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Ficha técnica
® Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA InfoSERVER S.A. Departamento de Treinamento COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010

para que possam ter autonomia no uso da ferramenta. favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional. PowerPoint. assim. 3 . na indústria. orientações técnicas.APRESENTAÇÃO Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Office 2007. Excel. a comunicação. apresentamos definições. Outlook e Internet. Diante desse contexto. composto pelos aplicativos Word. Enfim. dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e. Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho. na educação etc. a informática é parte fundamental dessa transformação. procedimentos e exercícios práticos. visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio. a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às profissões. na saúde. Na sequência. Access. fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos. a velocidade da informação. as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualificação de Operador de Microcomputador. a globalização.

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........................35 4........................................................33 3..1 Criar email ..........................................................................................33 3......1 Importar dados de banco de dados ODBC........2.................1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text) ...................4............................................................................38 4...............2 Exportar dados para uma planilha do Excel .............2 Exportar dados para ODBC ................37 4..31 3................................................................................48 4......27 2..................... IMPORTAÇÃO E VINCULAÇÃO DE DADOS ..........................1..........................................................2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook .............................................3 Macros Condicionais.................2 Analisar o desempenho do banco de dados .....5...........4 Exportar dados para outros formatos: .........................................4.....10 1....................44 4............30 2...17 1....................................................................................9 1......52 5...................................................28 2..............................3 Criar arquivo do tipo ACCDE ..........1 Exportar dados para o Microsoft Access ...................53 5............................................................................................30 2...........................................4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel ..................................... PERSONALIZAÇÃO DO APLICATIVO .................57 5.....................................................9 1.....................................37 4.........3 Exportar dados para PDF ou XPS ......3 Grupo Mover dados.26 2........COLETA DE DADOS .......17 1..........................................................1 Documentar o banco de dados ..........................................................................................2 Criptografar o arquivo com senha ..........................55 5...2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados ........................................................................................................SUMÁRIO 1...... EXPORTAÇÃO DE DADOS ..................2......21 1.....10 1.....1 Gerenciador do menu Controle ................................................2 Importar ou vincular: qual a diferença? ..................................25 2.......1 Grupo Analisar..........................24 2..............................1 Criar um menu principal ......................................................................1 Quando convém importar dados?...............1..13 1.............................................1 Criar macro simples ............................................1 Migrar os dados para uma base do SQL Server ........................50 4...........................4 Macros de Grupo ........3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text)...............................2 Gerenciar respostas ...........52 4..................................................................................61 6......................................37 4.....................44 4....................................2.....2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário .................60 6.................................61 5 ....4 Suplementos....................................................................................49 4..................6 Vincular dados.............................................................. GUIA FERRAMENTA DE DADOS ............54 5.................61 6................................................................................................................................ MACROS .............3................2..............................................5 Importar dados de outros formatos ............................................2 Associar uma macro a um evento de formulário .............5....................

..............................................................................................65 7...............................65 7....................................... SEGURANÇA NA VERSÃO 2007 ............................. ADMINISTRAÇÃO DO BANCO DE DADOS.....................72 EXERCÍCIOS .................64 7.......................................1 Formas de compartilhamento do banco de dados ..............................................................................64 7.7.............................................73 6 .....70 8...........2...........2................1 Compactação do banco de dados .2 Trabalho em ambiente de multiusuários ....................................................2 Proteção de registros .................

7 . administrar. você teve uma visão sobre a criação. importar. armazenagem e manipulação de informações. você conhecerá novos recursos para aprimorar seu banco de dados: coletar.INTRODUÇÃO Seja bem-vindo ao Access 2007 – Avançado! No curso de Access 2007 Básico. Agora. vincular e exportar dados. personalizar o aplicativo etc. utilizar macros e ferramentas de dados.

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Para importar dados. Lista do SharePoint Permite importar dados de listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint. Outlook.1. 9 . Mais Permite importar dados no formato ODBC (SQL Server). Excel Permite importar dados cuja origem é uma planilha eletrônica do Microsoft Excel. XML Permite importar dados no formato XML ou XSD. Digitar todos os dados novamente levaria algum tempo. você também pode importar ou vincular dados de tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access. em um servidor de rede ou em um servidor Internet. aqui. dBase. que podem encontrar-se em seu computador local. Como nas demais versões do Microsoft Access. gerenciadores de banco de dados Dbase. O ideal é importá-los e. Paradox ou Lotus 1-2-3. em seguida. Microsoft FoxPro ou Paradox no formato de listas HTML ou XML. fazer alterações para otimizar o banco de dados. CSV. Figura 1 Access Permite importar dados de outra base de dados do Microsoft Access. HTML. Arquivos de Texto Permite importar dados no formato TXT. além de outros aplicativos. utilizamos o grupo Importar da guia Dados Externos. TAB ou ASC.1 Quando convém importar dados? Imagine que você esteja desenvolvendo um banco de dados no Microsoft Access e outro usuário possua algumas informações vitais em outra base de dados. Importação e vinculação de dados 1. como Microsoft Excel.

Ao importar dados. Já no processo de vinculação de dados. ou seja. CSV.1. gera-se uma cópia das informações em uma nova tabela no banco de dados atual. é possível efetuar uma consulta de acréscimo para adicionar dados à outra tabela. além de permitir a leitura dos dados. não é possível anexá-los a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilhas). grupo Importar. seja TXT. faça o seguinte após abrir o banco de dados desejado ou criar um novo: 1.2 Importar ou vincular: qual a diferença? Na importação. clique no botão Arquivo de Texto . Figura 2 10 . sendo que a tabela ou arquivo de origem não sofre alterações. Assim. sejam outros. Na guia Dados Externos. RTF. 1. altera-se algo em uma planilha do Microsoft Excel ou Access que serviu de origem. as alterações se refletem nas tabelas do Microsoft Access. Automaticamente.RTF e *. Contudo. também é possível importar outros objetos. promove também sua atualização. Para qualquer arquivo no formato de texto. as informações são lidas do aplicativo de origem e é criado um vínculo (ligação) entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text) Alguns gerenciadores de banco de dados geram informações no formato de texto (*. A partir de outro banco de dados do Microsoft Access. uma vez importada uma tabela.TXT) e esses dados podem ser lidos e convertidos para uma tabela. como formulários ou relatórios.

Verifique o formato do arquivo de origem. ponto e vírgula. Figura 3 11 . Permite vincular dados da fonte de origem. Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada. Indique o local e o nome do arquivo de texto a ser importado e clique no botão Procurar. 5. Acrescentar uma cópia dos registros à tabela. É preciso tomar certo cuidado com a tabela. Assim. imediatamente. na tabela de destino. Clique no botão OK. tabulação ou outros caracteres). pois ela deverá ter os mesmos campos e formatos dos dados de origem. 4. qualquer alteração na tabela de origem se refletirá. Permite acrescentar os registros a uma tabela existente. Descrição Permite gerar nova tabela no banco de dados atual. Especifique como armazenar as informações: Opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual. ou ter largura fixa (permite demarcar cada uma das colunas existentes na origem).2. 3. que pode ser delimitado (dados separados por vírgula.

bem como o tipo dos dados.6. para que determinadas colunas não apareçam na nova tabela. Indique o nome de cada uma das colunas (campos) existentes com um clique sobre ela. você deverá demarcar cada uma das colunas com um clique no local desejado. preencha a opção Nome. 7. informe se ele deve ser classificado (opção Indexado). utilize a opção Não importar (Ignorar). Caso tenha escolhido a opção Largura fixa. Se necessário. Clique no botão Avançar. Figura 5 12 . Em seguida. Figura 4 8. clique no botão Avançar.

