Ejercicio 5

Determine la relacin entre el concepto de informacin y el proceso de comunicacin: Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la organizacin. Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes: 1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco.
Recopilacin: Agrupacin de facturas de gasto a representar. Procesamiento: Reportar los datos de cada factura en el programa de IVA. Distribucin: Enviar los datos de las facturas ingresadas en el programa del IVA. Utilizacin: Fisco recibe el informe mensual de las facturas del IVA

2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin

Recopilacin: Agrupar la informacin que se desea reportar en cada documento Procesamiento: Dividir, agrupar y verificar los documentos a distribuir Distribucin: Distribucin de cada documento a la organizacin Utilizacin: Que cada persona de la organizacin tenga los documentos dados.

3. Generacin de informes de inventario.

Recopilacin: Verificar el producto disponible en venta, producto que se vendi y producto que esta almacenado en la bodega. Procesamiento: La creacin del informe en un aplicativo adecuado en un ordenador que informe ingresos salidas y permanencia de producto. Distribucin: Hacer la impresin del reporte de inventario Utilizacin: Analizar los ingresos

4. Facturacin para cursos matriculados en lneas.

Recopilacin: Verificar los cursos, precios y pagos que se han realizado. Procesamiento: Crear las facturas segn los pagos establecidos antes Distribucin: Imprimir facturas, entregarla al cliente y guarda la copia Utilizacin: Facturar para el IVA

5. Generacin del informe de flujo de efectico desde la gerencia financiera.

Recopilacin: Verificar el flujo de efectivo. Procesamiento: Crear informes del flujo de efectivo Distribucin: Imprimir reportes y distribuir. Utilizacin: Verificar el flujo de efectivo y analizarlo.

Ejercicio 6
Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicacin. Determine cul es el propsito de la comunicacin en la administracin. Explique por qu y cmo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados. Para poder aumentar la aceptacin los subordinados deben entender las reglas entonces es necesario que en el organigrama haya una buena comunicacin entre los subordinados y sus jefes por eso yo hara esta comunicacin ms directa. 2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales. Para obtener mayor dedicacin a los objetivos, los objeticos deben ser claros y el organigrama los debe reflejar, tambin deben de tener una buena relacin entre las diferentes reas para que todos los procesos sean realizados correctamente. 3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Las lneas de comunicacin y mando deben estar bien definidas para que todos los empleados estn enterados de los datos. 4. Clarificar las responsabilidades de tarea. De igual forma las responsabilidades son definidas a travs del organigrama y de la comunicacin entre los empleados, es necesario automatizar la comunicacin con los empleados para no perder tiempo pero que todos puedan estar enterados de las responsabilidades y datos. 5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo. Los puestos de Autoridad y responsabilidades deben establecerse correctamente en el organigrama siguiendo la jerarqua de cada persona o sistema.

Guatemala 21 de febrero de 2012 Automatizacin de Procesos Administrativos 1

Ejercicio 5,6

Maria Gabriela Castellanos Yurrita