Administrativo

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OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL: Desarrollar una herramienta de gestin administrativa para la Gerencia de Ventas de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las reas de Organizacin, Descripcin de Puestos y Procedimientos. OBJETIVOS ESPECFICOS: Ser instrumento til para la orientacin e informacin de los procesos, estructura organizativa y los puestos de trabajo de la Gerencia de Ventas. Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la Gerencia de Ventas. Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia estudiada. Establecer lineamientos de accin generales para la Gerencia de Ventas.

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AGUACERO S.A de C.V

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V HISTORIA DE LA EMPRESA.
AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del ao 2006, surge mediante la fundacin e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Lus Torres y la Sra. Lourdes Mara Arriaza, que juntos desean establecer una planta de agua que pueda ser nica para los salvadoreos, para esto realizan intensa informacin del equipo adecuado para lo cual les lleva un ao lograr obtener lo necesario antes de la fecha de su nacimiento y cumpliendo adems todos los requisitos sanitarios y de exportacin que la garantizan como agua pura. AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran demanda en pases vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se comenz a operar y permiti un ao de xito pero solamente fuera del pas, al finalizar el ao 2007 se comenz a producir para poder entrar dentro del pas. En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto permite establecerse como una mediana empresa. Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este siempre establecido en diferentes puntos del pas y sepan la calidad del producto.

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JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
Debido a que cada empresa es un sistema con caractersticas particulares, se hace necesario el desarrollo de una herramienta tcnicoadministrativa que recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situacin dada. Por ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta indispensable para la empresa: Aguacero S.A. de C.V. Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinmica organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado importantsimo en la sana gestin de la empresa. Asimismo forma una institucionalizacin o apropiacin de las actividades que realiza y contribuye al mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), as como tambin del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la empresa. Tambin el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas contribuir a la comprensin y mejora de sus unidades, as como tambin al diseo de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa. La elaboracin de la descripcin de puestos es de gran utilidad dentro de ella para el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, ya que orientara acertadamente en la bsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada cargo. Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las acciones necesarias para el xito y la vida de la misma organizacin, por tanto, la elaboracin de procedimientos narrativos y sus respectivas

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representaciones grficas constituye la comprensin y anlisis de las actividades ms profundas de la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite procesos existentes y futuros. establecer mejoras y rediseos a los

MISION
Somos una empresa salvadorea productora de agua potable y cristalina que permite generar a los salvadoreos un nuevo estilo de agua con muy buena calidad en su produccin mediante el producto.

VISION
Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreo que genere confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro producto permita cumplirle al consumidor lo que busca ante una nueva agua.

POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIN: La Junta General de Accionistas ser el rgano supremo de la sociedad segn lo establece el Cdigo de Comercio. La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o ms miembros de la Junta General de Accionistas.

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La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General nico con carcter temporal o con un plazo no mayor de dos aos. La planeacin estratgica se revisar al trmino de cada ao, segn los resultados observados de los planes operativos. Las plazas operativas de la Gerencia de Produccin podrn ser de carcter temporal, dependiendo de las necesidades de la produccin.

DE DESCRIPCIN DE PUESTOS: El anlisis de los puestos se llevar a cabo por la Gerencia de Recursos Humanos. Se llevarn a cabo auto-evaluacin semestral de los puestos a nivel de Gerencias. Cuando se produzca alguna modificacin al perfil de un puesto, su implantacin ser efectiva una vez aprobada y presentada a las personas involucradas en ella. DE PROCEDIMIENTOS: Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se revisarn de manera interna en cada una de stas. Ningn cliente debe esperar ms de un da por la entrega de su pedido Se revisar, actualizar y modificara los procedimientos de compra y recepcin de materiales segn sea la necesidad. Los procedimientos se graficarn segn la terminologa de la Amercian Society of Society of Mechanical Enginners (ASME), American National Standard Institute (ANSI) o en su defecto un combinado, siendo explicado su uso por la Unidad respectiva .

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Para

la

evaluacin

de

los

procesos

de

produccin

y/o

administrativos se formarn comits integrados por los miembros de las Gerencias de la empresa.

