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AUDITORIAS AMBIENTAIS
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Contedo Programtico
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Mdulo 1 Introduo 1.0 Apresentao do curso, formador e formandos 1.1 Principais requisitos da norma NP EN ISO 14001:2004 Mdulo 2 Auditorias Ambientais
2.1 Conceito de Auditoria 2.2 A norma ISO 19011 2.3 Requisitos da norma NP EN ISO 19011:2003 2.4 Planeamento da Auditoria 2.5 Realizao da Auditoria 2.6 Actividades ps-auditoria

Mdulo 3 Reviso
3.1 Concluses 3.2 Avaliao final
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Actividade 1
1. Apresentao dos formandos 2. Realizao do teste de diagnstico inicial

(ver seco AVALIAO INICIAL E ACTIVIDADES)

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Porque se estabelece um SGA?

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SGA = Sistema de Gesto Ambiental Consciencializao da Gesto de Topo Razes contratuais Competitividade Moda

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Objectivo principal da norma NP EN ISO 14001:2004

A melhoria contnua do desempenho ambiental da organizao:
Assegurar que estamos a par e cumprimos a legislao Apoiar a proteco do ambiente, controlando os impactes ambientais das actividades, produtos ou servios Centrar a organizao na gesto dos processos, mtodos, materiais, produtos e recursos Envolver todos os nveis da organizao estabelecendo objectivos e metas e desenvolver a responsabilizao Melhorar a comunicao interna e fortalecer o esprito de equipa Considerar a implementao da melhor tecnologia disponvel Ftima Moreira

Principais Conceitos
NP EN ISO 14001:2004
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Termos relacionados com Ambiente

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Ambiente: envolvente na qual uma organizao opera, incluindo o ar, a gua, o solo, os recursos naturais, a flora, a fauna, os seres humanos, e as suas inter-relaes.

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Termos relacionados com Gesto

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Organizao: Conjunto de pessoas e de instalaes inseridas numa cadeia de responsabilidades, autoridades e relaes. Estrutura organizacional: Cadeia de responsabilidades, autoridades e relaes entre as pessoas. Infraestrutura: Sistema de instalaes, equipamento e servios necessrios para o funcionamento de uma organizao.
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Termos relacionados com Gesto

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Gesto: Actividades coordenadas para dirigir e controlar uma organizao. Sistema de Gesto: Sistema para o estabelecimento da poltica e dos objectivos e para concretizao desses objectivos.

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Termos relacionados com Gesto

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Sistema de Gesto Ambiental: Sistema de gesto para dirigir e controlar uma organizao no que respeita ao ambiente. Poltica Ambiental: conjunto de intenes e de orientaes gerais de uma organizao, relacionadas com o seu desempenho ambiental, como formalmente expressas pela Gesto de topo.

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Termos relacionados com Gesto

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Eficcia: Medida em que as actividades planeadas foram realizadas e conseguidos os resultados planeados Eficincia: Relao entre os resultados obtidos e os recursos utilizados

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Termos relacionados com Gesto

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Programa de Gesto Ambiental: Parte da Gesto Ambiental orientada para o estabelecimento dos objectivos ambientais e para a especificao dos processos operacionais e dos recursos relacionados, necessrios para atingir esses objectivos. Objectivos ambientais: finalidade ambiental geral, consistente com a poltica ambiental, que uma organizao se prope atingir. Desempenho ambiental: resultados mensurveis da gesto dos aspectos ambientais de uma organizao. Meta ambiental: requisito de desempenho detalhado, aplicvel organizao ou a parte desta, que decorre dos objectivos ambientais e que tem de ser estabelecido e concretizado de modo a que esses objectivos sejam atingidos. Ftima Moreira

Termos relacionados com Gesto

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Melhoria do Ambiente: Parte da gesto ambiental orientada para o aumento da capacidade para satisfazer os requisitos ambientais. Melhoria Contnua: Processo recorrente de aperfeioamento do sistema de gesto ambiental, por forma a atingir melhorias no desempenho ambiental global, de acordo com a poltica ambiental da organizao.

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Aspecto Ambiental: elemento das actividades, produtos ou servios de uma organizao que pode interagir com o ambiente. Impacte ambiental: qualquer alterao no ambiente, adversa ou benfica, resultante, total ou parcialmente, dos aspectos ambientais de uma organizao. Preveno da poluio: utilizao de processos, prticas, tcnicas, materiais, produtos, servios ou energia para evitar, reduzir ou controlar (separadamente ou em combinao) a produo, emisso ou descarga de qualquer tipo de poluente ou resduos com vista reduo dos impactes ambientais adversos.
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Principais normas da ISO 14001

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ISO 14004 GUIA DE ORIENTAO DO SGA NP EN ISO 19011 AUDITORIAS AMBIENTAIS NP EN ISO 14001:2004 REQUISITOS E LINHAS DE ORIENTAO NP EN ISO 14031 AVALIAO DE DESEMPENHO AMBIENTAL

