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ADMINISTRAO DE MATERIAL

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ADMINISTRAO DE MATERIAL
Introduo Administrao de Material
A administrao de material a parte da administrao geral que trata da rea especfica dos materiais. Nas empresas uma atividade integrada da Logstica Empresarial (no confundir com Logstica Militar), que abrange a execuo e gesto de todas as tarefas de suprimento, transporte e manuteno. Os materiais podem ser classificados conforme a necessidade e cultura de cada empresa. Assim existem classificaes segundo diversos critrios. Quanto utilizao podem se classificar em: equipamentos, material de consumo, matrias primas e insumos. Quanto ao valor econmico (no necessariamente o preo), os materiais podem ser classificados segundo diversos aspectos, tais como facilidade de obteno, produo nacional ou estrangeira, possibilidade de substitutivos, multiplicidade de emprego, etc. Quanto ao valor estratgico, pode ser classificada diferentemente se sua utilizao est ligada a segurana nacional, se sua existncia est ligada a escassez ou abundncia de jazidas minerais ou vegetais A poltica de material de cada empresa varia conforme esto classificados os seus materiais e conforme seu ramo de atividade. Contudo algumas tcnicas bsicas so comuns e sero tratadas no decorrer desta publicao, naquilo que se aplica Atividade de Suprimento. Assim uma tcnica bsica da poltica de materiais a padronizao dos materiais em uso na organizao. Esta padronizao se d pela aplicao de especificaes tcnicas e pela existncia de um programa de classificao e catalogao de materiais. Outra poltica bsica o acompanhamento do ciclo dos materiais. Este programa visa preparar e programar a introduo dos materiais na organizao. Com isso evita-se dispndio excessivo de recursos, paralisao da empresa pela falta do referido material, alm da eliminao de estoques mortos e sucatas excessivas ao fim da vida til do material. Deve-se ter especial ateno ao processo de procura e obteno dos materiais. Atualmente com a tendncia de globalizao da economia as fontes fornecedoras multiplicaram-se em nmero, fazendo com que as equipes encarregadas destas atividades tenham uma crescente complexidade no seu trabalho. O transporte faz parte das preocupaes bsicas do administrador de materiais. Seja ele interno ou externo, um baixo desempenho na sua execuo pode comprometer a atividade fim da organizao. Deve-se estar sempre atento s modernas tcnicas e equipamentos de transporte, alm da evoluo das relaes comerciais com aquelas empresas prestadoras de servio nesta rea, que podem vir a ser empregadas como uma importante maneira de economia de tempo e recursos.

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A armazenagem de materiais tambm uma preocupao constante do administrador. A armazenagem, embora no se aperceba disso facilmente tm um custo (posse e conservao da rea, conservao dos prprios materiais, custo de pessoal, etc), alm do prprio custo do estoque imobilizado. Assim pela padronizao e pelo planejamento deve-se procurar reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem. Deve-se tambm estar atento s modernas tcnicas e equipamentos de armazenagem e embalagem, para aumento da eficincia e reduo de custos. A administrao de estoques tambm uma tarefa da qual o administrador de materiais no deve se descuidar. Sua eficincia leva reduo de materiais armazenados, citada acima, permite uma previso de consumo e aquisies, alm de permitir todo o planejamento do ciclo de materiais da empresa. Por fim, pouco adianta a ateno a todas as tcnicas da Administrao de Materiais numa empresa, caso ela esteja desorganizada, caso estejam descoordenados seus rgos internos e caso ela no consiga processar adequadamente seus dados, suas estatsticas e no consiga motivar suficientemente seu pessoal para a realizao de um bom trabalho. Assim destaca-se uma srie de providncias para que uma organizao atinja nveis altos de eficincia na sua atividade: 1) Organizao & Mtodos - realiza um estudos mtodos administrativos e de produo na organizao, alm da adequao da organizao aos mtodos otimizados e vice versa. Termos como reengenharia, otimizao de processos, so verses atuais ou subconjuntos desta prtica; 2) Qualidade - Por qualidade entende-se fundamentalmente o atendimento s necessidades do cliente, seja quem ele for, seja quais sejam suas necessidades (de preo, de prazo, de assistncia tcnica, etc). A implantao da qualidade passa pela mudana da mentalidade individual, da cultura coletiva da organizao e pela quebra de paradigmas. S ocorre de cima para baixo, ou seja com liderana e participao efetiva do comando da organizao desde os mais altos nveis; 3) Informatizao - Trata-se da adoo pela empresa de uma das mais eficientes ferramentas para a gesto e administrao modernas. Mas no passa disto, uma ferramenta, que para ser til deve ser empregada segundo suas complexas tcnicas, que envolvem o levantamento das necessidades de informao, delimitao das possibilidades versus custo e investimento em pessoal, instalaes, programas e equipamentos. Sem investimento balanceado em qualquer um dos itens citados a informatizao deixa de ser o paraso para tornar-se um pesadelo, que vai drenar recursos e energia, sem o retorno esperado e adequado.

