XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002

SISTEMAS DE INFORMAO ERP - UMA VISO GERENCIAL DE CICLO DE VIDA DE IMPLANTAO

Daniela Cristina Giorgetti Dantas

UNIMEP Universidade Metodista de Piracicaba Mestrado Profissional em Sistemas de Informao Rodovia do Acar, Km 156 CEP 13.400-911 Piracicaba, SP - E-mail: dcg@limeira.com.br

Rafael Ferreira Alves

UNIMEP Universidade Metodista de Piracicaba Mestrado Profissional em Sistemas de Informao Rodovia do Acar, Km 156 CEP 13.400-911 Piracicaba, SP - E-mail: rfalves@unimep.br

Abstract Enterprise Resource Planning (ERP) systems are software packages, oriented to the planning of the enterprise resources, which integrates all procedures and activities within an organization. More and more companies are using ERP systems because they demand integrated administration of their activities and they also want to have the most updated techniques for their Information Systems, so they can have better results, such as more accurate information, lower costs, and time saving. Although those systems bring benefits, its implementation is considered troublesome, because it is expensive and not always fulfills the managements expectations toward competitiveness. Besides that, during an ERP implementation several complex factors are involved, such as the change of the culture and values of the organization. Thus if the implementation is not made correctly, it may fail. Keywords: Enterprise Planning, Information Technology, Implementation, Changes.

1.

INTRODUO

Desde o final da dcada de 80, as empresas buscam cada vez mais aumentar sua competitividade, atravs de reduo de custos, melhorias de produto, se especializando em algum nicho de mercado, etc. Mas atualmente existem ferramentas que tm sido aplicadas nessa busca e que gerenciam a empresa como um conjunto de processos e no como processos isolados. A Tecnologia da Informao vem trazendo benefcios atravs de sistemas integrados que abrangem todos os processos empresariais e so chamados de sistemas ERP - Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais. O sistema ERP uma ferramenta da Tecnologia da Informao para integrar os processos empresariais e as atividades dos vrios departamentos de uma empresa. So sistemas integrados prontos, de modo a reduzir o tempo e custo para o desenvolvimento dos mesmos, comercializados em um pacote com mdulos bsicos para gesto do negcio e oferecendo mdulos especficos e adicionais em funo da estratgia da empresa. A implantao de sistemas ERP uma tarefa complexa que deve ser bem desempenhada para se evitar falhas, alm de exigir que mudanas organizacionais sejam feitas. O
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processo de implantao requer minimamente: anlise dos processos da empresa, treinamentos, investimentos em informtica e reformulao dos mtodos de trabalho. Muitos modelos de ciclo de vida para a implantao desses sistemas so propostos e um modelo estudado foi o proposto por SOUZA E ZWICKER (1999), que envolve etapas como: deciso de utilizao do sistema, seleo do fornecedor, implantao do ERP e utilizao propriamente dita. 2. SISTEMAS ERP Os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informao integrados adquiridos na forma de pacotes de software comercial, com a finalidade de dar suporte maioria das operaes de uma empresa (SOUZA, 1999). Considerando a definio acima, pode-se dizer que sistemas ERP consistem basicamente na integrao de todas as atividades de negcio de uma empresa, como compras, vendas, produo, finanas, recursos humanos, entre outras, facilitando o fluxo de informao e permitindo um controle dos processos de negcios e tomadas de decises mais rpidas dentro da empresa. Tais sistemas possuem uma nica base de dados, so divididos em mdulos que se comunicam e atualizam o nico banco de dados existente, sendo que as informaes pertencentes a um mdulo podem ser disponibilizadas e usadas por outros mdulos, trazendo com isso, por exemplo, a vantagem de se fazer uma entrada de informao uma nica vez. So altamente complexos e alm do nmero indeterminado de mdulos possuem milhes de linhas de cdigo. Os sistemas ERP so adquiridos como um conjunto de mdulos bsicos prontos para satisfazer as necessidades bsicas de uma empresa. Mas os fornecedores oferecem ainda rotinas e/ou mdulos customizados, que contemplam atividades especficas levando em conta as funes e estratgias da empresa. Por esse motivo os preos de um ERP variam muito, tanto de fornecedor para fornecedor como de cliente para cliente, sendo que para uma empresa de pequeno porte no ser cobrado o mesmo valor que para uma outra de grande ou mdio porte, devido quantidade de mdulos/customizaes que elas necessitam. Alm do gasto com a licena de uso, vale a pena lembrar que um investimento em implantao de ERP de nvel elevadssimo, girando em torno de milhes de dlares e ainda pode durar meses ou anos. Os sistemas ERP, quando bem implantados, trazem muitos benefcios para uma empresa, fazendo com que ela ganhe tempo em executar suas atividades dirias de negcio, atravs da eliminao do uso de papis, da disponibilizao de melhores relatrios e da entrada de informaes uma nica vez, as quais do suporte s tomadas de decises. Uma implantao de ERP exige mudanas dentro da empresa, reorganizando todo o seu processo empresarial, pois as reas empresarias (departamentos) contidas na empresa sero integradas de modo que as atividades faro parte de um todo, onde se compartilhar todas as informaes necessrias e no sero mais individualizadas. Mas existe uma questo muito importante com respeito s mudanas organizacionais decorrentes da implantao de um ERP, que se resume em: a empresa que deve se adequar ao software ou o software empresa? Isso algo importante a se levar em conta, lembrando sempre que uma empresa possui a sua prpria personalidade e seus fatores crticos de sucesso que fazem com que ela sobreviva no mercado globalizado. E no ser o ERP que ir torn-la mais competitiva. Ele ir dar suporte aos seus negcios para que ela sobreviva e tenha condies de enfrentar e se manter no mercado competitivo. Segundo SOUZA (1999), existem algumas caractersticas de sistemas ERP que os tornam distintos dos outros tipos de sistemas existentes e que nos permitem fazer uma anlise dos benefcios e dificuldades relacionados sua implantao. Essas caractersticas so: Os ERP so pacotes comerciais;
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Esses sistemas so desenvolvidos atravs de modelos padres de processos; Integram sistemas de vrias reas da empresa; Utilizam um banco de dados centralizado; Possui grande abrangncia funcional.

