Manual do Gerador de Relatrios

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Manual de Utilizao do Gerador de Relatrios

Lio nmero 1 Criando uma lista simples

Como exemplo, usaremos a tabela EMPRESA do sistema SISCAD. Nosso objetivo simplesmente listar nmero e nome das empresas cadastradas. Faa o seguinte: 1. 2. Chame o Gerador de Relatrios Clique no boto Add Table conforme a figura abaixo:

Clique aqui para adicionar tabela. 3. Selecionar uma ou mais tabelas na janela abaixo:

Duplo-clique sobre a tabela Empresa.db, ou se preferir clique sobre ela e em seguida clique no boto Add Table

Manual do Gerador de Relatrios 4. 5. Para finalizar, clique no boto Close para fechar esta tela. Selecione os campos que deseja mostrar no relatrio, clicando e arrastando-os para a planilha ou simplesmente duplo-clicando os campos desejados.

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Os campos que voc selecionar acima aparecero abaixo.

6.

Pronto, para visualizar o relatrios cliecar em Preview Report. Aparecer a tela abaixo: Use este boto para imprimir.

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Lio Nmero 2 Classificando Dados Classificao de Dados

Voc pode selecionar a ordem em que seus dados iro aparecer, usando a clusula Sort. Faa isso da seguinte maneira. 1. Na pasta Define Search, duplo-clique sobre o campo que deseja usar como classificao (na planilha localizada na parte inferior da tela). Ir aparecer uma tela como esta (no exemplo, ns duplo-clicamos o campo Nome).

Use esta opo para selecionar a forma de classificao

2.

Selecione a forma de classificao, que pode ser: Unsorted (nenhuma classificao) Ascending (ou 1-9 se o campo for numrico, indicando ordem crescente) Descending (ou 9-1 se o campo for numrico, indicando ordem decrescente)

Ok, agora voc pode clicar em Preview Report e vai notar que o resultado saiu em ordem crescente, como mostra a figura abaixo:

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Classificao por mais de um campo

Pode acontecer de voc precisar de 2 ou mais chaves de classificao, por exemplo, para listar clientes por estado em ordem alfabtica. Neste caso, basta fazer o seguinte: Colocar os campos na ordem da classificao na planilha (no exemplo acima Estado e Nome do Cliente) Selecionar dentro da opo Sort A-Z (ou 1-9) para cada um deles

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Lio 3 Filtrando Dados

Normalmente voc no vai querer em seu relatrio todos os dados de suas tabelas, voc precisar ento estabelecer um critrio para filtr-los. No exemplo abaixo, filtramos apenas o cliente nmero 20. Para fazer isso, siga os passos abaixo: 1. 2. 3. Na planilha, duplo-clique sobre o campo que deseja filtrar (veja imagem abaixo) Na opo do filtro, selecione Is Equal to ( igual a) Selecione OK

Pronto. Agora clique na pasta Preview Report e veja o resultado. Apenas o registro 20 apareceu. Voc pode selecionar mais de um valor usando as linhas abaixo. Neste caso o sistema ir entender que o campo deve ser igual a um OU outro valor. No exemplo acima, voc poderia colocar 20 na primeira linha e 21 na Segunda linha, e seriam impressos os clientes de nmero 20 e 21. Existem tambm outros tipos de condio, como segue: Is Between (est entre dois valores) Is Greater Than ( maior que) Is Greater or Equal to ( maior ou igual a) Is Less Than ( menor que) Is Less or Equal to ( menor ou igual a) Is Like Esta clusula permite procurar campos alfanumricos usando parte do campo. Para isso usa-se o caracter %, da seguinte forma:

Manual do Gerador de Relatrios MARC% (para selecionar o Nome que comece com MARC) %SUGI% (para selecionar nomes que contenham SUGI em qualquer parte) %EIRO (para selecionar nomes que terminem com EIRO) Is Not Equal To ( diferente de) Is Not Between (no est entre) Is Not Like (no contm oposto da clusula Like)

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possvel ainda usar mais do que um campo para filtragem. Neste caso, basta selecionar os campos que se deseja usar como filtro e proceder em cada um da forma que foi explicada. O sistema entende que AMBAS as condies devem ser satisfeitas. Ex: Clientes do estado RJ e com limite de crdito entre 10000 e 20000.

