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Índice
Capítulo 1: Apresentação ...............................................................1 Sumário.......................................................................................2 Notas ao formador ........................................................................4 Objectivos gerais ..........................................................................4 Enquadramento do módulo .............................................................4 Público alvo da formação................................................................4 Área de actividade/Zonas geográficas ..............................................5 Recursos......................................................................................5 Funcionamento do módulo..............................................................6 Simbologia ...................................................................................7 Capítulo 2: Compras ......................................................................8 Introdução ...................................................................................9 O comprador .............................................................................. 10 Diferentes formas de compra ........................................................ 11 A natureza das compras ............................................................... 12 Individuais, retalhistas independentes e feirantes ............................ 13 Grossista ................................................................................... 13 Grandes armazéns independentes e fábricas ................................... 13 As centrais de compras ................................................................ 14 A função do serviço de compras .................................................... 15 Qual é a função exacta do serviço de compras? ............................... 16 Relações internas e externas do serviço de compras .................................................................................... 19 Relações Externas ....................................................................... 19 Relações Internas........................................................................ 19 A Organização das compras .......................................................... 21 Fases da compra ......................................................................... 22 Registo de necessidades de compra ............................................... 24 Procura do fornecedor................................................................. 24 Escolha do fornecedor .................................................................. 25 Realização do pedido .................................................................. 25 Recepção e controlo das mercadorias ............................................. 26 Apoio às fases de compra ............................................................. 26 A documentação poderá assumir três tipos: .................................... 26 Capítulo 3: Gestão de Stocks ........................................................ 29 Os Stocks................................................................................... 30 Vantagens e inconvenientes dos stocks .......................................... 31 Tipos de stocks ........................................................................... 31 A gestão material de stocks .......................................................... 33

Objectivos.................................................................................. 33 Implantação do armazém ............................................................. 33 Instalações................................................................................. 34 Arrumação do armazém ............................................................... 34 A movimentação ......................................................................... 35 Documentação............................................................................ 36 Recepção ................................................................................... 37 Conservação e Entrega ................................................................ 37 Ficha de armazém ....................................................................... 37 Guia de Entrada .......................................................................... 38 Guia de Saída ............................................................................. 39 A gestão económica de stocks....................................................... 40 Objectivos.................................................................................. 40 Custo dos Stocks......................................................................... 40 Stock de segurança ..................................................................... 41 Gráfico em dentes de serra........................................................... 42 Quantidade económica de encomenda ............................................ 43 Análise ABC................................................................................ 44 Gestão administrativa dos stocks................................................... 46 Objectivos.................................................................................. 46 Nomenclatura dos artigos em stock ............................................... 46 Colaboração da informática........................................................... 48 Capítulo 4: Fichas de Trabalho ...................................................... 49 Ficha nº 1 .................................................................................. 50 Natureza das compras ................................................................. 50 Ficha nº 2 .................................................................................. 52 Formas das Compras ................................................................... 52 Ficha nº 3 .................................................................................. 53 Função do serviço de compras....................................................... 53 Ficha nº 4 .................................................................................. 54 Fases da Compra ........................................................................ 54 Ficha nº 5 .................................................................................. 55 Noção e importância dos Stocks .................................................... 55 Ficha nº 6 .................................................................................. 57 Gestão material de stocks ............................................................ 57 Ficha nº 7 .................................................................................. 59 A gestão económica dos stocks ..................................................... 59 Ficha nº 8 .................................................................................. 63 Movimento de armazém ............................................................... 63 Capítulo nº 5: Conclusão .............................................................. 65 Bibliografia ................................................................................. 66 Participantes .............................................................................. 68

................ 28 ...............Índice de tabelas Tabela 1: Fases/Documentos ....................... 27 Tabela 2: Resumo Geral de Documentos............................................

............................................................................ 42 Figura 17: Fórmula nº encomendas/ano .................................................................................................. 21 Figura 7: A Encomenda ..................................................................................................9 Figura 2: O comprador ............................. 36 Figura 13: Guia de Entrada........ 33 Figura 11: Movimentação no armazém ................... 32 Figura 10: Noção de armazém ..................................................................... 10 Figura 3: Natureza das compras .................................. 28 Figura 9: Rotação de Stocks .......... 41 Figura 16: Curva em dentes de serra .... 16 Figura 6: Organização das Compras ................. 38 Figura 14: Guia de saída ...............................Índice de figuras Figura 1: Serviço de Compras .................................. 11 Figura 4: Função das Compras ............................... 43 Figura 18: Fórmula quantidade económica ......................... 15 Figura 5: Ponto de Aprovisionamento ...... 43 .................................................................................................................................................................................................................................. 25 Figura 8: Liquidação / Pagamento................ 39 Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurança....................................

............. 47 ........................ 45 Figura 20: O Activo .......................................................................................................... 46 Figura 21: Noção de nomenclatura ........................................Figura 19: Curva ABC .................................... 47 Figura 22: Código de Barras ......................

Capítulo 1: Apresentação Introdução Sumário Notas ao formador .

e este manual destina-se a apoiar os formadores na formação de futuros micro empresários. o objectivo foi fazer a compilação das matérias já existentes e transforma-las numa linguagem simples e acessível para este tipo de público. que. Assim. as Compras e Gestão de Stocks são uma peça fundamental na gestão global da empresa. transparências. No entanto. Disponibilizam-se os seguintes instrumentos de formação: • • • • • Itinerário Temático Desenvolvimento Temático Fichas de trabalho Transparências Bibliografia 2 . O seu conteúdo foi dividido em duas partes: 1-Compras e 2-Gestão de Stocks. a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as necessidades dos seus clientes. Também não pode ser descurada a interligação com a área da documentação. estão intimamente ligadas. com vista à formação.Capítulo 1: Apresentação Sumário Uma correcta política de compras é fundamental a qualquer empresa que pretenda maximizar os seus lucros.) que apoiem a planificação das sessões do formador. . Neste sentido. sem correr o risco de se afundar em “monos”. não é possível traçar um bom plano de compras sem uma eficaz gestão de stocks. uma vez que os materiais de apoio existentes são dispersos e estão elaborados numa linguagem muito técnica.. fichas de trabalho. no entanto. Este Manual é um guia que pretende constituir um conjunto de recursos (textos. Com efeito..

F. 3 .E.Centro de Formação Profissional de Braga. . com a colaboração do I.Capítulo 1: Apresentação Para a elaboração deste trabalho as autoras recorreram a diversa bibliografia da área específica em causa. também.P. tendo contado.

Capítulo 1: Apresentação Notas ao formador Este módulo foi concebido tendo em atenção os seguintes objectivos e condições: Objectivos gerais • • • Apetrechar os formadores de recursos pedagógicos adequados e motivadores. Reforçar a dinâmica da concepção. possuem baixa escolaridade 4 . que vão iniciar a sua actividade profissional com um pequeno negócio (ou que já o possuem). planeamento e avaliação das sessões de formação Proporcionar acesso a documentação técnica em linguagem simples e acessível. adequada ao público alvo. mas que: • • não têm bases de formação mínima nesta área maioritariamente. como é o caso das compras e da gestão dos stocks. O presente módulo insere-se neste âmbito. Público alvo da formação Empreendedores (e/ou seus quadros técnicos). uma vez que comprar bem e gerir correctamente os stocks é fundamental para o sucesso da iniciativa empresarial. de suporte ao desenvolvimento da formação. Enquadramento do módulo Qualquer formação de futuros empreendedores aborda os aspectos fundamentais relacionados com a gestão da empresa. na área de Compras e Gestão de Stocks.

