguntas 1.1.1, 1.2.1 y 3.1.1 deben guardar coherencia con los reportados en el formato F2, especialmente con el total de funcionarios y F2, cargos de la administracin central registrados en las diferentes niveles jerrquicos jerrquicos. Una vez se digite la respuesta en cada pregunta haga clic en el botn informacin. para guardar la

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Para

diligenciar

el

formato

K2

haga

clic

en

el

botn

, lea atentamente cada una de las preguntas, de tal forma que la informacin registrada sea consistente con las unidades de medida correspondientes (nmero, porcent porcentaje, miles de pesos, etc.). Tenga en cuenta que cuando se pregunte acerca de un porcentaje, el dato debe expresarse % y no en decimales. Ejemplo: Cul es el porcentaje de avance en la implementacin de la visin? Respuesta correcta: 80 Respuesta incorrecta: 0.8 Una vez se digite la respuesta en cada pregunta, haga clic en el botn pregunta informacin. para guardar la

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Para

diligenciar

el

formato

K3

haga

clic

en

el

botn

Aunque la mayora de las preguntas de los formaros K1, K2 y K3 deben responderse con Si o No, existen otras en las cuales es necesario digitar informacin (texto o nmero), recuerde que el aplicativo solo acepta 100 caracteres, por lo tanto se recomienda ser muy concreto.

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No olvide que si usted digita letras en las celdas en las cuales deben registrarse nmeros o i porcentajes, aparecer el siguiente mensaje, indicndole que ha cometido un error:

De igual manera, es importante que las cifras asociadas a recursos econmicos sean digita digitadas en miles de pesos. Para iniciar el reporte del Formato K4 haga clic en el botn

, aparecer el Formato donde debe responder sobre la asistencia tcnica que recibi del departamento durante la vigencia 2011 en los procesos de planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin que hacen parte del ciclo de la gestin pblica en las entidades territoriales.

Para visualizar mejor el formato haga clic en el botn maximizar y luego con clic sostenido del botn izquierdo del Mouse expanda la columna de la descripcin de las otn preguntas de los cuatro procesos.

En la columna de Respuesta diligencie segn corresponda para cada una de las preguntas que aparecen en la columna de Descripcin siguiendo el ejemplo:

1.

Seleccione para cada unos de los procesos a la pregunta si recibi asistencia tcnica en el 2010 del departamento.

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para cada uno de los instrumentos o aspectos que hacen parte de 2. Responda los procesos del ciclo de gestin.

siendo 1 muy mala y 5 muy buena la asistencia tcnica que 3. Califique entre 1 y 5, recibi del departamento durante el ao 2010

NOTA: Para su calificacin, tenga en cuenta los siguientes aspectos: oportunidad de la AT; habilidades y conocimientos de los expositores; y elementos de soporte (software, hardware, cartillas, instalaciones).

4. Por ltimo, seale el departamento utiliz los medios o modalidades que aparecen en el formato, para brindar asistencia tcnica en los procesos de gestin. Ver Tabla 1

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TABLA 1. MODALIDADES DE PRESTACIN QUE PUEDE USAR EL DEPARTAMENTO PARA BRINDAR ASISTENCIA TCNICA MODALIDAD Jornada de Capacitacin Capacitacin Certificada Visita Tcnica Apoyo Tcnico Consulta Programada Atencin virtual ALIAS JC DESCRIPCIN Eventos con duracin < 40 horas, programados con , funcionarios municipales y desarrollados en cumplimiento de la normatividad vigente y/o por direccionamiento de polticas nacionales. Cursos con duracin > 40 horas horas, diplomados o especializaciones, que ofrezca el departamento en convenio con universidades o instituciones de educacin. nes Desplazamiento a municipios y conlleva producir informes con recomendaciones y guas de procedimiento Est referido al suministro de instrumentos (Software, cartillas, equipos) de soporte a la AT. Es la atencin directa a funcionarios municipales en oficinas departamentales a travs de citas previamente programadas y con duracin superior a dos horas. Atencin a consultas de departamentos o municipios mediante medios electrnicos o diseo de capacitaciones en ambientes virtuales.

CC VT AT CP

AV

No olvide Guardar los cambios que realice en el formato cada vez que introduzca nuevos datos usando el botn que aparece en la parte inferior del formato.

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Para

iniciar

el

reporte

del

Formato

K5

haga

clic

en

el

botn

, aparecer el Formato donde debe responder sobre la asistencia tcnica que recibi del departamento durante la vigencia 2011 en la construccin de capacidades institucionales en cada uno de los sectores que n hacen parte de las dimensiones del desarrollo (Dimensin Soci , Dimensin econmica, Social, dimensin ambiental y dimensin institucional). Especficamente el Municipio debe ). responder por la asistencia que recibi del Departamento en aspectos de planificacin tencia Departamento sectorial, organizacin institucional de los sectores en el nivel local, manejo e implementacin de sistemas de informacin de los sectores, formulacin de proyectos sectoriales e implementacin de programas nacionales. implementac Una vez haya ingresado al formato K5, para visualizar mejor su contenido haga clic en el botn maximizar y luego con clic sostenido del botn izquierdo del Mouse, expanda la columna de la descripcin de las preguntas de los cinco procesos.

En la columna de Respuesta diligencie segn corresponda para cada una de las preguntas que aparecen en la columna de Descripcin siguiendo el ejemplo:

1.

Seleccione para cada unos de los procesos si recibi asistencia tcnica en el 2011 del departamento.

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2. Responda para cada dimensin del desarrollo territorial y sector (tanto en sectores bsicos como en otros sectores) si recibi asistencia tcnica en el 2011 del departamento

3. Califique entre 1 y 5, siendo 1 muy mala y 5 muy buena la asistencia tcnica que recibi del departamento durante el ao 2011

NOTA: Para su calificacin, tenga en cuenta los siguientes aspectos: oportunidad de la AT; habilidades y conocimientos de los expositores; y elementos de soporte (software, hardware, cartillas, instalaciones).

4. Por ltimo, seale el Departamento utiliz los medios o modalidades que aparecen en el formato, para brindar asistencia tcnica en cada uno de los aspectos del desarrollo en los sectores de competencia municipal (tanto en sectores bsicos como en otros sectores). Para ms detalles sobre las modalidades ver Tabla 1

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No olvide Guardar los cambios que realice en el formato cada vez que introduzca nuevos datos usando el botn que aparece en la parte inferior del formato.

Cuando haya diligenciado en su totalidad los formatos K proceda a enviar la carpeta DATA y/o la carpeta Exportar del SICEP 1201 para garantizar que la informacin de asistencia tcnica sea recibida de manera exitosa para efectos de la evaluacin. Para mayor detalle del proceso de r Exportar datos ver Manual de usuario, seccin 3.2.4 Men Administracin, el cual est disponible en la Carpeta Manuales siguiendo en su computador la siguiente ruta en el explorador de Windows Disco local C: C:\SICEP 1201\ Manuales DESCRIPCIN DE FORMATOS Y CUENTAS

Tenga en cuenta que los formatos K no se imprimen. Por lo tanto el botn de os imprimir formulario estar desactivado.