PowerPoint. escolha a opção Excel do grupo Importar. praticamente. na verdade. guia Dados Externos. Assim. pois. Informe o nome que a nova tabela deverá receber e clique no botão Concluir. que campo deverá ser chave primária). e faça o seguinte: 1. 10. trata-se de uma planilha eletrônica e não de um gerenciador de banco de dados. no design da tabela.9. Em seguida. 1. Informe a origem da base de dados e clique no botão Procurar. Se preferir. que. indique um campo que deseja ver como chave primária (opção Escolher minha própria chave primária). Figura 6 13 . será acrescida uma nova coluna com registros do tipo numeração automática). pois. Defina se deseja uma chave primária (nesse caso. uma versão mais simples (standard). sem chave primária (opção ideal. Excel. clique no botão Avançar.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel Uma opção econômica do pacote Office da Microsoft é poder manter uma versão completa (professional) com os aplicativos Word. 12. Access e OneNote em determinadas máquinas e. quando a origem dos dados for o Microsoft Excel. exceto o Microsoft Access. que é bem mais simples do que o Microsoft Access. algumas bases de dados podem ser gerenciadas pelo Microsoft Excel. Nesse caso. permite definir. 11. Clique no botão Avançar. após a importação. nas demais. Outlook. contém a maioria dos aplicativos já listados.

Figura 7 4. Marque a opção Primeira linha contém títulos e clique no botão Avançar. Após indicar a localização. na etapa seguinte. o Access lhe pergunta se a primeira linha contém os títulos de sua tabela. mantendo um link entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem. Na etapa seguinte. Clique no botão Avançar. 14 . 3. Utilizada sempre que outra tabela em seu banco de dados já possui a estrutura necessária para receber os dados importados. Selecione a planilha desejada e clique no botão Avançar. ele reconhecerá como nomes de campos o conteúdo da primeira linha da planilha.2. Caso a pasta de trabalho tenha várias planilhas. Permite vincular as informações. Vincular à fonte de dados criando tabela vinculada. 5. Quando você deseja importar os dados para o mesmo banco de dados em que está trabalhando. Acrescentar uma cópia dos registros à tabela. o assistente lhe pede que informe qual das planilhas contém os dados que deseja importar. Uma vez marcada essa opção. escolha uma das opções de armazenamento das informações: Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual.

Figura 8 6. Na etapa seguinte. tais como Nome e a propriedade Indexado. o assistente lhe permite modificar as opções de campo. Clique no botão Avançar. Figura 9 15 .

o assistente lhe permite atribuir um nome à nova tabela de seu banco de dados. Figura 11 16 . o Microsoft Access permite definir ou não a chave primária da tabela. Digite o nome desejado e clique no botão Concluir. Na última etapa.7. Selecione a opção Escolher minha própria chave primária e clique no botão Avançar. Figura 10 8. A seguir.

Atualmente. Especifique se os dados devem ser importados (opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual). MS-Excel. Você poderá ainda salvar as etapas de importação para posterior utilização.5. ou se devem ser vinculados (opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada). Dê um clique na opção Banco de Dados ODBC. Paradox. faça o seguinte: 1. permitindo aos aplicativos acessar uma variedade de banco de dados utilizando Structured Query Language (SQL). Em seguida. Para importar arquivos no formato ODBC. Crystal Report. 3. utilize a opção Mais. 17 . Caso não tenha ocorrido nenhum problema na importação.1 Importar dados de banco de dados ODBC O Open Database Connectivity (ODBC) oferece um padrão de programação de acesso a dados. 2. Para esse acesso. Figura 12 1. o administrador da rede deve instalar e configurar um drive ODBC. Visual Basic etc. será exibida a mensagem a seguir. clique no botão OK. Na guia Dados Externos.5 Importar dados de outros formatos 1.9. como o MS-Word. Ms-Access. vários aplicativos possuem a habilidade de utilizá-lo.

Figura 14 18 . ou se os dados já se encontram em sua máquina (guia Fonte de dados de máquina). Indique se a fonte de dados se encontra em um arquivo cuja conexão deve ser gerada (utilize a guia Fonte de dados de arquivo e clique no botão Nova).Figura 13 4.

7. Figura 16 19 . clique em Avançar. indique sua origem (driver a ser configurado): Figura 15 6. Caso tenha escolhido a opção Nova (para criar nova conexão). Indique o nome e o local onde a conexão deve ser salva e clique no botão Procurar. Em seguida.5.

Figura 17 10. Veja as referências da conexão que foram geradas e clique no botão Concluir. Para configurar o driver ODBC gerado. para que ele seja configurado na pasta atual. Clique no botão Avançar. 9. no botão OK. em seguida.8. Figura 18 20 . clique no botão Opções e.

no botão OK para se conectar ao drive recentemente gerado. Em seguida. basta dar um clique sobre o nome da fonte e. em seguida.11. 3. 21 .5.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook Para importar dados provenientes de uma pasta do Microsoft Outlook. no grupo Importar. clique no botão OK. Indique se os dados devem ser importados para nova tabela. Agora. . Na guia Dados Externos. acrescidos a uma tabela existente ou vinculados à fonte de dados. Figura 19 12. Em seguida. Veja que a conexão será gerada na pasta indicada logo no início. 1. clique na opção Pasta do Outlook. clique no botão Mais 2. faça o seguinte: 1.

clique em Avançar. Em seguida. 22 .Figura 20 4. 6. Em seguida. Assim como nos arquivos do tipo TXT e RTF. Figura 21 5. o tipo dos dados e se a coluna deve ser importada ou não. clique em Avançar. indique o nome da coluna (campo). Indique a localização dos dados (pasta de origem no Microsoft Outlook).

Figura 22

7. Indique se deseja ou não criar uma chave primária e, em seguida, clique no botão Avançar. 8. Forneça um nome para a nova tabela e clique no botão Concluir, para que a nova tabela seja gerada.

Figura 23

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1.6 Vincular dados
Esse recurso é bastante utilizado quando o ambiente de trabalho é de multiusuários, pois a origem de dados está em um servidor e desejamos receber diariamente informações atualizadas nas tabelas. O processo é o mesmo utilizado para importar. No entanto, devemos selecionar a opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada. Escolha o tipo de importação, como Microsoft Access ou Microsoft Excel, indique a localização dos dados de origem e clique no botão Procurar, como fez na opção de importação.

Figura 24

Ao optar por Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada, informe dados como nome da planilha (guia) ou nome da área a ser vinculada, da mesma forma utilizada na importação. Após seguir todas as etapas de vinculação, a nova tabela possuirá um ícone como este:

Vamos praticar! Exercícios 1 e 2

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2. Exportação de dados
Outra situação bastante comum, quando se trabalha com base de dados, é aquela em que o usuário ainda não se habituou à utilização do banco de dados e se sente mais confortável com funções e gráficos do Microsoft Excel. Assim, precisa enviar esses dados para a planilha eletrônica ou para outros aplicativos. As opções de exportação de dados são as seguintes:

Figura 25

Excel

Permite enviar os dados do objeto atual para uma planilha eletrônica do Microsoft Excel.

Lista do SharePoint

Permite enviar os dados do objeto atual para listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.

RTF

Permite enviar os dados no formato RTF, que podem ser lidos por processadores de texto como o Microsoft Word por exemplo.

TXT

Permite enviar os dados no formato TXT, que podem ser lidos por outras bases de dados.

