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PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO:EXPLANAO DAS PRINCIPAIS CARACTERSTICASQUE CO MPEM O PERFILMrcia Fernanda Pasa Bortolotto1; Ednilse Maria Willers2 RESUMO:O prof issional de Secretariado Executivo pea chave dentro daorganizao, devido flexibilida de do seu perfil atribuies e competncias. Esseestudo trs uma explanao sobre aas compet cias tcnicas e humanas que oprofissional precisa ter para estar apto ao que as or ganizaes esperam e precisamneste mercado competitivo e globalizado. Mas importante que esse profissionalentenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorarcaractersticas que compem o seu perfil, como flexibilidade , criatividade, liderana,dinamismo, iniciativa, eficincia, descrio, cooperativismo, t ica, pacincia,comprometimento, tomada de deciso. Frente a isso pode-se afirmar que o Profissionalde Secretariado Executivo multifuncional e polivalente.PALAVRAS-C HAVES:Profissional de Secretariado; Competncias Tcnicas eHumanasABSTRACT:The profe ssional of Executive Secretariat is key-piece inside of theorganization, due to the flexibility of its profile attributions and competences. That studypresents a reflection on the techniques and human competences that the preciseprofessiona l to have to be capable to that the organizations wait and they need in amarket competitive more and more. But it is important that the professional understands its role and assume for itself the responsibility to develop and to improve char acteristicsthat compose its profile, as flexibility, creativity, leadership, dyn amism, initiative,1Docente do curso de Secretariado Executivo Bilnge da Universida de Estadual do Oeste do Paran UNIOESTE/Campus deToledo. Especialista em Gesto Empr esarial: Formao de Executivo. marcia@bortolotto.ind.br2Docente do curso de Secreta riado Executivo Bilnge da Universidade Estadual do Oeste do Paran UNIOESTE/Campus d eToledo. Bacharel em Secretariado Executivo Bilnge e aluna do curso de Mestrado Des envolvimento Regional e Agronegcio daUNIOESTE/Campus de Toledo. ednilse@unioeste.b r 46efficiency, description, cooperation, ethics, patience, taking of decision, a mong another.Front to that can be affirmed that the Professional of Executive Se cretariat ismultifunctional and versatile.KEYWOORDS:Professional of Executive Se cretariat; Technical and HumanCompetences.1 INTRODUOEsse artigo tem por objetivo e xplanar sobre as principais competncias doProfissional de secretariado Executivo, que desde a poca urea da mquina deescrever at hoje, reino da internet, muitas foram as mudanas que ocorreram nafuno de secretrio at chegar a ser uma profisso reconhecida por lei (Lei 7377, de30/09/85 e Lei 926l, de 11/01/96). Evoluiu, paralelamente, a uma constante(re)construo das atividades administrativas devido chegada do comp utador e dastecnologias de informao e de comunicao.Os profissionais tiveram que reve r e renovar seu modo de executar asatribuies inerentes profisso, reconstruindo-se a cada nova situao e a cada novatecnologia que lhes era apresentada. A incorporao de novas competncias ehabilidades permitiu-lhes ocupar mais espao junto aos dirigente s e s equipes detrabalho. Tornaram-se profissionais capazes de intervir, identifi car problemas e resolve-los, propor solues para os problemas que surgem no ambient e de trabalho, analisardados, informaes e trabalhar em equipe.Por isso, de acordo com CARVALHO (1998) atualmente, o secretrio executivo um assessor executivo e admi nistrador de informaes que assessora adireo/chefia a processar e organizar informaes. Possui prtica nas rotinas deescritrio, habilidade para assumir responsabilidades s em superviso direta, iniciativa eautonomia para tomar decises e solucionar problem

as. Precisa apresentar liderana,confiabilidade, esprito de equipe, criatividade, ti ca, descrio, dinamismo, serpolivalente. A complexidade das organizaes e das decises, bem como a intensificao 47das situaes nelas envolvidas, passa a exigir profissionais de Secretariado Exec utivoque administrem uma nova competncia de aprendizagem e de tratamento analticoconceitual, capacidade de autogerenciamento, de assimilao de novas informaes,habilid ades de natureza operacional, flexibilidade intelectual, comportamento autnomoe f ormao intelectual diferenciada.2 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO E SUAS C OMPETNCIASTCNICAS E HUMANASDesde os anos 90 at a atualidade vem ocorrendo mudanas si gnificativas noperfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem e xigido profissionais deformao acadmica especfica e direcionada rea de atuao em Secre