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ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

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DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Agua cero SA de CV es una empresa que cuenta con un gran nmero de gerencias y unidades administrativas, se realizar el anlisis de la Gerencia de Ventas, la cual est apoyada por tres unidades de nivel jerrquico inferior. Por lo tanto el organigrama ser de tipo suplementario y con dos niveles estando a la cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Adems se presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequea descripcin de sus unidades ms importantes. DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS A continuacin se presenta la estructura orgnica de la empresa Agua cero SA de CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes reas como lo son Produccin, Mercadeo y Administracin; cada una con sus diferentes ramificaciones o unidades que apoyan la gestin de la organizacin. Asimismo se siguientes niveles jerrquicos: ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS: La asamblea general de accionistas es el rgano supremo de la sociedad y como tal, representa el capital de toda sociedad annima; puede acordar y ratificar todos los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones sern cumplidas por la Junta Directiva. -9observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada lnea, determinando los

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JUNTA DIRECTIVA: Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administracin de la sociedad estar a cargo de uno o varios mandatarios temporales y revocables, quienes puedan ser socios o personas extraas a la sociedad. GERENCIA GENERAL: El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, as como recabar la informacin que muestre el trabajo desarrollado por las dems gerencias de la empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta Directiva. GERENCIA DE MERCADOTECNIA: Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la empresa va a estar girando a travs de investigaciones para dar a conocer sus productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente general y delega hacia su Gerencia de Ventas por lnea de producto. GERENCIA DE PRODUCCIN: Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificacin y las unidades Tcnicas de planta. GERENCIA ADMINISTRATIVA:

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Es

funcin de

sta, el control administrativo teniendo como base la

plantacin, direccin y organizacin, ya que estos elementos llevndose a cabo proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS: Lleva acabo funciones de coordinacin, seleccin y evaluacin administrativa del personal, su principal funcin es de proveer los

recursos humanos de la empresa, as como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de seleccin, evaluacin y control administrativo del personal; su ubicacin se localiza en Oficinas Generales. GERENCIA DE VENTAS: Realiza funciones de planeacin, coordinacin y control de la fuerza de ventas, asimismo realiza planes estratgicos de ventas, apoyndose en los objetivos de la empresa para su ejecucin. Tiene baj su cargo tres unidades administrativas y est subordinada a la Gerencia de Mercadeo. UNIDAD DE SALAS DE VENTA Est bajo la supervisin de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista. UNIDAD DE MAYOREO Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volmenes de pedidos, tiene contacto directo segn las caractersticas y especificaciones que tienen los clientes, en especial lo referente a papel higinico de marcas privadas.

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UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA Es la unidad responsable de mantener constante comunicacin con los clientes y brindarles informacin y ayuda una vez realizada el proceso de venta en cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al detalle, etc.). Depende jerrquicamente de la Gerencia de Ventas y est al mismo nivel de las unidades de mayoreo y de salas de vetnas. JEFATURAS DE PLANTA: Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricacin de sus productos, le reporta directamente al Gerente de Produccin y Planificacin y delega responsabilidades en sus superintendentes de produccin, mantenimiento, distribucin y almacenes; su ubicacin se localiza en Planta. UNIDAD TCNICA Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e investigacin y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad Industrial e Investigacin y Desarrollo; su ubicacin se localiza en Planta. UNIDAD DE DISTRIBUCIN Y ALMACENES Tiene como responsabilidad la recepcin de materiales, materia prima y producto terminado de produccin, adems la distribucin de productos al cliente, as como del abastecimiento de materiales y materia prima al rea productiva y mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Produccin y delega a sus unidades de Almacn de Materiales, de

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Almacn de Producto Terminado, Logstica y de Control y Programacin de la Produccin; su ubicacin esta en Planta. UNIDAD DE MANTENIMIENTO En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos e instalacin de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de produccin de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y delega hacia sus unidades de Mantenimiento Elctrico, Generales. JEFE DE LOGSTICA Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribucin de producto terminado hacia los clientes. Contrata el transporte adecuado para el envi de los productos a su destino. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribucin y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicacin se localiza en Planta. JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIN DE LA PRODUCCION Tiene como responsabilidad elaborar un programa de produccin, en base al pronstico de ventas, para elaborar los productos en planta. Solicita las cantidades requeridas de materia prima, tambin programa los productos de refabricacin, es lazo de unin entre el rea de ventas. Controla la produccin de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control de administracin de estadsticas y se reporta directamente a la Superintendencia de Distribucin y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o analista de programacin; su ubicacin se localiza en Planta. Mantenimiento Mecnico, Instrumentacin y Servicios

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AGUACERO S.A. de C.V ORGANIGRAMA MAESTRO

Asamblea Gral de accionistas

Asesoria legal y financiera

Auditoria externa

Junta Directiva Auditoria interna Directorio

Gerencia GERENCIA DE VENTAS DE ORGANIGRAMA DE LAGral

Gerencia de Produccin

LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V Gerencia de Gerencia

Mercadeo Administrativa

Gerencia de Planificacin

Gerencia de Ventas

Gerencia Financiera

Unidad de Planta 1 Unidad de Planta 2 Unidad de Planta 3 Unidad de Planta Int.