NP ISO 14015 AVALIAO AMBIENTAL DE STIOS E ORGANIZAES

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Estrutura Documental

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Documentao Ambiental
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A quantidade e especificidade da documentao ambiental pode retardar a certificao. A documentao deve ser redigida com cuidado. No esquecer duas das permissas: Diga o que faz e faa o que diz Assegurar que satisfaz os requisitos da norma.
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Requisitos gerais da documentao

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A documentao do Sistema de Gesto Ambiental deve incluir:

Procedimentos documentados definidos pela norma ISO; Documentos definidos pela organizao, para assegurar a operao e controlo eficazes dos processos

A extenso da documentao do Sistema deve depender da:

Dimenso e tipo de organizao Complexidade e interaco dos processos Competncia do pessoal
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Requisitos gerais da documentao

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Em termos de NP EN ISO 14001:2004 O termo Procedimento documentado significa que o procedimento seja estabelecido, documentado, implementado e mantido. Os procedimentos documentados e os documentos podem ter qualquer formato ou tipo de suporte.

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Comunicao, Atitudes e Comportamentos

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Como deve ser a Comunicao

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Deve ser clara e objectiva; Uma pergunta de cada vez; OUVIR, OUVIR, OUVIR... Use a linguagem do auditado (Camaleo); Desarme-se (No aborde ofensivamente); Confirme se o auditado entendeu a pergunta; Repita quantas vezes forem necessrias.

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Auditor no Juiz, auditado no ru

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O relacionamento entre auditor e auditado fundamental para uma auditoria bem sucedida. Deve ser assegurada a condio de igualdade e respeito entre as partes, livre de:
desrespeito; insegurana; desconfiana; medo e intimidao
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Pontos fortes da Comunicao

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Mantenha o contacto visual; Evite a distraco fsica; A localizao certa importante; Uma mesa entre as pessoas pode ser uma barreira.

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Contacto Visual
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A nossa cultura de comunicao requer muito contacto visual; Em alguns locais, o contacto visual de perto pode ser ofensivo ou deseducado; Falta de contacto visual no tem que querer dizer que h esforo em esconder informao.

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Paralinguagem
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Deve-se estar sempre atento:

ao tom de voz empregue; velocidade de comunicao; a tosses; a perguntas silenciosas; expresso facial; a gestos bruscos e inesperados.

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A arte de ouvir
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Evite distraces; Preste ateno ao contedo; No faa julgamentos (sem pr-conceitos); Preste ateno aos temas em anlise; Procure o esclarecimento (no guarde dvidas) Use o tempo livre. Nota: Lembre-se que temos dois ouvidos e uma boca, logo devemos ouvir mais e falarmos o suficiente.
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Durante a Entrevista
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Tipos de perguntas utilizadas: Abertas; Fechadas Dirigidas (evidncias circunstanciais ou especficas).

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Perguntas Abertas
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Obrigam o auditado a responder com maior abrangncia; No permitem resposta directa, abrem um canal de comunicao. Exemplo: Como se realiza esta tarefa?; porque se faz este registo?; De que modo as pessoas so formadas? Nota: Deve-se ter cuidado com a gesto do tempo neste tipo de questes.
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Perguntas Fechadas
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Exigem respostas Directas e Objectivas; No permitem respostas evasivas, agilizando a conduo do processo de auditoria. Exemplo: Voc formou auditores internos?; Existe um registo de formao?; Por quanto tempo se arquivam estes registos? Nota: No devem ser utilizadas em demasia pois tornam a auditoria pouco conclusiva e pobre em detalhes importantes.
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Perguntas Dirigidas
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Servem para confirmar algum facto levantado pelo auditor; Facilita a comunicao. Exemplo: Lembro-me de ter lido no seu procedimento algo sobre os registos de auditoria, poderia mostrarme um exemplo? Nota: Deve-se ter, novamente, em ateno o factor tempo para que no se perca a gesto do mesmo.
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Tcnica para Questionar

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Evite perguntas indutivas; No faa perguntas que possam ferir o auditado ou o coloquem em situao constrangedora. Exemplo: Voc acha..../ Voc sente..../ Voc tem certeza... / e assim por diante.

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Tcnica para Questionar

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O processo de entrevista pode ser decomposto nas seguintes fases:

Colocar o auditado vontade, evitando ansiedade por parte do auditado e transmitindo confiana; Explicar o objectivo do auditor, fazendo com que o auditado seja mais cooperante, uma vez que fica a saber claramente o que o auditor pretende fazer e porqu;

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Tcnica para Questionar

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Identificar o que o auditado est a fazer e se est conforme o descrito, usando para o efeito perguntas abertas, tais como:
Qu ? Como ? Quem? Quando ? Porqu ? Onde ?

E ainda:
Que sucederia se...? Vamos supor que...? Desculpe mas no compreendo, importa-se de explicar outra vez, por favor? Apenas em situao de dvida Sim ou No?
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Os sete amigos do Auditor

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Sempre que possvel faa uso dos sete amigos do auditor: O que? Por que? Onde? Quem? Quando? Como? Mostre-me!!