iadoExecutivo, que devem ser aptos a atuarem como:a) Assessor Executivo sendo o agente executor e multiplicador mais prximodos executivos nas organizaes;b) Gestor veicular a prtica do exerccio de atribuies e responsabilidades, dasfunes de Secretaria do Executivo, exercendo as funes gerenciais como:capacidade de planejar, organizar , implantar e gerir programas dedesenvolvimento;c) Empreendedor promover as idias e as prticas inovadoras, comcompetncia para implantar resolues alternativas e inova doras, bem comocapacidade crtica, reflexiva e criativa;d) Consultor estender empr esa e sua cadeia produtiva seus objetivos epolticas, trabalhar com a cultura da o rganizao, transformando-as emoportunidades.Diante disso de acordo com MEDEIROS E H ERNANDES (1999) percebe-seque, as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade degerenciamento, habilidade para tomar decises, relaciona r-se com todos os nveishierrquicos, bem como capacidade para entender o negcio e as estratgias daorganizao. O profissional de hoje, um solucionador de problemas em qu em oexecutivo confia e delega atividades extremante importantes, com toda confia na.A essncia da profisso no se resume ao desempenho de tarefas rotineiras deescritrio , mas pede tambm o domnio de determinados conhecimentos e habilidades,particularme nte as relativas a finanas, economia, marketing, relaes humanas no 48trabalho e idiomas.O Profissional de Secretariado Executivo deve manter-se se mpre aberto paranovas aprendizagens na execuo das atividades que lhe so confiadas, com issosempre obter xito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que ir realizar usandosempre o bom senso e equilbrio para transmitir confiana e capacidade de sol ucionarproblemas, precisa cuidar de sua imagem, pois , atravs dela que as pessoas iroconstruir a imagem da organizao.Como todas as reas esto aliceradas em pessoas e pro cessos osprofissionais de Secretariado Executivo tem que possuir competncias tcnic as ecompetncias humanas.2.1 COMPETNCIAS TCNICASPrincipais mtodos utilizados para o d esenvolvimento de uma atividadesecretarial, que garantir a eficcia do resultado e conseqentemente do processo aoqual este profissional est inserido, ser descrito a s eguir.De acordo com MAGALHES E SOUZA (2001) chamado de tcnicassecretarias o conhec imento de mtodos para o desenvolvimento de atividadesadministrativas que iro asseg urar a eficcia de resultados.No importa o tempo de profisso que o profissional de S ecretariado Executivotenha, precisa diariamente aplicar suas habilidades e princ ipalmente suas tcnicassecretarias, aperfeioando-as constantemente, para um resulta do eficaz.As organizaes esperam dos profissionais de Secretariado Executivo aconsc incia de seus deveres, dedicao ao trabalho, equilbrio emocional paradesempenhar suas atividades, que seja digna de confiana, que saiba delegaratividades e que tenha habilidades para trabalhar em equipes. Cabe ao profissional deSecretariado Execu tivo, classificar e dar solues aos mais variados assuntos, taiscomo redigir cartas , memorandos e documentos de todos os tipos, organizar a mesa doexecutivo e aten de-lo, selecionar assuntos e pessoas que sero atendidas peloexecutivo, manter con tato com outros departamentos, secretariar reunies e prepararroteiros de viagem, isto , para exercer todas as suas atividades, preciso ser flexvel e 49manifestar interesse por realizar diferentes atividades.O profissional de Sec retariado Executivo, precisa manter sua rotina bemplanejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor ser seu desempenho. Odesenvolvimento eficaz de uma a tividade exige bons hbitos e capacidade de fazerplanos, para tanto, deve esforar-s e continuamente para tornar seu desempenhosatisfatrio.2.1.1 Atendimento ao client eA ateno das organizaes no est somente voltada para a produo. Aqualidade do servio n ge somente produtos, mas sim as relaes com osclientes. Essa relao de parceria que ir manter a organizao competitiva nomercado. Maiores lucros sero obtidos quando as nec

