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Modelo de Requisitos

para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos da Justia Federal

MoReq-Jus

Verso 1

Braslia, dezembro de 2007

Equipe tcnica de elaborao do MoReq-Jus Alexandre Libonati Eduardo Csar Weber Jader Carlos Videira Juiz Federal da Seo Judiciria do Rio de Janeiro Diretor da Secretaria de Registros e Informaes Processuais Tribunal Regional Federal da 4 Regio Diretor da Diviso de Informtica dos Juizados Especiais Federais Tribunal Regional Federal da 3 Regio Chefe da Seo de Integrao com as Sees Judicirias Tribunal Regional Federal da 5 Regio Secretrio de Tecnologia da Informao do Conselho da Justia Federal Diretor da Subsecretaria de Informtica da Seo Judiciria do Rio de Janeiro Diretora da Diviso de Arquivo e Memria Institucional Tribunal Regional Federal da 1 Regio Secretria de Pesquisa e Informao Jurdicas do Conselho da Justia Federal Diretora-Geral da Seo Judiciria do Rio de Janeiro Coordenadora de Estudos e Pesquisas do Conselho da Justia Federal

Jany Rocha Wursch Lcio Melre da Silva Luis Carlos de Freitas Ndia Barbosa da Cruz Santana Neide Alves Dias De Sordi Patrcia Reis Longhi Rita Helena dos Anjos

A equipe responsvel pela elaborao do MoReq-Jus contou com o apoio de consultoria do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes (CPqD).

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Sumrio
Apresentao..........................................................................................6 1 Introduo...................................................................................... 11
1.1 1.2 1.3 1.4 Objetivos ............................................................................................................13 Utilizao ...........................................................................................................13 Organizao do MoReq-Jus...............................................................................14 Gesto de processos e documentos na Justia Federal ....................................15

Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos ..................................................... 30
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Configurao e administrao do plano de classificao no GestoDoc ............30 Classificao e metadados dos processos/dossis............................................32 Gerenciamento dos processos/dossis..............................................................33 Processos ..........................................................................................................35 Volumes: abertura, encerramento e metadados.................................................36 Manuteno de documentos institucionais no-digitais e hbridos .....................37

Captura.......................................................................................... 39
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Captura: procedimentos gerais ..........................................................................43 Captura em lote..................................................................................................47 Captura de mensagens de sistema de comunicao eletrnica .........................47 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados ...............48 Estrutura dos procedimentos de gesto .............................................................49

Armazenamento............................................................................. 51
4.1 4.2 4.3 Durabilidade.......................................................................................................52 Capacidade........................................................................................................54 Efetividade de armazenamento..........................................................................55

Preservao................................................................................... 56
5.1 5.2 5.3 Aspectos fsicos .................................................................................................58 Aspectos lgicos ................................................................................................58 Aspectos gerais..................................................................................................59

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Segurana ..................................................................................... 61
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 Cpias de segurana .........................................................................................64 Controle de acesso ............................................................................................65 Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel ...........................................................................................68 Trilha de auditoria ..............................................................................................69 Assinaturas digitais ............................................................................................71 Criptografia ........................................................................................................74 Marcas d'gua digitais........................................................................................76 Acompanhamento de transferncia....................................................................77 Autoproteo......................................................................................................78

6.10 Alterao, ocultao e excluso de documentos institucionais...........................79

Tramitao e fluxo de trabalho....................................................... 81


7.1 7.2 Controle do fluxo de trabalho .............................................................................82 Controle de verses e do status do documento..................................................84

Avaliao e destinao .................................................................. 85


8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Configurao dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos .......................................................................................................87 Aplicao dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos .......................................................................................................89 Exportao de documentos................................................................................90 Eliminao .........................................................................................................92 Avaliao e destinao de documentos institucionais no-digitais e hbridos.....93

Pesquisa, localizao e apresentao de documentos .................. 94


9.1 9.2 9.3 Recuperao de informao ..............................................................................94 Pesquisa e localizao.......................................................................................94 Apresentao: texto, imagem, som e vdeo........................................................96

10 Funes administrativas ................................................................ 99


10.1 Monitorao do sistema .....................................................................................99 10.2 Manuteno e evoluo .....................................................................................99

11 Usabilidade .................................................................................. 100 12 Interoperabilidade ........................................................................ 103


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13 Disponibilidade ............................................................................ 104 14 Desempenho e escalabilidade ..................................................... 105 15 Glossrio...................................................................................... 107 16 Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas ............................................................. 113
16.1 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos .....................................................................................................113 16.2 Legislao federal ............................................................................................113 16.3 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos Conarq ..............................114 16.4 Resolues do Conselho da Justia Federal CJF........................................115 16.5 Normas ......................................................................................................116 16.6 Referncias bibliogrficas ................................................................................116

MoReq-Jus

Apresentao
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos da Justia Federal (MoReq-Jus) foi elaborado por um grupo de trabalho interdisciplinar, tendo como referncia: O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (e-ARQ), elaborado pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). O Modelo de Requisitos para Gesto de Arquivos Eletrnicos (MoReq), desenvolvido pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo de Portugal. O MoReq portugus, por sua vez, teve como base o Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), elaborado pelo programa Intercmbio de Dados entre Administraes (IDA) da Comisso Europia. Os modelos mencionados tm como objetivos comuns fornecer requisitos para o desenvolvimento ou a avaliao de sistemas de gesto de documentos: Digitais Os metadados e os prprios documentos so inseridos no sistema. No-digitais O sistema registra apenas os metadados dos documentos. Hbridos Possibilita a gesto de documentos no-digitais e digitais. A exemplo dos modelos mencionados, a existncia de um programa de gesto de documentos na instituio um dos requisitos para a utilizao do MoReq-Jus, que se aplica aos sistemas de gesto de documentos relativos s atividades-meio e s atividades-fim da Justia Federal. Por se tratar de uma adaptao, na elaborao do MoReq-Jus, no se mencionou a fonte ou referncia do texto, em sua maioria extrado do e-ARQ ou do MoReq. A elaborao do MoReq-Jus foi uma iniciativa conjunta da Comisso Tcnica Interdisciplinar para Gesto de Documentos da Justia Federal (CT-GeD) e do Comit Gestor do Sistema de Tecnologia da Informao e Comunicao da Justia Federal (SIJUS). Representantes dessas duas comisses atuaram juntamente com um grupo de trabalho interdisciplinar, integrado por especialistas das reas de Cincia da Informao, Tecnologia da Informao e Direito, que contou, ainda com o apoio de consultoria do CPqD. O grupo de trabalho analisou os modelos e-ARQ e MoReq, comparando seus requisitos e definies com as peculiaridades dos sistemas de gesto de processos judiciais e de documentos administrativos do Conselho da Justia Federal (CJF), dos Tribunais Regionais Federais (TRFs) e das Sees Judicirias. A partir dessa anlise, criaram-se as condies necessrias para a elaborao do MoReq-Jus.

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Introduo

As caractersticas peculiares dos sistemas da Justia Federal inviabilizaram a utilizao direta do e-ARQ. Foram necessrias extenses e adaptaes que resultaram no MoReq-Jus. A necessidade de se fazer adaptaes ao e-ARQ j havia sido prevista naquele documento, no item 3 Limites da Especificao, em decorrncia da impossibilidade de o modelo abranger todos os requisitos necessrios para qualquer rgo poder criar, manter e prover acesso a documentos digitais, como tambm das exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta na adoo desse modelo. Assim, recomendou o Conarq que cada organizao considerasse as suas atividades, os documentos que produz, bem assim o contexto de produo e manuteno dos documentos e, dependendo da situao, acrescentasse requisitos especficos ou assegurasse que os requisitos listados como facultativos ou altamente desejveis pudessem ser classificados como obrigatrios. A deciso sobre a forma de adoo do e-ARQ foi, dessa forma, facultada a cada instituio. A elaborao do MoReq-Jus decorreu da necessidade do CJF de estabelecer diretrizes e polticas que orientem a aquisio ou o desenvolvimento dos sistemas para a gesto de documentos na Justia Federal, em cumprimento ao seu papel constitucional de rgo central do sistema Justia Federal, conforme preconiza a Constituio. A organizao sistmica da Justia Federal visa manter a unidade da instituio, regionalizada, com a criao dos Tribunais Regionais Federais, para melhor atender ao jurisdicionado. Sob esse enfoque, para a integrao da Justia Federal deve-se definir requisitos necessrios aos sistemas que produzem, recebem, armazenam e possibilitam o acesso e a destinao dos processos e de outros documentos em suporte digital e no-digital. Atualmente, as polticas que orientam a aquisio ou o desenvolvimento dos sistemas no mbito da Justia Federal so incipientes. O processo judicial o principal documento produzido pela Justia Federal e sua gesto realizada por diversos sistemas processuais. Em cada uma das cinco Regies em que se organiza a Justia Federal, existem, no mnimo, trs sistemas processuais: um na primeira instncia, um na segunda e outro para os Juizados Especiais Federais. A esses sistemas, somam-se vrios outros, como o das varas de execuo fiscal virtual, de pauta eletrnica, entre outros. Tambm para a gesto dos documentos e processos administrativos, diversos sistemas so utilizados com uma infinidade de denominaes e caractersticas. O estabelecimento de requisitos para sistemas de gesto de processos e documentos tornou-se mais premente com a publicao da Lei n 11.419, de 2006, que dispe sobre a informatizao do processo judicial. Com sua publicao, o Brasil tornou-se um dos primeiros pases do mundo a ter uma legislao que permite a adoo do processo eletrnico.
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Introduo

No entanto, essa norma essencialmente procedimental, e os tribunais tero de estudar a melhor maneira de se adaptar lei. O MoReq-Jus visa dar unidade a essa adaptao. Uma das medidas j em curso a adoo da infra-estrutura de chaves pblicas da ICP-Brasil, que garante a aceitao do processo eletrnico por terceiros. Em complementaridade adoo da certificao digital, outras medidas precisam ser implementadas para garantir a segurana e a preservao de longo prazo e, dessa forma, assegurar o direito informao, albergado na Constituio Federal (CF) de 1988. A CF, em seu art. 216, 2, estabelece que cabe Administrao Pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Assim, a sociedade delega Justia o dever de zelar por seus documentos e de propiciar o acesso a eles. A Lei n 8.159, de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do Poder Judicirio Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do exerccio de suas funes. O art. 3 da mencionada Lei conceitua gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que engloba a produo, a tramitao, o uso, a avaliao e o arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Dessa forma, fica evidente que os sistemas de acompanhamento processual so tambm sistemas de gesto de documentos e que a gesto do documento permeia todo o andamento processual: da distribuio do processo fase da produo do documento, passando por toda a tramitao at sua destinao final, depois da baixa definitiva. A gesto de documentos no um problema exclusivamente arquivstico. Visa garantir a guarda e o acesso aos documentos em todos os seus estgios de vida. Portanto, envolve todos os atores e unidades da instituio e precisa atender s demandas de todos. Para o cumprimento dessa atribuio, o Conselho da Justia Federal aprovou resolues que estabelecem o Programa de Gesto Documental da Justia Federal e outras que contemplam aspectos da gesto documental. Esse programa inclui a gesto de documentos administrativos e das aes judiciais transitadas em julgado e definitivamente arquivadas da instituio. A poltica de gesto de processos e documentos, para garantir a segurana dos processos e outros documentos em meio digital, precisa incluir questes

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Introduo

relativas segurana e preservao da informao, considerando as peculiaridades dos documentos em suporte digital1: Fragilidade intrnseca do armazenamento digital (degradao fsica do suporte). Rpida obsolescncia da tecnologia digital: hardware, software e formatos. Necessidade de tratamento adequado das entidades integrantes do documento digital: objeto fsico (suporte), lgico (software e formatos) e conceitual (contedo). Complexidade e custos da preservao digital. Complexidade dos controles para garantir a autenticidade, a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade desses documentos. H mais de uma dcada, os grandes institutos de pesquisas europeus e americanos vm-se preocupando com a preservao digital, em decorrncia da incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a preservao dos documentos em longo prazo. A Unesco publicou a Carta de Preservao do Patrimnio Digital um alerta sobre a possibilidade de desaparecimento do legado digital e sugere que os Estados membros adotem um conjunto de medidas para salvaguardar esse patrimnio. Essa Carta tem o objetivo de conscientizar e ampliar a discusso sobre a instabilidade do legado digital, que se encontra em perigo de perda e de falta de confiabilidade. Manifesta ainda a necessidade de se estabelecer polticas, estratgias e aes que garantam a preservao de longo prazo e o acesso contnuo aos documentos digitais. No Brasil, o Conarq, alm do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil, estabelecido pela Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007, elaborou tambm a Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital Brasileiro, bem como as resolues n 20, de 16 de julho de 2004, sobre a insero de documentos arquivsticos digitais nos programas de gesto de documentos e a n 24, de 3 de agosto de 2006, sobre transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais. A preocupao mundial decorre da possibilidade de estarmos prestes a viver uma nova Idade Mdia uma Era Negra em que muito do que sabemos agora, muito do que est codificado e escrito eletronicamente poder se perder para sempre. Alguns exemplos de perda de documentos em suporte digital, nas ltimas dcadas, justificam essa preocupao, principalmente com a confiabilidade e

1 Conselho Nacional de Arquivo. Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital, 2004. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cartapreservpatrimarqdigitalconarq2004.pdf> . Acesso em: 21 jun. 2007.

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Introduo

durabilidade das mdias digitais. Pesquisas indicam que a vida mdia de uma mdia ptica de 30 anos, mas o seu equipamento de leitura estar obsoleto em 10 anos2. Esses resultados fortalecem a necessidade do estabelecimento de uma poltica institucional para a preservao digital. Alm dos problemas relativos obsolescncia dos softwares, hardwares e da fragilidade das mdias, ainda temos a questo dos ambientes tecnolgicos da Justia Federal, em contnua alterao e crescente complexidade. Esse cenrio de incertezas se completa com a atual indisponibilidade dos arquivos de documentos e processos eletrnicos para as unidades arquivsticas, a fim de garantir a gesto e o acesso contnuo aos contedos e funcionalidades; com a no-participao de profissionais da rea de Informao no processo de gesto de processos e documentos digitais; com a falta de funcionalidades de gesto arquivstica nos sistemas processuais, de forma a evitar perda ou adulterao de documentos; com o grande nmero de sistemas em softwares proprietrios, dificultando a migrao dos documentos, por falta de acesso aos cdigos-fontes e documentao insuficiente. A definio de padres de metadados, de controles de autenticidade e integridade de mdias e de normas e procedimentos para assegurar a acessibilidade, a autenticidade e a integridade dos documentos digitais deve compor uma poltica de preservao de longo prazo desse patrimnio digital. Os processos eletrnicos dos Juizados Especiais Federais, das varas de execuo fiscal e outros documentos em formato digital j representam um grande volume de documentos, a reclamar o estabelecimento de uma poltica de gesto da informao digital. Espera-se que o MoReq-Jus venha a se constituir em uma ferramenta para promoo da padronizao na gesto da documentao digital e no-digital, de forma a garantir que o patrimnio documental da Justia Federal seja produzido e mantido de forma confivel, ntegra, autntica e acessvel. Nesse sentido, o grupo de trabalho responsvel pela elaborao do MoReqJus propor ao CJF a constituio de uma metodologia de avaliao dos sistemas informatizados implantados na Justia Federal para sua certificao quanto ao grau de aderncia ao modelo. Conselho da Justia Federal Braslia, setembro de 2007

2 INNARELLI, Humberto Celeste. Documentos digitais e sua fragilidade em relao ao suporte. In: II Simpsio Internacional de Bibliotecas Digitais. IBICT, Unicamp, 2004. Disponvel em: <http://libdigi.unicamp.br/document/?view=8397>. Acesso em: 21 jun. 2007.

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Introduo

1 Introduo
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos da Justia Federal (MoReq-Jus) estabelece condies a serem cumpridas na produo, tramitao, guarda, armazenamento, preservao, arquivamento ou no recebimento de documentos, pelos sistemas de gesto de processos e documentos digitais, no-digitais ou hbridos, a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seu acesso. O MoReq-Jus estabelece processos e requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto de Processos e Documentos (GestoDoc), independentemente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e implantado. Um GestoDoc deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos e processos digitais, no-digitais e hbridos. Para os documentos no-digitais o sistema registra apenas as referncias a esses documentos e as operaes de produo, tramitao, guarda, armazenamento, preservao, arquivamento e recebimento. No caso dos sistemas de documentos digitais, registra os documentos e as operaes mencionadas. A produo de documentos digitais levou criao de sistemas de gerenciamento de documentos. Entretanto, para assegurar que documentos digitais sejam confiveis e autnticos e que possam ser preservados com essas caractersticas, fundamental que esses sistemas incorporem os conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais. Para o bom entendimento desse Modelo de Requisitos, alguns conceitos que nortearam o trabalho foram relacionados a seguir. Outras definies operacionais foram includas no Captulo 15, Glossrio. Sistema de Informao Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provem acesso informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades da Justia Federal. Gesto de Documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente.

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Introduo

Sistema de Gesto de Documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto de processos e documentos. Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao noestruturada da Justia Federal, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao no-estruturada: mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc. O GED engloba tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, entre outras. Sistema Informatizado de (GestoDoc) Gesto de Processos e Documentos

Sistema mais abrangente que o GED, desenvolvido para produzir, gerenciar a tramitao, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambiente eletrnico. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados adquiridos ou desenvolvidos ou uma combinao desses. Envolve um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de processos e documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos documentos digitais e no-digitais ao mesmo tempo. Um GestoDoc inclui operaes como: produo do documento, controle da sua tramitao, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos digitais e no-digitais confiveis, ntegros e autnticos. No caso dos documentos digitais, um GestoDoc deve abranger todos os tipos de documentos digitais da instituio, atendendo a padronizao da plataforma tecnolgica da Justia Federal. A partir dessas definies podemos fazer as seguintes consideraes: Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes na Justia Federal, incluindo o sistema de gesto de processos judiciais e administrativos e documentos, a biblioteca, o centro de documentao, o servio de comunicao, entre outros. O GestoDoc mantm a organicidade dos documentos e a inter-relao destes com as atividades da instituio. A concepo de um GestoDoc, por ser um sistema de gesto de processos e documentos, tem de dar-se a partir da implementao de uma poltica arquivstica na instituio.

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Introduo

O ciclo de vida dos documentos refere-se s sucessivas etapas pelas quais passam: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente, devoluo s partes ou eliminao). Requisitos que caracterizam um GestoDoc: Captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos institucionais e de todos os componentes digitais do documento institucional como uma unidade complexa3. Gesto dos documentos a partir de sua classificao para manter a relao orgnica entre eles. Implementao de metadados associados aos documentos para descrever o contexto em que se inserem (jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos, documental e tecnolgico). Integrao entre documentos digitais e documentos no-digitais. Armazenamento seguro para garantir a integridade dos documentos. Avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente. Aplicao de critrios de classificao e guarda. Exportao dos documentos para transferncia e recolhimento. Instrumentos para gesto de estratgias de preservao dos documentos. As especificaes dos requisitos funcionais e no-funcionais de sistemas e dos metadados a serem implementados nos diferentes tipos de GestoDoc existentes na Justia Federal no esto includas neste documento. Sero detalhadas para cada sistema especfico.

1.1

Objetivos
O MoReq-Jus tem por objetivo fornecer especificaes tcnicas e funcionais, para orientar a aquisio, o detalhamento e o desenvolvimento de sistemas de gesto de processos e documentos no mbito da Justia Federal. Tambm tem por objetivo estabelecer critrios para certificao do grau de aderncia ao modelo.

1.2

Utilizao
O MoReq-Jus especialmente dirigido a:

3 Um documento institucional digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, por exemplo, um relatrio acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm disso, h de se considerar a relao orgnica dos documentos institucionais.

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Introduo

Potenciais usurios de um GestoDoc Na elaborao de um edital de licitao para a apresentao de propostas de fornecimento de software. Usurios de um GestoDoc Como base para auditoria ou inspeo do GestoDoc existente. Fornecedores e desenvolvedores de sistemas Como guia no desenvolvimento de um GestoDoc em conformidade com os requisitos exigidos. Profissionais e provedores de servios de gesto de documentos Com vistas a orientar a execuo desses servios a partir de uma abordagem arquivstica. Potenciais usurios de servios externos de gesto de documentos Como guia para a especificao dos servios a serem adquiridos.

1.3

Organizao do MoReq-Jus
O MoReq-Jus descreve o modelo de requisitos necessrios para o desenvolvimento de um GestoDoc. O captulo inicial apresenta a gesto de processos e documentos na Justia Federal, a poltica arquivstica e os instrumentos utilizados na gesto de processos e documentos. Os demais captulos apresentam os aspectos da funcionalidade, o glossrio e as referncias normativas e bibliogrficas. Os aspectos da funcionalidade esto divididos em: Organizao dos documentos (plano de classificao) Captura Armazenamento Preservao Segurana Tramitao Destinao Recuperao da informao Funes administrativas Usabilidade Interoperabilidade Disponibilidade Desempenho Cada captulo compreende um texto preliminar que apresenta o assunto e a relao dos requisitos correspondentes ao captulo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a classificao dos nveis de obrigatoriedade.

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Introduo

Nveis dos requisitos Os requisitos foram classificados em obrigatrios e desejveis de acordo com o grau de exigncia para que o GestoDoc desempenhe suas funes. Cada requisito numerado classificado como: O (Obrigatrio) O requisito imprescindvel. D (Desejvel) Podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para se ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente examinada antes da escolha de uma proposta diferente. Com relao aos requisitos considerados desejveis, deve ser observado que uma implementao que no inclui determinado item desejvel deve estar preparada para interoperar com outra que o inclui, mesmo com o noatendimento pleno da funcionalidade. De forma inversa, uma implementao que inclui um item desejvel deve estar preparada para interoperar com outra implementao que no o inclui.

