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BORRADOR PARA CORRECCIONES

MANUAL DE RADICACIN Y CORRESPONDENCIA DE LA ALCALDIA DE SILVANIA CUNDINAMARCA.

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1. OBJETIVOS Este Manual tiene como objetivo principal, establecer los lineamientos que le permitan a la Oficina de Radicacin y Correspondencia del Municipio de Silvania cumplir con el propsito de administrar las comunicaciones de carcter oficial, contribuyendo con la normalizacin de los procesos de produccin, recepcin distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos como parte integral del Programas de Gestin Documental. 1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

2. Destacar la necesidad de la creacin o el fortalecimiento de las Unidades de Radicacin y Correspondencia en las entidades pblicas o privadas con funciones pblicas, como fundamentales dentro de las organizaciones por el apoyo oportuno en desarrollo de la gestin administrativa. 3. Fijar los pasos metodolgicos de recepcin, registro, radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales que reciben y envan las diferentes entidades. 4. Instruir a los funcionarios del rea de Radicacin y Correspondencia sobre tcnicas de embalaje e identificacin de datos en los sobres recibidos y enviados. 5. Normalizar procedimientos que permitan la adecuada recepcin, produccin, conservacin y distribucin de los documentos desde la Oficina de Radicacin y Correspondencia. 6. Apoyar a los funcionarios de la Oficina de Radicacin y Correspondencia para el adecuado desarrollo de sus funciones y para que las entidades reconozcan la importancia de su labor. 7. Establecer lineamientos que permitan un efectivo control y una adecuada utilizacin de la informacin tramitada por medios electrnicos. 8. Orientar a los funcionarios de reas de correspondencia en tcnicas para la conservacin de documentos. 9. Presentar recomendaciones bsicas preventivas para el manejo de las comunicaciones oficiales.

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2. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA DENTRO DE LOS PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL. El Municipio de Silvania dentro de su estructura orgnica funcional, tiene definida la Oficina de Radicacin y Correspondencia como: La unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales. Esta rea de correspondencia cumplir con el desarrollo de las fases de produccin y/o recepcin, trmite, distribucin y consulta del programa de gestin documental. El rea de correspondencia, cuenta con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios fsicos y tecnolgicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente en trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, de modo que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos y garanticen el cumplimiento misional de la Alcalda Municipal. 2.1. MISION

El compromiso de la Oficina de Radicacin y Correspondencia se cimienta en atender con diligencia la administracin de las comunicaciones oficiales y el servicio de informacin a los usuarios, marcando el inicio de la gestin documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los diferentes actores sociales. 2.2. FUNCIONES

2.2.1. Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservacin de documentos, acordes con la misin, visin, funciones y programas de la Alcalda Municipal, con sujecin a las pautas y principios establecidos en la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nacin. 2.2.2. Recibir, radicar registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la Alcalda Municipal y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. 2.2.3. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

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2.2.4. Proponer mtodos, procedimientos y propender por la incorporacin y uso de nuevas tecnologas, que permitan modernizar y agilizar los procesos en la Oficina de Radicacin y Correspondencia. 2.2.5. Prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran. 2.2.6. Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de trminos para dar respuesta a los trmites y solicitudes presentadas por los ciudadanos. 2.2.7. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el orden consecutivo de recibo de los diferentes documentos. 2.2.8. Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a la Oficina de Radicacin y Correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar informacin sobre el trmite de su requerimiento. 2.3. SERVICIOS

La Oficina de Radicacin y Correspondencia del Municipio de Silvania presta los siguientes servicios: 2.3.1. Atencin al usuario: Lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propsito de obtener informacin sobre la misin, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trmites administrativos o requisitos necesarios para la obtencin de un servicio o la atencin de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se le puede dar respuesta a la solicitud presentada. 2.3.2. Atencin de consultas sobre el estado del trmite solicitado. 2.3.3. Servicio alerta: Uno de los ms importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno. 2.3.4. Prstamo de documentos: Se refiere a la disposicin y consulta para el usuario, de la serie documental consecutivo de correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los prstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie (elaborar formatos).

