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JULI O 2009
Estipulaciones Especiales: ejecutor, condiciones especiales previas, reemnbolso de gastos, fondo rotatorio, plazos, costo total del Programa y recursos adicionales, moneda para desembolsos, adquisiciones, supervision y monitoreo, auditorias, disposiciones varias, etc. Normas 1 Generates: Aplicacion, condiciones previas, forma de desembolsos, suspension y cancelacion de desembolso, ultima solicitud desembol^o, tasa de cambio, otras obligaciones contractuales, adquisiciones de biencs y servicios, estados financieros, control interno y registros, inspeccio1es, arbitrajes, etc. Anexo Ll ieo : Objetivo, descripcion, costo del programa (Presupuesto por Category a y pari-passu), ej ecucion, etc. Otros: Aendices (modelos de cartas)
Op ativo;' Crr
Fondo Rotatorio: Senala porcentaje maximo del Fondo (5 a 20%). Plazos: Estipula el Plazo de Ejecucion y Desembolso del Proyecto. Informe de Progreso: Semestrales o Anuales segun Convenio. Se presenta 30 o 60 dias despues del cierre semestral o anual. Condiciones Generates Previas: Firmas Autorizadas, Solicitud Desembolso, Cronograma Aporte. Informe Semestral del Fondo Rotatorio: hasta 60 dias despues del cierre semestral. Ultima Solicitud de Desembolso: 30 dias antes del Plazo Ultimo Desembolso. Tasa de Cambio: Difiere en cada Convenio. Estados Financieros: Anuales y/o Final, segun Convenio.
En la primera SD generalmente se pide el Fondo Rotatorio (ADF) o u11 Reembolso de Pagos Efectuados (DPB). La R v ision de Desembolso puede ser ex-ante (la rendicion de gastos debe contener la documentacion justificativa correspondiente a la Contribucion e informar el Aporte Local) o expose, (se debe enviar solo un detalle de los gastos sin los respaldos, los que son revisados en terreno). Las Reposiciones (RRF) o Justificaciones del Fondo Rotatorio (AFJ) deben presentarse a to ma's cada 180 dias. Las SD deben contener gastos elegibles conforme al Convenio Categorias de Inversion -COI).
TIPOS DE DESEMBOLSOS Dese mbolsos Directos. Fordo Rotatorio (ADF y RRF): Anticipo o Reposicion. Rccmholso de Gaston Efectuados (DPB): Desembolsos del Ejecutor por gastos incurridos con cargo al Proyecto. Pagos directos (DPS): Desembolso a proveedores (diferencias caiiibiArias es responsabilidad del Ejecutor). Ju stiflicac ion Fordo Rotatorio (AFJ): Presentation de gastos contra el Fordo Rotatorio. No genera transferencia monetaria. Transferencias Bancarias: La SD debe incluir los elementos necesarios para una transferencia electronica. Previamente se debe remitiw el Flujo Bancario para Desembolsos (BKF). Pa s. eiCheque E-1- Banco__puede_ hater- cheques - e- n- moneda local
REPRESENTACION
BID
SEDE: FI N /C M S WASHI N GTON, D.C.
A fin de identificar y hacer seguimiento, las Solicitudes deben ser numeradas en secuencia y firmadas por el signatario autorizado ante el BID.
Senores:
Conforme a las condiciones del contrato (conuenio) de la operaci6n pertinente mutuamente celehrado por (Nomhre del Prestatario o la Entidad Ejecutora) el Banco Interamericano de Ilesarrollo (BID). poi el presente:
so LIi ITAfaoS
Reembolso Cie I:,ego S e`ec'ciados
PRESENTAi1110S
11
.1. c S
7:
BErIEFICIARIO CJombre cle la Cuen:i del Bene'iciario; tlumero de la Cues a clel Bene`iciario; In taicciones Esc.eciales,
Firma Autorizada
Hombre y Titulo
]! Si un Prestataria a Entidad Ejecutara solicita un monta I'ijo en una moneda dilerente a Ia moneda de Ia operacion, el monto espresado en la moneda de la operacion est.a sujeto a cambia.