Unidad GERENCIA DE VENTAS Unidad de de Unidad de Salas de Venta Mayoreo serv. PostVent

Unidad de Contab.

Unidad de crditos

Unidad de RRHH

Jefatura superviso ra

J.efat de distribuc

Jefatura de atenc.

Jefat de Costos

Jefat de compras Jefat de Cobros

Jefat. De RR Inds Jefat. De sistemas Jefat de sop. Tec

UNIDAD DE SALAS DE VENTA

Jefat. de contrat

UNIDAD DE MAYOREO

UNIDAD DE SERVICIO
Jefat de Info finc. POST-VENTA

Como se observa la gerencia est integrada por tres unidades, cuya dependencia jerrquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de organizacin. Asimismo, se hace uso del formato de recopilacin de siguiente: informacin (Anexo No 1) del cual se redacta lo

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MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: GERENCIA DE VENTAS Dependencia jerrquica: Gerencia de Mercadeo Relaciones externas: Distribuidores y almacenadotas Relaciones Internas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Produccin

Objetivo General de la unidad: Cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores.

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Funciones y responsabilidades: Administrar las ventas a nivel nacional y recibir informes de las tres unidades administrativas a su cargo. Desarrollar presupuesto anual de ventas de la empresa. Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la comisin de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores estrella. Sugerir ideas de atencin al cliente. Vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para la empresa.

MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: UNIDAD DE SALAS DE VENTAS Dependencia jerrquica: Gerencia de Ventas Relaciones externas: Sucursales de la empresa y tiendas de distribucin Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Ventas, Gerencia de Produccin

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Manual

Objetivo General de la unidad: Mantener canales de comunicacin eficientes con las diferentes salas de ventas y lugares de distribucin de los productos de la empresa

Funciones y responsabilidades:

Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situacin actual y la evaluacin del mercado. Supervisar y recibir informes de las salas de ventas y las enva al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre.

Preparar y controlar el presupuesto de su departamento. Establecer y dirigir las polticas y los procedimientos operativos y administrativos de su rea. Coordinar reuniones para distribucin de trabajo. Sondear precios de la competencia a travs de peridicos. Coordinar cambios de precios de mercadera. Verificar existencias de mercadera en tableros, gndolas y sala de venta. Identificar y analizar los puntos estratgicos de la competencia. Atender consultas de clientes y empleados. Llamar telefnicamente a clientes.

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Verificar el buen desarrollo de las ventas en la sala de ventas a travs de chequeo de precios, relacin vendedor-cliente. Autorizar las salidas de producto de bodega para las sucursales cuando no se tiene en existencia en la sucursal. Revisar ticket de ingresos de cliente y sacar promedio de venta por cliente. Elaborar informe de resultados diarios. Revisar la diferencia entre cuota mensual y venta diaria y sacar promedio diario de venta y promedio diario por vendedor. Analizar con cada vendedor, los resultados diarios de ventas, utilidades, % de la cuota mensual reflejados en los reportes de venta.

Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas, los resultados del rea. Identificar factores de disminucin en utilidad. Identificar productos a ofertar y pasar listado a Gerencia de Ventas

MANUAL DE ORGANIZACION

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Administrativo

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Manual

Unidad organizativa: UNIDAD DE MAYOREO Dependencia jerrquica: Gerencia de Ventas Relaciones externas: Proveedores y Clientes Relaciones Internas: Gerencia de Produccin y Gerencia de Ventas

Objetivo General de la unidad: Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y exactitud que el cliente demande.

Funciones y responsabilidades:

Supervisa y recibe informes de sus pedidos y lo enva al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre.

Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situacin actual y la evaluacin del mercado. Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo. Revisar estadsticas de ventas para verificar el alcance de la meta asignada. Preparar y controlar el presupuesto de su unidad. Establecer y dirigir las polticas y los procedimientos operativos y administrativos de su rea. Identificar y analizar los puntos estratgicos de la competencia.

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Manual

Revisar los precios del almacn y de la competencia y actualizar los precios del rea.

Elaborar reportes requeridos por la gerencia. Realizar presentaciones de cotizacin a clientes especiales. Negociar las cotizaciones presentadas a clientes especiales. Salir con los vendedores para supervisar las funciones de sus cargos. Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas los resultados del rea

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MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA Dependencia jerrquica: Gerencia de Ventas Relaciones externas: Proveedores y Clientes Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Produccin y Gerencia de Ventas

Objetivo General de la unidad: Brindar la atencin e informacin pertinentes a los pedidos de los productos solicitados por los clientes de la manera ms clara y eficiente.