Conceituao de Material e Patrimnio


O patrimnio de uma empresa tudo o que em contabilidade denominamos de IMOBILIZADO. Por exemplo, ao comprar uma mquina para produzir determinado bem, a empresa imobilizou capital financeiro, ou seja, emprestou ou tirou de sua conta uma quantia "x", e a aplicou na compra da mquina. O mesmo acontece com a compra de um veiculo, de um prdio, etc. Ao universo de todos esses bens d-se o nome de "patrimnio".

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Material, por sua vez, um bem que ir se incorporar a um produto a ser fabricado para depois ser vendido. um bem do ativo circulante, do ponto de vista contbil, que entra e sai da empresa, no se constituindo um patrimnio, tal como acima informado.

Patrimnio das empresas e rgos pblicos


Patrimnio das empresas Conjunto de bens, direitos e de obrigaes para com terceiros, pertencente a uma pessoa fsica, a um conjunto de pessoas, como ocorre nas sociedades informais, ou a uma sociedade ou instituio de qualquer natureza, independentemente da sua finalidade, que pode, ou no, incluir o lucro. O essencial que o patrimnio disponha de autonomia em relao aos demais patrimnios existentes, o que significa que a Entidade dele pode dispor livremente, claro que nos limites estabelecidos pela ordem jurdica e, sob certo aspecto, da racionalidade econmica e administrativa. BENS = qualquer coisa palpvel, tipo um computador, prdio, casa, carro, dinheiro em sua mo, maquinas e etc ... DIREITOS = valores que seu por natureza, mais que est de posse de outra pessoa, tipo: uma venda feita a prazo ( direito seu receber esse dinheiro, como esse dinheiro ainda no esta contigo, ele no um bem, e sim um direito, direito de recebelo), o dinheiro no banco (ele no esta com voc) entre outros. Podemos entender que o que diferencia BENS de DIREITO a posse no? Pois na verdade tudo que esta nos dois exemplos acima podem ser avaliados em dinheiro, o que diferencia se esta ou no com voc. OBRIGAES = o inverso de DIREITOS, ou seja algo avalivel em dinheiro que no lhe pertence mais esta contigo, tipo: COMPRA A PRAZO seu fornecedor lhe vendeu mercadorias a prazo, um direito dele receber e uma OBRIGAO sua pagar, em troca dessa OBRIGAO foi adquiriu mercadorias. UM EMPRESTIMO um direito do banco ou financeira por exemplo e uma OBRIGAO sua pagar. UM CARRO EMPRESTADO um bem de outra pessoa mais por algum motivo esta de sua posse. Ento o patrimnio na contabilidade o conjunto desses 3 itens (BENS, DIREITOS E OBRIGAES) Patrimnio dos rgos pblicos Patrimnio pblico: Conjunto de bens de natureza patrimonial vinculados aos rgos e instituies dos poderes pblicos, colocados disposio da coletividade ou a seu servio. O patrimnio de empresa estatal ou de outra entidade estatal ou paraestatal prestadora de servio pblico tm natureza pblica e, como atributos, impenhorabilidade, imprescritibilidade e no-onerao.

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Noes de Administrao de Recursos Materiais:


PLANEJAMENTO DE MATERIAIS Definio: estabelecimento da distribuio racional no tempo e no espao dos recursos disponveis, como o objetivo de atender um menor desperdcio possvel a hierarquia de prioridades necessrias para a realizao, com xito, de um propsito previamente definido". O dilema do gerenciamento de estoques est fundamentado em dois fatores: O primeiro consiste em manter estoques a nveis aceitveis de acordo com o mercado, evitando a sua falta e o risco de obsolescncia; O segundo trata dos custos que esses proporcionam em relao aos nveis e ao dimensionamento do espao fsico.

