Calidad de Software

Universidad Metropolitana del Ecuador

7mo Sistemas Informe para automatizacin del 100% de los procesos de una empresa de servicio automotriz

Presentado por:

Edwin Flores Pez Ren Parco Rodrguez Patricia Lema

Docente:

Ing. Rodrigo Cobos

Quito Ecuador 2011

INDICE DE CONTENIDO

ndice1

Tema..3 Objetivos del Proyecto.3 Planteamiento del Proyecto.3 Objetivo General..3 Objetivos Especficos...3

Informacin provista por la empresa automotriz...4 Estructuracin de la Empresa...4 Cuadro de Requerimientos Servicio Automotriz...5 Diagrama de Flujo de Actividades.5

Anlisis del Sistema actual que funciona en la empresa..8 Requerimientos Bsicos.8 Tcnicas para encontrar Hechos (Observacin).8

Requerimientos del Nuevo Sistema...9 Identificacin de Requerimientos esenciales..9 Control de la informacin y documentos..9 Prototipo de la Aplicacin...10

Diseo del Sistema....10

Caractersticas de los Mdulos.....11 Control y Seguimiento de Clientes....11 Control de Cotizaciones....12 Control de Pendientes. .....12 Historiales de Clientes. ..12 1

Historiales de Clientes12 Informacin de las Cuentas por Cobrar12 Envo de E-mail..12 Supervisor....12 Agenda...12 Bsqueda Rpida...13

Beneficios de Utilizar un Sistema.....13 Aumento de la Productividad..13 Funciones de la aplicacin14 Presentacin de la Informacin.14 Sistema de Ayuda16 Implementacin..16 Administracin del Personal de Sistemas..16 Seleccin del Hardware..17 Seleccin de Software.17

Conclusiones...18

Recomendaciones....18

Tema
Informe para la automatizacin del 100% de los procesos de una empresa de servicio Automotriz

OBJETIVOS DEL PROYECTO El Objetivo de este estudio es presentar un informe en el que permita a travs de un sistema automatizar el 100% de todos los procesos de la empresa para dar un mejor servicio al cliente y poder llevar un control de todas las reas de una manera organizada.

Planteamiento del Problema La empresa cuenta con un sistema ya funcionando pero el 70% de los procesos son manuales.

Objetivo General. Realizar un Sistemas que permita automatizar el 100% de los procesos de una empresa en las reas de Servicio al cliente, Repuestos .Caja, Contabilidad.

Objetivos Especficos. Establecer los requerimientos tcnicos, fsicos para la elaboracin de un Sistema para un manera rpida y eficaz. Centro de Servicio Automotriz, para mejorar la atencin al cliente que sea de

Analizar el sistema actual que funciona en la empresa y la factibilidad de mantenerlo o cambiarlo.

Identificar

los

Requerimientos

esenciales

para

la

elaboracin del sistema. Disear los mdulos que intervendrn en el sistema. Realizar el Dise del sistema tomando en cuenta los principios del diseo del software.

INFORMACIN PROVISTA POR LA EMPRESA AUTOMOTRIZ

Estructuracin de la Empresa La empresa automotriz departamentos de: Sistemas Contabilidad Cartera Presupuestos Taller tiene actualmente funcionando los

En cada departamento se encuentra estructurado de la siguiente manera:

SISTEMAS

CONTABILIDAD

CARTERA

1 Jefe de Sistemas

1 Jefe de Contabilidad

1 Cartera

2 Desarrolladores

2 Auxiliares

1 Procesos

1 Mantenimiento

TALLER REPUESTOS CAJA

2 Asesores de Mecnica

1 Jefe de Bodega

2 Cajeros

1 Asesor de Colisiones

2 Despachadores

1 Asesor de Pintura

7 Mecnicos

2 Enderezadores

1 Pintor

1. Vehculo llega al servicio automotriz

2. Lo recibe el asesor de servicios

3. Se abre una orden de trabajo

4. Cotizacin

5. Cliente Acepta

6. Taller realiza los trabajos

7. Sistema enva orden de pedido de Repuestos

8. Repuestos despacha el pedido

9. Cliente va a caja con orden de trabajo

10. Sistema imprime la factura

11. Formas de Pago

12. Entrega de Vehculo

Anlisis del Sistema actual que funciona en la empresa. La empresa cuenta con un sistema que automatiza los procesos solamente en un 30%, por lo que se propone crear un sistema desde cero por las siguientes razones: Nos tomara tiempo estudiar cmo est diseado como trabaja y donde es necesario hacer mejoras en el sistema actual. Tratar de acoplar o unir este sistema al nuevo. El nuevo sistema tendra que ser desarrollado en la misma plataforma en el que trabaja el sistema actual. Investigar si el sistema actual no tiene falencias y si es as rectificar las falencias que tiene.