Funciones y responsabilidades:

Administrar las relaciones canales de comunicacin.

Empresa- Cliente por medio de sus

Supervisar y recibir informes de los pedidos, entregas y retrasos de produccin, as como tambin incomodidades de los clientes y los enva al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen

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establecido por mes y por trimestre.

Generar ideas y mecanismos para el desarrollo de atencin al cliente. Atender y ayudar al cliente en problemas especficos referentes al producto que desea comprar o que ha adquirido. Verificar existencias de producto en el sistema. Llamar a los clientes para dar seguimiento a ventas.

DESCRIPCIN DE PUESTOS
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DESCRIPCIN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCIN Para tener una idea de lo que la descripcin de puestos implica, se presentan a continuacin una serie de definiciones de inters general. De la misma forma, puede consultarse el anexo No 2 sobre la herramienta para la recoleccin y levantamiento de la informacin. Qu es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de productividad de una organizacin. El logro de los objetivos depende de un diseo adecuado del puesto. Descripcin del Trabajo: Se considera la informacin suministrada por el anlisis y la descripcin del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades, habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo.

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Capacidad requerida: Por lo comn primero se obtiene informacin sobre las actividades realmente de trabajo desempeadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar pintar, disear, entre otras. En ocasiones, la lista de actividades y indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea cada actividad. Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos de gasto de energa, caminar largas distancias y otros. Que tipos de maquinas sabe manejar; condiciones fsicas y horario de trabajo y el contexto social y organizacin, por ejemplo, la gente con la que el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo. Otros requerimientos: Se rene informacin con respecto a los

requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se requieren. DESCRIPCION DE PUESTOS
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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

I. LOCALIZACION DEL PUESTO: Nombre del puesto: VENTAS GERENTE DE

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Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de Mercadeo Puestos que supervisa directamente: Jefes de las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y Servicio Post Venta. Se relaciona internamente con: Gerente General, de Mercadeo y de Produccin. Se relaciona externamente con: Distribuidoras y Almacenadoras II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el responsable de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de ventas de sus tres dependencias: Salas de Venta, Mayoreo y Servicio Post- Venta. As como de definir estrategias y planes de ventas que generen una rentabilidad de los productos ofrecidos por la empresa. III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota IV. DESCRIPCION DE TAREAS: a) Tareas continuas: Revisar los procesos de Venta. Revisar las cuotas de Venta. b) Tareas peridicas: Preparar Planes Operativos de su rea de trabajo segn los objetivos de la empresa. Elaborar presupuestos y otros informes de costos para la Gerencia de Produccin. Evaluar la ejecucin del Pronstico de Ventas Preparar informes mensuales de las ventas para el Gerente de Mercadeo. Evaluar el plan y estrategias de venta cada semestre.

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c) Tareas eventuales: Pertenecer a comits de auditoria de recursos humanos

V. PERFIL OCUPACIONAL: 1) Educacin necesaria: Graduado en Licenciatura en Comercializacin, Mercadeo y Ventas o similares Preparacin o especializacin en Ventas Profesionales (opcional) 2) Experiencia laboral previa: Haber fungido como Responsable de seccin de Ventas en una empresa similar durante tres aos como mnimo, habiendo desarrollado planes comprobables de venta y bajo el concepto equipos de trabajo. Experiencia en planes estratgicos de ventas. 3) Conocimientos necesarios: Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y XP Conocimientos de motivacin y trabajo de grupos 4) Otros requerimientos Facilidad de expresin y buenas relaciones interpersonales. Dominio completo del idioma ingls. Poder de negociacin, emprendedurismo y habilidades sociales 5) Esfuerzo Mental y visual 6) Equipo de oficina a su cargo: Computadoras y accesorios. Fax y Fotocopiadora.

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I. LOCALIZACION DEL PUESTO: Nombre del puesto: DE SALAS DE

JEFE DE UNIDAD

VENTAS Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de Ventas Puestos que supervisa directamente: Jefe supervisor de vendedores y Jefe Contratos y Negocios Se relaciona internamente con: Gerentes de Mercadeo, Ventas y Produccin y sus subalternos. Se relaciona externamente con: Sucursales de la empresa y tiendas de Distribucin II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el responsable de la sana gestin de la cartera de clientes a nivel macro, puesto que supervisa las cuentas especiales con de las diferentes salas de ventas del pas y mantiene constante comunicacin con el gerente de ventas para el logro y mejora de los procesos de venta de las sucursales de la empresa. III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Mantener canales de comunicacin eficientes con las diferentes salas de ventas y lugares de distribucin de los productos de la empresa. IV. Tareas continuas: Revisar de manera diaria el cumplimiento de las metas propuestas. Llevar un control de los vendedores. Controlar las ventas totales de las salas de ventas. b) Tareas peridicas: DESCRIPCION DE TAREAS:

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Estudiar los precios de los productos de la competencia Mantener un control de cartera de clientes. Realizar contactos con las diferentes salas de ventas y distribuidoras donde se encuentran colocados los productos de la empresa. Elaborar reportes requeridos por la gerencia. Coordinar cambios de precios en mercaderas. Verificar el buen desarrollo de las ventas de las salas de ventas a travs del chequeo de precios y de la relacin vendedorcliente. Coordinar las salidas de productos de bodega hacia las sucursales. c) Tareas eventuales: Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y de Ventas en la preparacin de la estrategia general de ventas de la empresa. V PERFIL OCUPACIONAL: 1) Educacin necesaria: Graduado o egresado en Licenciatura Comercializacin, Mercadeo y Ventas o similares en

2) Experiencia laboral previa: Haber sido el Responsable de Sucursales de Venta en una empresa similar durante dos aos de experiencia como mnimo (comprobable). Experiencia en gestin de ventas. Experiencia en el manejo de fuerza de ventas en sala. 3) Conocimientos necesarios: Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y XP Conocimientos de tcnicas de motivacin de empleados. 4) Otros requerimientos Analtico e innovador. Capacidad de trabajar

bajo

presin

metas

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especficas de ventas. 5) Esfuerzo Mental y visual 6) Equipo de oficina a su cargo: Computadoras y accesorios.

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I LOCALIZACION DEL PUESTO: Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE MAYOREO Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de Ventas Puestos que supervisa directamente: Jefe de Distribucin Se relaciona internamente con: Gerentes de Produccin y de Ventas, Jefe de Distribucin, Feje de Unidad de Salas de Ventas Se relaciona externamente con: Proveedores y Clientes.

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II DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el encargado de suplir pedidos de los clientes mayoristas teniendo en cuenta las exigencias y necesidades de stos. III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y exactitud que el cliente demande. IV DESCRIPCION DE TAREAS: a) Tareas continuas: Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo. Revisar que los pedidos se ajusten a las metas propuestas. Verificar el pronto abastecimiento de los pedidos de los clientes. b) Tareas peridicas: Revisar las estadsticas de venta para tener un control sobre los pedidos realizados por los clientes. Planificar y controlar el programa de ventas mayoristas. Identificar y analizar los puntos estratgicos de distribucin y ventas de mayoreo. Evaluar los sistemas de distribucin y despacho de productos. Realizar un seguimiento del despacho de productos. Verificar las existencias en bodega. Controlar los niveles mximos y mnimos de inventario en bodega de producto terminado. c) Tareas eventuales: Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y Ventas en la preparacin de la estrategia general de ventas de la empresa. Disear planes estratgicos de distribucin de productos. V PERFIL OCUPACIONAL:

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1)

Educacin necesaria: Graduado o egresado en Licenciatura Comercializacin, Mercadeo y Ventas o similares

en

2) Experiencia laboral previa: Experiencia de dos o ms aos en el manejo, reparto y distribucin de productos a mayoristas. Experiencia en el control y manejo de inventarios de dos aos. 3) Conocimientos necesarios: Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y XP Hbil en el manejo de Bases de datos. Conocimientos de distribucin y rutas de transporte de productos 4) Otros requerimientos Disposicin para trabajar en equipo. 5) Esfuerzo Mental y Visual 6) Equipo de oficina a su cargo: Computadora y accesorios.

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LOCALIZACIN DEL PUESTO:

Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD POST-VENTA Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de ventas Puestos que supervisa directamente: Jefe de atencin al cliente Se relaciona internamente con: Gerente de ventas Jefes de salas de ventas y mayoreo, Atencin al cliente Se relaciona externamente con: Clientes y Proveedores II DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO: Es el encargado de atender las relaciones con los clientes, despus que se le ha entregado el producto ya sea al menudeo o mayoreo, monitoreando constantemente las posibles circunstancias que puedan atenuar la pronta distribucin de los pedidos. III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Formular programas para atender inconvenientes que puedan surgir con los diferentes productos, as como la distribucin de estos y otras circunstancias.. IV DESCRIPCIN DE TAREAS: a) Tareas continuas: Disear programas para la atender las exigencias de los clientes Monitorear el servicio ofrecido por los vendedores junto al producto b)Tareas peridicas: Controlar el proceso de ventas en cuanto a nivel de quejas Generar informes para la gerencia de ventas Verificar los resultados de la implementacin de programas de atencin al cliente