1.4

Gesto de processos e documentos na Justia Federal


O processo de informatizao da Justia Federal, iniciado na dcada de 80, foi sensivelmente acelerado a partir de 2002, com a implantao dos Juizados Especiais Federais, determinada pela Lei n 10.259, de 2001. Essa Lei trouxe flexibilidades processuais que possibilitaram a mudana de suportes de registro das informaes. Os documentos gerados no decorrer das atividades da Justia Federal, at ento em meio no-digital, passam a ser registrados tambm em formato digital. Essas mudanas decorreram das caractersticas do documento digital, que deixa de ser apenas entidade fsica e torna-se tambm entidade lgica, e conceitual, trazendo a necessidade de adequao nas polticas de segurana e de preservao de documentos da instituio. Os documentos digitais e as alteraes na legislao processual trouxeram uma srie de vantagens na produo, transmisso, armazenamento e acesso aos documentos, mas, por sua vez, provocaram novos desafios. A facilidade de acesso pode acarretar intervenes no-autorizadas, adulterao ou perda dos documentos. Tambm os sistemas de gerenciamento passam a ser utilizados para os documentos no-digitais e digitais. Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da Justia Federal, independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises.

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Introduo

Para conferir essa capacidade, os documentos precisam ser confiveis, autnticos, acessveis, compreensveis e preservveis, o que s possvel com a implantao de um programa de gesto de processos e documentos. Os documentos institucionais, segundo a Teoria das Trs Idades, quanto ao seu ciclo de vida, so classificados em correntes, intermedirios e permanentes. As operaes tcnicas cujos requisitos esto relacionados no MoReq-Jus destinam-se gesto dos documentos em todas as fases de seu ciclo de vida, visando eficcia administrativa com relao recuperao da informao disponvel, tomada de decises e ao cumprimento da misso institucional da Justia Federal.

1.4.1 Definio da poltica arquivstica


O Programa de Gesto de Documentos da Justia Federal (JusArq), institudo pela Resoluo CJF n 217, de 1999, define o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que compreendem a gesto de documentos na instituio. As principais caractersticas so apresentadas a seguir: Estabelece as unidades arquivsticas como responsveis pela avaliao documental, organizao do acervo arquivstico da instituio e pelo acesso aos documentos sob sua guarda, entre outras aes do Programa de Gesto de Documentos. Classifica os documentos da administrao judiciria, para fins de arquivamento, em correntes, intermedirios e permanentes. Institui o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade da Documentao da Administrao Judiciria Federal (PCTT), que delimita o conjunto de documentos permanentes, de valor histrico, probatrio e informativo, a serem definitivamente preservados. Estabelece o conceito de documentos essenciais, que devem ser encaminhados para guarda permanente nas unidades de arquivo imediatamente aps sua produo, e a integrao entre o sistema de protocolo e controle de tramitao dos documentos administrativos e judiciais e a unidade de arquivo. Promove a constituio de comisses e grupos permanentes de avaliao documental. Estabelece que a guarda do documento, independentemente do suporte fsico (papel ou eletrnico), deve garantir sua autoria, integridade e tempestividade. Define os assuntos, as classes processuais e os prazos de guarda, com base na natureza do provimento jurisdicional. Faculta ao magistrado a formulao de proposta fundamentada de guarda definitiva de processo em que atue.

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Determina que a eliminao de processos judiciais transitados em julgado deve ser precedida por publicao de Edital de Eliminao, e autoriza s partes interessadas nos processos a serem eliminados a requisio dos autos para guarda particular. Determina a observncia aos critrios de preservao ambiental, preferencialmente por meio da reciclagem dos documentos a serem descartados. Instituiu a responsabilidade da Comisso Tcnica Interdisciplinar para Gesto de Documentos da Justia Federal pela coordenao do Programa de Gesto de Documentos da Justia Federal e pela atualizao dos seus instrumentos. Define os documentos de guarda permanente, que devem ser recolhidos, imediatamente aps sua publicao, s unidades arquivsticas, os responsveis por sua gesto e estabelece a preservao de amostras representativas do universo dos julgados.

1.4.2 Instrumentos utilizados na gesto de processos e documentos


Os instrumentos sistematizam a gesto dos documentos produzidos e recebidos pela Justia Federal no exerccio de suas atividades, com vistas a uniformizar o tratamento da documentao, agilizando a recuperao da informao. Gesto de documentos e processos administrativos da Justia Federal O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade da Documentao da Administrao Judiciria Federal (PCTT) determinam a temporalidade e a destinao dos documentos da administrao judiciria, como: pautas de julgamento, livros de sentenas, alvars, mandados de intimao e previstos na Lei n 5.010, de 1966. O PCTT foi aprovado pela Resoluo CJF n 217, de 1999, e complementado pela Resoluo CJF n 393, de 2004. Com base no PCTT, um GestoDoc deve automatizar a informao e emitir relatrios peridicos dos documentos que devero ser transferidos ao arquivo permanente ou eliminados. Gesto de processos judiciais A classificao por assunto dos processos judiciais feita com base na Tabela nica de Assuntos da Justia Federal (TUA), aprovada pela Resoluo CJF n 317, de 2003. A TUA utilizada na classificao da petio inicial, organizada por ramos do Direito e estruturada em trs ou quatro nveis. O pedido, com as suas especificaes e os seus fundamentos jurdicos, analisado para definir os assuntos a serem registrados. Alm de possibilitar a gesto dos documentos e processos judiciais, a TUA tem como objetivos:

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Introduo

Facilitar a recuperao e maximizar o uso da informao processual, atingindo nveis crescentes de acessibilidade para usurios internos e externos. Melhorar a compreenso do andamento processual pelo jurisdicionado. Aprimorar o controle de preveno e a distribuio processual por competncias em razo da matria. Possibilitar o aproveitamento, nas instncias superiores, das informaes processuais inseridas nos sistemas de 1 Instncia. Padronizar nacionalmente o cadastramento das matrias e aes discutidas nos processos. Facilitar o intercmbio da informao entre sistemas e bases de dados, possibilitando uma integrao mais abrangente para a implantao de sistemas de mbito nacional, que contribuiro para a celeridade processual. Atingir maior uniformidade no tratamento da informao, visando gerao de anlises estatsticas confiveis para comparao do desempenho entre as instituies. Racionalizar o fluxo do processo. A classificao segundo os procedimentos previstos na legislao processual realizada de acordo com a Tabela nica de Classes da Justia Federal (TUC), instituda pela Resoluo CJF n 328, de 2003. A poltica de gesto das aes judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justia Federal estabelece a temporalidade e a destinao dos autos findos. Os critrios legais de temporalidade so estabelecidos com base na natureza do provimento jurisdicional demandado e o efetivamente obtido para maior segurana na atribuio dos prazos legais. Tambm garante a preservao de conjuntos amostrais semelhantes nos diversos acervos da Justia Federal. Essa poltica de gesto foi aprovada pelas Resolues CJF ns. 359 e 393, de 2004.

1.4.3 Manual de gesto de documentos


O Programa de Gesto de Documentos da Justia Federal est consolidado em dois manuais. O Manual de Procedimentos do Programa de Gesto Documental da Justia Federal4 e o Manual de Gesto de Autos Findos5. Esses instrumentos so utilizados em treinamentos realizados pelo Centro de Estudos Judicirios para a formao de multiplicadores em Gesto

4 Manual de Procedimentos do Programa de Gesto Documental da Justia Federal, CJF, Braslia, 2001. 59 p. Disponvel em: <http://www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental/documentos/MANUAL%20DE%20PROCEDIMENTOS.pdf>. Acesso em: 29 abr. 2007. 5 Manual de Gesto de Autos Findos do Programa de Gesto Documental da Justia Federal. Braslia, 2005. 36 p. Disponvel em: <http://daleth.cjf.gov.br/Download/Manual%20Gesto%20Documental_21.doc>. Acesso em: 29 abr. 2007.

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Introduo

Documental. Os manuais descrevem a poltica de gesto e as rotinas para a implantao do Programa.

1.4.4 Vocabulrio controlado e Tesauro


As unidades de arquivo, bibliotecas e rgos de jurisprudncia da Justia Federal utilizam, no processo de indexao de documentos, o Tesauro Jurdico da Justia Federal, elaborado pelo Centro de Estudos Judicirios do Conselho da Justia Federal. O Tesauro Jurdico da Justia Federal inclui a terminologia do Direito nas reas de competncia da Justia Federal. As categorias e subcategorias dessa obra correspondem s classificaes e divises dos textos legais pertinentes, com a adoo da terminologia usualmente empregada pelos magistrados, selecionada dos acrdos includos nas bases de dados de jurisprudncia dos Tribunais Regionais Federais. A consulta ao Tesauro Jurdico da Justia Federal est disponvel em: <http://daleth.cjf.gov.br/sd4cgi/om_isapi.dll?clientID=107038&infobase=thesau rus&softpage=Browse_Frame_Pg>. A pgina do Programa de Gesto Documental no Portal da Justia Federal apresenta os manuais, as normas e os instrumentos mencionados para a orientao aos servidores envolvidos no processo de gesto de documentos e processos administrativos e judiciais. Est disponvel em: <http://www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental/index.html>.

1.4.5 Designao de responsabilidades


A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto de processos e documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto. As responsabilidades devem ser distribudas a todos os magistrados e servidores de acordo com a funo e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias: Colegiado do Conselho da Justia Federal autoridade mxima responsvel pela aprovao dos requisitos estabelecidos neste documento, pela Poltica de Segurana da Informao e pelo Programa de Gesto de Documentos. Presidentes dos TRFs, corregedores, diretores de foro e magistrados reais responsveis pela viabilidade da poltica e normas aprovadas pelo Colegiado. Caber a eles apoiar integralmente a implantao dos requisitos estabelecidos neste documento e da poltica de gesto, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto de processos e documentos.

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Introduo

Comit Gestor do Sistema de Tecnologia da Informao e Comunicao da Justia Federal (SIJUS) tem como competncia, nos termos da Resoluo CJF n. 380, de 2004, elaborar, submeter ao Colegiado do CJF, acompanhar e avaliar a implantao da poltica de Tecnologia da Informao e Comunicao da Justia Federal, de forma a garantir a uniformidade, a compatibilidade e a integrao dos dados e solues e a uniformizao dos procedimentos e processos judiciais ou administrativos em nvel nacional. Comisso Tcnica Interdisciplinar para Gesto de Documentos da Justia Federal conforme estabelecem as Resolues CJF n. 217, de 1999, e n. 359, de 2004, cabe-lhe a coordenao do Programa e a proposio de normas, manuais, instrumentos e treinamentos de servidores para a sua implantao. Comisses Permanentes de Avaliao Documental nos Tribunais Regionais Federais e Grupos Permanentes de Avaliao de Documentos nas Sees Judicirias institudas pelos arts. 4 e 5 da Resoluo CJF n. 217, de 1999, tm a competncia de aplicar os procedimentos do Programa de Gesto Documental; proceder avaliao casustica dos processos definidos como passveis de eliminao, com vistas a selecionar aqueles que, pela sua peculiaridade, devem ser preservados permanentemente; e analisar propostas de guarda definitiva de documentos feitas por magistrados bem como pronunciar-se acerca do seu acolhimento. Profissionais de arquivo responsveis pela implantao do programa de gesto documental e pela avaliao e controle dos trabalhos executados no mbito de suas instituies. Alm disso, o profissional de arquivo responsvel tambm pela disseminao das tcnicas e cultura arquivsticas. Gerentes de unidades organizacionais ou grupos de trabalho responsveis por garantir que os membros de sua equipe produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto de processos e documentos. Usurios responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos documentos institucionais em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto. Aquele que identificvel, habilitado a interagir com o sistema. Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao responsveis pelo projeto, desenvolvimento e manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos digitais e no-digitais so gerados e usados, e pela operacionalizao dos sistemas de computao e de comunicao.

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Introduo

1.4.6 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto de processos e documentos


O programa de gesto de processos e documentos ter de atender a uma srie de exigncias, tanto em relao ao documento institucional como ao seu prprio funcionamento. O documento institucional deve: Refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou implementado; Conter os metadados necessrios para documentar a ao. Servir de suporte s atividades. Revelar as atividades realizadas. O programa de gesto de processos e documentos deve: Contemplar o ciclo de vida dos documentos. Garantir a acessibilidade aos documentos. Manter os documentos em ambiente seguro. Reter os documentos somente pelo perodo estabelecido nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Implementar estratgias de preservao dos documentos desde sua produo e pelo tempo que houver sido definido; e Garantir as qualidades de um documento institucional: organicidade, unicidade, confiabilidade, integridade, autenticidade, no-repdio, tempestividade e confidencialidade. A cada uma das mencionadas qualidades do documento institucional, corresponde novo conjunto de exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme especificado a seguir: Organicidade O documento institucional caracteriza-se por sua contextualizao, que reflete suas funes e atividades. Os documentos institucionais apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas, com o registro da seqncia das atividades realizadas por meio da aplicao dos critrios de classificao. Unicidade O documento nico no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre nico. A fim de evitar duplicao dos documentos, permite-se a utilizao de referncias lgicas para a individualizao dos documentos digitais. Nessa hiptese, deve ser garantida a localizao nica do documento. Confiabilidade O documento dotado de todos os elementos exigidos pela organizao e pelo sistema jurdico-administrativo a que pertence, de forma a produzir conseqncias no mundo administrativo e jurdico. criado por usurio autorizado, e todos os seus procedimentos de criao

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Introduo

foram bem controlados. Pode-se garantir de forma indubitvel a autoria do documento e que este no foi alterado. Os documentos digitais devero ser assinados eletronicamente, conforme legislao vigente. Integridade O documento institucional deve ter a garantia de que se encontra completo e que no sofreu nenhum tipo de corrupo ou alterao no-autorizada nem documentada. O programa de gesto documental deve definir estratgias de armazenamento e preservao e regras para a transmisso dos documentos. Autenticidade O documento institucional autntico aquele que o que diz ser, independentemente se de tratar de original ou cpia. O documento autntico deve manter a mesma forma do momento de sua produo e ter a garantia de sua autoria. O programa de gesto documental deve implementar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, a manuteno, a avaliao, a destinao e a preservao dos documentos, impedindo-os de sofrerem qualquer alterao, excluso ou ocultao indevidas. No-repdio O documento institucional deve ter garantida a sua autoria, evitando-se que haja qualquer dvida quanto ao produtor do documento. O programa de gesto documental deve garantir a identificao do autor do documento, que dever ser realizada por meio de identificao nica e unvoca do autor. Tempestividade O documento institucional deve ter garantida a hora legal do momento de sua produo, alterao e registros dos eventos de sua tramitao. O programa de gesto documental deve possuir um mecanismo de protocolo para os documentos. No caso do documento digital, dever ser prevista a utilizao de uma Autoridade de Tempo com data e hora sincronizada com o Observatrio Nacional e peridica auditagem pelo mesmo, conforme legislao vigente. Confidencialidade O documento institucional s poder ser acessado e manipulado por pessoas ou unidades previamente autorizadas. O programa de gesto documental deve definir estratgias de armazenamento e preservao, bem como regras para a transmisso dos documentos. Os mecanismos de assinatura e preservao do documento devero respeitar a legislao vigente, de modo a ter garantida sua identificao e permitir-lhe o acesso.

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1.4.7 Metodologia do programa de gesto


A metodologia de planejamento e implantao de um programa de gesto de processos e documentos estabelece oito passos, no necessariamente seqenciais, podendo ser desenvolvidos em diferentes estgios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades da instituio. A metodologia prev ainda ciclos de aplicao, e as tarefas previstas do passo c ao passo h devem ser realizadas periodicamente. importante destacar que este programa de gesto no se restringe a documentos digitais. necessrio prever a manuteno de documentos em outros suportes, como papel, fitas de vdeo ou de udio, etc. H de se considerar, portanto, o carter hbrido dos documentos a serem geridos e a necessidade de preservao da integridade e da usabilidade dos documentos digitais e no-digitais. Os oito passos referidos so: a. Levantamento preliminar Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislao, regimento e regulamentos. O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a estrutura organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual a instituio opera, de forma a poder-se identificar as exigncias para produzir e manter documentos. Esta etapa de levantamento, j realizada na Justia Federal, fundamental para a definio de quais documentos devem ser produzidos e capturados, de acordo com as normas estabelecidas no programa de gesto documental. b. Anlise das funes, documentos produzidos das atividades desenvolvidas e dos

Consiste em identificar, documentar e classificar cada funo e atividade, bem como identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos. O objetivo desenvolver um modelo conceitual sobre o que a instituio faz e como faz, demonstrando como os processos e documentos se relacionam com a misso e as atividades. Na Justia Federal, o levantamento da produo documental subsidiou a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento, acesso e destinao dos documentos. Com a ampliao da produo de documentos digitais, desejvel que o levantamento seja atualizado. Essa definio particularmente importante em ambientes digitais, em que os documentos s podero ser capturados e mantidos se o sistema tiver sido projetado para tal. Os produtos resultantes deste passo devem incluir:

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Introduo

Esquema de classificao das funes e atividades. Mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais documentos so produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas. A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de gesto de documentos, que devem incluir: Critrios de classificao produzidos e recebidos. para contextualizar os documentos

Instrumentos de classificao, temporalidade e destinao para estabelecer os prazos de guarda e as aes de destinao dos documentos. Tesauro e vocabulrio controlado para documentos de uma atividade especfica. identificar e indexar

c. Identificao das exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que melhor satisfaa cada atividade desempenhada e definir quem est autorizado a produzir cada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas, a necessidade de se manter documentos em suporte digital e no-digital concomitantemente e ainda os riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em um tipo de documento. O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos realmente necessrios sejam produzidos, que sua produo seja obrigatria e que o seja de forma completa e correta. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: Lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e a manuteno de documentos. Relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento. Documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e a manuteno de documentos, especificando que documentos devem ser produzidos, a forma documental que devem apresentar e a relao dos nveis de permisso de acesso. Na Justia Federal, a produo de documentos processuais definida pelos Cdigos Processuais e Provimentos das Corregedorias. Os documentos administrativos a serem produzidos foram definidos pelo PCTT.

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Introduo

d. Avaliao dos sistemas existentes Consiste em identificar e avaliar o sistema de gesto de processos e documentos, bem como outros sistemas de informao e comunicao existentes. O objetivo deste passo identificar as lacunas entre as exigncias para a produo e manuteno de processos e documentos e o desempenho do sistema de gesto de processos e documentos, bem como dos sistemas de informao e comunicao existentes. Isso fornecer a base para o desenvolvimento de novos sistemas ou alteraes nos sistemas vigentes de forma a atender s exigncias, identificadas e acordadas nos passos anteriores. Os produtos resultantes deste passo podem ser: Inventrio do sistema de gesto de processos e documentos, bem como dos demais sistemas de informao e comunicao existentes. Relatrio sobre o sistema de gesto de processos e documentos e sistemas de informao existentes, avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos. Relatrio sobre a avaliao da integrao entre os documentos digitais e os no-digitais constantes de um dossi hbrido. e. Identificao das estratgias para satisfazer as exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos. O objetivo deste passo avaliar o potencial de cada estratgia para alcanar o resultado desejado e o risco, em caso de falha. A escolha das estratgias deve considerar: A natureza da instituio, incluindo sua misso e histria. Os tipos de atividades desenvolvidas. A forma como as atividades so conduzidas. O ambiente tecnolgico existente. As tendncias tecnolgicas. A cultura institucional e A incluso das funcionalidades do sistema anterior. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: Lista das estratgias selecionadas para satisfazer as exigncias para a produo de documentos.

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Introduo

Documento a ser encaminhado administrao, recomendando a elaborao de um projeto de gesto de documentos e relacionando as estratgias a serem adotadas, com as devidas justificativas. f. Projeto e implementao do sistema de gesto de processos e documentos Consiste em projetar um sistema de gesto que incorpore as estratgias selecionadas no passo anterior, que atenda s exigncias identificadas e documentadas no passo c e que corrija quaisquer deficincias identificadas no passo d, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes, implementando-os e integrandoos ao sistema de gesto de processos e documentos. O projeto de um sistema de gesto de processos e documentos visa: Projetar mudanas ou adaptaes para sistemas, nos processos e prticas correntes. Determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a gesto dos processos e documentos na instituio. Adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, o quanto possvel, um plano estratgico de evoluo para minimizar os efeitos da obsolescncia tecnolgica. Para alcanar esses objetivos, o projeto e a implementao de um sistema de gesto de processos e documentos devem ter como base uma metodologia de desenvolvimento de sistemas que inclua: Organizao dos processos envolvidos. Especificaes detalhadas dos componentes tecnolgicos, como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, evolutivo e expansvel. Uma metodologia de especificao de requisitos do software deve ser adotada para representar as diferentes vises do sistema, como, por exemplo, casos de uso. Metodologia de gesto de projetos, envolvendo planejamento: o das atividades (escopo), incluindo as responsabilidades (recursos humanos) e o cronograma (tempo). dos custos. das aquisies. dos riscos. da integrao. da qualidade. da comunicao.

o o o o o o

Plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia. Metodologia e procedimentos de auditoria.