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3. CRITERIOS PARA EL REGISTRO COMUNICACIONES OFICIALES

LA

RADICACION

DE

El rea de Correspondencia de la Alcalda Municipal de Silvania, adopt sistemas de organizacin y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administracin de las comunicaciones oficiales; cuenta con aplicativos, equipos, mobiliario y dems elementos, como tambin elaboran las planillas, formatos y controles, que permitan certificar la recepcin y envi de los documentos por parte de los funcionarios competentes. 3.1. El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, El Municipio de Silvania ingresa en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s) competente(s), nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. (elaborar formatos). 3.2. La radicacin de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, el Municipio asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envi, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan contar a partir del da siguiente de radicado el documento. Para el registro y radicacin de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los siguientes criterios: 3.3. La persona encargada del rea de correspondencia debern recibir nicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la entidad debern ser devueltas al respectivo destinatario. Las comunicaciones que recibe la entidad se sometern a un proceso de seleccin antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firmas o sello, para determinar si son de carcter oficial o personal, o si amerita su registro y radicacin, igualmente se tendr especial cuidado de confrontar si la informacin que se recibe, est

3.4.

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completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservacin. 3.5. Las comunicaciones de carcter privado o tambin llamadas correspondencia, no debern abrirse y estarn plenamente identificadas con mensajes como confidenciales, estrictamente personal y otras similares. El Municipio establecer el procedimiento para la recepcin de las mismas; las dems comunicaciones se abrirn y luego de ser seleccionadas, se registrarn y radicarn. Las publicaciones libros, revistas, folletos y dems documentos de carcter meramente informativo como plegables, publicidad, no debern radicarse y por tanto, las entidades podrn disear los controles necesarios. El registro y radicacin de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo como horarios de reparto 11:30 am y distribucin 4:00 pm. Sin embargo, se debe atender el carcter de prioridad y urgencia que revista la comunicacin, en tal caso deber entregarse de inmediato. Posterior al registro y radicacin, se realizar el reparto y distribucin de las comunicaciones para lo cual se disearan controles que identifiquen claramente la comunicacin: o Nmero de radicacin, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se direcciona el documento y espacio para firma del funcionario que recibe. (elaborar formatos) 3.8. Para el envo de comunicaciones oficiales adems de registrarlas y radicarlas se deber tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para produccin documental, la imagen corporativa, adems, las formas de distribucin como correo tradicional, mensajera, fax, correo electrnico entre otros (elaborar formatos)

3.6.

3.7.

4. HORARIO DE ATENCION AL PBLICO El rea de Correspondencia, informaran el horario de atencin al pblico. Publicados en un lugar visible. 5. CONSERVACION DOCUMENTAL Las reas de correspondencia deben velar tambin por la adecuada conservacin y el control en la produccin documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en los manuales de procedimientos en cuanto a clase de papel, formato y firmas 6

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responsables de igual forma, los programas de gestin documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su produccin, mediante la aplicacin de mtodos para su manipulacin y utilizacin evitando el deterioro fsico. Tambin se deben adoptar normas para favorecer la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. Se recomienda utilizar papel con gramaje entre 75 y 90 g/m2 y libre de cido, las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica y ser insolubles al contacto con la humedad. Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las instrucciones de los fabricantes en relacin con su preservacin y debe producirse en formatos compatibles con equipos y programas, cuidando la posibilidad de recuperacin, copiado y reproduccin, libre de virus informticos. La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabacin de la informacin. 6. PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA En tiempos en que se diversifican las modalidades de terrorismo, es necesario conocer que la unidades de correspondencia son uno de los medios elegidos por individuos que quieren causar dao a distancia a otras personas. Por tanto, es importante que los funcionarios que laboran en estas reas, conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal. 6.1. IDENTIFIQUE SOBRES O PAQUETES SOSPECHOSOS

Estos son: o o o o o o Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo. Sobres o paquetes sin remitente. Paquetes sucios, manchados o con olores extraos. Exceso de avisos o de sellos postales. Palabras restrictivas. Paquetes amarrados con cables o presencia de cables

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En caso de encontrarse stos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extraas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extrao, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes. 6.2. EQUIPO Y MOBILIARIO

Las unidades de correspondencia determinarn los implementos necesarios para la realizacin de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la entidad. 6.2.1. Equipos: De acuerdo con las funciones, la produccin documental y los recursos tcnicos y financieros, cada entidad podr contemplar el uso de recursos informticos como computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicacin y distribucin, podrn contar con equipos de fax, correo electrnico, digitalizacin, reprografa, entre otros. 6.2.2. Sellos: Con el fin de dejar constancia de la recepcin de los documentos, las unidades de correspondencia debern contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y los dems que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones. 6.2.3. Carpetas: Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificacin de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deber contar mnimo con una carpeta que permita transportar desde la Oficina de Radicacin y Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que enva. 6.2.4. Casilleros: En virtud que las unidades de correspondencia centralizan la recepcin y envo de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rpida ubicacin.