Introduccin A pesar de que pasamos gran parte de nuestra vida recibiendo una educacin, no podemos considerar que tengamos

un desarrollo integral ptimo. Muchas personas reconocen que la escuela favorece al desarrollo del nio y espera ver resultados en su aprendizaje; se considera que la edad ideal es a los 4 aos pero a sta edad solo se est estimulando el desarrollo cognitivo, no dando la debida atencin a los primeros aos de vida donde se empieza a desarrollar el nio. Bajo este enfoque, se creo El Centro de Educacin Inicial de la Urbanizacin el Carmelo, la cual fue creado en el ao 1996, inicialmente con dos ambientes de clases, para los nios de esta urbanizacin de la zona sur de Acarigua, pero el crecimiento poblacional de las zonas circunvecinas motivaron la expansin de este Centro de Educacin infantil que ahora cuentan con 80 nios y nias, organizado en 4 ambientes de clases (aulas). Es evidente entonces, que con este crecimiento se amplio la matricula de la institucin, motivando adems una gran movilidad de expedientes y documentos en el desarrollo de cada ao escolar. En este sentido esta investigacin esta enfocada en el diseo de un modelo operativo de administracin de archivo, que regule la circulacin, uso y control de los documentos derivados del proceso enseanza aprendizaje, con el objetivo de mantener a la disposicin todos, los documentos del centro de educacin a lo largo de su ciclo vital, en una forma eficiente y oportuna. Esta investigacin esta desarrollada en tres aspectos: Primeramente el Planeamiento del problema, en donde se desarrolla todo lo relacionado a los sntomas, causas y consecuencias de la situacin a solucionar, con sus objetivos generales y especficos, la justificacin de la investigacin, seguidamente la metodologa empleada y por ltimo La propuesta.

Diagnostico comunitario El marco geogrfico en donde se desarrollara la accin es en la urbanizacin el Carmelo ubicada en la zona sur av. 6 con calle 3 de la referida urbanizacin y en el cual pondr en marcha nuestra propuesta de proyecto de supervisin y conduccin tcnica de la organizacin en el centro de educacin inicial el Carmelo del municipio Pez del estado portuguesa. Este centro educativo cuenta con los servicios bsicos en los cuales abarca de agua, luz y aseo urbanos primordiales para la institucin y el alumnado que all estudia. El nivel organizativo con el que cuenta la institucin se encuentra establecidos por una directora, docentes, aseadoras, representantes y lo mas importantes por que sin ellos no funcionaria la institucin que son los nios que son los principales actores. Dentro de la institucin hay varios problemas los cuales mencionaremos a continuacin: Las reas verdes no tienen responsables lo cual genera que los nios no puedan disfrutar de ella; y el que tambin se puedan esconder dentro de la maleza cualquier animal y se puede pongan en peligro la vida de los infantes. El beneficio alimenticio de comida no llega a la zona lo cual genera el que no puedan disfrutar del servicio. Al realizar la observacin y el levantamiento de informacin nos percatamos de la falta de un mobiliario en donde se almacene los expedientes, lo cual genera que se pueda extraviar la documentacin y al momento de solicitar la informacin se pierda tiempo, por lo tanto para darle solucin a la mencionada problemtica se le suministrara de un archivados para que as tengan una mejor organizacin y control de los diferentes recaudos solicitados al momento de la inscripcin de los nios en expedientes ubicados estratgicamente en archivos y ordenados alfabticamente.