FORMATO K1: CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

A continuacin se describen, por temas, las cuentas del Formato K1 que requieren de una mayor claridad para su diligenciamiento. 1. Recurso Humano 1.1.1 Nmero de funcionarios del nivel directivo de libre nombramiento y remocin LNR- y eleccin que permanecieron en su cargo durante la vigencia 2011: Para dar respuesta a esta pregunta tenga presente las resoluciones de nombramiento de 2011, e identifique el nmero de funcionarios de la Administracin central que desempearon

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funciones en el nivel directivo de LNR y eleccin, y permanecieron en su cargo desde el 1 de Enero hasta el 31 de Diciembre de 2011. El dato registrado debe guardar coherencia con el reportado en la pregunta 4.1 eleccin popular y nivel directivo del formato F2. emocin Si en el ao 2011 se removieron funcionarios de libre nombramiento y remocin o de eleccin popular, el Municipio debe dar respuesta a las preguntas que integran el numeral 1.1.2, las unicipio cuales estn relacionadas con la principal causa que motiv la NO permanencia de los funcionarios. 1.2.1 Nmero de funcionarios que desempean cargos en los niveles directivo, asesor y profesional que tienen formacin profesional Para dar respuesta a esta pregunta tenga presente el Decreto de Planta de Personal y las hojas de vida de los funcionarios en los niveles mencionados para verificar cuntos de ellos tienen rificar formacin profesional. De igual forma tenga en cuenta que la respuesta a esta pregunta debe guardar relacin con el dato digitado en la pregunta 5 niveles directivo, asesor y profesional del formato F2 F2. Nota: En esta pregunta NO debe incluir aquellos funcionarios que a pesar de tener ttulo profesional se desempean en cargos tcnicos y/ o asistenciales.

3. Recurso Tcnico 3.1 Disponibilidad de Computador 3.1.1 Nmero de funcionarios de planta de los niveles directivo, asesor, profesional y tcnico que directivo, cuentan con computador (de escritorio y/o porttil) porttil). Para dar respuesta a esta pregunta tenga en cuenta la relacin de computadores (porttil o de escritorio) por funcionario que tiene la oficina de sistemas o la de almacn. Nota: Si un funcionario del nivel directivo tiene para su uso 2 computadores (uno de escritorio y un porttil), debe digitar solo un computador. Pero si estos computadores son usados por funcionarios del nivel asistencial no debe digitarse ningn valor.

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Ejemplo: En el municipio XYZ hay 3 funcionarios del nivel directivo (Alcalde, Secretario de Planeacin, Secretario de Hacienda, Coordinadora de Talento Humano), 2 funcionarios del nivel profesional y 3 asistenciales. asistenciales La Oficina de Planeacin cuenta con dos computadores, uno de ellos es usado por el Secretario de Planeacin (nivel directivo) y el otro por su Secretaria (nivel asistencial), en este caso solo se cuenta 1 funcionario (directivo) con equipo de cmputo. La Oficina de Hacienda cuenta con cuatro computadores, uno de ellos es usado por el Secretario de Hacienda (nivel directivo), otro por su Secretaria (nivel asistencial) y los otros computadores por dos funcionarios que se desempean en un nivel profesional. En este caso solo se cuenta 3 funcionarios (directivo y profesional) con equipo de n cmputo. Y en la Oficina de Talento Humano hay dos funcionarias: la Coordinadora (nivel directivo) y su Secretaria (nivel asistencial) y un solo computador, el cual es usad por usado su Secretaria. En este caso no se debe digitar dato puesto que la pregunta relaciona funcionarios del nivel directivo, asesor, profesional y tcnico con equipo de cmputo. Por consiguiente, la respuesta a la pregunta 3.1.1 debe ser igual a 4

3.1.2 Con base en la anterior pregunta (3.1.1), digite el nmero de computadores que cumplen con las siguientes especificaciones tcnicas establecidas: Para dar respuesta a esta pregunta tenga en cuenta las siguientes definiciones: Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora. (Real Academia Espaola) Real Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora. ( (Real Academia Espaola) Sistema operativo: conjunto de programas de computacin destinados a realizar muchas tareas, tales como: abrir un archivo, hacer una copia impresa, copiar un archivo a un disco, etc. Entre los sistemas operativos ms conocidos, estn: MS DOS, Windows 3.1, Windows 95, MS-DOS, Windows NT, OS/2, Mac OS y UNIX.

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Paquete con aplicaciones para la Oficina: hace relacin a las aplicaciones que comprende las necesidades para el trabajo diario en la oficina, reunidas en un solo paquete. Por ejemplo. jo Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access entre otras. El nmero digitado de computadores en las preguntas que relacionan el nmero 3.1.2 debe guardar coherencia con la respuesta digitada en la pregunta 3.1.1. Si no hay coherencia en los valores reportados, aparecer al momento de guardar los datos indicndole la(s) pregunta(s) que ha cometido un error: el siguiente mensaje,

3.2 Telecomunicaciones
3.2.1 Total de computadores de la Administracin central

Para dar respuesta a esta pregunta tenga en cuenta la relacin de computadores que tiene la Oficina de Sistemas o la de Almacn. Cabe sealar que NO se debe relacionar los istemas computadores que se encuentren inservibles.
3.2.1.1 Con base en la respuesta de la pregunta anterior (3.2.1) responda: 3.2.1.1.1 Nmero de computadores de la administracin central que estn conectados a Internet 3.2.1.1.2 Nmero de computadores de la administracin central que estn conectados a Intranet administracin

El nmero digitado de computadores en las preguntas que integran el tem 3.2.1.1 deben guardar coherencia con la respuesta digitada en la pregunta 3.2.1.

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3.3 Automatizacin de Procesos Nota: En las preguntas 3.3.1 a 3.3.14, la automatizacin hace referencia a la implementacin de software o aplicativos, DIFERENTES A EXCEL, que agilicen y/o faciliten el proceso. 3.3.1 Est automatizado el proceso de Contratacin? Si el Municipio hace uso del Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica -SECOP para la unicipio toma de decisiones se entiende automatizado este proceso. 3.3.7 Est automatizado el Servicio de Acueducto? Tenga en cuenta que la respuesta a esta pregunta puede ser suministrada por la empresa prestadora del servicio o por la Administracin municipal, segn sea el caso. municipal, 3.3.8 Est automatizada la Nomina Docente? Responda esta pregunta NICAMENTE si su Municipio est certificado en Educacin. unicipio 3.3.14 Est automatizada la Tabla de Retencin Documental? Se entiende que las TRD estn automatizadas cuando se incluyen en el sistema de correspondencia del Municipio. unicipio. Si durante el ao 2011 algn proceso de los evaluados NO fue automatizado (respuesta negativa a las preguntas 3.3.1 a 3.3.14), el Municipio debe responder las preguntas que unicipio integran el numeral 3.4, las cuales estn relacionadas con la principal dificultad para la automatizacin; de lo contrario se sugiere al Municipio no dar respuesta.

