Facultad de Informtica Administrativa

Universidad de Len
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Anlisis del Sistema Para Unificacin de informacin de Credenciales del sistema de credencializacin del ISAPEG.

PRESENTA:

LOPEZ LOPEZ PEDRO

GRUPO:

1201

MATERIA:

Laboratorio de sistemas.

Guanajuato Guanajuato a 04 de abril del 2010

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Indice de contenido.

Definicin del problema. .................................................................................................................... 2 Justificacin. ....................................................................................................................................... 3 Anlisis de los contenedores de informacin Existentes. ................................................................. 4 Datos relevantes para la impresin de credenciales. ....................................................................... 5 Formatos de trabajo. .......................................................................................................................... 6 Resultados de la entrevista realizada ................................................................................................ 9 Archivos de nomina contenedores de informacin relevantes para la credencial ........................ 10 Flujo de informacin a travs del proceso de credencializacin. ................................................... 10 Homologacin de bases de datos de los sistemas de credenciales. ............................................... 14 Proceso para migracin de datos de archivo maestro de nomina. ................................................ 20 Procesos y subprocesos despus de la homologacin de la base de datos. .................................. 20 Descartar registros dados de baja. .................................................................................................. 21 Proceso para la actualizacin de datos de credenciales. ................................................................ 21 Beneficios por la implementacin del sistema diseado................................................................ 23

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Definicin del problema.

En la secretaria de salud se a detectado un problema en cuanto a la informacin que existe para el proceso de credencializacin debido a la dispersin de la informacin en diferentes pequeas bases de datos. Lo anterior crea conflictos con la gestin y actualizacin de los datos adems de la posible duplicacin de informacin de un trabajador as como la poca confiabilidad sobre la integridad de los datos existentes, debido a que en ocasiones es necesario obtener informacin masiva de los trabajadores, por ejemplo todos sus datos junto con sus fotografas para esto existe una restriccin debido a que se maneja la base de datos Access y la las fotografas estn guardadas en un objeto OLE y no se cuenta con un gestor de base de datos para obtener en forma rpida esta informacin. Adems existe una restriccin en cuanto a respaldos de informacin, para cada base de datos existente se tiene que crear un archivo debido a su tamao la mayora est entre 1.5 GB de tamao no es por la informacin sino por las imgenes y esto obliga al responsable a tener infinidad de respaldos. Actualmente la informacin est dispersa entre al menos unas 30 bases de datos de Access contenidas en archivos existentes en 3 ordenadores.

Para mejorar el problema existente una propuesta es implementar una sola base de datos que contenga todos los empleados de las cuatro diferentes nominas que existen, identificados por un campo que relacione a cada trabajador con su rgimen, esta base de datos ser alimentada en forma continua por quincena procesada a travs de cada maestro de empleados de cada nomina los registros existentes solo se actualizaran y los registros nuevos se darn de alta. Con la base de datos general se implementara un sistema de migracin de datos para actualizar los datos existentes en cada una de las bases de datos y que adems son necesarios para la credencial del empleados. Despus de integrar la informacin en una sola base de datos se implementara un sistema de gestin para varios usuarios con el objetivo de mantener la informacin de cada registro actualizada. La base de datos junto con el sistema de gestin nos proporcionaran una confiabilidad alta en cuanto a la informacin ya que si un empleado no est dado de alta en las nominas existentes no se podr dar de alta en la base de datos de credenciales, de la misma forma no se podr dar de alta dos registros de un trabajador en dos nominas aunque en una ya este dado de baja, podr existir el registro en una tabla de maestro de empleados, pero en credenciales nicamente se encontrara aquel que este dado de alta en cualquiera de las nominas existentes.

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Justificacin.
La presente propuesta es planteada para satisfacer en forma sistematizada e integra, el capitulo decimo cuarto del reglamento interior del ISAPEG (instituto de salud publica del estado de Guanajuato), el cual declara que la Direccin General de Personal es la responsable de emitir las credenciales de identificacin de personal adscrito al ISAPEG.

Anlisis de los contenedores de informacin Existentes.