XML

Permite exportar dados no formato XML ou XSD. Permite enviar os dados do objeto atual para o formato Microsoft

Mais

Access, XML, banco de dados ODBC (SQL Server), HTML, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3 e ainda mesclar com o Microsoft Word para gerenciamento de mala direta.

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2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text)
Para formatar tabelas ou consultas para o formato de texto, faça o seguinte: 1. Clique sobre a tabela ou consulta a ser exportada. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Arquivo de Texto .

Figura 26

3. Especifique o nome e o formato do arquivo de destino e clique no botão Procurar. 4. Indique as opções de exportação (com formatação e layout, abrir o destino após a exportação) e clique no botão OK. 5. Indique a codificação a ser utilizada e clique no botão OK.

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Caso tenha habilitado a opção Abrir o arquivo de destino depois que a operação de exportação for concluída. no grupo Exportar. 2. dê um clique na opção Excel 27 . Veja como proceder: 1. Na guia Dados Externos. O que fazer? Simples: basta exportar os dados de tabelas ou consultas para planilhas do Microsoft Excel. Figura 28 2. você verá o novo arquivo txt em sua tela.Figura 27 6. Clique sobre o nome do objeto a ser exportado.2 Exportar dados para uma planilha do Excel Imagine a seguinte situação: estar bastante acostumado ao trabalho com planilhas eletrônicas e não ter se acostumado a utilizar o construtor de expressões no Microsoft Access.

E se você tiver selecionado alguns registros antes de iniciar a exportação. como relatórios jurídicos. você poderá necessitar da impressão de seus dados com layout fixo. Para iniciar a exportação. Primeiramente. 2.Figura 29 3. Um arquivo PDF (Portable Document Format) é um formato de layout que preserva toda a formação do arquivo. 4. Especifique as opções de exportação: se deverá ser com formatação e layout. Esses formatos são conhecidos como PDF e XPS. não podendo ser alterado sem segurança. é necessário instalá-los. 6. precisará de alguns arquivos destinados à leitura e impressão. possibilitando seu compartilhamento. poderá levar somente esses registros selecionados em lugar de toda a tabela ou consulta. a fim de exportar ou até mesmo salvar esse tipo de arquivo (layout fixo).3 Exportar dados para PDF ou XPS Em muitas situações. 28 . Indique o local e o nome que a planilha deverá receber. Portanto. tudo o que for exibido online será impresso da mesma forma. Indique o formato de arquivo que a pasta deverá ter. clique no botão Procurar. dê um clique no botão OK. ou seja. 5. para trabalhar com o Windows Vista. O Microsoft Office System oferece alguns suplementos gratuitos. newsletters etc. Um arquivo no formato XPS (XML Papel Specification) também preserva as formatações e foi criado. boletins. Para facilitar a localização. se a planilha deverá ser aberta após a exportação. especialmente.

clique no botão PDF ou XPS. Figura 30 29 .) e. 2. Dê um clique no link Suplemento Salvar como PDF ou XPS da Microsoft para programas do Microsoft Office 2007 para acessar a página da central de downloads da Microsoft. você terá a opção PDF ou XPS no grupo Exportar da guia Dados Externos. Obtenha a ajuda do Microsoft Access sobre exportar PDF ou XPS. em seguida. Para exportar um arquivo para um desses formatos. Forneça a localização do novo arquivo (PDF ou XPS) e clique no botão Publicar. Dê um clique sobre o objeto (formulário. 2. Após a execução do arquivo.Vejamos como instalar o suplemento: 1. consulta. tabela etc. para que os dados sejam exportados. Siga as instruções de download. 3. faça o seguinte: 1. 4.

1 Exportar dados para o Microsoft Access Imagine que você possua outro banco de dados que requeira informações existentes na tabela de clientes e deseje exportar tais registros. 30 . Figura 31 3.4 Exportar dados para outros formatos 2. grupo Exportar. Em seguida. 2. faça o seguinte: 1.Veja que.4. a fim de agilizar seu trabalho. 2. é só abrir o outro banco de dados para ver uma cópia dos registros exportados. em todas as opções de importação ou exportação. Indique o nome e a localização do arquivo que receberá os dados e clique nos botões Procurar e OK. Clique no botão Mais da guia Dados Externos. todas as etapas podem ser salvas. Para isso. Indique o nome que o objeto deverá receber ao ser exportado e clique no botão OK.

no grupo Exportar. são necessárias algumas informações. como o local do servidor.2. o logon do usuário e sua senha. em seguida. clique no botão Mais e em Banco de Dados ODBC. Na verdade. Portanto. o ODBC é um protocolo utilizado para a conexão de um banco de dados do Microsoft Access a uma fonte de dados externa. novamente dê um clique sobre o objeto a ser exportado e. clique no botão Avançar. os dados devem ser lidos ou convertidos para a ferramenta necessária a fim de serem analisados. como o Oracle e o Microsoft SQL Server entre outros. 1.4. quando o trabalho é executado em redes corporativas. pode acontecer de sua base de dados utilizar ferramentas mais poderosas para o gerenciamento das informações. o nome do banco de dados. Para exportar. Para isso. utilize a opção Nova ou verifique a configuração com o administrador de sua rede. guia Dados Externos: Figura 32 2.2 Exportar dados para ODBC Na maioria das vezes. 31 . Caso não esteja listada. Escolha a fonte de dados apropriada (Fonte de dados de máquina). 3. Em seguida. Dê um clique no botão Nova para efetuar a conexão com a base de dados e indique o formato dos dados.

Figura 34 32 . Indique a localização da fonte e clique em Salvar. Para concluir a conexão. Digite o nome da fonte de dados ou pressione o botão Procurar.Figura 33 4. 5. clique no botão Concluir.

Vamos praticar! Exercício 3 3. também o Microsoft InfoPath (gerenciador de formulários online). Para que tais tarefas sejam realizadas. Clique sobre a nova conexão (por exemplo. além do Microsoft Access. ou até mesmo em outros países. Figura 35 33 . 3. grupo Coletar Dados. guia Dados Externos.). Entre com as informações necessárias para a conexão (logon. senha etc. é necessário que. teste.6. tornou-se fácil incluir um formulário para entrada de dados e processar as informações.dsn) e no botão OK para iniciar a exportação. Clique no botão Criar Email . faça o seguinte: 1. Coleta de dados Um dos recursos interessantes da nova versão do Microsoft Access é poder coletar dados de outros usuários que estão no mesmo prédio.1 Criar email Para criar um email para a coleta de dados. se possível. Com isso. você tenha o Microsoft Outlook instalado e.

2. dando um clique sobre o nome do campo e um clique na seta para a direita. 34 . Figura 36 4. Se possuir o InfoPath instalado. Se confiar nas informações coletadas. a opção será habilitada para você. Escolha os campos que deverão constar no formulário para a coleta de dados. 5. Especifique o local de armazenamento das respostas. clique em Avançar. Em seguida. Escolha a opção Formulário HTML e clique em Avançar. escolha a opção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a nnn (nome do objeto). Em seguida. Leia as instruções da caixa de diálogos e. em seguida. 3. clique no botão Avançar. clique em Avançar.