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Lio 4 Formatando campos

A formatao permite mostrar os campos de forma mais adequada cada situao. Para us-la, preencha a opo Format da tela de edio de campos (veja imagem anterior). Ela funciona de forma diferente para cada tipo de campo, como segue abaixo: 1. Formatao Numrica Contedo 95 1258.767 4.5 Formato ##0.00 ###,##0.00 00.00 Resultado 95,00 1.258,77 04.50

Observe que o caracter # indica que os zeros no significativos no aparecem, enquanto que 0 significa que zeros aparecem, mesmo que no sejam significativos. 2. Formatao de Datas Contedo 06/04/99 06/04/99 06/04/99 06/04/99 06/04/99 06/04/99 06/04/99 Formato dd/mm/yyyy ddd Dddd Mm Mmm Mmmm Dddd, dd de mmmm de yyyy Resultado 06/04/1999 Ter Tera-feira 04 Abr Abril Tera-feira, 06 de Abril de 1999

Alm destes recursos de formatao, pode-se usar as clusulas abaixo tambm: Width Align Para especificar o nmero de caracteres do campo Para selecionar alinhamento, como segue: Right ( direita) Left ( esquerda) Center (centralizado)

Importante: as clusulas Width e Align no tm validade quando se usa o Layout de Pgina (explicado adiante)

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Lio 5 Ligando duas ou mais tabelas

Existem informaes que esto presentes em mais do que uma tabela. Neste caso preciso ligar as tabelas como no exemplo abaixo:

Note que usamos como elo de ligao os camos Codemp de ambas as tabelas.

Frequentemente nos perguntam que campo utilizar para ligar duas tabelas. Para explicar isso, teremos que mostrar um pouco da teoria de construo de um banco de dados. Existe um relacionamento muito comum chamado de Pai-filho, onde uma tabela contm informaes genricas que se aplicam a vrias linhas de outra tabela. No exemplo acima, a tabela Empresa contm informaes bsicas sobre as empresas cadastradas, e a tabela Endereco contm um ou mais endereos por empresa. Se os dados de endereo estivessem numa nica tabela, ento para termos mais do que um endereo teramos que cadastrar a empresa mais de uma vez. Observe no resultado tirado a partir da seleo acima como isso acontece:

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A cliente 20-Marcia Loureiro aparece duas vezes pois possui 2 endereos. No entanto, no existem dois clientes 20 Deve-se tomar cuidado com esta ligao porque o nmero de linhas geradas (no caso 5) no corresponde ao total de clientes, e sim o total de endereos. Outra particularidade que quando uma tabela no tiver correspondncia na outra, nenhuma linha aparecer no resultado. Ex: cliente sem endereo no aparecer. Note que neste relacionamento a tabela-Pai (Empresa) possui zero, um ou mais Filhos (Endereos). O elo de ligao entre eles feito da seguinte forma: Na tabela-Pai, o elo de ligao a Chave Primria da tabela necessariamente. A Chave Primria o cdigo ou nmero (pode ser mais de um campo) que identifica a tabela. No caso de empresas, o Cdigo da Empresa. Na tabela-Filho, o elo de ligao a Chave Estrangeira, que significa o cdigo que corresponde Chave primria da Tabela pai (quase sempre o mesmo nome de campo). Numa Venda, normalmente temos duas tabelas, uma para identificar o cabealho da venda (cliente, data da venda, vendedor, etc.), e outra para identificar as linhas de detalhe da venda (cd. Do produto, quantidade, preo unitrio, etc.). O elo de ligao deve ser o Nmero da Venda, que est presente em ambas as tabelas.

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Lio 6 Agrupando dados

Nem sempre queremos ver todas as informaes. Por vezes queremos ver contagens ou somatrios de grupos de informaes. Para isso teremos que agrupar estas informaes, como no exemplo abaixo. Imagine a tabela CTREC que contm as contas a receber de diversos clientes, em diversas moedas. Vamos querer saber apenas o quanto cada Sacado (Cliente) possui por moeda. Para fazer isso ns vamos selecionar os campos como segue abaixo:

Desta maneira, os dados sero mostrados um a um. Como desejamos imprimir apenas o somatrio dos valores por moeda, ns selecionaremos a opo GROUP na clusula SHOW , como est mostrado na prxima ilustrao.