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Tcnica para Questionar

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Analisar o que o auditado est a fazer e assegurar a compreenso de tal tarefa; Caso haja uma no conformidade dar oportunidade ao auditado de comprovar que o auditor errou ou que no conformidade ocasional e no crtica. No final no dever haver dvidas sob a concluso correcta da no conformidade. Permitir sempre a resposta do auditado.
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O Auditor
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Fornecer ao Cliente da auditoria as informaes baseadas em factos sobre o grau de cumprimento dos requisitos normativos e da empresa; Todas as concluses devem ser baseadas em evidncias objectivas; O auditor coordenador deve ser sempre colocado como responsvel geral de uma auditoria.

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Responsabilidades do Auditor
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Estar em conformidade com os requisitos; Seguir os planos e procedimentos; Permanecer dentro do mbito; Permanecer atento; Relatar as constataes; Cooperar e ajudar a equipa; Manter a confidencialidade; Agir de forma tica; Reunir e analisar as evidncias.
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Qualidades desejveis em um Auditor

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Perspiccia Capacidade de compreender o problema sem tirar concluses precipitadas; Persistncia Capacidade de vencer as dificuldades e manter o rumo planeado; Flexibilidade Capaz de ver as coisas de diferentes pontos de vista; Disciplinado Capacidade de tratar dos problemas de forma lgica, com limites e responsabilidades; Socivel Capacidade de se comunicar e trabalhar com nveis diferentes e formaes diferentes;
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Caractersticas Positivas do Auditor

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Educado Prestimoso Informativo Sensato Mente Aberta Honesto Modesto

Amigo Construtivo Perspicaz Flexvel Diplomata Maturo Disciplinado

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Caractersticas Negativas
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Crtico em excesso Dogmtico Agressivo Inconsistente Preguioso No Prtico Indeciso

Controverso Apressado Desatento Inflexvel Desonesto Sabe Tudo Tendencioso

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Postura do Auditor
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Projectar a imagem adequada ser pontual, ser preciso e objectivo, estar devidamente preparado, manter-se calmo e educado; Saber distinguir as falhas crticas, menores e ocasionais; Ser honesto, humano e justo; Ser determinado, decisivo e directo; Ir directo ao trabalho; Ser independente; Conhecer os seus interlocutores;
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Postura do Auditor
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Discutir" directamente qualquer problema detectado; Estar preparado para voltar a determinada rea se necessrio para obter evidncia objectiva; Manter a coeso da equipa auditora e informar regularmente o auditado; Estar atento a operaes de cosmticas prvias Auditoria por parte do auditado; Reformular a resposta do auditado, sempre que necessrio.
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Postura do Auditor
O que Nunca Deve ser Feito pelo Auditor
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Ser sarcstico; Criticar pessoas (mas sim o modo de fazer as coisas); Discutir e ser polmico; Criticar esforos da entidade auditada; Chegar atrasado; Criticar as pessoas em frente ao chefe; Ser negativo; Fazer perguntas para alm do respectivo nvel de conhecimento;
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Postura do Auditor
O que Nunca Deve ser Feito pelo Auditor
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Referir o nome de entidades anteriormente auditadas; Discutir a poltica da empresa auditada; Usar linguagem imprpria; Fazer promessas; Permitir a manifestao pblica de discordncias entre os membros da equipa auditora; No fazer da auditoria um assunto confidencial.
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Postura do Auditado
O que Nunca Deve ser Feito pelo Auditor
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Falar muito sem dizer nada para passar o tempo; Montar um "espectculo" para iludir o auditor; A chegada tardia; Refeies muitas pesadas e demoradas; Levar o auditor por caminho mais longo para perder tempo; Alegar esquecimento de documentos; Interrupes constantes ou nos momentos cruciais; Alegar que no est preparado;
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Postura do Auditado
O que Nunca Deve ser Feito pelo Auditor
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Escolher aquilo que o auditor deve auditar; Alegar que se trata dum caso especial; A prova de fora ( testar o auditor) Fazer bluff; Ser falso para com o auditor; Apelar para o auditor ter pena dele; Alegar que o elemento "indispensvel se encontra ausente"; Alegar esquecimento; Alegar que no compreende a linguagem do auditor; Suborno.
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AUDITORIAS AMBIENTAIS
Reunio Final
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Reunio com a Direco da entidade auditada e com os responsveis das reas auditadas, para apresentao das concluses. realar os aspectos positivos, referir as no conformidades e terminar com um estmulo, sempre que adequado e possvel.

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Actividade 2
Com base da documentao disponvel elabore um plano de auditoria Coloque no frum de discusso

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Definio de Auditoria NP EN ISO 14001:2004

Um processo sistemtico, independente e documentado para se obter evidncia e avali-la objectivamente visando determinar a extenso na qual os critrios de auditoria so atendidos

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Objectivo da Auditoria
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Determinar a conformidade do Sistema com os requisitos especificados; Determinar a eficcia do SGA implementado; Identificar o potencial de melhoria do SGA:
Para atender requisitos regulamentares; Para fins de certificao; Para avaliao de novo fornecedor.

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Programao da Auditoria
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Programadas o mais cedo possvel; Com frequncia adequada situao e importncia da actividade; A sua frequncia deve ser revista sempre que necessria para garantir a manuteno do SGA.