Numero de C01
Nombre de C01
Pais de 0rigen
Manto Solicitado
FINANCIAMIENTO 0 CONTRIBUCION
Monto Total:
ull- Fl 3)I il3 ^_ ^a! 3CLI1'iUl31 i 3=t3 t :;ha 3^ i5nd E 36 ^`!Lll '3lent8 _ e (,
RE1.729
No. de Solicitud
Codigo Actividad
Carta no o N PRISM 31
ob 1 ecion -
Total rendido Total rendido al BID antes de al BID antes de esta SD (A. esta SD (BID) Local)
2 3
Cuota x de ss
Fecha de Pago 41
Tasa de Cambio 51
(1) Usar un I Estado de Gastos separado por cada categorfa de inversion e ( 2 ) q e b uti izarce un Estado de Gastos separado, uno pars moneda local y otro para divisas. (3 EI Banco otorga el codigo PRISM cuando se le ha_remitido _lainformacion deLcontcato_ (4) La fecha de pago es la fecha en que se ha hecho efectivo el pago al contratista o proveedor. (5) El tipo de oambio aplicado debe ser el mencionado en Contrato o Convenio (6) Se debe incluir un resumen de los gastos que componen el pago (consistente oon el registro Contable)
0 p
Categoria de Inversion
I rendido
antes de
i SO [A_ Dcal 3
Cuota z de ss
N.
Comprobante
Contable
Fecha de Pago 40
Moneda de
Pago y Monto
Tasa de Cambia
Monto
Equivalente en
Financi amiento
Monto Total Monto Total
5I
BIO 4
A _ Local
por Rendir AL
0 .00
0.00 '
0.00
0.00
0.00
0-0O
0.00
0 - 00
0-00
0_00
Firma RE1-731
BID
LOCAL TOTAL 100%
Categorias de inversion
Acumula do actual
Saldo Disponible
(LMS1)
(LMS 1) 1
Vigente (2)
BID (5)
BID (8)=(3)+(5)
BID (10) = 1- 8
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
A. SUB -TOTAL B. TOTAL BID+LOCAL C. PARI-PASSU 0% 0 0 0 0% 0% 0 0 0 0% 0% 0 0 0 0% 0% 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0%
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0
0%
0%
Firma
=DOCUMENTACION DE
SPDO GENERAL
El Ejccutor es responsable de mantener la documentacion respaldatoria de las solicitudes con adecuadas referencias cruzadas, asi como de asegurarse que los pagos efectuados con fondos proporcionados por el Banco se identifiquen adecuadamente en los registros contables y se depositen en cuentas especificas. Doc u mentacic n Valida:
Comprobante contable del registro del pago (comprobante de egreso) I)ocumento que genera la obligacion del pago (facturas canceladas, recibos, boletas de honorarios, etc.) Medio de pago (cheques cancelados, comprobante de deposito o cartola b at aria) .
Reten ciones: Documento que genera la obligacion del pago (Libro de Retenciono o Formulario 29) y el Listado de los Consultores cumento que genera la obligacion del pago (factura) y Boarding
EFE:CTL-_
OS (DPB'^
(2) NLU_IIERO DE PREST MO COOPER&CION TEC-NICA: (3) COMPLETE EL OMBRE DEL BANCO I TER.MEDIARIO 2: (3a) COMPLETE LA DIRECCION DEL BA^tiC'O INTERMEDIARIO: (3b) I zstrucciones Especiales para el Banco Inter m ediario:
(4) COMPLETE EL NOMBRE LEGAL DEL BANCO BENEFIC'I .RIO f de_3o',sltario de l e jecu tor. `3 rc.stata l'1o o agencia e j ecuttiora ^: (4a) COMPLETE LA DIRECCION DEL B-- .NCO BENEFICIARIO:
(4b) NI HERO CUENT A DEL B NCO BENEFICL RIO COIN B A'` CO IN TERIEDIARIO:
(4c) Instrucciones Especiales Para el. Banco Be iieficiario: ( ) HOMBRE 0 RAZON SOCIAL DEL BENEFICIARI.O Y RUT:
(a) NU\IERC1 DE CUENTA EN EL BANCO BENEFICIARIO: (5b) INDICAR. MONEDA DE LA CUE TA P_ NC'ARIA (ML RQUE. CON U_NA X): LSD PESOS OTROS
(5c) Instrucciones Especiales Para el. Beneficiario:
FIRMS AI TORIZADA:
1 ADJUNTAR COPIA C'_ RTOL_ B -NC.RI .. LL- CUE.NTA COR E--NTE.DEL-BE-NE-FICA. RIO E-STEN UN BAN CO E"+4 EF11 :\O SE REQUIERE INFOR . C'IO DEL BANCO INTERIIEDIARI O.