4. Servicio al Ciudadano 4.1 Atencin a peticiones, quejas y reclamos 4.1.1 Las entidades cuentan con una oficina o ventanilla nica para la recepcin de documentos, solicitudes y atencin de requerimientos que impliquen la presencia del ciudadano? Normatividad:

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Decreto 1122 de 1999, artculo 13: El artculo 32 del decreto 2150 de 1995 quedar as: "Artculo 32. Atencin integral. Para la recepcin de documentos, solicitudes y atencin de cin requerimientos, los despachos pblicos debern disponer de oficinas o ventanillas nicas en donde se pueda realizar la totalidad de la actuacin administrativa que implique la presen del presencia peticionario. Su incumplimiento constituir falta gravsima del representante de la entidad" Decreto 1122 de 1999, artculo 31: Todas las entidades dispondrn de una oficina o mecanismo con el exclusivo propsito de recibir todo tipo de quejas,reclamaciones, recomendaciones y peticiones en general, tramitarlas y asegurarse de su oportuna respuesta 4.1.2 La administracin cuenta con una lnea telefnica disponible de forma permanente para la atencin de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y consultas por parte de la ciudadana? sugerencias Normatividad: Decreto 1122 de 1999, artculo 31: Todas las entidades dispondrn de una oficina o mecanismo con el exclusivo propsito de recibir todo tipo de quejas, reclamaciones, recomendaciones y peticiones en general, tramitarlas y asegurarse de su oportuna respuesta. Dicha dependencia o n mecanismo tendr una lnea telefnica gratuita permanente a disposicin de la ciudadana para que a ella se reporte cualquier recomendacin, denuncia o crtica relacionada con la funcin co que desempea o el servicio que presta. Las entidades territoriales dispondrn lo necesario para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artculo 4.1.3 La administracin elabora trimestralmente informes sobre las quejas y reclamos que se reciben con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad, racionalizar el uso de los recursos ciben y hacer ms participativa la gestin pblica? Normatividad Ley 190 de 1995: artculo 54: Las dependencias a que hace referencia el artculo anterior que reciban las quejas y reclamos debern informar peridicamente al jefe o director de la entidad ciban sobre el desempeo de sus funciones, los cuales debern incluir: (1) Servicios sobre los que se presente el mayor nmero de quejas y reclamos, (2) Principales recomendaciones sugeridas recomendaciones por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer ms participativa la gestin pblica. Decreto 2232 de 1995: artculo 9: En desarrollo de las anteriores funciones el jefe de esta dependencia deber: presentar el informe de que trata el artculo 54 de la Ley 190 de 1995. Este informe debe ser presentado con una periodicidad mnima trimestral, al jefe o director de la entidad.

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4.2 Informacin 4.2.1Las entidades ponen a disposicin de la ciudadana en un lugar visible informacin actualizada sobre: 4.2.1.1 Los derechos de los usuarios y los medios para garantizarlos 4.2.1.2 Los procedimientos, trmites, servicios de la entidad 4.2.1.3 Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus 1.3 obligaciones o ejercer sus derechos 4.2.1.4 Horarios de atencin y ubicacin de los puntos de atencin 4.2.1.5 Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o un dirigirse reclamo Normatividad Ley 1437 de 2011, artculo 7: Las autoridades tendrn, frente a las personas que ante ellas acudan y en relacin con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (5) Expedir, hacer visible y actualizar anualmente una carta de trato digno al usuario donde la respectiva ualizar autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su disposicin para garantizarlos efectivamente. Artculo 8: Las autoridades debern mantener a disposicin de toda persona informacin mantener completa y actualizada, en el sitio de atencin ... ,sobre los siguientes aspectos: (1) Las normas bsicas que determinan su competencia, (2) Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan, (3) Las regulaciones, procedimientos, trmites y trminos a que estn sujetas las actuaciones de los particulares frente al respectivo organismo o entidad, (5) Los documentos que deben ser suministrados por las personas segn la actuacin de que se trate, (6) Las dependencias responsables segn la actuacin, su localizacin, los horarios de trabajo y dems indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos, (7) La dependencia, y el derechos, cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.

4.2.2 La Administracin realiza mediciones sobre la percepcin (satisfaccin) del ciudadano dministracin respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de las entidades? requisi Ley 872 de 2003. NTCGP 1000:2009. Captulo 8.2 Seguimiento y evaluacin. 8.2.1 satisfaccin del cliente: Como una de las medidas del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad, la entidad debe realizar el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad. Deben determinarse los mtodos para obtener y utilizar dicha informacin.

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4.3 Canales de atencin 4.3.1 Las oficinas destinadas para la atencin al ciudadano cumplen con lo dispuesto en las siguientes normas tcnicas: 4.3.1.1 NTC 4140: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios, pasillos, corredores 4.3.1.2 NTC 4143: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios, rampas fijas Edificios, 4.3.1.3 NTC 4145: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios. Escaleras 4.3.1.4 NTC 4201: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios. Equipamientos. Bordillos, pasamanos y agarraderas 4.3.1.5 NTC 4349: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios. Ascensores" Normatividad Decreto 1538 de 2005, artculo 9, literal D, Pargrafo: Adems de lo dispuesto en el presente artculo, sern de obligatoria aplicacin, en lo pertinente, las siguientes Normas Tcnicas Colombianas para el diseo, construccin o adecuacin de los edificios de uso pblico. Ley 1437 de 2011, artculo 7: Las autoridades tendrn, frente a las personas que ante ellas acudan y en relacin con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: Habilitar espacios idneos para la consulta de expedientes y documentos, as como para la atencin cmoda y ordenada del pblico

4.3.2 La Administracin cuenta con un sistema de turnos que permita la atencin ordenada de los dministracin l requerimientos de los ciudadanos? Ley 1437 de 2011, artculo 7: Las autoridades tendrn, frente a las personas que ante ellas acudan y en relacin con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (4) Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio las nuevas tecnologas, para la ordenada atencin de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de lo sealado en el numeral 6 del artculo 5 de este Cdigo. 4.3.3 Las puertas principales de acceso a las oficinas abren hacia el exterior o en ambos sentidos? Normatividad Decreto 1538 de 2005, artculo 9, literal C, numeral 3: Las puertas principales de acceso a toda construccin, sea esta pblica o privada, se debern abrir hacia el exterior o en ambos sentidos, debern as mismo contar con manijas automticas al empujar.

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4.4 Atencin prioritaria 4.4.1 La Administracin cuenta con procedimientos, espacios fsicos, y facilidades estructurales dministracin para la atencin prioritaria a personas en situacin de discapacidad, nios, nias, mujeres situacin gestantes, adultos mayores? Ley 1437 de 2011, artculo 5: En sus relaciones con las autoridades, toda persona tiene derecho a: (6) Recibir atencin especial y preferente si se trata de personas en situacin de discapacidad, nios, nias, adolescentes madres gestantes, o adultos mayores, y en general de adolescentes, personas en estado de indefensin y o de debilidad manifiesta de conformidad con el artculo 13 de la Constitucin Poltica. Poltica Decreto 1122 de 1999, artculo 11: De conformidad con el artculo 13 de la Constitucin Poltica, la Administracin dar prelacin a la atencin personal de discapacitados. Dentro del ao dministracin siguiente a la entrada en vigencia de este decreto, cada entidad adecuar un lugar idneo para adecuar su atencin personal Ley 361 de 1997, artculo 53: En las edificaciones de varios niveles que no cuenten con ascensor, existirn rampas con las especificaciones tcnicas y de seguridad adecuadas, de acuerdo con la reglamentacin que para el efecto expida el Gobierno Nacional o se encuentren vigentes Decreto 1538 de 2005, artculo 9, literal C, numeral 1: Al menos uno de los accesos al interior de la edificacin, debe ser construido de tal forma que permita el ingreso de personas con algn tipo de movilidad reducida y deber contar con un ancho mnimo que garantice la libre circulacin de una persona en silla de ruedas. 4.5 Cualificacin de los servidores pblicos Ley 1437 de 2011, artculo 9: A las autoridades les queda especialmente prohibido: (7) Asignar especialmente la orientacin y atencin del ciudadano a personal no capacitado para ello.

