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RELATRIO DE AUDITORIA INTEGRAL 001/CAM

REA AUDITADA: VILA OLMPICA

PERODO DOS EXAMES: 10 a 20/11/2008

Conforme programao de trabalho, realizamos trabalhos de Auditoria na Vila Olmpica, visando verificar o Caixa daquela rea que vm apresentando saldo mdio mensal em torno de R$ 400.000,00, o que simples vista indicava possibilidade de existncia de erros ou mesmo irregularidades. Concomitante com este trabalho verificamos tambm os controles internos, controles patrimoniais e outros aspectos que achamos relevantes.

I - SETOR : ADMINISTRATIVO/SOCIAL

Observaes feitas por ocasio da auditoria na Vila Olmpica.

1. A entrada principal apresenta quadro desolador: A passagem est desativada. O estacionamento no possui faixas do estacionamento de veculos. No existe manuteno dos jardins. A rea do estacionamento foi alugada para fixao de outdoor de empreendimento imobilirio. A impresso para quem ali chega pela primeira vez a pior possvel. Parece casa abandonada. 1

A infra-estrutura aqutica, esportiva e de lazer muito agradvel. Contudo, precisando de manuteno, sobretudo no ajardinamento; alertando que existe nmero razovel de funcionrios encarregados de limpeza, servios gerais e jardins, no total de 21 empregados.

2. A direo da Vila Olmpica est entregue ao Sr. Edeferson Nilton de Arajo que se encontra a frente da Vila Olmpica h mais de 10 (dez) anos, conforme informaes.

3. Existe um Regimento Interno da Vila Olmpica, datado de 1984, por conseqente desatualizado, principalmente considerando a aprovao do novo estatuto do CAM.

4. A situao jurdico-legal do imvel da Vila Olmpica e de suas benfeitorias est pendente de regularizao. As benfeitorias no foram averbadas, no h alvar expedido pela Prefeitura e o IPTU est em atraso.

5. O quadro de pessoal pode perfeitamente ser reduzido atravs de terceirizaes de servios e adequao de atividades, com substancial economia de despesas como abaixo se v, por exemplo:

I.

Servio de pedreiro e serralheiro pode ser contratado de acordo com a demanda, devendo ser terceirizados.

II.

Analisar a necessidade de se ter 1 (um) gerente e 1 (um) subgerente. Talvez apenas um deles fosse o suficiente. Tambm no vemos necessidade de dois funcionrios para expedio de convites, atividade que pode ser perfeitamente executado por apenas um funcionrio.

III.

No vimos necessidade da existncia de cozinha, com trs funcionrios para preparar alimentao para funcionrios da Vila Olmpica. 2

6. O quadro de associados da Vila Olmpica apresenta diversas categorias de cotas, e um grande nmero de inadimplentes que na verdade mascara a situao. Seria o caso de unificar todas as categorias em uma s, para facilitar a administrao e excluir dos quadros os inadimplentes,

proporcionando-se obter uma viso realstica da situao; contudo isto precisa ser analisado pelo Departamento Jurdico do Atltico para que os direitos sejam assegurados. 7. A Vila Olmpica patrocina uma equipe de futebol feminino que disputa partidas de futebol com a camisa do CAM. H inclusive escolinhas da base desta atividade. No h, no entanto nenhum contrato assinado entre as atletas e o Clube Atltico Mineiro (Vila Olmpica), assegurando direitos, deveres e responsabilidades. Consta que as atletas que disputam as partidas recebem uma pequena ajuda de custo. As pessoas que dirigem esta atividade, tcnicos, preparadores fsicos, fisioterapeutas o fazem, segundo consta, gratuitamente.

Avaliamos que tudo feito de forma muito amadora, desde a aplicao dos recursos financeiros, que necessita de rgido controle e prestao de contas, at as relaes de trabalho.

9. O controle patrimonial dos bens mveis praticamente inexiste. No existe chapeamento dos bens e nem assinatura de termo de responsabilidade pelo detentor do material se responsabilizando pela sua guarda, uso e manuteno. No almoxarifado, o controle de estoque precarssimo e desatualizado. O estoque no confere com os registros, no sendo adequadamente organizado. Ali ainda existem materiais obsoletos, em desuso, estragados que deveriam ter sido doados, incinerados ou destrudos h muito tempo e que prejudicam ainda mais a organizao do local.