I
Para cumplir con la seccion financiera del Informe se debe renlitir Fa planilla "Conciliacion de los Registros BID con Ejecutor por Categoria de Inversion". Ademas, cuando se requieren auditorias anuales, el Informe debe incluir un Acapite sobre el estado de implementacion y cumplimiento de las medidas para subsanar o aclarar, segun corresponda, las observaciones expuestas sobre el Sistema de Control Interno.
+:OtIcILIAoION CE LOS REOIST '! }S EIC Ci-'h E!ECUTOP PUP CATEGORIA CE INVERSION
Presup^.ies :a''iCen e (a) i '3atecor-ia de In';ersion BID s LI":151 Formulas 1 :spar-e Local 2
CVerencia LI;1S !,s Cone b ilidad (c) BID 11=3-S-S pore Local 12=^ 0
trim! "S I
=G1'V0!
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=CIVOl
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TDl ,o!
Gastos Bancarios (chequeras, comisiones, etc.). Otros (gasto que no cuente con la "no objecion" del Banco). Aunque el Banco exige una presentacion semestral, la cone i t iacion mensual por parte del Organismo Ej ecutor constituye una gran herramienta de gestion para el Programa.
F ORMULARIO R E 1 -733
Banco Interanuerical o cde Desarrollo IIJFORIIE SEFIESTR .=aL DEL ESTADO DEL FONDO ROTA TORIO 11::0I:IBRE C = I1 C! EJEC-L'TOR: I101.IBRE DEL FR GR IJ` DE ER -C ION ' EIJ FE `H- DE COIRTE DEL IIIF ?R.I.IE
r# D0:.o!
Detalle
I;lonto
Total en USD
rtC;l: Vii!
Sal.-lo _ _ntaLae del Fcndc RctatF-ri^a:FF:: de la cvuenta en IJ_=D a1: Banc c-.:
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3al_lF_ C.cntal-JIe del FR -lv la .,^_^ nta P-1 1,101-le_la Local al.
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For al I?resente -11ifi:_an-1 S quo a Ios east:== esl_+ecifica_ e.s. en el numeral 11 so reali_arrri a los efectcos estiIjLIIa-10s en el contratc: b,: la I :LITEsllta:_it [I'ILre EeSI!alcla le :_ _ast+_s efe_t_la_Io's coil e_0_ re.;r_Irsc.S I!I_';' I ient s del Fon is R.otatono a6n rlv pre eita oa al BID esta c1_i orribble a Ic cle la irist?e:_vl n _lel BID.
Firn-la
rl-_:nibre . Tltul
riotas:
1 _La cuen'a :'rnente es ClUsi.a I:earn el F cn:_liD Retat:. rro'? 31 r1'v
.diuntar ^_Leia de las ^r^i-tulas cLiontas 1:'ali_ainas. sus r_s-__tLas ^_realia>^i^i^es ^,' el saldc __i-it:al_Ie del .l_eEi-te L_;- :al Si Lrtili=;a lea I c rflism.a cuenta cc rriente del Fonde Ratatsrio. 3: -:_juntart_ E n c ase
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_ Ie
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detalles _!e l s Iast s I-a_a :-s la r1e aim no, prvsorita_los al BID sFor iularie RE 1 731
G_n_
iliad
n .
IFIi_a-lc'IC
RE1 7a'
Oportunidad de la contratacion, permitiendo que los auditores inicien y finalicen sus actividades dentro del plazo acordado ntractualmente. Etrega los Requisitos de Auditoria a los auditores (AF-100, AF-300, AF-400 y AF-500). Entrega de informacion a los auditores.
del AF-100).
tado de cumplimiento.
NOTA: CTs por un monto igual o inferior a US$ 1 .500.000, donde se requiere EFA final, los productos son: (i) Dictamen sobre el Estado de Gastos del Proyecto; (ii) Dictamen 'sobre la Information Financiera Complementaria; y (iii) Dictamen sobre el Cumplirniento de las Clausulas Contractuales.
