Ciclo PHVA

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El ciclo PHVA es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del ao 1950; se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act). Es comn usar esta metodologa en la implementacin de un sistema de gestin de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la poltica y objetivos de calidad as como en la red de procesos, la probabilidad de xito es mayor. Los resultados de la implementacin de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participacin del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organizacin. NOTA. De manera adicional puede aplicarse a todos los procesos la metodologa conocida como Planificar- Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). PAVA puede describirse brevemente como: -Planear: establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. Hacer: implementar los procesos. Verificar: realizar el seguimiento y medicin de los procesos y los productos y servicios respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto o servicio e informar los resultados. Actuar: tomar acciones para el mejoramiento continuo del desempeo de los procesos.

El ciclo de mejora continua Planificar- hacer-Verificar-Actuar fue desarrollado inicialmente en la dcada de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W, Edwars Deming. Por esta razn es frecuentemente conocido como el Ciclo de Deming. El concepto de PHVA es algo que est presente en todas las reas de nuestra vida profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada actividad, no importa los simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo interminable. Dentro del contexto de un Sistema de Gestin de la Calidad, el PHVA es un ciclo dinmico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organizacin y en el sistema de procesos como un todo. Est ntimamente asociado con laplanificacin, implementacin, control y mejora continua, tanto en la realizacin del producto como en otros procesos del SGC.

El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso puede lograrse aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organizacin, esto aplica por igual a los procesos estratgicos de alto nivel, tales como la planificacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad o la revisin por la direccin, y a las actividades operacionales simples llevadas a cabo como una parte de los procesos de realizacin del producto. El enfoque basado en procesos indica que todos los procesos como las auditorias internas, la revisin por la direccin el anlisis de datos y el proceso de gestin de recursos, entre otros, pueden ser gestionados utilizando como base el ciclo de mejora continua PHVA. La implementacin del ciclo PHVA puntual o como un todo se muestra esquemticamente a continuacin:

En la nota del apartado 0.2 de la Norma ISO 9001:2000 se explica que el ciclo PHVA aplica a los procesos tal y como se muestra a continuacin:

EL CICLO PHVA
Una herramienta para la Mejora Continua

Frente a los desafos del mundo altamente competitivo y lleno de cambios, que estamos viviendo en el siglo XXI, las empresas se han visto obligadas a redoblar sus esfuerzos para ser cada da ms

competitivas. En el mercado, ha prevalecido una competencia feroz y lo menos que una Organizacin puede hacer es trabajar para su supervivencia. En este contexto, salir al encuentro de la mejora continua se ha vuelto una necesidad.

Tradicionalmente, en muchas organizaciones los procesos y los proyectos se han estado visualizando de una manera lineal, donde se comienza a trabajar con los pedidos del cliente y, una a vez culminado cada trabajo se inicia el siguiente y as sucesivamente hasta lograr el producto final. En otras palabras, el proceso de la organizacin tiene un inicio y un fin, el cual no es otro que obtener los resultados previstos segn sus objetivos. Pero actualmente, se requiere una transformacin en la manera de pensar y de actuar de la Organizacin.

W. Edward Deming afirm: La administracin se encuentra en un estado estable y solo una transformacin profunda es necesaria para salir del estado actual y no unos simples remiendos al sistema de gestin actual. Bajo este enfoque, la empresa tiene que verse como un sistema integrado donde intervienen procesos, recursos y controles orientados al logro de los objetivos y metas de la organizacin. Las bases de este cambio son la adopcin de una nueva filosofa de calidad, el compromiso gerencial y la bsqueda incesante del mejoramiento. A este proceso se le denomina Mejora Continua. La Mejora Continua es algo ms que aplicar una serie de herramientas o tcnicas que se pueden aprender en un seminario o curso, es una visin total y diferente de la organizacin y un modo de vida organizacional que debe aprenderse, reaprenderse y refinarse con el tiempo en un medio propicio.

La Mejora Continua es tambin conocida como Kaizen, una palabra de origen japons, donde Kai" significa cambio y "Zen" significa para mejor. La mejora continua debe ser parte de la filosofa y la planificacin de cada organizacin y tambin debe ser tomada en serio desde la Alta Direccin. Tener la voluntad de querer mejorar de forma continua es necesario, tanto en lo personal, como en lo profesional y organizacional. Preocuparse por la mejora continua significa preocuparse por la supervivencia, pues esta contribuye mucho a que una organizacin avance.