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Introduo

Design do software, com diagramas representando a arquitetura e os componentes do sistema, a integrao e a interoperabilidade entre os sistemas. Implementao dos componentes de software, pela construo e aquisio. Documentao tcnica do sistema voltada a usurios. Testes do sistema. Plano de implantao do sistema, inclusive com previso de treinamento de pessoal. Detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano estratgico de evoluo e com as mudanas na tecnologia e no mercado. g. Implantao do sistema de gesto de processos e documentos Consiste em colocar em produo o objeto do projeto e da implementao por meio de: Procedimentos de carga de dados, converso de dados e migrao de sistemas. Homologao do sistema, mediante sua validao por parte dos usurios e da rea de tecnologia de informao (TI), para autorizar a operao do sistema no ambiente de produo. Projeto piloto entrada em produo do sistema em uma rea de abrangncia menor. Dimensionamento de ambiente computacional (hardware, software e comunicao de dados) para dar suporte ao sistema de gesto de processos e documentos. Instalao dos componentes. Parametrizao especficas. do sistema para adapt-lo a necessidades

Treinamento de pessoal. Operao assistida. Integrao do sistema com os procedimentos e os demais sistemas de informao e comunicao existentes. Suporte e manuteno do sistema. A implantao de um sistema de gesto de processos e documentos um empreendimento complexo. Ela deve ser planejada de modo a minimizar a necessidade de interrupes das atividades na instituio. O processo de implantao dever contar com documentao prvia, detalhando os passos previstos, bem como gerar relatrios das aes realizadas e de problemas encontrados. Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

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Introduo

Regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos por meio de normas e manuais. Material de treinamento. Documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas. Relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema. h. Monitoramento e ajustes Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema de gesto de processos e documentos. O desempenho medido ao avaliar se os documentos so produzidos e organizados de acordo com as necessidades da instituio e se esto relacionados apropriadamente aos processos dos quais fazem parte. O objetivo deste passo medir o desempenho do sistema, detectar possveis deficincias e fazer os ajustes necessrios. Este passo envolve: Planejamento e aplicao de testes de avaliao de desempenho. Entrevistas com a administrao, equipe e outros parceiros. Aplicao de questionrios para medir o desempenho do sistema. Observao, anlise, avaliao da correo e informaes e dos procedimentos implementados. auditoria das

A anlise de informaes quantitativas providas pelo monitoramento tem por objetivo a avaliao concreta dos benefcios da automao trazida pelo sistema. Outro objetivo importante do monitoramento constante a minimizao de riscos nas atividades do programa de gesto. Constataes de insuficincia de desempenho do sistema, em face da demanda das informaes gerenciadas, podero indicar a necessidade de incremento no hardware (upgrades), reconfiguraes no ambiente do sistema e evoluo do software, na forma de verses otimizadas. Os produtos resultantes deste passo podem incluir: Desenvolvimento e aplicao de uma metodologia para avaliar objetivamente o sistema de gesto de processos e documentos. Documentao do desempenho desse sistema. Relatrio para a administrao com concluses e recomendaes.

1.4.8 Suspenso ou extino do GestoDoc


Quando um GestoDoc suspenso ou extinto, ele deve tonar-se acessvel para consulta, e novos documentos no devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, podero ser removidos de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas.

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Introduo

O processo de suspenso ou extino do GestoDoc deve ser documentado, incluindo planos de converso ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero necessrias verificao de autenticidade, integridade e manuteno da acessibilidade dos documentos contidos no sistema suspenso ou extinto.

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2 Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos


Os documentos institucionais podem ser agregados em processos/dossis, de forma estruturada. Essa estrutura reflete as funes e atividades da organizao, representadas no plano de classificao. A Justia Federal organiza seus documentos institucionais em documentos e processos: judiciais e administrativos. O plano de classificao dos processos judiciais concretiza-se por meio da TUC e da TUA. J os documentos administrativos so classificados pelo PCTT, incluindo os da atividade administrativa forense.

2.1

Configurao e administrao do plano de classificao no GestoDoc


Os requisitos desta seo referem-se s funcionalidades do sistema para apoiar a configurao do plano de classificao dentro do GestoDoc como desenhar um plano de classificao em um GestoDoc.

R EF . RPC2.1.1 RPC2.1.2

REQUISIT O Incluir e ser compatvel com os instrumentos de classificao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Garantir a criao de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos nveis do plano de classificao de acordo com o mtodo de codificao adotado. Permitir a usurios autorizados o acrscimo de novas classes de acordo com as alteraes do sistema de classificao de documentos e processos da Justia Federal. Registrar as datas de: abertura de uma nova classe, reclassificao, movimentao e modificao da classe no respectivo metadado. Registrar a mudana de nome de uma classe j existente no respectivo metadado.

OBRIG. O O

RPC2.1.3

RPC2.1.4

RPC2.1.5

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Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.1.6

REQUISIT O Permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluindo as subclasses, grupo, subgrupos e os documentos ali classificados, para um outro ponto do plano de classificao. Nesse caso, necessrio fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificao. Permitir que o gestor do sistema torne inativa e inacessvel aos demais usurios uma classe em que no sero mais classificados documentos. Impedir a eliminao de uma classe ativa ou inativa. Permitir a associao de metadados s classes e restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuio de identificadores s classes do plano de classificao, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicao: Atribuio de um cdigo numrico ou alfanumrico. Atribuio de um termo que identifique cada classe.

OBRIG. O

RPC2.1.7

RPC2.1.8 RPC2.1.9

O O

RPC2.1.10

RPC2.1.11

Prever atributos associados aos instrumentos de classificao e indexao de assunto de modo a no permitir classificaes genricas. Com exceo do usurio autorizado, em algumas classes no permitido incluir documentos. Nesses casos os documentos devem ser classificados apenas nos nveis subordinados. Na TUA os processos devem ser classificados nos nveis 3 ou 4 e quando se tratar de assunto novo os usurios autorizados, apenas provisoriamente, podem utilizar o nvel 2. No PCTT nenhum documento/processo administrativo pode ser classificado no Assunto Principal (primeiro nvel). Em caso de assunto no existente, utilizar o assunto secundrio hierrquico.

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Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.1.12

REQUISIT O Utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente quela classe. TUA: 01.14.05.02 Habilitao, Registro Cadastral e Julgamento da Licitao Licitaes Licitaes e Contratos Administrativo. PCTT: 23.405.01-A Requisio de servidor (solicitao, prorrogao, etc.) Requisio de pessoal. Cesso Movimentao de pessoal Quadros, tabelas e poltica de pessoal Administrao e desenvolvimento de pessoas.

OBRIG. O

RPC2.1.13 RPC2.1.14 RPC2.1.15

Assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam nicos no plano de classificao. Importar e exportar total ou parcialmente um plano de classificao. Prover funcionalidades com vistas elaborao de relatrios para apoiar a gesto do plano de classificao, incluindo a capacidade de gerar relatrio: Completo do plano de classificao. Parcial do plano de classificao a partir de um ponto determinado na hierarquia. Dos documentos ou processos/dossis classificados em uma ou mais classes do plano de classificao. De documentos classificados por unidade administrativa.

O D O

2.2

Classificao e metadados dos processos/dossis


Os requisitos desta seo referem-se formao e classificao de processos/dossis e associao de metadados.

R EF . RPC2.2.1

REQUISITO Permitir a classificao dos processos/dossis somente nas classes autorizadas. Ver RPC2.1.11

OBRIG. O

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Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.2.2 RPC2.2.3 RPC2.2.4

REQUISITO Permitir a classificao de um nmero ilimitado de processos/dossis dentro de uma classe. Utilizar o termo completo da classe para identificar um processo/dossi, tal como especificado em RPC2.1.12. Permitir a associao de metadados aos processos/dossis e restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Associar os metadados dos processos/dossis conforme estabelecido nos elementos de metadados. Permitir que um novo processo/dossi herde, da classe na qual foi classificado, determinados metadados predefinidos. Exemplos desta herana so: temporalidade prevista e restrio de acesso.

OBRIG. O O O

RPC2.2.5 RPC2.2.6

O O

RPC2.2.7

Relacionar os metadados herdados de forma que uma alterao no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada ao processo/dossi que herdou esse metadado. Permitir a alterao conjunta de um determinado metadado em um grupo de processos/dossis previamente selecionado.

RPC2.2.8

2.3

Gerenciamento dos processos/dossis


Os requisitos desta seo referem-se ao gerenciamento dos documentos institucionais no que diz respeito a controles de abertura e encerramento de processos/dossis e seus respectivos volumes e incluso de novos documentos nesses processos/dossis e respectivos volumes, bem como procedimentos de reclassificao.

R EF . RPC2.3.1

REQUISITO Registrar automaticamente a data de abertura e de encerramento ou baixa do processo/dossi. Essas datas so parmetros para aplicao dos prazos de guarda e destinao do processo/dossi.

OBRIG. O

RPC2.3.2

Permitir que um processo/dossi seja encerrado, reaberto ou baixado mediante procedimentos regulamentares.

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Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.3.3

REQUISITO Permitir que um processo/dossi e seus respectivos volumes e documentos sejam reclassificados por um usurio autorizado e que todos os documentos j inseridos permaneam nos processos/dossis e volumes que esto sendo reclassificados, de modo a conservar a relao entre os documentos, volumes e processos/dossis. Manter o registro de suas posies anteriores reclassificao, quando um processo/dossi reclassificado, de forma a obter-se um histrico. Permitir que o usurio autorizado introduza as razes para a reclassificao, quando um processo/dossi ou documento reclassificado. Permitir a gerao de referncias cruzadas para processos/dossis afins. Registrar mltiplas entradas para um documento digital em mais de um processo/dossi. Impedir a eliminao de um processo/dossi digital ou de qualquer parte de seu contedo em qualquer momento, exceto quando se tratar de eliminao definitiva, consoante os critrios de classificao e guarda. A eliminao ser devidamente registrada em trilha de auditoria.

OBRIG. O

RPC2.3.4

RPC2.3.5

RPC2.3.6 RPC2.3.7 RPC2.3.8

O O O

RPC2.3.9

Impedir o acrscimo de novos documentos a processos/dossis j encerrados. Para receber novos documentos, os processos/dossis encerrados devero ser reabertos.

RPC2.3.10 RPC2.3.11

Permitir a consulta aos processos/dossis j encerrados. Garantir a integridade da relao hierrquica entre classe, processo/dossi, volume e documento em todos os momentos, independentemente de atividades de manuteno, aes do usurio ou falha de componentes do sistema. Em hiptese alguma poder ocorrer uma situao em que qualquer ao do usurio ou falha do sistema d origem a uma inconsistncia na base de dados do GestoDoc.

O O

RPC2.3.12

Oferecer ferramentas para a realizao de operaes em lote, tais como: abertura e encerramento de processos/dossis e seus respectivos volumes, reclassificao, citao/intimao, sentena/deciso/despacho, etc.

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Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

2.4

Processos
A formao e manuteno de processos na Justia Federal apresentam regras especficas que os diferenciam dos dossis. O dossi entendido como um conjunto de documentos relacionados entre si, tratados como uma unidade, e agregados por se reportarem a um mesmo assunto (ex.: dossi de evento de capacitao). O processo diferencia-se do dossi, basicamente, por ser constitudo de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial. O detalhamento dessas regras est previsto em legislao e demais normas especficas, que devero ser respeitadas pelos rgos, de acordo com seu mbito de atuao.

R EF . RPC2.4.1 RPC2.4.2

REQUISITO Prever a formao/autuao de processos conforme estabelecido nas leis e regulamentaes vigentes. Prever que as peas integrantes do processo recebam paginao contextualizada de acordo com cada processo relacionado. Uma mesma contestao juntada a vrios processos tem numerao diferente de acordo com a numerao de cada processo.

OBRIG. O O

RPC2.4.3

Prever procedimentos para reunio de processos por apensao. Nos processos judiciais, a apensao ocorre por determinao legal ou judicial e nos administrativos, por determinao da autoridade competente. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Quando se tratar de processo judicial, deve-se lanar o evento 05 da TUMP (apensado o processo) e seu complemento obrigatrio (nmero do processo).

RPC2.4.4

Prever procedimentos para desapensao. Nos processos judiciais, via de regra, a desapensao ocorre por deciso judicial e nos administrativos, por determinao da autoridade competente. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Quando se tratar de processo judicial, deve-se lanar o evento 06 da TUMP (desapensado o processo) e seu complemento obrigatrio (nmero do processo).

MoReq-Jus

35

Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.4.5

REQUISITO Prever procedimentos para desentranhamento de peas dos processos judiciais em ateno deciso judicial ou segundo a legislao especfica, e dos administrativos, por determinao da autoridade competente. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo. Quando se tratar de processo judicial, deve-se lanar o evento/atributo 15.01 da TUMP (cancelamento de juntada desentranhamento) e seu complemento obrigatrio (especificar documento).

OBRIG. O

RPC2.4.6

Prever procedimentos para desmembramento de um processo judicial ou administrativo em dois ou mais processos. Nos processos judiciais, sempre ocorre por deciso judicial, como no exemplo do art. 46, pargrafo nico, do CPC ou do art. 80, CPP. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo.

RPC2.4.7

Prever procedimentos para a anexao de documentos organizados em volumes prprios a um determinado processo. Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do processo.

2.5

Volumes: abertura, encerramento e metadados


Em alguns casos os processos/dossis so compartimentados em volumes ou partes, de acordo com convenes predeterminadas. Essa diviso no est baseada no contedo intelectual dos processos/dossis, mas em outros critrios, como a dimenso, o nmero de documentos, perodos de tempo etc. Essa prtica tem como objetivo facilitar o gerenciamento fsico dos processos/dossis. Os requisitos desta seo referem-se utilizao de volumes para subdividir processos/dossis.

R EF . RPC2.5.1 RPC2.5.2

REQUISITO Gerenciar volumes para subdividir processos/dossis, distinguindo entre processos/dossis e volumes. Permitir a associao de metadados aos volumes e restringir a incluso e a alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados.

OBRIG. O O

MoReq-Jus

36

Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.5.3

REQUISITO Permitir que um volume herde automaticamente do processo/dossi ao qual pertence determinados metadados predefinidos. Por exemplo: volume juntado em processo sigiloso tambm sigiloso.

OBRIG. O

RPC2.5.4 RPC2.5.5

Permitir a abertura de volumes a qualquer processo/dossi que no esteja encerrado. Assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado, registrando a data de encerramento. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto; todos os outros volumes existentes nesse processo/dossi tm de estar fechados.

O O

RPC2.5.6 RPC2.5.7

Impedir a reabertura de um volume j encerrado para acrscimo de documentos. Assegurar que um volume somente conter documentos. No permitido que contenha outro volume ou um outro processo/dossi. Permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares.

O O

RPC2.5.8

2.6

Manuteno de documentos institucionais nodigitais e hbridos


A Justia Federal possui documentos e processos digitais e no-digitais. Esses ltimos podem estar registrados em papel ou outros suportes, tais como fitas de vdeo, de udio etc. Um GestoDoc deve registrar os documentos ou processos/dossis no-digitais e digitais utilizando o mesmo plano de classificao e deve ainda possibilitar a gesto de documentos ou processos/dossis hbridos, formados por uma parte digital e uma parte nodigital.

R EF . RPC2.6.1

REQUISITO Capturar documentos ou processos/dossis no-digitais e gerenci-los como os digitais. Para conceito de captura veja captulo 3.

OBRIG. O

MoReq-Jus

37

Organizao dos documentos institucionais: plano de classificao e manuteno dos documentos

R EF . RPC2.6.2

REQUISITO Gerenciar as partes dos documentos ou processos/dossis hbridos, associando-as ao mesmo nmero identificador, atribudo pelo sistema, e ttulo, alm de indicar que se trata de um documento institucional hbrido. Permitir que um conjunto especfico de metadados seja configurado para os documentos ou processos/dossis nodigitais e incluir informaes sobre o local onde se encontram. Possuir mecanismos para acompanhar a movimentao do documento, processo/dossi no-digital, de forma que se evidencie ao usurio a localizao atual. Oferecer ao usurio funcionalidades para solicitar vista, carga ou desarquivamento de um documento e/ou processo no-digital. Incluir mecanismos de impresso e reconhecimento de cdigos de barra para automatizar a introduo de dados e acompanhar as movimentaes de documentos ou processos/dossis nodigitais. Assegurar que a recuperao de um documento ou processo/dossi hbrido permita igualmente a recuperao dos metadados tanto da parte digital como da parte no-digital. Sempre que os documentos ou processos/dossis hbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, garantir que o grau de sigilo seja estendido ao todo ou parte, independentemente do suporte. (Conforme resoluo do CJF)

OBRIG. O

RPC2.6.3

RPC2.6.4

RPC2.6.5 RPC2.6.6

O O

RPC2.6.7

RPC2.6.8

RPC2.6.9

Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos metadados dos documentos ou processos/dossis no-digitais ou hbridos.

MoReq-Jus

38

3 Captura
A captura a incorporao de um documento/processo ao GestoDoc, quando passar a seguir as rotinas de tramitao. Uma vez capturado, o documento ser includo no fluxo de trabalho. Tradicionalmente, nos sistemas de gesto de processos e documentos em papel, a captura feita no momento em que o documento registrado, classificado e identificado. Para o processo judicial o momento da autuao. Em um GestoDoc, o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e ento capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema, capturado e registrado posteriormente. A poltica de gesto de processos e documentos da Justia Federal nica para documentos no-digitais, digitais e hbridos, assim, os GestoDocs tero de capturar todos os documentos pertinentes independentemente do suporte. Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a captura pode prever a introduo de outros metadados, a saber: data e hora da criao, da transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos da Justia Federal e do seu contexto jurdico-administrativo. Os metadados so essenciais para identificar o documento institucional de modo inequvoco e mostrar sua relao com os outros documentos. A captura tem como pr-requisito definir: Que documentos (produzidos e recebidos) sero capturados pelo sistema de gesto de processos e documentos. Quem deve ter acesso a esses documentos e em quais nveis. A destinao final do documento: guarda permanente ou passvel de eliminao. A captura consiste nas aes de: Protocolo Autuao Classificao Indexao Atribuio de restrio de acesso Arquivamento

MoReq-Jus

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Captura

Protocolo As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam ao controle de entrada dos documentos produzidos e recebidos que tramitam na Justia Federal, assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo identifica se o documento processual ou administrativo/forense, atribuindo-lhe nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e, de acordo com essa identificao, seleciona o sistema onde tramitar ou ser autuado. Autuao Registro do processo judicial Consiste em formalizar a captura do documento judicial dentro do sistema de gesto de processos e documentos, por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gesto de processos e documentos, bem como facilitar sua recuperao. Os documentos judiciais so de dois tipos: o Vinculados diretamente ao processo (petio inicial, certido de trnsito em julgado, recurso etc.). o Relacionados a atividades administrativas forenses (dirio eletrnico, pauta de julgamentos, estatsticas etc.). Os documentos sero numerados pelo sistema de Numerao nica de Processos, conforme requisitos estabelecidos pelas Resolues do Conselho da Justia Federal. Alm de numerados, os documentos sero classificados de acordo com as tabelas processuais do CJF. Registro de documentos e processos administrativos As atividades dos protocolos administrativos, independentemente de serem centralizados ou descentralizados, visam ao registro do documento institucional por captura dos dados informacionais dos documentos recebidos, tais como: o nmero original, o assunto do PCTT, a data da produo, a data do registro, o contedo etc., com a finalidade de informar, de forma rpida e precisa, a sua situao e localizao. Os documentos produzidos no mbito da instituio (memorandos, pareceres, requisies etc.) sero numerados, classificados e encaminhados com base no PCTT. Os documentos pertinentes s atividades administrativas forenses devem receber um nmero atribudo pelo sistema e classificao de acordo com a classe 90 do PCTT.

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Captura

Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos e processos judiciais e de selecionar a classe (tipologia documental) qual pertencem para fins de arranjo e de recuperao da informao. Essa classificao feita a partir de planos ou esquemas de classificao aprovados pelo Conselho da Justia Federal. A classificao deve refletir a atividade que gerou o documento e determinar o uso da informao nele contida. Ela tambm define a organizao fsica dos documentos no-digitais, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. Objetivos da classificao: Estabelecer a relao orgnica dos documentos institucionais. Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo. Auxiliar a recuperao de todos os documentos institucionais relacionados a uma determinada funo ou atividade. Possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto. A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos: Identificar a ao que o documento registra. Localizar a ao ou atividade no plano de classificao. Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada unidade que gerou o documento. Aplicar a classificao ao documento. Na Justia Federal, os documentos e processos administrativos so classificados com base no Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade PCTT, para fins de armazenamento e atribuio de prazos de guarda e de destinao. Os processos judiciais so classificados pela Tabela nica de Classes TUC, que lhes assegura a reunio pela tipologia documental. Indexao A indexao de assuntos envolve duas etapas principais: Anlise conceitual atividade de definio dos assuntos tratados no documento. Traduo atividade de converso dos conceitos identificados na anlise para uma linguagem de indexao (vocabulrio controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao).

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Captura

O principal objetivo da indexao assegurar a recuperao de qualquer documento em um sistema de informaes. Na Justia Federal, os processos judiciais so indexados pela Tabela nica de Assuntos TUA. Atribuio de restrio de acesso Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana se so considerados ostensivos ou sigilosos. Para os documentos sigilosos, a legislao estabelece diferentes graus a serem atribudos a cada documento. Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios utilidade do processo e ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos s restries de acesso, conforme legislao em vigor. A atribuio de restries pode ser feita em qualquer fase da tramitao, com base no esquema de classificao de segurana e sigilo elaborado pela Justia Federal e envolve os seguintes passos: Identificar a ao ou atividade que o documento registra. Identificar a unidade administrativa qual o documento pertence. Verificar a precauo de segurana e o grau de sigilo. Atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento. Registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto de processos e documentos. Os requisitos de segurana so apresentados no Captulo 6. Arquivamento O arquivamento de documentos e processos em fase corrente a guarda dos documentos no-digitais ou mdias digitais no local estabelecido, de acordo com a sua classificao. Os mtodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificao, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando facilitar o arquivamento, a busca e a recuperao do documento. A escolha de um mtodo ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e pela estrutura da organizao. Esses mtodos podem ser: Direto (alfabtico, geogrfico) Busca o documento no local arquivado, sem interveno de instrumentos de pesquisas. Indireto (por assuntos, numrico) Necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para a localizao do documento. A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos no-digitais porque nesses ltimos a operao
MoReq-Jus 42

Captura

ao mesmo tempo lgica e fsica, como, por exemplo, arquivar um relatrio na pasta.

3.1
REF. RCA3.1.1

Captura: procedimentos gerais


REQUISIT O A captura deve garantir a execuo das funes relacionadas a seguir, de acordo com o sistema de classificao da Justia Federal: Registrar e gerenciar todos os documentos no-digitais. Registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independentemente do contexto tecnolgico. Classificar todos os documentos de acordo com o plano de classificao ou critrios de guarda. Controlar e validar a introduo de metadados. OBRIG. O

RCA3.1.2

Capturar documentos digitais das seguintes formas: Documento individual produzido em arquivo digital fora do GestoDoc. Documento individual produzido em workflow integrado ao GestoDoc. Documentos em lote.