Assim nenhuma organizao pode planejar detalhadamente todos os aspectos de suas aes atuais ou futuras, mas todas podem e devem ter noo para onde esto dirigindo-se e determinar como podem chegar l, ou seja, precisam de uma viso estratgica de todo o complexo produtivo. Neste posicionamento todas as empresas devem constituir polticas para a administrao de materiais, que atribui grande nfase s compras, buscando a cada dia criar parcerias com fornecedores qualificados, mantendo a qualidade de seus produtos e o bom atendimento a seus clientes.

OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO DE MATERIAIS

a) Planejamento de Estoques A Longo Prazo O planejamento de longo prazo aquele que os gerentes de produo estabelecem planos relativos ao que pretendem fazer e quais os recursos para atingir os seus objetivos. A nfase ento, est direcionada mais para o planejamento do qu o controle, pois existe pouco a ser controlado. Ainda neste caso, as previses de demanda provveis sero consideradas de modo geral, sem definir atributos especficos, assim ao levar em frente essas atividades os gerentes estaro preocupados somente em atingir metas financeiras, e sero desenvolvidos oramentos que definam custos e receitas a serem atingidas.

b) Planejamento de Estoques A Mdio Prazo O planejamento a mdio prazo, estar preocupado em mais detalhes, e se necessrios redirecion-los. A preocupao ser quanto aos planos de contingncias que tero de ser dimensionados de modo que permitam desvios nos planos originais.

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Essas contingncias atuaro como recursos de reservas, tornando o planejamento e controle mais prticos de serem executados. c) Planejamento de Estoques A Curto Prazo O planejamento a curto prazo, ser a fase em que os recursos j estaro definidos e portanto muito difcil de serem feitas alteraes de grande porte, porm as pequenas so possveis, j que a demanda ser avaliada de forma mais detalhada. Estas alteraes no plano original tentaro equilibrar a qualidade, a rapidez, a confiabilidade, a flexibilidade e os custos das operaes, mas no ser possvel fazer clculos detalhados dos efeitos destas decises sobre os objetivos globais.

OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO DE MATERIAIS E CONFLITOS Segundo Faria (1985) define: "O principal objetivo do planejamento conduzir o indivduo ou a instituio a realizao de seus fins, disciplinando a ao e evitando que a disperso de esforos e a falta de continuidade possa ocasionar o fracasso, pela perda dos recursos e de confiana dos agentes executores na instituio e nos desgnios". Analisamos que o objetivo citado aplicado poltica de estoques, tem como meta principal otimizar os estoques, aumentando o seu uso eficiente para minimizar o capital investido. Podemos citar que a administrao de estoques deve conciliar da melhor maneira possvel os objetivos dos diversos departamentos da empresa. Contudo nem sempre isto acontece, criando assim conflitos entre os mesmos. Nesta administrao, todos os departamentos devem estar envolvidos com as atividades do controle de estoque, obtendo assim uma mudana na forma tradicional de visualizar o estoque. Estes conflitos podem gerar deficincias que Richard Neushel e Allan Fuuler definem como sendo as reclamaes contra sistemas especficos e no por crtica ao sistema global. Alguns desses sistemas normalmente encontrados so: a) peridicas e grandes dilataes dos preos de entrega para os produtos acabados e dos tempos de exposio para a matria-prima; b) quantidades maiores de estoque, enquanto a produo permanece constante; c) elevao do nmero de cancelamentos de pedidos ou mesmo devolues de produtos acabados; d) variao excessiva da quantidade a ser produzida; e) freqentemente a produo cessa por falta de material; f) falta de espao para armazenamento; g) baixa cotao de estoques, obsoletismo em demasia; Conflitos interdepartamentais, quanto a estoques Matria Prima (Alto estoque) DEPTO. DE COMPRAS Desconto sobre as quantidades a serem compradas. DEPTO. FINANCEIRO Capital investido; Juros perdidos.

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Material em processo (Alto estoque) DEPTO. DE PRODUO Nenhum risco de falta de material; Grandes lotes de fabricao. DEPTO. DE CUSTOS Maior risco de perdas e obsolescncia; Aumento do custo de armazenagem.

Produto acabado (Alto estoque)

DEPTO. DE VENDAS Entregas rpidas. Boa imagem, melhores vendas.

DEPTO. FINANCEIRO Capital investido; Maior custo de armazenagem.