10. No localizamos e nem nos foram apresentados relatrios anuais de suas atividades, que so indispensveis para anlise e avaliao da Presidncia do Atletico.

11. O prdio do pavilho principal (administrao) apresenta uma srie de infiltraes de gua de chuva, e goteiras que podem comprometer as instalaes.

12. Por ltimo importante salientar que apesar das deficincias verificadas, os funcionrios da Vila Olmpica parecem motivados, e determinadas observaes feitas so circunstanciais, no lhes sendo de responsabilidade algumas deficincias apontadas.

A gerncia administrativa da Vila Olmpica est entregue a Sra. Maria da Glria Pereira Matos que nos apresentou toda a documentao requerida de que dispunha, mostrando bom nvel de conhecimento dos assuntos da Vila Olmpica.

13. Os softwares utilizados so piratas, infligindo lei 9.609 de 1998 passveis de penas pecunirias ou at mesmo recluso.

14. Contratos existentes na Vila Olmpica:

Constatamos a existncia de vrios contratos assinados pelo diretor da Vila Olmpica, constando como contratante Clube Atltico Mineiro/Vila Olmpica, muito embora no tenha competncia jurdica para tal, havendo apenas o respaldo do Regimento Interno em seu artigo 27. (Anexo) Estes contratos so geradores de receita para o Atltico; contudo tais receitas so recolhidas na tesouraria da administrao da Vila Olmpica, mediante recibo, quando deveriam ser depositadas em conta corrente designada pela Diretoria Financeira do Atltico. 4

So os seguintes contratos: I Contrato para cesso para fins comerciais da lanchonete central. Vigncia at 31/12/2008. Valor R$ 12.800,00 (ao ano). No h clusula de reajuste. II Contrato para cesso dos quiosques 02, 03 e 04, atrs da piscina de ondas. Vigncia at 31/12/2008. Valor R$ 7.500,00 (ao ano). No h clusula de reajuste. III Contrato para cesso da rea do estacionamento para colocao de outdoor. Vigncia at 29/06/09. Valor R$ 8.0000,00 (ao ano). IV Contrato para cesso do quiosque 1, atrs da piscina de ondas. Vigncia at 31/12/2008. Valor R$ 2.700,00 (ao ano). No h clusula de reajuste. V Contrato para cesso de lanchonete localizada entre as churrasqueiras e as quadras da Vila Olmpica. Valor R$ 1.800,00 (ao ano). Vigncia: o contrato expirou em 20/02/04. No h termo aditivo sendo o contrato prorrogado automaticamente. No h clusula de reajuste. VI Contrato para cesso de uma barraca ao lado da recepo da Vila Olmpica. Vigncia at 01/01/09. Valor R$ 3.700,00 (ao ano). No h clusula de reajuste. VII Contrato para cesso para fins comerciais de lanchonete de cima, prxima as piscinas dos toboaguas. Vigncia at 19/07/2011. Valor R$ 1.200,00 (ao ano). No h clusula de reajuste. VIII Contrato com o Sr. Nelson Alves dos Santos, tcnico de futebol, para ministrar aulas de futebol. O contrato est expirado e no houve termo aditivo para ser prorrogado. As partes tm participao repartida nos valores referentes s matriculas dos alunos. IX Contrato para instalao de carrinho de cachorro quente. O contrato est expirado desde 19/01/02 e no h termo aditivo. Este contrato no foi apresentado com assinatura. Valor R$ 60,00 (ms). No h clusula de reajuste. 5

X Contrato de representao comercial com a empresa AVANTI PUBLICIDADE E ADMINISTRA LTDA, para recuperao de ativos do Clube vencido em 20/10/07, sendo que no foi apresentado o termo aditivo. XI Alm destes contratos existe ainda explorao de academia de ginstica com pagamento mensal das mensalidades e de taxas de avaliao e reavaliao fsicas; bem como o aluguel do salo social, cujas receitas entram diretamente no caixa da Vila Olmpica.

