Anlisis de flujo de Ilustre Municipalidad de Santiago.

Ilusin Real Consultora Lista jerarquizada de problemas 1. Cambio de alcalde y cambios en la administracin. 2. Incorporacin de una nueva entidad fiscalizadora: la ventanilla nica. 3. Establecimiento de la Ley de Transparencia y Probidad. 4. Rigidez de la burocracia mecnica en un organismo pblico.
5. Dificultad para introducir cambios o modificaciones, incluso

menos sustanciales. 6. Aislamiento entre los distintos departamentos, jefaturas y direcciones.

7. Desconocimiento de los valores institucionales.

8. Brecha entre los valores personales y municipales. 9. Segregacionismo: personal de honorarios, de planta y contrata. 10. 11. Comunicacin. Rumores de una reestructuracin. Cambio de planta (ltimo

cambio fue hace ms de diez y seis aos). 12. 13. 14. 15. Acceso a los canales de comunicacin. Manejo de las tecnologas. Clima laboral. Baja taza de renovacin.

16. 17.

Motivacin. Recompensas.

Algunas consideraciones al abordaje de las problemticas de la I. Municipalidad de Santiago.

La Ilustre Municipalidad de Santiago, como todo organismo pblico, est regularizada a travs de distintos dispositivos gubernamentales. Desde los objetivos a los que el aparato pblico se debe constitucionalmente, hasta los procesos de regulacin internos de la organizacin, entre los cuales encontramos a aquellos que nos permiten pensar las intervenciones que se han propuesto por medio del anlisis de la informacin y el anlisis de flujos, normados por los estatutos administrativos y los dispositivos de evaluacin que la ley permite. Es necesario destacar la dificultad que implica introducir modificaciones que no se contemplen dentro de lo que el marco de regulacin legal permite, por lo que las intervenciones propuestas estn diseadas para introducir cambios que perturben de una forma menos invasiva y con el mximo de impacto a nivel conductual. Adems, a travs de estas intervenciones pretendemos sensibilizar a los funcionarios a que puede lograrse un cambio sustancial en las prcticas de la municipalidad, permitiendo que los funcionarios se reconozcan a s mismos como agentes del cambio.

Por las razones anteriormente sealadas, es prudente sealar que sera prcticamente insostenible, por ejemplo, proponer una administracin por valores como posible intervencin dentro de la Ilustre Municipalidad de Santiago. En respuesta a esta dificultad es que las intervenciones que proponemos como Ilusin Real Consultora, estn orientados a intervenciones moderadas, pero con un mximo impacto a nivel conductual y respetando la cultura y valores personales de los miembros de la municipalidad.

Para el anlisis de informacin y el desarrollo de propuestas de intervencin nos hemos basado fundamentalmente en la revisin de entrevistas a funcionarios claves de la municipalidad: Rigoberto Salas, jefe de capacitacin de la municipalidad y del director de recursos humanos de la municipalidad el Sr. Daniel Barraza; focus-groups y discusiones en clases, adems de las presentaciones de otras consultoras sobre los talleres que han sido parte integra de este estudio

Flujo I. Municipalidad de Santiago:

Clasificacin en los cuatro flujos, clasificacin segn tipo de problemas y establecimiento de relaciones causales:

Funcionamiento Organizacional

Factores Sociales

Tecnologa

Ambiente Fsico

1. Nuevo gobierno. Asume la alcalda Pablo Zalaquett. 2. Nueva entidad fiscalizadora: la ventanilla nica. 3. Establecimiento de la Ley de transparencia y Probidad.

6. Aislamiento entre las direcciones y jefaturas de distintas reas. 7. Desconocimiento de los valores institucionales. 8. Brecha entre los valores personales y los de la municipalidad. 9. Segregacionismo: funcionarios de planta, honorarios y contrata.

12. Acceso a los canales de comunicacin 13. Manejo de las tecnologas.

4. Rigidez de la burocracia mecnica en un organismo pblico

5. Dificultad para introducir algn cambio o modificaciones menos sustanciales.

10. Comunicacin

15. Baja renovacin. 17. Recompensas

Sntomas: 11. Rumores de una reestructuracin. 14. Clima laboral. 16. Motivacin y Satisfaccin

Sntomas

Problema Bsico

Problema Fundamental

Reintegracin de Resultados: Motivo de consulta de la Municipalidad:

Acortar las brechas entre los valores institucionales y los valores personales. El nfasis de la intervencin se encuentra en los valores de los miembros de la municipalidad.