C a:ego ri as d e h 7 _ ei,- s i on
BI C USS
Acumulaclo at Inicio del Ejercicio (1 ACoirte Local To-al Ps. Ch, USS Ps, Oh, USS Ps, Ch, USS
BI D
In ersi ones Cu-an-e el Ejerci cio Ci pore Local Ps, Ch, USS Ps, Ch. USS
BI D
Acumulado al Cierre del Ejercicio ACor'e Local Ps. Ch. USS Ps. Ch, USS
To`cales Porcen'ajes
Dl
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Cl O!
=DIV O!
SCI!'-0!
=ClV 0!
;[3f1CILIA IUU CE LOS REAL, TROS E.I'_' _ ail E_-'.UTOR PO n i-JEliORIt^ CE lia,:ERSIOIa
C aegorri a c l e I nvers io n
BIC s LL1S1 Apore Local BID, s,LHS1
3
Apore Local
BIC
Al one Local
Foo-niulas
7=1
8=2-4
10
11=^-v-S
12== S-1U
TOTAL
PARI PASSU TDIV 0! -tClm! CI',",0! CI0! CI'_`ti! TCI:` 0, . -, C0! 0 Iil!
/.^
;OIVlO!
Ot[a llt Soldo Con table del Fondo Rototorio (FR) do la -nta cn USD Ba Saldo Contablc del FR de la euonta on M-do Local ;I: Ban N= C cntaI II l:
M-.to -
Gaotoe Pondicnteo do JVCt ifiear ante cl BID (ADJUNTAR ESTADO DE GASTOS 0 PAGOS - RE11731)
Otro (cj.: Traopa..
a S^bclec^[orc^)
Ill
;OIYlO!
jIV
1
#OI V lO!
C
I 111
DIFERENGIAS (IV-111) 14
Itlo.to
Tip- ca-bi-
Total t. USD
ADJUNTAR DETALLE
Por el prc-tc ccrt^HCamo^ qnc : a) Ion grtoo -pccificado^ en of namcral ll oc rcoliwron o lot efectoo catip^ladoo en cl contrato; y b) I a docnn ntaeion qnc recpalda Ioo gaoto^ o rnnodoo c c^a^ recrvr^on provenicntee del Fondo Rotatorio y oin no prcoentad al BID ecto di.oonibI. loo efectoc do la incocceion del BID
NO
11 ELa -cnta corricntc c0 cxclnnivn porn of Fondo Rotatorio ? Si 2)^4dj inear^opia- do-lao^orM4rd<-ev^..^Q^ carra^, ^v^ rccpcctivaceoneitiacionc^ ^eF ld-a canter-ble-d-et ApEr1C Lorol-^I 101110 I mi-ma...- to carnenee del Fonda Rotat.H. 31 Adp.ntar todoo Iq?,detallco do loo gnotoo pagadoa pcro oln no prcacn[odoo al BID (Forrnn orio RE7 7311 dl E. onoo do difcrcnc n. onexar c liacion y xplion ion.....
ACCES O A EXTRANET
El Banclo ha implementado el acceso directo via Internet a los prestatarios y agendas ejecutoras para consultas de los reportes fi nancieros y contables de los pre stamos y cooperaciones tecnicas del Bartoo (LMS1 y LMS1O). Para pod.er acceder a esta importante herramienta y contar con las autorizaciones y acreditaciones necesarias, se debe llenar el Formulario ROS-762-S, designando a las personas que podran acceder a la informacion del Proyecto. Cabe senalar, que dicho formulario debera ser firmado tanto por el usuario individual como por la persona con firma autorizada de la *ntidad frente al BID.
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I EXT RANET
REC URSOS
clue el Banco interarnericano de Desarroilo {ei "Banco") otorgue a: adelante referido corno el "I suario Individual", el acceso directo a Extranet para cierta informacidn operacionai y financiera. y reportes del Banco que generalmente no estdn disponibles al p6 lico. Nombre: iciOn:
DirecciOn correc eiectrcnico: NUrnero de TelOfono: Ciudad:.
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Inf ornaeicn del Us uari o In dividual (Favor usar Tetra de molde) A eliido:
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