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MANUAL PARA CONFECO DE ATAS ELETRNICAS

(Extrado de Planejando para o Ano 2000, e retificado com as novas resolues do SC)

IGREJA PRESBITERIANA DO BRASIL

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NDICE

1. OBJETIVO...........................................................................................................5 2. REFERNCIAS.....................................................................................................5 3. INSTRUES......................................................................................................5 3.1. TAMANHO DA FOLHA.............................................................................................................5 3.2. TIPO DA FOLHA.......................................................................................................................5 3.3. COR DO PAPEL........................................................................................................................6 3.4. MARGENS...............................................................................................................................6 3.5. DIREO DA IMPRESSO.......................................................................................................6 3.6. BORDAS..................................................................................................................................6 3.7. FORMATAO........................................................................................................................6 3.7.1. Fonte (tipo da letra).....................................................................................................6 3.7.2. Formatao do caracter...............................................................................................7 3.7.3. Espaamento do caracter............................................................................................7 3.7.4. Cor do caracter............................................................................................................7 3.8. FORMATAO DO PARGRAFO..............................................................................................7 3.8.1. Deslocamento da margem..........................................................................................7 3.8.2. Alinhamento................................................................................................................8 3.8.3. Colunamento...............................................................................................................8 3.8.4. Fluxo do Texto.............................................................................................................8 3.9. REDAO...............................................................................................................................8 3.9.1. Incio da ata.................................................................................................................8 3.9.2. Trmino da ata............................................................................................................8 3.9.3. Destaque de textos.....................................................................................................8 3.9.4. Regras Gerais..............................................................................................................9 4. RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES.............................................................10 5. AS NOTAS DE RODAP......................................................................................10

MANUAL PARA CONFECO DE ATAS ELETRNICAS Pgina 4/12 6. DIVISES DO TEXTO DA ATA.............................................................................10 7. TRANSCRIES................................................................................................11 8. NUMERAO DAS PGINAS..............................................................................11 9. ASSINATURAS..................................................................................................11 10. INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO LIVRO DE ATAS....................................................................................................11 10.1. TERMO DE ABERTURA.......................................................................................................11 10.2. TERMO DE ENCERRAMENTO..............................................................................................11 10.3. TERMO DE APROVAO DO LIVRO DE ATAS.....................................................................12 11. ARMAZENAMENTO DAS ATAS..........................................................................12

METODOLOGIA

1. OBJETIVO O objetivo deste documento instruir os secretrios quanto confeco de atas utilizando-se de um meio eletrnico (entenda-se computador). Surgiu face ausncia de normas oficiais para este assunto, uma vez que as resolues baixadas pelo Supremo Conclio referem-se apenas confeco de atas manualmente ou com uso de mquina de escrever. 2. REFERNCIAS O presente documento tomou por base e complementado pelas resolues SC/90; BP doc. 151 e Manual de Regulamentao Geral, que tratam respectivamente da confeco de atas com o uso de mquina de escrever manualmente. 3. INSTRUES O documento dever ter seu layout definido segundo as seguintes especificaes: 3.1. TAMANHO DA FOLHA Podero ser utilizadas folhas de tamanho padro do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x 297 mm), Ofcio (216 x 315 mm) e outras. No podero ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior 210 mm. 3.2. TIPO DA FOLHA Podero ser utilizadas folhas soltas ou contnuas. No caso do uso de folhas contnuas, aps a impresso, a remalina dever ser destacada.

