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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA


Concurso: MINISTRIO DA DEFESA SECRETARIA DE ORGANIZAO INSTITUCIONAL HOSPITAL DAS FORAS ARMADAS - HFA

Cargo: ASSISTENTE TCNICO-ADMINISTRATIVO (CDIGO 102) Matria de estudo: Tcnicas de arquivamento: classificao, organizao, arquivos correntes e protocolo. Arquivo conceitos Classificao Arquivo corrente Organizao Protocolo Protocolo Procedimentos administrativos Tcnicas de Arquivamento Regras de Alfabetao

Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista Braslia, Agosto de 2009

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Arquivologia para concursos 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito


Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL: Conjunto de documentos = ACERVO

DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so ACUMULADOS dessa forma. Produzidos ou Recebidos = Acumulados

1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria

DICA LEGAL: _____________________________________________________________________


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3 Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO

1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.
Arquivo Funcional Produo Recebimento nico exemplar Orgnica Biblioteca Cultural Compra Doao Permuta Numerosos exemplares Coleo

Objetivo Formas de

ingresso

dos

documentos na instituio Quantidade de exemplares de cada documento Forma de acumulao documentos de

DICA LEGAL: O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.

DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.

DICA LEGAL:

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4 A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de compra, doao ou permuta.

1.4 Classificao dos Arquivos Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente) Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central) 1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas. Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.

DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio. Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento.

DICA LEGAL: _____________________________________________________________________


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5 Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento, relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme

DICA LEGAL: Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.

1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo. Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo. Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio.

DICA LEGAL:

C orrente I ntermedirio P ermanente


DICA LEGAL:

O Arquivo Intermedirio tambm pode ser denominado por LIMBO ou PURGATRIO


DICA LEGAL: Arquivo Corrente _____________________________________________________________________
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6 a fase em que os documentos so criados; - Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados; - Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral).

DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco consultados; - Permite que os setores otimizem seu espao; - No h necessidade de serem conservados prximos aos setores; - Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente); - tambm chamado de limbo ou purgatrio.

DICA LEGAL: Arquivo Permanente a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo; - Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.

DICA LEGAL: Arquivo Permanente Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS podero ser eliminados

1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais _____________________________________________________________________
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Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia. Arquivos Centrais: So aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituio, de forma centralizada.

DICA LEGAL:

No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio


DICA LEGAL:

No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio


DICA LEGAL: Arquivo Setorial

um Arquivo descentralizado Cada setor de trabalho possui o seu.


DICA LEGAL: Arquivo Central

um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos diversos setores da instituio.

1.5 Classificao dos Documentos _____________________________________________________________________


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8 Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao Gnero Espcie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto 1.5.1 Gnero Podem ser: 7 Escritos ou Textuais Iconogrficos Sonoros Filmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos

DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides

DICA LEGAL: Documentos iconogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras

DICA LEGAL: Documentos sonoros Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio. Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete

DICA LEGAL: Documentos filmogrficos _____________________________________________________________________


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9 Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos

DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word

DICA LEGAL: Documentos cartogrficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: Mapas e Plantas

DICA LEGAL: Documentos microgrficos Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas

1.5.2

Espcie/Tipologia documental Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido.

Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento.

DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental Espcie Contrato Tipologia Contrato de locao

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10 Alvar Certido Alvar de funcionamento Certido de nascimento

1.5.3

Forma classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.

1.5.4

Formato Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.

1.5.5

Natureza do assunto Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a administrao. O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.

DICA LEGAL: Sigiloso Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002

O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de sigilo.

DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS Ultrassecreto _____________________________________________________________________


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11 Secreto Confidencial Reservado

Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos. Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. 2 Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente) 1 idade 2 idade 3 idade C I P Corrente Intermedirio Permanente

DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente _____________________________________________________________________


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12 Alto grau da freqncia de uso Documentos em curso Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho Serve a Administrao

DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio Baixo grau da freqncia de uso No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho A permanncia nessa fase transitria Aguardam destinao final Tambm conhecido por limbo ou purgatrio Serve a Administrao

DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico Permitem conhecer a Histria da Instituio Revelam a origem e constituio da Instituio Serve a Histria

2.1 Valor do Documento O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO. A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.

DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo Dar suporte/apoio s atividades da instituio

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13 um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo ir acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administrao

DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histrico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio Finalidade: Servir a Histria

DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico O documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao Arquivo permanente O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado

1 idade 2 idade 3 idade

C Corrente I Intermedirio P Permanente

Valor Primrio Valor Secundrio

2.2 Prazo de Guarda dos Documentos O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos

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14 Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional) Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos) Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais)

2.3 Destinao Final dos Documentos Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primrio.

DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor

administrativo, no apresentar valor histrico Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico

2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como indica a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD - Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos.

Ex:
Cdigo 002 Assunto Planos e projetos de trabalho Prazo de Guarda Corrente Intermediria 5 anos 9 anos Destinao final Guarda Permanente

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022.11 024.1 024.2 Cursos internos Folha de pagamento Escala de Frias 5 anos 5 anos 7 anos 95 anos Guarda Permanente Eliminao Eliminao

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia de QUATRO situaes. 024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado sem passar pela fase intermediria. 024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado. 022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente. 002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente.

