XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002

UM BANCO DE DADOS ESTRATGICOS PARA DAR SUPORTE AO GERENCIAMENTO ESTRATGICO DOS NEGCIOS NAS PEQUENAS EMPRESAS

Carlos Alberto Ferreira Bispo

Universidade de So Paulo (USP) Escola de Engenharia de So Carlos (EESC) cafbispo@sc.usp.br ou cafbispo@siteplanet.com.br

Daniela Gibertoni
Universidade de So Paulo (USP) Escola de Engenharia de So Carlos (EESC) dg@fatectq.com.br

Abstract The objective of this paper is to demonstrate, through a case study, that it is possible and viable to small companies to use a database just containing the necessary strategic data for business administration using a software that is present in most microcomputers in used within these companies, the Microsoft Access. That strategic database allows the administrators to take the most companys strategic data so that they can understand better the behavior of their businesses, their customers and their markets. In this paper, sales data were used regarding the year 2000, supplied by a small company, to create a strategic database for it. Through that strategic database we intend to demonstrate its viability in supporting the strategic decision processes in any small company. Key words: Strategic Database, Strategic Data, Strategic Management.

1 Introduo Para a elaborao de um artigo, publicado no ENEGEP 2001 (BISPO & GIBERTONI, 2001), foram pesquisadas as ferramentas computacionais analticas necessrias para dar o devido suporte e melhorar a qualidade dos processos decisrios estratgicos e do gerenciamento estratgico dos negcios em pequenas empresas. Posteriormente, a partir dessa mesma pesquisa, tambm detectou-se a necessidade da utilizao de um banco de dados para armazenar exclusivamente os dados estratgicos que daro suporte s atividades acima tambm nas pequenas empresas. Esse artigo prope-se a deline-lo, apresentando alguns conceitos bsicos sobre esse tipo de banco de dados e empregando um estudo de caso. As empresas de pequeno porte, normalmente, tm dificuldades para conseguirem realizar as atividades relatadas acima. Elas consideram que faltam-lhes ferramentas computacionais adequadas e o conhecimento adequado para proceder tal atividade. Existem diversas empresas produtoras de gerenciadores de banco de dados estratgicos voltados para as empresas de maior porte a um custo apropriado para essa categoria de empresas, porm, no apropriado para a maioria das pequenas empresas. Segundo BISPO (1998), BISPO & CAZARINI (1998, 1999, 2001), BISPO & GIBERTONI (2001), INMON (1997), INMON & HACKARTORN (1997), KIMBALL (1998) e KONDRATIUK (1998), para armazenar os seus dados estratgicos, as empresas
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de maior porte utilizam tecnologias como o data mart ou data warehouse conforme as necessidades de cada empresa. Ambas tecnologias possuem uma infra-estrutura computacional complexa e cara, no adequada s caractersticas das pequenas empresas. Para tentar suprir esta falta de recurso computacional, este artigo se prope a demonstrar que possvel e vivel s pequenas empresas utilizarem uma ferramenta computacional que j faz parte da maioria dos computadores utilizados nessas empresas, o Microsoft Access, para criar um banco de dados contendo apenas os dados estratgicos, ou seja, um banco de dados estratgicos. Para as empresas que j possuem a ferramenta, no h qualquer custo adicional com software para a implantao do referido banco de dados. 2 A finalidade do banco de dados estratgicos O sucesso da implantao desse banco de dados s ser possvel se existirem boas estratgias para a empresa e para seus negcios e se a pequena empresa utilizar a ferramenta computacional para dar o devido suporte ao gerenciamento dessas estratgias. Esse banco de dados deve ser especialmente projetado para selecionar e coletar os dados estratgicos a partir dos bancos de dados dos aplicativos operacionais da empresa, como por exemplo dos aplicativos utilizados no gerenciamento da produo, das vendas e da contabilidade. Resumidamente, entre as principais vantagens da adoo dessa ferramenta computacional esto: o armazenamento somente com dados estratgicos; o armazenamento de dados histricos de longa data, teis nas anlises dos processos decisrios e no recomendados para os bancos de dados dos aplicativos operacionais; a utilizao deste banco de dados no interfere na utilizao nos bancos de dados dos aplicativos operacionais da empresa; os dados que compem esse banco de dados podem ser modelados e formatados j na forma que melhor beneficie seu uso com propsitos gerenciais e decisionais; e obtm-se uma maior agilidade nos processos decisrios estratgicos. 2.1 A modelagem de dados estratgicos Segundo WELDON (1997), a modelagem de dados a prtica de elaborar um banco de dados usando modelos de dados j consagrados. O tradicional Modelo Entidade-Relacionamento (MER) modela os dados referentes s diversas atividades operacionais em diversas tabelas que se relacionam entre si, formando um complexo diagrama, como os mostrados nas Figuras 1 e 2. Esse modelo importante para a racionalizao do gerenciamento das atividades no ambiente operacional da empresa. Porm, no facilita os processos decisrios estratgicos pelo fato de os dados no estarem devidamente modelados e formatados para facilitar essas atividades. Segundo BISPO (1998), INMON (1997), INMON & HACKARTORN (1997), KIMBALL (1995, 1997, 1998) e WELDON (1997), o modelo dimensional o mais apropriado para um banco de dados estratgicos. Esse modelo torna mais fcil as consultas e as anlises nos dados estratgicos, produz um banco de dados com menos tabelas e menos ndices, possui uma estrutura mais intuitiva e permite o acesso aos dados com melhor desempenho em relao aos aplicativos operacionais. Segundo RADEN (1996), o modelo dimensional expressa o modo natural de os gerentes raciocinarem, facilitando-lhes os processos de tomada de decises estratgicas. Um exemplo de um diagrama usando a modelo dimensional o mostrado na Figura 3. O modelo dimensional possui uma grande tabela localizada no centro do diagrama e possui outras tabelas secundrias ao seu redor, que so menores e que se relacionam com a tabela principal. A tabela central chamada de tabela de fatos e as demais so chamadas tabelas de dimenso. A tabela de fatos armazena as medidas numricas do negcio, por
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exemplo: unidades vendidas em cada transao, unidades produzidas em cada lote, etc. As tabelas de dimenso armazenam as descries da tabela de fatos. Por exemplo, a dimenso produto, de acordo com as necessidades analticas dos administradores, pode possuir os dados sobre a marca, a categoria, o tipo de embalagem, o tamanho do produto, etc. As dimenses cliente e fornecedor podem possuir os seguintes dados: nome, endereo completo e outros dados especficos que auxiliam as anlises do negcio. O banco de dados estratgicos pode possuir vrias tabelas de fatos e suas respectivas tabelas de dimenso, de acordo com as necessidades analticas dos processos decisrios estratgicos e do gerenciamento das estratgias dos negcios e da empresa.

