REGLAMENTO UNIFICADO DEL RUC DOC: OAUPE008 Rev. 10 2011.09.

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Registro Uniforme de Contratistas de Evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
CAPITULO I

DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO

ARTICULO 1o. OBJETO Presentar los lineamientos que regirn el servicio del Registro Uniforme de Contratistas de Evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (RUC), as como los requisitos que deben cumplirse para su operacin y desarrollo por parte del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS). ARTICULO 2o. ALCANCE Las polticas, procedimientos y mtodos definidos en el presente reglamento, exponen los requisitos, el cubrimiento y las garantas para la operacin y acceso al RUC.

CAPITULO II DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD

ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Direccin de Certificacin y Asociados (DCA), esta garantizar la inscripcin de las firmas contratistas solicitantes para que se inicie la programacin de las actividades necesarias para la prestacin del servicio. De igual forma, es responsabilidad de la DCA, mantener actualizada la informacin de las empresas inscritas en el RUC. ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE INFORMES Y REPORTES La responsabilidad sobre la realizacin de visitas y la emisin de informes y reportes derivados de stas, compete a la Direccin de Certificacin y Asociados (DCA) del CCS, donde se programarn las visitas de evaluacin y se revisarn y aprobarn los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo de profesionales involucrados en el proceso de calificacin. ARTICULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES QUE PRESTAN EL SERVICIO El personal involucrado en la realizacin de visitas a las firmas contratistas, no se someter a presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan influenciar el juicio tcnico o calidad de las calificaciones, reportes o informes que manipule o emita como resultado de su gestin, para ello, cumplir con el Cdigo de tica y la carta de compromiso para profesionales de servicio (OGHDF 008) definida dentro del CCS.

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ARTICULO 6o. DIFUSIN DE LA GUA DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS Es responsabilidad del CCS y del Comit Seguridad Industrial y Salud Ocupacional del Sector Hidrocarburos y comit de contratantes, difundir a las firmas contratistas la Gua del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas.

CAPITULO III DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS

ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro, bajo las indicaciones que sean dadas por la Direccin Comercial del CCS, para tener acceso a los derechos definidos en el presente reglamento. El CCS manejar tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en ingresar o renovar su inscripcin al RUC, de acuerdo con el tamao de la empresa (dado por el nmero total de trabajadores, incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros). En el evento en que la empresa desista del proceso de evaluacin, por causas no imputables al Consejo Colombiano de Seguridad, se causar el cobro de la totalidad del valor de la inscripcin por concepto de honorarios profesionales y, en consecuencia no habr lugar a devolucin de suma alguna de dinero. ARTICULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACIN Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar informacin actualizada sobre el nmero total de trabajadores, mnimo 30 das antes del vencimiento de la inscripcin. Adicionalmente las firmas contratistas debern informar al CCS, de cualquier reclamo de orden jurdico levantado contra la empresa con ocasin de la Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya sido declarado en firme por la autoridad legal competente.

CAPITULO IV DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO

ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC, debe formalizar su intencin mediante la entrega a la Direccin de Certificacin y Asociados (DCA) del CCS de los siguientes documentos: Formato de solicitud de ingreso diligenciado, original y copia. Certificado de constitucin y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio mximo con tres meses de expedicin. Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el nmero total de empleados que prestan servicios, incluyendo subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros, de todas las sedes. Formato de auto evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente diligenciado. Registro del pago de los derechos de inscripcin al RUC de acuerdo con el nmero de trabajadores de la empresa.