DICA LEGAL: Transferncia a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria

DICA LEGAL: Recolhimento a passagem dos documentos das fases corrente e intermediria para a fase permanente

Mtodo de Arquivamento Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal Os documentos so dispostos uns sobre os outros Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimenses como planta, mapa e desenho _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos documentos

Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO. DICA LEGAL: Direto A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado Caracterstico dos mtodos: Alfabtico Geogrfico Dicionrio Enciclopdico

DICA LEGAL: Indireto aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local onde est guardado. Caracterstico dos mtodos: Numrico simples Numrico cronolgico Numrico digito-terminal Decimal Duplex

Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes

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17 Mtodo Alfabtico Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal Mtodo Geogrfico Mtodo Ideogrfico

3.1 Mtodo Alfabtico um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documento.

DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico Utiliza um nome existente no documento Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que comeam com a mesma letra

Exemplos: 1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes:
I Alfredo Maia Rodrigues II Severino Alves dos Santos Jnior III Joaquim Pereira da Boa Morte IV Mauricio Soares Filho V Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar Qual seria a ordem correta? a) c) e) I VI III V IV II II V I VI III IV I II III IV V - VI b) VI V IV II III I d) VI III I II IV V

2- No escritrio de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as seguintes pastas: I Supermercado Barato II A Feminina III Curso Aprovao IV O Globo V Madeireira Cupim Qual seria a ordem correta? a) III I V II - IV b) II III V IV I

c) III II IV V I
d) I II III IV V

e) V IV III II - I _____________________________________________________________________
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3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do mtodo alfabtico. Foram organizadas as fitas dos seguintes eventos: I Primeiro Seminrio de Arquivologia II 3 Simpsio de Biblioteconomia III XV Congresso de Direito IV Quinto Encontro de Contadores do DF V 75 Curso de Medicina Alternativa Qual seria a ordem correta? a) I II IV III - V b) I II IV V III c) III I IV V - II d) III V IV I II e ) V IV III II - I

Respostas: 1d 2c 3d 3.1.1 Regras de Alfabetao O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.

Exemplo: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otaclio Guedes Marques Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves Menezes, Frank Marques, Otaccio Guedes Furtado, Ariovaldo Dias

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome: Exemplo: Daniele Firme Miranda Fbio Corra Miranda Luciano Corra Miranda
Miranda, Veneza Firme Miranda, Luciano Corra Miranda, Fbio Corra

Miranda, Daniele Firme _____________________________________________________________________


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19 Veneza Firme Miranda Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se: OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem. Exemplo: _____________________________________________________________________
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Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da

20 Adriana P. Santa F Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo Ricardo Santa Rita Arquivam-se:
So Paulo, Jos Carlos Santo Cristo, Joo do Santa Rita, Ricardo Santa F, Adriana P.

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se:
Silva, Edis Silva, E. Silva, Everaldo Silva, Estevo

OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo: Arnaldo do Couto Mrcio Mrio do Nascimento _____________________________________________________________________
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21 Marcos Roberto Arajo da Silva Ricardo d`Andrade Arquivam-se:


Couto, Arnaldo do Andrade, Ricardo d
Silva, Marcos Roberto Arajo da Silva

Nascimento, Marcio Mrio do

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte do ltimo sobrenome. Exemplo: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho Arquivam-se:
Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho

Miranda Neto, Osrio Miranda Jnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Mrcio

OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome, entre parnteses. Exemplo: Coronel Emerson Pontes Ministro Jorge Cardoso _____________________________________________________________________
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22 Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se:


Silva, Wilson R. (Soldado) Pontes, Emerson (Coronel) Fernandes, Carlos (Professor) Cardoso, Jorge (Ministro)

OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo no caso de nomes espanhis e orientais. Exemplo: Arnold Schwazernegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitlher Arquivam-se:
Schwazenegger, Arnold (Soldado) Hitler, Adolf

Chaplin, Charles Bush, George Walker

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de lngua espanhola), os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o incio. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar _____________________________________________________________________
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23 Juan Ramirez Abadia Maria Pereira de La Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se:
Ramirez Abadia, Juan Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARBES, so registrados como se apresentam. Exemplo: Abdulah Mustafah (rabe) Law Kim Chong (coreano) Li Yutang (chins) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se:
Law Kim Chong Abdulah Mustafah Sasazaki Yonoyama Li Yutang

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies. Exemplo: Antonio Silva e Cia _____________________________________________________________________
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24 Associao dos Jornalistas A Tentao El Pas Arquivam-se:


Tentao, ( A) Pas, (El) Associao dos Jornalistas Antonio Silva e Cia

OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3 Curso de Cincias Contbeis Quinto Congresso de Biblioteconomia 24 Seminrio de Direito Arquivam-se:
Seminrio de Direito (24) Encontro Nacional de Arquivistas (II) Curso de Cincias Contbeis (3) Congresso de Biblioteconomia (quino)

3.2 Mtodo Numrico quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.

DICA LEGAL: MTODO NUMRICO Mtodo Numrico Simples

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25 Mtodo Numrico-Cronolgico Mtodo Numrico-Digito-Terminal

3.2.1

Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero. dado um nmero para cada documento A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm conhecido como ONOMSTICO. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES Mtodos que necessitam de ndices so INDIRETOS

3.2.2

Mtodo Numrico-Cronolgico

Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de produo do documento. o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio), contas a pagar, contas a receber. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO Exemplos: Balano contbil de : 1998, 1999, 2000 Contas de gua por ms: 01, 02, 03 Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente. Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980

3.2.3

Mtodo Numrico-Digito-Terminal

Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado. _____________________________________________________________________
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26 DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros Ex: Nmero do documento: 198.465 Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal


Nmeros a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Mtodo Numrico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98

Organizados em ordem crescente

Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos Organizados em ordem crescente

3.3 Mtodo Geogrfico Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor. considerado a origem, a procedncia do documento.

