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APOSTILA CURSO REUNIES QUE FUNCIONAM

Como voc v as reunies de trabalho? Quando algum faz um convite para voc participar de uma reunio, o que vem ao seu pensamento? uma grande perda de tempo? desnecessria? ou realmente necessria! Vai acrescentar algo ou vai nos conduzir a uma direo. Que importante!

Se voc ficou em dvida, porque suas experincias com reunies deram uma sensao de fracasso. Neste caso, melhor rever alguns conceitos e verificar onde houve falha, porque a reunio, com certeza, deve ser algo produtivo e, dentro de uma sinergia, conduzir a um resultado esperado e eficaz.

PARTES INTERESSADAS Em primeiro lugar, temos que ter em mente que toda reunio possui duas partes interessadas: o responsvel pela reunio e os participantes. Ambas as partes tm um papel muito importante para que a reunio seja conduzida de forma satisfatria e o resultado seja positivo. Portanto, deve haver critrio para a escolha dos participantes e que todos estejam alinhados ao contexto da reunio. O responsvel pela reunio deve ter o objetivo claro da reunio e saber conduzi-la de maneira eficaz. Sua postura deve ser firme e consciente de onde se quer chegar. Os participantes devem ser pessoas que estejam envolvidas no assunto e que tenham interao entre si, sabendo claramente qual a sua participao efetiva na reunio. Precisam sentir-se responsveis pela sua parte. Ambas as partes, responsveis e participantes, devem ter em mente que a reunio apenas o incio ou monitoramento de um assunto, e que as responsabilidades no terminam ali. Deve ser como uma engrenagem, que vai continuar funcionando at um determinado fim.

OBJETIVOS Tempo dinheiro e por isso precisamos explorar todo o tempo dedicado a uma reunio para atingir o objetivo. Em uma reunio, vrias pessoas pensam juntas, contribuindo para chegar a um consenso. As reunies devem gerar discusso, afinal, as pessoas agem e tm interesses diferentes. Os participantes envolvidos vo identificar seus interesses e alertar sobre as possveis falhas. As divergncias so positivas, porque mesmo que cada participante (ou rea) tenha seus interesses prprios, devem atuar com viso de futuro, tentando identificar e diminuir as dificuldades.

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INTERAO Deve ocorrer interao entre o responsvel e os participantes, desenvolvendo o trabalho como um time, todos buscando um propsito comum: o gol.

PREPARAO PARA CONVOCAO Antes de convocar, devemos perguntar: Qual o objetivo? importante tirar as pessoas de suas atividades para esta reunio? Pode ser substituda por um e-mail, um telefonema, uma conversa informal? Se aps essas perguntas a reunio ainda se faz necessria, porque ser muito importante.

ETAPAS PARA REALIZAO Vamos considerar agora as etapas que so essenciais para o planejamento e conduo de uma reunio. O cumprimento de todas as etapas muito importante para que no sejam necessrios improvisos e correrias de ltima hora. Qualquer etapa que no for cumprida pode gerar desconforto, desvalorizao e prejuzo para o resultado. 1. Objetivo: Defina o objetivo, isto , dar o ttulo. O objetivo o vai nortear a reunio. 2. Participantes: Defina quem sero os participantes, lembrando do que j dissemos anteriormente. importante verificar quem sero as pessoas envolvidas, quem vai contribuir. Importante lembrar que algumas pessoas, mesmo de reas diferentes, podem contribuir significativamente, porque vem o ngulo de outra forma. Confirme a participao de todos com antecedncia. 3. Redator da Ata: Verificar quem ser o redator. Deve ser uma pessoa que tenha uma boa comunicao, que saiba redigir as informaes de forma concisa e clara, sem ocultar os pontos divergentes. 4. Local: Precisa ser adequado ao nmero de participantes, tendo espao suficiente para movimentaes e/ou utilizao dos recursos necessrios. Atentar-se tambm para ventilao e iluminao adequadas. 5. Data: Deve ser definida e informada a todos com antecedncia para evitar improvisos de ltima hora. 6. Convocao: Deve ser clara, com todas as informaes importantes (objetivo, pauta, data, horrio, local e participantes). 7. Mtodo: O responsvel pela reunio deve verificar com antecedncia como vai conduzir a reunio, para tornar o momento mais agradvel e produtivo. 8. Recursos: Identificar os recursos que sero utilizados, como por exemplo: notebook, apresentao no powerpoint, datashow, flip chart, planilhas, grficos, imagens, formulrios etc. Verificar se os equipamentos esto funcionando.

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PLANEJAMENTO DA REUNIO Conhea as etapas essenciais para que uma reunio seja bem sucedida e atinja os resultados esperados. Esta etapa trata especificamente dos itens de planejamento de uma reunio: Definir a pauta: Quais os principais assuntos que precisam ser abordados. Reunio sem pauta definida pode ficar confusa e gerar disperso de ideias e perda do foco; Organizar as ideias: Definir por onde comear, explanar as idias e finalizar, com uma sequncia lgica; e Definir o tempo: Definir uma sequncia cronolgica, como por exemplo: o o o o o Apresentao do objetivo (o motivo da reunio) = 5 minutos Apresentao dos participantes. Caso os participantes j se conheam, comentar rapidamente o que ser esperado de cada um = 10 minutos Apresentao dos assuntos = 10 minutos Debate: Discusso = 20 minutos Sntese: Finalizao = 5 minutos. Verificar se o assunto ficou claro para todos, se foram definidas as aes de responsabilidade para cada um e como ser realizado o monitoramento. Caso haja alguma dvida por parte dos participantes, esclarea.

