Como Elaborar uma RFP

Eduardo Mayer Fagundes

Engenheiro eletricista, especialista em telecomunicaes, mestre em Cincia da Computao. Extenso universitria em Darden School of Business na Universidade da Virginia (US). Professor de cursos de graduao e ps-graduao. Trabalhou em vrios projetos de consolidao de datacenters. Liderou o projeto de infra-estrutura de TI e telecomunicaes da fbrica da Ford em Camaari-Bahia. Gerente de sistemas de gesto de engenharia, compras e manufatura da Ford Brasil. Gerente de sistemas da Volvo Car, Jaguar e Land Rover no Brasil. CIO do grupo de energia e telecomunicaes AES no Brasil, onde consolidou as reas de TI de sete empresas e trabalhou no projeto global de SAP. Desenvolveu projetos de TI nos Estados Unidos, Itlia, Inglaterra, Alemanha e ndia para a Ford, Volkswagen e AES Corporation. Atualmente, trabalha em projetos de transferncia de conhecimento e colaborao pela Internet.
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Definio de Request-for-Proposal (RFP)

Uma RFP uma solicitao de proposta tcnica/comercial para aquisio de algum produto ou servio. Deve ter elementos para uma tomada de deciso racional e definir os benefcios e riscos antecipadamente. Uma RFP mais que uma simples tomada de preos. Ela busca mais informaes sobre os fornecedores, tais como:
histrico da empresa, informaes financeiras, capacidade tcnica, perodo estimado de concluso e referncias de clientes que para se verificar e confirmar informaes da empresa.
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Definio: RFQ Request-for-Quotation

Um pedido de cotao (RFQ Request-for-Quotation) usado quando as discusses com os concorrentes no se so necessrias e o preo o fator principal na negociao. Uma RFQ pode fazer parte de fases anteriores a uma RFP completo com o objetivo de definir valores orientativos, fornecedores, produtos ou servios para a RFP.

Definio: RFI Request-for-Information

Um pedido de informaes (RFI Request-for-Information) uma proposta solicitada para um potencial fornecedor para determinar quais produtos e servios esto no mercado para atender uma necessidade da empresa; Usada, tambm, para verificar se o mercado est maduro para oferecer um determinado tipo de servio; RFIs so comumente usados em grandes aquisies, onde um requisito potencialmente poderia ser atendido atravs de vrias solues; Uma RFI, no entanto, no um convite oferta, no vinculativo no compradores ou vendedores e pode ou no levar a uma RFP ou RFQ.

Definio: Request-for-Qualifications
Um pedido de qualificaes (RFQ) usado para coletar informaes de vrios fornecedores com o objetivo de qualific-los para um futuro processo de RFP.

O documento deve ser distribudo antes do incio do processo de RFP.

Benefcios de uma RFP

Demonstra aos fornecedores que a empresa est decidida a comprar um produto ou servio encoraja-os a fazer o melhor esforo; Exige que a empresa especifique o que pretende comprar. Se a anlise de requisitos foi bem preparada possvel incorpor-lo facilmente a RFP; Mostra seriedade e profissionalismo da empresa e torna o processo competitivo;

Permite ampla distribuio e resposta;

Seguindo um processo estruturado de avaliao e seleo a empresa demonstra imparcialidade, principalmente, em um processo pblico e de empresas com aes nas bolsas de valores.

Roteiro de uma RFP

A elaborao de uma RFP deve ser um sub-projeto de um projeto maior. O projeto de uma RFP envolve:
Preparao; Definio dos requisitos administrativos; Definio de como as informaes dos fornecedores sero apresentadas; Definio dos requisitos tcnicos do produto ou servio a serem adquiridos; Gerenciamento de requisitos da RFP; Definio de como sero apresentadas as informaes de preo; e, Definio do processo de avaliao das propostas.
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Preparao
A preparao de uma RFP envolve a organizao e planejamento do projeto, o treinamento do pessoal interno, o desenvolvimento do budget e a definio do projeto de aquisio dos produtos ou servios.

Definio dos requisitos administrativos

Os requisitos administrativos definem o processo de gesto do RFP, envolvendo:
informaes dos fornecedores como ser feita a pr-qualificao dos fornecedores como ser o processo para receber perguntas e disponibilizar as respostas como ser a estrutura da RFP como sero as reunies com os fornecedores como sero tratadas as propostas alternativas e, os requisitos para que a proposta atenda os padres de conformidade da empresa.

Informaes para os fornecedores

Quanto maior for quantidade de informaes e seus detalhes melhores sero as propostas dos fornecedores, pois tero mais elementos para criar solues mais prximas das necessidades dos clientes.

Todos os documentos enviados devem ser classificados e com referencias no rodap sobre o nvel de confidencialidade (pblica, proprietria, confidencial ou secreta).

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Estrutura da RFP
A seo de requisitos tcnicos deve-se dar preferncia a definio dos requerimentos dos produtos e no h uma especificao.
Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na definio do produto ou servio.

A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos os fornecedores qualificados para fornecer a soluo. Os requerimentos no podem ser ambguos ou conter termos subjetivos. Devem ser mensurveis, ter significado e serem completos. No devem incluir solues pr-definidas e caractersticas desnecessrias.
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Apresentao da Proposta pelos Fornecedores

O preo das propostas dos fornecedores de vir acompanhada por informaes que detalhem sua estrutura, tais como: hardware; software; aplicao; desenvolvimento de software; consumveis; implantao do projeto; manuteno e suporte; treinamento e outros itens;

Um preo fechado tira o poder de negociao da empresa e a possibilidade de propor formas alternativas de aquisio do produto ou servios; Para facilitar a comparao de preo defina um quadro de comparao baseado nos requerimentos da RFP e pea para os fornecedores entregarem as propostas no formato da tabela. Isso facilita a importao para uma ferramenta que facilite a comparao e permita a simulao de diferentes cenrios.
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Processo de Anlise
Forme uma equipe para a avaliao das propostas; Defina um processo para a solicitao de esclarecimento aos fornecedores; Use tcnicas de avaliao das solues e preo; Aps a anlise de todas as propostas, selecione as melhores baseadas em critrios mensurveis e crie uma lista reduzida, uma short-list. Convide os fornecedores selecionados para apresentaes presenciais e demonstraes dos produtos ou visitas tcnicas para dar evidncias de funcionamento da soluo proposta.
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Tomada de Deciso
A partir de uma metodologia de score e negociaes comerciais defina o vencedor da RFP e faa a aquisio do produto ou servio.

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efagundes.com
O site efagundes.com rene profissionais e empresas associadas para a prestao de servio especializado em TI e telecomunicaes. O site mantido por Eduardo Mayer Fagundes, profissional com larga experincia em TI e telecomunicaes. Sua rede de associados permite a formao de consrcios de empresas para oferecer servios de alta qualidade cada uma dentro de sua especializao, garantindo ao cliente o melhor servio a custos competitivos.

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