Formato K2: Visin, gestin, desarrollo local y entorno


A continuacin se describen, por temas, algunas cuentas de este Formato, con el fin de clarificar la informacin requerida. 1. Visin Estratgica De Desarrollo Municipal 1.1 El Municipio tiene una visin estratgica de desarrollo municipal? unicipio La Planificacin Estratgica de Largo Plazo (Visin estratgica de desarrollo municipal o departamental) es un mtodo eficaz para llegar a un acuerdo mayoritario sobre el futuro rtamental)

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deseado y posible, el cual contiene las acciones cruciales para construir la visin de desarrollo, que de continuidad a los programas y proyectos integrales que requieren p para su maduracin varios periodos de gobierno. As mismo, este proceso procura constituir una capacidad permanente de planificacin y accin estratgica anticipatoria que reconoce las particularidades locales y regionales y que presida las acciones de corto y mediano plazo; corto establecer acuerdos y comprometer a los actores e instituciones en relacin con objetivos y metas que se planteen. La visin estratgica permite entre otros:

Contar con un proyecto colectivo de desarrollo. royecto desarrollo Posicionar una imagen atractiva, destacar la identidad, la cultura propia y fortalecer la autonoma Aumentar la competitividad y el desarrollo Generar desarrollo local y explotar de manera sostenible los recursos naturales Definir anticipadamente las estrategias que posibilitarn reflexionar sobre el futuro posibilitarn del desarrollo territorial. 1.7 Cules han sido los recursos presupuestales que se han dirigido para la formulacin de la visin s presupuestales estratgica de desarrollo? (miles de pesos) Para la formulacin de la visin estratgica de Desarrollo, es necesario destinar recursos Desarrollo, financieros, entre otros para: Darle viabilidad institucional, financiera, poltica, y territorial a la Visin del Desarrollo. Contar con un equipo de trabajo de forma constante, que garantice un apoyo tcnico, logstico y de seguimiento al proceso. La implementacin de un Plan de Comunicaciones, seguimiento y socializacin del mplementacin proceso. Realizar una retroalimentacin y ajuste constante a las lneas estratgicas que etroalimentacin posibiliten la puesta en marcha de la Visin estratgica durante las diferentes estratgica administraciones.

3. ENTORNO 3.1 No. de das de ausencia del alcalde por problemas de orden pblico Registre el nmero de das que el Alcalde tuvo que salir de la entidad territorial por amenazas, secuestros, presiones de agrupaciones al margen de la ley, entre otros. 3.2 Total de proyectos de Acuerdo presentados por el Alcalde ante el Concejo Municipal

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Digite el total de proyectos de Acuerdo que el Alcalde municipal present al Concejo Municipal durante el ao 2011 y que surtieron dos debates. 3.3 No. de proyectos de Acuerdo de iniciativa del Alcalde aprobados por el Concejo Municipal Digite el total de proyectos de Acuerdo presentados por iniciativa del Alcalde durante 2011 que surtieron dos debates y fueron aprobados por el Concejo Municipal.

3.5 En el 2011 se ha presentado algn desastre natural en el Municipio? Se entiende por desastre natural las enormes prdidas humanas y materiales generados por fenmenos tales como terremotos, deslizamientos de tierra, inundaciones, contaminacin ambiental, etc.

FORMATO K3: RENDICIN DE CUENTAS, PARTICIPACIN CIUDADANA Y ENTORNO


A continuacin se describen, por temas, algunas cuentas de este Formato, con el fin de clarificar la informacin requerida. 2. PARTICIPACIN CIUDADANA 2.2.2 La Administracin municipal cuenta con un grupo de trabajo encargado de estimular la dministracin participacin ciudadana? Para dar respuesta a esta pregunta identifique claramente si en el Municipio est definida una unicipio persona o equipo responsable de gerenciar el proceso de participacin ciudadana.

FORMATO K4: ASISTENCIA TCNICA MUNICIPAL


Los cuatro grandes temas incorporados en el Formato K4 (Planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin) corresponden a las etapas del ciclo de la gestin pblica en las entidades territoriales y en el interior de cada una de ellas Se incluyen procesos estructurales ellas. del quehacer de la Administracin local, en los cuales es fundamental el acompaamiento de dministracin los departamentos para la mejora de las capacidades en el nivel municipal.

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El primer tema que aparece en el Formato K4 es el proceso de proce , en el formato se indaga por el acompaamiento en la formulacin, implementacin y/o ajuste de los principales instrumentos de la planificacin del desarrollo y el ordenamiento territorial.

El segundo tema, es el relacionado con la administrativa en el sector central del Municipio, indaga por la asistencia tcnica recibida en la implementacin de herramientas propias de la modernizacin de la estructura organizacional y en la ejecucin de los procesos de contratacin segn la reforma del estatuto de contratacin realizada en el ao 2007. reforma El tercer tema hace referencia a si el Municipio recibi asistencia tcnica en la fase de r Municipio de las polticas, planes y programas en los cuales la entidad territorial tiene competencia. En esta fase se considera fundamental que la asistencia tcnica se concentre en la puesta en marcha y mantenimiento del banco de proyectos, en los instrumentos propios de los sistemas presupuestal, tributario y contable y en las posibilidades de apalancar recursos mediante cofinanciacin de diversas fuentes. diante Por ltimo, se incluye el tema de , el cual se refiere a la asistencia que prestan los departamentos en el fortalecimiento de procesos de auto - evaluacin de la gestin al interior de las administraciones locales. Adems, se pretende medir hasta qu punto el Departamento loca tende D brinda apoyo en el proceso de reporte de informacin requerida como insumo en la elaboracin de los informes de seguimiento y evaluacin previstos por la Ley 715 de 2001, la Ley 617 de 2000, el Decreto 028 de 2008 que se recoge actualmente en el FUT y en el SICEP.