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar _____________________________________________________________________
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DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Podem ser por: Pas Estado Cidade

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS Os PASES devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica

Exemplo:
MALSIA GRCIA FRANA ESPANHA CANAD ARGENTINA Buenos Aires BLGICA Crdoba Mar del Plata Mendonza Trs Lagos

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica Exemplo:

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TOCANTINS SO PAULO PARAN GOIS CEAR ALAGOAS Macei BAHIA Arapiraca Palmeira dos ndios Penedo Santana do Ipanema

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a separao por estado, devero: As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. Exemplo:

Taguatinga (DF) So Paulo (SP) Piripiri (PI) Macap (AP) Lages (SC) Campinas (SP) Arapiraca (AL)

3.4 Mtodo Ideogrfico Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Os cdigos numricos sempre apresentao uma relao do GERAL para o Particular.

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS Podem ser Alfabtico ou Numricos _____________________________________________________________________


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DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO DICIONRICO dicionrio Ordenao alfabtica, como um

Exemplo:

Salrios Frias Demisso Controle de estoque Contas a receber (SC) Contas a pagar Admisso

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente Exemplo: FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber _____________________________________________________________________
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30 MATERIAL Material de consumo Material permanente PESSOAL Abono Admisso Frias

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o Particular

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DECIMAL Limitado a diviso de 10 classes o mtodo utilizado pelo CONARQ Atribudos do Geral para o Particular

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DUPLEX NO possui limitao de criao de classes Exemplos DUPLEX PESSOAL 1.1 Frias 1.2 Admisso 1.3 Salrios 1.4 Demisso FINACEIRO

DECIMAL 020 Pessoal 022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.12 Promovidos por outra instituio 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior

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31 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente 022.2 Estgios 022.21 Promovidos por outra instituio 022.221 No Brasil 022.222 No Exterior

3.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado? Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituio. A instituio poder adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos

DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituio A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios
.

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32 4 Organizao do Arquivo No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo, necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa, envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas: Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Implantao e acompanhamento

DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS 1 Levantamento dos dados 2 Anlise dos dados coletados 3 Planejamento 4 Implantao e acompanhamento

4.1 Levantamento dos dados Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituio.

DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento necessrio conhecer, analisar, estudar: Normas, organogramas, estatuto, regimento Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..) Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..) Modelos e formulrios em uso Quantidade e estado de conservao do acervo Mtodos de Arquivamento utilizados Existncia de registro e protocolo Mdia de arquivamento dirio Controle de emprstimo e consulta Existncia de normas e manuais de arquivo _____________________________________________________________________
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33

DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento necessrio conhecer, tambm: Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e escolaridade Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteo contra incndio e outros sinistros)

4.2 Anlise dos dados coletados Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir propor as alteraes, modificaes necessrias. O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio quanto ao uso dos arquivo. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados Elaborao do DIAGNSTICO 4.3 Planejamento nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e todo recurso necessrio para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Planejamento Dever considerar: Posio do arquivo na estrutura do rgo Centralizao ou descentralizao do Arquivo Mtodo de arquivamento Normas de funcionamento Qualificao de recursos humanos Instalaes e equipamentos Constituio de Arquivos intermedirio e permanente Recursos financeiros necessrios e os disponveis

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34 4.4 Implantao e Acompanhamento nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado, ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio.

DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e Acompanhamento Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando necessrio

Gesto de Documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159/1991 - 3

A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento, organizao, controle, coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar o ciclo documental. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficincia das atividades

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos Garantir que a informao estar disponvel no momento necessrio ao usurio (instituio, estado, pessoa) Eliminao de documentos que no possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa cientfica ou histrica _____________________________________________________________________
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35 Assegurar uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados, informao Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que devero ser guardados e preservados por seus valores histricos, cintficos, valores secundrios. e outras tcnicas da gesto da

5.1

A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas: PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO

5.1.1

Gesto Documental - PRODUO Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO 1 FASE Otmizao na criao de documentos Evitar a reproduo desnecessrio de documentos Acontece na fase corrente

5.1.2

Gesto Documental - UTILIZAO Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps o tramite DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificao de documentos, controle de acesso e recuperao da informao

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36 Elaborao de instrumentos de recuperao desenvolvida a gesto de arquivos correntes e intermedirios

5.1.3

Gesto de Documentos AVALIAO e DESTINAO Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE Decidir quais documentos sero eliminados e quais sero preservados permanentemente Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio regida pela lei 8.159/91

5.1.4

Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes contidas nos documentos As unidades responsveis por esses servios so o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicaes administrativas e o servio de comunicaes.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Responsvel pela guarda fsica de documentos de uso pouco freqente Atendem as consultas aos rgos/setores depositantes Coordenam a transferncia de documentos ao seu depsito Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminao ou
recolhimento

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37 Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3 idade.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for conhecido: Contedo; prazo de guarda e data de eliminao ou recolhimento

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de posse dos setores que os transferiram Podem consult-lo Podem tom-lo emprestado A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o transferiu Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio) so localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservao adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e luz.

Protocolo

Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio/Distribuio Controle/Movimentao

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DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente

DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles produzidos por outras instituies, que para l foram encaminhados DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do documento Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) Os dados so utilizados para localizao do documento

DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Documentos so transformados em processo abertura de processo Insero de capa especfica Numerao das pginas Atribuio de n de identificao do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de classificao de documentos Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO SER ABERTOS no PROTOCOLO Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto) DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao _____________________________________________________________________
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39 Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios

DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio Enviar os documentos para os seus destinatrios DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio rgo EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo

DICA

LEGAL:

PROTOCOLO

Controle

da

Movimentao/Tramitao Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuper-lo com agilidade quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao. realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha
de protocolo)

DICA

LEGAL:

PROTOCOLO

Controle

da

Movimentao/Tramitao Tramitao de processo: E a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, feita em sistema prprio.