O manual apresenta exemplos de diferentes situações. por forma a permitir ao formador utilizar as que. pelo que a concepção do manual teve este aspecto em consideração. de fácil compreensão e em linguagem acessível. Recursos O formador dispõe de recursos tradicionais e de recursos informáticos. ilustrativas dos diversos temas abordados e devidamente assinaladas no contexto do manual • 5 . salientamos o facto de fora dos grandes centros urbanos o nível de escolaridade ser menor. em cada momento. de apoio ao formando Conjunto de transparências. forem mais oportunas. para utilização de retroprojector. Zonas geográficas Não se destacam zonas geográficas mais necessitadas. atendendo a que o tecido empresarial português se caracteriza pela predominância de micro e pequenas/médias empresas. permitindo a elaboração de documentação simples. No entanto. a imprimir de acordo com as necessidades.Capítulo 1: Apresentação • com pouca ou deficiente experiência profissional nos temas a abordar Área de actividade/Zonas geográficas Áreas de actividade Este módulo foi pensado de forma a poder adaptar-se a qualquer área de actividade que o futuro empreendedor tenha em mente e aplica-se a todo o tipo de empresas. de forma a tirar o melhor partido do que dispõe em função das condições da sala de formação: • Recursos tradicionais: • Manual de Desenvolvimento Temático para apoio à preparação e desenvolvimento das sessões de formação.

ainda. Esta matriz comporta os objectivos gerais do módulo. de forma a melhorar a sua própria produção de materiais de apoio à formação que está a preparar. que pretendem dar o lamiré para a produção deste tipo de instrumentos. directa e acessível. estando assinaladas pelo respectivo símbolo na margem direita. estando. produziram-se transparências (elaboradas em MICROSOFT POWERPOINT). as quais estão também devidamente 6 . Transparências: sempre que oportuno. figuras. O formador encontra a informação compilada de forma simples.Capítulo 1: Apresentação • Recursos informáticos: • Transparências elaboradas em Powerpoint. tabelas. Fichas de Trabalho: Para cada capítulo foram elaboradas uma ou mais Fichas de Trabalho. elaborado em MICROSOFT WORD. objectivos específicos e respectivos conteúdos e metodologias recomendadas. procedeu-se ao desenvolvimento técnico. Manual de Desenvolvimento Temático: para cada conjunto tema/conteúdos do Itinerário. assinalados os recursos didácticos disponíveis para os diversos temas. articulado com os restantes produtos. os temas abordados. sempre que possível ilustrada com quadros. Estas fichas têm o duplo objectivo formativo e de avaliação. que permitirão a projecção a partir do PC Funcionamento do módulo O módulo é composto por: Itinerário Temático: produto em suporte de papel. contendo texto e enquadramento matricial. elaborado em MICROSOFT WORD.

neste. estão sempre assinalados. com a finalidade de facilitar o trabalho de organização das sessões de formação. Estes elementos têm sempre uma ligação. no Itinerário Temático o formador dispõe de informação sobre os objectivos e conteúdos necessários à prossecução dos mesmos. Simbologia Desenvolvimento Temático Fichas de Trabalho/Estudo de Casos Transparências Diálogo Formador / Formando Discussão Turma Trabalho Equipa Computador / Apresentação multimédia 7 . encontrará o seu desenvolvimento no Manual. ou seja. identificado neste recurso o tema. os suportes didácticos criados.Capítulo 1: Apresentação assinalados na margem direita. na margem direita. dispõe de informação sobre a bibliografia utilizada. Bibliografia: No final do módulo. por forma a permitir uma rápida identificação.

Capítulo 2: Compras As compras Introdução Diferentes formas de compras A função do serviço de compras Relações Internas e externas do serviço de compras Organização das compras .

Para se fazer uma compra é necessário contactar os fornecedores.Capítulo 2: Compras Introdução As empresas têm de realizar um conjunto de acções a fim de se abastecerem dos bens e serviços indispensáveis ao seu funcionamento. As compras são uma das áreas de actividade da empresa e têm por fim a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra de bens e serviços que satisfaçam as necessidades nas melhores condições e ao menor custo. logo é importante ter em atenção os seguintes aspectos: • • • • a quem comprar Transparência 1 em que condições comprar o momento a comprar o preço Figura 1: Serviço de Compras Nota: O Serviço de Compras só decide. 9 . depois de receber os pedidos de outros serviços da empresa. onde os bens/serviços estão em falta.

sorridente. possuir algumas noções de direito comercial relacionadas com os contratos. a qual será muito útil nas discussões e fará com que nunca se sinta em posição de inferioridade). no fundo. (estas qualidades ajudam a constituir a sua personalidade. qualquer que seja a importância relativa das empresas com quem está a negociar. não perder de vista que o comprador "faz" o fornecedor. e não ter nunca o menor complexo de inferioridade perante os fornecedores. afável e optimista. mas é possível formar um comprador. pensar sempre que o comprador está numa posição vantajosa relativamente ao vendedor. a pessoa que se propõe comprar um determinado bem ou serviço. ser discreto e paciente. é uma questão de formação profissional! 10 . • • • • Figura 2: O comprador Não podemos afirmar que se nasce comprador. Em linhas gerais o comprador deverá: • • ter uma boa formação geral e técnica. ser honesto. pois é ao primeiro que pertence a decisão final.Capítulo 2: Compras O comprador Quando falamos de compras é necessário ter em conta o comprador.

Capítulo 2: Compras Diferentes formas de compra Os métodos e meios para comprar variam consoante os produtos ou artigos comprados se destinam a ser transformados (no caso das matérias-primas). revendidos (mercadorias) ou consumidos (consumíveis). Exemplos: Fábrica de confecções: compra TECIDOS para fabricar calças Fábrica de esferográficas: compra PLÁSTICO para produzir esferográficas Mercadorias: Bens que se destinam a ser vendidos exactamente como se compraram. Exemplos: Compra de esferográficas para uso no escritório 11 . Figura 3: Natureza das compras Matérias-primas: Bens que se destinam a ser transformados num produto final. Exemplos: Hipermercado: compra CALÇAS e ESFEROGRÁFICAS para as vender Consumíveis: Bens que se destinam a ser utilizados pela própria empresa.

Compras correntes São as compras do dia a dia. com vista à revenda ou transformação. Exemplo: compra de um gerador de corrente para empresa que comercializa congelados Transparência 2 Ficha de Trabalho 1 12 . Exemplo: Central de Compras do Estado Compras não agrupadas São compras efectuadas por comerciantes ou empresas.Capítulo 2: Compras A natureza das compras Compras agrupadas São compras que passam por centrais. para manter a empresa em funcionamento. Exemplo: que se fazem Reaprovisionamento stocks Compras técnicas de Compras que se fazem segundo as orientações dos técnicos. Exemplos: mercadorias material de escritório Compras excepcionais São compras que se fazem raramente. Exemplo: máquinas instalações Compras intermitentes São as compras periodicamente.

Neste caso já é necessário o apoio de uma organização devido ao numero de artigos e ao volume de compras. as compras podem ser: • • • • Individuais. Neste caso a função baseia-se em métodos mais evoluídos e emprega meios mais aperfeiçoados e dispendiosos.Capítulo 2: Compras Assim. Aplica-se a grandes empresas e ao Estado. feirantes. ser necessário comprar mais vezes porque se escoam mais depressa. o pequeno comerciante (retalhista independente) e o feirante compram para manter o seu negócio. Grossistas Grandes armazéns independentes e fábricas As centrais de compras Individuais. distrair. 13 . dado: • • • haver maior diversidade de artigos. retalhistas independentes. Grandes armazéns independentes e fábricas Reencontramos aqui o tipo anterior. mas em maior escala. vestir. etc. Grossista A característica desta forma de compras é comprar em quantidade ao produtor par vender ao comerciante/feirante. haver maior volume. é o comerciante que compra e o método praticado é o intuitivo. retalhistas independentes e feirantes A característica destas formas de comprar é a sua forma individual: • • o particular compra para se alimentar.

Transparência 3 Ficha de Trabalho 2 14 .indústrias semelhantes e ainda ao Estado.Capítulo 2: Compras As centrais de compras Esta forma de compra aplica-se a agrupamentos: • • • pontos de venda .armazéns com muitas sucursais ou utilizadores .

à qualidade e a prazos. Exemplos: Cola. Assim A empresa comercial Compra as mercadorias atendendo às necessidades e preferência dos seus clientes (actuais ou futuros) visto que só assim realizará vendas.Capítulo 2: Compras A função do serviço de compras As empresas para funcionarem necessitam de comprar bens e serviços. nas confecções Transparência 4 15 . à quantidade. nas marcenarias Linhas. A empresa industrial Adquire as matérias-primas e subsidiárias em fornecedores que lhe merecem crédito no que respeita a preços. mas que não sofrem qualquer transformação. Figura 4: Função das Compras Matérias-subsidiárias: Bens que contribuem para o produto final.

Exemplo: produtos alimentares podem perder validade Figura 5: Ponto de Aprovisionamento Ponto de Aprovisionamento: Data ideal para reabastecimento 4 Quanto? Depende de tipo: • • • de empresa . 3 Quando? Este é um dos pontos mais delicados. para poder satisfazer sempre a procura. serviços . 16 . A solução é saber calcular o ponto de aprovisionamento. É necessário conhecer bem os programas de venda e as características dos produtos. exige uma verdadeira ciência das compras.Capítulo 2: Compras Qual é a função exacta do serviço de compras? 1 Comprar o quê? O que a empresa precisa em qualidade e quantidade: produtos. 2 Porquê comprar? Para satisfazer as actividades comerciais da empresa. mas não ficar com artigos parados muito tempo...se é industrial ou comercial da produção dos fornecedores da capacidade de armazenagem da empresa. artigos..