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FORMATO K5: ASISTENCIA TCNICA PARA EL DESARROLLO


El Formato K5 incorpora los aspectos bsicos para el fortalecimiento institucional de las administraciones municipales en beneficio del desarrollo, el cual es concebido para el anlisis desde las dimensiones social, econmica, ambiental e institucional. En este sentido, se requiere conocer si los municipios reciben asistencia de los departamentos en cinco aspectos a saber, planificacin sectorial, organizacin institucional de los sectores en el nivel local, manejo e lanificacin implementacin de sistemas de informacin de los sectores, formulacin de proyectos sectoriales e implementacin de programas nacionales. De acuerdo con lo anterior, en el Formato K5 se pregunta para cada uno de los siguientes rior, temas: , , , e , tanto de sectores bsicos como de los otros sectores, si el Municipio recibi asistencia del o Municipio Departamento y en cules sectores. As mismo, se solicita calificar la asistencia recibida. epartamento asistencia Respecto a la asistencia tcnica en planificacin de cada uno de los sectores, esta es entendida como el apoyo brindado por el departamento para la formulacin, seguimiento y/o evaluacin de los planes de cada sector. Un ejemplo claro es la aplicacin de la Resolucin 0425 del Ministerio de Proteccin Social que seala la metodologa para la elaboracin, ejecucin,

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seguimiento, evaluacin y control del Plan de Salud Territorial, y las acciones que integran el Plan de Salud Pblica de Intervenciones Colectivas a cargo de las entidades territoriales. ntervenciones En lo relacionado con la organizacin institucional de cada uno de los sectores, la asistencia del Departamento debe estar enfocada al cumplimiento de los requisitos legales para el desarrollo epartamento organizacional y efectivo funcionamiento de las entidades y organismos propios del sector. Por ejemplo, en materia de educacin, salud y agua potable, la ley establece unos requisitos para la potable certificacin de los municipios, los cuales en gran parte estn relacionados con la capacidad parte tcnica, administrativa y financiera para asumir la administracin autnoma del respectivo servicio; en otros sectores la organizacin institucional hace referencia a la promocin de la conformacin de organismos e instancias propias de los sectores como las asociaciones de usuarios o los consejos consultivos. Para dar respuesta a la asistencia brindada en la implementacin de sistemas de informacin sobre la prestacin de los servicios en cada uno de los sectores, se debe tener en cuenta que la informacin que generan los municipios responde a requerimientos y directrices normativas del nivel central (especficamente de cada ministerio) y a necesidades propias del territorio para su administracin y planificacin. El objetivo es conocer si existe acompaamiento del El Departamento que permita la difusin, adopcin de acciones y administracin en los casos que epartamento hubiere lugar de sistemas de informacin de cada sector. Algunos ejemplos de sistemas de informacin existentes son el SIMAT del sector educativo, las estadsticas vitales en salud, el SIAC para agua potable, entre otros. De otra parte, las preguntas del formato K5 sobre la asistencia tcnica en la formulacin de proyectos de cada sector de competencia municipal, hacen referencia al apoyo tcnico brindado por el Departamento en la implementacin de metodologas especficas, la epartamento identificacin de fuentes de financiacin para el sector, difusin de condiciones y requisitos para convenios de cofinanciacin, herramientas disponibles para el seguimiento a la ejecucin, herramientas entre otros. Por ltimo, frente a la asistencia tcnica que brinda el Departamento en la implementacin de istencia Departamento programas nacionales, se debe considerar la difusin de las condiciones y requisitos establecidos por las entidades del orden nacional para acceder a su oferta de programas y proyectos. As como el acompaamiento brindado en la ejecucin de las acciones conjuntas a que hubiere lugar para la ejecucin de los programas, el suministro de informacin si es necesario y la capacitacin de funcionarios en el uso de formatos y herramientas dispuestos para tal fin. Un ejemplo de este acompaamiento puede ser la difusin y uso efectivo del Manual de Oferta Institucional del Gobierno Nacional dirigido a municipios y departamentos municipios Cabe sealar que los sectores que aparecen en este formato son los mismos contemplados en la Ley 715 de 2001.

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7. FORMATOS L
Este captulo tiene como objetivo brindar orientaciones tcnicas a los funcionarios municipales responsables del diligenciamiento y la consolidacin de los formatos L incluidos en el SICEP l 1201. Esta versin del SICEP recoge la informacin relacionada con la ejecucin de metas en el ao 2011. La informacin reportada por los municipios en estos formatos se constituye en el insumo const principal para realizar la evaluacin del componente de eficacia definido en la metodologa de eficacia, medicin y anlisis del desempeo municipal2 y en cumplimiento de los Artculos 343 y 344 de la Artculo 3 Constitucin Poltica y las leyes 152 de 1994, 617 de 2000, 715 de 2001 y 1151 de 2007. 2007 l metas, El proceso de recoleccin de la informacin de ejecucin de metas demanda de las administraciones locales una organizacin interna que garantice la articulacin de las diferentes dependencias responsables de la ejecucin del plan, garantizando que la informacin sea de plan calidad, acorde con la realidad del municipio y constituyndose en la base para orientar la gestin y socializar los resultados con la ciudadana. En este sentido, el reporte de la informacin a travs del SICEP no debe ser visto como una tarea exclusiva para rganos externos a la administracin (planeacin departamental y DNP), DNP) sino como un instrumento de gerencia pblica y toma de decisiones. A continuacin se presenta: el contexto general de la evaluacin y su relacin con los formatos : del SICEP; una propuesta para que el Municipio consolide y digite la informacin; la descripcin ; nformacin; de cada una de las casillas a diligenciar, y las orientaciones operativas para el diligenciamiento a diligenciar de los formatos L en el SICEP versin 1201.

LOS FORMATOS L Y LA EVALUACIN DE EFICACIA Para evaluar este componente se calcula el cumplimiento de las metas de producto4 del plan de desarrollo de la Administracin anterior, las cuales se programaron al inicio de la vigencia a anterior ron evaluar; es decir, se contrasta lo ejecutado y lo programado, tal como se muestra en el , siguiente ejemplo:

Esta metodologa evala tambin la eficiencia en la prestacin de los servicios bsicos, capacidad administrativa y fisca y el fiscal cumplimiento de los requisitos legales Ley 715 de 2000. 3 Art. 343El organismo nacional de planeacin debe disear y organizar los sistemas de evaluacin de gestin y resultados de la evaluacin pblica. Art. 344. Los organismos departamentales de planeacin harn la evaluacin de gestin y resultados sobre los planes y programas de desarrollo e inversin de los departamentos y municipios. 4 Estas metas hacen referencia a los logros que espera alcanzar una entidad territorial en materia de bienes y servicios. Estn asociadas a las causas de los problemas y/o potencialidades planteados en el plan de desarrollo.

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Descripcin Meta Producto

Indicador de producto

Lnea Base

Meta cuatrie nio

Vr. Progra mado 2009

Vr. Ejecuta do 2009

Vr. Progra mado 2010

Vr. Ejecuta do 2010

Nivel de cumplimiento 2010

Construir 2 No. de parques parques construidos

100%

Frmula para medir el cumplimiento

+1(parque programado/ (parque 1(parque construido)*100 (parque

El ndice de eficacia se construye a partir de la suma ponderada de las metas de producto de los sectores bsicos (educacin, salud y agua potable) y de las metas del resto de sectores denominados otros sectores, donde el peso de cada una de ellas se define de la siguiente s manera: Para las metas de los sectores bsicos, de acuerdo con los recursos ejecutados ara ejecutados. Para las metas de los otros sectores con base en la prioridad que asigne la ara sectores, Administracin municipal. dministracin

La calificacin final resulta de ponderar el ndice de eficacia de los sectores bsicos con el ndice de eficacia de otros sectores, donde el primero tiene un peso del 60% y el segundo del 40%; a saber: Frmula: Donde: IET= IESB * 0.6 + IEOS * 0.4 IET IESB IEOS = ndice de Eficacia Total = ndice de Eficacia de los sectores bsicos (Formatos L1 y L2) = ndice de Eficacia de otros sectores (Formato L3)