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Voc deve selecionar Group para todos os campos com exceo de Valor, que deve ser Sum.

O resultado o que voc v na prxima ilustrao. Observe que todos os campos tiveram que ser selecionados como Group, e Valor como Sum. Isto significa que os dados so agrupados por Sacado e Moeda e os valores so Somados.

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No exemplo abaixo, ns modificamos o campo CodSacado de Group para Count, indicando que ao invs de mostrar o Cdigo do Cliente ns vamos contar quantos registros foram agrupados para chegarmos ao resultado acima.

Alm de somar e contar, podemos tambm obter: A mdia (opo Average) O mnimo (opo Minimum) O mximo (opo Maximun)

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A Opo Hide apenas exclui o campo selecionado do resultado que ser mostrado, e ideal para que faamos filtros usando estes campos. Como exemplo abaixo, estamos selecionando um perodo usando a Data de Vencimento, que no ser nem agrupada nem somada, apenas utilizada como filtro. Observe como isto foi feito na tela abaixo:

Para facilitar a visualizao ns alargamos a coluna do campo DtVen (sim, voc tambm pode fazer isso). O campo DtVen no ser impresso, apenas ser usado para efeito de filtragem dos dados. Voc poderia, por exemplo, contar os clientes de um determinado estado ligando as tabelas de Empresa e Endereco, poderia calcular a somatria de vendas por cliente, a mdia de preos dos produtos em estoque ou o valor mximo de compra por cliente, etc. importante que uma vez que um campo seja selecionado como Group, nenhum campo pode ser deixado como Show, todos devero ser Group, Sum, Count, Minimun ou Maximun. Observe tambm que o grau de agrupamento por sua conta. No caso acima nos preocupamos em agrupar as contas a receber por cliente e moeda, pois no h sentido em somar valores em moedas diferentes, todavia, se seu contas a receber for em apenas 1 moeda, voc poderia eliminar o campo CodMoeda e agrupar apenas por cliente e somar o valor a receber por cliente. (ou ainda, a moeda seria usada como filtro na opo Hide).

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Lio 7 Criando Campos Calculados

Alm das informaes j existentes no seu banco de dados, possvel incluir novos campos, que sejam o resultado de clculos. Como exemplo, imagine uma tabela de Detalhe de Pedidos, onde constam o modelo, a quantidade e o preo unitrio mas no o preo total. Neste caso, ns vamos criar um campo para preo total, seguindo os passos abaixo: 1. 2. 3. 4. Duplo-clique sobre o primeiro campo livre direita da planilha. Ao abrir a tela de edio de campo, selecionar a frmula para clculo Escolher (opcionalmente) um nome para o campo Selecionar alinhamento e tamanho do campo.

Para facilitar na criao da frmula (Custom Expression), voc pode usar o recurso do duplo-clique sobre os campos assim como sobre o operando/funo. Na tela abaixo mostramos como ficou o campo aps clicar na pasta Field Properties e selecionar o nome do campo (em Header), um formato e alinhamento direita.

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O resultado mostra como ficou o campo calculado:

Se voc preferir, pode-se renomear inclusive campos do banco de dados, no somente campos calculados. Basta alterar o contedo de Header.

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Lio 8 Formatando o Relatrio que vai para a impressora

Existem duas maneiras de configurar o relatrio, uma mais simples que mostraremos aqui e outra mais sofisticada (e bem melhor) que ser mostrada mais adiante. Esta, conquanto seja menos sofisticada, resolve quando voc no precisar de um padro esttico muito sofisticado. Para acionar esta opo, clique no boto Report Setup, mostrado na figura abaixo:

Este boto aciona uma tela contendo as propriedades do seu relatrio, como segue:

Nesta primeira pasta (Page), temos opes que permitem configurar o tipo de papel que sua impressora utiliza, largura, altura (lamento, tudo em polegadas), e posicionamento em formato Retrato (Portrait) ou Paisagem (Landscape), ou seja, a folha na posio vertical ou horizontal. Tambm podemos configurar as margens superior, inferior, esquerda e direita. A pasta seguinte (Label) ser mostrada mais adiante, assim como a pasta Options. Vejamos agora a pasta Grid.

