Gesto de Portflio de Projetos Alinhado Estratgia da Empresa

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Viso por Projeto

Projetos

Recursos

Objetivos Estratgicos

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Viso por Projetos Alocao dos recursos

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Viso de Portflio alinhado aos Objetivos

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O que Gerenciamento de Portflio de Projetos ?

uma forma estruturada para gerenciar um conjunto de Projetos que so agrupados sinergicamente

O que Gerenciamento de Portflio de Projetos Estratgicos (GPPE) ?

uma forma estruturada para realizar a classificao dos Projetos que contribuem para os objetivos estratgicos da empresa

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Benchmarking

Percepo da organizao quanto freqncia do alcance dos objetivos do negcio atravs do gerenciamento dos projetos:
82%

Sempre Na maioria das vezes Poucas vezes Nunca

6% 11% 1%

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Importncia do GPPE para a empresa Atua no conflito entre Capacidade x Demanda

Nmero finito e limitado de recursos humanos e de Budget Algumas funes sobrecarregadas tornandose por vezes gargalos

Grande nmero de projetos Sobreposio e desalinhamento de esforos

Risco de Investimentos nos Projetos errados

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Principal ganho para a empresa Ponto de Equilibrio somado correta escolha dos Projetos
Corte Ponto de equilbrio

Correta escolha dos Projetos leva ao maior foco nas metas com melhor aplicao dos recursos alinhado aos objetivos estratgicos da empresa

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Processo de aprovao do Portflio de Projetos

Etapa Compilao de demandas e propostas Workshops de Diretoria Avaliao econmica REDIR Aprovao Data Ms N Elementos Chave Objetivos Estratgicos Demandas Obrigatrias Plano Tecnolgico Participao determinante do Diretor Participao dos fornecedores internos Avaliao de Benefcios Econmicos Estimativa de CAPEX

Ms N+2 Ms N+3 Ms N+4 Todo o ano

Aprovao do Portflio

Gesto de Mudadnas do Portflio

Comit de Projetos

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Processo de escolha = definio do Portflio de Projetos

Definio dos objetivos estratgicos

Alinhamento estratgico
Mapa estratgico do BSC Projetos solicitados pelas Diretorias

Diretoria aprova os Projetos Prioritrios

Objetivo 1

Lista de projetos
Objetivo 2 Objetivo 3

Construo do Budget

Alinhamento estratgico dos projetos atravs do Balance Score Card (BSC)

Portflio Estratgico Garantia dos objetivos

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Processo de Priorizao dos Projetos

Portfolio Masters

Projetos

Seleo de Projetos (Portfolio 2007) Categorizao Avaliao Priorizao Monitoramento e Reviso do Portfolio Avaliao de Resultados de Projetos
Ao longo do Ano

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Processo de Priorizao dos Projetos

Mapa estratgico

Temas estratgicos
Tema A Tema B Tema C Tema D Tema E Tema F Tema G Tema H

KPIs

BSC Budget

Temas e KPIs selecionados refletem os objetivos estratgicos Avaliao relativa de importncia entre Temas e KPIs para refletir os desafios Utilizao das mtricas do BSC e Budget Propostas de projetos contribuem com os KPIs, que esto vinculados aos temas

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Processo de Priorizao de Projetos

Mtodo de priorizao

Grupos de propostas para priorizao

Temas estratgicos

KPIs

Propostas de projeto

Prioriza o de projetos
Desafio para atingir a meta Contribuio do projeto

Propostas com KPIs mensurveis

Propostas com valores de KPI inconsistentes

Propostas obrigatrias

Melhorias em controles e processos

Propostas de Infraestrutura (TI e Rede)

Fatores de Priorizao

Para cada grupo foi utilizada uma combinao coerente dos fatores de priorizao

Valores informados nas propostas pelas Diretorias

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Distribuio dos Projetos

Matriz Objetivos x Custos
Listas
Alto Projetos de Ganhos Rpidos Projetos Complexos

Projetos Simples

Projetos alvo de reavaliao

Otimizao dos Recursos da Empresa

Baixo Baixo

Score

Recursos ($)

Alto

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Avaliao do esforo
Objetivo Considerar o nvel de desafio de cada KPI em suas respectivas propostas de projeto
Facilidade de alcance do objetivo

Caractersticas Desafio Relativo: Meta confrontada com a tendncia de realizao (anlise do BSC)

os jet o Pr

n nd Te

a ci

Observaes Especfico de cada KPI e com uma abordagem particular....

Proj

Es tim ativa

M e ta

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Exemplo de um modelo de alocao dos investimentos

Budget 2008
$xx $xx $xx $xx
+y%

Capex estimado por diretoria

Budget Fun- Cont. 2008 cionais 07/08 Participao 100% 4% 26%

Proj. 2008

Total

Dir A

Dir B

Dir C.

Dir D

Dir E

Dir F

Dir H

Demais

70%

Distribuio est vinculada aos projetos que mais contribuem para os Objetivos da empresa

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Constituio do Portflio

Diretoria 1 A projeto E projeto Diretoria 2 F projeto B projeto D projeto Diretoria 3 C projeto .. G projeto ..

X
Inovao

Estratgicos
-Qualidade Operaes - Inovao

Qualidade

Funcioanis

Projeto C Projeto F Projeto H

Projeto A Projeto B Projeto G

Diretoria A Diretoria E

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Ciclo de Gerenciamento do Portfolio de Projetos

Monitoramento e Controle
Constituio do Portflio
Solicitao de Alterao

Gerenciamento do Portflio

Avaliao do Impacto

Aprovao

Comunicao

Definio dos Projetos alinhados a estratgia

Gararantia da estratgia

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Ciclo de Gerenciamento dos Projetos

Monitoramento e Controle
Gerenciamento do Projeto Ps-Projeto

Planejamento

Execuo

Concluso e Validao

Encerramento

Garantia da Qualidade

Avaliao dos Resultados

Lies Apreendidas

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Aspectos importantes a serem observados na implantao do GPPE?

Mudana cultural na empresa Controle centralizado e deciso compartilhada com toda a Diretoria Iniciativas so incentivadas Investimento: Liberao vinculada aos objetivos e controle descentralizado Responsabilidade das diretorias no cumprimento dos investimentos e dos resultados dos Projetos Acompanhamento dos investimentos e dos resultados centralizado

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Princpios da Gesto de mudanas do Portflio de Projetos

Diretoria Diretoria

Seleo e Priorizao

Repriorizao

Coordenada pelo PMO Baseada no avano dos projetos e alteraes estratgicas Sistemtica de Alterao: - Repriorizao de projetos - Incluso de projetos - Cancelamento do projetos

PMO

Reviso Peridica do Portfolio

Autorizao

Autorizao

Monitoramento e Controle Primeiro Ciclo

Monitoramento e Controle Segundo Ciclo

Ciclo anual

Estudo de viabilidade

Controle de Alteraes do Portfolio

Demandas dos Diretores que ocorrem aps a aprovao do Portflio

Pontos focais para avaliao de impactos no Portfolio PMO o ponto de deciso Sistemtica de Alterao: - Alterao do projeto - Incluso do projeto - Cancelamento do projeto

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Como implantar este modelo na empresa? (primeiros passos)

Realizar uma avaliao dos processos de Gerenciamento de Projetos existentes na empresa Criar um PMO Corporativo com poder de deciso Definir uma estrutura organizacional para suportar os processos de Gerenciamento de Portflio de Projetos Definir um sponsor Definir um modelo de comunicao com foco nos stakholders

Antonio Pereira pereiraalj@yahoo.com.br 51-8123-0033