essidades dos clientes, internos eexternos, forem atendidas.O profissional de Se cretariado Executivo que est inserido nesse processo pea chave, precisa conhecer os objetivos da organizao, misso de cadadepartamento para desenvolver esta atividade com eficcia, tanto em relao ao clienteinterno quanto aos clientes externos da organ izao.Clientes internos - a postura do profissional de Secretariado Executivo deve serde facilitador e intermediador das aes para a realizao de atividades.O profission al de Secretariado Executivo tem a responsabilidade de assessorare dar suporte p ara a equipe com quem trabalha. O atendimento no s acomunicao e recepo, mas sim, a ex cuo de atividades com eficcia.Para garantir a eficcia e o resultado, o profissional deve identificar asexpectativas e as necessidades da equipe, analisar a viabilid ade de execuo, executaras atividades, garantindo a satisfao do solicitante.Clientes externos so todos aqueles que tm algum relacionamento com aorganizao, mas no fazem pa rte do contexto organizacional.Os clientes externos merecem um tratamento formal , pois se tratam deprofissionais com os quais tem o mesmo objetivo dos clientes internos, mas interessesdiferenciados.O profissional de Secretariado Executivo p recisa identificar quais so os 50objetivos e interesses dos fornecedores e cons umidores em relao a organizao,analisando o interesse de viabilizar a execuo do que foi solicitado, garantindo asatisfao do cliente e realizando assim os objetivos da or ganizao.2.1.2 Comunicao e ExpressoEstabelecer e manter boas relaes com coragem, despre dimento, coloca oProfissional de Secretariado Executivo em vantagem e perspectiv a para viver comqualidade.Comunicao refere-se ao processo pelo qual algum ou alguma coisa torna-secomum a duas ou mais pessoas, ou seja, compartilhada. Comunicao o p rocessode transmitir idias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finali dade depromover o entendimento da pessoa que recebe. o intercmbio de informao entre duas ou mais pessoas ou organizaes, por meio verbais ou no verbais. o processo de tr ansmitir e receber idias, impresses e imagens, com oobjetivo de afetar o comportam ento das pessoas. a ao de tornar algo comum aduas ou mais pessoas.2.1.3 LogsticaNes te caso logstica, compreende o conjunto de providncias e ao que irogarantir a realizao de uma atividade especifica.So muitas as atividades que o profissional de Secreta riado Executivo responsvel, para tanto sero citada trs atividades principais e de to tal importncia.1) Organizao de Eventos - evento um acontecimento confraternizaciona l com umaformatao especial, uma realizao que assume uma realidade prpria, observandose a natureza desse fim, podendo apresentar em carter administrativo, econmico,polt ico, social, educativo, recreativo, turstico, esportivo ou ldico. Esses encontrosc ontribuem tambm para tratar todo e qualquer assunto com um pblico de interesse,atr ibuindo-lhes uma natureza real e objetiva. indispensvel o trabalho do profissiona lem todas as etapas da organizao.2) Viagem a organizao de viagens uma atividade que envolve diversas etapas e indispensvel que o profissional de Secretariado Executiv o tenha eficcia ao planejar 51um roteiro para o executivo.Qualquer falta ou esquecimento poder comprometer irremediavelmente aviagem e o sucesso dos negcios. Portanto, assim que o executi vo fornecer o itinerrioda viagem, preciso comear a providenciar as passagens e as reservas de hotis.Isso pode ser feito diretamente ou por intermdio de uma agncia de viagens queoferecem varias vantagens. Seja longa ou curta uma viagem, ao progra m-la tenha omximo de cuidados com pequenos detalhes.3) Reunies o papel do profissio nal de Secretariado Executivo organizar com oexecutivo uma relao das pessoas que p articiparo da reunio, no fazendo apenasconvocaes verbais, mas tambm por escrito com a mxima antecedncia possvel. Ograu de formalidade dos convites para a reunio deve cont er: local, data e horrio dareunio, assunto a ser tratado e um pedido de confirmao da presena.O profissional de Secretariado Executivo deve permanecer em contato com osoutros profissionais e registrar todas as confirmaes e desistncias. A medida que fortomando conhecimento, dever comunicar para seu executivo, talvez ele queira in cluirnovos nomes substituindo dos convites recusados. Tambm sua atribuio, fazer apr eparao da sala de reunies e assessorar durante a reunio.2.1.4 Gerenciamento da docum entao e informaoEsta tcnica consiste na recepo, interpretao, analise, difuso,armaze e manuteno de toda e qualquer informao emitida ou recebida pelaorganizao.Para tanto, o profissional de Secretariado Executivo deve conhecer a misso daorganizao produto, estrutura organizacional, interao com os demaisdepartamentos, fazer o levantament o de dados informacionais e dos fluxos adequadospara atender as necessidades do processo, desenvolver um sistema informal queprev o tratamento da informao desde su