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b) La firma solicitante quedara inscrita en el RUC, mximo 15 das calendario despus de que la DCA haya recibido y aprobado todos los documentos requeridos incluyendo el pago del valor de la inscripcin. La fecha en que la inscripcin adquiere vigencia se registra en la carta de respuesta a la solicitud de ingreso. c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC, deben estar legalmente constituidas y debern suministrar la documentacin de soporte cuando sta sea requerida por el CCS. Las personas naturales tambin pueden inscribirse al RUC, siempre y cuando posean certificado de constitucin y representacin legal ante Cmara y Comercio. Cuando las personas naturales no posean el certificado de Cmara y Comercio, se aceptar el RUT siempre que el contratante as lo solicite. El CCS acepta la inscripcin de consorcios o cualquier tipo de organizacin que cumpla con lo exigido en el captulo IV, artculo 9, literal a), para lo cual el Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Proteccin ambiental, debe ser diseado e implementado por el mismo consorcio. Cuando de manera individual se inscriban las empresas que conforman el consorcio al CCS, solamente se tendr en cuenta el proyecto del consorcio para la empresa que puso a disposicin el Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Para lo anterior, se debe enviar al CCS una certificacin del consorcio indicando los nombres de las empresas que lo integran especificando el nombre de la empresa que puso a disposicin el Sistema de Gestin. El Sistema de Gestin tendr que cubrir necesariamente a todo el personal del consorcio, independientemente del tipo de contratacin y a la empresa a la cual pertenezca. Cabe resaltar, que no se pueden auditar dos o ms empresas en un mismo proyecto. Es decir, si las empresas que conforman el consorcio o cualquier otro tipo de organizacin, tienen como nico proyecto el que desarrollan con dicho consorcio, solamente se podr hacer la visita a la empresa que puso a disposicin el Sistema de Gestin. Para las dems empresas que conforman el consorcio u organizacin, el proyecto del consorcio no es valido para realizar la visita. d) El ingreso o renovacin al registro RUC es de libre acceso a cualquier firma contratista excepto las empresas que estn demandadas o denunciadas por cualquier causa, si la demanda es del contratante el CCS se reserva el derecho de admisin previo anlisis del caso con el contratante. e) En caso de que el auditor encuentre inconsistencias en algunos de los documentos, reportes o informacin suministrada por la firma contratista, se levantar un acta de la inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante de la empresa ante la visita. El auditor encargado se llevar una copia de los documentos correspondientes para presentar el caso ante el Comit Operativo del RUC para que defina las sanciones correspondientes (ver capitulo V, Sanciones) f) La falta de veracidad en alguna informacin, reporte o documento que sea imputable, por cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o un subordinado de la misma, dar lugar a la exclusin inmediata de la firma contratista en el registro RUC, sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y, en consecuencia, el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluir a la empresa contratista en el reporte peridico que se emite para las compaas contratantes. Ni generar certificaciones para la empresa. La firma contratista podr ingresar nuevamente al RUC al aportar la copia autntica de la providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la eventual falsificacin.

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ARTICULO 10o. ALCANCE DEL SERVICIO a) El RUC Es un sistema de informacin de desempeo de las firmas contratistas. A la informacin de la gestin de los contratistas solamente tendrn acceso las compaas contratantes que han adoptado el Ruc. Cuando un contratista requiera informacin sobre su gestin debe solicitar directamente la certificacin de la calificacin RUC. La informacin del desempeo de las empresas contratistas no se le brindar a terceros. b) El RUC es un Sistema de evaluacin y seguimiento sobre la Gestin y cumplimiento de los requisitos legales y de otra ndole exigidos a travs de la Gua del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. La visita corresponde al Sistema de Gestin de toda la empresa, y no por reas o procesos. c) Las firmas contratistas registradas, recibirn el informe en sus instalaciones al finalizar la visita siempre y cuando el informe este completamente realizado (visita documental y visita de campo) en concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para realizacin, emisin y distribucin de informes de visitas, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo con el CCS. Solamente se entregar informe de la visita documental a las empresas que no se les haya podido realizar visita en campo por no tener contratos vigentes, informacin que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante carta enviada al CCS y que ser validada por las empresas contratantes que adoptan el RUC. En el informe de visita el CCS deber incluir una nota informando que la empresa NO TIENE CONTRATOS VIGENTES Y ACTUALMENTE NO ESTA EJECUTANDO SUS PROCESOS MISIONALES y que por tanto la visita solamente corresponde a visita documental. d) La visita documental debe realizarse en la sede de la casa matriz de la empresa. e) La visita de campo debe realizarse mximo tres (3) meses despus de realizada la visita documental. Si para la fecha no cuenta con proyectos y no est ejecutando sus procesos misionales debe enviar una carta al CCS, informando tal situacin. f) Las calificaciones de desempeo, resultantes de las visitas de evaluacin a un contratista son suministradas a las contratantes como un valor de referencia, el cual cada contratante utilizar bajo sus propias consideraciones y criterios.