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Planear todas las acciones a tomar para reducir el nivel de quejas, para la unidad de servicio post-venta. Evaluar constantemente la gestin de servicio postventa y atencin al cliente.

c)Tareas eventuales: Elaborar estrategias en conjunto con la gerencia de Mercadeo y ventas en cuanto a canales de distribucin. PERFIL OCUPACIONAL: 1) Educacin necesaria: Graduado o egresado en Licenciatura en Comercializacin, Mercadeo o carreras afines 2) Experiencia laboral previa: Tres aos como mnimo de experiencia en gestin de ventas y atencin al cliente 3) Conocimientos necesarios: Manejo de sistemas operativos Windows 9x, Me ,2000 y XP Hbil en el manejo de bases de datos Con Enfoque de atencin hacia clientes externos. 4) Otros requerimientos Buenas relaciones interpersonales y con iniciativa Estar acostumbrado al trabajo bajo presin Trabajar a base de objetivos 5) Esfuerzo Mental y visual 6) Equipo de oficina a su cargo: Computadora y accesorios Telefax

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DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

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DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE VENTAS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO GERENCIA DE PRODUCCIN. DE TRABAJO: INFORME A

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las exigencias del cliente en la cantidad y da acordado.

ACTIVIDADES Elabora informe de ventas. Enva informes de pedidos Recibe los pedidos de sala de ventas y unidad de mayoreo. Revisa el informe de proceso de ventas. Analiza los resultados de cada rea Elabora requisicin del producto.

PASO 1 2 3 4 5 6

RESPONSABLE Unidad de sala de ventas, unidad de mayoreo. Jefe de unidad de mayoreo, Unidad de sala de ventas Gerente de ventas Gerente de ventas Gerente de ventas Gerente de ventas

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ACTIVIDADES Enva el pedido a produccin. Se revisa el pedido. Se verifican existencias. Se enva los productos. Reciben los productos.

PASO 7 8 9 10 11

RESPONSABLE Gerente de ventas Gerencia de produccin Gerencia de produccin Gerencia de produccin Unidad de sala de ventas, unidad de mayoreo.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: SALA DE VENTAS. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: VENTAS. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr por medio de la atencin personalizada, la venta del producto a una nueva cartera de clientes, y mantener los actuales.

ACTIVIDADES Elaborar listado de potenciales. Contactar al prospecto. clientes

PASO 1 2

RESPONSABLE Jefe de unidad de salas de ventas. Jefe de unidad de salas de ventas, vendedores.

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ACTIVIDADES Saludo e identificacin Ofrecer el producto. Aclaracin de dudas Realiza el pedido. Cierre de la venta Emitir la factura Entrega del producto. Servicio post- venta

PASO 3 4 5 6 7 8 9 10

RESPONSABLE Vendedores. Vendedores. Vendedores. Cliente. Vendedores. Unidad de contabilidad. Jefatura de distribucin. Jefe de unidad de salas de ventas, Unidad de mayoreo.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: SERVICIO POST-VENTA NOMBRE CLIENTE. DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: ATENCION AL

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr la satisfaccin del cliente tanto del producto adquirido como tambin de la atencin prestada.

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ACTIVIDADES Saludo e identificacin Entrega de factura Verificacin de factura Manejo de objeciones o dudas. Entrega del producto Supervisar estado del producto. Indicar las reas de instalacin Instalar el producto Retirar envases Despedida

PASO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

RESPONSABLE Jefatura de distribucin. Jefatura de distribucin. Cliente Distribucin. Distribucin. Cliente Cliente. Distribucin. Distribucin. Distribucin.

CONCLUSIONES
Los manuales en las empresas son necesarios para disear en forma

sistemtica los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las diferentes reas de trabajo para que sean utilizados en la ejecucin de los distintos procesos de trabajo, para una buena coordinacin general de las actividades que se encaminan al logro de los objetivos. - 38 -

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Manual

Estos permitirn que los

empleados tengan bien claro cuales son las

actividades que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las polticas de la empresa, y tambin cuando se tenga una plaza vaca se tenga bien claro cuales son los requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin complicaciones y hacer bien el trabajo. Pero es necesario que estos manuales se estn revisando y actualizando para asegurarse que sean realistas.

