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AUDITORIA INTERNA DE ESTOQUE

INTRODUO

Os estoques so bens destinados venda ou fabricao, relacionados com os objetivos e atividades da empresa. Eles so importantes na apurao do lucro lquido de cada exerccio social e na determinao do valor capital circulante lquido do balano patrimonial. As principais classes de estoques compreendem: Matrias-primas: bens comprados e destinados produo; Produtos em processo: bens que esto em processo de produo; Produtos acabados: bens produzidos ou comprados e destinados venda. As atividades envolvendo a rea de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendaes construtivas, visando ao aprimoramento dos controles e reduo de custos da empresa auditada. Esse fato acontece em funo da complexidade das operaes de estoques. Em linhas gerais, os principais objetivos da auditoria de estoques so os seguintes: Determinar sua existncia, que poder estar na companhia, em custdia com terceiros ou em trnsito; Determinar se pertencente companhia; Determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade geralmente aceitos, em bases uniformes; Determinar a existncia de estoques penhorados ou dados em garantia; Determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas explicativas. A reviso do controle tem por objetivo fornecer ao auditor a base para a determinao do escopo de trabalho, os procedimentos a utilizar, a data e a extenso dos trabalhos. Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno de acordo com suas reais necessidades e baseada na materialidade envolvida, pessoal existente e nmero de itens em estoque. Embora isto seja varivel de companhia para companhia, a administrao deve estabelecer os controles internos que lhe concedam alguma segurana para efeito de sua gesto. Entre outros, seguem alguns exemplos de fortalecimento de controle interno que podem ser utilizados pelas companhias: Segregao de funes entre a guarda fsica dos estoques e a de contabilizao; Autorizao de compra por pessoa de nvel; Utilizao de coleta de preos para compras; Apontamentos de requisio de materiais para produo; Registro das horas trabalhadas na produo; Registro perptuo do estoque; Determinao de ponto mnimo de estoque; Conciliao peridica entre o registro perptuo e a razo sinttico de estoques; Contagens rotativas de estoques; Sistema de custo integrado contabilidade;

Segregao de funes entre o setor de compras e o de recebimento; Contagem fsica quando da recepo e emisso de documento comprobatrio. Os procedimentos de auditoria a serem utilizados so dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida.

AUDITORIA
Conceito de auditoria Segundo Attie (1998, p. 25), a auditoria uma especializao contbil voltada a testar a eficincia e eficcia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinio sobre determinado dado. Para Florentino (1988, p. 141), a auditoria contbil um sistema permanente de atividades especializadas exercidas em uma entidade, compreendendo: O conhecimento das leis, normas ou costumes que regem as atividades da entidade; A observao dos controles internos mantidos pela entidade; O exame dos registros contbeis e dos documentos de suas operaes; A verificao fsica dos bens ou valores da entidade; Confirmao dos dbitos e crditos de terceiros que transacionam com a entidade. Ainda segundo o autor, a auditoria operacional um sistema permanente de atividades especializadas exercidas em uma entidade, compreendendo: Coleta de dados; Anlises; Clculos. Segundo Attie (1998, p. 25), a auditoria das demonstraes financeiras visa s informaes contidas nessas afirmaes, assim evidente que todos os itens, formas e mtodos que as influenciam tambm estaro sendo examinados. O exame da auditoria engloba a verificao documental, os livros e registros com caractersticas controladoras, a obteno de evidncias de informaes de carter interno ou externo que se relacionam com o controle do patrimnio e a exatido dos registros e as demonstraes deles decorrentes. Os exames de auditoria obedecem s normas de auditoria e incluem procedimentos de comprovao dos dados em estudo caracterizados por uma atitude de reflexo competente e independente. Para Almeida (1996, p. 35), o objetivo do auditor externo ou independente emitir sua opinio sobre as demonstraes financeiras examinadas, cujas peas bsicas so as seguintes: Balano patrimonial; Demonstrao do resultado exerccio; Demonstrao de lucros ou prejuzos acumulados ou demonstrao das mutaes do patrimnio lquido; 2

Demonstrao das origens e aplicaes de recursos; Notas explicativas. Para atingir esse objetivo, o auditor independente necessita planejar adequadamente seu trabalho, avaliar o sistema de controle interno relacionado com a parte contbil e proceder reviso analtica das contas do ativo, passivo, despesa e receita, a fim de estabelecer natureza, datas e extenso dos procedimentos de auditoria, colher as evidncias comprobatrias das informaes das demonstraes financeiras e avaliar essas evidncias. Segundo Almeida (1996, p. 49), as normas de auditoria geralmente aceitas, referentes ao trabalho no campo, estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada, a fim de determinar a natureza, poca e extenso dos procedimentos de auditoria.