g) La vigencia de la calificacin de desempeo finaliza en la fecha de vencimiento de inscripcin del RUC. La vigencia es de un (1) ao a partir de la fecha de la inscripcin y no de la fecha de la visita. h) Se concede prrroga de 45 das calendario a la calificacin obtenida por el contratista, despus de vencido el ao de inscripcin, con el fin de realizar en ese perodo la programacin de la visita del perodo siguiente. Se otorgar esta prrroga siempre y cuando el contratista haya pagado su renovacin por inscripcin al RUC. i) El Consejo Colombiano de Seguridad no podr expedir certificacin al contratista si no cuenta con la calificacin de desempeo vigente. El CCS tampoco podr expedir certificacin al contratista si la visita no se ha realizado en su totalidad (visita documental y campo), la nica excepcin se dar para la evaluacin en campo cuando la empresa no tenga contratos vigentes, ni est ejecutando sus procesos misionales y esta nota se estipular en la certificacin y en el informe a operadoras. El Consejo Colombiano de Seguridad solamente podr expedir certificacin de la permanencia en el registro a empresas contratistas que a la fecha de la emisin de la certificacin se encuentren inactivas por no haber realizado la renovacin al registro. Esta certificacin se expedir haciendo aclaracin que la empresa esta inactiva. En este nico caso, se certificar

j)

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la permanencia en el registro pero no se certifican los puntajes obtenidos. El puntaje obtenido se certifica en el caso de que el contratista tenga la calificacin de desempeo vigente. k) Una empresa contratista podr pertenecer a varios RUC. La evaluacin documental es vlida para todos los RUC en los que est inscrito. La evaluacin de campo se debe realizar para los diferentes RUC. El valor de la visita de campo corresponde al 50% de la tarifa establecida para la inscripcin en el RUC y se calcula de acuerdo con el nmero de trabajadores que tenga la empresa en el contrato a evaluar.

CAPITULO V DE LA OPERACION DEL REGISTRO

ARTICULO 11o. PRELIMINARES a) El CCS dispondr de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que le permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificacin y reporte de la Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas registradas y a las contratantes, no sern administrados en forma discriminatoria, su manejo se realizar en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas. c) Los derechos por el ingreso al Registro Uniforme de Contratistas de Evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas (RUC), se obtienen despus de realizada la inscripcin y pago respectivo al CCS. d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogot sern asumidos por las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo ser prorrateado entre las diferentes empresas programadas para una misma regin o ciudad, siempre y cuando sea posible la programacin de varias empresas. e) Cubierto el ao de inscripcin, la firma contratista debe renovar su inscripcin adelantando un nuevo pago ante el CCS de acuerdo con lo descrito en el capitulo III, articulo 1. Si este pago no se realiza, los derechos del RUC se suspendern hasta tanto no se efecte el respectivo pago. f) La vigencia de inscripcin al RUC cuenta desde la fecha en que el CCS enva respuesta a la solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por Presidencia Ejecutiva. La fecha de vigencia del registro se mantendr para cada renovacin de la inscripcin al RUC. La empresa contratista podr manifestar con treinta (30) das de anticipacin al vencimiento de la inscripcin anual su intencin de renovar la inscripcin al RUC. El CCS enviar una comunicacin donde se indica la fecha de vencimiento y el valor correspondiente al perodo de renovacin. Si la empresa no cancela el valor de la renovacin, el CCS proceder a excluir a la empresa del RUC y por consiguiente no incluir a la empresa contratista en el reporte peridico que emite para las compaas contratantes. g) Con el Ingreso al RUC, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma contratista de una herramienta para la auto evaluacin del desempeo en la gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 2) La realizacin de una visita de verificacin por parte de profesionales del CCS 3) Atencin de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el contratista, cumpliendo con lo estipulado en el numeral h del articulo 1 captulo V. 4) Ejecucin de visitas de seguimiento a partir del segundo ao de inscripcin previo pago del valor por renovacin. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los profesionales del CCS, que incluyen la identificacin de los aspectos conformes y no conformes con la Gua del Sistema