6 Onde? Tem de ter em atenção: • • • • 7 a posição geográfica dos diferentes fornecedores os seus meios e condições de transporte preços e condições de pagamento prazos de entrega Como? Esta é a arte do comprador. Transparência 5 Neste sentido. bónus.Capítulo 2: Compras 5 A quem? É preciso conhecer o mercado. Para comprar bem é necessário saber o que se quer e agir de forma a consegui-lo. estar atento aos descontos. qualidade do produto ou serviço. com os melhores prazos de entrega. os fornecedores. • Comprar os bens e/ou serviços para satisfazer as necessidades dos serviços requisitantes: • • com a melhor relação qualidade/preço.. 17 . relativamente a: • • • • escolha de fornecedores. a sua função é: • Fazer uma análise de mercado em função das necessidades. preço. prazos de entrega.. promoções.

..) criar uma boa imagem da empresa empresas. promoções. (descontos. bónus.Capítulo 2: Compras • Manter relações estreitas com os fornecedores. Transparência 6 Ficha de Trabalho 3 18 .. perante as outras • Estar sempre atento à entrada de novos produtos no mercado pelos quais os consumidores se sentem atraídos. de forma a: • • conseguir condições vantajosas para a empresa.

. 19 . e é nesta fase que o comprador começa a organizar a sua documentação sobre a possível compra. funcionários transportadoras . permitem um bom planeamento das compras. seguido da visita dum seu vendedor. Relações Externas Constituem um dos aspectos mais importantes do serviço de compras.Capítulo 2: Compras Relações internas e externas do serviço de compras Para cumprir a sua missão.. quando bem organizadas. Relações externas são aquelas que se estabelecem com pessoas e/ou outras empresas. Relações Internas São as que se estabelecem dentro da própria empresa e que. com vista à compra. com pessoas e ambientes muito diferentes: • • • • • • vendedores chefes de empresa agentes comerciais técnicos. É a procura ou confirmação do núcleo de fornecedores. o comprador tem necessidade de estabelecer relações externas e internas. A procura do mercado começa muitas vezes com o contacto do fornecedor.

sem. tem que haver: • • • • Serviço de vendas Serviço de armazém Serviço de compras Serviço de contabilidade Estes departamentos têm que articular muito bem. os serviços internos são aqueles que mantêm relações frequentes com os fornecedores de mercadorias. no entanto. controlando as existências. Este. quem vende tem que prever com antecedência as tendências do mercado.Capítulo 2: Compras Em pequenas e médias empresas. a fim de comunicar as necessidades ao armazém. • • Assim. dado que: • • O serviço de vendas quer e deve vender muito O serviço de armazém tem que garantir a existência de produtos para venda e a sua manutenção em bom estado de conservação O serviço de compras tem que comprar no momento oportuno todos os produtos que garantam a satisfação das necessidades das vendas. assim se organizam diversos departamentos. quer com fornecedores. Transparência 7 20 . contudo. deixar acumular quantidades desnecessárias O serviço de contabilidade tem que garantir o registo actualizado de compras e vendas. por sua vez. Daqui se verifica a necessidade das relações internas do serviço de compras. evitando conflitos legais quer com clientes. Dependendo da dimensão e actividade da empresa. comunica as necessidade de compra ao respectivo departamento. o qual providenciará a aquisição atempada dos produtos necessários. mais ou menos dividido. de forma a que os respectivos pagamentos sejam sempre cumpridos.

a empresa necessita de efectuar: C O M P R A S Máquinas e Equipamentos Utensílios Material de Expediente Mercadorias Transparência 8 Figura 6: Organização das Compras As médias e grandes empresas têm um serviço de compras independente.Capítulo 2: Compras A Organização das compras Para vender. É importante que o comerciante não esqueça: • • a necessidade do serviço de compras as fases que envolvem uma compra 21 . responsabilizando-se pela sua realização nas melhores condições e ao melhor preço. Esta organização deve ter em atenção as diversas fases da compra. Nas pequenas empresas é ao comerciante que cabe a organização das tarefas relacionadas com as compras. onde estão centralizadas todas as compras. pois que cada fase exige procedimentos adequados.

2ª Fase: Procura de fornecedores Verificar se há contactos anteriores com fornecedores dos produtos em falta Estabelecer contactos com outros possíveis fornecedores e 22 .Capítulo 2: Compras • a necessidade de apoio às fases da compra Relativamente às tarefas. optar por aquele que melhor satisfaça as exigências determinadas 10 Efectivação do pedido • Encomenda dos produtos/serviços ao fornecedor seleccionado 11 Recepção e controlo das mercadorias • Dar entrada dos produtos. destacamos: 8 Procura do fornecedor: • 9 Pesquisa de empresas que reunam condições para fornecerem os produtos/serviços pretendidos Escolha do fornecedor • Dos possíveis fornecedores identificados na fase anterior. verificando se estão conforme a encomenda Transparência 9 Fases da compra 1ª Fase: Constatação da necessidade dos serviços/pessoas que a sentem.

p. 3ª fase: Negociação e comunicação Negociar com o fornecedor todas as condições. é o comerciante que. 4ª fase: Realização da compra Fazer a compra com base num contrato que poderá ser: • pontual Exemplos: • • • compra de um equipamento compra de um produto especial. desencadeia todas estas fases Ficha de Trabalho 4 23 . em determinada época do ano (amêndoas na Páscoa. a fim de escolher as mais vantajosas para a empresa. num café 5ª fase: Procedimentos administrativos • • Informar o serviço de recepção sobre os produtos e quantidades pedidas Informar a contabilidade sobre preços e condições negociadas Transparência 10 Quando se trata de uma pequena empresa.Capítulo 2: Compras analisar as respectivas propostas.) periódico Exemplos: • • compra diária de bolos. por intuição. num salão de chá compra semanal de refrigerantes.e.

a criação de um registo de informação específica e permanentemente actualizado sobre os fornecedores. Procura do fornecedor A procura do fornecedor pode efectuar-se de diversas formas: • • • entrevistas a vendedores visitas a feiras e exposições contactos com fabricantes e concorrentes É pois. recorrendo para o efeito aos tradicionais ficheiros. com suporte informático ou não. É o documento o registo de necessidades. muito importante. Transparência 11 24 .Capítulo 2: Compras Registo de necessidades de compra O trabalho da compra começa com o pedido ao serviço de compras de um determinado bem. Este pedido é formalizado por um documento interno.

Realização do pedido Escolhido o fornecedor. tendo em atenção: qualidade.. descontos..) em várias vias: Figura 7: A Encomenda Triplicado Duplicado Original Serviço de controlo Serviço de recepção Fornecedor Transparência 12 a 14 25 . assistência pós-venda. prazos de entrega.. . Comparar as respostas..Capítulo 2: Compras Escolha do fornecedor Pedir propostas de fornecimento aos fornecedores escolhidos. requisição. o serviço de compras emite um documento (nota de encomenda.

devolve-se) Verificar se a guia de remessa coincide com a nota de encomenda (verificar se as quantidades e qualidades são as mencionadas na guia de remessa) Armazenar a mercadoria Enviar a guia de remessa para o serviço de controlo.Capítulo 2: Compras Recepção e controlo das mercadorias A mercadoria chega à empresa acompanhada por um documento emitido pelo vendedor – a guia de remessa/guia de transporte. isto é. Nesta fase é importante: 1 2 Verificar o estado da mercadoria (se não estiver em boas condições. Transparência 15 3 4 Apoio às fases de compra A compra pressupõe sempre um suporte documental. A documentação poderá assumir três tipos: • Documento base • Os que servem para se registarem os dados da compra • Documento de apoio • Os que fornecem dados para a compra • Documento de movimentação • Os que acompanham a movimentação dos produtos 26 . um conjunto de documentos que fornecem as informações necessárias à sua realização.

de seguida. o fornecedor procede à entrega dos produtos. procedem aos registos necessários e emitem o pagamento.Capítulo 2: Compras No quadro seguinte faz-se a identificação entre fase da compra e respectivos documentos: Documentos Base 1ª Fase Mapa de Registo de Necessidades Documentos de Apoio Lista de Produtos Lista de Fornecedores 2ª Fase Propostas Orçamentos Contactos anteriores Ficheiros de Fornecedores Tabelas de Preços 3ª Fase 4ª Fase 5ª Fase Mapas comparativos Nota de Encomenda Cópias da Nota de Encomenda Propostas recebidas Proposta do Fornecedor escolhido Nota de Encomenda Transparência 16 Tabela 1: Fases/Documentos Confirmada a encomenda. É com base nestas Guias que. os serviços de contabilidade conferem com a Guia. enviando a respectiva Factura. 27 . que dão entrada na empresa acompanhados do respectivo documento (que pode ser uma Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve ser conferida sempre com a Nota de Encomenda. é preciso exigir o respectivo Recibo. Ao recebê-la. Sempre que se paga. o fornecedor procede à liquidação dos produtos vendidos.