RECOMENDACIONES PREVIAS AL REPORTE DE LOS FORMATOS L


Antes de iniciar el proceso de digitacin de la informacin en los formatos L, es importante que el funcionario responsable de la consolidacin as como el resto consolidacin, de dependencias sectoriales, tengan en cuenta la importancia de entregar datos coherentes con la ejecucin real del plan de desarrollo. De igual forma, se sugiere a los mandatarios y el mandatarias tomar esta base de datos como insumo para fortalecer los procesos de auto autoevaluacin y rendicin de cuentas a la ciudadana. El Municipio debe tener claro lo que pas con el reporte en la vigencia 2010. A continuacin se unicipio 2010 presentan las posibles situaciones que se presentaron y el procedimiento a seguir:

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Situacin presentada

Paso a seguir

Report SICEP 1101 el 15 Marzo de 2010 y se evalu la vigencia 2010

Reporta informacin en el SICEP 1201 (Ejecucin 2011) El Municipio es evaluable para la vigencia 2011

Report SICEP 1101 el 15 Marzo de 2010 y NO se evalo en 2010. El Municipio envo informacin consistente de programacin 2011 al Departamento

Reporta informacin en el SICEP 1201 (Ejecucin 2011) El Municipio es evaluable para la vigencia 2011

Report SICEP 1101 el 15 Marzo y NO se evalo 2010. El municipio NO envo informacin consistente de 2011 al Departamento

El Municipio no se evala en la vigencia 2011.

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Situacin presentada

Paso a seguir

No report informacin en el SICEP 1101 En 2011 se aprob un nuevo plan de desarrollo, el Municipio report la programacin del nuevo plan para 2011 al Departanento

No es evaluable El Municipio debe reportar la ejecucin del nuevo plan de desarrollo en el SICEP 1201, el cual debe contener slo las metas del plan aprobado. Si hubo ejecucin del plan de desarrollo anterior en 2011, debe reportarse otro SICEP 1201 con los datos del plan anterior, aclarando que corresponde a la ejecucin de dicho plan.

En 2010 se aprob un nuevo plan de desarrollo pero no se envo la programacin de 2011 al Departamento

No es evaluable para 2011

a. DESCRIPCIN DE LOS FORMATOS L


El SICEP incluye en el formato L tres ventanas que corresponden a la informacin desagregada por sectores, de acuerdo con los requerimientos definidos en la metodologa de evaluacin, a saber:

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FORMATO L1. Sectores Bsicos. En este formato se recoge la informacin relacionada con Bsicos
las metas definidas en el plan de desarrollo para los sectores de Educacin, Salud y Agua Potable y Saneamiento Bsico.

FORMATO L2: Sectores Bsicos sin Recursos. Este formato recoge la informacin
relacionada con las metas de los sectores bsicos que no requieren de ejecucin de recursos del Municipio, sino de acciones de gestin o que se logran con los recursos fsicos y humanos disponibles en la entidad territorial. Es importante sealar que las metas que aqu se reporten territorial deben aparecer en el plan de desarrollo. Por ejemplo, el Municipio adelantar en coordinacin unicipio con los colegios pblicos anualmente x jornadas de alfabetizacin en los sectores donde se encuentra poblacin desplazada.

FORMATO L3. Otros Sectores. El objetivo de este formato es recoger informacin que Sectores
permita evaluar el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo para los sectores diferentes a Educacin, Salud y Agua Potable y Saneamiento Bsico, que estn definidos en la Ley 715 de 2001.

- DESCRIPCIN DE LAS COLUMNAS


El objeto de esta seccin es que los funcionarios responsables de diligenciar los formatos tengan claridad sobre la informacin que se debe diligenciar en cada una de las celdas. Para el caso de este ao, las columnas que se deben diligenciar son: Valor final indicador producto 2011 s y recursos ejecutados 2011. Es importante tener en cuenta que la informacin de las vigencias anteriores ya fue reportada por las administraciones salientes, por lo tanto, se recomienda rec

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solicitar los archivos correspondientes y en caso de tener dificultades, solicitarla a las oficinas departamentales de planeacin. Los tres formatos tienen la misma estructura, a excepcin del formato 2 (sectores bsicos sin recursos), el cual no incluye las columnas de recursos. No obstante, es importante TENER CUIDADO EN EL DILIGENCIAMIENTO Y LEER CON ATENCIN LAS INSTRUCCIONES. INSTRUCCIONES A continuacin se explica cada una de las columnas del formato, en primer lugar aparece la informacin relacionada con las metas de resultado:

1.

METAS DE RESULTADO: Las metas de resultado cuantifican los efectos o cambios


generados por los programas sobre el territorio en el perodo establecido en el plan de desarrollo. Responden a problemticas estructurales que se preten pretende mejorar o al aprovechamiento de un potencial detectado en la entidad territorial. Para comprender el concepto de meta de resultado es importante tener en cuenta que el proceso de formulacin de los planes de desarrollo parte del anlisis de la situacin actual situaci de la entidad territorial y la identificacin de los problemas estructurales, a partir de las estructurales cuales, se define la parte estratgica (QU HACER) para mejorar los indicadores sociales y por tanto, contribuir con mayores niveles de calidad de vida de la poblacin de Conforme con lo anterior, las metas de resultado son aquellas que se relacionan con la solucin de los problemas estructurales identificados, es decir, con los efectos esperados. identificados Por ejemplo, incrementar la cobertura educativa al 80% es una meta de resultado que de lograrse genera un efecto positivo en las familias porque sus nios podran estar en las escuelas. Los resultados en general se refieren a los cambios o el mejoramiento del acceso a bienes y servicios pblicos y en su mayora estn relacionados con coberturas en servicios bsicos, reduccin de las tasas de enfermedades, de violencia, disminucin del dficit de vivienda urbana, etc. Las columnas relacionadas con las metas de resultado son las siguientes: nas
Descripcin de la meta de resultado Nombre del indicador de la meta Lnea de base (Diciembre de 2007) Valor esperado resultado cuatrienio Ponderador meta resultado cuatrienio

En el formato aparece en la siguiente presentacin:

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A continuacin se explica cada una de las columnas: Descripcin de la meta de resultado: esta columna hace referencia a las metas de resultado resultado incluidas en los planes de desarrollo del perodo de gobierno anterior. En algunos casos, una meta de resultado aparece varias veces, esto se debe a que estas , metas tienen asociadas varias metas de producto, las metas de resultados se deben producto resultado digitar, tantas veces como metas de producto tuviera, por ejemplo, si la meta era , aumentar al 95% la cobertura en educacin primaria, y las metas de producto para su tar cumplimiento eran: i) comprar un bus escolar; ii) construir 5 aulas y iii) otorgar 200 : aulas, nuevos subsidios en escuelas privadas, se digita la meta de resultado tres veces con el digit veces, fin de poder identificar cules productos iban a tener un efecto en este resultado propuesto.