RECOMENDACIONES
Despus de haber finalizado la elaboracin de este manual se recomienda a la empresa lo siguiente: Llevar a cabo un proceso de evaluacin permanente encaminado a la mejora de los procesos productivos, administrativos y operativos de la organizacin, con el fin de cumplir con el comportamiento sistemtico de toda empresa y como una fuente de retroalimentacin para la sana gestin de Agua cero S.A de C.V. El presente manual administrativo es de aplicacin general para la Gerencia de Ventas y sus unidades empresa. En la estructura de la Gerencia de Ventas se recomienda seguir una forma descentralizada de la Unidad de Salas de Ventas, por lo inherentes, por lo que se recomienda extender su elaboracin hacia otras Unidades de la

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que debe estar a un nivel diferente al de las otras unidades de esta gerencia y separada por una lnea intermitente que marque este efecto de la unidad y sus salas de ventas.

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BIBLIOGRAFA
FRANKLIN; Enrique Benjamn, Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y estructura.1 edicin, Editorial McGraw Hill, Mxico 1998, 341p. http://www.monografias.com http://www.gestiopolis.com

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ANEXOS

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DIAGRAMAS DE FLUJO. INICIO Se revisa el pedido. Se verifican existencias. Se enva los productos. Reciben los productos. fin

Informe a Gerencia de produccin

Elabora informe de ventas.

Enva informes de Pedidos

Recibe los pedidos de sala de ventas y unidad de mayoreo. Revisa el informe del proceso de ventas

Analiza los resultados de cada rea Elabora requisicin del producto.

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Enva el pedido a produccin.

INICIO

VENTAS

Elaborar listado de clientes potenciales. Contactar al prospecto.

Saludo e identificacin Ofrecer el producto. Aclaracin de dudas Realiza el pedido. Cierre de la venta Emitir la factura Entrega del producto.. Servicio postventa fin

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INICIO

ATENCION AL CLIENTE.

Saludo e identificacin Entrega de factura Verificacin de factura Manejo de objeciones o dudas. Entrega del producto Supervisar estado del producto. Indicar las reas de instalacin

Instalar el producto Retirar envases Despedida - 45 fin

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Anexo No 1 FORMATO PARA MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: Dependencia jerrquica: Relaciones externas: Relaciones Internas:

Objetivo General:

Funciones y responsabilidades.

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Anexo No 2 CUESTIONARIO PARA UN CARGO ESPECFICO 1. IDENTIFICACION: Nombre del empleado: _______________________________________________. Oficina: ___________________________________________________________. Lugar de Trabajo: ___________________________________________________. Divisin: __________________________________________________________. Sub-Divisin: ______________________________________________________. Departamento: ______________________________________________________. Seccin: __________________________________________________________. Nombre del Cargo: __________________________________________________. Otros Nombres: ____________________________________________________. Encasillamiento o Actividad: __________________________________________. Cargo y Nombre del Jefe inmediato: ____________________________________ _________________________________________________________________. Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional (por enfermedad, vacaciones, etc.).

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___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________.

2. RESUMEN DEL CARGO: (Resuma en forma general las funciones principales del cargo) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ____________________. 3. DESCRIPCIN: (Asegrese de incluir todas las actividades que realiza el trabajador indicando: Qu hace?, Cmo lo hace? Y Por qu lo hace?)

DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Frecuencias: Peridicas: Aqullas realizadas semanal o mensualmente

Ocasionales: Aqullas realizadas a intervalos irregulares y con frecuencia menor que una vez al mes. Actividad: Qu hace?

Descripcin: Cmo lo hace? Y Por qu lo hace? A. Actividad: ________________________ Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

Descripcin:___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. B. Actividad: ________________________ Descripcin:___________________________ - 48 Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

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___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. C. Actividad: ________________________ Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

Descripcin:___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________.

D. Actividad: ________________________

Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

Descripcin:___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. E. Actividad: ________________________ Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

Descripcin:___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. F. Actividad: ________________________ Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

Descripcin:___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

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___________________________________________________________________________ _____________________________. G. Actividad: ________________________ Descripcin:___________________________ Frecue Diaria Peridi Ocasio ncia ca nal

ESPECIFICACIONES 1. REQUERIMIENTOS FSICOS: Indicar slo aquellos requerimientos indispensables para desempear el cargo: __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ Caminar. Estar en pie. Darse vuelta frecuentemente. Agacharse. Arrodillarse o encuclillarse. Tenderse. Destreza de pies o piernas. Trabajar rpidamente. Atencin auditiva. Distincin de colores o formas. Sentido del olfato. Levantar _____ kilos promedios. Transportar promedio. _____ kilos

Tirar _____ kilos promedio.