Para processar as informações. clique em Avançar. Em seguida. Para criar a mensagem a ser enviada e acessar o Microsoft Outlook. tabela e local onde serão armazenadas) 35 . a fim de processar todas as informações.Figura 37 6. o novo pedido será preenchido (objeto exportado para coleta dos dados) e uma nova mensagem lhe será encaminhada. para que a mensagem seja enviada aos usuários. 3. bem como informe o endereço eletrônico de cada usuário. Indique o assunto e o corpo inicial da mensagem e. 7. Clique no botão Gerenciar respostas.2 Gerenciar respostas Assim que os usuários receberem seu email. clique no botão Enviar. faça o seguinte: 1. e você poderá utilizar as seguintes opções: • Rever os detalhes da mensagem (detalhes como nome da mensagem. use o botão Criar e faça as alterações necessárias na mensagem. irão fornecer as novas informações de acordo com os dados do formulário que você criou. grupo Coletar Dados. Ao clicar no botão Responder. em seguida. guia Dados Externos.

o registro será acrescido à tabela. utilizar a opção Exportar dados para o Microsoft Access e clicar no botão OK para iniciar a exportação para o objeto desejado. Vamos praticar! Exercício 4 36 . Em seguida. 3. Ao pressionar o botão OK.• Detalhes da mensagem (campos incluídos no formulário e configurações da mensagem) • Exibir ou alterar as opções da mensagem (rever as opções de envio da mensagem processada) • Reenviar a mensagem (para enviar novamente a mensagem a todos os usuários que a receberam anteriormente) • Excluir a mensagem ou Excluir esta mensagem de email 2. você poderá dar um clique com o botão direito do mouse sobre a resposta recebida. Figura 38 4. Abra o Microsoft Outlook e veja se há novas mensagens na nova pasta Resposta da Coleta de Dados do Access.

1 Documentar o banco de dados Um recurso fundamental no desenvolvimento de banco de dados é manter a documentação completa dos objetos utilizados. todos os objetos existentes em seu banco de dados. Assim. se preferir.1 Grupo Analisar Ao gerenciar informações em bancos de dados complexos. poderá analisar a documentação e verificar relações de dependência (quem depende do quê) e. Figura 40 37 . Guia ferramenta de dados 4. campos existentes.1. Para criar a documentação. Para isso. é fundamental analisálas para conferir a duplicidade de dados. bem como suas características (propriedades) e relacionamentos. faça o seguinte: 1. principalmente. basta utilizar o grupo Analisar da guia Ferramenta de Banco de Dados.4. bem como relacionamentos e dependência entre os objetos. a correta aplicação de tabelas. Você poderá documentar um ou vários objetos. Figura 39 4. Ou ainda. Clique no botão Documentador do Banco de dados . caso outro usuário passe a gerenciar as informações.

2 Analisar o desempenho do banco de dados Outra opção interessante é verificar o desempenho de determinado objeto.2. Dependendo do objeto selecionado. Por exemplo: 38 . clique no botão OK. a divisão dos dados em mais de uma tabela. será necessário verificar o desempenho da tabela. Selecione todos os objetos que deseja documentar e. Analisar e dividir tabelas Imagine que você tenha criado uma tabela extensa e deseje dividi-la em duas ou mais.1. Figura 41 4. por exemplo. em seguida. você visualizará a janela de divisão de tabelas ou análise de desempenho do objeto. Antes de fazer essa divisão. como. ou outras sugestões que podem ser obtidas clicando-se no botão Analisar Desempenho .

Figura 43 39 . faça o seguinte: 1.Figura 42 Para isso. Selecione a tabela e utilize o comando Analisar tabela existente .

dê um clique sobre o nome da tabela desejada e. Figura 44 4. Indique a tabela que contém os dados repetidos.2. Para isso. em seguida. clique em Mostre-me um exemplo e. Uma das tarefas sugeridas pelo Microsoft Access é a divisão da tabela. dê um clique em Avançar. 3. em Avançar. se precisar de exemplos. proceda da mesma maneira. Se precisar de um exemplo de como a análise será feita. em seguida. Figura 45 40 . clique no botão Avançar. Novamente. Para continuar.

Você poderá decidir sobre quais os campos que devem ser divididos em uma ou mais tabelas. Escolha a opção desejada e. ou deixar que o Microsoft Access decida. clique em Avançar.5. em seguida. irá apresentá-la na tela como mostra a figura 47. Figura 46 Uma vez que o aplicativo tenha tomado a decisão. Figura 47 41 .

Para isso. dê um clique duplo sobre o nome da tabela e indique esse nome para cada uma delas. Em seguida. basta dar um clique sobre o nome desse campo e arrastá-lo até o local da tabela em que deseja ver os dados: Figura 48 8. Para agrupar de forma diferente. clique no botão Avançar.6. indique um nome para as tabelas. dê um clique no botão Dicas são as instruções. Figura 49 42 . e verifique quais 7. Depois de arrastar os campos para os novos locais (quando não estiverem de acordo com suas necessidades). Se algum campo não estiver na tabela desejada.

Em caso contrário. 11. ou seja. clique no ícone com a chave dourada. portanto. Se achar conveniente. dê um clique sobre o nome do campo que deverá ser chave primária e. para que as tabelas sejam geradas. não possuem duplicatas e muito menos conteúdo em branco (são considerados. como chave primária). use a opção Sim e crie a consulta. Em seguida. Figura 50 10. Após analisar todos os dados. Caso não exista um relacionamento para as tabelas cujos campos em negrito aparecem como exclusivos. Para alterar o campo de chave primária. utilize o botão Avançar. Novamente.9. este é o momento de indicá-lo. você poderá exibir na tela uma consulta para examinar os dados. Figura 51 43 . clique no botão Concluir. em seguida. clique em Não para não criar a consulta.

3. o Microsoft lhe solicita que confirme a criação de um. faça o seguinte: 1. Basta clicar no botão Sim.4. você poderá criar um menu de controle para facilitar o acesso às informações.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados Um grupo bastante utilizado no trabalho com banco de dados é o Ferramentas de Banco de Dados. Caso um menu não tenha sido localizado. que possui as seguintes opções: Figura 52 4. Utilize a opção Gerenciador de Menu de Controle da guia Ferramentas de Banco de Dados. Para isso. Figura 54 44 .1 Gerenciador do Menu de Controle Assim que o trabalho com todos os objetos do banco de dados estiver concluído. O primeiro passo é criar novas páginas (formulários) com todas as opções possíveis.2. Figura 53 2.

uma para os relatórios. 6. 7. em seguida. Para isso. Por exemplo. Por exemplo. Figura 55 5. dê um clique em Formulários e. uma opção para receber os formulários. assim. Para isso. utilize o botão Novo e indique o nome que a página deverá receber. sucessivamente.4. Agora. Figura 56 45 . uma para diversos e. inclua formulários na página nomeada como Formulários. você deverá editar cada uma das páginas recentemente criadas. no botão Editar. Faça o mesmo para gerar novas páginas em seu menu.

bem como a ação a ser executada na caixa Comando. Figura 58 13. Figura 57 10. selecionando-o e clicando no botão Editar. ou seja. na caixa Formulário. Clique no botão OK. Ao terminar de editar todas as opções de Formulários. 9. Na caixa Texto. Em seguida.8. Em seguida. 46 . Para isso. Para incluir as opções nesse controle. dê um clique no botão Fechar. 15. edite o menu de controle principal. Após editar todas as páginas. indique quais são os relatórios que deverão ser abertos. informe que formulário deverá ser aberto. Repita os passos de 8 a 10 para incluir mais formulários. crie novo menu cujo comando deverá habilitar a opção Ir para menu de controle. Não se esqueça de incluir um botão que retorne ao menu principal. 14. indique o texto que deverá ser visualizado ao lado do botão de comando. 11. 12. edite a página Relatórios da mesma forma. clique no botão Novo.

