NOW HIRING: ARTS ORIENTATION 2012 IS SEEKING FROSH COORDINATORS!

NOUS EMBAUCHONS : COORDONNATEURS FROSH POUR LA SEMAINE DACCUEIL DES ARTS 2012! Do you want to plan an amazing orientation experience for over 1000 incoming Arts students next year? Are you a motivated, enthusiastic, adaptable team player? Apply now to be a Frosh Coordinator! Applicants must be in Montreal and available to work from May through August inclusive. Interested applicants must complete the application form and send their C.V. and cover letter to artsorientation2012@gmail.com by Monday, April 9. Interviews will be conducted as soon as possible and a team will be chosen by Friday, April 13.

Positions available:

The External Coordinator is responsible for all personnel matters, including training, organizing, and communicating with Orientation Leaders and Operations staff, as well as hiring Heads of OStaff. They are also the liaison with other faculties and the administration. The External Coordinator should be energetic and have strong communication skills.

The Operations Coordinator will handle all orders and delivery of goods and services, including food, beverages, tents, sound equipment, and security. They will also oversee on-campus events and assist with logistics for off-campus events. The Operations Coordinator should have strong attention to detail and be able to multitask on a tight timeline.

The Internal Coordinator (Logistics) will order all clothing and other gear and is responsible for assembling the Orientation Kit. They will also manage all promotional material and communication with the participants of Arts Orientation, including the website and social media. Other duties include maintaining the registration database and taking minutes at meetings. As the Internal Coordinator (Alternative Events) is a new position, one Internal Coordinator might assume some of the duties of the other in case there is an imbalanced workload, but the Logistics Coordinators focus will remain on the technical aspects of the portfolio. The Logistics Coordinator should be very organized and have strong attention to detail. Computer skills are an asset.

The Internal Coordinator (Alternative Events) is responsible for ensuring that all participants have a complete Orientation experience. This includes seeking innovative opportunities for non-

drinking events and other activities that appeal to a broader range of interests, both on and off campus, and being instrumental in their planning and execution. They will also assist the External Coordinator in training the Orientation Leaders. As this is a new position, one Internal Coordinator might assume some of the duties of the other in case there is an imbalanced workload, but the Alternative Events Coordinators focus will remain on planning alternative events. The Alternative Events Coordinator should be creative and have strong communication skills. Extensive knowledge of Montreal is an asset.

The two (2) Sponsorship & Finance Coordinators are responsible for all sponsorship of Arts Orientation Week. They will seek endorsements, donations, and gifts in kind that will enhance the Orientation experience. This may include cash or any other needs as outlined by the other Coordinators. They will develop a sponsorship package that is mutually beneficial to both Arts Orientation Week and prospective sponsors. They will also do an audit of Arts Orientation Week mid-summer. The Sponsorship & Finance Coordinators should be creative and goal-oriented, and they must have strong communication skills. Previous experience in marketing, advertising, or solicitations, and fluency in French are assets. Reimbursement will be based on commission.

We are also seeking an Arts Orientation Week Administrative Liaison to work throughout the 2012-2013 academic year in planning Orientation Week 2013. They will attend Orientation Planning Group meetings throughout the year with the First-Year Office and will maintain continuity to ease the 2013 Arts Orientation teams transition. This position will be decided in September and will be added to one of the 2012 Coordinators duties. Please let us know if you are interested. Voulez-vous organiser une incroyable exprience daccueil pour plus de 1 000 nouveaux tudiants cet automne? tes-vous quelquun de motiv, denthousiaste, de flexible, qui aime travailler en quipe? Soumettez votre candidature pour tre Coordonnateur Frosh! Les candidats doivent tre de Montral et tre disponibles pour travailler du mois de mai au mois daot inclusivement. Les personnes intresses doivent complter ce formulaire et envoyer leur CV avec une lettre de prsentation artsorientation2012@gmail.com avant le lundi, 9 avril. Les entrevues se tiendront aussi tt que possible et on se donne jusquau vendredi, 13 avril pour slectionner tous membres de lquipe.