Parte I Planteamiento del problema En los actuales momentos, Venezuela construye un modelo de desarrollo para el cual el sistema educativo en su conjunto constituye una esfera vital y un elemento articulador de la nueva matriz poltica, social y cultural que el pas est generando. Esto implica que el Gobierno Bolivariano asuma una transformacin educativa que contempla dentro de su concepcin, una educacin integral y de calidad para todos dentro de un continuo de desarrollo humano. El nuevo paradigma educativo que se construye en el pas, tiene como centro al ser humano como ser social, capaz de responder y participar activamente en la transformacin de la sociedad en la que vive. En este sentido, se concibe la educacin como un continuo de desarrollo del ser social que atiende los procesos de enseanza y aprendizaje como unidad compleja de naturaleza humana total e integral; de esta forma los niveles y modalidades se corresponden a los momentos del desarrollo propio de cada edad en su estados fsico, biolgico, psquico, cultural, social e histrico, en perodos sucesivos donde cada uno engloba al anterior para crear las condiciones de aptitud, vocacin y aspiracin a ser atendidas por el sistema educativo. En este marco, El Centro de Educacin Inicial El Carmelo, surge en la concepcin de la Educacin Bolivariana, dirigida a la poblacin entre 0 y 6 aos, con el fin de garantizar sus derechos a un desarrollo pleno, conforme al ciudadano que se quiere formar en una sociedad democrtica, participativa y protagnica. Destacando el derecho a una educacin integral y de calidad, en los trminos de equidad y justicia social como establece la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

Sobre la base de las consideraciones anteriores y para el resguardo con lo establecido con los derechos a una educacin integral y de calidad, se realizo un diagnostico en ste centro de educacin integral con la finalidad de detectar alguna problemtica en los procesos internos de esta institucin, resultando lo ms relevante la falta de organizacin de los expedientes ya que no existe una metodologa organizativa. Adems de que todo los procesos son llevados manualmente, no existe orden cronolgico de estos expedientes, ni resguardo seguro para los mismo, lo que ha dificultado en algunos casos, la entrega tarda de constancia de estudios y de inscripcin solicitada por los representantes, as mismo los reportes solicitado por el ente rector Ministerio Popular para la Educacin, generalmente son entregado con retardos, por otro lado se debera contar con un responsable que administre esta documentacin de expedientes. Con este propsito, surge la necesidad de buscar una solucin factible y que sea para el bienestar de la institucin, como lo es el de dotar de un archivador y la formacin de manera rpida y sencilla al personal que trabaja en la institucin para que trabajen ordenadamente los expedientes de los infantes y cualquier otra documentacin necesaria como lo son las constancia de inscripcin, estudio, as como las estadstica generadas mensualmente. Ahora bien, este modelo operativo de administracin de los archivos les peritar a la institucin, profesores y usuarios de una informacin veraz, efectiva y oportuna de lo que se desarrolla tanto acadmica como administrativa. Objetivo Objetivos Genereral: Proponer el Modelo Operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial de la Urb. El Carmelo, ubicado en la zona sur del Municipio Pez del Estado Portuguesa.

Objetivos Especfico: Diagnosticar la situacin actual del modelo operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial de la Urb. El Carmelo, ubicado en la zona sur del Municipio Pez del Estado Portuguesa.

Determinar la necesidad de implantacin de un modelo operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial de la Urb. El Carmelo, ubicado en la zona sur del Municipio Pez del Estado Portuguesa.

Disear un modelo Operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial de la Urb. El Carmelo, ubicado en la zona sur del Municipio Pez del Estado Portuguesa.

Determinar la factibilidad de implantacin del modelo Operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial de la Urb. El Carmelo, ubicado en la zona sur del Municipio Pez del Estado Portuguesa.

Justificacin: Hoy en da, los archivos representan un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por personas o instituciones bien sean pblicas o privadas, que soportan una gestin y que adems sirven de testimonio o fuente histrica, en tal sentido los archivos constituyen la base fundamental para la custodia y resguardo de la documentacin generada por una institucin.

Es por ello que, el presente proyecto tendr como beneficio contar con una herramienta organizativa a la institucin, ya que le permitir mantener la documentacin ordenada en forma cronolgica, por sexo, ao, entre otras cosas, adems la informacin podr estar a la mano de todos los usuarios; docentes, directivos padres y representante en forma oportuna y eficiente. As mismo, podr ser utilizado para otras investigaciones relativas al tema tanto en la comunidad como en la institucin el mismo estara comprendido en un periodo que abarca desde Enero del 2010 hasta Diciembre del 2010. La relevancia de esta investigacin esta enmarcada dentro de las polticas

universitaria como lo es la orientacin a una mayor apertura y defensa a la comunidad, fomentando todas aquellas iniciativas que contemplen acciones tendentes a cumplir un importante rol en la sociedad en funcin de mejorar la calidad de vida de las comunidades