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Planeamento da Auditoria
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Deve-se elaborar um plano de auditoria e identificar:

mbito da auditoria e objectivos; profissionais responsveis da organizao; membros da equipa auditora; documentao a utilizar; data, local, horrio e durao; unidades a serem auditadas; relatrio e data de emisso.
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Planeamento da Auditoria
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Estudo da documentao aplicvel; Distribuio das tarefas da equipa auditora; Definio dos documentos de trabalho (listas de verificao, formulrios p/ observaes, formulrios p/ evidncias); Definio do mtodo de auditoria.

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Lista de Verificao (CheckList)

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As checklist so utilizadas para: Uniformizar a actuao dos auditores; Evitar omisso de pontos importantes; Reduzir o tempo gasto (um roteiro facilita); Serve de registo dos pontos analisados; Assegura profundidade e continuidade; Indica o mtodo a seguir para se verificar a conformidade de uma actividade; Serve como mtodo de treino para desenvolver novos auditores.
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Tcnicas de elaborao de Checklist

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Proceda da seguinte maneira: Leia com antecedncia a documentao de referncia; Conhea a rea e processo a ser auditado; Faa perguntas que possam ser evidenciadas; Elabore perguntas impessoais e com sequncia lgica; Subdivida a pergunta se necessrio; Indique que auditor far cada questo identificada; Verificar se o preenchimento da checklist est completo.
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Como escrever e detalhar a checklist

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Depende da experincia do auditor, porm deve informar: O que se quer analisar; O que se est a tentar evidenciar; Com quem se deseja falar; O que se pretende perguntar.

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Actividade 3
Com base na norma NP EN ISO 14001:2004 elabore uma checklist Coloque no frum de discusso

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Caracterstica das Auditorias

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So independentes dos sectores auditados; So legtimas e necessrias ao sistema; So programadas com antecedncia; Estudo das prticas reais; Realizadas por pessoal experiente, formado e independente;

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Execuo de Auditoria
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Reunio de abertura; Levantamento dos factos; Evidncias de auditoria; Conformidades / No Conformidades (Maiores e Menores) Reunio da equipa auditora; Reunio de encerramento.

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Execuo de Auditoria
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Reunir todas as informaes (Entrevista); Avaliar as informaes e factos observados. Nota: O auditor no deve ser precipitado ou conclusivo, deve apenas basear-se em factos e requisitos solicitados na Norma e no SGA da organizao.

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Como executar a auditoria

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Observe as evidncias fsicas: produto, equipamentos, instrumentos de controlo, condies e operaes; Constataes:
Para que usado? precisa de calibrao?; Foi calibrado?; H registo?; Qual a leitura?; A leitura est na faixa aceitvel?
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Como executar a auditoria

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O tempo sempre curto, faa uma boa gesto do tempo; No permita que a auditoria perca o objectivo definido; No cave em demasia, no focalize coisas triviais; Decida o tamanho da amostra e firme-se a ela; Sempre que constatar uma no conformidade, informe prontamente o auditado; Siga sempre o que foi planeado.
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Como executar a auditoria

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Siga uma linha de orientao de auditoria at o fim; Seleccione o trabalho; Siga-o em toda a linha; Seleccione registos pertinentes; Todas as actividades foram executadas? Os procedimentos e planos foram seguidos? Nota: Tome sempre nota das constataes negativas, informando ao auditado a necessidade das mesmas.
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Tipos de Evidncias da Auditoria

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Evidncias Fsicas / Objectivas (observao da realizao do procedimento) Evidncias Documentais : registos, procedimentos, relatrios; Evidncias Circunstanciais: (baseada em situaes onde se nota que algo possa estar a ocorrer de modo no muito claro).

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Reunies
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Reunio inicial (abertura) Reunio da equipa auditora; Reunio de encerramento.

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Como relatar uma auditoria

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No se limite ao Relatrio Final; Relate verbal e continuamente ao Auditado; No relate apenas os pontos fracos; Os relatos devem agregar valor ao SGA; Relate sempre segundo os procedimentos; Seja completo, exacto, preciso e transparente; Relate baseado em factos, nunca em suposies.

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Destinatrios dos relatos verbais sobre a auditoria

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Os prprios auditados; O representante da Administrao; Os gerentes de linha; A alta Administrao; Os guias;

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Destinatrios dos relatos escritos da auditoria

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Os prprios auditados; A administrao do auditado; Os auditores internos; Os auditores.

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Relatrio Escrito
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Use palavras simples e precisas; No use abreviaturas, siglas ou simbologias; Evidencie a no-conformidade observada; Evidencie o requisito que no foi respeitado; Evidencie o procedimento documentado que no foi respeitado. Nota: Seja detalhado para que no haja dvidas sobre a existncia ou no da no-conformidade descrita, baseie-se em factos e documentos.
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ISO 19011:2002
Linhas de orientao para auditorias de Sistemas de Gesto da Qualidade e / ou Ambientais
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A norma ISO 19011:2002

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1 mbito 2 Referncias normativas 3 Termos e definies 4 Princpios da auditoria 5 Gesto de um programa de auditorias 6 Actividades de auditoria 7 Competncia e avaliao dos auditores

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1 mbito
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Fornece linhas de orientao: Quanto aos princpios da auditoria; Gesto de programas de auditorias; Realizao de auditorias aos SGQ e SGA; Competncia dos auditores. aplicvel a todas as organizaes que: Necessitam de auditorias internas ou externas de SGQ ou SGA; Ou gerir um programa de auditorias.
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2 Referncias Normativas
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ISO 9000:2005 Sistema de Gesto da Qualidade Fundamentos e Vocabulrio; ISO 14050:1998 Gesto Ambiental Vocabulrio

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3 Termos e Definies
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Auditoria
Processo sistemtico, independente e documentado para obter evidncia de auditoria e respectiva avaliao objectiva com vista a determinar em que medida os critrios da auditoria so satisfeitos.