Nombre del indicador de la meta de resultad esta casilla contiene el nombre del resultado: indicador mediante el cual se m midi la meta de resultado, por ejemplo, si la meta es aumentar la cobertura en educacin primaria en 20%, el indicador poda ser: porcentaje de incremento de la cobertura en educacin primaria.

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Lnea de Base (Dic. 31 de 2007). Esta casilla corresponde al valor (NUMRICO) del 2007). ( indicador de resultado al inicio del perodo de gobierno. En caso de que la Administracin anterior no contara con lnea de base se dejaba en blanco la casilla. RECUERDE EN EST CASILLA NO DEBE ESCRIBIR TEXTO SLO VALORES ESTA NUMRICOS. Valor esperado del indicador de resultado Cuatrienio. Corresponde al valor que la Administracin tener al finalizar el perodo de gobierno. Es importante tener en cuenta . que si el indicador de resultado tena lnea de base, el valor esperado deba escribirse de deb manera acumulada. Ponderador meta de resultado cuatrienio. Hace referencia a la importancia que tena cada meta de resultado para la Administracin territorial que termin su mandato. Esta eta mandato informacin fue reportada desde el SICEP versin 804. FORMATO L1. La suma de la ponderacin de las metas de resultado en el sector meta educacin debe ser igual a 100%, las metas de salud tambin deben sumar 100% y de la misma manera las metas de resultado de Agua Potable y Saneamiento Bsico suman 100%. Por ejemplo, en el formato L1 del municipio X1 del sector educacin se programaron 3 metas de resultado:
Lnea de base Nombre del indicador de la meta (Diciembre de 2007) NO. DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON RESULTADOS SABER EN SUPERIOR, MUY SUPERIOR Y ALTO/ TOTAL INSTITUCIONES EDUCATIVAS NO. DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON RESULTADOS ICFES SUPERIOR, MUY SUPERIOR Y ALTO/ TOTAL INSTITUCIONES EDUCATIVAS Valor esperado resultado cuatrienio 60,5 0 35 0 Ponderador meta resultado cuatrienio Valor del indicador de resultado vigencia 2009

Nro. Meta

Descripcin de la meta de resultado

PRUEBAS SABER: 60.5% DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON NIVEL (SUPERIOR, MUY SUPERIOR Y ALTO) PRUEBAS ICFES 45% DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON NIVEL SUPERIOR, MUY SUPERIOR Y ALTO

45

15

COBERTURA 94% NETA(ENTRE COBERTURA NETA ENTRE LOS LOS NIOS DE 5 Y 17 AOS) NIOS DE 5 Y 17 AOS TOTAL SECTOR EDUCACIN

92

95

50 100

De igual forma se debe ponderar para salud, agua potable y saneamiento bsico.

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FORMATO L3. Se debe ponderar con el mismo criterio del formato L1 para las metas de resultado.

2.

METAS DE PRODUCTO:

Las metas de producto cuantifican los bienes y servicios producidos o aprovisionados por las acciones realizadas en los subprogramas. Estn asociadas con las causas que originan dicha problemtica o las condiciones para aprovechar la potencialidad, por tanto, estas metas contri contribuirn al logro de las metas de resultado establecidas en cada sector.
Este conjunto de casillas hacen referencia a la informacin relacionada con las metas de producto base para la calificacin final del componente de eficacia. Las metas de producto estn relacionadas con los objetivos especficos que se pretenden as alcanzar y que contribuyen con el mejoramiento de los indicadores de resultado. Por ejemplo, en un plan de desarrollo una causa asociada al problema de baja cobertura en la bsica primaria fue el bajo nmero de aulas en las instituciones educativas oficiales, razn por la cual fue necesario programar la construccin de X cantidad de aulas (meta de producto). Las columnas a diligenciar con respecto a metas de producto so son:

Descripcin meta de producto

Lnea de Valor Valor Valor Valor Valor base Ponderador Valor final Ponderador Valor final Ponderador Valor final Nombre del programado program ado programado program ado Tipo esperado del Ponderador Poblacin Indicador sectorial indicador sectorial indicador sectorial indicador indicador indicador de sectorial indicador indicador indicador indicador de meta objetivo producto para la producto para la producto para la producto producto producto producto producto meta producto cuatrienio (Diciembre vigencia 2008 2008 vigencia 2009 2009 vigencia 2010 2010 producto cuatrienio 2008 2009 2010 2011 de 2007)

En el SICEP se visibilizan as:

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A continuacin se presenta la explicacin de cada una de las columnas del formato se formato, resaltan en color rojo las que se deben diligenciar para la evaluacin de la vigencia 201 2011: Descripcin de la Meta de producto: Corresponde a la descripcin de las acciones que se esperan implementar en el periodo de gobierno, definidas en el plan de desarrollo5. En esta columna deben aparecer la totalidad de las metas que aparecen en el plan. Se recomienda digitar de manera precisa y concreta la meta, de manera que se pueda establecer qu es lo que realmente se va a hacer. Nombre del Indicador de la meta de producto. En esta casilla est el nombre del indicador mediante el cual midela meta de producto, por ejemplo, si la meta es la construccin de 20 la aulas en el rea rural del Municipio, el indicador es nmero de aulas construidas. Municipio, LA INFORMACIN DE LA DESCRIPCIN DE LA META Y EL NOMBRE DEL INDICADOR DEBE GUARDAR RELACIN, POR EJEMPLO: Descripcin meta de producto CAPACITACIN EN PRUEBAS SABER A LOS
5

Nombre del indicador meta producto No. DE ESTUDIANTES CAPACITADOS C

O la incluidas en el plan indicativo, siempre y cuando se encuentren enmarcadas en el plan de desarrollo.

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ESTUDIANTES PARA EL MEJORAMIENTO DEL PUNTAJE PROMEDIO MUNICIPAL


CAPACITACIN EN PRUEBAS ICFES PARA EL MEJORAMIENTO DEL PUNTAJE PROMEDIO MUNICIPAL EN CADA REA DEL NCLEO COMN DEL EXMEN DE ESTADO. PAGO DE NMINA DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS AUMENTAR LA MATRICULA EDUCATIVA (250 NIOS ) NUMERO DE ESTUDIANTES CAPACITAD CAPACITADOS

% DE PAGO NO. DE NIOS ADICIONALES MATRICULADOS

Tipo de Meta. En esta casilla se clasifica la meta, as (REVISAR PGINAS 5 Y 6) : PGINA

Meta de Incremento MI-: Corresponde a las metas que tienen como propsito aumentar el valor del indicador, por ejemplo: aumentar el nmero de nios matriculados en preescolar a 5.000; incrementar el nmero de afiliados al rg rgimen subsidiado en un 10%, etc. SE ESCRIBE ACUMULADO EL INDICADOR Meta de Reduccin MR-: Corresponde a las metas que tienen como propsito reducir un indicador, como por ejemplo reducir la tasa de morbimortalidad, disminuir en un 25% la incidencia y prevalencia de patologas de notificacin prevalencia obligatoria. SE ESCRIBE ACUMULADO EL INDICADOR Meta de Mantenimiento MM-: Corresponde a las metas que contemplan acciones de mantenimiento, por ejemplo: Intervenir anualmente a 25 instituciones con acciones de fortalecimiento institucional, capacitar anualmente a 1000 docentes, fortalecimiento realizar el mantenimiento anual a 3 sedes educativas, etc NO SE ACUMULA EL etc. INDICADOR