Requerimientos Bsicos: La finalidad de la empresa es dar un excelente servicio al cliente esto comprende no demorarse ms de 5 minutos en tomar los requerimientos y entregarle una cotizacin con un precio estimado de la reparacin de su vehculo, adems de que el cliente pueda observar va internet cmo va el avance de la orden. Que el sistema ayude al responsable del vehculo enviando una orden de repuestos y estos sean despachados a mecnica y el pedido sea enviado a la orden del cliente para que sean facturados una vez cerrada el pedido. A travs del sistema el encargado del vehculo ingresar cmo va el avance del mantenimiento del vehculo de esta forma el cliente va a saber a qu hora podr retirar del servicio automotriz.

Tcnicas para encontrar Hechos (Observacin) Segn el problema planteado podemos observar lo siguiente: La empresa no est satisfecha con el actual sistema que tienen implementado. Desean que el trmite de ingreso de vehculos sean a travs de un sistema. Que al cliente no le tome demasiado tiempo en realizar el ingreso al taller.

Automatizar el tiempo entre Taller y Repuestos que se realice el pedido directamente desde el sistema. Que el sistema controle la facturacin por mano de obra y por repuestos de manera automtica.

Requerimientos del Nuevo Sistema. Identificacin de Requerimientos esenciales: Sistema diseado para el control de ORDENES DE SERVICIO en el negocio ligado al ramo automotriz que de servicio a camiones, automviles, motocicletas y en general reparaciones relacionadas. Contempla tener el control desde que llega el cliente con su automotor al servicio automotriz, levantar la orden de servicio con los comentarios que realice el cliente, diagnosticar la orden, cotizar la orden, autorizar la orden, cotizar las refacciones y servicios adicionales, dar garanta, facturar la orden de servicio, cobrar la orden de servicio y entregar el vehculo o trabajo. El sistema muestra un historial de servicios del cliente donde puede consultar el avance de cada trabajo. Adems cuenta con una agenda de: pendientes, rdenes de servicio, seguimientos de cmo va su orden de trabajo. Control de la informacin y documentos Ordenes de Servicio. Seguimiento de las rdenes de Servicio. Diagnostico y presupuesto de la orden de Servicio. Calendario de Actividades de Cada Tcnico de Servicio Segn sus rdenes asignadas. Historial de servicios para la aplicacin de Nuevos Servicios por medio de recordatorios o reportes a las reas de servicio y clientes. Control de Proceso de Venta desde la Cotizacin. Estadsticas y Reportes.
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Pantalla para consulta interactiva de avance de rdenes de servicio, para sus clientes. Control de todos los Pendientes por cada Colaborador.

Prototipo de la Aplicacin La empresa necesita un Sistema Integral de Administracin que Cuenta Con los Siguientes Mdulos: Ventas Compras Cuentas por Cobra Cuentas por Pagar Ingreso Taller Inventarios Verificacin de Orden de Trabajo

Diseo del Sistema Sistema Modulo de Ventas Incluye: CATALOGOS Clientes Proveedores Clasificacin de Servicios Valor de Clasificacin de Servicios Almacenes Unidades de Medida Productos y Servicios

MOVIMIENTOS Ventas Cotizaciones Pedidos Devoluciones Sobre Venta

CUENTAS POR COBRAR Cargos Abonos

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INVENTARIOS Entradas Salidas Traspasos Inventario Fsico

REPORTES Catlogos Ventas Cuentas por Cobrar Inventarios Facturacin Electrnica

ORDENES DE SERVICIO Orden de Trabajo Proformas Seguimiento de Servicio

Utileras Configuracin Respaldos Automatizados por da, Fecha, Etc. Seguridad por Nivel de Usuarios Importacin de Clientes, Productos y Servicios desde Archivos de Excel

BASE DE DATOS. My SQL, SQL Express 2005, SQL Express 2008.

Con este Sistema se tendr el Control de las Ventas ya sea de productos o servicios, as como el Inventario y las Cuentas por Cobrar, es un Sistema Simple y Robusto ya que maneja Base de Datos SQL, adems Cuenta Con el Modulo de Facturacin. Caractersticas de los Mdulos Control y Seguimiento de Clientes. Se podr realizar el seguimiento de los Clientes, dndoles un seguimiento, adems que se podr programar y asignar tareas a sus Colaboradores y Clientes.