As Compras na organizao
ESPECIFICAO - Antes de se iniciar uma especificao, fundamental ter em mente, de forma clara: . O QU se quer comprar; . PARA QUE servir esse produto; e . QUEM far uso dele; - Depois de definido o produto, sua utilidade e o usurio, o segundo passo procurar conhecer bem o produto. No se pode descrever algo que no se conhece bem. a) Custo-benefcio Conhecido bem o produto, atingi-se a fase mais difcil da especificao: a relao custo-beneficio. Uma boa especificao no deve prever apenas as caractersticas dos materiais e o custo da compra, mas deve ser tambm uma forma de fazer com que o dinheiro gasto na compra renda mais. Esta difcil tarefa de estabelecer critrios na especificao capazes de favorecer a qualidade e o uso adequado do produto sem, no entanto, encarec-lo ou suprimir caractersticas julgadas suprfluas - a aplicao prtica da relao custo x benefcio. Quanto mais conhecemos um produto e o fim para o qual deve ser utilizado, mais nos aproximamos da relao custobeneficio. Nem sempre o mais barato ruim, como tambm nem sempre o mais caro o melhor. Assim, somente um estudo, envolvendo os usurios, os tcnicos e os responsveis pelas especificaes, poder determinar o material que melhor atende s suas necessidades, para depois, dentre as vrias ofertas de mercado, optar-se pela de melhor preo. Uma das formas de se analisar o custo-beneficio formular as seguintes perguntas: . O que realmente necessrio? . Qual a durabilidade, tamanho, forma, cor e tudo mais que for desejvel no produto? . O que faz o produto? . Quanto custa? . Suas caractersticas favorecem o usurio?

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b) Utilizao Quem especifica deve conhecer como se utiliza o produto que ser comprado. Ajudado pelos usurios finais e pelos responsveis pelo recebimento, o "especificador" far constar da especificao as qualidades necessrias para correta utilizao e os defeitos que, se presentes, causaro a recusa do produto. No possvel fazer uma boa especificao sem se manter contato com os outros setores de compras. SOLICITAO DE COMPRAS A Solicitao de Compras um documento que d a autorizao para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos ela solicitada para um programa de produo, para um projeto que se est desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores. COLETA DE PREOS A cotao o registro do preo obtido da oferta de diversos fornecedores em relao ao material cuja compra foi solicitada. No deve ter rasuras e dever conter preo, quantidade e data do recebimento na Seo de Compras; dever ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e anlise de Auditoria quando for solicitada. um documento que precisa ser manuseado com ateno; os elementos a contidos devem fornecer no somente ao comprador, mas tambm a qualquer outro os informes completos do que se est pretendendo comprar, para que a cotao dada corresponda exatamente ao preo do produto requerido e no surjam dvidas futuras por insuficincia de dados ou das caractersticas exigidas. Para melhor anlise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa que a cpia fiel das cotaes recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualizao. Existem casos em que a empresa utiliza a prpria solicitao de compras para registro da coleta de preos. CONDIES DE AQUISIO Ao se fazer uma cotao de preos para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preo, prazo, reajuste e uma serie de condies gerais que estabelecem. A empresa, por intermdio do comprador, fixa tambm diversas condies para o fornecedor. Vejamos algumas das condies mais usuais que so feitas pelos fornecedores. a) Condio De Pagamento Em casos de atrasos na entrega de mercadorias sem culpa do fornecedor, as datas dos pagamentos permanecero as mesmas, como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Se as condies de pagamento, inclusive as relativas ao reajuste de preos, no forem observadas alm da correo monetria, a ser calculada com base nos ndices conjuntural publicado pela F.G.V. e proporcional ao atraso ocorrido, o comprador ficar sujeito ao pagamento de multa moratria de 1% ao ms sobre as importncias devidas sem necessidade de qualquer interpelao, judicial ou