15. Contratos de terceiros para prestao de servios e contratos de comodatos, contrato com a CEMIG, para fornecimento de energia eltrica, estrutura tarifaria horosazional, modalidade tarifa verde, contratos para contratao de estagirios, contrato com a AGUA AZUL para limpeza de piscinas e outros.

Todos estes contratos so assinados nas mesmas condies documentadas no item 14.

16. Verificamos tambm que as aquisies de bens e materiais so feitas diretamente pela rea de apoio da Vila Olmpica, no sendo apresentadas evidncias de realizao de licitao, muito embora tenhamos sido informados que os pedidos de cotaes so feitos por telefone. 17. Constatamos a existncia de uma mini-fbrica de produtos de limpeza para uso interno.

18 - USO DE APARELHO CELULAR VILA OLMPICA Segundo nos foi apresentado, a Vila Olmpica dispe de 3 (trs) aparelhos de telefone celular, cuja nota fiscal emitida em nome do Clube Atltico Mineiro.

Verificando as contas relativas aos meses de agosto e setembro, no montante de R$ 572,88, constatamos vrias ligaes que precisam ser esclarecidas pelos usurios :

Aparelho 8830019 I - Recebimento de 3 ligaes a cobrar do aparelho 31 99777456

Aparelho 84830034 I Recebimento de 3 ligaes a cobrar II Ligaes para o Estado do RJ no dia 05/08/08 III Uso do servio de navegao WAP IV Ligaes para o Estado do ES no dia 09/09/08 e para regio do DDD 33 (Valadares, Aimors...) V Uso do servio de torpedo.

Aparelho 88830037 I Ligaes para o DDD da regio 37 e 38 (regio de Divinpolis e Montes Claros) no ms de agosto e varias ligaes para o DDD 38 (regio de Divinpolis) e DDD 16 (Estado de SP) no ms de setembro. II Uso de navegao WAP.

RECOMENDAES SETOR ADMINISTRATIVO / SOCIAL

1. Avaliao com prioridade, pelo Conselho Deliberativo e pelo Presidente do Clube Atltico Mineiro, sobre a permanncia ou no da atual Diretoria da Vila Olmpica agora sob a tica do novo Estatuto.

2. Elaborao de novo Regimento Interno da Vila Olmpica, consoante o atual estatuto do Clube Atltico Mineiro, ressaltando que a sua confeco de competncia do Conselho Deliberativo, Art. 44, inciso XVIII do Estatuto.

3. Medidas administrativas propostas: I adequao do nmero de funcionrios da Vila Olmpica realidade do seu quadro social. II Levantamento dos bens patrimoniais, providenciando o cadastramento e conseqente controle. III Avaliao da situao jurdica e trabalhista das atletas do futebol feminino. IV - Estudar a unificao das diversas categorias de scios. V - Apresentao do relatrio anual das atividades da Vila Olmpica. VI - Estabelecer mecanismos de controle centralizado das receitas da Vila Olmpica. VII Que todos os contratos procedidos pela Vila Olmpica sejam autorizados pelo assessoria jurdica. VII Rever imediatamente o contrato com a AVANTI, Presidente do Atltico, e sempre com o parecer da

especificamente para reviso das condies e valores pagos para a empresa. VIII Paralisao da produo dos produtos de limpeza, tendo-se em vista conseqncias legais que podero advir.

4. Designao de comisso para estudar e propor medidas regulando a situao jurdica legal do imvel da Vila Olmpica e suas benfeitorias inclusive com a correo das infiltraes ali existentes.

5 Disciplinar por meio de normas, a utilizao de aparelhos celulares em todo o mbito do Atltico

II - SETOR : FINANCEIRO / CAIXA

Procedemos a contagem e verificao na documentao que compe o Caixa do dia 13/11/2008, quando encontramos uma srie de erros e

irregularidades que demonstram a desorganizao existente naquele setor. Preliminarmente gostaramos de apresentar a dimenso da movimentao financeira da Vila Olmpica, atravs do quadro abaixo:

EXERCCIO 2005 2006 2007 JAN/SET/2008 TOTAL PERODO

RECEITAS 1.463.250,02 1.487.083,89 1.714.601,70 1.109.129,23 5.744.064,84

DESPESAS 1.377.665,88 1.354.699,09 1.516.350,30 1.196.045,43 5.435.760,70

SALDO CX. 31/12 149.870,61 291.255,41 489.506,81 402.590,61 -

Como se observa pelos nmeros apresentados e pelo quadro Movimentao do Caixa da Vila Olmpica em anexo, onde os valores acima esto detalhados, pode-se inferir que aquela dependncia opera isoladamente da Administrao Central, administrando seus prprios recursos.