Metodologa En atencin a la problemtica presentada, este proyecto se considera una investigacin de campo en su modalidad de proyecto factible cuyo objetivo general es proponer un Modelo Operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial el Carmelo, ubicado en la Zona Sur del Municipio Pez del Estado Portuguesa. Cabe destacar que Balestrini (1998) define una investigacin de tipo proyecto factible como, una proposicin orientada a resolver un problema planteado a satisfacer las necesidades en una institucin o campo de inters nacional. Por ello, esta investigacin representa una alternativa para dar solucin a un problema existente en la comunidad objeto de estudio.

En tal sentido, durante el desarrollo de este proyecto se logra un acercamiento y la participacin activa de los docentes, conjuntamente con la directora, con la finalidad de realizar, primeramente un diagnstico y segundo la deteccin de problema ms relevante. Durante toda implementacin del proyecto, se desarrollara un proceso de accin-reflexin que permita sembrar conciencia frente a las necesidades de la institucin, as como realizar una evaluacin continua que permita un mejor desarrollo del proyecto. En efecto para la realizacin de este proyecto los datos obtendrn directamente de los interesados la cual es una fuente primaria, y nos permitir desarrollar, indagar y conocer en detalle toda la informacin necesaria para describir el proceso de la investigacin.

Parte II La Administracin: Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas

de la organizacin de manera eficiente y eficaz. Se define tambin como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laboren o trabajando en grupos. La Administracin es la ciencia social, tcnica y arte que se ocupa de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organizacin. Descomponiendo la definicin tenemos:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visin del Nro. 1 de la organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las Estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 aos a 10 ms aos), el mediano plazo (entre 1 aos y 5 aos) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual ms detalladamente. Organizar: Responde a las preguntas de, Quien? va a realizar la tarea, implica disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; Como? se va a realizar la tarea; Cuando? se va a realizar; mediante el diseo de Proceso de negocio, Curso gramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Dirigir: Es la influencia, persuasin que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos de Toma de decisiones. Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales de la organizacin

Caractersticas de la Administracin:

La administracin se aplica en todo tipo de corporacin.

Es aplicable a los administradores en todos los niveles de una corporacin. La administracin se ocupa del rendimiento; esto implica eficiencia y eficacia.

1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes. 2. Su especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. La administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas. 3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. 4. Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo. 5. Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. 6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc. 7. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa,

contabilidad, sociologa, Psicologa, filosofa, antropologa, etc. 8. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social. Importancia De La Administracin: La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin. La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante tcnicas dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas. Dentro de la administracin encontramos: Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad. Desempeo de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc. Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin. Supervisin: La supervisin es una actividad tcnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realizacin de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecucin de bienes, servicios y productos destinados a la satisfaccin de necesidades de un mercado de consumidores, cada da ms exigente, y que mediante su gestin puede contribuir al xito de la empresa. Hoy ms que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores. Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicacin, perseverancia, siendo necesario poseer caractersticas especiales individuales en la persona que cumple esta misin.

Objetivos de la Supervisin: 1.Mejorar la productividad de los empleados 2.Desarrollar un uso ptimo de los recursos 3.Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada 4.Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral 5.Monitorear las actitudes de los subordinados 6.Contribuir a mejorar las condiciones laborales La supervisin proporciona informacin que puede ser til para: Analizar la situacin de la comunidad y su proyecto; Determinar si las aportaciones al proyecto se utilizan bien Identificar los problemas a los que se enfrenta la comunidad o el proyecto y encontrar soluciones Asegurarse de que todas las actividades se llevan a cabo convenientemente, por las personas adecuadas y a tiempo Usar las experiencias de un proyecto en otro Determinar si la forma en la que se ha planificado el proyecto es la manera ptima de solucionar el problema que nos ocupa

El Anlisis DAFO: tambin conocido como Matriz Anlisis "DOFA" o tambin llamado en algunos pases "FODA" es una metodologa de estudio de la situacin competitiva de una empresa en su mercado (situacin externa) y de las caractersticas internas (situacin interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Es la herramienta estratgica por excelencia ms utilizada para conocer la situacin real en que se encuentra la organizacin La situacin interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situacin externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas. Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas. Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.