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extrajudicial. O comprador no pode suspender ou reduzir os pagamentos baseado em reclamaes no reconhecidas como procedentes pelos vendedores. Se, por ocasio do trmino da fabricao no for possvel o despacho do material, por motivos alheios vontade do fornecedor, efetua-se o respectivo faturamento, correndo a armazenagem por conta exclusiva do comprador. O pagamento inicial efetuado pelo comprador, mesmo sem o envio do pedido, traduz a concorrncia tcita do volume do fornecimento, das caractersticas tcnicas e das condies constantes da proposta. Consistindo o pedido em vrias ou diferentes unidades, assiste-nos o direito de fornecer e faturar cada unidade separadamente. As duplicatas extradas em conformidade com as condies de pagamento ajustados devem ser aceitas nos termos da legislao em vigor. Um eventual reajuste de preo dever ser pago contra apresentao da respectiva fatura. b) Prazo de Entrega Os prazos de entrega so geralmente indicados na proposta em dias teis de trabalho, de acordo com a programao estimada na data da proposta. Portanto, para que tenha validade, por ocasio da encomenda, os prazos devem ser expressamente confirmados. O prazo de entrega dever ser contado a partir da data do recebimento do sinal e da primeira parcela do preo de venda ou da data de nossa confirmao, por escrito, do pedido expressamente aceita por ns. O prazo, inclusive para efeito do clculo do reajuste de preo, ficar prorrogado de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das prestaes ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorrncias: - Informaes, documentao e esclarecimentos pedidos ao comprador, a pessoas ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e no respondidos ou entregues no devido tempo; - Atrasos por motivos de fora maior, tais como guerra, revoluo, motim perturbao da ordem, epidemias, inundaes, incndio, exploso greves e de, modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios vontade; inclusive falhas de fabricao e impossibilidade na obteno de matrias-primas. So bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porm esta situao deve, na medida do possvel, ser evitada; o comprador dever manter um acompanhamento constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a ser significativos.

c) Local De Entrega Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do material efetuada na fbrica. O material, uma vez pronto, total ou parcialmente, dever ser retirado logo aps o aviso. Na impossibilidade da retirada do mesmo, por motivos independentes sua vontade, o fornecedor reserva-se o direito de despach-lo ao endereo do comprador, por sua conta e risco, ou de armazen-lo, igualmente por sua conta e risco, mantendo-o distncia do mesmo, sendo considerado entregue. Os venci-

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mentos, para efeito de pagamento, so contados a partir da data do aviso de disponibilidade. Excees ou modificaes dessas "Condies Gerais" somente sero vlidas quando forem aceitas por escrito. Na existncia de condies de compra, estabelecidas pelo comprador, contrrias s condies gerais, prevalecem estas ltimas. PEDIDO DE COMPRA O Pedido de Compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condies e caractersticas da compra a estabelecidas; razo pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as clusulas e pr-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peas ou produtos, dos controles e das exigncias de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alteraes das condies iniciais tambm devem ser objeto de discusses e entendimentos, para que no surjam dvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma contestao pelos fornecedores envolvidos. O Pedido de Compra tem fora de contrato e a sua aceitao pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condies a estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, freqncia de entregas, prazos, preos e local de entrega. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e para as implicaes legais da decorrentes. Cuidados especiais devem ser tomados na negociao que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta especfica, evitando-se que a mesma no venha a ser fornecida a terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser remetidos ao fornecedor por intermdio de um protocolo, para o qual se faro registros e controles. bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa registre as suas condies de compra, que so caractersticas especiais da estrutura de cada empresa e da sua poltica de Compras. Essas Condies poderiam ser, de maneira geral, as seguintes: - As mercadorias devero ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A no-observncia da presente clusula garante-nos o direito de cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parte, sem qualquer prejuzo de nossa parte; - Todo material fornecido dever estar rigorosamente de acordo com o nosso pedido, no que se refere a especificaes, desenhos etc., e sua aceitao condicionada aprovao de nossa inspeo. Em casos de rejeio ser colocado a disposio por conta e risco do fornecedor, at sua retirada. Qualquer despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera por conta do fornecedor; - Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, s custas do fornecedor, qualquer parcela de material recebido em quantidade superior quela cujo fornecimento foi autorizado pela presente; - A presente encomenda no poder ser faturada por preo mais elevada do que aquele aqui estabelecido, salvo prvia modificao e posterior consentimento de nossa parte;

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- No sero aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a transporte, embalagem, seguros etc., salvo se especificadamente autorizados pela presente; - Qualquer dbito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, dever ser corretamente documentado junto fatura correspondente ao fornecimento feito; - Fica expressamente entendido que o fornecedor ser considerado estritamente responsvel por qualquer obrigao ou nus resultante da venda ou fabricao de qualquer dos itens deste pedido de compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada; - No assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas entregas no tenham sido autorizadas por um Pedido de Compra devidamente aprovado ou que, de qualquer modo, no estejam de acordo com os termos e condies supra-estabelecidas; - Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido nos itens acima. Pedimos, em beneficio recproco, avisar-nos por telefone, telegrama ou carta sobre qualquer dilatao que venha a sofrer o prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das clusulas acima. Ao receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas divergncias entre aquilo que foi solicitado e o que efetivamente o fornecedor entregou, ou divergncias com qualquer negociao combinada anteriormente constante no Pedido de Compra. Para evitar comunicaes extensas e peridicas, lana-se mo de uma carta-padro, aonde esto englobadas todas as irregularidade que porventura venham a acontecer.