Capítulo 2: Compras Documentos de Apoio Contratos elaborados com fornecedores Negociações anteriores Preçários da concorrência (Shopping na concorrência) Tabelas de preços dos fornecedores Listagem dos produtos comercializados Ficheiros de Fornecedores Documentos de Movimentação Nota de Venda Guia de Remessa Guia de Transporte Guia de Devolução Venda-a-Dinheiro Documentos de Liquidação/Pagamento Factura Factura-Recibo Venda-a-Dinheiro Nota de Débito Nota de Crédito Recibo Tabela 2: Resumo Geral de Documentos Figura 8: Liquidação / Pagamento Liquidação: Acto de determinar o valor líquido a pagar pelos produtos Pagamento: Acto de entregar ao fornecedor o valor líquido dos produtos 28 .

Capítulo 3: Gestão de Stocks A Gestão de Stocks Os stocks A gestão material dos stocks A gestão económica dos stocks A gestão administrativa dos stocks Colaboração da informática .

pois sem stocks não seria possível: • • • utilizar racionalmente a capacidade produtiva produzir de forma económica os artigos vendidos satisfazer as encomendas nos prazos considerados aceitáveis para os clientes Transparência 18 Mas por outro lado. O seu escoamento tem que ser compensado por aprovisionamentos que vão repor os stocks nos níveis desejados. pois produtos em armazém: • • custam dinheiro podem-se estragar ou perder validade 30 . Para se poder abastecer a empresa de tudo o que precisa para a sua actividade é necessária a constituição de stocks. Transparência 17 A importância dos stocks Os stocks são necessários. Com efeito. Conceito de Stock Stocks são todos os artigos que se encontram em armazém para serem utilizados numa fase posterior.Capítulo 3: Gestão de Stocks Os Stocks Não é possível traçar um bom plano de compras sem uma eficaz gestão de stocks. não podem ser em excesso. a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as necessidades dos clientes. sem correr o risco de se afundar em "monos". As quantidades em stock devem ser adequadas às necessidades e à medida que se vai gastando deve repor-se.

Vantagens e inconvenientes dos stocks A constituição de stocks é vantajosa pois permite: • • • • evitar a ruptura (quando não há produto para satisfazer as encomendas) assegurar o consumo regular de um produto. bons aprovisionamentos trazem vantagens económicas às empresas. Assim. mas stocks em excesso podem conduzi-las à catástrofe. apesar da sua produção ser irregular aproveitar oportunidades fazer face a imprevistos de consumo e de entrega Mas apesar da sua utilidade. todo o stock que exceda as necessidades. torna-se inútil ocasionando custos desnecessários. nos armazéns existe uma variedade de artigos. rotação ou importância para os utilizadores. se caracterizam da seguinte forma: 31 . tais como: • • • • fragilidade e validade de certos produtos improdutividade do material não vendido capital imobilizado custos com a armazenagem Transparência 19 Tipos de stocks De uma maneira geral. a existência de stocks pode acarretar algumas desvantagens.Capítulo 3: Gestão de Stocks • podem passar de moda Assim. que pela sua natureza.

Stock em transito .Capítulo 3: Gestão de Stocks 1 2 3 4 5 Stock permanente/activo . Stock de segurança .é constituído por artigos desactualizados.é constituído pelos activos que farão face a imprevistos de consumo e/ou de entrega Rotação de Stocks: Número de vezes que. num determinado período.é constituído pelos artigos que estão destinados a determinados trabalhos. que já não têm qualquer saída. é necessário renovar o stock de um produto Transparência 20 Figura 9: Rotação de Stocks Ficha de Trabalho 5 32 .é constituído pelos artigos que têm um consumo regular e aprovisionamentos periódicos.é constituído pelos artigos que se encontram em armazém por períodos de tempo muito curtos. Stock afectado . Stock de excedentes ou monos .

o local do armazém deve obedecer às seguintes condições: • • • estar situado próximo dos utilizadores possuir fáceis acessos estar situado fora dos centros urbanos 33 . Implantação do armazém Figura 10: Noção de armazém Transparência 21 Os armazéns são recintos onde os bens se encontram guardados até serem utilizados. arrumação e entrega dos bens em armazém proteger os bens evitando roubos e estragos armazenar os bens no menor espaço possível. conferência.Capítulo 3: Gestão de Stocks A gestão material de stocks Objectivos A gestão material de stocks é constituída por um conjunto de actividades que visam: • • • • possibilitar uma fácil recepção. facilitando o seu acesso e movimentação planear os armazéns de acordo com as necessidades de cada tipo de bens e ao mesmo tempo prevenir os acidentes. Assim.

é aconselhável que estes se encontrem devidamente arrumados. evitando piso escorregadio. pois tal permitirá: • • • um melhor aproveitamento de espaços maior facilidade de contagem/verificação diminuição de perdas e estragos 34 Transparência 24 . traves. degraus possuir sinalizações de forma visível de todos os obstáculos circulação ter detectores e extintores de incêndio Transparência 23 à • • Arrumação do armazém Como os armazém são locais onde os artigos se encontram guardados até serem utilizados. afunilamentos. pilares.Capítulo 3: Gestão de Stocks • • ser servido por uma rede de estradas que permita a passagem de camiões de diversos tamanhos possuir boas áreas para estacionamento Transparência 22 Instalações As instalações devem: • • • ser amplas de forma a facilitar a circulação possuir portões de entrada suficientemente largos de modo a facilitar todas as manobras dos diferentes veículos ou cargas ser concebidas de acordo com as regras de higiene e segurança. tubos.

35 . diminuindo constantemente nos dias seguintes 2 Os artigos são arrumados onde existe local Os artigos são colocados onde existe espaço disponível. Vantagem: • aproveita os melhores espaços Inconveniente: • não há local fixo para cada artigo Transparência 25 A movimentação Nos armazéns de grande dimensão a movimentação dos artigos torna-se por vezes difícil. Vantagem: • permite uma maior rapidez na preparação dos pedidos Inconveniente: • existe uma grande superfície normalmente pouco utilizada. devido às grandes variações de artigos em armazém. ou seja a cada artigo corresponde sempre um local certo.Capítulo 3: Gestão de Stocks • maior rapidez na preparação dos pedidos Assim. De forma a facilitar todas estas movimentações. os artigos são arrumados sempre no mesmo local. peso e dimensão. é vantajoso adoptar em plano de arrumação que se baseie num dos métodos seguintes: 1 os artigos são arrumados sempre no mesmo local Segundo este método. pois atingem o máximo nos dias de reaprovisionamento. sobretudo quando os artigos a movimentar são muito variáveis em volume. existe no mercado uma grande variedade de máquinas adaptadas a cada situação. tornando-se então necessário a existência de um ficheiro que facilite o acesso aos artigos.

de forma a se poderem registar as entradas e saídas de produtos. utilizam-se: Figura 11: Movimentação no armazém Grandes armazéns • gruas sobre carris • gruas automotrizes • pontes • guindastes • empilhadores Armazéns Médios e Pequenos • empilhadores • tubagens • porta paletes • carrinhos de mão Transparência 26 Documentação A gestão material dos stocks pode estar informatizada. quase não precisa de documentação. No entanto. além dos documentos de entrada e saída. Desde que se actualize sistematicamente este ficheiro é possível saber. é necessário criar um ficheiro de armazém. quando este serviço não está informatizado. 36 .Capítulo 3: Gestão de Stocks Conforme a natureza dos artigos e a actividade dos armazéns. a informação está sempre disponível. neste caso. a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades.

a qualquer momento. bem como permite conhecer. pelo que agora debruçamo-nos sobre: Ficha de armazém Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto. às quais correspondem documentos específicos: Recepção o armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa. quer a Guia de Remessa foram objecto de estudo no capítulo “Compras”. Quer a Nota de Encomenda.Capítulo 3: Gestão de Stocks O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas funções. Figura 12: Ficha de Armazém Transparência 27 37 . as quantidades e o preço desse produto. (Capítulo 2 – Realização do pedido) Conservação e Entrega os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém.

P.Un. Valor Os registos de entradas e saídas efectuam-se nestas fichas através dos seguintes documentos: Guia de Entrada Transparência 28 Encomenda n.º ____ Guia de entrada n. P. P. Valor Quant.º ___ Data: __/__/__ Refª Descrição Quantidade Existência Recebida Entrada Recepção Armazém Stocks Compras Contabilidade __/__/__ ___/___/___ __/__/__ __/__/__ __/__/__ Figura 13: Guia de Entrada 38 .Capítulo 3: Gestão de Stocks Exemplo: FICHA DE ARMAZÉM Critério: Data Mês Dia Descrição Entradas Saídas Existências Quant. Valor Quant.Un.Un.