a recepo at o seu descarte.Essa tcnica fundamental para a manuteno de qualquer outra nicasecretarial, visto que o profissional de Secretariado Executivo intermediado r doprocesso e esses so alimentados pela informao. 522.2 COMPETNCIAS HUMANASEsta tcnica esta relacionada aos comportamentos humano s, pois oProfissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviverna organizao. A competncia humana pessoal, cada um tem sua prpriaperso nalidade.Abordaremos algumas das principais competncias humanas, tica, relaointerpes soais e intrapessoal.2.2.1 ticatica deve ser entendida como um conjunto de princpio s bsicos que visadisciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pesso as.Cada cidado deve ter aes e atitudes ticas na sua atividade profissional,pois cada indivduo responsvel por contribuir positivamente para a construo deuma sociedade de ntro dos princpios ticos.Para orientar os profissionais a agir dentro da tica, exis te um conjunto dedeveres e regras a que chamamos de tica profissional, que regido por um cdigo, ocdigo de tica da profisso. De acordo com MEDEIROS E HERNANDES (1999) pode-se definir tica profissional como o conjunto de princpios que regem a condut afuncional dentro da profisso. Alguns destes princpios aparecem praticamente emtod as as profisses, como:a) honestidade no trabalho;b) lealdade para com a organizao;c ) formao de uma conscincia profissional;d) execuo do trabalho nos mais alto nvel de re ndimento;e) respeito dignidade da pessoa humana;f) segredo profissional;g) discr io no exerccio da profisso;h) prestao de constas ao superior imediato;i) observao das rmas administrativas da organizao; j) tratamento corts e respeitoso a superiores, c olegas e subordinadoshierrquicos;k) Apio a esforos para aperfeioamento da profisso.Co nsideram-se faltas contra a dignidade do trabalho:a) utilizar informao e influncias obtidas na posio para conseguirvantagens pessoais; 53b) ter conduta egosta na transmisso de experincias e conhecimentos;c) no presta r ajuda aos companheiros;d) fazer publicaes indecorosas e inexatas.O Profissional Secretrio Executivo ocupa posio de acessria dentro daempresa e conseqentemente est em contato permanente com todo tipo deinformao empresarial. Assim sendo, o profission al deve ter slidos princpios ticos,pois est exposto, a todo o momento, a situaes que o leve a cometer deslizes ticosem funo de eventuais presses internas e externas inere ntes ao seu mundo detrabalho.2.2.2 Relaes InterpessoaisUm fator importante no trat o com as pessoas saber ser flexvel, isto , terrelaes conforme os casos se apresentam ou conforme as pessoas so.Segundo MEDEIROS E HERNANDES (1999) para desenvolver a flexibilidadede comportamento, exigem-se o conhecimento de si mesmo, melhor com preenso dosoutros, boa convivncia grupal e o desenvolvimento de aptides para umrela cionamento mais ameno com as pessoas. Quando uma pessoa compreende eaceita o seu mundo pessoal, ela se torna mais compreensiva e tolerante com ocomportamento do s outros.O profissional de Secretariado Executivo precisa trabalhar harmoniosame ntecom seus colegas, procurando no fazer distino de qualquer espcie. Nesse tipo dere lacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom senso.O comportamen to resulta no s da nossa personalidade, mas, sobretudo dasexpectativas do grupo a que pertencemos e do papel que nele desempenhamos.Dentro de uma organizao ou insti tuio, uma das principais qualidadesdesejveis no profissional de Secretariado Execut ivo a capacidade de relacionar-secom os outros: superiores, colaboradores e visi tantes.O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como se trabal hacom os outros e da forma como se influncia os outros para que trabalhem com cad aum.Uma boa regra a seguir para evitar situaes desagradveis de atritos e 54discusses de aspecto pessoal, deve ser excluda expresses tais como eu acho qu,na inha opinio, perdo, mas voc no entende, e outras. H comportamentosque provocam em g tritos, reaes agressivas, cortar a palavra de quem estafalando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modstia e apresuno. Enfim, necessrio sempr e deixar aberta a possibilidade de rever posiese aceitar que talvez o outro possa ter razo.O profissional de Secretariado executivo procurar de todas as maneiras bu scarequilbrio emocional e evitar comportamentos que manifestam insegurana, comoprot estar, contra casuais observaes desfavorveis de seu trabalho, fincando ofendidoou r essentido. No deve encarar tais criticas como pessoais, mas relativas a uma parte do seu trabalho. Quem muito precisa de aprovao e reconhecimento da provas deimatur idade profissional.O profissional de Secretariado Executivo, no se deixa abater p elo medo defracassos porque sabe que capaz de errar e acertar e que suas falhas no so vistascomo incapacidade. Portanto, quando erra, evita situao de lamria, manifes