LICITAES Para o setor pblico o instrumento utilizado para compras a licitao, como forma de dar transparncia compra pblica. Licitao o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou servios, segundo condies por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentao de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em funo de parmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Esta exigncia encontra fundamento na Constituio Federal, no seu artigo 37 inciso XXI. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: - De um, lado proporcionar s entidades governamentais possibilidade de realizarem o negcio mais vantajoso;

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- De outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participao nos negcios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares. a) Quem Est Obrigado A Licitar Unio, Estados, Municpios, Distrito Federal, Territrios e autarquias esto obrigados a licitar, em obedincia s pertinentes leis de licitao, o que ponto incontroverso. O problema que se pe saber se as sociedades de economia mista e empresas pblicas tambm se sujeitam ao dever de licitar. b) Inexigibilidade De Licitao A obrigatoriedade somente no se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei N 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras e servios efetuar-se-o com estrita observncia do princpio da licitao. 1.0. A licitao s ser dispensada nos casos previstos nesta lei. 2.0. dispensvel a licitao: - Nos casos de guerra, grave perturbao da ordem ou calamidade pblica; - Quando sua realizao comprometer a segurana nacional, a juzo do Presidente da Repblica; - Quando no acudirem interessados licitao anterior, mantidas, neste caso, as condies preestabelecidas; - Na aquisio de materiais, equipamentos ou gneros que s podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratao de servios com profissionais ou firmas de notria especializao; - Na aquisio de obras de arte e objetos histricos; - Quando a operao envolver concessionrio de servio pblico ou, exclusivamente, pessoas de direito pblico interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritrio; - Na aquisio ou arrendamento de imveis destinados ao Servio Pblico; - Nos casos de emergncia, caracterizada a urgncia de atendimento de situao que possa ocasionar prejuzos ou comprometer a segurana de pessoas, obras, bens ou equipamentos; - Nas compras ou execuo de obras e servios de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importncia inferior a cinco vezes, no caso de compras e servios, e a cinqenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salrio mnimo mensal. c) Princpios De Licitao A Lei N.8-666, de 21 de junho de 1993, dispe no artigo 3 que as licitaes sero processadas e julgadas na conformidade com os seguintes princpios: da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumento convocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhe so correlatos. Alm dos princpios arrolados na Lei 8.666/93, Hely Lopes Meirelles acrescenta outros como sigilo: Na apresentao das propostas;

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Adjudicao compulsria; e Procedimento formal.

d) Modalidades Da Licitao Cinco so as modalidades de licitao previstas na lei -art. 22 (O 8' veda a criao de outras modalidades licitatrias ou sua combinao): - Concorrncia: a modalidade de licitao prpria para contratos de grande valor, em que se admite a participao de quaisquer interessados, cadastrados ou no, que satisfaam as condies do edital, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, com ampla publicidade pelo rgo oficial e pela imprensa particular; - Tomada de preos: a licitao realizada entre interessados previamente registrados, observada a necessria habilitao, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, por aviso publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as informaes essenciais da licitao e o local onde pode ser obtido o edital. A nova lei aproximou a tomada de preos da concorrncia, exigindo a publicao do aviso e permitindo o cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas; - Convite: a modalidade de licitao mais simples, destinada s contrataes de pequeno valor, consistindo na solicitao escrita a pelo menos trs interessados do ramo, registrados ou no, para que apresentem suas propostas no prazo mnimo de cinco dias teis. O convite no exige publicao, porque feito diretamente aos escolhidos pela Administrao atravs de carta-convite. A lei nova, porm, determina que cpia do instrumento convocatrio seja afixada em local apropriado, estendendose automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse at vinte e quatro horas antes da apresentao das propostas; - Concurso: a modalidade de licitao destinada escolha de trabalho tcnico ou artstico, predominantemente de criao intelectual. Normalmente, h atribuio de prmio aos classificados, mas a lei admite tambm a oferta de remunerao; - Leilo: a espcie de licitao utilizvel na venda de bens mveis e semoventes e, em casos especiais, tambm de imveis. - Prego: a modalidade de licitao cuja disputa pelo fornecimento ou prestao de servio se d atravs de sesso pblica, presencial ou eletrnica, por meio de propostas e lances, para a classificao e habilitao do licitante que ofertou o menor preo. e) Publicao Dos Editais Os editais de concorrncia, tomada de preos, concurso e leilo devero ser publicados com antecedncia, no mnimo, por uma vez no Dirio Oficial da Unio, no Dirio Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulao no Estado e tambm, se houver, em jornal de circulao no Municpio, dependendo da estncia da licitao. f) Limites Das Licitaes