Após acrescentar todas as páginas da mesma maneira. utilize o botão Fechar. 19. indique o texto correspondente. Indique todas as páginas que foram criadas (Formulários. o comando Ir para menu de controle e o nome da página criada anteriormente (por exemplo. Em seguida. clique em OK. 18.Figura 59 16. 47 . Diversos e Fechar Banco de Dados). Formulários). Para encerrar a criação do menu de controle. use novamente o botão Fechar e veja o novo formulário que foi adicionado ao seu banco de dados e que receberá o nome Menu de controle. Figura 60 17. Para isso. dê um clique em Novo. Relatórios.

3. é possível criptografar suas informações e ainda inserir uma senha.Figura 61 4.2 Criptografar o arquivo com senha Para tornar mais seguro seu banco de dados. faça o seguinte: 1.2. Clique no nome do arquivo a ser aberto. Clique no botão Office. Clique na opção Abrir. 6. Figura 62 48 . Altere a opção de abertura como Abrir exclusivo. Abra o arquivo no modo exclusivo. 4. 2. Clique na seta do botão Abrir. Para isso. 5.

Salve o arquivo e abra-o novamente. 5. 4. conhecido como MDE na versão anterior. imagine que você tenha resolvido instalar o aplicativo na máquina do cliente e que ele. Agora.7. embora com algumas ressalvas (novos objetos não podem ser excluídos. Se preferir.2. utilizando o Microsoft Access e o arquivo fonte (tipo ACCDB). 4. Em seguida. 9. simplesmente. não possua o Microsoft Access instalado. Para isso. 2. salve esse arquivo gerado em pendrive ou CD e grave as informações para levá-las ao cliente. Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados. Figura 63 10. Transforme o banco de dados atual em um arquivo ACCDE. com vários botões e com recursos de acesso por meio de comandos. Clique no botão Criar ACCDE . será necessário que você manipule os novos objetos. 49 . Como ele poderá resolver essa situação: comprando o aplicativo e pagando pelo sistema desenvolvido? A solução é simples.3 Criar arquivo do tipo ACCDE\ Imagine que você tenha acabado de criar um excelente banco de dados. pois você já o fez por ele. para que a nova senha seja solicitada. alterados ou inseridos). Para abrir o banco de dados. Para fazer alterações. indique o local e o nome do arquivo e clique no botão Salvar. basta dar um clique duplo sobre o arquivo gerado e o cliente terá a impressão de que o Microsoft Access foi instalado. cujo usuário não tenha muito o que pensar. Entre com a senha e informe-a novamente na opção verificar. 8. Clique no botão Criptografar com senha. faça o seguinte: 1. 3.

4 Suplementos Muitas vezes. em Suplementos: Figura 65 50 . Ao instalar o pacote Office. Por exemplo. marcas inteligentes etc.2. em seguida.Figura 64 4. Clique no botão Office. você pode querer implantar mais funcionalidade em seu banco de dados. comandos e recursos especiais como esquemas XML. vários são os suplementos instalados para verificá-los. no botão Opções do Access e.

Lista os suplementos presentes no computador. Por exemplo. em seguida. clique no botão Ir. você terá a localização e o nome do suplemento. Para gerenciar suplementos. clique no botão OK para executar o suplemento. 51 . como. utilize a opção Gerenciar e indique qual deles deseja. por exemplo. Figura 66 Selecione os suplementos disponíveis e. Em seguida. Lista os suplementos desabilitados automaticamente por estarem causando pane nos programas do Office. bem como seu comportamento. mas ainda não carregados. Na caixa de diálogos.Você encontrará as seguintes opções: Suplementos de aplicativo ativos Suplementos de aplicativo inativos Suplementos relacionados a documentos Suplementos de aplicativo desabilitados Lista os suplementos registrados e executados no momento. Suplementos de COM. as marcas inteligentes ou os esquemas XML estarão ativos somente quando o documento que faz referência a eles estiver aberto. Lista os arquivos de modelo referidos pelos documentos abertos no momento.

Para executar a movimentação de dados. Figura 67 Informe se os dados devem ser enviados para um banco de dados já existente ou se será necessário criar um novo. use o botão SQL Server do grupo Mover Dados.3 Grupo Mover dados 4.4. pode acontecer de você precisar migrar dados para o Microsoft SQL Server. Para isso.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server A maior parte das organizações costuma manter um gerenciador de banco de dados mais complexo. 52 .3. pois há milhares de informações a serem manipuladas em segurança. E siga as orientações do assistente. existente na guia Ferramentas de Banco de Dados.

Filtrar por Seleção ou Remover Filtro. são considerados eventos abrir um relatório. Ou até mesmo quando um formulário é atualizado. Ao Abrir No caso de relatórios. quando há um controle de guias. Quando o foco é movido para um registro. Quando um formulário é aberto. mas antes de o primeiro registro ser exibido. conhecida como evento. esse mesmo registro No Atual passa a constar como registro atual. o evento ocorre antes de um relatório ser visualizado ou impresso. liberando-o em seguida. Por exemplo. Antes de um controle perder o foco para outro no mesmo formulário. ou quando uma consulta é repetida. controles. Antes de o controle receber o foco de outro controle do mesmo formulário. Abaixo. mas antes de o registro ser realmente excluído. Quando um formulário ou relatório é fechado e removido da tela. Quando o conteúdo de uma caixa de texto ou parte do texto de uma caixa de Ao Alterar combinação é alterado. Ao Aplicar Filtro Ao Carregar Ao Clicar Ao Clicar Duas Vezes Ao Entrar Ao Excluir Ao Fechar Ao Sair Após Atualizar Quando o usuário ativa o botão Aplicar Filtro. Quando o usuário efetua ação de exclusão de um registro. 53 . Dessa forma. Depois que os dados alterados em um controle ou registro são atualizados. será feita uma ação. Pode ocorrer na movimentação de uma página para outra. registros e seções em relatórios.5. Quando o usuário dá duplo clique sobre um controle. quando trabalhamos com macros: Evento Antes de Atualizar Ocorrência Antes de os dados alterados em um controle ou registro serem atualizados. vejamos uma lista de eventos que podem ser executados. Quando um formulário é aberto e seus registros são exibidos. Portanto. Macros O Microsoft Access reconhece certos eventos que podem causar execução de macro ou procedimento de evento. Quando o usuário pressiona o botão do mouse sobre determinado objeto. você deverá associar ao procedimento uma ação a ser realizada. ao se dar um clique em um botão ou duplo clique e ao se pressionar determinada tecla. Eventos podem ocorrer para formulários. inserir novos dados em um controle de formulário e mover o foco para um registro diferente em um formulário. Na execução de uma macro.

Por exemplo. pois ela executará todos os processos. você abre determinado formulário e sempre maximiza a janela para efetuar algumas ações. faça o seguinte: 1. da identificação do formulário à seleção de determinado registro. Figura 68 2. no botão Macro . Será apresentada a seguinte janela com três colunas: Ação (tarefa a ser executada). em seguida. clique em Macro e. Com a macro. utilize a caixa de combinação existente para selecionar uma ação a ser executada.1 Criar macro simples Para criar uma macro. AbrirFormulário: Figura 69 54 . em seguida. Dê um clique na coluna Ação e. otimizando o processo. grupo Outro. em seu dia a dia. Na guia Criar. Por exemplo. você não terá mais esse trabalho.Uma macro é um conjunto de uma ou várias ações utilizadas para automatizar tarefas. 5. Argumentos (propriedades da tarefa ou ação) e Comentário (descrição ou observações da tarefa que está sendo realizada).

faça o seguinte: 1. Figura 70 4. uma macro sempre está associada a um evento. Figura 71 55 . Desabilite o assistente de controle por meio do botão Construtor 3. 2. Para executar a macro. Em Argumentos da ação. 5. 5. Salve a macro no botão Salvar . clique no botão Executar . Para criar essa associação.2 Associar uma macro a um evento de formulário Conforme foi visto anteriormente. 5. . defina o nome do formulário que deverá ser aberto e o Modo de dados. dê um clique no evento Ao clicar. Ative a folha de propriedades do botão de comando. Abra um formulário no modo Design. Na guia Evento. 4. Crie um botão de comando.3.