RCA3.1.3

Automatizar a produo de documentos por meio da exibio de formulrios e modelos predefinidos pelo programa de gesto de processos e documentos. Automatizar a produo de peties eletrnicas por meio da exibio de formulrios e modelos predefinidos. Aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua apresentao. Os documentos associados a vrios objetos digitais devem ser desassociados e capturados individualmente.

RCA3.1.4 RCA3.1.5 RCA3.1.6

O O O

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Captura

REF. RCA3.1.7

REQUISIT O Permitir a insero de todos os metadados, obrigatrios e optativos, definidos em sua configurao e garantir que se mantenham associados ao documento. So exemplos de metadados: Nome do arquivo digital. Nmero identificador atribudo pelo sistema. Data e hora de produo e captura. Data e hora de transmisso e recebimento. Ttulo ou descrio abreviada. Formato (gnero / espcie / tipo). Usurio cadastrador. Unidade responsvel pela execuo da ao. Indicao de anotao. Restrio de acesso. Registro das migraes e data em que ocorreram. Nmeros das pginas inicial e final do documento. Tamanho do documento. Checksum. Software (nome e verso) sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado. Mscaras de formatao (template) necessrias para interpretar a estrutura do documento. Classificao de acordo com os instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal.

OBRIG. O

RCA3.1.8

Permitir a insero dos metadados obrigatrios, previstos em legislao especfica da Justia Federal, no momento da captura de documentos e processos/dossis. Atribuir um nmero identificador a cada processo/dossi e documento capturado, que serve para identific-lo desde o momento da captura at sua destinao final dentro do GestoDoc a fim de manter a integridade. O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve ser definido no momento da configurao do GestoDoc. O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os identificadores encadeados das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia.

RCA3.1.9

RCA3.1.10

MoReq-Jus

44

Captura

REF. RCA3.1.11

REQUISIT O O identificador atribudo pelo sistema deve: Ser nico e gerado automaticamente, vedada sua introduo manual e alterao posterior. ou Ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito.

OBRIG. O

RCA3.1.12

Utilizar o sistema de classificao e indexao de assuntos da Justia Federal para apoiar a atribuio do metadado assunto/descritor. Utilizar o tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do metadado assunto/descritor. Garantir que os metadados associados a um documento sejam alterados somente por usurios autorizados. Inserir automaticamente os metadados previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos. Por exemplo, para diminuir as tarefas do usurio do sistema e garantir maior exatido e eficincia na insero dos metadados, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimentos, memorandos etc.) alguns metadados podem ser inseridos automaticamente, tais como: nmero identificador, ttulo, prazo de guarda.

RCA3.1.13 RCA3.1.14 RCA3.1.15

D O D

RCA3.1.16

Garantir a visualizao do registro de entrada do documento dentro do sistema com todos os metadados que possam ser inseridos automaticamente e os demais a serem atribudos pelo usurio. Por exemplo, o sistema pode atribuir automaticamente o nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador e requerer que o usurio preencha os demais metadados.

RCA3.1.17

Garantir a insero de outros metadados aps a captura. Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.

RCA3.1.18 RCA3.1.19

Permitir ao usurio o registro de todas as verses de documento enquanto no for dada publicidade. Registrar a verso final do documento institucional aps ter sido dada publicidade ou assinado digitalmente.

D O

MoReq-Jus

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Captura

REF. RCA3.1.20

REQUISIT O Prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as aes que se seguem: Tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de classificao que diz respeito sua atividade. Indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio. Indicar dossis que contenham documentos institucionais relacionados. Indicar classificaes possveis a partir dos metadados j inseridos, como, por exemplo, classe de apelao criminal quando se tratar de processo criminal e com apelao recebida ou pauta de julgamento. Indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento.

OBRIG. D

RCA3.1.21

Permitir que um usurio disponibilize documentos a outro usurio para complementar o processo de captura, no caso dos procedimentos dessa captura serem executados por vrios usurios. No caso de documentos ou processos/dossis constitudos por mais de um objeto digital: Tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre os objetos digitais. Preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os objetos digitais. Garantir a integridade do documento quando da recuperao, visualizao e gesto posteriores. Gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o documento como uma unidade indivisvel.

RCA3.1.22

RCA3.1.23

Emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento nodigital aparentemente igual a outro que j tenha sido registrado no mesmo processo/dossi. Impedir a reinsero de documentos digitais que forem detectados como idnticos. Permitir a captura dos documentos no-digitais e/ou hbridos. Acrescentar aos metadados dos documentos no-digitais informaes sobre sua localizao.

RCA3.1.24 RCA3.1.25 RCA3.1.26

O O O

MoReq-Jus

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Captura

3.2
REF. RCA3.2.1

Captura em lote
REQUISIT O Proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento tem que: Permitir importao de transaes predefinidas de arquivos em lote. Registrar automaticamente cada um dos documentos importados contidos no lote. Permitir e controlar a edio do registro dos documentos importados. Validar a integridade dos metadados. Exemplos de lote de documento podem ser: mensagens do sistema de comunicao eletrnica, correspondncia digitalizada por meio de escner, documentos provenientes de uma unidade administrativa/rgo, de um grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um computador ou ainda documentos oriundos de um sistema de gesto de processos e documentos. OBRIG. O

3.3

Captura de mensagens de sistema de comunicao eletrnica


O sistema de comunicao eletrnica utilizado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. As caractersticas do sistema de comunicao eletrnica podem dificultar seu gerenciamento. Assim, um GestoDoc deve permitir controles de gesto para dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados. Esse procedimento requer que os usurios avaliem a pertinncia e a importncia dos itens, bem como o risco de no os capturar.

REF. RCA3.3.1 RCA3.3.2

REQUISIT O Permitir a captura de mensagens de sistema de comunicao eletrnica aps a seleo de quais sero objeto de registro. Assegurar a captura dos metadados referentes mensagem de sistema de comunicao eletrnica, de tal forma que a confiabilidade e a autenticidade estejam garantidas.

OBRIG. O O

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Captura

3.4

Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados


Os rgos da Justia Federal precisaro realizar a captura de uma gama diversificada de documentos com formatos de arquivo e estruturas diferentes. Os requisitos tcnicos para a captura variaro de acordo com a complexidade dos documentos. Em alguns ambientes no possvel identificar antecipadamente todas os formatos de arquivo e estruturas possveis dos documentos, j que alguns so recebidos de fontes externas. Documentos automodificveis Alguns documentos aparentam ter seus contedos alterados sem interveno do usurio. Um exemplo um modelo de mandado de citao ou intimao cuja data colocada automaticamente pelo sistema e armazenada como um campo ou cdigo. Nesse caso, cada vez que o documento exibido, a data apresentada atualizada. Entretanto o documento lgico no se modifica, apenas sua exibio (documento conceitual) sofre alteraes conforme o software utilizado para visualiz-lo. Outros documentos podem conter um cdigo que os modifique realmente. o caso de uma folha de clculo com uma macro sofisticada que a altera (mediante software de aplicaes utilizado para visualizao) e, em seguida, guarda-a automaticamente. Os documentos automodificveis devem ser evitados. Caso isso no seja possvel, os documentos devem ser armazenados em formatos que desativem o cdigo automodificador ou visualizados por meio de software que no desencadeie a alterao. Por exemplo, uma planilha de clculo que contenha macros deve ser convertida para um formato estvel, como o PDF, antes de ser capturada no GestoDoc. Quando no for possvel converter os documentos automodificveis para formato estvel ou visualiz-los por meio de software que no desencadeie a alterao, a captura desses documentos no GestoDoc deve ser acompanhada do registro das informaes relativas s funes automodificadoras nos metadados.

REF. RCA3.4.1

REQUISIT O Possuir a capacidade de capturar documentos nos formatos previamente definidos como padro para a Justia Federal.

OBRIG. O

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Captura

REF. RCA3.4.2

REQUISIT O Capturar, entre outros, os seguintes documentos: Informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por computador (CAD). Documentos em papel digitalizados por meio de escner. Documentos sonoros. Videoclipes. Diagramas e mapas digitais. Dados estruturados.

OBRIG. D

RCA3.4.3

Capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas: Simples: texto, imagens, mensagens sistema de comunicao eletrnica, slides digitais, som e vdeo. Composta: mensagens de sistema de comunicao eletrnica com anexos, pginas Web e publicaes eletrnicas.

RCA3.4.4

Permitir que um documento composto seja capturado de qualquer uma das duas formas seguintes: nico documento de arquivo composto. Srie de documentos de arquivo simples relacionados, um para cada componente do documento composto.

RCA3.4.5 RCA3.4.6

Incluir novos formatos e arquivos medida que forem adotados pela Justia Federal. Armazenar em formato que desative o cdigo automodificador quando da captura de documento automodificvel.

O O

3.5

Estrutura dos procedimentos de gesto


A gesto de processos e documentos digitais prev o estabelecimento de trs domnios dentro do ambiente eletrnico. Espao individual Designado a cada usurio autorizado. Espao do grupo Designado a cada grupo de trabalho, equipe, comit etc. Espao geral Espao no qual o documento no pode mais ser alterado e onde ocorre a publicidade dos documentos. As regras estabelecidas pelo sistema de gesto de processos e documentos definem em que espaos os documentos podem ser: Produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados.

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Captura

O espao no qual os metadados so includos. Os direitos de acesso em cada espao e a maneira pela qual os documentos tramitam dentro e fora da Justia Federal. Uma vez capturados, os documentos e seus metadados devem ser mantidos em verso definitiva e protegidos contra alteraes deliberadas ou acidentais. REF. RCA3.5.1 RCA3.5.2 RCA3.5.3 REQUISIT O Reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao de grupo e espao geral. Operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gesto de processos e documentos nos trs espaos. Impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios, gestores e administradores, exceto nos casos em que a alterao fizer parte do processo documental, conforme tratado na seo 6.10 Alterao e excluso de documentos institucionais. Emitir um aviso, ao se tentar capturar um documento cujos dados estruturados estejam incompletos e impedir quando estiverem inconsistentes. OBRIG. O O O

RCA3.5.4

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4 Armazenamento
As consideraes e as aes relativas ao armazenamento dos documentos institucionais no-digitais e digitais permeiam todo seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a integridade e o acesso aos documentos. Os documentos, independentemente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento de sua criao, para garantir sua preservao de longo prazo. Num cenrio hbrido que envolve ao mesmo tempo documentos institucionais no-digitais e digitais, deve-se atentar para requisitos de armazenamento que atendam igualmente s necessidades desses dois tipos de documentos. As condies de armazenamento devem considerar o volume e as propriedades fsicas dos documentos. Devem ser projetadas tambm em razo da proteo contra o acesso no-autorizado e perdas por destruio, furto e sinistro. No caso dos documentos institucionais digitais, a Justia Federal deve dispor de polticas e diretrizes para converso, migrao ou acesso a esses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos. (Ver Captulo 5, especificamente voltado preservao) Os fatores importantes na seleo das opes de armazenamento so: Volume e estimativa de crescimento dos documentos Fator que deve ser considerado para se avaliar a capacidade de armazenamento capacidade dos dispositivos de armazenamento e no caso de documentos no-digitais, reas de depsito, tipos e quantidade de estante. Segurana dos documentos As instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos, computadores) devem prever limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco de entradas no-autorizadas. O depsito deve estar localizado em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do GestoDoc. (Ver Captulo 6, Segurana) Caractersticas fsicas do suporte e do ambiente Fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciaro na adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos como o controle e verificao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes para prevenir quaisquer danos aos documentos. importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e quantidade de documentos. As reas de depsito devem ter

MoReq-Jus

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Armazenamento

amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao (tais como istopos radioativos, toxinas e mofo) e infestao de insetos e microorganismos. Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte transferncia de informaes contidas num suporte para outro. Essa tcnica conhecida por rejuvenescimento (refreshing). Freqncia de uso O uso mais ou menos freqente dos documentos deve ser considerado na seleo das opes de armazenamento. No caso dos documentos no-digitais, as opes envolvero acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre outros) e localizao dos depsitos (prximos ou distantes da rea de trabalho). J em relao aos documentos digitais, as opes podem envolver armazenamento online (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas mdias removveis de armazenamento (disco ptico, fita magntica e outros) em diferentes graus de disponibilidade e velocidade. Custo relativo das opes de armazenamento dos documentos Alm do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua manipulao e de software de controle. Os documentos digitais so armazenados em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos. Do ponto de vista tecnolgico, distinguemse trs tipos de memria, em ordem decrescente de preo e velocidade de acesso: primria, secundria e terciria. As memrias secundria e terciria so adequadas para armazenamento. Os equipamentos devem adequar-se s caractersticas das operaes online ou off-line. Operaes on-line s podem ser realizadas por meio GestoDoc, ao passo que operaes off-line podem ser realizadas em outros sistemas computacionais, desvinculadas do funcionamento do GestoDoc. Seja qual for a tecnologia empregada, um GestoDoc deve garantir a integridade dos documentos institucionais. Os itens seguintes enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios de durabilidade, capacidade e viabilidade tcnica.

4.1

Durabilidade
Os dispositivos de armazenamento de um GestoDoc e os documentos nele armazenados devem estar sujeitos a aes de preservao que garantam sua conservao de longo prazo.

MoReq-Jus

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Armazenamento

REF. RAR4.1.1

REQUISIT O Utilizar dispositivos e padres estveis no mercado. Utilizar preferencialmente padres abertos de armazenamento (como exemplo: ISO 9660:1988 definio do formato de sistema de arquivos para CD-Rom). A escolha dos dispositivos de armazenamento deve contemplar padres estveis de mercado e fornecedores consolidados.

OBRIG. O

RAR4.1.2 RAR4.1.3 RAR4.1.4 RAR4.1.5

Avaliar periodicamente a escolha de dispositivos sempre que a evoluo tecnolgica indicar mudanas importantes. Efetuar migraes preventivas sempre que se tornar patente ou previsvel a obsolescncia do padro corrente. Manter o registro de MTBF (Mean Time Between Failures)6 para as memrias secundrias, bem como as datas de sua aquisio. Realizar o gerenciamento das mdias por meio do registro de durabilidade prevista, data de aquisio e histrico de utilizao das memrias secundria e terciria. Informaes tcnicas sobre previsibilidade de durao de mdias referidas em RAR4.1.4 devem ser obtidas preferencialmente a partir de rgos independentes. Quando isso no for possvel, podem ser utilizadas informaes de fornecedores. A origem da informao deve ficar registrada em ambos os casos.

O O D D

RAR4.1.6 RAR4.1.7

Manter estatsticas da durabilidade efetivamente observada das memrias secundria e terciria. Utilizar preferencialmente as redes de dados para o acesso s informaes armazenadas em memria terciria. O objetivo minimizar o acesso fsico s mdias, visando diminuio do desgaste. A manipulao direta das mdias dever ser realizada preferencialmente por meio de sistemas automticos de manipulao de mdias.

D D

6 Mean Time Between Failures (MTBF) Tempo mdio entre falhas. um valor relativo ao perodo mdio entre falhas de um sistema ou dispositivo e que permite a avaliao de sua confiabilidade ou vida til.

MoReq-Jus

53

Armazenamento

REF. RAR4.1.8

REQUISIT O Quando se proceder eliminao de documentos, as memrias de suporte devem ser devidamente "sanitizadas", isto , ter suas informaes efetivamente indisponibilizadas. A eliminao de um documento no implica a eliminao de seus metadados. Esse requisito aplica-se principalmente s memrias secundria e terciria, pela sua caracterstica no-voltil. As informaes devem ser eliminadas de forma irreversvel, incluindo, no caso de memria terciria, a possibilidade de destruio fsica das mdias.

OBRIG. O

4.2

Capacidade
Um GestoDoc deve garantir a escalabilidade no armazenamento, permitindo a expanso ilimitada de seus dispositivos.

REF. RAR4.2.1

REQUISIT O Possuir capacidade de armazenamento suficiente para a acomodao de todos os documentos, metadados e suas cpias de segurana. Utilizar dispositivos com maior capacidade unitria de armazenamento, a fim de reduzir a sobrecarga operacional. Prever a possibilidade de expanso da estrutura de armazenamento. A quantidade de memria primria deve ser dimensionada adequadamente no momento da aquisio, a fim de minimizar as indisponibilidades do GestoDoc nas situaes de expanso desse tipo de memria. Quando da aquisio de memria secundria e terciria as possibilidades de expanso dos equipamentos de controle devem ser consideradas.

OBRIG. O

RAR4.2.2 RAR4.2.3

D O

RAR4.2.4 RAR4.2.5

Permitir ao administrador a configurao dos limites de capacidade de armazenamento dos diversos dispositivos. Oferecer ao administrador facilidades para a monitorao da capacidade de armazenamento. Esse controle indica, por exemplo, capacidade utilizada, capacidade disponvel e taxa de ocupao. Tais informaes so teis para subsidiar aes de expanso em tempo hbil.

D O

MoReq-Jus

54

Armazenamento

REF. RAR4.2.6

REQUISIT O Informar automaticamente ao administrador quando os dispositivos de armazenamento on-line atingirem nveis de alerta e nveis crticos de ocupao. Manter estatsticas de taxa de crescimento de utilizao de memria secundria e terciria para fornecer ao administrador previses de exausto de recursos. Esse tipo de estimativa possibilita ao administrador antecipar aes de expanso antes que a utilizao atinja nveis crticos.

OBRIG. O

RAR4.2.7

RAR4.2.8

Permitir a definio de outras estatsticas referentes capacidade de armazenamento de acordo com as necessidades especficas da Justia Federal.

4.3
REF. RAR4.3.1

Efetividade de armazenamento
REQUISIT O Os dispositivos de armazenamento devem suportar mtodos de deteco de erros para leitura e escrita de dados e prover mecanismos automticos de aviso ao administrador do sistema. Utilizar tcnicas de restaurao de dados em caso de falhas. Utilizar mecanismos de proteo que previnam alteraes indevidas e mantenham a integridade dos dados armazenados. Prever a utilizao de tcnicas para garantir maior confiabilidade e desempenho. As tcnicas recomendadas incluem redundncia e paralelismo. OBRIG. O

RAR4.3.2 RAR4.3.3 RAR4.3.4

O O D

RAR4.3.5

A integridade dos dispositivos de armazenamento deve ser periodicamente verificada.

MoReq-Jus

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5 Preservao
Os documentos institucionais devem-se manter acessveis e utilizveis por todo o tempo que se fizer necessrio, com vistas a garantir sua longevidade, funcionalidade e disponibilidade. Devero ser asseguradas as caractersticas dos documentos tais como: autenticidade, integridade e acessibilidade pela adoo de estratgias institucionais e tcnicas proativas de criao e de preservao, que garantam sua perenidade. Essas estratgias so estabelecidas por uma poltica de preservao. As razes para preservao de um determinado documento normalmente esto associadas a seu valor probatrio e informativo. Tradicionalmente a preservao de documentos institucionais se concentra na obteno da estabilidade do suporte da informao. Nos documentos nodigitais, o contedo e o suporte esto intrinsecamente ligados, assim, a manuteno do suporte garante a preservao do documento. De forma distinta, nos documentos digitais o foco da preservao a manuteno do acesso, que pode exigir mudana de suporte e formatos, bem como a atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem essas intervenes peridicas. As estratgias de preservao de documentos institucionais podem ser divididas em gerais e especficas da tecnologia digital. As primeiras incluem monitoramento e controle ambiental das instalaes, restries de acesso, cuidados no manuseio de equipamentos e material de acervo. J as estratgias voltadas para tecnologia digital compreendem cuidados quanto durabilidade das mdias e atualizao da base tecnolgica. O problema da durabilidade das mdias pode ser contornado mediante cpias peridicas para novas mdias (refreshing). Por outro lado, cuidados com a atualizao da base tecnolgica exigem planejamento e estratgias mais complexas, envolvendo mudanas de software e de hardware. O desafio a ser enfrentado vencer a obsolescncia tecnolgica. As mudanas em software incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento de banco de dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrnicas, editores de imagem, entre outros costumam ser bastante freqentes. Os softwares podem ser simplesmente descontinuados, substitudos por outros equivalentes ou superiores, ou ainda ter sua verso atualizada para correo de bugs ou acrscimo de novas funcionalidades. importante notar que os fornecedores de software deixam de prestar suporte a verses mais antigas de seus produtos.

MoReq-Jus

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Preservao

Os formatos tambm sofrem alteraes, muitas vezes em funo de mudanas ocorridas nos programas aos quais esto associados. Novos programas podem ser compatveis com os formatos antigos, mas tambm podem apresentar incorrees durante operaes de leitura e escrita de dados nesses formatos. Algumas tcnicas comumente utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescncia tecnolgica so: Preservao da tecnologia Evita a necessidade imediata de implementao de novos sistemas. Porm, as necessidades de manuteno e integrao com outros sistemas podem apresentar problemas ao longo do tempo. A preservao do hardware, em especial, uma alternativa cara, mesmo nas situaes em que o hardware compartilhado entre mais de um usurio. Alm disso, essa alternativa no exeqvel a longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversvel, ficando completamente indisponvel. Emulao a simulao de um determinado hardware ou software por meio de software. Permite que um computador moderno, possivelmente mais barato e de fcil manuteno, possa executar programas antigos desenvolvidos originalmente para outra plataforma. Para evitar possveis perdas de informao e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de ocorrncia de perdas de informaes e funcionalidades aumenta medida que so utilizadas diversas camadas de emulao, como resultado da aplicao dessa tcnica repetidas vezes. Converso de dados empregada quando os formatos se tornam obsoletos. Os dados em formatos antigos so convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo no est isento de problemas, podendo resultar em perdas de informaes e funcionalidades. A converso de dados tambm pode ser utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, conseqentemente, de sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao. Migrao A migrao para novos sistemas realizada no caso de obsolescncia de elementos hardware, software e formatos. Envolve, inclusive, a converso de dados. Pode abranger uma grande quantidade desses elementos e, dessa forma, apresentar uma maior complexidade para ser planejada e executada. Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para o acompanhamento das mudanas decorrentes da evoluo tecnolgica. A migrao, assim como a emulao e a converso de dados, apresenta riscos quanto integridade e funcionalidade dos documentos institucionais digitais, por isso, deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico. Embora os problemas de degradao dos suportes e obsolescncia tecnolgica possam ser contornados com conhecimento tcnico e utilizao de tcnicas de preservao, sua execuo pode ser muito dispendiosa. Por

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Preservao

isso, as preocupaes com preservao devem existir desde a concepo do GestoDoc e a escolha de sua base tecnolgica. De uma forma geral, recomenda-se a utilizao de suportes de alta qualidade e que tenham uma vida til prevista adequada para os propsitos de preservao, o monitoramento contnuo dos avanos tecnolgicos e da degradao do suporte, a adoo de formatos abertos e a busca por solues independentes de hardware, software e fornecedor. As estratgias e os procedimentos de preservao devem ser bem definidos, documentados e periodicamente revisados. importante destacar que as aes de preservao so contnuas e devem ser implementadas desde a produo dos documentos at sua destinao final. Qualquer que seja a estratgia de preservao adotada, h de se documentar os procedimentos e as estruturas de metadados. Nesta seo, no se pretende apresentar procedimentos de preservao preestabelecidos ou argumentar em favor de uma tcnica especfica. Os requisitos foram organizados em aspectos fsicos, lgicos e gerais. atribuio do Conselho da Justia Federal a definio e o acompanhamento da implementao da poltica de preservao de documentos institucionais da Justia Federal.