3. IMPLANTAO DE SISTEMAS ERP A implantao de um sistema ERP um processo que exige muita ateno e cuidados. Segundo OZAKI (1999), existe uma srie de fatores que torna essa etapa complexa e que deve-se levar em conta, como: Os custos elevados; A alterao nos processos produtivos e administrativos; O impacto sobre os seres humanos, pois as pessoas no tero mais que se preocupar apenas com a sua tarefa especfica e sim com o processo como um todo; Resistncia com relao adoo do ERP; A customizao; O cumprimento dos prazos e oramentos que nem sempre so obedecidos. SOUZA (1999), busca apresentar as caractersticas especficas do ERP e prope um modelo de ciclo de vida com as seguintes etapas: 3.1. Etapa de Deciso e Seleo importante que essa etapa seja bem definida e que no seja preciso voltar atrs, pois a deciso de se utilizar um sistema ERP deve ser de maneira bem completa, levando em conta todas as suas vantagens e desvantagens, para que apenas um nico ERP seja implantado na empresa. Afinal, um processo caro. Nessa etapa de deciso e seleo devem ocorrer a tomada de deciso pela utilizao do sistema, a escolha do fornecedor e o planejamento de implantao. recomendado que a tomada de deciso para utilizao do ERP seja feita quando se tem um fluxo de caixa positivo, pois tratam se de projetos onde o perodo de retorno muito extenso e o investimento muito alto. Na hora de escolher o fornecedor do ERP preciso fazer uma comparao entre os diversos fornecedores que existem, atravs de uma avaliao de critrios (funcionalidade, arquitetura tcnica, custo, servio, suporte ps venda, bem estar financeiro, viso tecnolgica de futuro e a adequao do pacote aos requisitos dos usurios), que devem ser estabelecidos e atribuido notas ao desempenho desses. O fornecedor que obtiver a melhor nota ser o escolhido. Pode-se escolher tambm uma empresa de consultoria para ajudar no processo de implantao. Depois de se tomar a deciso de utilizar o ERP e depois da escolha do fornecedor, preciso definir o lder do projeto, a formao do comit executivo, a estruturao das equipes de projeto e o plano geral de implantao (BANCROFT, 1998). O planejamento de implantao consiste na definio dos mdulos que sero implantados, onde e em que ordem sero implantados. SOUZA (1999), faze ainda algumas consideraes sobre essa etapa de deciso e seleo: Analisar a deciso devido a compatibilidade da organizao com as caractersticas do sistema ERP; (DAVENPORT, 1998); Definir todos os objetivos desde o incio; A alta direo deve estar comprometida com o projeto desde o incio; Os usurios tambm devem participar dessa etapa;
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3.2. Etapa de Implantao proposto um modelo de implantao por LUCAS (1985), que introduz o conceito de discrepncia entre o pacote de software e a organizao. Por discrepncia entende se as diferenas entre a funcionalidade e os requisitos do sistema. Essas discrepncias podem ser tratadas mudando o pacote ou os procedimentos da organizao. Existem ainda duas outras maneiras que so a combinao de mudanas no pacote e na organizao ao mesmo tempo ou no mudar nem o pacote nem a organizao, utilizando de controles ou normas paralelas. De acordo com SOUZA (1999) , o processo de implantao realizado em vrias etapas de adaptao, uma para cada mdulo ou grupo de mdulos, que ocorrem simultnea ou seqencialmente de acordo com o definido no plano geral de implantao. Cada uma das etapas de adaptao composta por uma srie de sub-etapas que podem ocorrer simultaneamente entre si e entre sub-etapas correspondentes na adaptao de outro mdulo. A eliminao de discrepncias realizada a partir de processos de parametrizao e customizao, sendo feita ainda a prototipao que consiste em se modular os processos no sistema e realizar testes na maneira mais completa possvel visando identificar erros, necessidade de configurar mdulo, etc. preciso que a empresa monte um laboratrio de prototipao para realizar os testes, simulando o ambiente de trabalho. Depois que cada sub-etapa de adaptao do mdulo for feita, os usurios so treinados, os dados so migrados e a operao do mdulo inicia-se. Algumas consideraes sobre essa etapa: a etapa mais crtica; A maior dificuldade encontrada a mudana organizacional; As responsabilidades dos gerentes devem ser claramente definidas; Os gerentes devem ser responsveis pelos atrasos