Auditoria Interna (1 parte)

Desencadeadas e efectuada pela empresa ou organizao aos seus prprios sistemas, procedimentos e instalaes, recorrendo a pessoal prprio qualificado ou a Auditores contratados.
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3 Termos e Definies
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Auditorias externas (2 parte / 3 parte)

Efectuadas por iniciativa exterior e realizadas pelas partes com interesse na organizao, tais como clientes, ou em nome destes (2 parte) ou por organizaes externas independentes (3 parte).

Auditoria combinada
Quando so auditados em conjunto os sistemas de gesto da qualidade e ambiente de uma dada organizao.
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3 Termos e Definies
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Auditoria conjunta
Quando duas ou mais organizaes cooperam para realizar uma auditoria a um auditado.

Equipa auditora
Um ou mais auditores que realizam uma auditoria, suportado por um perito tcnico, se necessrio.

Auditor
Pessoa com competncia para realizar uma auditoria.

Perito tcnico
Pessoa que possui conhecimento especfico ou experincia qualificada sobre o assunto a auditar.

Auditado
Organizao a ser auditada.
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3 Termos e Definies
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Competncia
Capacidade demonstrada de aplicar conhecimentos e de saber fazer.

Cliente da auditoria
Pessoa ou organizao que requer uma auditoria.

Programa de auditoria
Conjunto de uma ou mais auditorias planeadas para um dado perodo de tempo e com um fim especfico.

mbito da auditoria
Extenso e limites de uma auditoria. (localizaes fsicas, processos, actividades).
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3 Termos e Definies
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Critrios da auditoria
Conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referncia

Evidncias de auditoria
Registos, afirmaes factuais ou outra informao, que sejam verificveis e relevantes para os critrios da auditoria.

Constataes da auditoria
Resultados da avaliao das evidncias de auditoria de acordo com os critrios da auditoria.
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3 Termos e Definies
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Concluses da auditoria
Resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora aps ter tido em considerao os objectivos da auditoria e todas as constataes da auditoria.

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4 Princpios da auditoria
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A auditoria caracteriza-se pela confiana em determinados princpios. Estes fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e fivel no apoio a polticas de gesto e controlos, fornecendo informao sobre a qual uma organizao pode agir para melhorar o seu desempenho. Os princpios dizem respeito aos auditores e auditoria.
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4 Princpios da auditoria
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Princpios relativos aos auditores:

Conduta tica Fundamentos do profissionalismo. So essenciais s auditorias: confiana, integridade, confidencialidade e descrio.

Concluses justas Obrigao de relatar de forma precisa e verdadeira;

As constataes, as concluses e o relatrio da auditoria devem reflectir de forma rigorosa e precisa as actividades de auditoria.
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4 Princpios da auditoria
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Preparao profissional adequada Cuidados na preparao e realizao da auditoria. Dois destes tm a ver com o prprio processo da auditoria:
Independncia Abordagem baseada em evidncias

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4 Princpios da auditoria
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Independncia
a base para a imparcialidade e objectividade das concluses da auditoria, estando os auditores livres de conflitos de interesse e de anlises enviesadas;

Abordagem baseada em evidncias

o mtodo racional para alcanar concluses fiveis e reprodutveis atravs de um processo sistemtico de auditoria. As concluses das auditorias tm de ser verificveis.
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5. Gesto de um programa de auditorias

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5.1 Generalidades
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Um programa de auditorias pode incluir uma ou mais auditorias, dependendo:

do tamanho, natureza e complexidade da organizao a auditar.

As auditorias podem ter vrios objectivos e podem tambm incluir auditorias conjuntas ou combinadas.

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5.2 Objectivos e mbito do programa de auditoria

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Objectivo Devem estar definidos os objectivos de cada auditoria. Os objectivos devem ter considerao:
as prioridades da gesto; os requisitos do sistema de gesto; requisitos legais, regulamentares e contratuais; necessidades de outras partes interessadas; riscos para a organizao; etc...
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5.2 Objectivos e mbito do programa de auditoria

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mbito O mbito de um programa de auditoria influenciado pelo tamanho, pela natureza e pela complexidade da organizao e pelos factores:
Campo de aplicao, objectivos e durao de cada auditoria a realizar; Frequncias das auditorias a realizar; Nmero, importncia, complexidade, similaridade e localizao das actividades a auditar; Normas, requisitos legais, regulamentares e contratuais e outros critrios da auditoria;
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5.2 Objectivos e mbito do programa de auditoria