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Procedimentos administrativos em relao a processo Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a executar tal procedimento. Autuao Numerao de folhas Juntada o Juntada por anexao o Juntada por apensao Desapensao Desentranhamento de peas Desmembramento de peas Diligncia Encerramento de processo e abertura de volume Encerramento de processo Abertura de volume Reconstituio de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Tambm conhecida como formao, abertura de processo Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas; Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica Registrar, conferir Encaminhar fisicamente para o setor pertinente Descartar o envelope, ele no ser pea do processo

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41 DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina. A primeira folha a nmero 1 A capa no ser numerada A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever numer-las A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em folha branco maior Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se a respectiva numerao estiver incorreta Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no prprio documento ou em folha de despacho.

DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados APENSAO: No h dependncias entre os processos

Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) ACESSRIO (MAIS RECENTE). Exemplos: Processo Principal Inqurito Administrativo Aquisio de material

e o MAIS

Processo Acessrio Recurso contra deciso do inqurito Prestao de contas

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DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao O processo acessrio renumerado Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado) Registrar no sistema a juntada por anexao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a juntada. Cada processo continua com sua numerao original Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar em primeiro lugar Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado Registrar nos sistema a juntada por apensao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao Aps deciso final o processo podero ser desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem executada mediante indicao em despacho A desapensao ocorrer antes do arquivamento Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a juntada Colocar despacho de encaminhamento em cada processo Registrar em sistema a desapensao

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DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentramento de peas A retirada de folha ou pea acontecer onde se encontrar o processo, mediante despacho Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps o ltimo despacho A numerao continua a mesma vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho. Retirar o documento que constituir outro processo Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas do novo processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensvel ou disposio legal devolvido ao rgo para sanar a pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo especificado devolva com a diligencia sanada. Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio anexara cpia da convocao e o devolver ao rgo que pediu diligncia

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DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento O encerramento acontecer quando: Pleito indeferido Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados Pela expressa desistncia do interessado Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume Um processo no deve exceder a 200 folhas A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume

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Exerccios de fixao: Conceitos Fundamentais de Arquivologia


01- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transaes realizadas. 02- (2006/ Cespe MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 03- (2006/ CLDF) Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. 04- (2006/ Cespe TCE/AC) Arquivo o conjunto de documentos reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

1 C

2 C

3 C

4 C

Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo


08- (2008/ Cespe FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental. 09- (2008/ Cespe SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. 10- (2008/ Cespe MPE/ AM) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituio a que pertence. 12- (2005/ Cespe PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da historia. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 13- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. 14- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

8 C

9 C

10 C

11 C

12 C

13 C

14 C

Distino entre Arquivo e Biblioteca _____________________________________________________________________


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132- (2008/ Cespe MPE/RR) O arquivo produzido com objetivos culturais. 133- (2008/ Cespe MPE/RR) Os documentos nos arquivos existem em numerosos exemplares. 135- (2008/ Cespe MPE/RR) Os documentos de um arquivo so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. 138- (2007/ Cespe TSE) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.

132 E

133 E

134 C

135 E

136 E

137 E

138 E

Classificao dos Arquivos


147- (2006/ Cespe TCE/AC) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais. 149- (2005/ Cespe Sead/Egpa) O arquivo pblico um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais de mbito federal, estadual ou municipal em decorrncia de suas funes especificas administrativas, judicirias ou legislativas. 150- (2005/ Cetro Radiobrs) Segundo a natureza da entidade a que est vinculado, os arquivos podem ser: (A) Ativos e inativos (B) Pblicos e privados (C) Nacionais e intermedirios (D) Permanentes e de guarda (E) Histricos e de pesquisa

147 C

148 C

149 E

150 B

Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados


151- (2008/ Cespe TJDFT) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 152- (2006/ Cespe Ancine) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao. 155- (2005/ Cespe ANS) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservao chamado arquivo especializado.

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156- (2005/ Cespe PRG-DF) Quanto natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes s decises de tribunais superiores chamada arquivo especial. 157- (2003/ Cespe CREA-DF) Arquivos mdicos so considerados especializados. 158- (2003/ Cespe CREA-DF) Arquivos de engenharia so considerados especializados. 159- (2003/ Cespe CREA-DF) Arquivos de documentos audiovisuais so considerados especializados.

151 C

152 E

153 E

154 E

155 E

156 E

157 C

158 C

159 E

Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente


15- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 16- (2006/ Cespe TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo so duas: corrente e permanente. 17- (2006/ Cespe Ipajm) Com relao idade, os arquivos so chamados arquivo corrente, arquivo temporrio e arquivo permanente. 18- (2005/ Cespe PRG-DF) Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de trs fases. 19- (2005/ Cespe TRE-TO) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 20- (2005/ Cespe TER/PA) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios. 21- (2004/ Cespe MME/CPRM) A terminologia fase mediana inexistente em arquivstica. 22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em trs idades: corrente, intermediaria e permanente.

15 E

16 E

17 E

18 C

19 E

20 E

21 C

22 C

Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais


160- (2008/ Cespe DFTRANS) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. 161- (2007/ Cespe ANVISA) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 162- (2005/ Cespe PRG-DF) Na elaborao de um plano de arquivo, uma questo que deve ser considerada se refere centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunio dos documentos sob guarda em apenas um local. 163- (2003/ Cespe CREA-DF) Os arquivos setoriais devem se localizar junto aos rgos produtores.

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48 160 E 161 C 162 C 163 C

Classificao dos Documentos


168- (2008/ Cespe DFTRANS) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 170- (2008/ Cespe SECAD-TO) Papel, microfilme e papel fotogrfico so gneros documentais. 171- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitoria/ES) Documentos do gnero iconogrfico so aqueles que contem imagens estticas. 173- (2006/ Cespe INPI) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so classificados como microgrficos. 174-(2006/ Cespe Censipan) Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo. 176- (2005/ Cespe PRG-DF) Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos.