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de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de Contratistas. 6) El contratista podr solicitar certificacin donde se registre la calificacin del desempeo de la gestin realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, la cual se expedir despus de realizada la visita de evaluacin, atendiendo lo establecido en el literal j, articulo 10 captulo IV) 7) Prrroga de 45 das a la calificacin obtenida por el contratista, despus de vencido el ao de inscripcin. Se otorgar esta prrroga siempre y cuando el contratista haya pagado su renovacin por inscripcin al RUC. 8) Envo de Publicaciones peridicas como: Revista Proteccin y Seguridad, Peridico Seguridad y Trabajo. 9) Software Gestor para empresas. 10) Participar en procesos de divulgacin que realice el CCS. 11) Pertenecer a la Central de informacin de desempeo de las firmas contratistas que intervienen en las diferentes fases de la operacin de la industria y a la cual tienen acceso las empresas contratantes. h) La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluacin adicionales a las del cubrimiento por inscripcin o renovacin, causa un costo adicional que debe ser cubierto por el contratista que las solicite y equivale al 60% del valor de la inscripcin o renovacin al RUC. i) El CCS no podr aceptar aplazamientos en la programacin de las visitas. Toda solicitud de aplazamiento ser llevado al Comit Operativo del RUC quien evaluar las causas por las cuales el contratista solicita el aplazamiento y esta informacin se suministrar a todos los contratantes que conforman el sistema de informacin. Los casos de aplazamiento deben estar soportados por escritos y firmados por el representante legal. La fecha de reprogramacin ser autorizada por el comit operativo del RUC pero no podr realizarse antes de dos meses. El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar la reprogramacin de la visita antes de dos meses, slo si la solicitud es realizada por las empresas contratantes que han adoptado el RUC. Si el aplazamiento es solicitado al profesional del CCS, el mismo da de la visita a la empresa, antes del inicio de la evaluacin, la empresa tendr que cancelar los honorarios correspondientes al profesional. Si el proceso de evaluacin ya ha iniciado, el profesional proceder a realizar el informe con lo evaluado hasta el momento y los dems puntos se calificarn con cero. Si la empresa requiere esta visita adicional deber cumplir con lo establecido en el literal h y literal j, artculo 11 capitulo V. Este caso ser comunicado al Comit Operativo del RUC. Si durante el periodo de vigencia del certificado la empresa ha solicitado varios aplazamientos, estos casos sern analizados por el comit operativo para definir la sancin, que puede incluso llegar a la cancelacin de la inscripcin al RUC. j) Cualquiera de los derechos expuestos en este reglamento sern cancelados en el momento en que no sea renovado el valor del registro.

k) Para efectos del presente reglamento el trmino informacin se refiere a los documentos, datos y reportes manejados en la base de datos del RUC. l) La informacin de entrada al RUC, se obtendr a travs de: 1) El formulario de solicitud de ingreso. 2) Las Calificaciones obtenidas en las visitas de evaluacin y seguimiento del CCS y las reportadas por la empresa contratante como resultado de la evaluacin final del contrato. 3) La informacin estadstica que sea suministrada por los contratistas 4) La actualizacin de los datos generales de la empresa, cuando sea requerido.