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mbito
Necessidade de acreditao ou certificao; Concluses de auditorias anteriores ou resultados da reviso de um programa de auditorias anterior; Questes de idioma, sociais e culturais; Preocupaes das partes interessadas; Alteraes significativas na organizao ou nas suas actividades

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5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos de um programa de auditoria

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Responsabilidades Dever ser atribuda a um ou mais indivduos que possuam um conhecimento genrico dos princpios da auditoria, das competncias do auditor e da aplicao das tcnicas de auditoria. Eles devem ter capacidade tcnica e de gesto e compreenso do negcio relevante para as actividades do auditado;

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5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos de um programa de auditoria

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Responsabilidades os responsveis devem:

estabelecer objectivos e mbito do programa de auditorias; estabelecer as responsabilidades e os procedimentos e assegurar a proviso de recursos; Assegurar a implementao de um programa de auditorias; Assegurar que so mantidos registos apropriados do programa de auditorias; Monitorizar, rever e melhorar o programa de auditorias.

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5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos de um programa de auditoria

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Recursos Deve-se ter em considerao:

recursos financeiros; tcnicas de auditoria; mbito do programa de auditorias; tempo de viagem, estadia e outras necessidades da auditoria; etc....

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5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos de um programa de auditoria

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Procedimentos O(s) procedimento(s) deve(m) tratar:

planeamento e calendarizao das auditorias; assegurar a competncia dos auditores e dos lderes da equipa auditora; Seleco de equipas adequadas e atribuio de papis e responsabilidades; Realizao da auditoria;

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5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos de um programa de auditoria

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Procedimentos
Realizao de aces de seguimento; Manuteno dos registos do programa de auditoria; Monitorizao do desempenho e eficcia do programa de auditorias; Relato gesto de topo.

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5.4 Implementao de um programa de auditoria

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A implementao de um programa deve incluir: Comunicar o programa s partes relevantes; Coordenar e calendarizar as auditorias e outras actividades relevantes para o programa; Estabelecer e implementar um processo para a avaliao de auditores e seu desenvolvimento profissional contnuo; Assegurar a seleco das equipas auditoras e assegurar o fornecimento dos recursos necessrios s mesmas; Assegurar a conduo das auditorias conforme o programa de auditorias; Assegurar o controlo dos registos das actividades de auditoria; etc....
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5.5 Registos de um programa de auditoria

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Devem ser mantidos registos para demonstrar a implementao do programa de auditorias que incluam: registos relacionados com auditorias individuais: planos de auditoria, relatrios de auditoria, no conformidades, de aces correctivas e preventivas e de aces de seguimento, quando aplicvel; Resultados das revises dos programas de auditoria; Registos relacionados com o pessoal da auditoria, abrangendo assuntos como: competncia do auditor e avaliao de desempenho, seleco da equipa auditora, manuteno e melhoria da competncia.
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5.6 Reviso e monitorizao de um programa de auditoria

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A implementao do programa de auditorias deve ser monitorizado a intervalos apropriados, revista para avaliar se os seus objectivos foram alcanados e para identificar oportunidades de melhoria. Devem ser utilizados indicadores de desempenho para monitorizar caractersticas como: Capacidades das equipas auditoras para implementar o programa de auditorias; A conformidade com os programas e horrios de auditoria; Retorno de informao de clientes da auditoria, auditados e auditores.
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5.6 Reviso e monitorizao de um programa de auditoria

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A reviso do programa deve considerar: Resultados e tendncias obtido por monitorizao; Conformidade com os procedimentos; Evoluo das expectativas e necessidades das partes interessadas; Registos de programas; Prticas de auditoria alternativas ou novas; Consistncia de desempenho de equipas auditoras diferentes em situaes similares.
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5. Gesto de um programa de auditorias

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6. Actividades de Auditoria

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6.1 Generalidades
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Define linhas de orientao para o planeamento e a realizao de actividades de auditoria como parte de um programa de auditoria. Etapas de auditoria: Inicio da auditoria; Anlise documental; Preparao das actividades de campo; Realizao das actividades de campo; Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria; Concluso da auditoria; Realizao de aces de seguimento.

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101

Actividade 4
Com base nos documentos disponveis diga quais os documentos que pretende auditar. Coloque no frum de discusso

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6.2 Incio da auditoria

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1 Nomeao do lder da equipa auditora Nas auditorias conjuntas, importante chegar a um acordo entre as organizaes auditoras quanto s responsabilidades especficas de cada uma, em particular no que respeita autoridade do auditor lder nomeado para a auditoria. 2 Definio dos objectivos, mbito e critrio Dentro dos objectivos globais do programa de auditorias, cada auditoria deve ter objectivos documentados. Os objectivos da auditoria definem o que deve ser atingido pela auditoria.
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6.2 Incio da auditoria

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O mbito descreve a extenso e os limites da auditoria tais como localizao fsica, unidades organizacionais, actividades e processos a auditar bem como a durao da auditoria. Os critrios so utilizados como a referncia em relao qual a conformidade determinada e podem incluir polticas aplicveis, procedimentos, normas, legislao e regulamentao, requisitos do sistema de gesto, exigncias contratuais ou cdigos de conduta sectoriais. Os objectivos devem ser definidos pelo cliente da auditoria. O mbito e os critrios devem ser definidos entre o cliente da auditoria e o lder da equipa auditora de acordo com os procedimentos do programa de auditorias. Qualquer alterao aos objectivos, mbito ou critrios da auditoria deve ser acordada entre as partes.
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6.2 Incio da auditoria