168 E

169 C

170 E

171 C

172 A

173 E

Espcie/Tipologia documental
183- (2008/ Cespe Pref. Vila Velha/ES) Ofcios, cartas, telegramas, avisos e memorandos so espcies de documentos. 184- (2008/ Cespe FUB Arquivista) A tipologia documental e o gnero documental so sinnimos 185- (2008/ Cespe FUB Arquivista) Alvar, ata, auto, regulamento, solicitao e passaporte so exemplos de tipologias documentais. 186- (2008/ Cespe SEBRAE) Acordo, alvar, mapa, mensagem e organograma so espcies documentais. 187- (2008/ Cespe Pref. Vila Velha/ES) Pronunciamento, proposta, precatrio, laudo, informe, convite e telegrama so exemplos de tipologias documentais. 188- (2006/ UnB/Cespe MI) Ata, relatrio, cronograma e projeto so exemplos de tipologias documentais. 189- (2004/ FCC TRT 17 Regio) Contrato de prestao de servios exemplo de (A) Espcie documental (B) Gnero documental (C) Suporte (D) Formato (E) Tipo documental

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49 183 C 184 E 185 E 186 C 187 E 188 E 189 E

Natureza do assunto Ostensivo ou Sigiloso


190- (2008/ Cespe MPE/RR) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgao. 191- (2008/ Cespe MPE/RR) Documentos ostensivos so aqueles que, alem de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 196- (2006/ Cespe TJPA) Entre as regras para tramitao de documentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelope duplo. 197- (2006/ Cespe MPE/TO) Quanto natureza do assunto, os documentos so classificados em ostensivos ou sigilosos. Segundo o grau de sigilo requerido para sua guarda e circulao, os documentos sigilosos so classificados em reservados, confidenciais, secretos ou ultra-secretos. 202- (2006/ Cespe TJPA) Documentos classificados como ostensivos no apresentam restries quanto divulgao de seu contedo. 205- (2004/ Cespe Cohab/Bauru) Quanto natureza do assunto, os documentos classificam-se em ostensivos e sigilosos. Ostensivos so os documentos cuja divulgao no prejudica a administrao; sigilosos so os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgao (restritos). 206- (1996/ Cespe FEDF) Os documentos sigilosos so classificados como (A) Ultra-secretos ostensivos e reservados (B) Ostensivos e reservados (C) Ultra-secretos e secretos (D) Ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados (E) Confidenciais e reservados

190 C

191 E

196 C

197 C

202 C

205 C

206 D

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades PAUSA


15- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 16- (2006/ Cespe TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo so duas: corrente e permanente.

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17- (2006/ Cespe Ipajm) Com relao idade, os arquivos so chamados arquivo corrente, arquivo temporrio e arquivo permanente. 18- (2005/ Cespe PRG-DF) Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de trs fases. 19- (2005/ Cespe TRE-TO) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 20- (2005/ Cespe TER/PA) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios. 21- (2004/ Cespe MME/CPRM) A terminologia fase mediana inexistente em arquivstica. 22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em trs idades: corrente, intermediaria e permanente.

15 E

16 E

17 E

18 C

19 E

20 E

21 C

22 C

Valor do Documento Primrio e Secundrio 1 idade 2 idade 3 idade C Corrente I Intermedirio P Permanente Valor Primrio Valor Secundrio
23- (2008/ Cespe DF Trans Anal. Adm.) A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio. 24- (2008/ Cespe DF Trans Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporria, via de regra, no tem valor primrio. 25- (2007/ Cespe TSE) Prevalece, na fase corrente, o valor secundrio dos documentos, pela importncia que eles tm. 26- (2007/ Cespe UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor primrio pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermediria. 27- (2007/ Cespe UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os documentos que no possuem valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem ser eliminados. 28- (2007/ Cespe TSE Anal. Jud.) Em relao aos arquivos correntes correto afirmar que os documentos tem valor secundrio. 29- (2007/ Cespe TSE Anal. Jud.) Em relao aos arquivos intermedirios, correto afirmar que os documentos tem valor primrio. 30- (2007/ Cespe TSE Anal. Jud.) O arquivo permanente apresenta documentos com valor primrio e secundrio.

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31- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) A historia se faz com documentos que nasceram para ser histricos. 32- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) Os arquivos intermedirios so constitudos por documentos ainda com valor primrio

23 C

24 E

25 E

26 C

27 E

28 E

29 C

30 E

31 E

32 C

Prazo de Guarda dos Documentos


101- (2008/ Cespe DFTRANS Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. 102- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, todo e qualquer documento com produo anterior ao sculo XIX. 103- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, documentos que contenham assinatura dos agentes e diretores das instituies pblicas. 104- (2005/ Cespe TRE/PA) Todos os documentos produzidos por uma instituio so considerados de valor histrico aps um perodo superior a setenta anos de sua produo. 105- (2005/ Cespe PRG-DF) O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRG/DF, finalizado o trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so descartados. 106- (2005/ Cespe FUNAG) Um dos critrios adotados pela comisso responsvel pela avaliao dos documentos nos rgos pblicos descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos h mais de 50 anos. 107- (2004/ Cespe TRT 10 regio) Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. 108- (2004/ Cespe FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 109- (2004/ Cespe MME/CPRM) O prazo mximo de reteno de documentos na fase corrente de seis meses

101 102 103 104 105 E E E E E Destinao Final dos Documentos

106 E

107 E

108 E

109 E

102- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, todo e qualquer documento com produo anterior ao sculo XIX. 103- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, documentos que contenham assinatura dos agentes e diretores das instituies pblicas. 105- (2005/ Cespe PRG-DF) O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRG/DF, finalizado o trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so descartados.