La propuesta de intervencin y el inters que la municipalidad adems sostiene est en un diagnstico de clima y valores organizacionales. Sntomas Principales Rumores de una reestructuracin. Clima laboral. Motivacin y Satisfaccin laboral. Problemas Bsicos Nueva entidad fiscalizadora: la ventanilla nica. Establecimiento de la Ley de Transparencia y Probidad. Desconocimiento de los valores institucionales. Dificultad para introducir algn cambio o modificaciones menos sustanciales. Brecha entre los valores personales y los de la municipalidad. Segregacionismo: funcionarios de planta, honorarios y contrata. Acceso a los canales de comunicacin.

 Manejo de las tecnologas. Problemas Fundamentales

Nuevo gobierno. Asume la alcalda Don Pablo Zalaquett.

Aislamiento entre las direcciones y jefaturas de distintas reas. Rigidez de la burocracia mecnica en un organismo pblico. Comunicacin. Intervenciones. Es necesario introducir un dispositivo que permita entregar con mayor precisin la informacin necesaria para hacer las evaluaciones de los funcionarios y que considere las deficiencias que el sistema por puntos contempla. La mayor dificultad que presenta el actual dispositivo de evaluacin, junto a las notas meritorias, se debe a la imposibilidad de hacer precisiones que contemplen evaluar el desempeo en el cargo, de manera que no se valora en los dispositivos el logro de objetivos o el reconocimiento por participacin. Esta dificultad ha permitido que se establezca algo que ha sido verbalizado por algunos de los funcionarios como el vicio de la municipalidad, que consiste en no hacer algo ms que lo que les corresponde a sus funciones. Puede reconocerse en esta actitud socialmente compartida, principalmente por los funcionarios de planta el no ser proactivo, la falta de motivacin e insatisfaccin laboral, y en menor medida, la envidia y los rumores frente a funcionarios que hacen carrera dentro de la municipalidad. La introduccin de un dispositivo que fuera coherente y consistente con la evaluacin del desempeo, orientado al cumplimiento de objetivos, adems de contribuir a la consecucin de los objetivos de la municipalidad, es posible que se modificara en algn sentido la disposicin de los funcionarios al trabajo y por lo tanto, un cambio conductual movilizado por un inters de alcanzar

las metas, por ende, un factor motivacional extrnseco. La dificultad para incrementar la motivacin, por consiguiente el desempeo y el logro de objetivos, adems est asociada a una separacin, que la municipalidad favorece, entre los empleados que pertenecen a la organizacin, a los que son contratados por medio del estatuto administrativo y que corresponde al funcionario de contrata y a aquel empleado honorario; por lo que una modificacin en los dispositivos de evaluacin por puntos y notas de mrito, hacia un dispositivo de evaluacin de desempeo, deber ir asociado a una modificacin a nivel de administracin de recursos humanos de la municipalidad dentro del proceso de Compensacin de Personas, el sub-proceso de Remuneraciones (Chiavenato, I., 2002, p.82). Una dificultad que tiene profundas consecuencias en la coordinacin de funciones, la oportuna respuesta a los cambios, de la interaccin social e inter-grupal y que genera repercusiones sobre los principales temas de inters de la municipalidad, son los relacionados con la comunicacin organizacional. Es caracterstico de las burocracias mecnicas que la informacin siga ciertos canales y redes determinadas. Sin embargo, aparentemente las dificultades que se plantean tienen relacin con: El tamao de la organizacin y la dificultad a nivel de los coordinadores para entregar el contenido; el acceso a los canales de comunicacin, esto tiene directa relacin con el manejo de tecnologas vinculadas al proceso de comunicacin; el profundo desconocimiento por parte de los mismos directivos del manual de buenas prcticas del ao 2008, con revisiones en el ao 2010. En cuanto a la comunicacin y relacionando esta dimensin con la demanda particular de la municipalidad, sobre la posibilidad de acortar las brechas entre los valores personales e institucionales, no existe la posibilidad de establecer relaciones debido a un total desconocimiento de la informacin ms elemental y que dice tener relacin con los lineamientos de la institucin, sus valores y su misin. Una organizacin no existe sin comunicacin (Hicks, 1967, en Muchinsky,