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3 Determinao da praticabilidade da auditoria A praticabilidade da auditoria deve ser determinada tendo em considerao factores tais como a disponibilidade de: informao suficiente e adequada para planear a auditoria, cooperao adequada do auditado; tempo e recursos adequados.
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6.2 Incio da auditoria

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4 - Seleco da equipa auditora Deve-se ter em conta as competncias necessrias para atingir os objectivos da auditoria. 5 - Estabelecimento do contacto inicial com o auditado O contacto inicial com o auditado pode ser informal ou formal e deve ser estabelecido pelos responsveis pela gesto do programa de auditorias ou pelo auditor lder.
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6.3 Anlise documental

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Antes das actividades de campo deve ser feita uma anlise documentao do auditado para determinar a conformidade do sistema, tal como documentado, com os critrios da auditoria. Se a documentao for julgada inadequada, o lder da equipa auditora deve informar o cliente da auditoria, os responsveis pela gesto do programa de auditorias e o auditado.

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6.4 Preparao para as actividades de auditoria em campo

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1 Preparao do plano de auditoria O auditor lder deve preparar um plano de auditoria que serve de base para o acordo entre o cliente da auditoria, a equipa auditora e o auditado. O plano deve facilitar a calendarizao e a coordenao das actividades de auditoria.

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6.4 Preparao para as actividades de auditoria em campo

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O plano de auditoria deve incluir: os objectivos da auditoria; os critrios da auditoria e quaisquer documentos de referncia; o mbito da auditoria, incluindo a identificao das unidades organizacionais e funcionais e os processos a auditar, as datas e locais onde as actividades da auditoria de campo sero realizadas;
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6.4 Preparao para as actividades de auditoria em campo

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a hora e durao esperadas para as actividades de auditoria em campo, incluindo reunies com a gesto do auditado e da equipa auditora; as funes e responsabilidades dos elementos da equipa auditora e de quaisquer acompanhantes; a afectao de recursos apropriados em reas criticas da auditoria. O plano pode ainda incluir, quando apropriado: identificao do representante do auditado na auditoria; o idioma de trabalho e relatrio de auditoria quando for diferente do idioma do auditor e / ou do auditado;
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6.4 Preparao para as actividades de auditoria em campo

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2 - Atribuio de tarefas equipa auditora Deve ser atribudo a cada membro da equipa auditora responsabilidade para auditar processos, locais, funes, rea ou actividades especficos. 3 - Preparao de documentos de trabalho Os membros da equipa auditora devem analisar a informao relevante para as tarefas que lhes foram atribudas e preparar os documentos de trabalho necessrios como referncia e para registar os procedimentos da auditoria
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6.4 Preparao para as actividades de auditoria em campo

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Poltica Ambiental
Manual Ambiental (caso exista) e Processos

Sistema Documental Procedimentos Instrues Processos Controlo Operacional Registos

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Documentos a auditar
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Os documentos do sistema ambiental(critrios) da empresa so: Poltica de Ambiente Plano de Gesto Ambiental Processos e documentos da empresa Registos ambientais Planos ambientais (controlo operacional, programa de auditorias, plano de calibrao, etc.) Outros documentos
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6.5 Realizao de actividades de auditoria em campo

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1 - Realizao da reunio de abertura Deve ser efectuada uma reunio de abertura com a gesto de topo do auditado ou, quando apropriado, com os responsveis pelas funes ou processos a auditar. Os objectivos desta reunio so: confirmar o plano de auditoria, proporcionar um resumo da forma como as actividades da auditoria vo ser conduzidas, confirmar os canais de comunicao, proporcionar uma oportunidade ao auditado para colocar questes.
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Actividade 5
Descreva como procederia na reunio de abertura e fecho de uma auditoria Coloque no frum de discusso

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6.5 Realizao de actividades de auditoria em campo

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2 - Comunicao durante a auditoria Dependendo do mbito e da complexidade da auditoria, pode ser necessrio tomar disposies formais quanto comunicao dentro da equipa auditora e com o auditado durante a auditoria. 3- Papis e responsabilidades de guias e observadores Guias e observadores podem acompanhar a equipa auditora mas no fazem parte dela. No devem influenciar nem interferir na realizao da auditoria.
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6.5 Realizao de actividades de auditoria em campo

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4 - Recolha e verificao de informao Deve ser recolhida e verificada durante a auditoria, atravs de amostragem apropriada, informao relevante para os objectivos, mbito e critrios da auditoria, incluindo informao quanto a interfaces entre funes, actividades e processos. S a informao que possa ser verificada pode ser considerada como evidncia da auditoria. A evidncia de auditoria deve ser registada.
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Execuo Prtica
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Metodologia
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Metodologia
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Metodologia
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6.5 Realizao de actividades de auditoria em campo