A contagem do Caixa do dia 13/11/08, apresentou uma composio do saldo inadequada, pois como demonstramos no quadro abaixo, est representado por vrios documentos que deveriam estar contabilizados e controlados por reas especficas.

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Composio do saldo Em espcie Cheques vista Cheques prazo Cheques devolvidos Notas Promissrias Adianto. Empregados Recibos e Notas Fiscais

Valor R$ 591,85

Observaes

R$ 365,00 02 cheques R$ 540,00 03 cheques R$ 17.017,95 151 cheques R$ 160.326,42 Em torno de 2.500 nps. R$ 14.285,54 364 vales R$ 187.259,76 304 documentos

Saldo do Caixa

R$ 380.386,52

Tambm com relao documentao constante de vrios Caixas examinados, constatamos uma srie de irregularidades e insubsistncias, alm de diversos recibos e notas que no tm validade fiscal. Destacamos entre outros os seguintes documentos ou procedimentos:

- utilizao do Caixa para concesso de adiantamentos a empregados. Estes adiantamentos no so lanados na folha de pagamento, ficando aguardando o recebimento do salrio pelo empregado, que resgata seu (s) vale (s). Como apontamos acima, o saldo destes vales no dia 13/11/08 era de R$ 14.285,54. - pagamento de servios executados por pessoas fsicas por meio de Recibos de Pagamentos a Autnomos (RPA), havendo assiduidade de certos tipos de prestao de servios, o que caracteriza vnculo empregatcio, podendo aumentar o passivo trabalhista do Atltico. - apresentao das receitas auferidas no recebimento de condomnios, de maneira sinttica atravs do formulrio Boletim Demonstrativo de Receitas e Despesas. Este documento vem anexado movimentao de caixa, e embora seja mais completo do que o impresso da movimentao do caixa, s vem preenchido com as receitas (exemplos em anexo). Deve-se ressaltar que os valores recebidos

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so guardados em um pequeno cofre existente na sala da administrao, que consideramos imprprio, dado aos valores guardados e sua localizao. - na falta de documentao adequada (bloco de recibos identificados e prnumerados tipograficamente), os recebimentos de aluguis relativos cesses de reas e assemelhados, so feitos em uma simples folha de papel carta. (exemplos em anexo) - aquisio direta de medicamentos e produtos de farmcia, quando de amplo conhecimento que o Atltico tem Departamento Mdico atuante e que deveria opinar sobre medicamentos e materiais. (Ex. : NF 001445 de Brasfarma Comercial Ltda Movimento de Caixa do perodo de 26 a 30/10/08) - aquisio de equipamento de informtica (cpu de computador), o que deveria ser somente pela rea de informtica (NF 007.321 de Excel Inform. e Seg. Ltda Movimento de Caixa de 26 a 31/10/08). - pagamentos de servios de limpeza e conservao de piscinas atravs do documento Nota de Venda e Prestao de Servios que entretanto no tem validade fiscal. (Ex. Nota no. 02812 de gua Azul -nome fantasia sendo a firma individual). - compra direta de vale transporte, servio que deveria ser centralizado pelo Departamento Pessoal devido s necessidades de controles, e registros, muito embora este departamento receba informaes da contabilidade. - pagamento em dinheiro com atraso diretamente ao fornecedor, que deu quitao no prprio boleto bancrio, onde estava previsto registro no SPC em caso de atraso no pagamento. Se o fornecedor no solicitar a baixa bancria o Atltico poder ser cadastrado como mau pagador e at mesmo protestado. - recibo em papel comum no valor de R$ 14.900,00 referente pagamento feito pelo Atltico de emprstimo para a Vila Olmpica por Claudimar Jos da Silva (doc. Movimento de caixa de 26 a 31/10/08).