Despus de analizar el diseo de las diferentes bases de datos en las que se encuentra la informacin de las credenciales se han detectado las siguientes desviaciones: La mayora de las tablas de movimientos de cada base cuenta con los siguientes campos: id_empleado pp_cenres pp_ramo pp_prgsub pp_proyec foio pp_codigo

Facultad de Informtica Administrativa pp_rfc pp_nombre pp_domcalle pp_domcolo pp_domcp pp_domciudad pp_tipsang pp_foto pp_cargo A diferencia de ciertos casos como es la base de datos del hospital salamanca en el cual se anexan adems de los anteriores registros los siguientes: pp_unires pp_ptda pp_horas pp_numpto

Y la jurisdiccin sanitaria no. 2, 3 y 6 que se le anexo el siguiente registro: id_empleado

Datos relevantes para la impresin de credenciales.

Como se muestra en el siguiente formato de la credencial los campos ms relevantes para la misma son: RFC Domicilio Tipo sanguneo Nombre Cargo Unidad Fotografa del trabajador. Numero de folio de credencial (ya existe pre impreso)

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La informacin que se anexa en las bases de datos es referente a datos laborales del empleado como son: centro responsable, ramo, pagadura, proyecto y cdigo los cuales conforman la clave de pago del trabajador el campo rfc tambin esta contenido en los archivos maestros de la nomina. Formatos de trabajo. Despus de realizar la entrevista con los principales responsables de actualizar la informacin en las diferentes bases de datos se detecto la existencia de los diferentes formatos para la solicitud, verificacin y la entrega de las credenciales. o Existe un formato para solicitud de credencial el cual contiene la siguiente informacin. Unidad o centro RFC del solicitante Tipo sanguneo Nombre del solicitante completo Domicilio Calle y numero Colonia Cdigo postal Municipio Estado Puesto

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Existe un formato de validacin de datos que se imprime antes de la credencial con el fin de evitar errores. o Contiene los siguientes datos Foto Nombre Rfc Centro responsable Cargo Cdigo de cargo Tipo de personal Calle Colonia Ciudad Cdigo postal Tipo de sangre

Existe un Listado de firmas para la entrega de la credencial.

Facultad de Informtica Administrativa o Contiene los siguientes datos. Foto Numero de credencial y folio Tipo de personal y cargo RFC Nombre y firma.

Existe un formato de pago que contiene las siguientes caractersticas. Numero de recibo oficial Nombre de quien paga Cantidad pagada Concepto de pago. Efectivo Cheque Importe Banco Observaciones Fecha Firma del cajero.

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Resultados de la entrevista realizada o La actualizacin de informacin en cualquiera de los 66 diferentes archivos de bases de datos en Access que existen se realiza diariamente lo cual nos indica que los movimientos existentes son diarios. La vigencia que tiene cada credencial es de 4 aos. Existe un costo para la reposicin de credencial por motivo de perdida o cambio de datos personales como son la direccin, no se cobrara si existe un movimiento en la nomina ya sea cambio de centro cambio de cdigo etc.

o o

Facultad de Informtica Administrativa o o o o No se verifica si el trabajador existe realmente en la nomina del ISAPEG. Lo cual puede crear conflicto ya que esta credencial identifica oficialmente a un trabajador del ISAPEG. Existe un folio para cada credencial el cual viene pre impreso con cada formato. La informacin cuenta con un respaldo global cada mes en un disco duro externo. El flujo de informacin en cuanto a una solicitud de credencial es el siguiente:

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Flujo de informacin a travs del proceso de credencializacin.

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Facultad de Informtica Administrativa Archivos de nomina contenedores de informacin relevantes para la credencial. El archivo maestro de la nomina cuenta con la siguiente informacin. desc RFC NOMBRE SEXO EDOCIV FINGGFC FINGSRC LUGNAC CEDIDE BANCO INSTR EDOMUN CENRES TABPTO PRGSUB UNIRES PTDA CODIGO HORAS NUMPTO MANDO TIPTRA HORARIO NIVPTO RANGO PORCENT EFEDELC EFECALC INDME ULTMOV FECUMV STAQUI STAC30 PDFIJ01 PDFIJ02 PDFIJ03 PDFIJ04 PDFIJ05 tipo Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric long 13 55 1 1 8 8 2 27 2 2 5 10 3 4 3 4 7 5 4 2 2 1 2 1 3 8 8 2 4 8 1 1 8 8 8 8 8 dec