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5 - Gerao de constataes de auditoria As evidncias de auditoria devem ser avaliadas em funo dos critrios para gerar constataes da auditoria. Estas podem indicar a conformidade ou no conformidade com os critrios de auditoria. Quando especificado nos objectivos da auditoria, as constataes da auditoria podem identificar oportunidades de melhoria.
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6.5 Realizao de actividades de auditoria em campo

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6 - Preparao das concluses da auditoria A equipa auditora deve reunir antes da reunio de concluso para: analisar as constataes da auditoria e outra informao apropriada recolhida durante a auditoria, tendo em considerao os objectivos da auditoria; chegar a acordo quanto s concluses, tendo em conta a incerteza inerente ao processo de auditoria; preparar recomendaes, se especificado nos objectivos da auditoria; discutir as aces de seguimento, se includo no plano da auditoria.
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6.5 Realizao de actividades de auditoria em campo

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7 Direco da reunio de fecho Deve ser realizada uma reunio de fecho, presidida pelo lder da equipa auditora, para apresentar as constataes e concluses da auditoria, de forma a que o auditado as entenda e aceite, e para chegar a acordo, se apropriado, quanto ao prazo para implementao de um plano de aces correctivas e preventivas. Entre os participantes na reunio de fecho deve estar includo o auditado, podendo estar o cliente da auditoria e outras partes. Se necessrio, o lder da equipa auditora deve advertir o auditado quanto a situaes encontradas durante a auditoria que possam diminuir a confiana que pode ser colocada nos resultados da auditoria.
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6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

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1. Preparao do relatrio de auditoria O lder da equipa auditora deve ser responsvel pela preparao e contedo do relatrio de auditoria. O relatrio de auditoria deve providenciar um registo completo, exacto, conciso e claro da auditoria, e deve incluir ou fazer referncia aos seguintes aspectos:
objectivos da auditoria; mbito da auditora, em particular a identificao das unidades organizacionais ou funcionais ou processos auditados e o perodo de tempo utilizado;
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6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

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1. Preparao do relatrio de auditoria

identificao do cliente da auditoria; identificao do lder e dos elementos da equipa auditora; datas e locais em que as actividades da auditoria foram realizadas; critrios da auditoria; constataes da auditoria; concluses da auditoria
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6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

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O relatrio deve ainda incluir / referir, sempre que aplicvel: lista dos auditados; resumo do processo da auditoria, incluindo incerteza e/ou obstculos encontrados que possam diminuir a fiabilidade das concluses da auditoria; confirmao de que os objectivos da auditoria foram conseguidos dentro do mbito da auditoria de acordo com o plano da auditoria; reas no auditadas, embora no mbito da auditoria;
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6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

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divergncias de opinio no resolvidas entre a equipa auditora e o auditado; recomendaes de melhoria, se especificado nos objectivos da auditoria; plano de aces acordado, se existir; declarao da natureza confidencial do contedo; lista de distribuio do relatrio da auditoria.

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6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

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2. Aprovao e distribuio do relatrio O relatrio de auditoria deve ser emitido no prazo acordado. O relatrio da auditoria deve ser datado, revisto e aprovado de acordo com os procedimentos do programa de auditorias. O relatrio aprovado deve ento ser distribudo aos receptores designados pelo cliente da auditoria. Os membros da equipa auditora e todos os receptores devem respeitar e manter a confidencialidade do relatrio.
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6.7 Concluso da auditoria

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A auditoria considera-se terminada quando as actividades do plano estiverem terminadas e o relatrio aprovado tiver sido distribudo.

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6.8 Realizao do seguimento da auditoria

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As concluses da auditoria podem indicar a necessidade de aces correctivas, preventivas, ou de melhoria. Estas aces so normalmente decididas e empreendidas pelo auditado dentro do prazo acordado e no so consideradas parte da auditoria. O auditado deve conservar o cliente da auditoria informado sobre o estado destas aces. O encerramento e a eficcia das aces correctivas devem ser verificados. Esta verificao pode ser parte de uma auditoria posterior.
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131

Actividade 6
Dos documentos analisados, elabore o relatrio de auditoria, referindo as no conformidades detectadas e/ou oportunidades de melhoria. s no conformidades elabore planos de aco. Coloque no frum de discusso
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7. Competncia e avaliao dos auditores

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7.2 Atributos pessoais

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Um auditor deve ser: tico - justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto; de esprito aberto - disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos; diplomtico - ter tacto ao lidar com os outros; observador - activamente consciente do ambiente e das actividades sua volta; perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender situaes;
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7.2 Atributos pessoais

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Um auditor deve ser (cont.): verstil - ajusta-se rapidamente a diferentes situaes; tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos; concludente - chega a concluses atempadas baseadas em pensamento e anlise lgicas; auto-confiante - age e funciona independentemente enquanto interage com outras pessoas.
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7.2 Atributos pessoais

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Um auditor deve ser (cont.): verstil - ajusta-se rapidamente a diferentes situaes; tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos; concludente - chega a concluses atempadas baseadas em pensamento e anlise lgicas; auto-confiante - age e funciona independentemente enquanto interage com outras pessoas.
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Actividade 7
Teste de Avaliao Final

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