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3.3. COR DO PAPEL Podero ser utilizadas quaisquer cores claras, tais como branco, salmo, rosa, azul claro e demais cores de tom pastel. No podero ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e trazem cansao aos olhos. A cor branca, no entanto, a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto. 3.4. MARGENS Dever ser utilizada a medida de trs centmetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contnuas, a largura da remalina dever ser desconsiderada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel. Essa medida refere-se ao resultado final, isto , pode ser necessrio informar ao software valores diferentes de 3 cm, no caso de no conformidade dos valores informados aos software em relao impresso propriamente dita. 3.5. DIREO DA IMPRESSO O documento dever ser impresso na sua posio vertical (RETRATO, ou PORTRAIR). Cada pgina ser impressa em apenas um dos lados (o verso dever permanecer EM BRANCO). 3.6. BORDAS Podero ser utilizadas BORDAS1 ao redor da margem ou da folha. 3.7. FORMATAO 3.7.1. Fonte (tipo da letra) A fontes a ser utilizada dever ser uma fonte que propicie fcil leitura, de tamanho no menor que 3 mm e no maior que 5 mm. As seguintes fontes so sugeridas: Normal 2

Roman 12

Roman 14
Courier 12

True Type3

Courier 14
Arial 12

2 3

CE-IPB/98 080 - Doc. N LXXX - Proposta da Comisso de Organizao, sistemas, e mtodos; Referente as normas para confeco eletrnica de Atas Quanto ao Doc. N 172 CE-SC Procedente da Comisso de Organizao ,Sistemas e Mtodos CSM/IPB A CE-SC/IPB-98 Considerando: Que as alteraes propostas visam o melhoramento da confeco eletrnica de Atas, resolve: Aprovar nos seguintes termos: 1. Que o uso de bordas nas margens sejam opcionais. Tipo de fonte normalmente disponvel em impressoras e processadores de texto sob sistema operacional DOS. Tipo de fonte escalar (vetorial) padro no ambiente Windows 3.1 e 95. Permite mxima similaridade de impresso em relao ao formato apresentado na tela.

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Arial 14
Times New Roman 12

Times New Roman 14


Universe 12

ATM4

Universe 14

3.7.2. Formatao do caracter Deve-se formatar o caracter sem uso das caractersticas MAISCULAS (uppercase), NEGRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITLICO (italic) O uso desses recursos de formatao fica restrito aos seguintes casos: Maisculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para ttulos e subttulos no corpo da ata. Negrito: idem ao formato MAISCULAS, com maior nfase. Sublinhado: idem ao formato MAISCULAS, com menor nfase. Itlico: nas citaes ou transcries de textos e dilogos, entre aspas. Essas formataes diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evitar o uso constante dessas caractersticas, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataes. Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatao e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas. 3.7.3. Espaamento do caracter Dever ser utilizada o espaamento normal da fonte. 3.7.4. Cor do caracter Dever ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste. No caso de se optar por caracteres de outra cor, deve-se utilizar cores que contrastem com o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou em tons pastis tendem a um maior esforo da vista, e devem ser evitadas. 3.8. FORMATAO DO PARGRAFO 3.8.1. Deslocamento da margem O pargrafo dever ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem.
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Tipo de fontes escalar (vetorial) desenvolvida pela Adobe, gerenciada pelo software Adobe Mananger. Permite mxima similaridade de impresso em relao ao formato apresentado na tela.

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3.8.2. Alinhamento O Pargrafo dever se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens. Na ausncia desse recurso de justificao de pargrafo no software utilizado, pode-se utilizar o alinhamento esquerda. No so permitidos o alinhamento direita e ao centro. 3.8.3. Colunamento O texto dever ser composto por apenas uma coluna. 3.8.4. Fluxo do Texto O texto de cada ata dever iniciar-se na primeira linha da pgina. O texto dever ser composto de um nico pargrafo O texto de cada ata dever ocupar totalmente uma pgina. No caso do texto da ata, por si s, no completar a pgina at a sua ltima linha, a(s) linha(s) restante(s), logo aps a assinatura do secretrio, dever(o) ser inutilizada(s) com o uso do caracter hfen (-), repetido em seqncia, sem espaos vazios. 3.9. REDAO 3.9.1. Incio da ata
Ata nmero (nmero da ata) da reunio do Conselho da (nome da igreja), reunido no dia (dia) de (ms) de (ano) no (local da igreja), sito (Endereo: Rua, nmero, bairro), neste municpio de (cidade e estado). A reunio foi presidida por (nome do presidente da reunio, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os presbteros (presbteros presentes). Estavam ausentes os (presbteros ausentes). A reunio teve incio s (horrio da reunio), com (exerccio espiritual).