2 2 2 2 2

11

Facultad de Informtica Administrativa PDFIJ06 PDFIJ07 PDFIJ08 PDFIJ09 PDFIJ10 PDFIJ11 PDFIJ12 PDFIJ13 PDFIJ14 PDFIJ15 PDFIJ16 PDFIJ17 PDFIJ18 PDFIJ19 PDFIJ20 CVCPT01 IMCPT01 DACPT01 CVCPT02 IMCPT02 DACPT02 CVCPT03 IMCPT03 DACPT03 CVCPT04 IMCPT04 DACPT04 CVCPT05 IMCPT05 DACPT05 CVCPT06 IMCPT06 DACPT06 CVCPT07 IMCPT07 DACPT07 CVCPT08 IMCPT08 DACPT08 CVCPT09 IMCPT09 Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

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Facultad de Informtica Administrativa DACPT09 CVCPT10 IMCPT10 DACPT10 CVCPT11 IMCPT11 DACPT11 CVCPT12 IMCPT12 DACPT12 CVCPT13 IMCPT13 DACPT13 CVCPT14 IMCPT14 DACPT14 CVCPT15 IMCPT15 DACPT15 CVCPT16 IMCPT16 DACPT16 CVCPT17 IMCPT17 DACPT17 CVCPT18 IMCPT18 DACPT18 CVCPT19 IMCPT19 DACPT19 CVCPT20 IMCPT20 DACPT20 CDLGF CDLSR CURP NAC STAT Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Character Numeric Character Numeric Numeric Character Character Character 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 3 8 8 5 5 18 3 10

2 2 2

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Facultad de Informtica Administrativa Este archivo es para la nomina federal y regularizados, para la nomina estatal y seguro popular son los mismos campos pero con descripcin distinta. Lo campos ms relevantes para la informacin que necesita la base de datos ser:

desc RFC NOMBRE CENRES TABPTO PRGSUB UNIRES PTDA CODIGO HORAS NUMPTO MANDO TIPTRA HORARIO NIVPTO RANGO PORCENT EFEDELC EFECALC INDME ULTMOV FECUMV CURP

tipo Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character

long 13 55 10 3 4 3 4 7 5 4 2 2 1 2 1 3 8 8 2 4 8 18

dec

Homologacin de bases de datos de los sistemas de credenciales. Para homologar el sistema de credencializacin de la secretaria de salud Guanajuato es necesario crear una nica base de datos la cual se alojara en un servidor localizado en el rea de sistematizacin del pago el servidor almacenara una base de datos MICROSOFT SQL SERVER en el almacenaremos La base de datos de CREDENCIALES la cual contendr la informacin de todos los trabajadores del estado de Guanajuato relacionando las tablas con el rfc. Para desarrollar un sistema para alimentar la base de datos utilizaremos visualbasic.NET debido a su compatibilidad con este tipo de administradores de bases de datos.

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Facultad de Informtica Administrativa La base de datos contara con una tabla llamada CREDENCAILES la cual se formara de los siguientes campos que juntos formaran un registro.

CREDENCIALES DESCIPCION TIPO DATO RFC CHAR TIPO_SANGRE CHAR DOMICILIO VARCHAR COLONIA VARCHAR CP CHAR MUNICIPIO CARCHAR ESTADO VARCHAR FOLIO CHAR ID_EMPLEADO CHAR ESTATUS INT FOTO VARCHAR FOLIO_OPERACION VARCHAR

LONGITUD 13 8 50 50 8 50 50 8 10 1 50 10

Contara con una tabla llamada empleados en la cual se almacenaran todos los empleados de las diferentes nominas diferenciados nicamente por un campo denominado TIPO DE TRABAJADOR y se podr diferenciar el trabajador por un numero especifico como 1 que har referencia a tipo de personal FEDERAL, el 2 ESTATA, el numero 3 REGULARIZADOS y el 4 ser el SEGRO POPULAR. En la tabla de maestro de empleados su llave primaria ser un identificador incremental que iniciara en 1 debido a que un trabajador puede estar cambiando de nomina en nomina de FEDERAL a ESTATAL y as sucesivamente y por este caso no podremos utilizar el RFC de cada trabajador para ponerlo como identificador directo ya que se repetira la llave primaria. Los campos que compondrn la tabla de empleados sern:
MAE EMPLEADOS TIPO DESCIPCION DATO LONGITUD RFC CHAR 13 TIPO_TRAB INT 1 NOMBRE VARCHAR 50 CEN_RES CHAR 10 INI_RES CHAR 3 PARTIDA CHAR 4 CODIGO CHAR 7 HORAS CHAR 5 NUMPTO CHAR 4 IND_MDO CHAR 2 TIPO_TRAB_REAL CHAR 2 HORARIO CHAR 1