10. escolha Abrir Formulários. Figura 72 8. Selecione a opção Construtor de macros e. Dê um clique no botão Construtor de . basta utilizar a caixa de combinação da propriedade para encontrar uma lista de formulários criados. Não é necessário digitar o nome. 56 . Automaticamente. em seguida. Em Propriedades da macro.6. Na coluna Ação. Indique o nome do formulário a ser aberto. clique em OK. dê um clique sobre a propriedade Nome do formulário ou utilize a tecla <F6>. você verá a janela de macros sendo exibida. Figura 73 9. 7. 11.

Dê um clique duplo em Funções internas. desejamos executar uma tarefa ou uma série de ações. 5. Indique seu modo de exibição no item Exibir. 2. Por exemplo. você deverá fornecer um nome para ela. exiba uma mensagem para o usuário e. 13. clique no botão Condições da guia Design. Dê um clique duplo na função ÉNulo e visualizará o seguinte: 57 . mas apenas quando determinada condição for verdadeira. o formulário será aberto. Na estrutura de uma macro. ao dar um clique no botão recentemente criado. ative o foco para o mesmo controle. 1. Ao fechar a janela de macros.12. Dê um clique duplo em Funções. 4. 5. dê um clique com o botão direito do mouse e. Salve o formulário e execute-o no modo Formulário para verificar se. clique em Construir. em seguida. 14. Na coluna Condição. logo a seguir. se o campo for deixado em branco. Figura 74 3.3 Macros Condicionais Muitas vezes.

Figura 75 6. Dê um clique duplo em Formulários. Figura 76 58 . Dê um clique duplo em Todos os formulários. 8. Dê um clique em <<exprvar>> (argumento da função ÉNulo). Dê um clique duplo clique no controle CódigoDoCliente. 9. 10. 7. Dê um clique duplo em frm clientes (formulário de clientes).

indique PararMacro (para parar a execução da macro). Na propriedade Nome do controle. Preencha as propriedades da ação como no exemplo abaixo: Figura 77 14. Portanto. Dê um clique em OK. Figura 78 16. caso o controle CódigoDoCliente esteja em branco. se o campo estiver em branco. Figura 79 19. logo abaixo da primeira condição. Salve a macro CódigoDoCliente. indique CaixaDeMensagem. Em Ação. novamente. digite os três pontos como condição. o cursor deverá ser posicionado em NomeDaEmpresa. o campo CódigodoCliente estiver em branco. se. e a associe ao evento após atualizar o controle 59 . indique IrParaControle. Portanto. digite três pontos (como reticências). indique o controle denominado NomeDaEmpresa. Em ação. em Ação. 17. Nova ação deverá ser executada. Para que a macro continue sendo executada. 13. 12. ou seja. 18. a macro deverá executar alguma ação. 15. Essa expressão indica que. por acaso.11.

facilitando muito o trabalho. 7. A ação de cada macro deve ser a mesma. Na janela de macros. ative a macro Grupo. ative o botão Nomes de macros . Clientes. 2. Figura 81 Vamos praticar! Exercício 6 e 7 60 . Faça o mesmo para os demais botões. Crie três botões de comando: cmdAbreClientes. abrir relatório. conforme sugestão do exemplo seguinte: Figura 80 4. 5. e sempre no modo de visualização de impressão. cmdAbrePedidos e cmdAbreProdutos. 3. 6.4 Macros de Grupo Algumas macros podem conter mais de uma ação a ser executada.5. Grave a macro como Grupo. ou seja. Digite um nome para a macro. 9. denominada Nome da macro. ao clicar no botão cmdAbreClientes. No evento. 1. ou um grupo de macros em uma única. 8. Feche a janela de macros. O que varia é que cada uma delas abre um relatório diferente. Uma nova coluna será visualizada no lado esquerdo da ação.

formulários e outros objetos. cada um executando determinada tarefa.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário Após criar todos os objetos necessários. 6. pois elas auxiliam em tarefas corriqueiras como essa de abertura de formulários. ao ser aberto o arquivo. 6. Para isso. não se esqueça de utilizar as macros. Logo em seguida. relatórios e outros filtros aplicados em seu banco de dados. o formulário com esse menu principal deverá ser aberto automaticamente.1 Criar um menu principal Crie um formulário chamado Menu Principal. você deve informar ao Microsoft Access que ele deverá abrir determinado formulário (frmPrincipal). Portanto. conforme mostra o seguinte exemplo: Figura 82 Para isso.6. que deverá conter todos os botões por onde os usuários acessarão formulários e relatórios de seu aplicativo. como se fosse um menu com vários botões. Vejamos o que é possível fazer para tornar o aplicativo mais ágil e fácil de gerenciar por parte do usuário. sempre que o banco de dados for aberto. o melhor é procurar gerar formulários que permitam acesso a determinados relatórios. Personalização do aplicativo A nova versão do Microsoft Access não possui barras de ferramentas. informar ao Microsoft Access que. faça o seguinte: 61 .

em seguida. Veja outras informações interessantes que podem ser utilizadas na categoria Banco de Dados Atual: 62 . automaticamente. Clique na categoria Banco de Dados Atual: Figura 83 3. 2. após a abertura do aplicativo. no botão Opções do Access . indique que formulário deverá ser aberto (aquele que contém todas as opções de acesso aos demais objetos). Assim. seja com duplo clique. seja utilizando a opção Abrir a janela de inicialização do Microsoft Access. Na opção Exibir Formulário. o formulário será aberto.1. Clique no botão Office e.

Ativa ou desativa a exibição do botão modo Layout na barra de status do Access e nos menus de atalho. Remove as informações pessoais das propriedades do arquivo automaticamente. CTRL+G (exibe a janela atual do editor de Visual Basic). Ícone que será exibido ao lado do nome do arquivo no lugar do ícone padrão. Ativa ou desativa os atalhos listados a seguir: F11 (exibe ou oculta o painel Opções de Janela de Documento Usar Teclas Especiais do Access de navegação). a compactação e a recuperação dos dados.Opção Título do aplicativo Ícone do aplicativo Exibir formulário Exibir barra de status Descrição Nome que será exibido na barra de títulos do banco de dados no lugar de Microsoft Access. Quando desmarcada. reduzindo o tamanho do banco de dados. exibe apenas parte dos valores (até o limite de largura da coluna). quando o banco de dados é fechado. Ativa ou desativa a alteração do design das tabelas no modo Folha de dados. Quando ativada. Janelas Sobrepostas: possibilita abertura e exibição de várias telas simultaneamente. quando trabalhamos em um projeto no SharePoint). Compacta ao Fechar Remover informações pessoais das propriedades de arquivo durante o salvamento Usar controles com temas do Windows em formulários Habilitar o modo layout neste banco de dados Habilitar alterações de design para tabelas no modo Folha de Dados Procurar campos de números truncados Executa. sempre que este é salvo. Exibir Guias do Documento: ativa ou desativa a exibição das guias na parte superior de qualquer objeto do banco de dados aberto. exibe números que excedam o tamanho da coluna como ##### e. ALT+F11 (abre o editor de Visual Basic) e CTRL+BREAK (impede o Access de recuperar registros do servidor. Nome do formulário que servirá como menu principal. 63 . não exibe a barra de status na inicialização do aplicativo. é exibida apenas uma opção por vez. Com essa opção marcada. Ativa ou desativa a utilização do tema do Windows nos controles de formulários e relatórios. quando desativada. quando o tema atual é diferente do padrão. Preserva formato da imagem de origem (arquivo menor): armazena Formato do armazenamento de propriedades da imagem imagens utilizadas em seu formato original. Converte todos os dados de imagem em bitmaps (compatível com Access 2003 e versões anteriores): utilizada para exibir imagens em banco de dados criados em versões anteriores. Documentos com Guias: possibilita a utilização de guias para alternar entre os objetos abertos do banco de dados. automaticamente.