Observe-se que esta abundncia de impropriedades e irregularidades foi obtida no exame da documentao de poucos movimentos de caixa, sendo que consideramos desnecessria estender nossa verificao, pois estas anormalidades so repetitivas, e, dado inexistncia de normas, critrios, acompanhamento e cobrana pela 12

Administrao Central torna-se difcil apurar-se responsabilidades, e propor punies. Esta modalidade de controle e utilizao do Caixa deve ser abolida imediatamente, devendo o setor financeiro ou quem a Direo designar, analisar todos os documentos que esto compondo o Movimento de Caixa auditado, averiguar sua validade e autenticidade, e para subsidiar este trabalho estamos apresentando em anexo, as relaes destes documentos. Pela quantidade de documentos existente e pelo tempo que esto pendentes, estimamos que seja uma tarefa demorada, mas deve ser executada, estando nossa Auditoria disposio para quaisquer orientaes ou sugestes pertinentes. Fizemos alguns exames por amostragem desta documentao que faz parte do caixa auditado, elegendo valores mais elevados, e constatamos que valores parciais de duas notas fiscais que compem o caixa examinado, constam como quitadas em caixas anteriores. So as notas fiscais do fornecedor EPEX LTDA de nos. 039788 (R$ 4.000,00) e 040619 (R$ 4.100,00) fazendo parte dos Caixas dos dias 06 a 12/01/08 e 27 a 30/04/08, respectivamente (Anexos). Tecnicamente estes valores devem ser estornados do caixa do dia 13/11 e as importncias repostas, mas, como o caos imenso, fica difcil uma definio exata da ocorrncia e extenso do problema, ainda mais se ressaltarmos que na relao de Notas Fiscais e Recibos Pendentes, encontram-se documentos desde 2.004. Agrava-se mais ainda a situao, quando se depara com o modo de confeco do CAIXA; manualmente e cheio de erros como o que constatamos no saldo inicial de maro de 2.007 que difere em R$ 9.000,00 do saldo do caixa final do ms de fevereiro.

Consultados os responsveis sobre este procedimento independente, e, porque no a centralizao das receitas e controle das despesas pela Administrao Central, deixaram transparecer que assim vm agindo com receio da Vila Olmpica ficar inadimplente com seus fornecedores, pois pela situao financeira do Atltico, a receita poderia no ser destinada prioritariamente para cobrir as despesas e custos daquela dependncia.

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Ouvimos o Conselheiro e membro do Conselho Fiscal da Vila Olmpica, Sr. Eucles Figueiredo Honorato, sobre diversas observaes apostas pelo mesmo em documentos componentes de vrios caixas, principalmente com referncia falta de conferncias no recebimento de gs industrial. Informou-nos que realmente existe grande descontrole administrativo na Vila Olmpica e que vem se esforando no sentido de resguardar as finanas do Atltico, razo pela qual coloca suas observaes em documentos constantes do caixa.

RECOMENDAES SETOR FINANCEIRO/CAIXA

Dada ao imbrglio existente, tornam-se desnecessrios maiores comentrios sobre a rea auditada, cabendo aos rgos de controle do Atltico, atender com urgncia nossa recomendao de providenciar um levantamento geral do caixa, normatizar e informatizar seu funcionamento, e, principalmente, determinar que todas as despesas e as receitas auferidas sejam controladas pela Administrao Central. Conquanto haja a preocupao dos dirigentes da Vila Olmpica em fazer uma autogesto pelos motivos apresentados, no podemos concordar com este procedimento, pois toda instituio deve ter absoluto controle de suas receitas e despesas. Sugerimos, portanto a adoo de Fundo Rotativo, com reposio das sadas mediante prestao de contas, e no a modalidade atual, um verdadeiro caixa executivo, onde a Administrao Central no tem acesso, e os saldos da conta Caixa que aparecem nos balanos so irreais, contrariando vrios princpios contbeis.

BELO HORIZONTE, 01 DE DEZEMBRO DE 2.008.

ACO AUDITORIA CONSULTORIA E ORGANIZAO LTDA Ademir Chaves Gerente Mrcio Marques Auditor Paulo Mansur Auditor

Tiago Paes - Auditor


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