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__________ __________

Manejar palancas, pedales o timn Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________

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2. REQUERIMIENTOS INTELECTUALES: Indicar slo aquellos requerimientos indispensables para desempear el cargo: __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ Planear. Controlar. Organizar. Dirigir. Analizar. Calcular. Deducir Concentracin. Coordinar. Tomar decisiones. Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ____________________.

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3. CONDICIONES AMBIENTALES:
OCASIONA L PERMANENTE

Trabaja en: Oficina Bodega Taller Intemperie __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

Expuesto a: - Calor ambiental - Fro ambiental - Temperatura adecuada Cambios bruscos temperatura - Humedad ambiental - Ambiente seco - Necesidad de mojarse - Lugar polvoriento - Suciedad - Hedor - Ruido intenso - Vibraciones - Emanaciones txicas - Ventilacin adecuada - Mala iluminacin - Materiales explosivos - Lugar aislado - Otros. __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

En caso de otros especificar: __________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ________________________________________

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4. CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL CARGO: Conocimientos especiales necesarios: __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ Idiomas Cules? ______________________________. Estudios Cul? ______________________________. Administracin y Finanzas. Contabilidad. Comercializacin y ventas. Computacin. Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ____________________. 5. EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO: (A) Experiencia previa necesaria: __________ __________ No se requiere experiencia. S, en qu campos. cargo y/o

De a meses - ____________________ - ____________________ __________ __________

3 3 a meses

12 12 o meses

ms

__________ __________

__________ __________

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- ____________________ (B) Entrenamiento __________ __________

__________

__________

__________

No se entrenamiento. S, de qu tipo?

requiere

__________ Terico. __________ Prctico en qu? _____________ ___________________________. (C) Otras caractersticas del entrenamiento: ______________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. 6. SUPERVISION Y RELACIONES: (A) 1. Tipo de instrucciones necesarias: __________ Instrucciones especficas. __________ Instrucciones generales. __________ Informacin de polticas de la empresa. 2. Tipo de controles necesarios: __________ Verificacin de resultados. __________ procedimientos. Verificacin de Cargo del Supervisor ____________________ ____________________ ____________________

Cargo del Supervisor ____________________ ____________________ ____________________ ____________________

__________ Verificacin de instrucciones especficas. _________ Otros controles.

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En caso de otros controles especificar: __________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________. 3. Frecuencia de los controles: __________ Permanente. __________ Diarios. __________ Mensuales. __________ Semanales.

(B) Ejerce supervisin: __________ S __________ No (Pase al punto C)

1. Extensin de la supervisin: Cargos supervisados (a) ______________________________ (b) ______________________________ (c) ______________________________ (d) ______________________________ (e) ______________________________ (f) ______________________________ (g) ______________________________ (h) ______________________________ N de personas ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________

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(i) ______________________________

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Coloque la letra correspondiente al cargo frente al tipo de instrucciones impartidas, control y frecuencia.

(C) Relaciones con otros cargos: __________ S __________ No

Cargos con los que se relaciona (que no supervisa):

________________________
___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. Tipos de relaciones: __________ __________ __________ __________ Asesora. Forma parte de equipo o comit. Colabora con tareas especficas. Otros.

En caso de otros tipos de relaciones especificar: ___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. (D) Caractersticas del cargo: - Trabajo individual. __________

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- Trabajo en equipo. - Supervisin o mando. - Accin controladora. - Organizacin. - Otras.

__________ __________ __________ __________ __________

En caso de otras caractersticas del cargo especificar: ______________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________. (E) Naturaleza del cargo: 7. RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO: Describa las responsabilidades a las que est sujeto su puesto de trabajo: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________

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Anexo No 3 FORMATO PARA DESCRIPCION DE PUESTOS

Fecha de actualizacin ___/___/___ Pagina. __ de __

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

7) LOCALIZACION DEL PUESTO: Nombre del puesto: Puesto del que depende jerrquicamente: Puestos que supervisa directamente: Se relaciona internamente con: Se relaciona externamente con: 8) DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: 9) OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
10) DESCRIPCION DE TAREAS: 11) Tareas continuas: a. b. 12) Tareas peridicas: a. b. c. d. e.

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13) Tareas eventuales: a.

b.
14) PERFIL OCUPACIONAL: 15) Educacin necesaria: 16) Experiencia laboral previa: 17) 18) Conocimientos necesarios: 19) 20) 21) Otros requerimientos 22) 23) 24) 25) Esfuerzo 26) Equipo de oficina a su cargo:

Anexo No 4 FORMATO PARA DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

ACTIVIDADES

PASO

RESPONSABLE

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Manual

ACTIVIDADES

PASO

RESPONSABLE

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