PRESENTACIONES EFECTIVAS

Da del Emprendedor Porteo 18 de noviembre de 2010

Gerry Garbulsky Twitter: @gerrygarbulsky Oblogo (@o_blogo) TEDxRodelaPlata The Boston Consulting Group

Principales miedos

Hablar frente a un grupo de gente Alturas Insectos y bichos Problemas financieros Aguas profundas Enfermedad Muerte Volar

41% 32% 24% 23% 22% 20% 19% 18%

SUCCESS

Simple Unexpected Concrete Credible Emotional Stories

Elementos clave de una buena presentacin

Presentacin

Contenido

Exposicin

Mensaje

Estructura

Voz

Lenguaje corporal

Las presentaciones pueden ser formales o informales

Hay que trabajar antes, durante y despus

Antes
Investigar la audiencia Preparar la presentacin Apertura - Introduccin, ttulo Estructurar lo que se va a comunicar Enfatizar puntos clave Planificar las transiciones Cierre repetir las conclusiones/el mensaje Planificar el ritmo de las lminas Ensayar en voz alta Controlar el tiempo Pedirle feedback a un colega Inmediatamente antes de la presentacin: Revisar los mensajes clave Chequear el montaje (equipos, disposicin de los asientos, elementos visuales, notas, etc.)

Durante
Presentarse y decir cul es propsito de la reunin Decir rpidamente cul es el valor para la audiencia Recuerde la Curva de Retencin de la Memoria: La gente slo recuerda comienzos, finales, imgenes, y lo inusual Utilice datos, ejemplos e historias/ancdotas para crear imgenes mentales Enfatice los puntos clave Lograr aceptacin de la audiencia Preguntas y respuestas

Despus
Auto evale su presentacin Solicite feedback Hacerlo en forma proactiva

Qu tendr la audiencia en mente?

PLANTILLA

Preguntas a considerar antes de la presentacin

Informacin bsica

Tus respuestas

Cul es mi audiencia? Cul es mi objetivo? Qu quiero lograr con esto? Aprobacin? Decisiones? Qu experiencia tienen los participantes? Qu relacin tienen entre ellos? Qu es lo que ellos ya saben del tema? Qu antecedentes tienen del tema? (ej. preconceptos, xitos/fracasos del pasado)? Tamao del grupo? Qu esperan de la reunin? Qu esperan de m? Cmo cumplir con esas expectativas? Qu temas los pueden preocupar? Qu los puede disgustar? Cmo disipar esos temores o preocupaciones?

Contexto

Expectativas

Temores

Fuente: Think On Your Feet International, Inc.

Comenzar respondiendo las principales inquietudes

Las preguntas de la audiencia
Quin sos?" Por qu estoy aqu?" (como audiencia)

Tu respuesta
Da tu nombre, rol, funcin Tu empresa Compart objetivos/metas, establec las expectativas Repas la agenda y el tiempo de duracin Establec qu tipo de reunin es (ej. reunin de trabajo) Justific explcitamente cul es el beneficio para la audiencia Dale a la audiencia una razn para escuchar la presentacin Busc la aprobacin de la gente antes de ahondar en ella Diagram los prximos pasos y el mapa de ruta a largo plazo

Por qu es importante esta presentacin para la audiencia?"

Cmo se llevar esto a cabo?"

Estructura para que el mensaje se entienda

Estructura
Ttulo

Formato
1. Ttulo Conclusin / opinin

Propsito
Argumentar la idea ms importante y dejar en claro el para qu desde el principio

Punto 1

Punto 2

Punto 3

2. Mapa de ruta Mencionar los puntos de sustentacin ms importantes 1 5 palabras

Ayudar a que todos entiendan cul es la idea principal

3. Sustentar cada punto clave

Desarrollar los puntos clave Agregar color con ancdotas, datos, etc.

Recapitulacin

4. Recapitular Ttulo, puntos clave

Re-enfatizar la conclusin principal, y recordar a la audiencia los puntos clave

Hacer variaciones de voz para nfasis e impacto

Elemento
Muletillas Entonacin Ritmo Volumen Pausas Enunciacin Tono

Sugerencias
Evitar muletillas (ej. em, eh, este, bueno), dan idea de falta de preparacin Eliminar la necesidad de usar muletillas, haciendo pausas y respirando Hacer nfasis en puntos, palabras y frases clave Hablar ms lento si la gente parece confundida o si tus afirmaciones son controvertidas Hablando ms pausadamente le das tiempo a la audiencia para digerir el mensaje y demostrs autocontrol y confianza en vos mismo Variando el volumen de la voz podrs enfatizar puntos especficos y mantener la energa de la presentacin Hacer pausas para permitir a la audiencia asimilar y comprender el mensaje Hacer pausas para enfatizar los puntos clave, retomar la respiracin, y ganar tiempo para pensar Articular claramente usando los labios, los msculos de las mejillas, la mandbula, y la lengua; no te tragues las palabras Evitar un tono montono, remarcando las palabras y las frases importantes Usar un ton ms bajo para demostrar fuerza y confianza (el tono elevado denota excitacin, nerviosismo, falta de control) Utiliz lenguaje oral, no escrito Us verbos en voz activa, no pasiva (cuando sea apropiado) S positivo en la eleccin de las palabras Omit palabras innecesarias Evit trminos tcnicos, a menos que sepas que la audiencia est familiarizada con ellos