Lembre-se que reunies muito extensas podem no ser produtivas. Se no tiver outra alternativa, verifique em que momento pode haver um intervalo para caf, por exemplo, porque as pessoas precisam de movimento para oxigenar o crebro. Uma pessoa por muito tempo na mesma posio perde a ateno e sente sono.

INTRODUO DA REUNIO Ao introduzir a reunio, atente-se aos seguintes itens: Abertura: O papel do condutor ser muito importante para entusiasmar os participantes, valorizando a reunio. Quebrar o gelo importante, de preferncia com assuntos agradveis, porque descontrai e induz os participantes a quebrarem as resistncias iniciais. Ressalte a importncia do assunto e os resultados esperados, deixando claro o que se espera dos participantes. Se os participantes no se conhecem, faa as apresentaes e algo para descontrair, para garantir que todos estejam vontade. Tenha certeza de que os objetivos estejam claros para todos.

DECURSO DA REUNIO O que observar no decurso da reunio? GER-GEP-014-01-W Pg. 3/7

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Verifique se todos esto participando. Observe que sempre h o falador, o calado, o brincalho, o pessimista, o manipulador, entre outros. A forma como se comportam demonstra o que esto sentindo. Veja se h bloqueios, tais como: silncio excessivo, apatia, desinteresse. Agressividade:

O corpo fala atravs dos movimentos, dos olhares. Atravs do comportamento dos participantes podemos perceber se devemos continuar ou mudar o rumo da reunio. Ao observar essas atitudes, o condutor da reunio define qual a melhor postura a ser tomada, como por exemplo, manter o bom humor, interagir de forma mais firme, sempre procurando manter o controle da situao e conduzir a reunio para o objetivo.

FINALIZAO DA REUNIO Observe as aes importantes ao finalizar a reunio: Faa um levantamento dos pontos essenciais; Verifique se h dvidas ou divergncias; Se o tempo foi planejado de acordo com o assunto, no h necessidade de correria no final; Informe quais os prximos passos, definindo datas com a aprovao do grupo; Faa uma sntese do que ficou definido e quem so os responsveis pelas aes que surgiro a partir disso; Registre tudo em ata (aes, nomes, datas, responsabilidades e encaminhe para cincia de todos). Essa etapa importante, porque, se ficou algum ponto sem entendimento, o registro deixar claro. Lembre-se de que a reunio no termina nesse momento, continua com as aes de cada um at o objetivo se concretizar.

AVALIAO DA REUNIO Faa sempre uma avaliao aps o final da reunio, com base nos seguintes pontos: Se houve envolvimento dos participantes, se estavam motivados ou no; Se o clima foi positivo, se gerou expectativas; Se houveram divergncias construtivas ou pessoais. Divergncias so importantes desde que estejam dentro do propsito e na busca de solues; e Relacione todos os pontos observados, positivos ou no.

Fazendo uma anlise geral, possvel rever algumas aes, participantes ou mesmo rever o objetivo.

POSTURA DO RESPONSVEL O responsvel ou condutor da reunio deve ficar atento aos seguintes pontos relacionados sua postura: GER-GEP-014-01-W Pg. 4/7

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Ter autoridade, domnio sobre a reunio, mas ao mesmo tempo dar abertura para a participao; Saber ouvir; Estar suscetvel a novas idias; Reformular as idias sem tirar o sentido; Ser sensvel s dificuldades; Descontrair e estar descontrado; Manter a ateno, a calma, a naturalidade. A tenso dificulta e torna a reunio pesada; Posicionar-se de forma positiva e otimista em relao ao que est sendo tratado; Preocupar-se com a sua aparncia, para que denote sempre elegncia, profissionalismo e discrio; Dar ateno a quem fala; e No se deixar influenciar por reaes emotivas ou passionais.

COMPORTAMENTO DO RESPONSVEL Em relao ao seu comportamento, o responsvel ou condutor da reunio deve: Chegar com antecedncia; Evitar atrasos; Intervir para que a reunio seja produtiva; Indicar algum para se pronunciar, caso haja pessoas mais qualificadas para um determinado assunto No interromper quem estiver falando, a no ser que o assunto esteja saindo do proposto Propor solues; Para os pontos falhos, sugerir melhorias; Esclarecer dvidas caso algo fique sem entendimento, que pode comprometer o resultado futuro; Manter a discrio, sempre; A reunio uma oportunidade para avaliar as pessoas, como se colocam, demonstram interesse, entusiasmo, entre outros; Evitar expresses que denotem dvida, tais como: vamos tentar, mas, e se. Substitua tais expresses por palavras positivas, tais como: atingir, realizar, fazer, consultar, entre outras; e Utilizar verbos no presente, como por exemplo, gostar ao invs de gostaria.

CONCLUSO A reunio no deve ser algo improvisado. Mesmo para o mais simples assunto preciso preparao, organizao e respeito com os participantes. Desta forma ter valor e sua finalidade ser cumprida.

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