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Aqui voc pode selecionar o ttulo do relatrio, um subttulo e (se quiser) tambm um rodap. Clicando no boto ao lado direito de cada ttulo, pode escolher o fonte para cada um dos ttulos, bem como dos dados.

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Lio 8 Formatando o Layout

Usando o recurso da pasta Layout Page voc poder desenhar relatrios em formato livre, selecionando fontes, imagens e definindo subtotais. O Layout de um relatrio composto por sees, como segue: Report Header (RH): Cabealho de Relatrio: Esta seo aparece uma nica vez na primeira pgina do relatrio. usada para criar uma pgina de rosto ou um cabealho mais sofisticado na primeira pgina. Muitas vezes no ser necessrio usar esta seo. Page Header (PH): Cabealho de Pgina: Esta seo aparece no incio de cada pgina impressa. Detail (DT): Detalhe: Nesta seo sai o resultado da seleo definida em Define Search. Esta seo contm os dados de detalhe do relatrio. Report Footer (RF): Rodap de Relatrio: Esta seo usada para imprimir somatrios e totais de campos impressos no final do relatrio na ltima pgina. Page Footer (PF): Rodap de Pgina: Esta seo aparece sempre na parte inferior de cada pgina impressa, e usada normalmente para imprimir o nmero da pgina, mas pode conter tambm o Endereo da empresa, data, etc. Abaixo segue o exemplo de um relatrio simples onde ilustramos cada seo:

Acme Industrial S.A.

Just in Time Sistemas Perfect Liberty Barbara Dahl Saara guas Minerais Total de Clientes: 4

Cabealho de Relatrio

Cabealho de Pgina

Relao de Clientes
R. da Glria, 100 Av. da Saudade, 34/33 Av. Eng. Caetano 552 Trav. Francisco Serra 20
Rodap de Relatrio

08/04/1999
Rio de Janeiro Belo Horizonte So Paulo So Paulo
Detalhe

RJ MG SP SP

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Rodap de Pgina

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O Gerador de Relatrios ir imprimir o contedo de cada seo no lugar certo bastando para isso que voc informe os campos nos locais adequados. Para montar seu relatrio, siga os passos abaixo: 1. 2. 3. 4. Clique na pasta Layout Page Clique no boto Page Designer Selecione a Pasta Place Posicione os campos desejados nas devidas sees (veja detalhes mais abaixo) A selecionar o Layout Page, aparece a tela abaixo. Veja um rpido descritivo dos botes e suas funes, a operao desta tela muito semelhante de um editor de textos como o Word. Botes: Novo relatrio, Abrir e Salvar Relatrio Seleo de Fontes Botes Bold (Negrito), Itlico e Sublinhado. Botes de alinhamento do texto esquerda, centralizado e direita.

Boto Report Setup, para Configurar o Relatrio

Botes Recortar, Copiar e Colar

Boto Page Designer, que ativa a tela de seleo de campos.

Para inserir campos numa seo, voc deve clicar no boto Page Designer que abrir uma janela de opes como segue abaixo:

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Seleciona objeto Ttulo (Label) Objetos de desenho (quadrado, crculo e linhas) Imagem Data e Hora Numerador de pgina e Contador de Pginas Texto (Memo)

Campos selecionados no banco de dados. Para inclu-los numa seo, clique e arraste para o local desejado. Se a opo Automatically caption fields estiver habilitada, ele colocar um Label com o ttulo automaticamente.

Seleciona se o campo ser impresso normalmente ou como contador, somatrio, mnimo, etc.

Observe que os campos e objetos acima so selecionados de duas formas diferentes: Os campos do Database devem ser arrastados e soltos no local desejado Os demais objetos voc deve clicar para selecionar e depois clicar no local desejado onde eles sero impressos.