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O artigo 23 define 3 modalidades de Licitao em funo dos tipos de servios solicitados, tendo em vista o valor estimado da contratao. Estes limites foram recentemente alterados pelo Decreto n. 9.618, publicado no Dirio Oficial da Unio em 28/05/98 com os seguintes valores: Para Obras e Servios de Engenharia: - Convite: Valores de at R$ 150.000,00; - Tomada de Preos: Valores de R$ 150.000,00 a R$ 1.500.000,00; - Concorrncia: Valores acima de R$ 1.500.000,00. Para Compras e Servios no referidos no tpico anterior: - Convite: Valores de at R$ 80.000,00; - Tomada de Preos: Valores de R$ 80.000,00 a R$ 650.000,00; - Concorrncia: Valores acima de R$ 650.000,00. O Prego pode ser empregado em aquisies de qualquer valor. g) Dispensa de Licitao O Artigo 24 define que a Licitao dispensvel nos seguintes casos: - Para obras e Servios de Engenharia: At o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade Convite (R$ 15.000,00), desde que no se refiram a parcelas de uma mesma obra ou servio ou ainda para obras e servios da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente; - Para Compras e outros Servios: At o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade convite (R$ 8.000,00), desde que no se refiram a parcelas de um mesmo servio ou compra de maior vulto que possa ser realizada de uma s vez.

h) Prazos Para Publicao Do Edital O prazo mnimo que dever mediar entre a ltima publicao do edital resumido ou da expedio do convite e o recebimento das propostas ser: De quarenta e cinco dias para: - Concurso; - Concorrncia: do tipo "melhor tcnica" ou "tcnica e preo", ou execuo por empreitada integral; De trinta dias para: - Concorrncia, nos casos no especificados acima; - Tomada de preos, quando a licitao for do tipo "melhor tcnica" ou "tcnica e preo"; De quinze dias para: - Tomada de preos, nos casos no especificados acima; - Leilo; De cinco dias teis para:

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- Convite.

i) Procedimento Da Licitao Apesar dos atos que compem o procedimento terem, cada um, finalidade especfica, eles tm um objetivo comum: A seleo da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento um ato unilateral que se inclui dentro do prprio certame, diferentemente do contrato, que externo ao procedimento. "O procedimento da licitao ser iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorizao respectiva, a indicao sucinta de seu objeto e do recurso prprio para a despesa, e ao qual sero juntados oportunamente:... " Da Requisio de Compra dever constar obrigatoriamente: - Justificativa do pedido, endossada pelo titular do rgo; - Especificao adequada do produto a ser adquirido; - Indicao do recurso prprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seo de Contabilidade da unidade requisitante; - Atendimento ao princpio de padronizao, sempre que possvel for; - Indicao dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas. Segundo Hely Lopes Meirelles, esta a fase interna da licitao qual se segue a fase externa, que se desenvolve atravs dos seguintes atos, nesta ordem: - Edital ou convite de convocao dos interessados; - Recebimento da documentao e propostas; - Habilitao dos licitantes; - Julgamento das propostas (classificao) - Adjudicao e homologao. A modalidade em que todas as fases da licitao se encontram claramente definidas a concorrncia. 1 - Edital " o instrumento pelo qual a Administrao leva ao conhecimento pblico a abertura de concorrncia, de tomada de preos, de concurso e de leilo, fixa as condies de sua realizao e convoca os interessados para a apresentao de suas propostas. Como lei interna da licitao, vincula a Administrao e os participantes.