tao dedesequilbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusaes e culpar algum por seusp rprios limites.2.2.3 Relaes Intrapessoas de importncia do profissional de Secretariad o Executivo se conhecerenquanto pessoa, interpretar as caractersticas de sua pers onalidade, para que possaadministrar em benefcio do processo administrativo ou de trabalho, pois isto garantiruma postura e um perfil adequado a um profissional d e assessoramento.Sendo importante tambm apresentar motivao, a qual algo que tem pod erde criar no individuo um estmulo que o leva a organizar o seu procedimento para podersatisfazer uma necessidade pessoal. A necessidade insatisfeita provoca ati vidade quegera uma necessidade satisfeita.O profissional de Secretariado Executi vo atua como agente motivador,transmitindo uma imagem positiva e confivel na sua r ea de atuao, promovendo ointercmbio saudvel entre a equipe que assessora, o cliente interno e externo. 55Na organizao, motivao est relacionado com sentimentos e atitudesrelacionadas as condies de trabalho em geral. Dando convico ao indivduo queest no caminho daquilo que se pode esperar alcanar.Sendo que o Profissional de Secretariado Executivo age ta mbm como lderdentro da organizao de suma importncia ficar atento a essa caracterstica O lder algum que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seupessoal exec ute as tarefas, permanecendo motivados.Liderar guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir,ser capaz de estabelecer metas e objetivos fazer um grupo esforar-se para atingi-los eter capacidade de motivar.Um lder moti va inspirando confiana, sendo persistente comunicando comeficcia, ouvindo com ateno, compreendendo as pessoas e suas reaes, agindocom objetividade, demonstrando firme za.Para tanto, o lder tem uma misso, praticar a superviso consultiva eemocionalment e estvel e profissional.Carter, personalidade, responsabilidade e competncia so cara ctersticasbsicas da liderana.3 CONSIDERAES FINAISDiante do exposto, percebe-se que o perfil e atribuies do profissional deSecretariado Executivo complexo e no se restri nge a atividades rotineiras de umescritrio, mas sim esta interligado com toda a o rganizao. E importante lembrar quepara atingir a excelncia no trabalho precisa have r constante reciclagem eaperfeioamento de conhecimento.Sendo tambm que o conhecime nto das competncias tcnicas tem um grau dedificuldade menor para serem apreendidas j que as competncias humanas socomplexas precisando assim o Profissional estar pr-d isposto a muitas vezes fazermudanas em seu modo de agir e pensar. Procurando adeq uar-se ao perfil desejadopelas organizaes. As quais tm grande expectativa em relao a esse profissional 56que possui em seu perfil caractersticas to eclticas e que fazem a diferena dent ro daorganizao, por se tratar de um profissional que alm de executar tarefas rotine iras deescritrio apresentam um exmio desempenho em relacionamento humano, sabendot rabalhar em equipe, tendo capacidade de liderana, motivao, equilbrio e flexibilidade para apresentar solues a problemas da organizao. No sendo assim um merocomunicador de problemas.Ainda importante ressaltar que o profissional de Secretariado Executi vo polivalente e multifuncional caracterstica essas que so hoje de fundamentalimpor tncia no mundo globalizado ao qual fazemos parte e que fazem a grandediferena no p erfil profissional, dessa que sem sobra de dvidas podemos dizer queser uma das pro fisses que tem muito espao e reconhecimento para conquistar. importante que o Profi ssional de Secretariado Executivo, tenha conscinciade seu perfil profissional, ou sando mudar caractersticas, no deixando que sua vidaseja apenas um pano de fundo, deve sentir emoo em cada ato, cada deciso.Deixando que o profissionalismo o instigu e mobilizao de suas aptides, necessrio inovar e ocupar o seu espao no mercado de trab lho.Ser flexvel, tenaz, difundindo o conhecimento, informando com preciso, sendogil e transparente nas tomadas de decises, pois este um fator de diferencial nagesto do conhecimento. Prazer e emoo constituem temperos imprescindveis.Aprender com o at o de aprender, fomentar idias emergentes, pois o conhecimento eaprimoramento prec isam ser mutantes.REFERNCIAS BIBLIOGRFICASCARVALHO, Antonio Pires de.Manual do Sec retario Executivo.So Paulo: D`LivrosEditora, 1998.MAGALHES, Adriana P. ; SOUZA, Nbi a Renata de.A atuao da Secretria nosdiferentes nveis secretariais.Monografia ( Curso de Graduao SecretariadoExecutivo) Universidade do Vale do Paraba Faculdade de Cinci as Sociais Aplicada,2001.MEDEIROS, Joo Bosco. HERNANDES, Sonia.Manual da Secretria Lei no.9.26l/96.7 ed. So Paulo : Atlas, 1999. of 12

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