3.9.2. Trmino da ata


No havendo mais nada para ser tratado, encerrou-se a presente (horrio do trmino da reunio) com uma orao pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu presbtero (nome do secretrio ou secretrio ad-hoc), secretrio do Conselho, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata.

3.9.3. Destaque de textos O texto com o contedo propriamente dito da ata dever ser, sempre que possvel, dividido em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilizao dos recursos de formatao de caracter (maisculas, negrito, itlico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes, permitindo uma rpida pesquisa posterior de informaes no texto.

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3.9.4. Regras Gerais Os nomes mencionados na ata devero sempre constar completos na primeira vez em que so citados. Posteriormente poder-se- utilizar apenas o nome prprio, ou uma reduo que permita identificao nica. Os numerais podero ser representados na forma de algarismos. No caso de valores monetrios que seja de relevante importncia, conveniente completar a representao por algarismos com o valor expresso por extenso. As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem:
Art. C.D. CI/IPB dic. I.P.B. N p.f. p.p. PVRP Pr. Pres. Presb. Rev. S.A.F. Sec. Tes. U.C.P. U.M.P. U.P.A. U.P.H Artigo Cdigo de Disciplina Constituio da Igreja Dicono Igreja Presbiteriana do Brasil Nmero prximo futuro prximo passado Presbitrio do Vale do Rio Pardo Pastor Presidente Presbtero Reverendo Sociedade Auxiliadora Feminina Secretrio Tesoureiro Unio Presbiteriana de Crianas Unio de Mocidade Presbiteriana Unio Presbiteriana de Adolescentes Unio Presbiteriana de Homens

Quando se tratar de incluso de membros, devero ser mencionados os seguintes dados: Modo da recepo Nome Completo Sexo Filiao Naturalidade Nacionalidade Data de Nascimento Profisso Alfabetizao Estado Civil Endereo Completo Nmero do Membro conforme Rol de Membros. O nmero do membro dever ser informado logo aps o nome, entre parnteses, em destaque (negrito).

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4. RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES O uso de resumo, anotaes e observaes obrigatrio, uma vez que completam e/ou facilitam a recuperao de informaes da ata, substituindo as anotaes marginais na lavratura de atas. Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAP (footnotes), presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade. 5. AS NOTAS DE RODAP 1. Devero ser referenciadas no texto por nmero seqenciais, iniciando e 1 em cada ata; 2. Devero utilizar a mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como por exemplo ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.; 3. Devero ser separadas do corpo da ata por um trao contnuo, com aproximadamente 10 cm de extenso (ou seja, no dever estender-se por toda a largura da pgina); 4. Esse recurso, quando bem utilizado, permitir uma busca rpida de quaisquer informaes que se deseje obter que esteja contida na ata; 5. As seguintes notas devero sempre existir na ata:

Nmero da ata, data e hora de incio da reunio Presbteros presentes Presbteros ausentes Leitura e aprovao de atas Chamadas aos assuntos discutidos na reunio, com referncia resumidas Nmero da ata, data e hora de trmino da reunio

6. DIVISES DO TEXTO DA ATA As seguintes divises do texto da ata so sugeridas: 1. ASSUNTOS INTERNOS

2. ASSUNTOS EXTERNOS

Ata anterior5 Atividades Realizadas 6 Atos Pastorais 7 Visita dos Presbteros8 Informaes da Tesouraria 9 Congregaes10 Junta Diaconal 11 Sociedades Internas12 Escola Dominical 13 Zeladoria 14 Presbitrio e Outros Conclios15 Correspondncias Recebidas16