º ___ Requisição n.Capítulo 3: Gestão de Stocks Transparência 29 Guia de Saída Ficha de Trabalho 6 Guia de saída n.º ____ Data: __/__/__ Refª Descrição Quantidade Recebida Saída Existência Armazém Stocks Compras Contabilidade __/__/__ ___/___/___ __/__/__ __/__/__ __/__/__ Figura 14: Guia de saída 39 .

assegurar a continuidade do fornecimento aos utilizadores. estragos e quebra de stocks 40 . evitando o excesso de investimentos em stocks. Transparência 30 Custo dos Stocks Possuir artigos em armazém ocasiona custos e o custo desses artigos à saída do armazém é composto por: 1 Custo de aquisição • é o preço pago ao fornecedor pelos artigos recebidos 2 Custo de posse de stock • são todos os custos necessários à existência de artigos em armazém e compreende as despesas relativas a: • • • • • rendas ou amortizações do armazém iluminação aquecimento.Capítulo 3: Gestão de Stocks A gestão económica de stocks Objectivos A gestão económica dos stocks visa: • • • minimizar o custo dos artigos à saída do armazém. seguros e conservação ordenados e encargos com o pessoal de armazém juros do capital imobilizado em stock desvalorização. permitir o investimento em actividades mais rentáveis.

Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurança Ruptura de Stocks: Quando não há produto para satisfazer as necessidades Stock de Segurança: Quantidade necessária à satisfação das necessidades.Capítulo 3: Gestão de Stocks 3 Custo de realização de encomenda • Compreende os custos necessários a ter que se efectuar uma encomenda e é composto por: • • • • gestão administrativa dos stock funcionamento do departamento de compras recepção e controlo dos artigos deslocações dos compradores Transparência 31 Stock de segurança O espaço de tempo que decorre desde o momento em que se realiza uma encomenda e o momento em que essa encomenda se encontra disponível na empresa para poder ser utilizada. Assim a empresa tem que se prevenir de forma a evitar ruptura de stock e prejuízos daí resultantes para o funcionamento normal da empresa. A sua maior ou menor variação depende essencialmente do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores e da procura final da clientela. durante o prazo de entrega Transparência 32 41 . chama-se prazo de entrega.

Gráfico em dentes de serra O nível de stock de um artigo em armazém atinge o máximo com o reaprovisionamento. A representação gráfica da evolução do stock entre duas entregas denomina-se "curva em dentes de serra" tal como representado na figura: GRÁFICO EM DENTES DE SERRA GRÁFICO EM DENTES DE SERRA 600 600 500 500 Quantidades Quantidades 400 400 300 300 200 200 Consumo Anual previsto 2000 de realização da encomenda 30 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 100 100Tempo 0 0 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pe Figura 16: Curva em dentes de serra Pe = Ponto de Encomenda Meses/ano Meses/ano Transparência 33 Data em que se deve efectuar a encomenda. mas de maneira a que a empresa não suporte custos superiores àqueles que se verificariam se houvesse a referida ruptura de stocks.Capítulo 3: Gestão de Stocks A função dos stocks de segurança é de prevenção contra variações dos prazos de entrega e imprevisões de consumos. diminuindo gradualmente com os consumos. para evitar rupturas 42 .

existe uma quantidade para a qual será mínimo o custo total dos artigos para a empresa.Capítulo 3: Gestão de Stocks Para a elaboração deste gráfico é necessário recolher os seguintes dados: • • • Quantidade de artigos por encomenda Consumo anual previsto Tempo de realização da encomenda (prazos de entrega) A partir destes dados obtem-se o Consumo anual previsto Quantidade de artigos por encomenda Número de Encomendas por ano = Figura 17: Fórmula nº encomendas/ano Quantidade económica de encomenda Como os custos totais anuais relativos à realização de encomenda e aos custos de posse de stocks variam em sentido inverso. Esta quantidade denomina-se quantidade económica ou lote económico. A determinação da quantidade económica pode ser feita através da seguinte formula: Qe = √ 2x N x D P Em que: Qe = Quantidade económica de encomenda N = Consumo anual previsto D = Custo de realização de encomenda P = custo de posse de stock por unidade de encomenda Figura 18: Fórmula quantidade económica 43 Transparência 34 .

200$00 Então.1000 unidades custo de posse .10$00/unidade custo de realização de encomenda . tendo-se registado os seguintes elementos referentes a este artigo: • • • • preço de aquisição . aplicando a fórmula: Qe = √ 2x1000 x 200$ 10$ = √ 40 000 = 200 Concluímos que a Quantidade Económica deste produto é: Qe = 200 unidades Assim a quantidade económica ou lote económico é o mínimo de artigos que se deve encomendar de cada vez. Acontece porém que na maior parte dos armazéns das empresas se verifica o seguinte: • • Aproximadamente 10% dos artigos em armazém são responsáveis por cerca de 70% dos capitais investidos em stocks Cerca de 70% dos artigos em armazém são responsáveis por investimentos em stocks de aproximadamente 10% 44 .800$00/unidade consumo anual previsto . Análise ABC Muitas empresas possuem em armazém um número elevado de artigos diferentes e o seu controlo constante torna-se difícil e caro.Capítulo 3: Gestão de Stocks Exemplo: A empresa “X” dedica-se a comercialização de resmas de papel A4. de forma a minimizar o custo total dos artigos à saída do armazém.

carecem de uma gestão mais leve e menos frequente que os do grupo A. Devem ser constituídos 3 grupos. de acordo com a percentagem de artigos e os capitais neles investidos. necessitam de uma gestão vigilante e frequente. CURVA ABC % acumulada valor anual 100 80 60 40 20 0 % acumulada nº artigos Figura 19: Curva ABC Da análise do gráfico retira-se o seguinte: Ficha de Trabalho 7 1 Os artigos pertencentes ao grupo A. A gestão dos artigos que pertencem ao grupo C. Os artigos pertencentes ao grupo B. em que 20% dos artigos ocasionam 20% dos investimentos em stocks. Transparência 35 2 3 45 .Capítulo 3: Gestão de Stocks Esta grande variedade de artigos não precisa toda do mesmo tipo de gestão. em que 10% de artigos são responsáveis por 70% dos investimentos em stock. onde 70% dos artigos representam 10 % dos investimentos em stocks deve ser feita de uma forma menos rigorosa e muito pouco frequente. Esta situação pode ser verificada através de uma representação gráfica que tem o nome de "Curva ABC".

Capítulo 3: Gestão de Stocks Gestão administrativa dos stocks Objectivos Os stocks são elementos pertencentes ao activo das empresas e em muitos casos têm um valor bastante elevado. necessitando dum suporte informativo do movimento dos stocks. é fundamental a existência de uma linguagem comum entre os 46 . que permita conhecer em qualquer momento: • • as quantidades dos artigos entrados e saídos dos armazém da empresa as quantidades existentes de cada artigo nos armazéns Figura 20: O Activo Activo: Conjunto de bens (entre os armazém) e direitos da empresa quais os produtos em A gestão administrativa dos stocks é importante pois permite conhecer: • • • as quantidades dos artigos em armazém o valor das perdas e estragos dos artigos em armazém o momento em que se deve fazer uma nova encomenda Transparência 36 Nomenclatura dos artigos em stock Uma empresa necessita possuir em cada momento informações sobre a quantidade e valor dos artigos em armazém. Para que esta informação seja eficiente a adaptada à empresa. estando essa informação registada em documentos específicos.

que hoje em dia são utilizados por quase todas as empresas. que consiste na determinação de categorias ou grupos. convenientemente registados e ordenados segundo critérios adequados. pelos quais devem ser distribuídos os artigos. aproximar os artigos parecidos e separar os diferentes.Capítulo 3: Gestão de Stocks utilizadores dos artigos e os responsáveis da gestão aprovisionamento. deve-se designar cada artigo por um símbolo de forma a facilitar a sua utilização podendo ser usadas letras ou algarismos. e que estejam ligados a equipamentos ópticos que fazem a leitura do código. 47 . apareceram os “Códigos de Barras”. A classificação pode ser: • • • Alfabética Numérica Alfanumérica Transparência 37 Após a classificação. Uma nomenclatura tem por base um trabalho de classificação. para o identificar. ou seja. A essa linguagem chama-se "nomenclatura". Com o desenvolvimento de meios informáticos de apoio à gestão de stocks. Figura 21: Noção de nomenclatura Nomenclatura: e do é um conjunto de termos ou símbolos que definem com precisão os artigos utilizados pela empresa. O código de barras só se pode usar em empresas que tenham terminais informatizados nos pontos de venda. em quase todos os produtos. Figura 22: Código de Barras Código de Barras: é um conjunto de barras negras que se encontra no produto.