Les postes disponibles sont :

Le coordonnateur externe est responsable du personnel et donc de sa formation, de son organisation et de la communication avec les Chefs daccueil et le personnel dexcution, ainsi que de lembauche de Chefs du personnel dexcution. Il servira galement de lien avec les autres

facults et ladministration. Le coordonnateur externe est une personne dynamique ayant des bonnes capacits de communication.

Le coordonnateur lexcution soccupera de toutes les commandes et les livraisons des produits et services, y compris la nourriture, les boissons, les tentes, le systme de son, et la scurit. Il supervisera tous les vnements se droulant sur le campus et aideront dans la logistique des vnements se droulant hors-campus. Le coordonnateur lexcution doit tre une personne mticuleuse capable de faire travailler sur plusieurs dossiers la fois dans un temps trs restreint.

Le coordonnateur interne (logistique) commandera tous les vtements et le matriel, et est responsable de mettre ensemble une Trousse daccueil. Il devra galement soccuper du matriel promotionnel et de la communication avec les participants la session daccueil des arts, ce qui comprend le site Web et les mdias sociaux. Dautres tches comprennent lentretien dune liste dinscription et la rdaction dun compte-rendu des rencontres. Puisque le poste de coordonnateur aux affaires internes (autres vnements) est nouveau, un coordonnateur interne devra probablement donner un coup de main lautre en soccupant de quelques dossiers si jamais les charges de travail savrent ingales, mais le coordonnateur la logistique se concentrera sur les aspects techniques des dossiers. Le coordonnateur la logistique doit tre trs organis et mticuleux. Des aptitudes informatiques sont un atout.

Le coordonnateur aux affaires internes (autres vnements) est responsable dassurer que tous les participants aient une exprience daccueil complte. Cette responsabilit comprend la recherche de possibilits pour des vnements non-relis la consommation dalcool et dautres activits qui plairont une vaste clientle tant sur le campus que hors-campus, ainsi qutre une ressource-cl pour la planification et la ralisation de ces vnements. Il assistera galement le coordonnateur externe former les Chefs daccueil. Puisque cest un nouveau poste un coordonnateur interne devra probablement donner un coup de main lautre en soccupant de quelques dossiers si jamais les charges de travail savrent ingales, mais le coordonnateur aux autres vnements se concentrera sur la planification dvnements. Le coordonnateur aux autres vnements doit faire preuve de crativit et avoir des aptitudes communicationnelles. Une connaissance approfondie de Montral est un atout.

Les deux (2) coordonnateurs au financement et aux finances sont responsables de tout le financement de la semaine daccueil des arts. Ils chercheront du soutien, des dons et des cadeaux de toutes sortes qui amlioreront lexprience daccueil dans son ensemble. Les formes de financement peuvent comprendre de largent comptant ou tout autre besoin tel que spcifieront les autres coordonnateurs. Ils dvelopperont une proposition de financement qui sera profitable tant pour la semaine daccueil des arts que pour les sponsors potentiels. Ils devront galement auditer la

semaine daccueil des arts la moiti de lt. Les coordonnateurs au financement et aux finances doivent tre des personnes cratives, capables de se donner des objectifs et de les atteindre, et doivent avoir de bonnes aptitudes en communication. Une exprience antrieure en publicit, promotion, ou sollicitation, ainsi quune aisance en franais est un atout. Le remboursement sera bas sur les commissions.

Nous cherchons galement un intermdiaire administratif avec qui nous travaillerons pendant lanne 2012-2013 pour planifier la semaine daccueil 2013. Il participera aux rencontres du groupe de planification de laccueil pendant lanne avec le Bureau des tudiants en premire anne et assurera la continuit pour faciliter la transition lquipe dorganisation 2013. Ce poste sera combl en septembre et les responsabilits lies ce poste seront ajoutes celle dun coordonnateur 2012. Veuillez nous faire savoir si ce poste vous intresse.

Veuillez noter que lusage du gnrique masculin a pour seul but dallger le texte.