las fortalezas deben utilizarse las oportunidades deben aprovecharse las debilidades deben eliminarse y las amenazas deben sortearse

Que son los Archivos: Los archivos tambin denominados ficheros, es una coleccin de informacin (datos relacionados entre s), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

Caractersticas de los Archivos: Las principales caractersticas de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas La informacin almacenada es permanente Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos Gran capacidad de almacenamiento. Tipos de Archivo: Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o segn su funcin. Segn su Funcin. Se define por: a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se dividen en: Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo. De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada. Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en el tiempo. b.- Archivos de Movimiento: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentado por los mismos. c.- Archivo de Maniobra o Transitorio: Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo. Segn sus Elementos: Los principales archivos de este tipo son: Archivo de Entrada: Una coleccin de datos localizados en un dispositivo de entrada. Archivo de Salida: Una coleccin de informacin visualizada por la computadora.

Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentado por los mismos. Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo. Archivo de Programa: un programa codificado en un lenguaje especfico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento. Archivo de Texto: una coleccin de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento. Acceso a los Archivos: Se refiere al mtodo utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organizacin. Existen distintas formas de acceder a los datos: Secuenciales: los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden. Directo: cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar su direccin en el fichero por l numero relativo del registro o por transformaciones de la clave de registro en l numero relativo del registro a acceder. Por ndice; se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la direccin relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro. Dinmico; es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos anteriormente citados. La eleccin del mtodo est directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.

Importancia del Archivo: 1. a partir de ellos es posible acceder a documentos de primera mano que otorgarn credibilidad y aportarn datos a la investigacin.

2. porque recurriendo a ellos se puede ahorrar mucho tiempo y se pueden evitar las falsas suposiciones o hiptesis errneas. 3. porque es el modo ms creble de verificar los hechos que se est investigando. 4. porque en los archivos se pueden encontrar temas originales de investigacin al comprobar datos que no son correctos y que nos puede conducir a algn sitio.

Expediente: es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos para reunir la documentacin necesaria para sustentar el acto administrativo. Tipos de Expedientes:

Expediente de Cliente (Ventas) Expediente de Contrato Expediente de Proveedor (Compras) Expediente de Empleado Expediente de Quality Management Expediente de Proyecto (departamentos tcnicos con integracin a CAD) Expediente del Paciente (Sanidad) Expediente de Crdito (Banca) Expediente Integral (Seguros) Expediente Jurdico (Abogados y Notaras)

Documento: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, pelculas, fotografas, etctera) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte. Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carcter seriado y se denominarn series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etctera). Tipos documentales: Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en:

Tipo de Documental Simple: Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. Tipo Documental Compuesto: Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc. Importancia de los Documentos: Es importante contar con un buen sistema de administracin de documentos para poder almacenar y recuperar la informacin. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen informacin y como activo, proveen documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de sta.

Parte III Anlisis e interpretacin terico practico.

Terico (deber ser) Organizacin: organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben de existir.

Practico (ser)

Cada trabajador o miembro de una organizacin debe tener bien claro cuales son sus responsabilidad y su orden jerrquico, de manera que los procesos se cumplan sin ningunas restricciones con el fin de lograr los objetivos de la organizacin u empresa. Lo que indica que en esta comunidad educativa no se cumple como debe ser. Archivo: los archivos tambin Es la herramienta ms utilizada por las denominados ficheros , es una coleccin organizaciones econmicas con el fin de de informacin (datos relacionados entre resguardar la informacin que se genera si). en los procesos administrativos y contables, estableciendo un orden cronolgico de su ejecucin. Lo ideal seria que estas actividades se cumplan, pero la institucin no cuenta ni con personal ni mobiliario lo cual genera que se extraven los expedientes y perdida de tiempo a la hora de solicitar una documentacin. Administracin: es la ciencia que se ocupa de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organizacin. Es el proceso de planificar, organizar dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades, de manera que se cumplan los objetivos organizacionales

Parte IV Propuesta

Diseo de un Modelo Operativo de archivo en el Centro de Educacin Inicial Ubicado en la Urbanizacin El Carmelo en el Municipio Pez del Estado Portuguesa.