Capítulo 3: Gestão de Stocks Colaboração da informática Terão as empresas de se informatizar? Esta pergunta tê-la-ão feito os empresários há 10 ou 15 anos atrás. é utilizada como ferramenta indispensável na gestão propriamente dita dos stocks: • calculando • • • • custos de stocks lotes económicos pontos de encomenda permitindo • • evitar trabalho manual e susceptível de erro o processamento de requisições. etc. notas de encomenda. A informática. Ficha de Trabalho 8 48 . através das suas várias aplicações. Hoje em dia essa questão não se coloca dada a evidente necessidade da informática na gestão das empresas.

Capítulo 4: Fichas de Trabalho Fichas de Trabalho Ficha nº 1 Ficha nº 2 Ficha nº 3 Ficha nº 4 Ficha nº 5 Ficha nº 6 Ficha nº 7 .

............................................................. ..................................................................................................................................................................................... ............. ....................Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 1 Natureza das compras 4 O comprador é a pessoa que compra os bens ou serviços na empresa................... ................................................................................................................................................................................................. ........................ 50 ....................... .......... .................... Quais são? ..................................... .......................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................ .......................................................................................................................................................... Para ser comprador é necessário ter algumas qualidades pessoais.......................................................................... ................................................................................... .................... ...................................................

.................. .. Rui Fernandes é comerciante em nome individual............................. ........... ............................................................ 51 .................................................................... No âmbito da sua actividade comercial............................. Indique na coluna 2 a natureza das compras efectuadas: Coluna 1 Mercadoria para revenda 1 Computador para o escritório 1 caixa de envelopes A4 1 Manual de informática 2 frascos limpa-vidros Coluna 2 . ......... comprou a semana passada o conjunto de bens mencionados na coluna 1.......Capítulo 4: Fichas de Trabalho 5 O Sr.

52 .Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 2 Formas das Compras Analise as informações constantes na Coluna 1 do quadro abaixo e faça corresponder a forma de compra correcta. José Manuel compra grandes quantidades de madeira para a sua fábrica de cadeiras. A D. Emília foi ao super mercado comprar legumes para a sopa. Claúdia ambulante é vendedora •Grossista • Fábrica • Individuais • Feirante • Grossistas • Centrais de compras Coluna 2 O Sr. unindo com um traço ao elemento correspondente da Coluna 2: Coluna 1 A D. A filial de Barcelos precisa de comprar duas cadeiras. com sede em Braga tem filiais em Guimarães. Nuno compra mercadoria em grandes quantidades para vender a comerciantes.A. para tal tem de enviar o pedido para a sede. Barcelos e Porto. S. A empresa Decorações do Lar. O Sr.

.................................................................................................................................... ............................................... à luz das funções do serviço de compras.............................................................. ....... ....... referindo a importância das suas relações internas e externas ............... .Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 3 Função do serviço de compras “Sem um serviço de compras eficaz as empresas não funcionam..... .... ....................................................................................................................................................... .............................................................................................................................. ........................................ 53 ............................... ...................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................. .......................................................................................................................................” Comente a frase.............................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................................................... .... Identifique as fases das compras e descreva-as resumidamente: ......................................................................................................................................................... ........................................................................................................................... ......................................................................... que se desenvolvem por fases distintas.............. ................................................................................................................................................................ .................. ..................................................................................................................................... ...... ...........................................................................................................................................Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 4 Fases da Compra Dada a importância das compras na empresa................................................................................................................. ....................... ..... ............................................... qualquer acto de compra exige atenção e procedimentos adequados....... 54 ......................................................................................... ......................................................... ...............................................

........................................ Lda.......................................................................................... ........................................................... ........................... ................................................................................................................................................. ................................................. 8 Refira as vantagens e os inconvenientes dos stocks.............Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 5 Noção e importância dos Stocks Papelaria Reisanes.................................... ............................................................................................... possuindo um stock razoável de mercadoria diversificada..................... 7 Justifique a importância que os stocks assumem numa empresa............................................................................................. .............................................................................................................. ........ ............................................... 55 ................ ........... ........................................................................................................................................................................... ... ....................................................... é uma empresa que se dedica à comercialização de material de escritório............................................ 6 Dê uma noção de stock...............

.............................Capítulo 4: Fichas de Trabalho 9 Caracterize as diferentes espécies de stocks................................................ 56 ................... ............................................................................... ...................................................................................... ...... ...................................................................................................................

....................................... evitando assim aos seus proprietários custos desnecessários provocados por roubos............................ ................................ ocupa uma área de cerca de 100 m2.............. com base no qual deve responder às seguintes questões: 10 Que dados permitem concluir que estamos a falar da gestão material dos stocks? ........................................................................................ 57 ............................................... de acordo com as necessidades e espaço disponível............................Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 6 Gestão material de stocks O armazém da empresa Reisanes.... Lda.... localizado numa rua secundária de pouco movimento e fácil acesso.................................................................................. Analise o texto acima................................... estragos ou acidentes com os seus trabalhadores............................................................... ......................................................... ................................................................................................ 11 Refira os objectivos da gestão material de stocks: ... ........... .................................................................................. ..................... Está convenientemente equipado....................................

................................................................. ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ........... .. 15 Existem diversos tipos de equipamento de movimentação e arrumação........................................................................................................ 14 Caracterize os métodos de arrumação dos armazéns e mencione as suas vantagens e inconvenientes................................................................................... .......................................................................... ................................................................ estragos e roubos? ......................................................... ................................................ .....................................................................................Capítulo 4: Fichas de Trabalho 12 Que factores foram considerados aquando da implantação deste armazém? .................................................................................................................... ................................................................................. 58 ....................................................................... ............................................. 13 Que medidas de segurança teriam sido tomadas para que os proprietários estejam tão sossegados quanto a acidentes......................................................................................... que equipamento terá este armazém? ........................... ...................................... ........... Com base nos dados do caso acima referido................................... ................... ..........................................................................................

.............. ...................................................... .................................. dada a sua importância no sucesso da empresa.................... .............................................................................................................................................................................................. de forma sucinta e objectiva: 16 Refira os objectivos de gestão económica de stocks.................................................................. ................. o formando deverá responder às questões propostas.......... .............. 59 ................... .......... 18 Dê a noção de stock de segurança............................................................................... ............................ .... Assim...................... .............................................................Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 7 A gestão económica dos stocks Com este exercício pretende-se trabalhar os aspectos mais fundamentais da gestão económica dos stocks............................................................................................................................. ................................................................................................. ..................................................................................................................................................................................... 17 Indique e caracterize os diferentes custos dos stocks........

...... ............................................................................................................... ......................................................................... ................................................................................ ....................................................................................................Capítulo 4: Fichas de Trabalho 19 Justifique a importância do stock de segurança..................................... se encomendasse 7500 artigos de cada vez................................................................... necessita de adquirir anualmente 30 000 unidades do artigo M.......................................... ....... .. 22 A empresa Reisanes................................................... ........................................................................... e encomenda 5000 artigos de cada vez........................................................................................................................................................................................ ..................................... ........................................ ................... 21 Explique o significado da seguinte afirmação "o lote económico de compra para o artigo M é de 200 unidades"........................................................... ..................... ............. .......................................................................................................................... e nos custos de realização................ ................................ ...... 20 Defina lote económico................................................................................................................................................................... Quais os efeitos nos custos de posse de stock...................................... Lda.............................................................................. 60 .................................................................................... ...................... .........................................

..................................................................... Os restantes artigos são responsáveis por custos de aquisição de 20.Capítulo 4: Fichas de Trabalho 23 A empresa X negoceia entre 450 artigos diferentes.................................. ...... 95 artigos são responsáveis por custos de aquisição no valor de 45...................................000 contos..................: • • Preço de aquisição 500$00/Unidade Consumo anual previsto 800 unidades 61 ............ 23...........................................1 23........... Após análise aos seus artigos em armazém obtiveram-se as seguintes informações: • • • 50 artigos são responsáveis de custos de aquisição de 200.......................................................... 24 Considere os seguintes dados referentes à aquisição de resmas de papel pela empresa Reisanes............000 contos.......... ............ .2 Faça os comentários que entender sobre a gestão de stocks que a empresa deve adoptar.............. Lda............................................. Construa a curva ABC da empresa X..... ...000 contos.....

................. ....................................................................................................1 ...................... ...........2 Represente o gráfico em dentes de serra 62 ...................................................... 24..................Capítulo 4: Fichas de Trabalho • • Custo de posse 10$00/unidade Custo de realização de encomenda 250$00 Determine a quantidade económica............................................................................................. 24.....................................................................