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NIVEL_PTO RANGO PORCENTAJE EFEDEL EFEAL ULT_MOV FEC_ULTMOV INDMED CURP ID_EMP CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR INT 2 1 3 8 8 4 8 2 18 4

INC

Ya que esta tabla contendr todos los trabajadores tanto de baja como de alta debemos de ocupar una nueva tabla que almacenara nicamente los registros activos para evitar duplicidad de informacin y adems poder actualizar los datos de los trabajadores para poder utilizar como identificador primario clave al RFC de cada trabajador. La tabla contendr los mismos campos que la tabla de empleados. Por medio de nuestro administrador de datos podremos realizar una migracin de datos de los archivos maestros de cada nomina a nuestra tabla de empleados y actualizar los empleados ya existentes en la tabla de empleados 2. La tabla MAE_EMP y EMPLEADOS se relacionaran directamente por un ID esto nos proporciona la facilidad para realizar la bsqueda de actualizacin de registros de la tabla MAE_EMP a la tabla empleados, que es en la que se basara nuestro sistema para mantener actualizados los registros que hayan tenido movimiento en cada quincena de proceso.

El sistema debe de contar con una tabla para identificar la descripcin del tipo de trabajador y saber que nomina pertenece. La estructura de la tabla ser:
tipo_trabajador TIPO DESCIPCION DATO LONGITUD tipo_trab int 4 desc_trab varchar 50

Y estar relacionado directamente por el campo tipo de trabajador. Un catalogo necesario para el sistema es el catalogo de centros que nos data la descripcin del centro responsable que es el que necesitamos en la credencial.
cat_centro

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DESCIPCION cen_res descripcion TIPO DATO char varchar LONGITUD 10 80

Y se relacionara directamente con la tabla de empleados por el capo de cen_res. Otro catalogo importante es el catalogo de puestos que nos brinda informacin para la credencial referente al cargo que es dato esencial de la credencial.
cat_ptos TIPO DESCIPCION DATO codigo char tabulador char desc_pto varchar

LONGITUD 7 3 80

Y se relacionara directamente con la tabla de empleados a travs del campo cdigo. As mismo es importante tener un histrico, en el cual se almacenara informacin tanto del empleado como del usuario que ha impreso la credencial y un motivo por la reposicin adems del folio de formato que le toco al empleado y el folio del recibo de pago.
DESCIPCION id rfc fecha_hora caus_repo folio_recibo reponsable folio_credencial TIPO DATO int char varchar varchar char varchar char LONGITUD 4 10 20 20 10 50 10

Inc

Esto para llevar un control sobre las impresiones que se realicen el campo de fecha nos da la posibilidad de obtener reportes por da o por registro ya que buscaramos por rfc.

Ya que es un dato requerido de la credencial podemos ahorrar un poco de captura de informacin agregando una tabla a nuestra base de datos que contenga todos los cdigos postales de Mxico identificados por SEPOMEX que es el servicio postal mexicano adems de los cdigos postales nos proporciona colonias estados y municipios.
estados TIPO DATO varchar int varchar

DESCIPCION id_estado cv_estado cp

LONGITUD 50 4 10

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asenta tipo_asenta municipio estado varchar varchar varchar varchar 100 100 100 100

Llevar un histrico de accesos al programa nos evitara dolores de cabeza en alguna contingencia en particular por que podremos acudir directamente a un usuario en particular y disminuir el amplio espacio de posibilidades.
hist_acceso TIPO DESCIPCION DATO id int usuario carchar fecha_h_ing varchar fecha_h_salida varchar

LONGITUD 4 50 50 50

Inc

Ya que el cdigo postal de sepomex es demasiado amplio es necesario apoyarnos en una tabla con nicamente los estados de la repblica para poder realizar los filtros necesarios adems de dar mayor velocidad a nuestro sistema.
Cat_estados TIPO DESCIPCION DATO LONGITUD cv_estado carchar 50 desc_estado carchar 50 av_estado char 10

Ya he mencionado la intervencin de un campo usuario que identificara el responsable de realizar ciertos procesos en el sistema por lo cual es necesaria una tabla de usuarios con su respectivo Pas Word.
Tabla usuarios TIPO DATO int carchar char

DESCIPCION id_usuario usuario clave

LONGITUD 4 50 10

Considerando que para la actualizacin de informacin de las credenciales es importante para el usuario realizar una actualizacin masiva de informacin de mas de 2 registros esto al realizarlo registro por registro seria frustrante para el usuario, as que es necesario crear un modulo para

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Facultad de Informtica Administrativa importacin de archivos en un formato especifico y el cual se validara para arrojar errores a una tabla de la base de datos la cual contiene la estructura siguiente Tabla rechazos
DESCIPCION id rfc t_rechazo folio TIPO DATO int carchar varchar varchar LONGITUD 4 13 50 10

inc

Procesos y subprocesos despus de la homologacin de la base de datos.

