GESTION DE LABORATORIOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE INGRESO AL LABORATORIO

PROCESO: GESTIN OPERATIVA

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SUBPROCESO: GESTIN OPERATIVA DE LOS LABORATORIOS 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Controlar el ingreso del personal a los laboratorios de la Sede con el fin de conservar la confidencialidad de la informacin del usuario y mantener la calidad, confidencialidad e integridad de las muestras y reactivos. ALCANCE: Se inicia al recibir los horarios de las prcticas docentes, registro el ingreso y salida en el formato indicado y finaliza con la autorizacin de ingreso del personal de mantenimiento y personal de aseo. Aplica para el ingreso a los laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales. DEFINICIONES: 1. Servicio: Acto social que ocurre en contacto directo con entre el usuario y el representante del laboratorio. 2. Ensayo: Determinacin de una o ms caractersticas de un objeto de evaluacin de la conformidad de acuerdo con un procedimiento. 3. Laboratorio de pruebas y ensayos: Laboratorio nacional, extranjero o internacional, que posee la competencia e idoneidad necesarias para llevar a cabo en forma general la determinacin de las caractersticas, aptitud o funcionamiento de materiales o productos. 4. Resultado de ensayos: Es el valor de una caracterstica obtenido aplicando completamente un mtodo especificado de medicin. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. NTC ISO/IEC 17025 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibracin. CONDICIONES GENERALES: 1. El ingreso del personal ajeno al laboratorio es totalmente restringido, por lo tanto, cuando se autoriza el ingreso debe ser registrado. 2. Los nicos laboratorios compartidos para docencia y extensin son los laboratorios de Materiales e Instrumental.
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O UNIDAD DE PUESTOS DE GESTIN TRABAJO SISTEMAS DE INFORMACIN

ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTROS

Recibir horarios para prcticas docentes

Realizar prctica docente

Recibir solicitud

Comunicar motivos de rechazo

Informar al personal de laboratorio autorizacin de ingreso al laboratorio

Se recibe por parte de los docentes o el departamento respetivo la programacin de prcticas acadmicas o desarrollo de trabajos e investigacin. Se informa al personal de laboratorio los horarios para realizar la programacin de ingreso de estudiantes. Una vez se programa la prctica docente, se permite el ingreso de los estudiantes durante las prcticas docentes. Si requiere hacer mediciones en otros horarios debe hacerlo con el monitor, el profesor de la asignatura o personal de laboratorio. CASO ESTUDIANTES UNIVERSIDAD NACIONAL: Se recibe del estudiante la carta en la que solicita el prstamo de espacios, equipos y suministro de reactivos para realizar su trabajo de grado o una investigacin. Se estudia la solicitud para su posterior autorizacin o rechazo. CASO USUARIO EXTERNO: Para el caso en que el ingreso al laboratorio lo solicite un usuario externo para estar presente en la realizacin de la prueba, se analiza la justificacin de la solicitud para tomar una decisin frente a esta. Si no se autoriza, CASO ESTUDIANTES UNIVERSIDAD NACIONAL: se le comunica al estudiante los motivos por los cuales no se autoriza su solicitud en la prestacin del servicio. Generalmente no se autoriza por que no se cuenta con el equipo o el reactivo solicitado para el ensayo. Si se autoriza, CASO ESTUDIANTES UNIVERSIDAD NACIONAL: Se comunica al personal del laboratorio la lista de los estudiantes que tienen autorizacin para realizar trabajos y la cantidad de reactivos que pueden suministrarle. CASO USUARIO EXTERNO: Se programa la visita y a continuacin, se informa al personal de laboratorio la fecha y hora en la que se programo.

Direccin de Departamento/ Laboratorios

Docente/ Profesional Universitario

Horario Practicas Docentes

NA

Laboratorios

Docente/ Profesional Universitario

Horario Practicas Docentes

NA

Laboratorios

Profesional Universitario

Solicitud

NA

Laboratorios

Profesional Universitario

Solicitud

NA

Laboratorios

Profesional Universitario

Lista de autorizados/ programacin de visita

NA

GESTION DE LABORATORIOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE INGRESO AL LABORATORIO

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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN CARGO Y/O PUESTOS DE TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Registrar ingreso de estudiantes y/o usuario externo

Recibir material y equipos utilizados

Autorizar ingreso para el mantenimiento de equipos

Autorizar ingreso de personal de servicios generales

CASO ESTUDIANTES UNIVERSIDAD NACIONAL: Teniendo en cuenta el listado de estudiantes, se autoriza el ingreso de estos al laboratorio, se registran los datos respectivos en el formato Control de ingreso al laboratorio, se entrega el material y los equipos al estudiante y se le asigna el sitio de trabajo donde no interfiera con el desarrollo de las actividades normales del laboratorio. CASO USUARIO EXTERNO: Se recibe la visita del usuario y se registran los datos respectivos en el formato Control de ingreso al laboratorio. Despus, se realizan las pruebas correspondientes a sus muestras, sin permitir que este interfiera en los ensayos de otras. Una vez terminada la prueba se firma y se registra la hora de salida. Una vez terminada la actividad, se recibe el material y equipos utilizados, igualmente se hace firmar del estudiante el formato de ingreso al laboratorio registrando la hora de salida. De acuerdo a la programacin elaborada, cuando se trate de mantenimiento de los equipos, se define con el personal de laboratorio quien realizar el acompaamiento durante la sesin de mantenimiento y registrar el control de ingreso. En el momento de realizar la visita, se autoriza el ingreso de estos al laboratorio y se registran los datos respectivos en el formato Control de ingreso al laboratorio. Cuando se trate de actividades de aseo, se programa junto con la Oficina de Servicios Generales el aseo del laboratorio, paralelamente, se comunica al personal de laboratorio el horario para permitir el ingreso del personal asignado para el desarrollo de las labores de aseo.

Laboratorios

Profesional Universitario/ Personal de laboratorio

Control de ingreso al laboratorio

NA

Laboratorios

Profesional Universitario/ Personal de laboratorio

Control de ingreso al laboratorio

NA

Laboratorios

Profesional Universitario/ Personal de laboratorio

Control de ingreso al laboratorio

NA

Laboratorios / Oficina de Servicios generales

Profesional Universitario/ Jefe de Seccin

Programacin

NA

ELABOR

Adamo Alexander Gutirrez Marcelo Alzate Flrez Tcnico Operativo Profesional Apoyo SIMEGE 23 de Septiembre de 2008

REVIS

Alberto Antonio Agudelo A. (Equipo tcnico SIMEGE) Director Administrativo (Director de nodo) 25 de Septiembre 2008

APROB

Oscar Hernn Giraldo O.

CARGO

CARGO

CARGO

Director de Laboratorios

FECHA

FECHA

FECHA

5 de Marzo 2009