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106- (2005/ Cespe FUNAG) Um dos critrios adotados pela comisso responsvel pela avaliao dos documentos nos rgos pblicos descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos h mais de 50 anos. 107- (2004/ Cespe TRT 10 regio) Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. 108- (2004/ Cespe FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 111- (2003/ Cespe MEC) Aps cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados.

102 E

103 E

105 E

106 E

107 E

108 E

111 E

Tabela de Temporalidade de Documentos Ex:


Cdigo 002 022.11 024.1 024.2 Assunto Planos e projetos de trabalho Cursos internos Folha de pagamento Escala de Frias Prazo de Guarda Corrente Intermediria 5 anos 9 anos 5 anos 5 anos 95 anos 7 anos Destinao final Guarda Permanente Guarda Permanente Eliminao Eliminao

80- (2007/ Cespe UnB/TSE) O instrumento de destinao que determina prazos e condies de guarda o (a) (A) Plano de preservao (B) Plano de classificao (C) Listagem de eliminao (D) Tabela de temporalidade 81- (2007/ Cespe UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos o quadro de arranjo. 86- (2006/ Cespe MDS) A avaliao de documentos no fornece subsdios fixao de prazos para 92- (2005/ Cespe TRE-MA) Uma das funes da tabela de temporalidade indicar os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. 93- (2005/ Cespe PRG-DF) Tabela de temporalidade o documento que especfica os prazos de permanncia dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio. 94- (2004/ Cespe FUB) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps o pronunciamento da chefia. 95- (2004/ Cespe FUNCAP/PA) A definio da guarda ou do descarte de documentos diversos atribuio exclusiva da chefia.

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96- (2004/ Cespe Hemopa/PA) A tabela de temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela unidade. 97- (2004/ Cespe UnB/Pol. Federal) Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. 98- (2004/ Cespe UnB/Pol. Federal) A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. 99- (2004/ Cespe UnB/Pol. Federal) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 122- (2006/ Cespe TJPA) A eliminao de documentos de valor permanente permitida apenas quando prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferncia para o arquivo intermedirio. 123- (2006/ Cespe ANA) A avaliao de documentos gera a tabela de temporalidade, instrumento que determina prazos e condies de guarda, segundo os quais podero ser realizados, ou no, a transferncia, o recolhimento, o descarte ou a eliminao de documentos. 125- (2005/ Cespe MEC) A funo principal dos arquivos correntes possibilitar o descarte dos documentos de valor secundrio.

80 D 99 C

81 E 122 E

86 E 123 C

92 C 125 E

93 C

94 E

95 E

96 E

97 C

98 E

Mtodo de Arquivamento .
288- (2008/ Cespe SECAD-TO) O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. 289- (2008/ Cespe FUB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. 290- (2008/ Cespe FUB) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabtica devero seguir, obrigatoriamente, uma seqncia numrica. 291- (2005/ Cespe TRE/GO) O mtodo de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localizao de documentos. 292- (2004/ Cespe SGA-DF) O mtodo de arquivamento alfabtico considera o nome como elemento principal. 293- (2004/ Esaf ANEEL) O mtodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para faciitar o arquivamento e a localizao dos documentos.

288 289 290 291 292 293 C E E C C C _____________________________________________________________________


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Regras de Alfabetao
343- (2008/ Cespe MPE/RR) Na ordenao alfabtica de pastas de um arquivo por nomes de pessoas fsicas consideram-se o ultimo sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 344- (2008/ Cespe SEAD-UEPA) Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opo em que todas as propostas esto adequadas a este tipo de arquivamento. (A) Barbosa, Antonio Augusto Cardoso, Pedro Henrique de Arajo Ferreira, Joo Batista Ferreira, Jos de Arimatia Neto, Afonso de Almeida Costa (B) Bernardes, Professor Carlos Augusto Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professor Eduardo de Almeida Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva (C) Branco, Carlos Alberto Castelo Carneiro, Patrcia de Souza Oliveira, Fernando Afonso Pereira, Maria Adelaide Queiroz, Joo Carlos de Souza (D) Brochado, Marcos Andr Gonalves, Ricardo Andr de Assis Ramalho, J. Pedro Ramalho, Joo Batista Silva, Pedro Antonio da 345- (2008/ Cespe TST) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo 346- (2008/ Cespe TST) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida

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Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza 347- (2008/ Cespe TST) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Jnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto de Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 348- (2008/ Cespe MPE/AM Adaptada) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no se separam. 349- (2008/ Cespe MPE/AM Adaptada) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabtica do prenome. 350- (2006/ Cespe DETRAN/PA) Joo Barbosa arquiva-se como Barbosa, Joo. 351-(2006/ Cespe Docas/PA) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Arajo, Jos Alberto de Castro, Diogo de Farias Ferreira, Maria Aparecida Lima, Paulo Oliveira, Benedito Martins de 352- (2006/ Cespe DETRAN/PA) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo. 353- (2006/ Cespe ANCINE) Considerando-se as regras de alfabetao, est incorreta a seqncia a seguir: - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos Jos de Arajo - Souza, Jos Paulo de 354- (2006/ Cespe Docas/PA) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Abreu, Paulo de (Ministro) Barbosa, Jos Pedro Barbosa, Maria Aparecida Silva, Jos Ricardo da Sobrinho, Ricardo Pereira