Proceso para migracin de datos de archivo maestro de nomina.

El archivo maestro de las distintas nominas se encuentra en formato d-Base *.DBF por lo que una importacin de este archivo a la tabla de mae_empleados definida anteriormente es lo mas adecuado esto se realizara a travs de un men llamado actualizar maestro de empleados el cual nicamente insertara los datos necesarios a la tabla por lo que ya haba comentado la llave primaria es un id incremental debido a que pudiese existir la posibilidad de encontrarnos con el mismo rfc en las 4 nominas claro en 3 estar de baja y solo una ser activo, en el caso de que ya exista el registro en el maestro de empleados simplemente se actualizaran los datos ms relevantes como pueden ser la clave de pago, el nombre o la curp. Este proceso se realizara cada quincena de proceso de cada nomina por lo general es cada 14 y 2930 de cada mes. Datos duplicados a en dos nminas. Al realizar la investigacin de anlisis se detect que pueden existir algunos registros los cuales estn activos en dos nominas a la ves ejemplo tanto en nmina federal como estatal para eliminar esto y adaptarnos a la poltica de la secretaria de salud la cual nos limita a tener un solo puesto dentro de toda la secretaria de salud por lo tanto se tendr que realizar una consulta a la tabla de mae_emp despus de actualizarla para localizar aquellos registros que son contados y que estn activos en dos nominas distintas por lo que se deber realizar un mantenimiento por importacin de archivos para cambiar el estatus de algunos registros para solamente dejar uno.

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Descartar registros dados de baja.

Es importante el actualizar en la tabla empleados aquellos registros que han sido causantes de baja ya que probablemente se cambiaron de nomina y esto implica el alta nuevamente de este rfc por lo que nuestra tabla empleados debe ser actualizada despus de cargar la informacin a la tabla mae_emp, al tiempo de terminado el proceso se activara simultneamente el mismo proceso pero para actualizar la tabla de credenciales la cual contiene los datos personales del trabajador como son domicilio, tipo de sangre etc.

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Proceso para la actualizacin de datos de credenciales.

Para la actualizacin de datos en forma manual se contara con una pantalla dentro del men principal la cual nos brindara la posibilidad de desplazarnos en los diferentes registros cabe sealar que nicamente la informacin que nos mostrara ser la necesaria para la credencial esta pantalla nos dar la posibilidad de actualizar registros uno a uno para actualizar en forma manual desde la foto hasta la mayora de datos personales que se necesiten modificar. En cuanto a la modificacin masiva de informacin se deber de contar con un modulo para la importacin de archivos por compatibilidad y fcil manejo pude ser en Excel delimitado por comas el cual deber de contener nicamente los siguientes campos, ya que es la nica informacin que el usuario puede actualizar ya que la dems informacin es obtenida directamente de la nomina y se actualiza por medio de la misma. RFC, NOMBRE, TIPO DE SANGRE, DOMICILIO, COLONIA, ESTADO, C_P, RUTA DE FOTO Cabe sealar que el municipio se actualizara en referencia al cdigo postal.

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Es de vital importancia tener un modulo de consulta de empleados para poder determinar de que tipo de trabajador se trata en que centro se encuentra y que cargo representa. Adems es de vital importancia la impresin de reportes sobre los historiales que fueron guardados en la base de datos lo cual seria por solicitud del jefe del departamento.

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Facultad de Informtica Administrativa Es importante que para acezar al programa de credencializacin cada usuario tenga una clave de acceso para obtener un historial de acceso y delimitar la responsabilidad en cuanto a las impresiones de las credenciales.

Beneficios por la implementacin del sistema diseado.

Adaptabilidad a las interfaces de usuario. Asegurar la integridad de los registros de la base de datos. Obtener un control de las impresiones de credenciales. Obtener control sobre lo que imprime cada usuario. Mayor seguridad en cuanto a restriccin de usuarios que ingresen al sistema.

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