Vocabulario

El lenguaje corporal demuestra confianza y competencia

Contacto visual Mir a los ojos y no por encima de sus cabezas No pierdas el contacto visual mirando demasiado tiempo las diapositivas, la laptop o tus notas Conectate con la audiencia ms all de un recorrido visual superficial Mir a los que toman las decisiones (adems de al resto de las personas) Expresiones faciales Relajadas y autnticas Est bien sonreir pero que no se transforme en una mueca Mostrate accesible S coherente con el mensaje que ests dando

Gestos de las manos Los gestos de las manos tienen que ser naturales e ilustrativos de lo que ests diciendo Manten las manos lejos de la cara Cuando seales la pantalla, hacelo con parsimonia, detenidamente No agites las manos, especialmente cuando uses el puntero lser No ests inquieto, o uses una muleta (ej. lapicera, puntero, etc.) Postura y movimiento Parate firme pero relajado Movete lentamente. No camines de un lado para otro, no te balancees, o te muevas. Parate donde puedas ver a todos los presentes Desplazate entre puntos definidos

Conexin a travs de las preguntas y respuestas

1. Hacer una pausa de 2-3 segundos antes de responder Te permite pensar una buena respuesta, corta Establec un patrn de modo que las preguntas difciles no se destaquen Si necesits tiempo adicional, ped una aclaracin o un ejemplo 2. Cmo tratar preguntas e interrogadores difciles Actitud del interrogador Respuestas posibles Hostil Felicitalos por su perspicacia Reconoc el problema o conflicto; procur una solucin Sonde sus visiones u opiniones Obstinado Proponele charlarlo despus de la reunin Busc cosas con las que estn de acuerdo Redirig la pregunta al resto de los participantes - Qu piensa el resto del grupo?

3. Respond la pregunta apelando a todas tus posibilidades Si no la pods responder, prometele al interrogador volver sobre la cuestin ms adelante (dale seguimiento) 4. Desarroll la idea todo lo necesario Pero que no sea otro discurso! Que sea sucinto y al grano Si la respuesta te aleja del hilo de la presentacin o si no es relevante para el resto de la audiencia, ofrec continuar la discusin despus y dale seguimiento 5. Antes de continuar, asegurate de que has respondido satisfactoriamente cada pregunta

Apoyo audiovisual para reforzar el mensaje

Hacer
Sustentar los puntos clave de la presentacin mediante el uso de diapositivas Simplicidad de los elementos visuales Resaltar los puntos clave, no es necesario que la diapositiva incluya todo Explicar claramente a la audiencia las diapositivas con grficos ej. Explicar los ejes y cmo interpretarlos Utilizar un proyector para mantener el control y dirigir la atencin de la audiencia Encender el proyector para que la atencin se concentre en las diapositivas Apagar el proyector para que la atencin se concentre en lo que ests diciendo Hacer transiciones lentas entre diapositivas Explicar el contenido antes de continuar con la prxima diapositiva Hacer una pausa cuando la diapositiva aparece por primera vez para darle tiempo a la audiencia a mirarla detenidamente

No hacer
No usar la pantalla como guin de la presentacin Asegurate de saber los puntos ms importantes, en caso de que las diapositivas no se puedan ver por algn desperfecto El foco principal debera estar en vos y en el mensaje no en las diapositivas No te pares entre la audiencia y la pantalla No le hables a la pantalla Asegurate de mantener la atencin y el contacto visual con la audiencia No incluyas demasiado texto en las diapositivas Si leen no escuchan

Algunas fuentes interesantes

Videos de Charlas TED.com TEDxRodelaPlata.org Millones de otros lugares en Internet Videos de gente haciendo stand-up comedy http://www.ted.com/talks/lang/eng/ken_robinson_says_schools_kill_creativity.html http://www.ted.com/talks/steve_jobs_how_to_live_before_you_die.html http://identity20.com/media/OSCON2005/ Mejores prcticas, tips, etc. www.presentationzen.com The Visual Display of Quantitative Information Edward R. Tufte The Pyramid Principle Ira Glass on storytelling (youtube)