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Las requisiciones

Cuanto ms clara y concretamente se hagan los pedidos, ms rpida y exactamente se recibir lo solicitado. Los malentendidos pueden provenir de cualquier parte cuando se hacen pedidos de artculos, especialmente en aspectos tcnicos. Formularios de pedido: se deben utilizar documentos estandarizados para realizar los pedidos, los cuales tienen que ser numerados, fechados y con copias para facilitar su seguimiento y poder controlar la respuesta a cada pedido (ver anexo 6.1). Responsable: solo una persona claramente identificada estar a cargo de hacer los pedidos. Claridad: los pedidos deben ser especificados claramente, incluyendo todos los datos y detalles posibles respecto a los artculos solicitados. El uso de catlogos y cualquier otra ilustracin, incluyendo dibujos, es siempre recomendado para hacer ms clara la pieza o el artculo que se est requiriendo. Una vez ms, se recomienda la asesora tcnica a la hora de hacer los pedidos, especialmente en el caso de productos menos comunes o no muy familiares. Prioridad: se debe mencionar muy claramente en cada pedido el nivel de prioridad, el cual depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribucin y el control de existencias. Frecuencia de pedido: depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribucin y el control de existencias de cada artculo. Sin embargo, no se debe esperar hasta el ltimo momento para hacer las nuevas rdenes de pedido. Siempre hay que tener en cuenta el tiempo que tomar para llegar una nueva carga o remesa. Medicamentos y materiales peligrosos: buscar informacin sobre las leyes y regulaciones nacionales relacionadas con el ingreso y manejo de estos productos y los procedimientos para obtener autorizaciones. Seguimiento de rdenes de pedido: cuando se consulte sobre un pedido en trmite, se debe mencionar su nmero y fecha. Adquisicin Compra local Ventajas Pronta entrega Costo de transporte es menor Apoya economa local Desventajas No siempre est disponible la cantidad y la calidad requeridas Puede generar competencia entre organizaciones por la compra de un producto Puede causar desabastecimiento del mercado local Incrementa tiempo de entrega Incrementa costos por transporte No apoya la economa local Frecuentemente llega sin ser solicitada No siempre es lo que se necesita Si no son utilizables, harn perder tiempo y recursos Difcil de rechazar si no son tiles

Importacin

Podra conseguirse mejor calidad, mayor cantidad Se pueden ordenar especificaciones Gratis o a bajo costo (ojo, toda donacin tiene un costo) Fomenta la solidaridad nacional e internacional

Donacin

Prstamo

A veces se trata de equipo o material difcil de comprar Alivia los costos de operacin

Dependencia del tiempo de disponibilidad de lo prestado Responsabilidad sobre el cuidado y mantenimiento de lo prestado Difcil exigir responsabilidad, calidad o cumplimiento

Automatiza flujos electrnicos de autorizacin y firmas. Adicionalmente el sistema puede ligar

Control de presupuesto y cuentas contables Nivel de inventario Vigencia de contratos Requisiciones o cotizacin en trnsito Disparar procesos de cotizacin electrnica

1. 2. 3. 4.

Alta usuarios y permisos El usuario requisita por catlogo abierto o autorizado Selecciona lo requerido y cuenta contable El sistema valida: a. b. Presupuesto Inventario

c. d. 5.

Vigencia y condiciones de contrato Requisiciones en transito (consolidacin)

Dispara flujo de autorizacin Cumplimiento de polticas y control Visibilidad del proceso de autorizacin Reduccin del ciclo de autorizacin Autorizaciones remotas 24/7 mediante web Consolidacin de requisiciones Paperless