5.1
REF. RPR5.1.1

Aspectos fsicos
REQUISIT O Os suportes de armazenamento devem ser acondicionados, manipulados e utilizados em condies ambientais compatveis com sua vida til prevista e/ou pretendida, dentro das especificaes tcnicas de seu fabricante e de entidades isentas e com base em estatsticas de utilizao. Permitir ao administrador especificar a vida til prevista/pretendida dos suportes. Permitir o controle da vida til dos suportes para auxiliar no processo de rejuvenescimento. Informar automaticamente quais so os suportes que se encontram prximos do fim de sua vida til. OBRIG. O

RPR5.1.2 RPR5.1.3 RPR5.1.4

O O O

5.2

Aspectos lgicos
Um GestoDoc deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo expanso ilimitada dos dispositivos de armazenamento.

MoReq-Jus

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Preservao

REF. RPR5.2.1

REQUISIT O Manter cpias de segurana que devem ser guardadas em ambientes adequados segundo a poltica de segurana da informao da Justia Federal. O armazenamento das cpias de segurana deve ser realizado em local diferente de onde se encontra a informao original. As informaes mantidas em mdia terciria devem ser duplicadas e armazenadas em locais diferentes.

OBRIG. O

RPR5.2.2

Possuir funcionalidades para a verificao peridica dos dados armazenados, visando deteco, reparao e informao de possveis erros. Nesse caso, recomenda-se a utilizao de um checksum robusto, que permita a constatao da integridade dos dados e seja seguro quanto a fraudes.

RPR5.2.3 RPR5.2.4 RPR5.2.5

Permitir ao administrador a reparao dos dados armazenados que apresentarem erros. Manter um histrico dos resultados da verificao peridica dos dados armazenados. Efetivar aes de preservao sempre que verificada obsolescncia tecnolgica ou quando favorea a padronizao da plataforma tecnolgica da Justia Federal. Suportar a transferncia em bloco de documentos e metadados para outros sistemas.

O O O

RPR5.2.6

5.3
REF. RPR5.3.1 RPR5.3.2

Aspectos gerais
REQUISIT O Registrar as operaes de preservao realizadas em trilhas de auditoria. Utilizar suportes de armazenamento, recursos de hardware e de software que sejam estveis no mercado e amplamente disponveis e que contribuam para a padronizao e uniformizao da plataforma tecnolgica da Justia Federal. As modificaes em um GestoDoc e em sua base tecnolgica devem ser verificadas em um ambiente exclusivo para essa finalidade, de modo a garantir que, aps a implantao das alteraes, os dados continuem sendo acessados sem alterao de contedo. OBRIG. O D

RPR5.3.3

MoReq-Jus

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Preservao

REF. RPR5.3.4

REQUISIT O Utilizar normas amplamente aceitas, descritas em especificaes abertas e disponveis publicamente, no que refere a estruturas para codificao, armazenamento e banco de dados. Evitar a utilizao de estruturas proprietrias, para codificao, armazenamento ou banco de dados. Nos caso em que se utilize estruturas proprietrias, para codificao, armazenamento ou banco de dados, elas devem estar plenamente documentadas (incluindo o motivo para a utilizao dessas estruturas proprietrias) e essa documentao, disponvel para o administrador. Gerir metadados relativos preservao dos documentos e seus respectivos componentes.

OBRIG. D

RPR5.3.5 RPR5.3.6

D O

RPR5.3.7

MoReq-Jus

60

6 Segurana
O sistema de gesto de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de segurana que garantam a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e a autenticidade dos documentos. Dentre esses procedimentos, pode-se destacar a utilizao de controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usurios e caracterstica de acesso aos dados, manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de segurana. Alm disso, tambm devem ser consideradas exigncias e procedimentos de segurana da infra-estrutura das instalaes. Problemas de segurana no so resolvidos apenas com tecnologia, j que envolvem caractersticas do comportamento humano. Por isso o GestoDoc deve ser projetado, desenvolvido e mantido em consonncia com a Poltica de Segurana de Informao da Justia Federal. Controle de acesso Um GestoDoc deve limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usurio e/ou papis. Nessa acepo papis representam conjuntos de usurios com mesmos perfis de atividade do ponto de vista do GestoDoc, tendo os mesmos direitos de acesso. O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes: Restrio de acesso aos documentos. Exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos usurios autorizados. Uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados. Os documentos tambm devem ser analisados em relao confidencialidade: ostensivos, reservados, sigilosos etc. Regras, normas e legislao7 estabelecem diferentes razes para o sigilo e tambm diferentes graus a serem atribudos a cada documento e as autoridades competentes para faz-lo. (Ver Captulo 3, Captura Atribuio de restrio de acesso) Um sistema de gesto de processos e documentos deve garantir que apenas usurios autorizados tenham acesso informao sigilosa. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos deve ser estabelecido com base nas diretrizes para o tratamento de processos e investigaes sigilosas ou que tramitam em segredo de justia, no que diz respeito autuao, processamento, transporte, insero de dados no sistema eletrnico de

7 Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005; Decreto n 4.553 de 27 de dezembro de 2002 e Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004.

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Segurana

informaes processuais, consulta e arquivamento, conforme estabelecido pela Resoluo CJF n 507, de 2006. O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso so um processo contnuo em todos os sistemas de gesto de documentos. Uso e rastreamento O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gesto desse uso inclui: Identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , o que ele pode acessar. Identificao dos nveis de segurana e da categoria de sigilo dos documentos. Garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos originalmente sigilosos ou aos posteriormente classificados. Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualizao, impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia) com identificao de usurio, data, hora e, se possvel, a estao de trabalho. Reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao. O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso aos documentos e seu uso indevido. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do rgo, dos documentos produzidos e dever refletir o nvel de preocupao da poltica de segurana da informao da Justia Federal. Trilha de auditoria A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento institucional digital ou no GestoDoc. A trilha de auditoria deve registrar o movimento e a utilizao dos documentos institucionais dentro de um GestoDoc (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento, recuperao da informao, acesso e utilizao, preservao e destinao), informando quem operou, a data, a hora e as aes tomadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes sobre o cumprimento das polticas e regras da gesto de documentos da Justia Federal e serve para: Identificar os autores de cada operao sofrida pelos documentos. Prevenir a perda de documentos. Monitorar todas as operaes realizadas no GestoDoc. Garantir a segurana e a integridade do GestoDoc.

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Segurana

No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pela Justia Federal, devem-se implementar aes de rastreamento de forma a: Determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes registradas em um documento. Atribuir responsabilidade por uma ao a uma pessoa. Cpias de segurana O GestoDoc deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos institucionais e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema ou de segurana ou degradao do suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da informao da Justia Federal. No caso dos sistemas de gesto de documentos no-digitais pode-se prever a reproduo de documentos para outros suportes como medida de segurana, como, por exemplo, mediante processo de microfilmagem ou digitalizao. No caso dos sistemas de gesto de processos e documentos digitais, aconselhvel que o GestoDoc contenha meios de monitoramento e acompanhamento da realizao das cpias de segurana (backup). Esse processo consiste na realizao de cpias peridicas das informaes para restaurao posterior das mesmas, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente. O processo reverso ao backup o de restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes para o ambiente de produo do GestoDoc para um estado consistente. Como o objetivo restaurar o sistema em caso de falhas, as informaes sero armazenadas conforme definido na poltica de segurana da informao da Justia Federal. O procedimento de cpias de segurana no pode ser confundido com uma estratgia de preservao de longo prazo. Segurana da infra-estrutura A natureza das medidas de segurana da infra-estrutura de instalaes do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo no-digital. Essas medidas devem considerar os seguintes aspectos: As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas, fornecimento estvel de energia eltrica e aterramento. Deve haver controle contnuo para verificar se essas condies so atendidas. Equipamentos contra incndio devem ser providos em toda rea de instalao e estar de acordo com as normas de segurana estabelecidas. A substituio dos equipamentos contra incndio deve seguir uma rotina de verificao e ocorrer antes do final da vida til a eles prevista.

MoReq-Jus

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Segurana

Instalaes adequadas de pra-raios, com procedimentos de manuteno peridica, seguindo a legislao e normas tcnicas j estabelecidas. A rea reservada instalao do GestoDoc dever ser restrita e com controle de acesso fsico, com o objetivo de controlar o acesso s informaes. As salas de infra-estrutura de tecnologia da informao so de utilizao exclusiva de pessoal autorizado e devem possuir controle eletrnico de acesso. Os requisitos de identificao, autenticao de usurio e trilhas de auditoria devem integrar qualquer GestoDoc. Polticas de segurana da informao especficas podero definir o rigor, maior ou menor, do tratamento dos demais requisitos. Ateno especial deve ser dada, nesse aspecto, s normais internacionais ISO 17799 e 27001. No que diz respeito ao controle de acesso, esta especificao contempla trs tipos de requisitos: Controle de acesso baseado em papis de usurio. Controle de acesso por grupos. Classificao quanto ao grau de sigilo. Os trs tipos de controle de acesso podem ser combinados, e os requisitos de administrao de controle de acesso devem ser adaptados a cada um dos tipos referidos anteriormente ou a combinao deles, de acordo com as normas institucionais. Quanto utilizao da tecnologia de criptografia, tanto para sigilo quanto para autenticao, o rigor dos requisitos est sujeito s normas do ICP-Brasil e poltica de segurana da informao da Justia Federal. A criptografia pode ser utilizada como mecanismo de garantia de sigilo na transmisso de documentos, seja na cifragem da conexo estabelecendo canais seguros, seja na cifragem do documento transmitido ou capturado. Os requisitos de assinatura digital so necessrios para as instituies que recebem documentos digitais assinados e onde so necessrias verificaes de integridade e autenticidade. Nesses casos, o no-repdio garantido pela MP 2.200-2, de 2001, utilizando certificados digitais emitidos no mbito da ICPBrasil. Esses requisitos no esgotam o tema segurana da informao, pois a segurana integral sistmica e abrange no somente a tecnologia, mas tambm pessoas, processos, ambiente e legislao.

6.1

Cpias de segurana
As cpias de segurana tm por objetivo prevenir a perda de informaes, e garantir a disponibilidade do sistema. Os procedimentos de backup devem ser feitos regularmente e, pelo menos uma cpia deve ser armazenada remotamente (off-site).

MoReq-Jus

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Segurana

Podem-se distinguir vrios tipos de informaes necessrios ao funcionamento de um GestoDoc. Essas informaes compreendem os documentos digitais, metadados e informaes de controle associadas s camadas de software relacionadas ao GestoDoc (sistema operacional, gerenciador de bancos de dados, software aplicativo). Todas essas informaes devem ser includas nos procedimentos de cpias de segurana. REF. RSE6.1.1 RSE6.1.2 REQUISIT O Cumprir a poltica de segurana da informao da Justia Federal. Possibilitar o acompanhamento das aes efetivadas de backup e restore. OBRIG. O D

6.2

Controle de acesso
Esta seo trata dos requisitos de identificao e autenticao de usurios, controle de acesso baseado em papis de usurios, bem como dos requisitos comuns a qualquer tipo de controle de acesso. Identificao e autenticao de usurios Os requisitos a seguir tratam do mapeamento da identidade do usurio e das permisses concedidas a ele, imediatamente aps sua autenticao. Usurios acessam informaes e funcionalidades por meio da interface do programa. A associao entre identidade do usurio e as autorizaes de acesso feita durante a fase de identificao e autenticao do usurio por meio da interface do programa, com base nas credenciais de autenticao.

REF. RSE6.2.1

REQUISIT O Implementar o controle de acesso, mantendo pelo menos os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana da informao da Justia Federal: Identificador do usurio. Autorizaes de acesso. Credenciais de autenticao. Senha, chave criptogrfica e biometria so exemplos de credenciais de autenticao.

OBRIG. O

RSE6.2.2 RSE6.2.3

Utilizar, para efeito de autenticao, um sistema de gerenciamento de identidade externo . Exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operao no sistema.

D O

MoReq-Jus

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Segurana

REF. RSE6.2.4

REQUISIT O Garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio estejam dentro de conjuntos de valores vlidos. Garantir que as tecnologias de credenciais de autenticao s possam ser modificadas pelo administrador, em conformidade com a poltica de segurana da informao da Justia Federal. Permitir avaliao peridica dos direitos de acesso dos usurios do sistema. Aspectos gerais de controle de acesso

OBRIG. O

RSE6.2.5

RSE6.2.6

Os requisitos desta seo so aplicveis independentemente do modelo de controle de acesso adotado, de acordo com a poltica de segurana da informao. REF. RSE6.2.7 RSE6.2.8 REQUISIT O Permitir o acesso a funes administrativas do sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso do gestor. Fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao) se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa em um documento institucional, volume ou processo/dossi especficos aos quais no tenha o direito de acesso: Mostrar determinados dados cadastrais do documento ou processo. Demonstrar a existncia do processo/dossi ou documento mas no seu contedo (exemplo: informaes pessoais). No mostrar qualquer informao constante do documento, nem indicar sua existncia (exemplo: quebra de sigilo telefnico). RSE6.2.9 Garantir que somente o gestor seja capaz de criar, alterar, remover ou revogar as permisses associadas a perfis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais. Implementar imediatamente alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos digitais. Oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao gestor, tais como: realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes. O OBRIG. O O

RSE6.2.10 RSE6.2.11

D O

MoReq-Jus

66

Segurana

REF. RSE6.2.12

REQUISIT O Quando um GestoDoc controlar o acesso por grupos de usurios, perfis de usurios e usurios individuais obedecer a uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana da informao da Justia Federal. Controle de acesso por papis de usurios

OBRIG. O

Papis so funes ou cargos com responsabilidades e autoridades bem definidas. Operaes so tarefas processos/dossis. executadas sobre os documentos e os

Atribuies de usurios so as associaes entre usurios e papis. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis e vice-versa. Permisses so garantias aprovadas para realizao de operaes sobre documentos institucionais. REF. RSE6.2.13 REQUISIT O Utilizar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso por perfis de usurios sobre documentos: Identificao do usurio. Perfis associados ao usurio. RSE6.2.14 Utilizar os seguintes atributos dos documentos ao implementar a poltica de controle de acesso por perfis: Identificao do documento. Operaes permitidas para os vrios perfis de usurios, sobre as unidades a que pertence o documento. RSE6.2.15 Conceder acesso a documentos, processos/dossis somente se a permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos perfis associados ao usurio. Impedir que um usurio assuma perfis com direitos conflitantes. Em caso de conflito, prevalece o perfil mais restritivo. Permitir a criao de hierarquias de perfis e o conceito de herana de permisses entre eles. O O OBRIG. O

RSE6.2.16 RSE6.2.17

O O

MoReq-Jus

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Segurana

6.3

Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel


Os requisitos descritos nesta seo referem-se ao acesso aos processos/dossis e documentos com base na classificao do grau de sigilo bem como restrio de acesso informao sensvel. De acordo com a Resoluo CJF n 507, de 2006, nos processos judiciais a informao sensvel tratada de duas formas: Considera-se em segredo de justia a investigao, o processo, os dados e as informaes determinadas pela autoridade judicial competente para o feito, em 1 e 2 graus, nos termos da legislao aplicvel matria. Considera-se sigilosa, quando determinada pela autoridade judicial competente, toda a informao, documento, elemento ou feito que, por sua natureza ou quando a preservao de direitos individuais e o interesse pblico o exigirem deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeira medidas especiais para segurana de seu contedo. O carter sigiloso poder ser atribudo ao processo ou s partes. Quando atribudo ao processo, a consulta ao sistema ser restrita a pessoas autorizadas, a critrio da autoridade judicial.

REF. RSE6.3.1 RSE6.3.2

REQUISIT O Aceitar a definio de graus de sigilo e de perfis de usurios de acordo com as necessidades da Justia Federal. Implementar a classificao de grau de sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana para documentos e para usurios: Grau de sigilo do documento. Credencial de segurana do usurio.

OBRIG. O O

RSE6.3.3 RSE6.3.4

Recusar o acesso de usurios a documentos que possuam um grau de sigilo superior sua credencial de segurana. Garantir que os documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao GestoDoc, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo. Manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos marcados com graus de sigilo, a partir de fontes externas ao GestoDoc. Garantir a no-ambigidade na associao entre as marcaes de grau de sigilo e os outros atributos de segurana (permisses) do documento importado.

O O

RSE6.3.5

RSE6.3.6

MoReq-Jus

68

Segurana

REF. RSE6.3.7

REQUISIT O Garantir que nos casos em que grau de sigilo e atributos de segurana incidam sobre um mesmo documento, o critrio de acesso seja o de maior restrio. Permitir que o usurio autorizado seja capaz de alterar o grau de sigilo de todos os documentos institucionais de um processo/dossi ou documento, em caso de erro ou reavaliao. Garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de segurana pertinente para receber o documento. Permitir somente ao gestor a possibilidade de alterar a configurao dos valores predefinidos (default) para os atributos de segurana e marcaes de graus de sigilo, quando necessrio e apropriado. Permitir somente aos usurios autorizados realizar as aes: criar, alterar, conceder ou revogar credenciais de segurana aos usurios. Prover mecanismos de proteo que permitam cpias de segurana de documentos confidenciais, preservando a inviolabilidade da informao. Tais cpias podero migrar para sites remotos, fora do controle do GestoDoc. Por isso, os mecanismos citados devero lanar mo de tcnicas de criptografia.

OBRIG. O

RSE6.3.8

RSE6.3.9

RSE6.3.10

RSE6.3.11

RSE6.3.12

6.4

Trilha de auditoria
A trilha de auditoria consiste num histrico de todas as intervenes, ou tentativas de intervenes, feitas no documento e no prprio GestoDoc. Nesse sentido, tambm um metadado sobre os documentos digitais e informa sobre a sua autenticidade.

REF. RSE6.4.1

REQUISIT O Assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que uma ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as respectivas informaes sejam claras e compreensveis.

OBRIG. O

MoReq-Jus

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Segurana

REF. RSE6.4.2

REQUISIT O Registrar na trilha de auditoria as informaes: Data e hora da captura de todos os documentos. Responsvel pela captura. Alterao do grau de sigilo de um documento ou de um processo/dossi, registrando as modificaes efetuadas. Qualquer alterao nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Qualquer ao de reavaliao de documentos. Qualquer alterao nos metadados associados a processos/dossis ou documentos. Data e hora de produo, aditamento e excluso de metadados. Usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a documentos e ao GestoDoc. Tentativas de acesso negado a qualquer documento. Aes de excluso de qualquer documento e seus metadados. Todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana (papis, grupos, permisses etc.). Todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativao, bloqueio, atualizao de dados e permisses, troca de senha etc.). Todos os eventos de administrao de manuteno das trilhas de auditoria (alarmes, cpias, configurao de parmetros etc.).

OBRIG. O

RSE6.4.3 RSE6.4.4 RSE6.4.5 RSE6.4.6 RSE6.4.7

Registrar, em cada evento auditado, informaes sobre a identidade do usurio. Permitir a leitura das trilhas de auditoria apenas ao administrador e ao auditor. Possuir mecanismos para a realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria. Impedir qualquer modificao de contedo da trilha de auditoria. Permitir somente aos administradores a exportao e a transferncia das trilhas de um suporte de armazenamento para outro, garantindo que em tais casos as informaes no sejam comprometidas.

O O O O O

MoReq-Jus

70

Segurana

REF. RSE6.4.8 RSE6.4.9

REQUISIT O Gerar um alarme, para os administradores, se o tamanho da trilha de auditoria exceder um limite preestabelecido. Aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nessas regras indicar a possvel violao da segurana, como, por exemplo: Acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas de login com erro (autenticao mal sucedida), conforme especificado pela poltica de segurana da informao da Justia Federal. Ocorrncia de vrios logins simultneos do mesmo usurio em locais (computadores) diferentes. Login do usurio fora do horrio autorizado, aps logoff no perodo normal.

OBRIG. O D

RSE6.4.10 RSE6.4.11 RSE6.4.12

Fornecer relatrios, em ordem cronolgica, sobre as aes que afetam processos/dossis e documentos. Garantir que somente administradores sejam capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos. Documentar em trilha de auditoria as configuraes do GestoDoc que redefinam o conjunto de eventos auditveis.