m) Si durante el proceso de la visita se evidencia que el nmero de trabajadores (contratados bajo cualquier modalidad) del contratista difiere de lo reportado en el momento del pago, la empresa contratista debe cancelar al CCS la diferencia. Se proceder a aplazar la auditora

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para reprogramarla teniendo en cuenta el tiempo adecuado de acuerdo al nmero de trabajadores. Para dar trmite se debe notificar al CCS y levantar un acta con esta informacin. n) Las empresas contratistas deben dar cumplimiento a las fechas establecidas para la entrega de documentos que se solicitan por medio de correo electrnico; informacin que ser utilizada para la planeacin de la visita. Se proceder a reprogramar la visita teniendo en cuenta la disponibilidad de fechas asignadas para auditora en caso de no entrega de la informacin en el tiempo estipulado o) Luego de tres aos consecutivos de no renovar inscripcin en el RUC una empresa se convertir en inactiva y para ingresar de nuevo debe hacer el proceso de inscripcin completo. ARTICULO 12o. OPERACIN DEL REGISTRO a) La operacin del registro se inicia con la autoevaluacin de la Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, los resultados de la autoevaluacin deben ser suministrados al CCS en el momento de la inscripcin. La autoevaluacin slo es requerida en el primer periodo de inscripcin al RUC. b) La visita de verificacin a cargo de los profesionales de servicios del CCS, se efectuar mximo treinta (30) das despus de recibida toda la documentacin prevista en el numeral a, artculo 1, Capitulo IV. c) Un contratista podr ser objeto de la visita de verificacin, aunque no est prestando sus servicios a ninguna empresa contratante en particular, en cuyo caso la evaluacin se dirigir a verificar implementacin del sistema de acuerdo con lo establecido en la Gua del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas. en contratos anteriores. d) No se permitir la presencia de asesores durante el proceso de visita, esto incluye profesionales de la ARP. e) Las visitas de seguimiento estn definidas para verificar las medidas implementadas para cerrar las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y continuidad de los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el siguiente perodo de inscripcin al registro. (Tiempo en el cual puede demostrar la implementacin y desarrollo de las medidas recomendadas en una visita de verificacin). f) Las visitas de seguimiento se programarn mximo cuarenta y cinco (45) das despus que la empresa haya realizado el pago de renovacin de la inscripcin.

g) Las firmas contratistas podrn solicitar la visita adicional como mnimo tres (3) meses despus de realizada una visita de verificacin o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de la inscripcin. El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar solamente una visita adicional dentro del periodo de vigencia del RUC. El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar visitas adicionales antes del cumplimiento de los tres (3) meses, de las condiciones arriba mencionadas, slo si la solicitud es realizada por las personas autorizadas ante el CCS de las empresas contratantes. h) Los contratistas que estn prestando sus servicios a diferentes empresas contratantes, en el momento de ingresar al registro, sern evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria, a menos que el contratante solicite realizar la visita de campo en sus instalaciones.

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i)

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Las firmas contratistas recibirn informes de las visitas de evaluacin, una vez stas hayan sido realizadas.
Las firmas contratistas podrn solicitar revisin de los resultados de las visitas de evaluacin mximo (30) treinta das despus de recibido el informe.

j)

CAPITULO V SANCIONES
La infraccin a las condiciones indicadas en el capitulo IV, artculo 9, numeral e, f, o incumplimiento del presente reglamento por parte del contratista, dependiendo de su gravedad, darn lugar a las siguientes sanciones: Se informar a todos los contratantes para determinar la accin a seguir. Amonestacin escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo determinado las infracciones constatadas Suspensin del registro del RUC Cancelacin del registro RUC , IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC, SIN EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL CAPITULO IV ARTCULO 9 LITERAL a)