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Este mdulo permite registrar y programar todos los eventos y actividades relacionados con los clientes y Colaboradores. Control de Cotizaciones Llevar un seguimiento de las cotizaciones, desde que se recibe la solicitud por parte del cliente, hasta que la cotizacin es aceptada. Control de Pendientes. Este mdulo nos permite controlar las actividades Pendientes lo que permite mantener de manera ordenada todas las actividades personales relacionadas con la operacin de la empresa. Historiales de Clientes. A travs de esta opcin se podr ver y medir todas las acciones que realiza entorno a los clientes, llevando un completo historial de todas y cada una de las actividades. Informacin de las Cuentas por Cobrar Permite consultar la informacin comercial de los clientes. Podemos extraer informacin del sistema Comercial es til para el rea de crdito y cobranza ya que le permite consultar en el sistema administrativo ver el estatus crediticio de sus clientes. Envo de E-mail El Sistema permitir mantener a los clientes y colaboradores comunicados siempre y en todo lugar. Por medio de este mdulo podr enviar mensajes de manera rpida y fcil. Supervisor Supervisar sistema. Agenda. Con este mdulo usted podr ver todas sus actividades y las de sus Colaboradores, logrando tener un control exacto del avance de los mismos. y medir el avance de sus colaboradores, a travs del

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Bsqueda Rpida Este mdulo permite agilizar la bsqueda de registros y la atencin a sus clientes con una herramienta de bsqueda rpida permitir encontrar cualquier registro en cuestin de segundos a travs de diversos parmetros, si tanta espera para los clientes. Beneficios de Utilizar un Sistema Incentivar lealtad de sus clientes: Un cliente ser leal al proveedor que le brinde satisfaccin y la mejor atencin. Crear una filosofa de trabajo: Con esta herramienta, es una cultura empresarial, que ser utilizada para hacer crecer la empresa. Controlar resultados: Las mtricas en la empresa son importantes, ya que se podr determinarlas y medirlas para la Toma de Decisiones. Automatizar procesos de servicio de las Unidades atendidas: Estandarizando los procesos de servicio la empresa se harn ms eficientes y productivos. Implementar niveles de servicio: Un servicio de Calidad garantiza la satisfaccin y lealtad de sus consumidores. Las reas normalmente involucradas en este tipo de estrategia son ventas y servicio al cliente obteniendo:
Personas comprometidas con los procesos definidos Cuentan con mejores habilidades de ventas Ms altos logros de servicios Reduccin de costos, etc.

Aumento de la Productividad La productividad de la empresa es importante por tal razn tomaremos las siguientes precauciones: Presentar los avances del sistema para evitar el incorrecto desarrollo.

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Evitar errores de diseo. Realizar pruebas con las personas que estarn usando el sistema para modificar eliminar y facilitar el fcil uso del sistema. Esto garantizar que no tendremos que volverse a hacer el trabajo de desarrollo.

Funciones de la aplicacin:

Fichero de clientes y proveedores con acceso desde estos mdulos a todos los registros relacionados con ellos. Ejemplo: desde el modulo de clientes tendremos acceso a todos las ordenes de servicio, facturas, presupuestos de este cliente. Modulo de vehculos: Desde aqu dispondremos de una ficha de los vehculos, con un fcil acceso a todos los registros (ordenes de taller, ordenes de servicio, presupuestos) relacionados con l. rdenes de Taller: EL programa genera rdenes de taller donde podremos llevar un control del trabajo realizado en el taller, horas de mano de obra, materiales, etc. Modulo de facturacin con una gestin de cobros para mltiples vencimientos y formas de pago. Control de gastos, clasificados por categoras, con una gestin de pagos muy eficaz para realizar sus previsiones de pago. Modulo de empleados: Permite llevar un control, mecnicos, agentes comerciales, etc. Asignarles trabajo controlar, extraer listados del trabajo realizado por estos. Modulo de Terminal Punto de Venta, el programa dispone de un modulo de ventas de mostrador, que puede usarse, con impresora de tickets, lector de cdigo de barras y si se desea pantalla tctil