La Mejora Continua consiste en desarrollar ciclos de mejora en todos los niveles, donde se ejecutan las funciones y los procesos de la organizacin. Con la aplicacin de una modalidad circular, el proceso o proyecto no termina cuando se obtiene el resultado deseado, sino que ms bien, se inicia un nuevo desafo no slo para el responsable de cada proceso o proyecto emprendido, sino tambin para la

propia organizacin. Adems, permite identificar las oportunidades de mejora y se aplican anlisis con mtodos ms simples y eficientes para reducir costos, eliminar desperdicios y mejorar la calidad de los productos y los servicios.

Hace aos, W.Edward Deming present a los japoneses el ciclo PHVA Planifique Haga Verifique y Acte (en ingls PDCA Plan-do-check-act). Los japoneses lo recibieron de buen grado como una metodologa para llevar a la prctica lo que ellos ya conocan como KaiZen. Recientemente, este ciclo es adoptado por la familia de normas ISO 9000, como se seala en el apartado 0.2 (nota), de la norma ISO 9001:2008, comn ciclo de mejora continua. Este ciclo es tambin denominado de Deming, en honor del hombre que lo populariz, y el cual fue sugerido por primera vez por Walter Shewart a comienzos del siglo veinte). El ciclo PHVA es un ciclo dinmico que puede ser empleado dentro de los procesos de la Organizacin. Es una herramienta de simple aplicacin y, cuando se utiliza adecuadamente, puede ayudar mucho en la realizacin de las actividades de una manera ms organizada y eficaz. Por tanto, adoptar la filosofa del ciclo PHVA proporciona una gua bsica para la gestin de las actividades y los procesos, la estructura bsica de un sistema, y es aplicable a cualquier organizacin.

A travs del ciclo PHVA la empresa planea, estableciendo objetivos, definiendo los mtodos para alcanzar los objetivos y definiendo los indicadores para verificar que en efecto, stos fueron logrados. Luego, la empresa implementa y realiza todas sus actividades segn los procedimientos y conforme a los requisitos de los clientes y a las normas tcnicas establecidas, comprobando, monitoreando y controlando la calidad de los productos y el desempeo de todos los procesos clave. Luego, se mantiene esta estrategia de acuerdo a los resultados obtenidos, haciendo girar de nuevo el ciclo PHVA mediante la realizacin de una nueva planificacin que permita adecuar la Poltica y los objetivos de la Calidad, as como ajustar los procesos a las nuevas circunstancias del mercado. De manera resumida, el ciclo PHVA se puede describir as:

o Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados, de conformidad con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.

o Hacer: Implementar procesos para alcanzar los objetivos.

o Verificar: Realizar seguimiento y medir los procesos y los productos en relacin con las polticas, los

objetivos y los requisitos, reportando los resultados alcanzados.

o Actuar: Realizar acciones para promover la mejora del desempeo del (los) proceso(s).

Aplicacin en la Gestin de Procesos

El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel de la Organizacin, y en cualquier tipo de proceso, ya que est ntimamente asociado con la planificacin, implementacin, control y mejora del desempeo de los procesos. Es aplicable tanto en los procesos estratgicos de la Alta Direccin como en las actividades operacionales ms simples.

Por ejemplo, si una empresa telefnica planea mejorar el servicio a sus suscriptores y para ello, decide modernizar sus centrales telefnicas (Planificar). Esto lo puede lograr adquiriendo 40 nuevas centrales digitales e instalndolas progresivamente en toda la ciudad (hacer). Al departamento tcnico le ha sido asignado el trabajo de medir los resultados, en trminos del incremento de llamadas efectuadas en las zonas donde las centrales han sido instaladas y el nmero promedio de lneas disponibles, a fin de compararlas con los valores que se obtienen en las centrales analgicas antiguas (verificar). Con estos resultados, la Gerencia de Planificacin de la empresa efecta los ajustes y aplica los resultados en la instalacin de futuras centrales (actuar). La consecuencia de esta metodologa de trabajo ha sido que los problemas que se han presentado durante el proceso de instalacin han sido resueltos oportunamente por el equipo, sin causar demoras apreciables en los proyectos originales.

La adopcin del ciclo PHVA promueve que la prctica de la gestin vaya en pro de las oportunidades para que la Organizacin mejore el desempeo de sus procesos y para que mantenga los clientes actuales y consiga nuevos clientes. Una vez identificada un rea de oportunidad, se puede planificar el cambio y llevarse a cabo. Luego se verifican los resultados de la implementacin de tal cambio y, segn estos resultados, se acta para ajustar el cambio o para comenzar el ciclo nuevamente mediante la planificacin de nuevos cambios.