Pav.Existências em armazém de 30 resmas a 650$00/unidade. respeita os prazos de entrega e dá facilidade de pagamento. Emanuel. responsável do serviço de compras.Capítulo 4: Fichas de Trabalho Ficha nº 8 Movimento de armazém A empresa Reisanes. Lda. realizou as seguintes operações referentes a resmas de papel A4 – RR/80: Dia 2 . durante o mês passado. emitiu uma ficha de pedido de material ao serviço de compras especificando o material em falta: Código RR/80 Material Resmas Papel A4 Quant. o serviço de compras procura o fornecedor e escolhe a casa do Papel de Manuela Àlvares. Nº 450 BRAGA Contribuinte: 123 800 900 Telefone: 253 600 700 Fax: 253 600 709 Responsável Sr. Manuel Àlvares Horário de atendimento 9:00 h às 20:00 h 63 .O Sr. pois é a que tem melhores preços. 600 Local de entrega : Loja do comprador Data Limite de recepção: dia 20 Depois de receber o pedido. Morada: Parque Industrial .. Dia 5 .

com o código do artigo.Capítulo 4: Fichas de Trabalho Após acordados os prazos de pagamento é feita a encomenda.Guia de saída n. Dia 17 . PEDIDOS: Preencha todos os documentos necessários a esta compra. acrescido do IVA a 17%. • • • • • • pedido de material ficha do fornecedor nota de encomenda guia de remessa guia de saída ficha de armazém 64 . Euros 3. Dia 30 Foi paga a mercadoria ao fornecedor .º 14 referente à venda de 50 resmas de papel a 820$00/unidade.Recebeu o material encomendado e conferiu a guia de remessa (documento que acompanha o material) pela nota de encomenda.44 Dia 15 .É emitida a nota de encomenda nº 200. PTE RR/80 Prazo de entrega: 15 dias Local de entrega: Loja do comprador Transporte: carro do vendedor Pagamento: desconto comercial de 5% e cheque a 15 dias 690$00. Dia 10 . a descrição e o preço unitário.

Capítulo nº 5: Conclusão Conclusão Bibliografia Participantes .

Pierre • Editorial Presença .1991 • A Gestão de Stocks • Zermati. • Editorial Pórtico • Manual de Armazenagem Moderna • Krippendorff. • Editorial Pórtico • Gestão de Aprovisionamento • Braga.1993 66 .Capítulo 5: Conclusão Bibliografia • Prática de Compras na Empresa • Bernarténé.M. Giuseppe F. H. Miguel • Editorial Presença . Herbert • Editorial Pórtico • Técnica de Aprovisionamento • Anderlini.

Gestão de Stocks. Compras e Recepção • Instituto Nacional de Investigação Industrial .Capítulo 5: Conclusão • Aprovisionamento.1979 • A Empresa • Maria do Rosário Teixeira e Aires Lousâ • Porto Editora .1989 • Organização e Administração de Empresas • Costa.1987 • Organização e Administração de Empresas • Helder Viegas da Silva e Maria Adelaide Matos • Texto Editora . Maria Fernanda Assis • Plátano Editora 67 .

que cederam os respectivos direitos de propriedade e autoria: Emília Sofia Machado Pereira Reis Manuela Maria Anes Álvares 68 .Capítulo 5: Conclusão Participantes Participaram neste trabalho as formadoras abaixo referidas.

.

........... Fazer uma análise de mercado.......................................................................................................... 4....... Ter sempre em atenção a entrada de novos produtos no mercado • COMO? ........... FUNÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS • PORQUÊ? .................................................................................................................................................. 2.................... retalhistas independentes Para consumo próprio ou para vender directamente ao público A Empresa Comercial Compra para vender • Grossistas Para revenda........................................................................................................................................................................................................................................... em função das necessidades da empresa • QUANDO? ...................................................................................... Manter relações estreitas com os fornecedores............................................ 3.......AS COMPRAS As compras têm por fim a procura nos mercados interno e externo da possibilidade de abastecer a empresa de tudo o que necessita para funcionar............. Comprar os bens e/ou serviços para satisfazer as necessidades da empresa • QUANTO? ............................... 1.......................................... aos retalhistas • Grandes armazéns independentes e fábricas • Centrais de compras A sede compra para todas as filiais A Empresa Industrial Compra para transformar.................................. • A QUEM? ................................................................................................................. A NATUREZA DAS COMPRAS • COMPRAS AGRUPADAS • COMPRAS NÃO AGRUPADAS • COMPRAS CORRENTES Para COMPRAR é preciso saber: onde a quem quando como a que preço 1 • COMPRAS EXCEPCIONAIS • COMPRAS INTERMITENTES • COMPRAS TÉCNICAS Compras e Gestão de Stocks 2 FORMAS DE COMPRAS FUNÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS • Individuais................................. a fim de conseguir melhores condições • ONDE? .......................................... 5 6 1 ........................................... antes de vender 3 4 COMPRAR: • O QUÊ? .......................

Efectivação do Pedido 4. Constatação da Necessidade 2. Escolha do Fornecedor 2. Realização da Compra 4. Procura de Fornecedores 3. com vista à compra Máquinas e Equipamentos RELAÇÕES EXTERNAS RELAÇÕES INTERNAS C O M P R A S Utensílios Material de Expediente Relações que se estabelecem dentro da empresa.RELAÇÕES INTERNAS E EXTERNAS AS COMPRAS DA EMPRESA Relações que se estabelecem com pessoas e/ou outras empresas. Negociação e Comunicação 3. Recepção e Controlo dos Produtos 5. Procura do Fornecedor 1. com vista ao bom planeamento das compras Mercadorias 7 8 TAREFAS DAS COMPRAS FASES DA COMPRA 1. Procedimentos Administrativos 9 10 ORGANIZAÇÃO DAS COMPRA Realização da Compra Realização do Pedido Faltas de Produtos Emissão de NOTA DE ENCOMENDA Procura de Fornecedor Triplicado Duplicado Original CONTROLO RECEPÇÃO FORNECEDOR Ficheiros Actualizados 11 12 2 .

A empresa pode ter Stocks de: IMPORTÂNCIA DOS STOCKS Os Stocks permitem: • utilizar racionalmente a capacidade produtiva • produzir de forma artigos vendidos económica os • satisfazer as encomendas nos prazos Consumíveis (para garantir o seu funcionamento) Matéria-prima. Elementos: • Timbre do comprador • Identificação do vendedor • Nome e número • Data de emissão • Descrição dos produtos • Quantidades • Condições pretendidas • Assinatura do comprador • Identificação do comprador • Identificação do vendedor • Nome e número • Data de emissão • Descrição dos produtos • Quantidades • Condições acordadas • Assinatura do comprador 13 14 GUIA DE REMESSA Noção: É um documento comercial. para entrega ao comprador.NOTA DE ENCOMENDA Noção: É um documento comercial. para serem utilizados numa fase posterior. subsidiária e produto acabado (se é uma empresa industrial) Mercadorias (se é uma empresa comercial) Contudo. que este utiliza para levantar de imediato as mercadorias no armazém do vendedor. emitido pelo vendedor (fornecedor) e que acompanha os produtos. num dado momento. os Stocks: Stocks • custam dinheiro • podem estragar-se validade ou perder a • podem perder de moda 17 18 3 . Elementos: REQUISIÇÃO Noção: É um documento comercial. Contacto e Ficheiro de Fornecedores Tabelas de Preço • Timbre do vendedor • Identificação do comprador • Nome e número • Data de emissão • Descrição dos produtos • Quantidades • Preços unitários • Meio de transporte e local de entrega • Assinatura do fornecedor 2ª FASE Propostas e Orçamentos 3ª FASE Mapas Comparativos Propostas Recebidas Proposta do Fornecedor escolhido 4ª FASE Nota de Encomenda 5ª FASE Cópias da Nota de Encomenda Nota de Encomenda 16 15 OS STOCKS Stocks são todos os artigos que se encontram em armazém. Elementos: DOCUMENTOS DE APOIO DOCUMENTOS BASE 1ª FASE DOCUMENTOS DE APOIO Mapa de Registo de Necessidades Listas de Produtos Lista. emitido pelo comprador através do qual o comprador dá a conhecer ao fornecedor (vendedor) os produtos que quer comprar e em que condições. emitido pelo comprador.