Vamos praticar! Exercício 8 7. Você pode configurar o Microsoft Access para compactar o arquivo automaticamente ao sair. mantenha pressionada a tecla SHIFT. não será exibida mensagem alguma e o banco de dados será reiniciado. em Opções do Access. Banco de Dados Atual.Na área de navegação. basta clicar no botão Office. 64 . poderá ocorrer uma desfragmentação. Abre a caixa de diálogo Opções de Navegação. gerando espaço desnecessário e causando lentidão na leitura dos dados. Para facilitar esse processo. utilizada para alterar as categorias e grupos que são exibidos no Painel de Navegação. Para isso. você encontrará: Opção Exibir Painel de Navegação Opções de Navegação Descrição Ativa ou desativa a exibição do Painel de Navegação. Ao final do processo. Administração do banco de dados Podemos administrar o banco de dados por meio de recursos como sua compactação. em Gerenciar. opção Compactar e Reparar Banco de Dados. documentação e divisão. podemos compactar o banco de dados e repará-lo. ao excluir um ou mais registros de um banco de dados. clique no botão Office. e marcar Compactar ao Fechar. Compactação do banco de dados Muitas vezes. Observação: Todas as opções definidas só terão efeito quando o banco de dados for inicializado. inicia-se o processo de compactação. Com isso. Para que essas opções sejam desprezadas e o banco de dados apareça normalmente. 7. Para compactar o arquivo. no processo de abertura do aplicativo.1.

Figura 84 7. 7. ao compartilhar informações (dados). compartilhando informações. Normalmente. é necessário usar redes. você irá trabalhar com tabelas. relatórios etc. Um banco de dados pode ser compartilhado pelos seguintes métodos: • Divisão do banco de dados • Compartilhamento de dados em pastas na rede • Utilização de site do SharePoint Divisão do banco de dados Na divisão de um banco de dados. que 65 . como tabelas.2 Trabalho em ambiente de multiusuários Para que vários usuários possam utilizar o mesmo banco de dados em computadores diferentes. Já os demais objetos contêm layouts. os dados existentes em tabelas são inseridos em um arquivo denominado Back-end.2. em arquivo do tipo Front-end. pois somente elas contêm todos os dados. e os demais itens.1 Formas de compartilhamento do banco de dados Um banco de dados é composto por vários objetos.

pois as tabelas já foram vinculadas. na guia Tabelas. Na caixa de diálogo Obter dados externos. relatórios. Na caixa de diálogo Importar objetos. 6. em seguida. clique na guia Dados Externos e. em seguida. 5. no grupo Importar. no grupo Importar. depois. 9. 66 . clique em Access. Relatórios. em seu próprio computador. Agora. que irá funcionar como Front-end. na guia Formulários. em OK. em Access. na guia Formulários. Crie um segundo banco de dados em branco no Access. Veja que as tabelas estão vinculadas e os objetos remanescentes já foram importados. Na guia Dados Externos. os únicos dados que estarão na rede serão os dados contidos nas tabelas vinculadas. você deverá fazer o seguinte: 1. clique em Procurar para localizar e selecionar o banco de dados que deseja dividir. 10. Consultas. consultas. 8. Repita essa etapa em todas as outras guias. 11. Macros e Módulos e. Na versão 2007 do Microsoft Access. Armazene o novo banco de dados Back-end em um compartilhamento de rede e verifique se todos os usuários têm permissões completas para o compartilhamento. clique em Selecionar tudo. 4. clique em Selecionar tudo. Para isso. para dividir um banco de dados. Na caixa de diálogo Importar objetos. clique em Procurar para selecionar o banco de dados que você criou. Na caixa de diálogo Obter dados externos. Selecione todas as tabelas clicando na opção Selecionar Tudo e em OK. Criar um novo banco de dados em branco no Access. Na guia Dados Externos. 13. 3. 7.contém os links para as tabelas existentes em outro arquivo. Quando um usuário abrir um formulário. macros e módulos no banco de dados atual e clique em OK. clicar em OK. Inicie novamente a importação dos demais objetos. Assim. exceto na guia Tabelas. 2. ele será aberto localmente. Marque a caixa de seleção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK. formulários. clique em Selecionar tudo. Na caixa de diálogo Importar Objetos. Marque a caixa de seleção Importar tabelas. clique em Access. 12. não sendo enviado pela rede. você precisará importar somente o restante dos objetos e. e clique em OK.

3. Acesse o Access. Figura 85 2. 67 . utilize a seção Modo de abertura padrão e selecione a opção Compartilhado. faça o seguinte: 1. Na categoria Avançado. pois o banco de dados é armazenado em uma unidade (pasta) da rede.Compartilhamento de dados em pastas de rede Essa é a opção de menor complexidade. de modo que os demais usuários possam utilizá-lo simultaneamente. clique no botão Office e em Opções do Access. Compartilhe a pasta desejada. com todos os objetos sendo compartilhados. Para compartilhar dados em pastas de rede.

Para publicar o banco de dados. pois. Para compartilhar informações. faça o seguinte: 1. 2. Para sua utilização. Clique em OK. Clique em Servidor de Gerenciamento de Documentos. será possível publicar o banco de dados em listas do SharePoint ou mover as tabelas para as listas e.Figura 86 4. para que os usuários tenham permissão de utilizar o arquivo no modo de compartilhamento. Utilização de site do SharePoint Essa opção será bastante útil se sua empresa possuir um servidor que execute o Windows SharePoint Services. estabelecer um vínculo entre elas. 5. Além disso. Isso facilita o trabalho. é necessário dispor do Windows Server 2003 ou versão posterior. os dados são publicados no servidor e vinculados a listas do SharePoint. Copie o banco de dados na pasta compartilhada. O nível de segurança dessa opção é muito maior do que o de outros métodos de compartilhamento e também é possível vincular e compartilhar formulários e relatórios. Clique no botão Office e na opção Publicar. 68 . em seguida. nesse caso. todos os objetos do banco de dados são compartilhados e cada usuário recebe uma cópia dele.

Clique na opção Mover para o SharePoint. faça o seguinte: 1. Indique o local da rede onde está o gerenciador (computador e pasta). Com esses procedimentos. os dados podem ser compartilhados por outros usuários da rede. Para mover os dados para listas do SharePoint e vinculá-las.Figura 87 3. na guia Dados Externos. Após a publicação. Figura 88 69 . no grupo Listas do SharePoint. 4. Essa informação será necessária somente na primeira vez em que o arquivo for publicado. será gerada uma biblioteca contendo todas as informações sobre a publicação.