Funes do edital Segundo a lio de Celso Antnio Bandeira de Mello, o edital:

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- D publicidade licitao; - Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas; - Circunscreve o universo dos proponentes; - Estabelece os critrios para anlise e avaliao dos proponentes e das propostas; - Regula atos e termos processuais do procedimento; - Fixa clusulas do futuro contrato. 2 Habilitao (documentao) A habilitao, por vezes denominada qualificao, a fase do procedimento em que se analisa a aptido dos licitantes. Entende-se por aptido a qualificao indispensvel para que sua proposta possa ser objeto de considerao, sendo que o licitante pode ser habilitado ou no pelo rgo competente. Obs: Na modalidade de licitao chamada convite inexiste a fase de habilitao. Ela presumida; feita a priori pelo prprio rgo licitante que escolhe e convoca aqueles que julga capacitados a participar do certame, admitindo, tambm, eventual interessado, no convidado, mas cadastrado. 3 Classificao (propostas comerciais) " o ato pelo qual as propostas admitidas so ordenadas em funo das vantagens que oferecem, na conformidade dos critrios de avaliao estabelecidos no edital". (Celso A. Bandeira de Mello). Aps se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e escolhe-se o vencedor, a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critrios de avaliao estabelecidos no edital a quem dever ser adjudicado o objeto da licitao. A classificao se divide em duas fases: - Abertura dos envelopes "proposta": Entregues pelos participantes do certame. Os envelopes so abertos em ato pblico, previamente designado, do qual se lavrar ata circunstanciada; - Julgamento das propostas: Que deve ser objetivo e em conformidade com os tipos de licitao.

Critrios de classificao Existem quatro tipos bsicos de licitao (4 critrios bsicos para avaliao das propostas): - Licitao de menor preo - a mais comum. O critrio do menor preo , sem dvida, o mais objetivo. usual na contratao de obras singelas, de servios que dispensam especializao, na compra de materiais ou gneros padronizados; - Licitao de melhor tcnica - esse critrio privilegia a qualidade do bem, obra ou servio propostos em funo da necessidade administrativa a ser preenchida. O que

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a Administrao pretende a obra, o servio, o material mais eficiente, mais durvel, mais adequado aos objetivos a serem atingidos; - Licitao de tcnica e preo - neste tipo de licitao, combinam-se os dois fatores: tcnica e preo. Esse critrio pode consistir em que a tcnica e preo sejam avaliados separadamente, de modo a que, aps selecionar as propostas que vierem a alcanar certo ndice de qualidade ou de tcnica, o preo ser o fator de deciso. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderao aos resultados da parte tcnica e ponderao ao preo, que sero considerados em conjunto; - Licitao de maior lance ou oferta - nos casos de alienao de bens ou concesso de direito real de uso (art. 45 1' da Lei 8.666/93). As propostas que estiverem de acordo com o edital sero classificadas na ordem de preferncia, na escolha conforme o tipo de licitao. Aquelas que no se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatrio sero desclassificadas. No se pode aceitar proposta que apresente preos unitrios simblicos, irrisrios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatrio no tenha estabelecido limites mnimos (v. 3' do art. 44 da Lei 8.666/93). j) Concluso O processo de compras pblicas se assemelha em quase sua totalidade ao do sistema privado, sendo assim, todas as tcnicas de compras devem ser observadas e sempre que possvel aplicadas, seguindo o que foi visto neste trabalho. O fator diferencial para compras pblicas o uso do instrumento para a efetivao da compra: A licitao, que consiste geralmente de um processo longo e extremamente burocrtico com grande quantidade de documentao. Sua utilizao pode ser explicada pela preocupao de se garantir a tica no que se trata ao uso do dinheiro pblico. A licitao visa evitar fraudes e vcios do sistema, por isso um processo rgido com pouca flexibilidade o que dificulta o desenvolvimento de inovaes. Estes fatores vm a reforar os argumentos para que geralmente se compre em grandes quantidades (gerando aumento no custo final da mercadoria). Na verdade o que realmente deve-se fazer tomar a licitao como a restrio do sistema e, por este motivo, deve-se concentrar esforos e subordinar as outras atividades restrio para se otimizar ao mximo o processo, possibilitando a reduo dos estoques. Umas das atividades com enorme relevncia neste sentido a de planejar rigorosamente a aquisio dos materiais para que o estoque dos mesmos no termine antes da adjudicao de um novo lote. Certamente este mtodo no deve ser adotado pelas empresas privadas, pois j est garantido o controle do emprego do dinheiro pelo dono do capital, gozando ento do benefcio de utilizar processos mais flexveis e eficientes, proporcionando menores custos e melhores resultados empresa.

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