O O O

6.5

Assinaturas digitais
A assinatura digital um mecanismo autenticidade a arquivos eletrnicos. mensagem ou arquivo no foi alterado, pessoa que possui a chave privada e utilizados na assinatura. para dar garantia de integridade e A assinatura digital prova que a e que foi assinado pela entidade ou o certificado digital correspondente,

Descrio do processo de assinatura digital Para assinar digitalmente um arquivo, aplica-se inicialmente uma funo matemtica ao contedo do arquivo, obtendo-se um resumo criptogrfico (hash) desse arquivo. A funo hash garante a integridade de um documento na medida em que qualquer alterao no contedo desse documento altera o resultado da funo hash aplicada sobre o mesmo. O hash ento criptografado com a chave privada do signatrio. A criptografia de chave pblica ou assimtrica permite verificar a autoria de um documento assinado digitalmente, uma vez que s possvel decifrar as informaes, cifradas com determinada chave privada, utilizando-se a chave pblica correspondente. Os pares de chaves so nicos. A chave privada de posse e responsabilidade exclusiva de seu proprietrio.
MoReq-Jus 71

Segurana

Os certificados digitais so documentos digitais que certificam a posse de um determinado par de chaves por um indivduo ou instituio. O signatrio de um documento, ao calcular o hash gera uma espcie de impresso digital do contedo do documento. Ao criptografar o hash com sua chave privada, junta-se a sua prpria impresso digital ao pacote composto nesse momento de original mais assinatura digital (hash criptografado). Finalmente, o certificado digital do signatrio agregado ao pacote. Agregar o certificado ao pacote possibilita a divulgao da chave pblica do signatrio e a imediata verificao da validade do certificado e da integridade do documento. Assim, um arquivo assinado digitalmente geralmente compe-se de: Original. Assinatura digital (hash criptografado assinado). Certificado do signatrio. O receptor do pacote, inicialmente desempacota o certificado e utiliza as funes de PKI (Public Key Infrastructure) para fazer a verificao da validade do certificado e da cadeia de certificao. Validado o certificado, extrai-se a chave pblica deste, aplicando-a assinatura. S ser possvel decifrar a assinatura se a chave pblica for correspondente chave privada utilizada para a assinatura. Uma vez que a operao criptogrfica se concretize estar estabelecida a autoria da assinatura e obtm-se o hash do documento. Em seguida, aplica-se a funo hash ao original e compara-se com o hash assinado. Dessa forma, estabelecida a integridade do documento. Toda operao descrita acima feita de forma automtica e transparente para o usurio, pelos assinadores digitais (que tambm fazem a verificao). Esses aplicativos emitem avisos caso ocorra falha na validao do documento ou certificado. No-repdio e validade legal O no-repdio determinado pela relao do titular de um certificado e a autoridade certificadora, responsvel por garantir: A identidade do titular do certificado. Que o titular do certificado gerou seu prprio par de chaves. Que o titular se compromete pela segurana e inviolabilidade da chave privada. No Brasil, com o advento da ICP-Brasil e da MP n 2.200-2, de 2001, foi estabelecida a validade legal de documentos assinados digitalmente, utilizando-se certificados digitais emitidos dentro da cadeia de certificao da ICP-Brasil.

MoReq-Jus

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Segurana

A ICP-Brasil fiscaliza e audita o processo de emisso digital das autoridades certificadoras integrantes a fim de garantir a total confiabilidade do processo de certificao. Assim, d respaldo determinao legal de integridade, autenticidade e no-repdio dos arquivos assinados digitalmente. Autoridade Certificadora da Justia (AC-JUS) e sua cadeia de certificao A AC-JUS foi instituda com intuito de criar regras especficas tanto para emisso de certificados como para o leiaute interno dos certificados (informaes que contm). A AC-JUS, a exemplo da AC-Raiz e AC-SRF, no emite certificados para usurios. Credencia ACs, chamadas subseqentes, para que, seguindo as regras especficas da AC-JUS realize a emisso dos certificados aos usurios. Os certificados emitidos na cadeia de certificao da AC-JUS recebem a marca Cert-JUS. Os certificados Cert-JUS so de uso exclusivo de servidores pblicos, e ao utiliz-los o titular se identifica como servidor de determinada instituio pblica. Na cadeia de certificao foram definidos os perfis de certificado: Cert-JUS Institucional Utilizao exclusiva de servidores do Poder Judicirio. Cert-JUS Poder Pblico Utilizao dos servidores de rgos externos ao Poder Judicirio. Cert-JUS Equipamento Servidor Destinado equipamentos servidores de rgos pblicos. a aplicaes e

Cert-JUS Cdigo Seguro Destinado assinatura de cdigo fonte de programas. REF. RSE6.5.1 RSE6.5.2 RSE6.5.3 RSE6.5.4 REQUISIT O Garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital. Utilizar o padro ICP-Brasil quando houver necessidade de emprego de assinatura digital. Verificar a validade da assinatura digital no momento da captura do documento, e caso no esteja vlida, recusar a captura. No processo de verificao da assinatura digital, registrar nos metadados do documento: Validade da assinatura verificada. Autoridade certificadora do certificado digital. Data e hora em que a verificao ocorreu. OBRIG. O O O O

MoReq-Jus

73

Segurana

REF. RSE6.5.5

REQUISIT O Armazenar juntamente com o documento as informaes de certificao: Assinatura digital. Certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao da assinatura.

OBRIG. O

RSE6.5.6 RSE6.5.7

Receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital. Acessar relgios e carimbador de tempo oficiais para o seu prprio uso.

O O

6.6

Criptografia
Criptografia a cincia do ocultamento de informaes. Criptografar ou cifrar um arquivo significa alterar os bits de tal modo que a informao representada subsiste, mas de forma ininteligvel. O processo inverso decriptografar ou decifrar: recuperar a informao original, passvel de interpretao e modificao. A criptografia objetiva controlar o acesso informao e no aos arquivos, de modo que o furto do arquivo no implica furto da informao. Criptografia simtrica e assimtrica A criptografia baseia-se em chaves ou senhas, informaes externas ao arquivo. Quando uma mesma chave serve para criptografar ("fechar") e para decriptografar ("abrir") o arquivo, tem-se criptografia simtrica. Criptografia assimtrica, por sua vez, conta com um par de chaves: uma para fechar e outra para abrir. Curioso (e importante) que so chaves alternveis: um arquivo fechado com uma pode ser aberto com a outra chave do par e vice-versa. Porm, no se pode fechar e depois abrir com a mesma chave. Aplicabilidade Criptografia simtrica especialmente indicada quando um mesmo agente (usurio ou sistema) cripta e decripta a informao. muito usada em bancos de dados. A nfase segurana em armazenamento e recuperao da informao. Criptografia assimtrica prev um agente emissor e um agente receptor, geralmente em sistemas distintos. A nfase a transmisso segura da informao. base para as assinaturas e certificaes digitais citadas no item anterior.

MoReq-Jus

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Segurana

Na criptografia assimtrica, as chaves constituintes do par so designadas por chave privada (resguardada pelo usurio) e chave pblica (de conhecimento pblico). O mecanismo de criptografia de chaves pblicas, complementado pela infra-estrutura administrativa da ICP-Brasil, equaciona a questo de transmitir dados, de modo seguro, por meio inseguro (internet). Utilizao de criptografia num GestoDoc Num GestoDoc, o armazenamento e a recuperao de informaes sigilosas (a includos backups e restores) utilizar a criptografia simtrica. J na comunicao, identificao de usurios e em sesses Web, ser utilizada a criptografia assimtrica, em consonncia com a ICP-Brasil. A desvinculao entre as aplicaes de criptografia torna o modelo mais gil: por um lado, a dinmica envolvida na criptografia externa fica sob responsabilidade da ICP-Brasil, sem necessidade de duplicao e atualizao de informao dentro do GestoDoc. Em particular, o GestoDoc no ter a preocupao com aspectos como temporalidade de senhas pblicas, listas de certificados ou a obsolescncia tecnolgica de hardwares e softwares. Por outro lado, a utilizao de criptografia simtrica no gerenciamento interno da informao, alm da simplicidade conceitual, possibilita mais autonomia nos processos de controle do GestoDoc. Por exemplo: cpias de segurana e backups passam a contar com mecanismos de proteo criptogrfica com funcionamento independente do estado tecnolgico da criptografia do mundo externo. Uma conexo importante entre os "dois mundos" acontece no momento da captura de documentos. A compreendida a fase de autenticao, que valerse- da fora conferida pela certificao digital. Uma vez, porm, assimilado ao GestoDoc, a autenticidade passa a ser preservada com auxlio da garantia de integridade e sigilo apoiados nos controles internos do sistema. Inversamente, sempre que informaes devem sair do GestoDoc, endereadas a agentes remotos, entra novamente em cena a criptografia assimtrica. O quadro a seguir resume esquematicamente o exposto: TECNO LO G IA DE
C R I PT O G R AF I A

C L AS SE D E
AC ES SO

F U N C I O N AL I D AD E N O G E ST O D O C Armazenamento e recuperao Sesses Web

P AD R O N I Z A O Interna ao GestoDoc ICP-Brasil

Simtrica Assimtrica

Interno Externo

MoReq-Jus

75

Segurana

RSE6.6.1 RSE6.6.2 RSE6.6.3

Utilizar a criptografia no armazenamento e na transmisso de documentos digitais sigilosos. Limitar o acesso aos documentos cifrados queles usurios portadores da chave de decifrao. Registrar os seguintes metadados sobre um documento cifrado: Indicao se est cifrado ou no. Algoritmos usados na cifrao.

O O O

RSE6.6.4 RSE6.6.5

Permitir a captura de documentos cifrados. Garantir que somente o administrador seja capaz de alterar caractersticas dos mecanismos criptogrficos internos. Em tais casos, devero obrigatoriamente ser registradas, em trilha de auditoria, as seguintes informaes: Descrio tcnica da alterao. Data e hora da alterao. Identificao do executor da operao. Motivo da alterao.

D O

RSE6.6.6

Nos casos de aplicao do item anterior, prover mecanismos para convivncia temporria de dois sistemas de criptografia distintos. O objetivo viabilizar a transio para o novo sistema sem indisponibilizar a operao do GestoDoc.

RSE6.6.7

Impedir a abertura (disclosure) de senhas, bem como a remoo de criptografia de documentos, mesmo para o administrador. Casos de contingncia, no impedimento de recuperao de informao sigilosa (por exemplo, pela morte do usurio detentor da senha) podero ser tratados em sistemas de custdia de senhas, externos ao GestoDoc.

RSE6.6.8

Possuir uma arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica.

6.7

Marcas d'gua digitais


Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo ou de uma chave protegida. Tecnologias semelhantes podem ser aplicadas a sons e a imagens em movimento digitalizadas.

MoReq-Jus

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Segurana

O GestoDoc deve manter, recuperar e assimilar novas tecnologias de marcas d'gua. REF. RSE6.7.1 RSE6.7.2 REQUISIT O Recuperar informao contida em marcas d'gua digitais, mediante anuncia do usurio autorizado. Armazenar documentos institucionais digitais que contenham marcas d'gua digitais, assim como informao de apoio relacionada marca d'gua. Possuir uma arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma de gerao e de deteco de marca d'gua digital. OBRIG. O O

RSE6.7.3

6.8

Acompanhamento de transferncia
Durante seu ciclo de vida, os documentos institucionais e seus respectivos metadados podem ser transferidos de uma mdia de suporte, ou de um local, para outro, medida que sua utilizao decresce e/ou se modifica. Essa transferncia pode ser interna, (por exemplo, um deslocamento de armazenamento on-line para off-line), como externa, podendo trazer deslocamento para outra instituio (por exemplo, em casos de alterao de competncia). necessrio um recurso de acompanhamento, a fim de se registrar a mudana de local, tanto para facilitar o acesso como para cumprir requisitos regulamentares.

REF. RSE6.8.1

REQUISIT O Manter, para cada documento ou cada processo/dossi, o histrico das movimentaes e transferncias de mdia sofridas por aquele documento ou processo/dossi. Monitorar e registrar informaes acerca do local atual e da transferncia de processos/dossis digitais e no-digitais.

OBRIG. O

RSE6.8.2

MoReq-Jus

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Segurana

REF. RSE6.8.3

REQUISIT O Registrar metadados que incluam: Nmero identificador dos documentos atribudo pelo sistema. Localizao atual e tambm as localizaes anteriores, definidas pelo usurio. Data e hora de envio/transferncia. Data e hora da recepo no novo local. Destinatrio. Usurio responsvel pela transferncia. Mtodo de transferncia.

OBRIG. O

6.9

Autoproteo
Num ambiente digital, a autoproteo consiste na capacidade do sistema de computao de verificar a integridade de programas e de dados de controle como uma medida de proteo inicial. As tcnicas de autoproteo aumentam a confiana no funcionamento correto dos programas de computador. Esta seo trata dos requisitos relativos capacidade do GestoDoc de se autoproteger contra quaisquer erros, falhas ou ataques ao prprio sistema. Alm dos requisitos de autoproteo, o GestoDoc dever interagir com outros sistemas de proteo, tais como: antivrus, firewall, anti-spyware etc.

REF. RSE6.9.1 RSE6.9.2

REQUISIT O Negar a efetivao da captura sem a verificao de vrus ou cdigo malicioso. Possuir dispositivos e procedimentos que reduzam as possibilidades de erros, falhas e descontinuidades no seu funcionamento que causem danos ou perdas aos documentos institucionais digitais. Entrar em modo de manuteno, no qual a possibilidade de restaurar o sistema para um estado seguro oferecida, aps falha ou descontinuidade do sistema, quando a recuperao automtica no for possvel. Na restaurao ao estado seguro, um GestoDoc deve recuperar informaes no maior nvel tecnicamente vivel.

OBRIG. O D

RSE6.9.3

MoReq-Jus

78

Segurana

REF. RSE6.9.4

REQUISIT O Garantir que os dados de segurana, quando replicados, sejam consistentes. Permisses de controle de acesso, chaves criptogrficas e parmetros de algoritmos criptogrficos so exemplos de dados de segurana.

OBRIG. O

RSE6.9.5

Preservar um estado seguro de funcionamento, interrompendo completamente a interao com usurios, quando quaisquer dos seguintes erros ocorrerem: Falha de comunicao entre cliente e servidor. Perda de integridade das informaes de controle de acesso. Impossibilidade de registro em trilha de auditoria.

RSE6.9.6

Permitir ao gestor a definio do limite de tentativas de acesso. Quando esse valor for atingido, o acesso deve ser bloqueado.

6.10

Alterao, ocultao e excluso de documentos institucionais


Os documentos institucionais completos no podem, em regra, ser alterados e excludos, exceto no trmino do seu ciclo de vida num GestoDoc. No entanto, os usurios autorizados podem precisar retificar operaes, para corrigir erros de usurio (por exemplo, documentos juntados indevidamente a um processo/dossi). Para cumprir requisitos jurdicos, usurios autorizados podem precisar ocultar informao sensvel sem afetar o documento correspondente.

REF. RSE6.10.1

REQUISIT O Permitir a anulao da operao em caso de erro do usurio, de acordo com as normas vigentes. Essa anulao tem que ser registrada nos metadados. Exemplos: Aps a distribuio do processo judicial, o ato no poder ser anulado. A correo se dar pelo lanamento de evento baixa definitiva por erro de distribuio. No caso de documento juntado a processo errado, a ao adequada o desentranhamento.

OBRIG. O

MoReq-Jus

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Segurana

REF. RSE6.10.2

REQUISIT O Impedir a excluso (permanente ou lgica) de documentos ou lotes de documentos fora do processo regular de eliminao. O processo regular de eliminao aquele previsto no programa de gesto documental da Justia Federal.

OBRIG. O

RSE6.10.3 RSE6.10.4

Permitir aos usurios autorizados a retificao dos metadados, com registro inclusive, na trilha de auditoria. Permitir a ocultao de dados ou partes do documento para visualizao ou consulta em casos de sigilo/segredo de justia. As formas de ocultao devem compreender: Omisso de pginas de um documento. Adio de retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras sensveis. Outros recursos necessrios para formatos de vdeo ou de udio.

O D

RSE6.10.5

Quando uma cpia truncada produzida, registrar essa ao nos metadados do documento, incluindo, pelo menos, a data, a hora, o motivo, e a pessoa que a produziu.

MoReq-Jus

80

7 Tramitao e fluxo de trabalho


Os requisitos desta seo tratam apenas dos casos em que um GestoDoc inclui recursos de automao de fluxo de trabalho (workflow). Abrangem funes para controle do fluxo de trabalho e atribuio de metadados para registro da tramitao dos documentos, incluindo o status do documento (minuta ou via original). Os recursos de um GestoDoc para controle do fluxo de trabalho podem compreender: Tramitao de um documento antes de seu registro/captura. Tramitao posterior a seu registro/captura. As tecnologias de fluxo de trabalho gerenciam o registro de eventos e as movimentaes de documentos digitais ou no-digitais sob o controle automatizado de um programa. So geralmente usadas para: Gesto de processos ou de tarefas, tais como registro e destinao de documentos e processos/dossis. Verificao e aprovao de documentos ou processos/dossis antes do registro. Encaminhamento de documentos ou processos/dossis de forma controlada, de um usurio para outro, com a identificao das aes a serem realizadas, tais como: verificar documento, marcar audincia, vista ao Ministrio Pblico. Comunicaes aos usurios internos e externos sobre a disponibilidade de um documento, a saber: as processuais (citao, intimao) e as administrativas (contatos com fornecedores, autorizao para pagamentos). Distribuio de documentos ou processos/dossis. Publicao de documentos ou processos/dossis. Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivduo especfico, um grupo de trabalho ou mesmo um software. Um participante o responsvel pela realizao de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. No caso de o participante ser um indivduo, a tarefa direcionada a determinado usurio com identificao especfica. No caso de o participante ser um grupo de trabalho, a tarefa direcionada para o grupo (formado por vrios usurios, cada um com sua identificao no sistema). A tarefa tem de ser distribuda entre os usurios do grupo, e o documento, aps ser cumprido por um membro do grupo, segue o fluxo previsto. Quando o participante um software, a tarefa direcionada a uma funo de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto.

MoReq-Jus

81

Tramitao e fluxo de trabalho

7.1
REF. RTF7.1.1

Controle do fluxo de trabalho


REQUISIT O Fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou fluxos alternativos. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou processo/dossi, a fim de serem objeto de aes. Possuir capacidade, sem limitaes, para estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho. Disponibilizar uma funo para avisar a um participante do fluxo que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria. Permitir a utilizao de qualquer sistema de comunicao eletrnica para que um usurio possa informar outros usurios sobre documentos que requeiram sua ateno. Permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente pelo gestor. Possibilitar que tarefas e aes sejam redistribudas, quando necessrio, em um fluxo de trabalho, a um usurio ou grupo diferente do que havia sido previsto. Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, em funo do contedo daquele ou em razo de eventual afastamento do usurio responsvel. OBRIG. O

RTF7.1.2 RTF7.1.3

O O

RTF7.1.4

RTF7.1.5 RTF7.1.6

O O

RTF7.1.7 RTF7.1.8

Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas nesse fluxo. Registrar a tramitao de todos os documentos a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada um deles no processo. Efetuar a gesto dos documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo gestor. Permitir que os usurios visualizem a fila de espera do trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a trabalhar.

O O

RTF7.1.9 RTF7.1.10

O O

MoReq-Jus

82

Tramitao e fluxo de trabalho

REF. RTF7.1.11

REQUISIT O Fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou os dados do sistema. Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.

OBRIG. D

RTF7.1.12

Fornecer um histrico de movimentao dos documentos. O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e sada; nomes de responsveis; titulo do documento, providncias, etc.

RTF7.1.13

Permitir que usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo s prosseguir com a autorizao do usurio.

RTF7.1.14

Incluir processamento condicional, permitindo que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga, como definido pelo prprio fluxo, quando o documento recebido. Associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram, de acordo com tais limites. Reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes. Prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do grupo, sempre que o participante for um grupo de trabalho. Permitir que a captura de documentos desencadeie automaticamente fluxos de trabalho. Fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho dos participantes. Registrar a tramitao de um documento em seus metadados. Os metadados referentes tramitao devem registrar, dentre outros, data e hora de envio e de recebimento e identificao dos usurios.

RTF7.1.15

RTF7.1.16 RTF7.1.17 RTF7.1.18 RTF7.1.19

O O O O

RTF7.1.20

MoReq-Jus

83

Tramitao e fluxo de trabalho

REF. RTF7.1.21

REQUISIT O Manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados. Assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de autorizao, leve em conta os documentos vinculados.

OBRIG. O

RTF7.1.22

7.2

Controle de verses e do status do documento


Um GestoDoc tem de ser capaz de estabelecer pelo seu recurso de fluxo de trabalho o status do documento: minuta ou via original. No caso dos documentos digitais, esse status estabelecido de acordo com o fluxo do documento no GestoDoc. Assim, por exemplo: O documento uma minuta enquanto estiver no espao individual ou do grupo. Um documento transmitido do espao individual ou do grupo, para o espao geral, onde no poder mais ser alterado, e da para fora da instituio, ser sempre recebido como um original. Um documento enviado do espao individual ao grupo, para fins de comentrios, uma minuta, que dever ter seu nmero de verses devidamente controlado. Quando um usurio autorizado recupera um documento do espao geral e o armazena em seu espao, ele cria uma nova minuta.

REF. RTF7.2.1 RTF7.2.2 RTF7.2.3

REQUISIT O Registrar o status de transmisso do documento: minuta ou via original. Controlar as diversas verses de um documento em produo. Manter o identificador nico do documento e registrar, em metadados especficos, o controle de verses.