Presentacin de la propuesta

Para poder exponer la propuesta formulada por los expertos fue necesario realizar una valoracin previa referente al actual proceso de ordenamiento de expedientes y documentacin generado, tanto en los procesos de inscripcin como en el curso normal de la estada de los nios y nias que hacen vida en este Centro de Educacin Inicial que se lleva de forma manual, as como de los requerimientos necesarios para la ejecucin de la propuesta presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad del Diseo de un Modelo Operativo de archivo, as como la dotacin y formacin de un mobiliario (Archivo), que servirn de herramientas para la aplicacin de esta propuesta. La Institucin contar con un mobiliario que garantizar el resguardo adecuado de toda la documentacin generada, as como tambin los formatos que les ente supervisin de la educacin en Venezuela. Los Modelos Operativos de archivos son la mejor herramienta a la hora de procesar y ordenar documentacin, por otro lado los expedientes procesados estaran ordenados cronolgicamente con la informacin confiable y oportuna. Este modelo operativo permitira adems contar con una herramienta confiable para el manejo y manipulacin de informacin. permitir incorporar toda la informacin histrica del alumnado y estadsticas solicitadas por el

El

Modelo Operativo de archivo en esta investigacin esta orientado a mejorar el

proceso y resguardo de los expedientes y documentacin que se generan el Centro de Educacin Inicial de la urbanizacin el Carmelo, Ubicado en la Zona sur del Municipio Pez, adems de permitir al usuario que maneje el archivo, realizar tareas de manera rpida, evitando as prdida de tiempo y de informacin. La iniciativa de incluir esta herramienta en la Centro de Educacin Inicial de la urbanizacin el Carmelo responde a la carencia de mobiliario y a la desorganizacin de expedientes y documentacin en la institucin antes mencionados, sin embargo, el propsito del diseo de un Modelo Operativo de archivo para el instituto, es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de informacin, creando un ambiente cmodo para el usuario. Es por ello que se dotara de un mobiliario con el cual se mejorara los procesos de archivos de la documentacin de expedientes y documentos que se genere en la institucin, adaptndolo a la comodidad de operar dicho archivo por los usuarios encargados, controlando la cantidad de informacin almacenada de manera segura precisa, eficiente y oportuna y se programara taller de formacin para la capacitacin del personal que manipulara la herramienta de archivo.

Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones La presente investigacin se efectu por la necesidad captada en el diagnostico comunitario realizado en el Centro de Educacin Inicial el Carmelo, en donde los procesos administrativos de archivos y resguardo de la documentacin generada por ese Centro de estudio, no estaba debidamente llevada, ya que la institucin no cuenta de un personal idneo y formado para tal fin, as mismo no cuenta con el mobiliario dispuesto para el resguardo de tal informacin.

Es importante resaltar que toda informacin que se genera en este Centro de Educacin Inicial, requiere estar almacenada o resguardada en un sitio, que cuente con la disponibilidad y accesibilidad al alcance del personal administrativo y docente, que genere a su vez y un reporte cronolgico y actualizado de los datos del proceso de estudio de los infantes.

Recomendaciones Con la implantacin de este proyecto comunitario, el personal docente y administrativo, gestionar la colocacin del archivo en un lugar cmodo y seguro. Designar a una persona que se encargue al uso del archivo. La direccin del plantel debe gestionar un plan de formacin para el personal administrativo, no solo del uso de archivadores, si no tambin para el mejoramiento profesional. La direccin del plantel debera por lo menos una vez a la semana supervisar el proceso de archivo, de manera que no se acumule la informacin generada.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD POLITECNICA ACARIGUA EDO- PORTUGUESA

SUPERVISION Y CONDUCCION TECNICA DE LA ORGANIZACIN EN EL CENTRO DE EDUCACION INICIAL EL CARMELO.

ALUMNOS: Goncalves Emanuel C.I: 20.644.741 Lpez Marielis C.I: 20.641.922 Mejas Mara C.I: 17.276.611 Mendoza Rosneila Reyes Henry C.I: 19.636.338