Presentacin de la Informacin Para el fcil manejo del sistema por el usuario ser diseado de la siguiente manera: Mens desplegables para poder manejar mayor volumen de informacin. Uso de iconos que sean reconocidos fcilmente por el usuario, por lo que esto causa un efecto visual atractivo para familiarizarse y ayudndole as a manejar el sistema.
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El diseo de salida estar ajustada para que el usuario tenga una buena visin de la informacin presentada en pantalla, y ventanas de aparicin repentina que sirven para dar informacin, advertencia o incluso mostrar errores. El diseo de entradas se har para que un 80% el sistema realice los procesos automticamente y se utilice un 20% por el usuario, para que de esta manera reducir el nmero de errores de datos que deben entrar al sistema. Los diseos de documentos fuentes el sistema ser capaz de leer los datos que se encuentren en la forma minimizando as la cantidad de entradas. La captura de datos la realizar el usuario a travs del teclado y del lector de cdigo de barras ingresando esta informacin al sistema. La Verificacin de los datos el sistema ayudar a que la informacin no sea ingresada repetida o con errores estableciendo mtodos de validacin de la siguiente manera. o Pruebas de existencia que los datos no contengan espacios en blanco. o Pruebas de lmite o rango validando el mnimo o mximo de caracteres aceptables para un dato. o Prueba de combinacin validando si todos los campos tienen relacin o Correccin Automtica El sistema detecta el error para que de alertas en pantalla para que el usuario tome en cuenta y pueda modificar la informacin que se est ingresando de manera errnea.

Rendimiento Con la informacin recopilada el desarrollo del sistema debe ser rpido y eficiente, la plataforma bajo Windows, no existe limitacin alguna ya que adems los software utilizados son con licencia free, fciles de encontrar, se ingresa al internet y se descarga tanto el PHP como la base. La interfaz grfica del sistema es amigable, intuitiva y fcil manejo

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Con esto economizamos dinero, y tiempo lo que es un rubro muy importante en la economa de la empresa.

Sistema de Ayuda El sistema contar con funciones de ayuda que proporcionan informacin al usuario, como por ejemplo si pasa el puntero del mouse por encima de un icono le dar una breve explicacin de lo que hace ese icono. Adems si desea una ayuda con mayor explicacin deber presionar una tecla de funcin (F1) en la que se abrir una pantalla la cual tendr informacin ms explcita del problema que desea averiguar de esta manera se evitar las llamadas a soporte tcnico. IMPLEMENTACIN Capacitacin Se realizar un curso de entrenamiento para todo el personal que se encuentra a cargo de los diferentes mdulos establecidos en el sistema de la siguiente manera. Identificacin de hardware que se van a utilizar como por ejemplo: o Monitor o Teclado o Mouse o CPU o DVD o Lector de Cdigo de Barras o Impresoras(Punto de Venta, Matriciales, Inyeccin, Laser) o Red Conceptos Bsicos del Sistema Operativo que se va a utilizar. Ingreso al Sistema de la empresa y que se familiaricen con las caractersticas de los mens desplegables, los iconos y las funciones que se encuentran en la pantalla. Ingreso de Datos al Sistema Entrega de Reportes Salidas en pantalla Impresiones Reconocimiento de errores por el usuario Entrega de un manual de usuario

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Administracin del Personal de Sistemas La empresa automotriz cuenta con personal calificado en el rea de sistemas de la siguiente manera. 1 2 1 1 Jefe de Sistemas Desarrolladores Procesos Mantenimiento

Los mismos que estn encargados de la revisin de los requerimientos, diseo, cdigo y de las pruebas del software. Seleccin del Hardware Realizaremos un inventario de todos los computadores que cuenta la empresa de esta manera las clasificaremos en tres grupos: Computador a dar de baja, estas mquinas no cumplen las caractersticas mnimas para un ptimo desempeo. Computador a ser actualizado, el mismo que ser mejorado en el desempeo ya sea agregando ms memoria o un mejor procesador y cumpla las caractersticas necesarias. Computador sin problemas, este pasa todos los requerimientos y ser puesto en marcha.

El Hardware para el servidor debe contar con caractersticas especiales por la cantidad de procesos que se van a ejecutar en este, por lo que se recomienda utilizar un servidor con dos procesadores fsicos y que soporte arreglos de discos RAID en espejo por seguridad de la informacin. Una granja de discos duros para sacar respaldos de toda la informacin ya que en caso de desastres poder levantar toda la informacin necesaria. Seleccin de Software Como es un sistema que est diseado para multiplataforma se puede utilizar para cualquier sistema operativo entre los ms conocidos tenemos Windows y Linux. Para el servidor se recomienda una versin que puede ser Windows 2003 u Windows 2008 en el caso Microsoft o una versin de CENTOS en Linux.
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Conclusiones: La solucin ayudar a la empresa automotriz a responder rpidamente a las necesidades de los clientes proveyendo respuestas inmediatas con respecto al estado de los pedidos, los requisitos del cliente y la disponibilidad global del inventario. Recomendaciones: Para poder realizar este proyecto se necesita contar con mayor informacin de la empresa para poder realizarlo con mayor exactitud ya que en algunos de los casos hemos tomado datos ficticios para poder completar la informacin.

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