OBRIG. O O O

MoReq-Jus

84

8 Avaliao e destinao
Avaliao, temporalidade e destinao A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto de documentos, pois permite racionalizar o acmulo dos documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes. A avaliao o processo de anlise dos documentos e visa estabelecer os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio que lhes so atribudos. Os prazos de guarda e as aes de destinao devem estar formalizados nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, com base em estimativas de utilizao. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessrio. A aplicao dos critrios de avaliao feita com suporte na teoria das trs idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo. Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial. A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas estabelecidos nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao. A complexidade e a abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica o estabelecimento de critrios de valor, requerem a constituio de comisses ou grupos multidisciplinares permanentes de avaliao documental, conforme estabelecem as Resolues CJF n. 217, de 1999, e 359, de 2004. Um GestoDoc deve identificar, sempre que possvel, a temporalidade e a destinao prevista para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as aes definidas nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da Justia Federal. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gesto de documentos deve tambm ter capacidade de identificar aqueles que j cumpriram sua temporalidade para que se implemente a destinao prevista. No caso de um GestoDoc, esse sistema

MoReq-Jus

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Avaliao e destinao

dever ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo definido nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao. As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemtica no curso rotineiro das atividades do rgo. Essas mesmas determinaes no podero ser implementadas nos processos em tramitao, nos documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao. O sistema de gesto de documentos deve prever as seguintes aes: Reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo corrente do rgo que os gerou. Eliminao fsica. Transferncia. Recolhimento unidade de arquivo. Um documento includo automaticamente em um relatrio de eliminao gerado por um GestoDoc, em razo dos critrios estabelecidos, precisa ser individualmente avaliado pela Comisso de Avaliao da instituio antes de ser efetivamente eliminado. Em razo das suas peculiaridades, um documento pode ser considerado de valor permanente. Um GestoDoc deve ser capaz de permitir a preservao de conjuntos amostrais representativos dos documentos eliminados segundo os critrios previamente estabelecidos. Eliminao Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente. A eliminao deve ser precedida da elaborao de listagem, do edital de cincia de eliminao e do termo de eliminao, de acordo com a legislao vigente, e deve obedecer aos seguintes princpios: A eliminao dever sempre ser autorizada pelas comisses de avaliao e pelos grupos de trabalho com base no programa de gesto documental da Justia Federal. A eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer informao confidencial contida nos documentos eliminados, como, por exemplo, dados de identificao pessoal ou assinatura. Todas as cpias dos documentos eliminados, inclusive cpias de segurana e cpias de preservao, independentemente do suporte, devero ser destrudas.

MoReq-Jus

86

Avaliao e destinao

Transferncia Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, sob a guarda da unidade de arquivo do rgo, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Recolhimento Recolhimento a passagem dos documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente sob a guarda da unidade de arquivo do rgo. Em alguns casos especificados no Programa de Gesto de Documentos da Justia Federal como sentenas, acrdos, atos normativos etc., o recolhimento do documento ocorre no ato da sua publicidade. Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para a unidade de arquivo do rgo, que implicam a transposio desses documentos de um GestoDoc para outro sistema, devero adotar algumas providncias no que diz respeito a: Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pelo programa de gesto documental da Justia Federal. Documentao tcnica necessria para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados). Instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos digitais e informaes que possibilitem a presuno de autenticidade dos documentos recolhidos unidade de arquivo do rgo. Informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor. Os requisitos desta seo referem-se aos procedimentos de avaliao e destinao dos documentos gerenciados pelo GestoDoc.

8.1

Configurao dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos


Estes requisitos referem-se criao e manuteno dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal em um GestoDoc.

R EF . RAD8.1.1

REQUISITO Prover funcionalidades para definio e manuteno de todos os instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Associar automaticamente a um documento, processo/dossi administrativo a classificao, a temporalidade e a destinao previstas no PCTT.

OBRIG. O

RAD8.1.2

MoReq-Jus

87

Avaliao e destinao

R EF . RAD8.1.3 RAD8.1.4

REQUISITO Associar automaticamente a um processo judicial a classificao de guarda permanente, de acordo com as normas do CJF. Associar automaticamente a um processo judicial passvel de eliminao, os critrios definidos pelo fluxo para seleo das aes judiciais da Justia Federal, definido pelas normas do CJF. Prever a transferncia da gesto de documentos e processos/dossis para a unidade de arquivo. Prever a iniciao automtica da contagem dos prazos de guarda referenciados nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal a partir do ltimo arquivamento. Acontecimentos especficos no-detectveis automaticamente pelo sistema devem ser informados ao GestoDoc por usurio autorizado como, por exemplo, 6 anos aps julgamento pelo Tribunal de Contas da Unio conforme PCTT.

OBRIG. O D

RAD8.1.5 RAD8.1.6

O O

RAD8.1.7

Limitar ao gestor a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Permitir que um gestor altere o prazo, destinao ou classificao prevista em algum item dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal e garantir que a alterao tenha efeito em todos os documentos ou processos/dossis associados quele item. As alteraes nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal s podero ser feitas aps o resultado de um processo de reavaliao realizado pelo CJF.

RAD8.1.8

RAD8.1.9

Manter o histrico das alteraes realizadas nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal. Importar e exportar total ou parcialmente um instrumento de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal.

RAD8.1.10

MoReq-Jus

88

Avaliao e destinao

R EF . RAD8.1.11

REQUISITO Prover funcionalidades para a elaborao de relatrios que apiem a gesto dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal, incluindo a capacidade de: Gerar relatrio completo do instrumento de classificao, temporalidade e destinao de documentos. Gerar relatrio parcial do instrumento de classificao, temporalidade e destinao de documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano de classificao. Gerar relatrio dos documentos ou processos/dossis aos quais est atribudo um determinado prazo de guarda. Identificar as inconsistncias existentes entre os instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos e o plano de classificao.

OBRIG. O

8.2

Aplicao dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos


Estes requisitos referem-se aplicao dos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos: procedimentos de controle e verificao dos prazos e da destinao prevista, antes de se proceder s aes de destinao propriamente ditas.

REF. RAD8.2.1

REQUISIT O Prover funcionalidades para informar o usurio autorizado sobre os documentos ou processos/dossis que j cumpriram ou esto para cumprir o prazo de guarda previsto. Pedir confirmao antes de realizar os procedimentos de destinao (emisso de relatrios, editais, etc.), conforme normas do CJF. Restringir as funcionalidades de destinao a usurios autorizados da unidade de arquivo. Quando um usurio autorizado reclassifica documentos ou processos/dossis de uma classe ou assunto para outro, adotar automaticamente a temporalidade e a destinao vigentes na nova classe ou assunto.

OBRIG. O

RAD8.2.2

RAD8.2.3 RAD8.2.4

O O

MoReq-Jus

89

Avaliao e destinao

REF. RAD8.2.5

REQUISIT O Os documentos previamente definidos pelo Programa de Gesto Documental como de guarda permanente (sentenas, inteiro teor de acrdo, etc.) devero ter sua guarda garantida. Quando um documento digital no previamente definido pelo Programa de Gesto Documental como de guarda permanente estiver associado a mais de um dossi ou processo, e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, esse prazo dever ser o mais abrangente. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo, o GestoDoc dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital. No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado sem antes ter ocorrido a verficao da temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.

OBRIG. O

RAD8.2.6

8.3

Exportao de documentos
Um GestoDoc deve ter capacidade de exportar documentos, processos/dossis para apoiar a ao de transferncia de documentos, ou ainda para realizar uma migrao ou enviar uma cpia para outro local ou sistema. absolutamente necessrio que as aes sejam executadas de maneira controlada, havendo registro nos metadados e na trilha de auditoria e verificao dos documentos relacionados.

REF. RAD8.3.1

REQUISIT O Exportar documentos e processos/dossis digitais e seus metadados para outro sistema, dentro ou fora do rgo.

OBRIG. O

MoReq-Jus

90

Avaliao e destinao

REF. RAD8.3.2

REQUISIT O Exportar um documento e processo/dossi ou grupo de documentos e processos/dossis numa seqncia de operaes, de modo que: O contedo, o contexto e a estrutura dos seus documentos no se degradem. Todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Todos os metadados do documento sejam relacionados a ele, de forma que os vnculos sejam mantidos no novo sistema. Todas as ligaes entre documentos, volumes e processos/dossis sejam mantidas.

OBRIG. O

RAD8.3.3

Exportar processos/dossis: Em seu formato nativo ou no formato para o qual foi migrado. De acordo com os formatos definidos em padres de interoperabilidade adotados pela Justia Federal.

RAD8.3.4 RAD8.3.5

Exportar todos os tipos de documentos que estiver apto a capturar. Produzir um relatrio detalhado sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O relatrio tem de identificar os documentos e processos/dossis que tenham originado erros de processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida. Conservar todos os documentos e processos/dossis digitais que tiverem sido exportados, pelo menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio com xito. Manter metadados relativos a documentos e processos/dossis exportados. Possibilitar a ordenao dos documentos e processos/dossis digitais a serem exportados de acordo com elementos de metadados selecionados pelo usurio. Exigir do usurio autorizado, ao exportar documentos e processos/dossis hbridos, a confirmao de que a parte nodigital dos mesmos documentos e processos/dossis tenha sido recebida adequadamente antes de confirmar a exportao da parte sob forma digital.

D O

RAD8.3.6

RAD8.3.7 RAD8.3.8

O D

RAD8.3.9

MoReq-Jus

91

Avaliao e destinao

REF. RAD8.3.10

REQUISIT O Permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez. Exemplo: O magistrado determina a remessa de processo eletrnico para o Superior Tribunal de Justia (STJ) e tambm para o Ministrio Pblico Federal (MPF).

OBRIG. O

8.4

Eliminao
A eliminao de documentos institucionais deve ser realizada de acordo com o previsto nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao de documentos, aps a avaliao dos documentos e de acordo com a regulamentao do CJF. Os procedimentos para eliminao de documentos institucionais em um GestoDoc tm de ser executados de forma controlada, fazendo-se registro nos metadados e trilha de auditoria.

REF. RAD8.4.1 RAD8.4.2

REQUISIT O Restringir a funo de eliminao de documentos ou processos/dossis a usurios autorizados. Solicitar confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e processo/dossi. Avisar o usurio autorizado quando um documento ou processo/dossi passvel de eliminao encontrar-se relacionado a outro documento ou processo/dossi. Permitir a eliminao de documentos ou processos/dossis de forma irreversvel, a fim de que no possam ser restaurados por meio da utilizao normal do GestoDoc. Quando um documento tiver vrias referncias armazenadas no sistema, garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de eliminar o objeto digital. Ver RAD8.2.6

OBRIG. O O

RAD8.4.3

RAD8.4.4

RAD8.4.5

RAD8.4.6

Produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio dever identificar os documentos cuja eliminao no tenha sido bem sucedida. Quando eliminar documentos ou processos/dossis hbridos, exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte nodigital dos mesmos tenha sido eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma digital.

RAD8.4.7

MoReq-Jus

92

Avaliao e destinao

REF. RAD8.4.8

REQUISIT O Gerar relatrio com os documentos e processos/dossis: Passveis de eliminao (edital). Selecionados para guarda permanente pela aplicao do plano amostral. Definitivamente eliminados (termo de eliminao).

OBRIG. O

RAD8.4.9

Manter metadados relativos a documentos e processos/dossis eliminados.

8.5

Avaliao e destinao de documentos institucionais no-digitais e hbridos


Os documentos institucionais no-digitais e os hbridos gerenciados pelo GestoDoc devem ter os procedimentos de avaliao e destinao controlados pelo GestoDoc, assim como os documentos digitais.

REF. RAD8.5.1

REQUISIT O Aplicar os mesmos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao da poltica de gesto documental da Justia Federal para os documentos no-digitais, digitais ou hbridos. Alertar ao usurio autorizado sobre a existncia e localizao de uma parte no-digital associada a um documento hbrido que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado. Permitir a exportao de metadados de documentos e processos/dossis no-digitais. Permitir ao usurio autorizado uma nova classificao do processo/dossi e documentos para fins especficos de destinao, sem alterao de sua classificao original.

OBRIG. O

RAD8.5.2

RAD8.5.3 RAD8.5.4

O O

MoReq-Jus

93

9 Pesquisa, localizao e apresentao de documentos


Um sistema de gesto de documentos deve prever funes de recuperao e acesso aos documentos institucionais e s informaes neles contidas, de forma a satisfazer a conduo das atividades e os requisitos relativos transparncia do rgo. A recuperao inclui a pesquisa, a localizao e a apresentao dos documentos. Em um GestoDoc a apresentao dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentao, tais como monitor de vdeo, impressora, caixa de som, etc. No mbito do sistema de gesto de documentos, a pesquisa feita a partir de bases de dados e produtos decorrentes. J em um GestoDoc a pesquisa flexibilizada por parmetros predefinidos, selecionados dentre as informaes coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm de ser submetidos aos controles de acesso e segurana descritos na seo especfica.

9.1
REF. RPL9.1.1 RPL9.1.2 RPL9.1.3

Recuperao de informao
REQUISIT O Fornecer facilidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos. Fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao opcionais via um ambiente Web. Prever a navegao grfica do plano de classificao, a navegao direta de uma classe ou assunto, para os documentos institucionais criados nessa classe ou assunto, e a seleo, recuperao e apresentao direta dos documentos institucionais e de seus contedos por meio desse mecanismo. Restringir a recuperao de informaes de documentos e processos/dossis sigilosos e em segredo de justia aos usurios que possuam credencial de segurana adequada. OBRIG. O D D

RPL9.1.4

9.2

Pesquisa e localizao
A pesquisa o processo de identificao de documentos institucionais por meio de parmetros definidos pelo usurio com o objetivo de confirmar,

MoReq-Jus

94

Pesquisa, localizao e apresentao de documentos

localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados. REF. RPL9.2.1 REQUISIT O Fornecer uma srie de funes que atuem sobre os metadados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, unidade de arquivamento e classe) e sobre os contedos dos documentos institucionais, por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar e acessar os documentos e/ou metadados, quer individualmente quer reunidos em grupo. Permitir a pesquisa regional de forma integrada, apresentando todos os documentos e processos/dossis, sejam eles digitais, hbridos ou no-digitais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa. Permitir a pesquisa nacional de forma integrada, apresentando todos os documentos e processos/dossis, sejam eles digitais, hbridos ou no-digitais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa. Permitir que todos os metadados de gesto de um documento ou processo/dossi sejam pesquisados. O usurio deve ser informado quando a pesquisa no obtiver resultado. RPL9.2.5 Permitir que os contedos sob a forma de texto dos documentos sejam pesquisados. O usurio deve ser informado quando a pesquisa no obtiver resultado. RPL9.2.6 Permitir que um documento ou processo/dossi seja recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo no mnimo: Identificador Ttulo ou descrio abreviada Datas Unidade de origem/destino Signatrio/redator/parte/advogado/magistrado/interessado Classificao de acordo com os instrumentos de classificao RPL9.2.7 Fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de metadados e de contedo do documento por meio dos operadores lgicos: E, OU e NO. D O D OBRIG. O

RPL9.2.2

RPL9.2.3

RPL9.2.4

MoReq-Jus

95

Pesquisa, localizao e apresentao de documentos

REF. RPL9.2.8

REQUISIT O Permitir que os termos utilizados na pesquisa sejam qualificados, especificando-se um metadado ou o contedo do documento como fonte de busca. Permitir a utilizao de caracteres coringa e busca fontica para a pesquisa de metadados. Permitir que os usurios possam refinar as pesquisas j realizadas. Quando o rgo utilizar tesauros ou vocabulrio controlado, realizar pesquisa dos documentos e processos/dossis por meio da navegao destes instrumentos. Permitir a pesquisa previamente parametrizada, de acordo com o perfil ou necessidade do usurio. Permitir a pesquisa e recuperao de uma unidade de arquivamento e exibir a lista de todos os documentos que o compem.

OBRIG. D

RPL9.2.9 RPL9.2.10 RPL9.2.11

D D D

RPL9.2.12 RPL9.2.13

O O

9.3

Apresentao: texto, imagem, som e vdeo


Um GestoDoc pode conter documentos institucionais com formatos e estruturas os mais diversos e deve ter capacidade para apresent-los ao usurio sem adulter-los, utilizando-se adequadamente de suportes tecnolgicos para texto, imagem, som e vdeo. O sistema dever informar os programas (software) adicionais necessrios e a configurao adequada, como, por exemplo, plug-in, configurao de navegador.

REF. RPL9.3.1

REQUISIT O Apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e processos/dossis digitais, no-digitais ou hbridos que cumpram os parmetros daquela. Aps apresentar o resultado da pesquisa, alm de informar a quantidade de itens recuperados, deve-se permitir ao usurio as seguintes opes: Acessar os documentos e processos/dossis resultantes da pesquisa. Redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta.

OBRIG. O

RPL9.3.2

MoReq-Jus

96

Pesquisa, localizao e apresentao de documentos

REF. RPL9.3.3

REQUISIT O Permitir que os documentos e processos/dossis apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos. Permitir ao gestor a configurao de pesquisas, possibilitando as seguintes parametrizaes: Determinao do nmero mximo de itens recuperveis em uma pesquisa. Definio dos metadados que devem ser exibidos nas listas de resultados de pesquisa.

OBRIG. D

RPL9.3.4

RPL9.3.5

Permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio incluindo as funcionalidades: Seleo da ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados. Determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos na tela de cada vez. Armazenamento dos resultados de uma pesquisa.

RPL9.3.6

Fornecer recursos que permitam a um usurio navegar para o nvel imediatamente superior ou inferior, como, por exemplo: De um documento para a unidade de arquivamento em que est includo. De uma unidade de arquivamento para os documentos nela includos. De uma unidade de arquivamento para a classe respectiva. De uma classe para as unidades de arquivamento a ela relacionadas.

RPL9.3.7

Apresentar o contedo de todos os tipos de documentos institucionais digitais capturados, preservando as caractersticas e os formatos. Reproduzir os documentos capturados, preservando o formato produzido pelas aplicaes geradoras. Permitir que todos os documentos de um processo/dossi sejam impressos ou armazenados em uma nica operao, na seqncia determinada pelo usurio.

RPL9.3.8 RPL9.3.9

O O

MoReq-Jus

97

Pesquisa, localizao e apresentao de documentos

REF. RPL9.3.10

REQUISIT O Apresentar os documentos institucionais em formatos padronizados para publicao digital e interoperabilidade, alm do formato nativo. No que se refere interoperabilidade com outros sistemas, ver Captulo 12, Interoperabilidade.

OBRIG. O

RPL9.3.11 RPL9.3.12

Realizar pesquisa e exibio de documentos e processos/dossis simultaneamente para diversos usurios. Permitir ao gestor determinar que vias ou cpias em papel de documentos, processos/dossis e quais metadados podem ser reproduzidos. Permitir ao gestor o estabelecimento de permisses para armazenamento e reproduo de documentos, processos/dossis.

O D

RPL9.3.13

MoReq-Jus

98

10 Funes administrativas
10.1
REF. RFA10.1.1

Monitorao do sistema
REQUISIT O Permitir que o gestor, de maneira controlada e sem esforo excessivo, recupere, identifique, visualize e reconfigure os parmetros do sistema e os atributos dos perfis dos usurios. Fornecer ao gestor relatrios flexveis para o gerenciamento dos volumes e itens e sua utilizao, que apresentem no mnimo: Quantidade de processos/dossis, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos (tempo, classe, unidade administrativa etc.). Estatsticas de operaes relativas a processos/dossis, volumes e itens. Relatrios de operaes por usurio. OBRIG. O

RFA10.1.2

RFA10.1.3

Prover documentao cobrindo aspectos de administrao do sistema. A documentao deve incluir todas as informaes necessrias para o correto gerenciamento do sistema.

10.2
REF. RFA10.2.1 RFA10.2.2 RFA10.2.3

Manuteno e evoluo
REQUISIT O Possuir documentao de implementao. Ser aderente normatizao do CJF nos aspectos de processo de desenvolvimento de software. Possuir um ambiente de homologao para avaliao de novas verses de software, que permita testes: Funcionais De preservao da integridade do acervo digital OBRIG. O O O

MoReq-Jus

99

11 Usabilidade
O projeto de um sistema de software com boa usabilidade8 exige preocupao com a facilidade de utilizao. A objetividade de apresentao de informaes pelo sistema deve possibilitar a realizao segura e eficiente das tarefas, ao mesmo tempo em que oferece interao agradvel com o usurio. Boa parte do sucesso de um sistema depende de sua aceitao. Um sistema desenvolvido objetivando facilidade de utilizao tem mais chance de satisfazer os usurios. Alm disso, exigir menores custos de manuteno, treinamento e suporte. R EF . RUS11.1.1 RUS11.1.2 RUS11.1.3 REQUISITO Possuir documentao completa, clara, inteligvel e organizada para utilizao do software. Possuir sistema de ajuda on-line. Vincular o sistema de ajuda on-line funo ou tarefa executada (sensvel ao contexto). Exemplo: Quando se executa uma operao de edio, uma vez acionada a ajuda, ela deve remeter para o tpico de ajuda da edio. RUS11.1.4 Permitir ao gestor a personalizao de contedo de ajuda on-line por adio de texto ou edio do texto existente. Exemplo: O responsvel pela gesto do contedo da ajuda pode adicionar esclarecimentos ou alterar o contedo das descries, de modo a facilitar o entendimento das funes. RUS11.1.5 RUS11.1.6 Toda mensagem de erro produzida deve ser clara e significativa, de modo a permitir ao usurio corrigir ou cancelar a operao. A interface deve seguir padres preestabelecidos e consolidados como boas prticas de projeto grfico, validados cientificamente. Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao de padro de identidade visual (ligado marca da instituio ou alguma legislao especfica da Justia Federal), bem como a utilizao de guias de estilo para implementao e verificao da padronizao da interface, desde que no interfira nos princpios bsicos da ergonomia cognitiva. O O D OBRIG. O O D

O conceito de usabilidade tratado pela norma ISO/IEC 9126:1991 Information technology Software product evaluation:

quality characteristics and guidelines for their use.

MoReq-Jus

100

Usabilidade

R EF . RUS11.1.7

REQUISITO Utilizao de um conjunto simples e consistente de regras de interface, privilegiando a facilidade de aprendizado de operao pelos seus usurios. A utilizao de um conjunto de regras consistentes com o ambiente operacional em que o GestoDoc ser executado permite que ele apresente menus, comandos e outras facilidades consistentes em toda aplicao. Essas regras de interface, quando compatveis com outras aplicaes principais j instaladas, levam padronizao da terminologia utilizada para funes, rtulos e aes consistentes em toda a aplicao.

OBRIG. D

RUS11.1.8

A interface de visualizao dos documentos institucionais deve fornecer o recurso de arrastar e soltar, se apropriado no ambiente operacional do GestoDoc. Permitir que a estrutura de classes, assuntos e processos/dossis seja visualizada em diferentes formas de apresentao.