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355- (2006/ Cespe Docas/PA) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Gonalves, Paulo de Abreu Magalhes, Pedro Antonio de So Tiago, Heitor de Teles, Manoel de Souza Villa-Lobos, Henrique 356- (2006/ Cespe INPI) Julgue as propostas de alfabetao apresentada nos itens a seguir. I. Cabral, Pedro lvares Colombo, Cristovo Ferreira, J. Ferreira, Jos Neto, Afonso de Almeida II. Almeida, Benedito de Souza Almeida, Carolina de Assis Castelo Branco, Jos Humberto Gonalves, Hamilton Lima, Augusto de Oliveira III. Alencastro, Pedro Ferreira d Barbosa, Pedro Paulo Garcia, Jos Antonio Lima Marins, Digo Cesar de Almeida Tio, Carlos Alberto de So IV. Carvalho, Maria Aparecida de Fagundes, Vicente da Silva Magalhes, Gilberto Villa-Lobos, Heitor de Jesus Ximenes, Paulo Barbosa V. Campos, Professor Carlos Castro Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professor Eduardo de Almeida Reis, Professor Luiz Augusto da Silva Esto corretos apenas os itens: (A) I e III (B) I e V (C) II e III (D) II e IV

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57 343 C 353 C 344 D 354 E 345 C 355 C 346 E 356 D 347 E 348 C 349 C 350 C 351 C 352 C

Mtodo Numrico: Simples, Cronolgico, Digito-terminal OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal
Nmeros a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Mtodo Numrico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Organizados em ordem crescente Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98 Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos Organizados em ordem crescente

300- (2008/ Cespe MPE/RR) O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um numero de uma letra a cada documento de pessoa fsica ou jurdica. 301- (2007/ FCC TRF 2 reg.) Uma instituio adota o mtodo dgito-terminal para classificar os pronturios de seus servidores: 1) 001.299- Hilary Jenkinson 2) 032.699- Eugenio Casanova 3) 129.129- T.R. Schellenberg 4) 159.544- Luciana Duranti 5) 305.218- Angelika Menne-Hantz 6) 306.818- Bruno Delmas 7) 288.029- Paola Carucci 8) 246.344- Michel Duchein A adequada ordenao de tais pronturios : (A) 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7. (B) 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2. (C) 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3. (D) 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3. (E) 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3. 302- (2005/ Cespe PRG-DF) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento. 303- (2005/ Cespe TRE/MT) O mtodo de arquivamento dgito-terminal apresenta como desvantagem a lentido na recuperao da informao. 304- (2004/ Cespe SGA/DF) O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.

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305- (2004/ Cespe SESPA/PA) A ordenao cronolgica no faz parte dos mtodos numricos de arquivamento. 306- (2004/ Cespe STM) No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer ao numero atribudo ao documento.

300 E

301 B

302 C

303 E

304 C

305 E

306 C

Mtodo Geogrfico
294- (2008/ Cespe MPE/RR) O mtodo geogrfico de arquivamento de documentos o mtodo indicado quando o elemento a ser considerado em um documento a procedncia. 295- (2008/ Cespe DFTRANS) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte ordenao. MINAS GERAIS: Belo Horizonte/ Ouro Preto/ Uberlndia. PARAN: Curitiba/ Londrina/ Paranagu. 296- (2004/ Cespe SGA/DF) O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento como elemento principal. 297- (2005/ Cespe TRE/MT) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da federao, na seqncia so ordenadas as capitais, seguidas dos demais municpios. 298- (2005/ Cespe TRT 16 regio) No mtodo geogrfico, quando se adota a ordenao geogrfica por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. 299- (2004/ Cespe SESPA/PA) O mtodo geogrfico de arquivamento tem como elemento principal a procedncia ou local.

294 C

295 C

296 E

297 C

298 C

299 C

Mtodo Ideogrfico Alfabtico ou Numrico

307- (2008/ Cespe FUB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separandose por assunto em ordem alfabtica. Neste caso, os documentos relativos a frias devem se localizar aps dos documentos relativos a dirias e antes daqueles que tratam de transferncia. 308- (2005/ Cespe ANTAQ) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um titulo genrico. 309- (2004/ Cespe TRE/AL) No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperao da informao o assunto.

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310- (2005/ Cespe ANTAQ) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de classes. 311- (2005/ Cespe TRE/MT) O mtodo de arquivamento duplex apresenta como desvantagem definio de dez classes. 312- (2005/ Cespe TRE/MT) O mtodo de arquivamento numrico decimal possibilita a criao de mais de 10 classes. 313- (2004/ Cespe Terracap) O mtodo decimal possibilita a expanso ilimitada de subdivises.

307 C

308 E

309 C

310 C

311 E

312 E

313 E

Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?

DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituio A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios
327- (2008/ Cespe FUB) O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronolgica, vedado o seqenciamento adicional pela ordem alfabtica. 328- (2008/ Cespe DFTRANS) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organizao do seu acervo. PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes/ de Gonalves at Lima/ de Miranda at Oliveira. GAMA: de Abreu at Ferreira/ de Garcia at Maciel. VECULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto, tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico e o alfabtico. 329- (2008/ Cespe DFTRANS) Quando a unidade de arquivo distribui os documentos recebidos para guarda em seqncia alfanumrica, diz-se que, nesse caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificao. 330- (2008/ Cespe MPE/AM) O mtodo de arquivamento determinado apenas pela espcie dos documentos. 331- (2008/ Cespe MPE/TO) A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organizao qual a unidade de arquivo est vinculada.

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332- (2006/ Cespe INPI) Arranjo o processo destinado a colocar ou distribuir os documentos de arquivo em seqncia estabelecida pela organizao. 333- (2006/ Cespe CENSIPAN) Existem vrios mtodos que utilizam nmeros e so sempre mais eficientes que os outros mtodos. Os principais so: o numrico simples, o numrico-cronolgico, o variadex, o ideogrfico, o decimal e o dgito-terminal.