Auxiliar do DD Histrico de Vendas N Possui Adquire Clientes 1 N 1 Possui N Auxiliar do DD Venda 1 So Comprados N Produtos 1 So Adquiridos N Forn-Prod N Fornece 1 Recebem 1 Fornecedores Venda 1 Armazena em 1 1 Histrico de Vendas

Auxiliar do DD Histrico de Compras N Possui 1 Histrico de Compras 1

N Envia para 1 Registros Contbeis 1 Envia para N 1 1

Pedidos Pendentes N

Envia para Possui N Auxiliar do DD Pedidos Pendentes

Figura 1 Exemplo de um diagrama do Modelo Entidade-Relacionamento

3 Estudo de caso de um banco de dados estratgicos Para demonstrar a viabilidade da utilizao do banco de dados estratgicos, foram obtidos, junto a uma pequena empresa, os dados referentes s suas vendas no ano de 2000. A empresa, localizada no interior do Estado de So Paulo, uma revendedora de produtos fotogrficos e possui vendedores que atuam em diversas cidades deste estado. As principais etapas que fizeram parte do projeto do banco de dados estratgicos da empresa alvo deste estudo de caso esto resumidamente descritas abaixo: Passo 1) Identificar as estratgias adotadas para a empresa e para seus negcios. Devido limitao de espao do artigo, ser abordada apenas a estratgia de melhorar o resultado financeiro da empresa. A estratgia adotada para os negcios aperfeio-los nas cidades mais rentveis e minimiz-los ao mximo nas cidades menos rentveis. Passo 2) Identificar as informaes necessrias para se gerenciar o item anterior. Para se obter sucesso nas estratgias adotadas, necessrio se levantar as informaes das vendas em cada cidade/bairro por grupo/subgrupo/produto e por perodo pr-determinado. Passo 3) Identificar os bancos de dados operacionais que fornecero as informaes do item acima. O banco de dados operacionais necessrio pertence ao aplicativo que gerencia as vendas da empresa. Este banco de dados estava no formato Dbase (*.dbf).
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Passo 4) Identificar e importar os dados estratgicos. Os dados estratgicos do banco de dados operacionais foram identificados e importados para o banco de dados estratgicos criado no Microsoft Access XP que, aps as adaptaes necessrias, ficou com a estrutura mostrada na Figura 2. Passo 5) Realizar a modelagem dimensional nos dados estratgicos. De acordo com as necessidades analticas que do o devido suporte s estratgias adotadas, foi feita a modelagem dimensional nos dados tornando a estrutura do banco de dados estratgicos mais apropriada quelas anlises (Figura 3). Passo 6) Definir a freqncia de atualizao do banco de dados estratgicos com os dados provenientes dos bancos de dados operacionais. Decidiu-se que o banco de dados estratgicos ser atualizado mensalmente atendendo s necessidades analticas da empresa. Passo 7) Definir uma poltica mnima de confiabilidade e de segurana de dados. Decidiu-se realizar mensalmente alguns testes para se constatar a confiabilidade dos dados antes de disponibiliz-lo para os processos decisrios. Nesse teste, so realizadas as atividades analticas normais, s que os resultados obtidos so checados para se verificar se so confiveis. Com relao segurana de dados, decidiu-se adotar um aplicativo para realizar a cpia de segurana dos dados estratgicos, um antivrus atualizado freqentemente e a utilizao de senhas de acesso ao banco de dados para evitar seu uso indevido por pessoas no autorizadas.