“PRÓS” E “CONTRAS” DOS STOCKS Vantagens (prós): (pró s) • evitam rupturas • asseguram produto o consumo regular do TIPOS DE STOCKS 1. Stock permanente/activo 2. devem: possibilitar uma fácil recepção. . Assim.. arrumação e envio dos bens em armazém proteger os bens evitando roubos e estragos armazenar os bens no menor espaço possível. conferência. Stock de segurança • custos com a armazenagem 19 20 OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL É constituída por um conjunto de acções que visam: OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL Os armazéns são recintos onde os armazé bens se encontram guardados até serem utilizados. degraus. tubos.) ter todos os obstáculos sinalizados ter detectores incêndios e extintores de permite um melhor aproveitamento de espaços facilita a contagem e verificações diminui as perdas e estragos acelera a preparação dos pedidos 23 24 4 . traves. planear os armazéns de acordo com as necessidades de cada tipo de bens e ao mesmo tempo prevenir. Stock afectado • aproveitam-se oportunidades • faz-se face a imprevistos de consumo e entrega 3.. Stock de excedentes Desvantagens (contras): (contras) • fragilidade produtos e validade do de certos não 4. facilitando o seu acesso e movimentação. pilares. estar situados utilizadores próximo dos possuir fáceis acessos estar situados fora dos centros urbanos ser servidos por uma rede de estradas que permita a passagem de camiões de diversos tamanhos possuir boas estacionamento áreas de 21 22 OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL As instalações do armazém instalaç devem: OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL Arrumação do armazém é fundamental pois: ser amplas de forma a facilitarem a circulação possuir portões de entrada largos. que possibilitem as manobras dos diferentes veículos ou cargas estar de acordo com as regras de higiene e segurança (evitar piso escorregadio. Stock em trânsito • improdutividade vendido • capital imobilizado material 5. afunilamentos.

OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL Métodos de arrumação: OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL Movimentação dos produtos: Movimentaç Artigos são arrumados sempre no mesmo local ☺ Vantagem maior rapidez na satisfação do pedido Grandes armazéns gruas sobre carris gruas automotrizes pontes guindastes empilhadores Pequenos/Médios armazéns empilhadores tubagens porta paletes carrinhos de mão Inconveniente existência de aproveitadas superfícies pouco Artigos não são arrumados sempre no mesmo local ☺ Vantagem aproveita melhor os espaços Inconveniente não há local fixo para os artigos 25 26 OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL Guia de Entrada (Guia de Remessa Fornecedor) Entradas/Saídas Registo na FICHA DE ARMAZÉM Entrada 27 28 OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL Guia de Saída (Guia de Remessa) OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA É constituída por um conjunto de acções que visam: Saída minimizar os custos dos produtos à saída do armazém assegurar a continuidade fornecimento aos utilizadores do permitir o investimento em actividades mais rentáveis. evitando o excesso de investimento em stocks 29 30 5 .

OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

TIPOS DE CUSTOS

De SEGURANÇA: Quantidade necessária à satisfação das necessidades, durante o prazo de entrega

$ Custo de Aquisição $ Custo de Posse de Stock $ Custo de Realização de Encomenda

STOCKS

RUPTURA: Quando não há produtos satisfazer as necessidades para

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OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

QUANTIDADE ECONÓMICA DE ENCOMENDA

Qe =

2xNxD P

Em que: que

Qe = Quantidade económica de encomenda

O nível de stock de um produto varia ao longo do tempo: > aumenta com o aprovisionamento < diminui com os consumos.

N D P

= Consumo anual previsto = Custo de realização de encomenda = custo de posse de stock por unidade de encomenda

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OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

OS STOCKS-GESTÃO ADMINISTRATIVA
É constituída por um conjunto de acções que visam:

CURVA ABC 100 80 60 40 20 0 % acumulada nº artigos

% acum ulada valor anual

conhecer em qualquer momento as quantidades dos produtos entrados e saídos conhecer em qualquer momento as quantidades existentes de cada produto o valor das perdas e estragos dos produtos em armazém o momento em que se deve fazer uma nova encomenda (reaprovisionamento)

• 10% dos artigos em armazém são responsáveis por cerca de 70% dos capitais investidos • 20% dos artigos em armazém ocasionam 20% de investimentos em stocks • 70% dos artigos em armazém são responsáveis por cerca de 10% do investimento em stocks
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6

OS STOCKS-GESTÃO ADMINISTRATIVA Conjunto de termos ou símbolos que definem com precisão os artigos utilizados pela empresa, devidamente registados e ordenados segundo critérios adequados

Nomenclatura

Alfabética Numérica Alfanumérica Código de Barras

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Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas

MÓDULO TEMÁTICO
JECTIVOS GERAIS

COMPRAS E GESTÃO DE STOCKS
Identificar a importância da função Compra na empresa, de modo a efectuar compras dos bens necessários à empresa de forma eficiente e eficaz. Fornecer instrumentos de gestão de stocks adequada à capacidade de resposta imediata à solicitações do cliente, evitando ruptura e ou excedentes.
OBJECTIVOS CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

DURAÇÃO

HORAS

RECURSOS TÉCNICO PEDAGÓGICOS
DIÁLOGO TEXTOS DE APOIO FORMANDO/FORMADOR TRABALHO DE EQUIPA DISCUSSÃO DE TURMA

COMPUTADOR

TRANSPARÊNCIAS

FICHAS DE TRABALHO

METODOLOGIA

RECUR. TECNICO-PEDAG.

1. Compras • • • • • • • • Indicar as características do comprador Caracterizar as diferentes formas de compra Descrever as funções do serviço de compras Demonstrar a importância das relações internas e externas de um serviço de compras Referir diferentes fases de compra Justificar a necessidade de um serviço de compras Referir o objectivo da pesquisa do fornecedor Mencionar os diferentes factores a ter em conta na selecção do fornecedor, identificando as vantagens e inconvenientes da escolha de um único fornecedor Indicar os documentos que podem ser utilizados na efectivação do pedido Demonstrar a importância da recepção e controlo das mercadorias Distinguir recepção quantitativa de recepção qualitativa 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.5 1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 1.5.4. 1.5.5. 1.5.6. 1.5.7. Introdução O Comprador Diferentes formas de compras A função do serviço de compras Relações internas e externas do serviço de compras A organização das compras Fases de compra Registo de Necessidades de compra Procura do fornecedor Escolha do fornecedor Realização do pedido Recepção e controlo das mercadorias Apoio às fases de compra • Método expositivo

• Projecção de transparências • Exploração e análise de casos

• • •

• Análise critica de textos de apoio

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2.3.2.6 A Gestão Material dos stocks Objectivos Implantação do armazém Instalações Arrumação do armazém A movimentação Documentação • • • • • • • Indicar os objectivos da gestão económica dos stocks Identificar os diferentes custos dos stocks Dar a noção de stocks de Segurança Justificar a importância de stock de segurança Elaborar gráficos em dente de serra Definir lote económico Calcular lotes económicos 2.2.2.3. 2.Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas OBJECTIVOS CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS METODOLOGIA RECUR. 2.2.4.3.3.2.1.2. TECNICO-PEDAG. 2. Gestão de stocks • • • Definir Stock Indicar vantagens e inconvenientes dos stocks Caracterizar as diferentes espécies de stocks 2.3.2. 2. 2. 2. 2. A Gestão Económica dos Stocks Objectivos Custo dos stocks Stock de segurança Gráfico em dente de serra Quantidade económica de encomenda • Método expositivo 2/3 .1. Os Stocks Conceito de stocks Importância dos stocks Vantagens e inconvenientes dos stocks Tipos de stocks • Método expositivo • Projecção de transparências • Exploração e análise de casos • Análise critica de textos de apoio • Exploração pedagógica de material audiovisual • Distribuição de fichas de trabalho • • • • • • Referir os objectivos da gestão material de stocks Mencionar os factores a ter em conta a quando da implantação do armazém Indicar regras de segurança e higiene nas instalações interiores Mencionar as tarefas de ordenação do armazém Descrever vantagens e inconvenientes dos diferentes métodos de arrumação utilizados Referir os diferentes tipos de equipamento de arrumação e movimentação 2.2. 2.3.1. 2.5 2.1. 2.3.3.1.2.3.2. 2.4. 2. 2.5.4.1. 2.1.1.

Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas OBJECTIVOS CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS METODOLOGIA RECUR.1.3. • • • • • • • • • • • • Método expositivo Elaborar a curva ABC Analisar a curva ABC Caracterizar os métodos de gestão económica de stocks Referir as vantagens e inconvenientes dos métodos de gestão económica de stocks 2. Análise ABC • Projecção de transparências • Exploração e análise de casos Gestão administrativa dos stocks Objectivos Nomenclatura dos artigos em stock • Análise critica de textos de apoio Referir os objectivos da gestão administrativa de 2. stocks 2.5.6.4.2. Explicar a importância de gestão administrativa 2.4. de stocks Definir nomenclatura de artigos Indicar os elementos da nomenclatura dos artigos Referir as etapas para estabelecimento de uma nomenclatura de aprovisionamento Mencionar os diferentes sistemas de classificação Identificar os diferentes documentos de apoio à função • Exploração pedagógica de material audiovisual • Trabalhar todos os documentos de apoio • Distribuição de fichas de trabalho Colaboração da informática • Utilização do computador para demonstração de um utilitário de stocks • Tomar consciência da importância e eficácia da utilização da informática como suporte ao departamento 2. TECNICO-PEDAG.4. 3/3 .

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