Poblacin objetivo. Esta informacin hace referencia a la poblacin beneficia con beneficiad
cada meta de producto Lnea de Base del indicador de producto. Corresponde al valor del indicador al iniciar el periodo de gobierno. Si la meta de producto plantea construir dos escuelas en el rea rural durante el cuatrienio, la lnea de base es el nmero de escuelas existentes a Diciembre de 2007. Por ejemplo,

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Descripcin meta de producto

Nombre del indicador meta producto

Lnea de base Indicador producto (Diciembre de 2007)

Valor esperado del indicador de producto cuatrienio

Valor programado indicador producto 2008

Valor final indicador producto 2008

Valor programado indicador producto 2009

Valor final indicador producto 2009

CONSTRUCCION No. DE AULAS DE AULAS EN CONSTRUIDAS LAS VEREDAS X YZ

Si la Administracin no dispona de informacin para establecer la lnea de base, la celda dministracin debe aparecer en blanco. blanco Valor esperado del indicador de producto cuatrienio. Es el valor (CUANTITATIVO) del indicador de la meta de producto que espera esperaba tener la Administracin al finalizar el perodo de gobierno. Es decir, si la meta del cuatrienio es construir 5 escuelas y la lnea de base es 5 escuelas existentes, el valor del indicador al finalizar el cuatrienio ser igual a 10 (las cinco que tiene actualmente el municipio ms las cinco que se esperan construir). De la las misma forma, se debe diligenciar si la meta es de reduccin.

Ponderador sectorial cuatrienio. En esta columna el Municipio digit el peso o la digit importancia que le dio a cada una de las metas. Ponderador sectorial para la vigencias 2008, 209, 210, 2011. las En estas casillas el Municipio digit el peso que le dio a cada una de las metas en la respectiva vigencia vigencia. Valor programado del indicador de producto 2008, 2009, 2010 y 2011. Estas casillas 2008, 2011 corresponden al valor del indicador de la meta de producto que program el gobierno que termin su mandato para cada una de las vigencias. Valor final indicador de producto 2008, 2009, 2010 y 2011: En estas celda se encuentra el 2008 celdas valor obtenido o logrado en el indicador al finalizar la respectiva vigencia. o vigencia

RECURSOS. Este grupo de informacin est relacionada tanto con el monto de recursos
programados en el presupuesto del Municipio para el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo, como con el respectivo monto ejecutado. ,

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Recursos program ados cuatrienio (m iles de pesos)

Recursos program ados vigencia 2008 (m iles de pesos)

Recursos ejecutados 2008 (m iles de pesos)

Recursos program ados vigencia 2009 (m iles de pesos)

Recursos ejecutados 2009 (m iles de pesos)

Recursos program ados vigencia 2010 (m iles de pesos)

Recursos ejecutados 2010 (m iles de pesos)

Recursos program ados vigencia 2011 (m iles de pesos)

Recursos ejecutados 2011 (m iles de pesos)

b. Columnas a diligenciar por la actual Administracin Valor final indicador de producto 2011: En esta celda se debe diligenciar el valor
obtenido o logrado al finalizar la vigencia 2011, de la administracin saliente. 2011, saliente Es importante tener en cuenta que el valor final se debe escribir coherente con el tipo de meta que registr la administracin en el SICEP 1101, es decir, si en el valor programado 2011 201 se escribi acumulado el valor del indicador el reporte de la ejecucin tambin deber ejecuci escribirse acumulado. Por otra parte, es importante antes de diligenciar la informacin de esta vigencia revisar el s logro de la vigencia 201 para garantizar un diligenciamiento coherente con las acciones 10 desarrolladas.

En el caso en que un municipio haya ejecutado una meta que no fue programada en 2010 debe diligenciar el valor ejecutado nicamente.

Recursos ejecutados vigencia 2011. Esta casilla debe diligenciarse con las cifras de ecursos
ejecucin del presupuesto de la vigencia. Debe ser coherente con el reporte que realiza el Municipio a travs del FUT en la cuenta de compromisos. Si el Municipio tiene los recursos desagregados por proyectos y dentro de cada proyecto se unicipio proyectos ejecutan una o varias metas, la Administracin local debe coordinar con el funcionario dministracin responsable de la ejecucin de los proyectos para establecer con rigor el valor ejecutado para lograr la meta.

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c. ORIENTACIONES OPERATIVAS INFORMACIN EN EL SICEP

PARA

CARGAR

A continuacin se presentan las orientaciones operativas para el manejo del SICEP versin 1101. POR FAVOR TENGA EN CUENTA ESTAS ORIENTACIONES Y HGALAS EN EL ORDEN QUE SE RECOMIENDA: 1. Pngase en contacto con la oficina de planeacin departamental y cercirese de tener la data final de los formatos L de su Municipio (la ltima reportada al Departamento y con la que fue evaluado en la vigencia anterior). anterior)

2. Copie la versin del SICEP 1201 en su equipo (carpeta C)

3. Con la informacin final del SICEP 1101 (que ya constat con el departamento) vaya al explorador de Windows y abra la carpeta data del SICEP 1101 y seleccione los archivos que aparecen en la siguiente grfica: grfica

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4. Luego copie estos archivos en la carpeta data de la versin del SICEP 12101.

5. Ubquese en la carpeta del SICEP 1101 como aparece en la grfica y seleccione el ejecutable (bandera):

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6. Luego escriba el usuario (3815000) y la contrasea (1625)

7. Haga clic en los formato L y empiece el diligenciamiento uno por uno. No olvide grabar a medida que va digitando la informacin. 8. Cuando ingrese al formato L va a encontrar la siguiente pantalla, donde podr acceder a los conos Sectores Bsicos (L1), Sectores Bsicos sin recursos (L2) y Otros Sectores (L3), cuya informacin debe diligenciarse en su totalidad con base en los totalidad6 compromisos adquiridos en el plan de desarrollo municipal. Al ingresar a cada formato saldr el siguiente mensaje, el cual deber tener en cuenta al momento de empezar a digitar la informacin.

Una vez haya hecho clic en el aviso anterior, elija el sector que va a digitar.

A excepcin del formato L2 (sectores bsicos sin recursos) en caso de que el plan de desarrollo no contemple metas que ectores no requieren la ejecucin de recursos del presupuesto municipal.

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NO OLVIDE GRABAR A MEDIDA QUE INTRODUZCA LOS DATOS EN EL SISTEMA INTRODUZCA PORQUE DE LO CONTRARIO PERDER TODA LA INFORMACIN. INFORMACIN

cuando vaya a ingresar las metas que hayan sido incluidas en el plan Utilice el icono de desarrollo (por modificacin) y en el plan indicativo. En caso de digitar mal algn dato puede usar el icono si solo s, no ha guardado previamente. Si por equivocacin usted hace clic en este icono la informacin que ha digitado y este que no ha guardado se borrar. En caso de que haya grabado y se identifique un error, puede volver a digitar la informacin y nuevamente grabarla. Para exportar la debe hacer clic informacin diligenciada en el formato a un ar archivo de Excel slo en

Para salir de cualquiera de los formatos haga clic en

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