Figura 2 Estrutura do banco de dados aps a seleo dos dados estratgicos

O banco de dados estratgicos exclusivo para dar suporte aos processos decisrios estratgicos, menor e totalmente direcionado s atividades analticas, possibilitando uma melhor performance na sua utilizao. No banco de dados estratgicos, atendendo s necessidades analticas para dar suporte s estratgias adotadas, aps a aplicao do modelo dimensional, a tabela de fatos a das Vendas, possuindo as tabelas dimensionais Clientes e Produtos. Assim, possvel
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rpido e facilmente, se explorar os dados estratgicos referentes quantidade vendida ou ao valor da venda ou ambos: por um determinado perodo de tempo, para se analisar as variaes das vendas durante o perodo selecionado, como no exemplo mostrado na Figura 4; por cidade ou por bairro, para se analisar o desempenho das vendas nas diversas cidades e/ou nos bairros, como no exemplo mostrado na Figura 5; por grupo, subgrupo ou produto, para se analisar o desempenho das vendas destes itens, como no exemplo mostrado na Figura 6; por grupo, subgrupo ou produto e por cidade ou bairro, para se ter uma viso mais ampla do desempenho das vendas, como no exemplo mostrado na Figura 7.

Figura 3 Estrutura do banco de dados aps a modelagem dimensional

O banco de dados estratgicos, criado especialmente para o estudo de caso utilizado nesse artigo, permite a explorao de apenas alguns dados estratgicos. Porm, adaptandoo de acordo com as necessidades analticas dos administradores, poderiam ser utilizados outros dados estratgicos, assim como outras dimenses. Por exemplo, poderia ter sido utilizado a dimenso vendedor. Assim, poderiam tambm serem analisados, em conjunto com as demais dimenses, os dados das vendas por vendedor. No estudo de caso, utilizamos apenas os dados estratgicos referentes s vendas efetuadas para atender s necessidades analticas para dar suporte a algumas das estratgias adotadas na empresa e nos negcios. Poderiam tambm serem criados outros bancos de dados estratgicos para dar o devido suporte a outros detalhes do gerenciamento da empresa e dos negcios, como o fluxo de caixa, as contas a pagar, as contas a receber, o lucro, as dvidas, a produo, o emprego dos diversos recursos existentes na empresa, etc. Tudo depende apenas das necessidades analticas para o gerenciamento das estratgias adotadas para a empresa e para os negcios e de uma boa fonte de dados estratgicos.
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Figura 4 Consulta das vendas dirias no primeiro trimestre de 2000

Figura 5 Consulta das vendas por cidade durante o ano 2000 ENEGEP 2002 ABEPRO 6

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Figura 6 Consulta das vendas por grupo durante o ano 2000

Figura 7 Consulta das vendas por cidade e por produto durante o ano 2000 ENEGEP 2002 ABEPRO 7

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4 Concluso As pequenas empresas j enfrentam diversos tipos de dificuldades no gerenciamento de seus negcios. Acredita-se que este artigo, por meio do estudo de caso efetuado, est dando uma boa contribuio a esta categoria de empresas em seus processos decisrios, na anlise de seus dados estratgicos e no gerenciamento de suas estratgias. Com boas estratgias para a empresa e para os negcios e com bons bancos de dados estratgicos, os processos decisrios, o gerenciamento da empresa e dos negcios tornam-se mais geis e mais eficazes. Espera-se que muitas pequenas empresas utilizem o contedo deste artigo, aperfeioem seus processos decisrios, suas estratgias e seus prprios negcios e tenham o merecido sucesso em seus empreendimentos. Referncias Bibliogrficas
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