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Leitura e aprovao de ata anterior. Descrio resumidas das atividades e eventos da Igreja ocorridas desde a ltima reunio do Conselho. Atos pastorais como Santa Ceias, Visitas, Funerais, Pregaes fora do campo, etc., mencionando-se local e data. Visitas realizadas pelos presbteros Informaes e decises relativas tesouraria, como saldo, exame das contas, etc. Informaes e decises relativas s congregaes Informaes e decises relativas Junta Diaconal Informaes e decises relativas s Sociedades Internas Informaes e decises relativas Escola Dominical Informaes e decises relativas Zeladoria Informaes e decises relativas ao Presbitrio e demais conclios Informaes e decises tomadas em funo de correspondncia recebida

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7. TRANSCRIES As transcries de documentos, tais como Atas da Assemblia, Estatutos, etc., quando necessrias, devero ser feitas obedecendo-se os mesmos critrios para confeco das atas, exceo feita s assinaturas, que no devero constar. 8. NUMERAO DAS PGINAS Cada pgina ser numerada seqencialmente, sendo que a primeira pgina de cada livro ter o nmero UM. A numerao dever ser informada no canto inferior ou superior 17 direito de cada pgina, sendo que a fonte ter o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e ser formatada apenas com negrito. Os termos de abertura e encerramento no sero numerados. 9. ASSINATURAS Ao final de cada ata, imediatamente aps o texto da ata, o secretrio dever assinar a ata, com caneta preta ou azul. Cada pgina da ata ser devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretrio, prximo ao nmero da pgina. Os termos de encerramento e abertura sero tambm devidamente assinados e rubricados, conforme CI/IPB. 10. INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO LIVRO DE ATAS 10.1. TERMO DE ABERTURA Na primeira pgina do livro de atas constar o TERMO DE ABERTURA. A redao a seguinte:

TERMO DE ABERTURA
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, servir para o registro das atas do Conselho da (nome da Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente do Conselho. (Municpio e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta). 10.2. TERMO DE ENCERRAMENTO Na ltima pgina do livro de atas constar o TERMO DE ENCERRAMENTO. A redao sugeria a seguinte:

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CE-IPB/98 080 - Doc. N LXXX - Proposta da Comisso de Organizao, sistemas, e mtodos; Referente as normas para confeco eletrnica de Atas Quanto ao Doc. N 172 CE-SC Procedente da Comisso de Organizao ,Sistemas e Mtodos CSM/IPB A CE-SC/IPB-98 Considerando: Que as alteraes propostas visam o melhoramento da confeco eletrnica de Atas, resolve: Aprovar nos seguintes termos: 2. que as folhas podem ser numeradas tanto na margem inferior direita quanto na margem superior direita.

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TERMO DE ENCERRAMENTO
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das atas do Conselho da (nome da Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente do Conselho. (Municpio e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta). 10.3. TERMO DE APROVAO DO LIVRO DE ATAS As observaes do Presbitrio, feitas aps o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, devero ser confeccionadas obedecendo-se ao mesmo padro das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro. As pginas devero ser igualmente numerada. Aps a elaborao do termo de aprovao, o mesmo dever ser assinado pelo Presidente do Presbitrio, e ento anexado ao Livro de atas do Conselho. 11. ARMAZENAMENTO DAS ATAS As atas sero armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada pgina armazenada em plstico transparente. Ao completar um total de 50 ou, no mximo, at 100 pginas18, excluindo-se os termos de abertura e encerramento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se- encadernar as pginas, com sistema de grampo fixo ou similar; a encadernao em espiral no permitida, por permitir fcil adulterao. Dever ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual dever conter as seguintes informaes: LIVRO DE ATAS N (nmero do livro) do Conselho da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

*** F I M ***

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CE-IPB/98 080 - Doc. N LXXX - Proposta da Comisso de Organizao, sistemas, e mtodos; Referente as normas para confeco eletrnica de Atas Quanto ao Doc. N 172 CE-SC Procedente da Comisso de Organizao ,Sistemas e Mtodos CSM/IPB A CE-SC/IPB-98 Considerando: Que as alteraes propostas visam o melhoramento da confeco eletrnica de Atas, resolve: Aprovar nos seguintes termos: 3. que o livro poder ter, no mximo, 100 (cem) folhas.