Clique no botão Office.2. pode ser necessário proteger alguns deles. Para isso. Indique o site do SharePoint que deseja utilizar e siga todas as etapas do assistente. convém ter em mente que os dados serão compartilhados. 2. clique em Avançar. é melhor certificar-se das opções de proteção dos registros. faça o seguinte: 1.2. e selecione a opção Avançado. Nesse caso. no Início Rápido. Na categoria Avançado.2 Proteção de registros Ao trabalhar com uma rede ou listas do SharePoint. Utilize a opção Listas. Opões do Access. se preferir. Exibir todo o conteúdo do site. 7. ou. em seguida. você encontrará as opções para proteção de registros: Figura 89 70 . Portanto. 3. para que a página do navegador seja atualizada e as listas sejam exibidas. Forneça as informações e.

serão protegidos todos os registros Todos os registros no formulário ou na folha de dados que está sendo editada. A diferença é que. O registro é protegido. de forma que nenhum outro usuário possa alterá-lo. Para isso. será possível proteger registros utilizando um formulário. é importante desabilitar a opção Abrir Banco de Dados com Bloqueio de Nível de Registro. Essa opção deve ser utilizada apenas em casos especiais.Como padrão. sendo Registro editado fornecida a informação de que esse registro está sendo editado por outro usuário. o Access não protege o registro que está sendo editado no momento. descartá-las ou copiálas para a área de transferência. recebe uma mensagem com opções para sobrescrever as alterações. abra o formulário no modo Design e ative suas propriedades. você protegerá somente os registros do formulário. como necessidade de alterar a estrutura de uma tabela. é permitido a vários usuários visualizar e atualizar tabelas ao mesmo tempo. nesse caso. Caso seja necessário. Para proteger registros editados. Sem proteção Se um usuário tentar salvar um registro que está sendo alterado por outro. Figura 90 Vamos praticar! Exercício 8 71 . o que impede outros usuários de ter acesso a seus dados. Nesse caso. existente na mesma categoria. Durante o tempo em que o objeto estiver aberto.

de modo que o usuário tenha que inserir uma senha para utilizá-lo. sempre que um arquivo criado em versões anteriores do aplicativo for aberto. o Microsoft Access servirá somente para a criação de consultas. como. as opções Usuários e Permissões e também Opções de Replicação. Assim. Figura 91 A melhor forma de manter a segurança é criptografar o banco de dados com senha. Outra alternativa de segurança é utilizar o site Microsoft Windows SharePoint Services. por exemplo. 72 . não convém alterar o formato de seu arquivo para versões anteriores. tornando os dados ilegíveis para outros programas. Por essa razão. Segurança na versão 2007 A partir da versão 2007 do Microsoft Access. Portanto. Outra forma é armazenar o banco de dados em servidores de banco de dados. o nível de segurança de usuário não está mais disponível. não disponíveis na nova versão. na guia Ferramentas de Banco de Dados.8. Microsoft SQL Server. formulários e relatórios vinculados aos dados da tabela existente no servidor. você terá. que também oferece recursos de implementação dos níveis de segurança.

Avançado Exercícios Access .

.

• Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna. Abra a nova tabela com os dados importados. 3. • Habilite a opção Sem Chave primária. • Informe o nome e o tipo de dados de cada campo. para uma nova tabela no Access. • Salve a tabela com o nome Importação_Excel.Exercícios Você poderá registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item. Dê a ele o nome de Exercícios. 2.Exercício 1 Exercício 1 1. Acesse o Access e crie um banco de dados em branco na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. 75 . Importe os dados da planilha Folha. que está gravada na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc.

3. 76 .4. 2. Abra o banco de dados Exercícios. Exercício 2 1. • Selecione o formato Delimitado.txt. Feche o banco de dados sem salvar as alterações. • Altere o tipo de dados do campo salário para Unidade Monetária. • Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. • Salve a tabela com o nome Importação_dados_texto. Abra o banco de dados Northwind 2007. para uma nova tabela no Access. 4. que está gravada na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. Feche o banco de dados sem salvar as alterações. Importe os dados do arquivo Folha. Abra a nova tabela com os dados importados. • Habilite a opção Sem Chave primária. Exercício 3 1.

Abra o banco de dados Northwind 2007. Salve o banco de dados. 5. 3. No grupo Objetos de Suporte. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. 7. No grupo Objetos de Suporte. 6. selecione a tabela Pedidos. 77 . selecione a tabela Funcionários. exporte a mesma tabela para o banco de dados Exercícios. Abra o banco de dados Exercícios e verifique que a tabela Funcionários já faz parte dele. Exercício 4 1. 2. 4. Visualize a planilha e feche o Excel. Agora. Exporte os dados dessa tabela para o Excel: • Habilite as opções Exportar dados com formatação e layout e Abrir o arquivo de destino depois que a exportação for concluída.2.

e os insira na tabela diretamente. 3. selecione a tabela Funcionários. • Digite o assunto da mensagem e introdução. • Habilite a opção Coletar apenas novas informações. • Habilite a opção Digitar endereços de email no Microsoft Outlook. No grupo Objetos de Suporte.2. como se pode visualizar na imagem abaixo: 78 . utilizando um formulário HTML. • Habilite a caixa de seleção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a pedidos. • Selecione todos os campos menos os seguintes: Identificação de Funcionários e Identificação de Clientes. Crie um email para coletar dados.

O resultado final deverá ser semelhante ao da seguinte imagem: 79 .4.

Exercício 5 1. Lembre-se de que. Criptografe o banco de dados com a senha curso. 2. O resultado deverá ser o seguinte: 80 .5. Feche o banco de dados e abra-o novamente. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc no modo exclusivo. Abra o banco de dados Northwind 2007. verificar se há novas mensagens e exportar os dados para o Access. você terá que acessar a pasta Resposta da Coleta de Dados do Access no Microsoft Outlook. Envie o email ao instrutor e verifique se ele o recebeu. 4. após o destinatário responder ao email. para que eles sejam efetivamente inseridos na planilha. 3.

No formulário Detalhes do Pedido. Salve as macros como mcrVerPed07. 81 .Exercício 6 1. e. faça o seguinte: a. Abra o banco de dados Northwind 2007. Abra o banco de dados Northwind 2007. Para isso. Para isso. Exercício 7 1. Você deverá criar macros que permitam visualizar um intervalo de datas ao abrir um relatório. insira uma nova página e dê a ela o nome de Relatórios. que está gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios. Insira três botões de comandos sem utilizar o Assistente de Controle. no local apropriado. 2. Nomeie os botões da seguinte forma: • Nome do botão: cmdPed07 / Legenda: Pedidos de 2007 • Nome do botão: cmdPed08 / Legenda: Pedidos de 2008 • Nome do botão: cmdPed09 / Legenda: Pedidos de 2009 c. d. b. 2. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. mcrVerPed08 e mcrVerPed09. crie uma macro que abra o relatório Rel_Pedidos no modo visualização da impressão e filtre os registros de acordo com o ano solicitado. Para cada um dos botões. Faça com que o banco de dados atual abra um menu principal ao ser carregado. indique o formulário Caixa de Diálogo Logon. Salve o formulário e execute os comandos.

4. Abra o banco de dados novamente e tente alterar qualquer registro. Habilite a opção Todos os Registros em Proteção de Registros Padrão. 3. Feche o banco de dados e abra-o novamente para visualizar o menu principal. Exercício 8 1. 2. 82 . Abra o banco de dados Northwind 2007 e compacte-o.3. Salve o banco de dados.

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fundacaobradesco.org.br .www.

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