RUS11.1.9

D D

RUS11.1.10 Personalizar a interface grfica, quanto aos seguintes aspectos: Contedos de menus. Formatos de telas. Utilizao de teclas de funo. Alterao de cores, fontes e tamanhos de fontes em telas e janelas dentro de parmetros ergonmicos. Avisos sonoros, incluindo tom e volume. RUS11.1.11 Utilizar barras de ferramentas, permitindo ao usurio a possibilidade de configurao e de habilitar/desabilitar esse tipo de recurso. Porm, de forma a no infringir a recomendao de utilizao de um conjunto simples e consistente de regras de interface. RUS11.1.12 Permitir a utilizao de janelas, sua movimentao, redimensionamento e gravao das modificaes da aparncia, possibilitando a personalizao por perfil de usurio dentro de parmetros ergonmicos.

MoReq-Jus

101

Usabilidade

R EF .

REQUISITO

OBRIG. D

RUS11.1.13 Permitir a gravao de opes default para entrada de dados de configurao: Valores iguais aos de um item anterior. Valores que possam ser selecionados de uma lista configurvel. Valores derivados do contexto, como data, referncia do processo/dossi, identificador do usurio. Valores predefinidos por um administrador (para campos de metadados como, por exemplo, o nome da organizao que est utilizando o sistema). RUS11.1.14 A interface tem de possibilitar a utilizao s pessoas portadoras de necessidades especiais, de modo a atender o Decreto 5.296, de 2004. RUS11.1.15 A interao deve permitir a interface com leitores de telas para portadores de deficincias visuais. RUS11.1.16 A utilizao no tem de tornar obrigatrio o uso de aparelho selecionador especfico (mouse, por exemplo). RUS11.1.17 Permitir a realizao de transaes ou tarefas mais freqentemente executadas com um pequeno nmero de iteraes (cliques de mouse, por exemplo) e sem mudanas excessivas de contexto. RUS11.1.18 Integrao com o sistema de comunicao eletrnica da organizao, de forma a permitir a gerao de mensagens com possibilidade de manipular documentos digitais, sem necessidade de sair do GestoDoc. RUS11.1.19 No caso de integrao com o sistema de comunicao eletrnica, deve ser possvel fazer referncias a documentos institucionais sem necessidade de envio de cpias adicionais. RUS11.1.20 Possuir integrao com o sistema padro de edio de documentos. RUS11.1.21 Permitir a definio e utilizao de referncias cruzadas entre documentos institucionais digitais correlacionados, possibilitando uma fcil navegao entre eles, inclusive com uso de hyperlinks. RUS11.1.22 Restringir o acesso s funcionalidades administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio.

O O D

D D

MoReq-Jus

102

12 Interoperabilidade
A adoo de regras e padres de comunicao j consolidados permite a consulta entre sistemas heterogneos, sem que o usurio perceba as operaes envolvidas, convergindo para uma relao sinrgica entre as partes. Esta seo estabelece requisitos mnimos para que um GestoDoc possa interoperar com outros sistemas de informao, inclusive sistemas legados, respeitando normas de segurana de acordo com padres abertos de interoperabilidade. Por interoperabilidade, entende-se: Intercmbio coerente de informaes e servios entre sistemas. A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer componente ou produto usado nos pontos de interligao por outro de especificao similar, sem comprometimento das funcionalidades do sistema9. Isto se faz mediante a utilizao de regras e padres de comunicao. O GestoDoc dever adotar o padro de interoperabilidade regulamentado pelo CJF. REF. RIN12.1.1 REQUISIT O Interoperar com outros sistemas, permitindo pelo menos consulta, recuperao, importao e exportao de documentos e seus metadados. As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao vigente e a poltica de segurana da informao da Justia Federal. RIN12.1.2 Interoperar com outros sistemas por intermdio de padres abertos de interoperabilidade que devero ser regulamentados pelo CJF. Aplicar os requisitos de segurana descritos neste documento para execuo das operaes de interoperabilidade. Isso fundamental para que as operaes, feitas em ambiente com interoperabilidade, no afetem a integridade dos documentos e impossibilitem acessos no autorizados. O OBRIG. O

RIN12.1.3

9 <https://www.governoeletronico.gov.br/acoes-e-projetos/e-ping-padroes-de-interoperabilidade>. Acesso em: 20 jul 2007.

MoReq-Jus

103

13 Disponibilidade
Requisitos de disponibilidade descrevem as exigncias mnimas sobre prontido de atendimento de um sistema. Os requisitos de disponibilidade devem ser especificados pelo administrador do GestoDoc de acordo com o nvel de servio a ser fornecido. Por exemplo, os perodos previstos de atendimento (8x5 indica 8 horas por dia til, 24x7 indica atendimento contnuo), bem como o tempo mximo tolervel em interrupes previstas. O grau de disponibilidade a ser estabelecido deve levar em conta fatores como as regras de negcio da organizao, a necessidade de realizao de backup, manutenes planejadas, entre outros. REF. RDI13.1.1 REQUISIT O Garantir disponibilidade de operao durante o perodo definido pela instituio, ressalvadas as falhas causadas por problemas de infra-estrutura. OBRIG. O

MoReq-Jus

104

14 Desempenho e escalabilidade
Os requisitos de desempenho enfocam a eficincia no atendimento s requisies de usurios, de acordo com suas expectativas quanto aos tempos de resposta. O tempo de resposta tanto influenciado por requisitos de qualidade do software quanto por fatores externos, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de trfego de dados e dimensionamento dos servidores e das estaes de trabalho. O desempenho medido avaliando-se a velocidade de processamento, o tempo de resposta e o consumo de recursos. A escalabilidade de um componente ou de um software relaciona-se capacidade do sistema manter o mesmo desempenho tempo de resposta quando h um aumento no nmero de usurios e/ou de requisies simultneas. Sobre desempenho e escalabilidade, investimentos em hardware devem refletir no aumento de desempenho do sistema. Quando se acrescentam mais mquinas, os investimentos em hardware caracterizam a escalabilidade horizontal. Quando se aumenta o poder de processamento das mquinas existentes, a escalabilidade vertical. Melhor escalabilidade possibilita distribuir e configurar a execuo da aplicao para satisfazer vrios volumes de transao. Um sistema dito escalvel quando o investimento necessrio melhoria do desempenho proporcional ao resultado obtido. A organizao deve manter indicadores do valor da sua infra-estrutura de informao olhando para a relao entre o capital investido e os nveis de performance obtidos. Para um GestoDoc, entende-se escalabilidade como a capacidade do sistema responder a um aumento de usurios e volume de documentos processados, mantendo-se o desempenho das respostas do sistema. REF. RDE14.1.1 RDE14.1.2 REQUISIT O Manter estatsticas dos tempos de atendimento, discriminados por tipo de operao. Ser expansvel at comportar um nmero mximo preestabelecido de usurios simultneos, provendo continuidade efetiva de servios. Manter registros de atualizao de verso de infra-estrutura e do prprio sistema. Permitir adaptao a instituies de estruturas similares, mas de diferentes tamanhos. OBRIG. D O

RDE14.1.3 RDE14.1.4

O D

MoReq-Jus

105

Desempenho e escalabilidade

REF. RDE14.1.5

REQUISIT O Fornecer evidncias do grau de escalabilidade ao longo do tempo, mantendo avaliaes quantitativas de: Nmero mximo de sites remotos suportados com desempenho adequado. Tamanho mximo do repositrio. Nmero mximo de usurios simultneos que possam ser atendidos com desempenho adequado. Sobrecarga administrativa, expectativa de crescimento do nmero de usurios. Expectativa de crescimento das bases de dados. Expectativa de crescimento do nmero de estaes.

OBRIG. D

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Administrador Responsvel por manter o ambiente operacional do sistema. Ato de reunir documentos organizados em volumes prprios a um determinado processo. Os documentos que formam os anexos tramitam junto ao processo, mas no so autuados como um processo. Documentos organizados em volume prprio, que acompanham um processo, mas no so autuados como um processo. Documentos que acompanham e esto vinculados a um documento principal ou mensagem, independentemente do suporte em que se apresentam. Apensao Reunio de dois ou mais processos, permanecendo cada processo com seu respectivo nmero. Nos processos judiciais, a apensao ocorre por determinao legal ou judicial em processos que estejam em movimento, suspensos ou baixados. Nos processos administrativos, a apensao ocorre por determinao da autoridade competente. Avaliao de documentos A passagem dos documentos de uma idade para outra definida por meio do processo de avaliao, que considera a freqncia de uso dos documentos por seus produtores e a identificao de seus valores primrio e secundrio. No caso dos documentos que cumpriram valor primrio, mas no apresentam valor secundrio, estes sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios s atividades rotineiras do rgo que os criou, mas apresentam valor secundrio, sero destinados guarda permanente. Formar autos. Reunir em forma de processo (a petio e documentos apresentados em juzo), designando nmero, identificando partes, procuradores, assunto, classe processual e outras informaes relevantes. Incorporao de documento ao sistema.

Anexao

Anexo

Autuao

Captura

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Checksum

Valor calculado a partir dos dados, para comprovao de integridade. As sucessivas etapas pelas quais os documentos passam: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao). Primeira diviso de um plano de classificao ou de um cdigo de classificao. Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um plano de classificao. Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. converso de dados: mudana de um formato para outro. 2. converso de sistema computacional: mudana do modelo de computador e de seus perifricos. Separao de processos que estavam apensados. Nos processos judiciais, via de regra, o efeito de uma deciso judicial que determina a separao de processos que estavam reunidos. No caso dos processos administrativos, a desapensao ocorre por determinao da autoridade competente.

Ciclo de vida dos documentos

Classe Cdigo de classificao Converso

Desapensao

Desentranhamento Ato de retirar peas juntadas em processo judicial ou administrativo. Desmembramento Ato de dividir um processo em dois ou mais processos. Ocorre, nos processos judiciais, por deciso judicial e nos administrativos por determinao da autoridade competente. Documento institucional Documento produzido e recebido pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes. (Lei n. 8.159, de 1991, art. 20) Documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional.

Documento institucional digital Dossi

Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma

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unidade. Emulao Utilizao de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as caractersticas de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas. Processos mentais, tais como percepo, memria, raciocnio e resposta motora conforme afetem as interaes entre seres humanos e outros elementos de um sistema. Os tpicos relevantes incluem o estudo da carga mental de trabalho, tomada de deciso, desempenho especializado, interao homem computador, stress e treinamento conforme esses se relacionem a projetos envolvendo seres humanos e sistemas. Automatizao de uma atividade, no todo ou em parte, durante a qual documentos, informao ou tarefas transitam de um participante para outro com vistas a serem submetidos a aes, de acordo com um conjunto de normas processuais. Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que engloba a produo, a tramitao, a utilizao, a avaliao e o arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei n 8.159, de 1991, art. 3) Responsvel pelo gerenciamento das regras de negcio do sistema. Cabe ao gestor, entre outras atividades, a criao de usurios e atribuio de privilgios. De funcionamento essencial, necessria a qualquer sistema computacional. nela que o software e os dados so armazenados durante a execuo. Representantes tpicas dessa classe so as memrias Random Access Memory (RAM). So memrias extremamente rpidas, de contedo dinmico e voltil, permanecendo registrado apenas durante a execuo do software. Apresenta volume maior de armazenamento que a primria; entretanto mais lenta e no-voltil. So exemplos os discos rgidos magnticos (hard disk

Ergonomia cognitiva

Fluxo de trabalho

Gesto de documentos

Gestor

Memria primria

Memria secundria

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HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem, atravs do uso de disk arrays, obter-se maior desempenho e confiabilidade do que com os discos isoladamente. Memria terciria Compreende fitas magnticas, discos pticos e outros. Usos tpicos incluem armazenamento do acervo digital e cpias de segurana. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memria "mdias de armazenamento". A memria terciria tem caracterstica no-voltil na preservao de dados. Seu preo unitrio to pequeno que requisitos de confiabilidade devem prevalecer: em caso de desastre, o prejuzo da perda de dados superior ao preo das mdias que fisicamente os contm. Informao que descreve e contextualiza o dado. Verso preliminar de documento sujeita aprovao. Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade. Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte. Base do conceito de gesto de documentos, essa teoria os classifica em trs fases: Corrente Documentos que esto em curso (tramitando ou arquivados), mas objeto de consultas freqentes. So conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do rgo produtor. Intermediria Documentos que no so mais de uso corrente, mas que por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no

Metadado Minuta Plano de classificao

Processo

Rejuvenescimento

Teoria das trs idades

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arquivo intermedirio o cumprimento do prazo estabelecido nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Permanente Documentos que devem ser definitivamente preservados em funo de seu valor histrico, probatrio ou informativo. Tramitao Curso do documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa e judicial. Tambm chamado movimentao ou trmite. Documento tomado por base para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossi, um processo ou ainda uma pasta em que esto reunidos documentos sob o mesmo cdigo de classificao, como por exemplo, as folhas de ponto de um determinado ano, relatrios de atividades relativos a um determinado perodo ou atas de reunio. Gesto de documentos Responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos documentos institucionais em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto. Aquele que identificvel, habilitado a interagir com o sistema. GestoDoc Aquele que cadastrado no sistema. Aquele que interage com o sistema. Usurio autorizado Aquele que possui nveis de acesso diferenciados atribudos pelo gestor. Valor primrio Atribudo aos documentos considerando sua utilidade administrativa imediata, que so, de fato, as razes pelas quais esses documentos foram criados. Refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo de sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e pesquisas acadmicas.

Unidade de arquivamento

Usurio

Valor secundrio

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Verso

Estado de um documento em determinada fase de sua elaborao. Primeiro documento completo e efetivo.

Via original

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16 Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas


16.1 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Cmara Tcnica De Documentos Eletrnicos (Brasil). Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de gesto Arquivstica de Documentos. 2006. Verso 1. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv 1.pdf>. Acesso em: 18 set 2007. INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO, E INSTITUTO DE INFORMTICA (Portugal). Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos. In: Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos. Lisboa: O Instituto, 2002. v. 2. Disponvel em: <http://www.iantt.pt/downloads/SIADE_Caderno1.pdf>. Acesso em: 8 set 2007. THE NATIONAL ARCHIVES OF ENGLAND, WALES AND THE UNITED KINGDOM. Requirements for electronic records management systems: 1: Functional requirements 2002 revision: final revision. Kew:The Archives, 2002. Disponvel em: <http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/requirementsfinal.pdf>. Acesso em: 8 set 2007.

16.2

Legislao federal
Um GestoDoc deve cumprir a legislao e regulamentaes vigentes, em especial as relacionadas a seguir: Lei n 5.010, de 30 de maio de 1966, que organiza a Justia Federal de primeira instncia, e d outras providncias. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do Poder Judicirio Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do exerccio de suas funes.

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Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas

Lei n 10.259, de 12 de julho de 2001, que dispe sobre a instituio dos Juizados Especiais Cveis e Criminais, no mbito da Justia Federal. Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005, que regulamenta a parte final do disposto no inc. XXXIII do caput do art. 5 da Constituio Federal e d outras providncias. Lei n 11.280, de 16 de fevereiro de 2006, que altera os arts. 112, 114, 154, 219, 253, 305, 322, 338, 489 e 555 da Lei n 5.869, de 11 de janeiro de 1973 Cdigo de Processo Civil, relativos incompetncia relativa, meios eletrnicos, prescrio, distribuio por dependncia, exceo de incompetncia, revelia, carta precatria e rogatria, ao rescisria e vista dos autos; e revoga o art. 194 da Lei n. 10.406, de 10 de janeiro de 2002 Cdigo Civil. Lei n 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispe sobre a informatizao do processo judicial. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. Decreto n 5.296, de 2 de dezembro de 2004, que regulamenta as Leis ns 10.048, de 8 de novembro de 2000, que d prioridade de atendimento s pessoas que especifica, e 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critrios bsicos para a promoo da acessibilidade das pessoas portadoras de deficincia ou com mobilidade reduzida, e d outras providncias. Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004, que Regulamenta o disposto na Medida Provisria n 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inc. XXXIII do art. 5 da Constituio, e d outras providncias. MP n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras providncias.

16.3

Resolues do Conselho Nacional de Arquivos Conarq


Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do Conarq n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de

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Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas

Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, que dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Resoluo n 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas. Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007, que dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

16.4

Resolues do Conselho da Justia Federal CJF


Resoluo n 217, de 22 de dezembro de 1999, que disciplina o Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria de 1 e 2 graus. Resoluo n 317, de 26 de maio de 2003, que institui a Tabela nica de Assuntos no mbito do Conselho e da Justia Federal de 1 e 2 graus. Resoluo n 328, de 28 de agosto de 2003, que institui tabelas de classes e de movimentao processual a serem uniformizadas no mbito do Conselho e da Justia Federal de 1 e 2 graus. Resoluo n 341, de 5 de dezembro de 2003, que trata da prorrogao do prazo estabelecido para implantao da tabela nica de assuntos. Resoluo n 342, de 5 de dezembro de 2003, que dispe sobre o prazo para concluso dos trabalhos e implantao das tabelas de classes e de movimentao processual. Resoluo n 359, de 29 de maro de 2004, que estabeleceu a poltica de gesto das aes judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justia Federal. Resoluo n 380, de 5 de julho de 2004, que dispe sobre a organizao das atividades de Tecnologia da Informao e Comunicao em forma de sistema. Resoluo n 393, de 20 de setembro de 2004, que altera as Resolues ns 217, de 22 de dezembro de 1999, que disciplina o Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria da Justia Federal de primeiro e segundo graus, e 359, de 29 de maro de 2004, que estabelece a poltica de gesto das aes judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justia Federal de 1 e 2 graus e d outras providncias.

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Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas

Resoluo n 471, 5 de outubro de 2005, que aprova a Tabela nica de Movimentao Processual da Justia Federal TUMP e d outras providncias. Resoluo n 507, de 31 de maio de 2006, que estabelece diretrizes para o tratamento de processos e investigaes sigilosas ou que tramitem em segredo de justia, no mbito na Justia Federal de 1 e 2 graus.

16.5

Normas
ISO 9660:1988 Information processing Volume and file structure of CD-ROM for information interchange. ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems Open archival information system (OAIS) Reference model. ISO 15408 Common Criteria 2.X. ISO/IEC 9126:1991 Information technology Software evaluation: quality characteristics and guidelines for their use. product

ISO/IEC 17799:2005 Information technology Security techniques Code of practice for information security management. ISO/IEC 27001:2005 Information technology Security techniques Information security management systems Requirements. AS ISO 15489.1 Australian Standard Records Management. Part 1: General, 2002. AS ISO 15489-2 Australian Standard Records Management. Part 2: Guidelines, 2002.

16.6

Referncias bibliogrficas
ARELLANO, Miguel ngel Mrdero. Preservao Digital. In: Seminrio de Gesto da Informao Jurdica em Espaos Digitais, Supremo Tribunal Federal, Braslia. 2007. Disponvel em: <www.stf.gov.br/sijed/Palestras/17.pdf>. Acesso em: 9 set 2007. ARELLANO, Miguel ngel Mrdero, ANDRADE, Ricardo Sodr. Preservao digital e os profissionais da informao. DataGramaZero Revista de Cincia da Informao v.7 n.5 out/06. Disponvel em: <http://www.dgz.org.br/out06/Art_05.htm>. Acesso em: 9 set 2007. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. de Terminologia

CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comit de arquivos correntes em ambiente electrnico. Documentos de arquivo electrnicos: manual para arquivistas. ICA, Estudo n 16. 2005. Disponvel em: <http://www.ica.org/en/node/30273>. Acesso em: 8 set 2007.

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Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital, 2004. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cartapreservpat rimarqdigitalconarq2004.pdf>. Acesso em: 21 jun 2007. INNARELLI Humberto Celeste. Documentos digitais e sua fragilidade em relao ao suporte. In: II Simpsio Internacional de Bibliotecas Digitais. IBICT, Unicamp, 2004. Disponvel em: <http://libdigi.unicamp.br/document/?view=8397>. Acesso em: 21 jun 2007. Manual de Gesto de Autos Findos do Programa de Gesto Documental da Justia Federal. Braslia, 2005. 36 p. Disponvel em: <http://daleth.cjf.gov.br/Download/Manual%20Gesto%20Documental_21.doc >. Acesso em: 29 abr 2007. Manual de Procedimentos do Programa de Gesto Documental da Justia Federal, CJF, Braslia, 2001. 59 p. Disponvel em: <http://www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental/documentos/MANUAL%20DE% 20PROCEDIMENTOS.pdf>. Acesso em: 29 abr 2007. NATIONAL LIBRARY OF AUSTRALIA NLA. Guidelines for the preservation of digital heritage. Paris: UNESCO, 2003. 177p. Disponvel em: <http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071e.pdf>. Acesso em: 6 set 2007. ROCHA, Cludia Lacombe. Gesto e preservao de documentos arquivsticos digitais. GED RIO, 1, 2006, Rio de Janeiro. Anais. Rio de Janeiro: Centro Nacional de Gerenciamento da Informao, 2006. RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002. 160 p. SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002. 140p. THOMAZ, Ktia P. Gesto e preservao de documentos eletrnicos de arquivo: reviso de literatura: parte 1. Arquivstica.net, v. 2, n. 1, 2006. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net>. Acesso em: 8 set 2007. THOMAZ, Ktia P. Gesto e preservao de documentos eletrnicos de arquivo: reviso de literatura: parte 2. Arquivstica.net, v. 2, n. 1, 2006. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net/>. Acesso em: 08 set 2007. UNESCO. Divisin de la Sociedad de la Informacin. Directrices para la preservacin del patrimonio digital. Preparado por la Biblioteca Nacional de Australia. Canberra: Biblioteca Nacional de Austrlia, 2002. 176p. Disponvel em: <http://unesdoc.unesco.org/ulis/cgibin/ulis.pl?database=ged&req=2&by=3&sc

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Modelos de referncia, legislao, regulamentaes, normas e referncias bibliogrficas

1=1&look=new&sc2=1&text_p=inc&text=Directrices+para+la+preservaci%F3n +del+patrimonio+digital&submit=GO>. Acesso em: 8 ago 2006.

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