2002). Es la comunicacin institucional lo primero que se debe intervenir. Una de las formas ms elementales de lograrlo es el seguimiento de la informacin como lo propone Daro Rodrguez (2004). Determinar cules son los problemas que se presentan a nivel de la transmisin de la informacin. Realizar un anlisis FODAS, esto principalmente para tener conocimiento pleno sobre cules son las principales fortalezas y oportunidades que la burocracia, que infunde una cultura particular en los miembros de la municipalidad, permite mejorar y hasta cierto punto favorecer una mayor y mejor comunicacin; de la misma forma establecer cules son las dificultades del proceso y reparar sobre stas. Identificar los canales que deben fortalecerse introducir nuevos canales que sean de acceso pblico a los miembros de la municipalidad y que sea actualizado oportunamente. Otra de las intervenciones en este sentido y que traera un gran impacto sera la conformacin de mesas de dilogos, plenarios o algn tipo de instancia que permita de manera oportuna y rpida la difusin de informacin. As mismo, al interior de la organizacin burocrtica, caracterizar la informacin, que sea clara, breve y de fcil acceso, que como sealan muchos de los focus groups- la informacin entregada tenga un medio de respaldo que establezca responsabilidades y que sea un procedimiento bi-direccional y bi-univoco. Aunque parece ser elemental, la informacin en lo que se refiere a los valores institucionales debe ser entregada, de dominio colectivo y puesta en conocimiento de todos los miembros de la municipalidad. Si esto no ocurre, difcilmente puede hablarse de valores y buenas prcticas que sean compartidas, ya que se desconocen en lo fundamental que es la transmisin. Directa relacin existe entre las anteriores intervenciones

propuestas y la propuesta de intervencin, la cual posee correspondencia entre los valores personales e institucionales y el clima organizacional. Rigoberto Salas, jefe de capacitacin de la municipalidad, dice tener cierta nocin sobre los problemas que la municipalidad tiene respecto de clima y

valores, sin embargo los problemas son mucho ms profundos que lo que pueden reconocer, esto nos dice que las resistencias son altas y que el compromiso con el cambio por parte de los miembros de la organizacin es bajo, debido al grado de compromiso con las oportunidades de cambio y de transformacin. Las personas no se reconocen a s mismas como agentes de cambio. Los talleres y capacitaciones que se llevan realizando hace mucho tiempo en la municipalidad, han desmotivado a los participantes y generado expectativas que no han sido posibles de concretar. Por lo que se hace fundamental, a partir del presente trabajo en los talleres de Clima y Valores en la municipalidad, proponer un futuro trabajo que est dirigido a permitir a los consultores hacer una intervencin ms profunda, convencer al sistema cliente de que es necesario realizar estos cambios, disminuir las resistencias y hacerlos participes del proceso de transformacin. Esta ltima intervencin es posible ajustarla a un proceso de investigacin-accin en un ciclo que debe tener por meta introducir habilidades y competencias a los miembros, lo cual permita a ellos mismos reconocer los problemas y operar sobre estos introduciendo las modificaciones necesarias. De alguna forma recopilar informacin que sea suficientemente concreta e irrefutable para ser considerada en los procesos de cambio de planta, proceso que la municipalidad no ha realizado hace ms de diez y seis aos y que requiere de esta informacin para realizar cambios sobre los mbitos que han sido identificados a travs de este anlisis de flujo.

Referencias

Chiavenato, I. (2002). Gestin del talento humano. Bogota: McGraw Hill. Muchinsky, P. (2002). Psicologa aplicada al trabajo. (6. Edicin). Mxico D.F.: Thomson Editores, S. A.

Rodrguez M., Daro (2004). Diagnstico del clima organizacional. (6 Edicin). Diagnstico organizacional. Santiago de Chile: Pontificia Universidad Catlica.