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Lio 9 Criando Quebras e Totalizaes no Relatrio

Quebra um subtotal, ela permite que saibamos por exemplo o nmero total de clientes por estado e total. Permite calcular as vendas por vendedor e geral. Um relatrio pode ter n nveis de quebra, ou seja, pode-se totalizar em diversos nveis e subnveis. Por exemplo, seria possvel saber o volume de vendas por vendedor e por estado. Neste manual vamos explorar a quebra em um nvel, que vai atender maioria dos casos. Criaremos um relatrio de Clientes por Estado. Para isso, teremos a seguinte seleo:

Observe dois pontos importantes: 1. 2. Os campos Estado e Nome foram selecionados como chaves de classificao (Sort A-Z). Isto significa que o relatrio ter os clientes listados por estado, e dentro de um estado por ordem alfabtica. H duas ligaes no banco de dados, uma ligando os Cdigos de Empresa e outra ligando o Endereo padro ao tipo de endereo. Estas ligaes garantem que as empresas estaro trazendo seus respectivos endereos, e que somente o endereo padro ser trazido, no caso de haver mais de um endereo. Para fazer a quebra, teremos que criar duas linhas adicionais, na pasta Layout Page, que so:

Manual do Gerador de Relatrios Group Header (cabealho de grupo ou de quebra) Group Footer (rodap de grupo ou quebra)

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Faz-se isso clicando no boto Page Designer do Layout Page na pasta Arrange, e em seguida clicando o boto Add. Veja a figura abaixo:

Aparecer a seguinte tela ao clicar em Add:

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Agora clique nas caixas Group Header, Group Footer e em Next e selecione o campo que vai ser usado como Chave de Quebra (no caso Estado). Veja imagem abaixo:

Em seguida, clique em Next e Finish. Na tela de Layout vo aparecer duas novas sees, Group Header (GH) e Group Footer (GF). Posicione os campos nestas sees como ilustrado abaixo:

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Como voc pode observar, este relatrio possui Labels e campos, alm de uma linha divisria para efeito esttico. Os campos Estado localizados nas linhas GF e RF foram selecionados usando a opo Count, para gerar a contagem do nmero de clientes por estado. Ao selecionar Preview Report voc ainda ver a planilha com o resultado. Clique no boto Preview Report para ver o relatrio. O resultado mostrado abaixo:

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Lio 10 Gerando Etiquetas

Alm de relatrios voc tambm pode gerar etiquetas usando o Gerador de Relatrios. Para configurar a etiqueta, faa o seguinte: Selecione tabelas e campos normalmente Clique no boto:Report Setup, no painel superior ( o boto com uma rgua amarela) Selecione a pasta Label Clique na opo This is a label report (se for perguntado se converte para o formato Label, confirme) Clique no boto Choose Standard Label Format para selecionar um tipo de etiqueta, ou preencha os valores da tabela da direita manualmente (tudo em polegadas). 7. Clique em OK 8. Selecione a Pasta Layout Page 9. Insira os campos desejados no quadrado demarcado, que ser a imagem da etiqueta impressa, da mesma forma que o faria numa seo do relatrio. 10. Veja e imprima como um relatrio normal. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Dicas importantes: 1. 2. 3. 4. 5. Caso voc obtenha uma mensagem de erro ao clicar no boto Choose..., veja se o arquivo SRWLABEL.DB est presente no diretrio onde estiver o programa. Os formatos apresentados referem-se aos modelos de etiquetas fabricadas pela Avery. Similares nacionais como a Pimaco podem ser substitudos, preenchendo os dados. Caso haja problemas na impresso, ajuste manualmente os valores acima. Ex: se as etiquetas forem saindo cada vez mais abaixo at ultrapassem a folha, ajuste o valor de Label Height para menos, e assim por diante. Uma polegada equivale a 2,54 cm. Veja o significado dos termos para preenchimento: Top Margin: margem superior Left Margin: margem esquerda Label Height: altura da etiqueta Label Width: largura da etiqueta Horizontal Gap: espaamento horizontal entre etiquetas Vertical Gap: espaamento vertical entre etiquetas Labels Across: nmero de carreiras Labels Down: nmero de etiquetas na vertical

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A figura abaixo ilustra uma etiqueta desenhada no layout:

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