e estouros de oramentos; 3.3. Etapa de Utilizao Depois de implantar o pacote, procede-se a etapa de utilizao, que far parte do dia-a-dia das pessoas na organizao. No possvel conhecer todas as possibilidades de uso dos sistemas ERP na implantao, pois aps a implantao do sistema que comeam ser percebidas novas alternativas. Os pacotes ERP, depois de implantados, passam por atualizaes. Os fornecedores incorporam novas necessidades, corrigem problemas e apresentam novas e melhores maneiras de executar os processos. No simples de se fazer uma atualizao. Pode-se at consider-la como uma nova implementao, sendo essa uma das dificuldades da utilizao de ERP. Sistemas ERP so propensos a falhas e a maioria das empresas que tentam implant-los geralmente falham devido grande complexidade que esses sistemas apresentam. E essas complexidades, segundo KRASNER (2000), causam alguns problemas, dentre eles os problemas de gerenciamento e controle de recursos. 4. CONCLUSO Os sistemas ERP vieram com a finalidade de integrar todas as reas da empresa para que se obtenha consistncia de dados e informaes, alm de facilitar o fluxo dessas dentro da empresa. Esses sistemas possuem apenas um banco de dados e so divididos em mdulos, permitindo a interao das informaes entre esses mdulos.
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Esses sistemas trazem muitos benefcios como a eliminao de papis dentro da empresa, apresentao de melhores relatrios, reduo de tempo e custo, etc. A implantao dos ERP exige que mudanas sejam feitas na organizao para que se possa reorganizar todos os processos. Isso acontece , pois trata-se da integrao entre as atividades funcionais da empresa, sendo que essas atividades sero vistas como um todo e no mais individualmente. Essas mudanas implicaro basicamente na maneira de trabalho das pessoas dentro da empresa, nas responsabilidades e tarefas dos departamentos, entre outras. Em relao a essas mudanas exigidas deve-se ficar atento quela questo de se adequar o sistema empresa ou a empresa ao sistema. claro que muitos processos da empresa devero se adequar ao sistema e em muitos aspectos o sistema dever se adequar empresa, mas no deve-se nos esquecer que no apenas por adotar um sistema ERP que a empresa se tornar mais competitiva no mercado, pois ela possui sua prpria identidade e seus fatores crticos de sucesso que a mantm viva. Existem muitos ciclos de vida propostos para a implantao desses sistemas, sendo o ciclo de vida dos ERP diferentes dos outros sistemas convencionais. Geralmente se dividem em etapas voltadas: deciso de se utilizar o pacote ERP, seleo desse pacote, implantao, adaptao, utilizao, entre outras. Em cada uma das etapas de um ciclo de vida, existem maneiras de se proceder em uma implantao para que no se corra o risco de falhas no projeto. importante a utilizao de um ciclo de vida em uma implantao de pacotes ERP, pois trata-se de um processo complexo que requer muita ateno, habilidade e organizao. Alm disso, a empresa deve se preocupar em encontrar o ponto de equilbrio entre as alteraes realizadas em seus processos e em seu ERP. Por fim, podemos concluir que apesar de apresentarem processos complexos, sistemas ERP so atualmente timas solues para as organizaes, pois quando bem implantados fornecem bons resultados empresa. BIBLIOGRAFIA Bancroft, Nancy H., Seip, Henning e Sprengel, Andrea. Implementing SAP R/3: How to introduce a large system into a large organization. Greenwich: Manning. Segunda Edio. 1998. Davenport, Thomas H. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review. P 121-131. Jul/Ago/98. Krasner, Herb. Ensuring E-Business Success by Learning from ERP Failures. IEEE. P 22-27. Jan/Fev/00. Lucas, Henry C. Jr. The analysis, design and implementation of information systems. McGraw Hill. Terceira Edio.1985 Ozaki, Adalton M. Implantao de Sistemas Integrados de Gesto Empresarial. <http://www.adfcon.com.br/artigos/index.html> (11.1999). Schwarz, Eduardo L. Introduo a Softwares de Gesto Empresarial. <http://n27.udesc.com.br/trabalhos> (1999). Souza, Cesar A. e Zwicker, Ronaldo. Um Modelo de Ciclo de Vida de Sistemas ERP: Aspectos Relacionados sua Seleo, Implementao e Utilizao. http://www.fea.usp.br/adm/4semead/4semead/Artigos/Mqi/ Souza_e_Zwicker.pdf>. (10.1999).

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