327 E

328 C

329 C

330 E

331 C

332 C

333 E

Organizao do Arquivo 8 Etapas: 4 Levantamento dos dados Anlise dos dados coletados Planejamento Implantao e acompanhamento

358 -

(2006/ Cespe Ancine) A organizao de arquvos ocorre em vrias fases. Na fase de

planejamento, feita a verficiao das normas, dos regulamentos, das polticas e da estrutura organizacional da instituio. 359 - (2006/ Cespe TCE) A instalao de um arquivo requer a anlise dos seguintes aspectos: localizao,iluminao, arejamento, higienizao, disposio e segurana. 360 - (2006/ Cespe Ancine) Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada ou descentralizada. 361 - (2005/ Cespe ANS) Na elaborao do plano de arquivo, deve ser definida a centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo nas fases corrente e intermediria.

358 E

359 C

360 C

361 E

Gesto de Documentos 3 FASES bsicas: PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO


271- (2007/ Cetro Confea) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas a sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente denominado (A) Arquivologia (B) Gesto do conhecimento (C) Gesto de documentos (D) Gesto procedimental (E) Gesto fsica documental 272- (2006/Cespe MI) Em termos de fase arquivstica, a gesto de documentos compreende a idade corrente.

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273- (2006/ Cespe CLDF) Gesto de documentos o conjunto de medidas e rotinas relativas aplicao de tcnicas e praticas arquivsticas para racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso e avaliao de documentos de arquivo. 274- (2006/ Cespe CENSIPAN) Gesto de documentos o nome dado, de modo geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas instituies. 275- (2005/ Cespe TRE/MT) A gesto de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente. 276- (2005/ Cespe funag) A gesto de documentos arquivisticos ocupa-se apenas dos documentos das fases intermediaria e permanente. 277- (2005/ Cespe TRE/TO) Assinale a opo que apresenta as fases bsicas da gesto de documentos. (A) Produo, avaliao e recolhimento (B) Tramitao, avaliao e divulgao (C) Produo, utilizao e destinao (D) Tramitao, uso e divulgao (E) Produo, valorao e controle 278- (2005/ Cespe IBAMA) Uma das fases bsicas da gesto de documentos a destinao. 279- (2004/ Cespe SGA Arquivista) Gesto de documentos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou a seu recolhimento para guarda permanente.

271 C

272 E

273 C

274 C

275 E

276 E

277 C

278 C

279 C

Protocolo O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio/Distribuio Controle/Movimentao

207- (2007/ Cespe-UnB Pref. Rio Branco/AC) O protocolo uma atividade tpica da fase corrente. 208- (2007/ Cespe SEAD/FCPTN) De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos dividem-se em correntes, intermedirios e permanentes. Ao arquivo corrente refere-se a atividade de (A) Difuso (B) Restaurao

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(C) Protocolo (D) Inventrio 209- (2006/ Cespe MI) O protocolo, pela natureza, de responsabilidade dos arquivos intermedirios. 210- (2003/Cespe CNPq) A atividade de protocolo responsabilidade tpica do arquivo permanente. 211- (2008/ Cespe MPE/RR) O setor encarregado do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso, alm da abertura de processos e expedio de documentos, identificado como arquivo setorial. 212- (2008/ Cespe SECAD/TO) Recebimento, classificao, registro, movimentao, conservao e preservao so rotinas de protocolo. 213- (2008/ Cespe FUB) Protocolo a denominao do processo pelo qual um arquivo corrente encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva. 214- (2008/ Cespe INSS) Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo. 215- (2008/ Cespe TST/ Anal. Jud.) A expedio, a tramitao e a distribuio de documentos so atividades de protocolo. 216- (2008/ Cespe MPE/AM) Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo pblico tm responsabilidade pela expedio de documentos. 217- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) Nos rgos pblicos, o protocolo responsvel pelo registro, pela expedio dos documentos e pela abertura de processos. 218- (2007/ Cespe Pref. Rio Branco/AC) As correspondncias (cartas, memorandos, ofcios) e os processos devem ser registrados no protocolo antes de serem distribudos aos destinatrios. 219- (2007/ Cespe TSE) As atividades de protocolo incluem o recebimento da correspondncia, a abertura de processo e a distribuio de documentos. 220- (2006/ Cespe MI) A expedio, o registro, a distribuio e a tramitao dos documentos so atividades tpicas do protocolo. 221- (2005/ Cespe ANTAQ) Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser os responsveis pelo controle do trmite de documentos. 222- (2005/ Cespe PRG-DF) de competncia do setor de protocolo o emprstimo de documentos. 223- (2004/ Cespe STJ) A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de documentos.

207 C 217 C

208 C 218 C

209 E 219 C

210 E 220 C

211 E 221 C

212 E 222 E

213 E 223 E

214 E

215 C

216 E

Procedimentos administrativos em relao a processo


540 - (2008/Fundac-PB-Cespe-UnB) A correspondncia externa aquela trocada entre rgos de uma mesma instituio

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542 - (2008/Hemobras-Cespe-UnB ) Se uma correspondncia oficial encaminhada para um destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente com justificativa da sua devoluo 544- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) Se, de determinado processo,foi necessria a retirada de folhas, isto , desapensao, nesse caso, as peas dos autos tero nova numerao de folhas. 545- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) O processo autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora, mas a numerao de documentos includos posteriormente devero ser numeradas e rubricadas pelo responsvel pela incluso. 550 (2008/ME-Cespe-UnB) Desmembramento o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio lega, devolvido ao rgo de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas falhas apontadas.

540 E

542 E

544 E

545 C

550 E

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