Conceito auditoria interna Segundo Almeida (1996, p. 25), a administrao da empresa, com a expanso dos negcios, sentiu a necessidade de dar maior nfase s normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietrio da empresa, no poderia supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. Entretanto, de nada valia a implantao desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados. Ainda segundo o autor, o auditor interno um empregado da empresa, e dentro de uma organizao ele no deve estar subordinado queles cujo trabalho examina. Alm disso, o auditor interno no deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia a examinar, para que no interfira em sua independncia. Para Florentino (1988, p.142), se os servios de auditoria so executados por funcionrios da prpria empresa, estamos diante de uma auditoria interna. O auditor interno, ou auditores internos devero estar subordinados mais alta autoridade da empresa, sendo um erro subordin-los ao tesoureiro, ao diretor financeiro, ao contador-geral etc., mesmo porque estes sero fiscalizados pelos auditores. Para Almeida (1996, p. 26), importa informar que em alguns de companhias, os auditores internos so subordinados diretamente sociedade holding. Nesse caso, apenas a administrao da empresa investidora pode admitir ou demitir auditores internos de sociedades controladas e coligadas. Auditoria interna uma atividade de avaliao independente, voltada para o exame e avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controles internos de uma organizao, objetivando a integridade, transparncia e confiana nas informaes e operaes. (Net Controllers, 2005)

Objetivos da auditoria interna 3

Para Almeida (1996, p. 50), o controle interno representa em uma organizao, o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. Os dois primeiros objetivos representam controles contbeis e o ltimo, controles administrativos. So exemplos de controles contbeis: Sistemas de conferncia, aprovao e autorizao; Segregao de funes; Controles fsicos sobre ativos; Auditoria interna. So exemplos de controles administrativos: Anlises estatsticas de lucratividade por linha de produtos; Controle de qualidade; Treinamento de pessoal; Estudos de tempos e movimentos; Anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos; Controle dos compromissos assumidos, mas ainda no realizados economicamente. Segundo Attie (1998, p. 117), o conceito, a interpretao e a importncia do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e prticas que, em conjunto, possibilitam a consecuo de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controle tem quatro objetivos bsicos: A salvaguarda dos interesses da empresa; A preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; O estmulo eficincia operacional; A aderncia s polticas existentes. Segundo Auditoria Interna (2005), a ao da Auditoria Interna estende-se por todos os servios, programas, operaes e controles existentes na entidade. O posicionamento da Auditoria Interna na organizao deve ser suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas responsabilidades com abrangncia e independncia. Em tese, o departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nvel mais alto da organizao. A independncia da Auditoria Interna visa a que possa desincumbir-se das responsabilidades, atribuies e tarefas atribudas pelas normas, atos, decises e solicitaes dos Colegiados e autoridades integrantes da Diretoria da Entidade.

Responsabilidade da auditoria interna Para Almeida (1996, p. 51), as atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organizao. As razes para se definirem as atribuies so: Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; 4

Detectar erros e irregularidades; Apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa. A prpria conceituao de controle interno vislumbra a definio da responsabilidade acerca dos procedimentos a serem adotados ao longo de toda a empresa. Entretanto, nem sempre o significado de controle interno entendido em toda a sua extenso, ocorrendo casos em que tal significado colocado merc de sua prpria sorte, esquecendo-se a administrao de sua responsabilidade pela boa gesto do patrimnio da empresa. Segundo Almeida (1996, p. 51), a administrao da empresa responsvel pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificao de se est este sendo seguido pelos funcionrios, e por sua modificao, no sentido de adapt-lo s novas circunstncias. Segundo Attie (1998, p. 123), a administrao responsvel pelo planejamento, instalao e superviso de um sistema de controle interno adequado. Qualquer sistema, independentemente de sua solidez fundamental, pode deteriorar se no for periodicamente revisto. O sistema de controle interno deve estar sujeito a contnua superviso para determinar se: A poltica interna presente est sendo corretamente interpretadas; As mudanas em condies operativas tornaram os procedimentos complicados, obsoletos ou inadequados; e Quando surgem falhas no sistema, so tomadas prontamente medidas eficazes e corretivas. Conceito auditoria de estoque O exame fsico a verificao in loco; dever proporcionar ao auditor a formao de opinio quanto a existncia fsica do objeto ou item examinado. O exame fsico realizado pelo auditor deve conter as seguintes caractersticas: Quantidade: a apurao das quantidades reais existentes fisicamente, somente se dando por satisfeito aps apurao adequada; Existncia fsica: comprovao, atravs de constatao visual, de que o objeto ou item examinado existe realmente; Identificao: comprovao atravs do exame visual do item especifico a ser examinado; Autenticidade: poder de discernimento de que o item ou objeto examinado fidedigno; Qualidade: exame visual de que o objeto examinado permanece em uso, no esta deteriorado e merece f. Segundo Florentino (1987, p. 176), a contagem fsica de final de exerccio dever ser processada pela empresa, com acompanhamento obrigatrio dos auditores. Os auditores se limitaro a acompanhar o trabalho dos funcionrios da empresa, anotando todos os detalhes da contagem que considerarem insatisfatrios ou falhos. Para Almeida (1996, p. 175), os estoque so bens destinados venda ou a fabricao, relacionados com os objetivos e atividades da empresa. Eles so 5

importantes na apurao dom lucro lquido de cada exerccio social e na determinao do valor capital circulante liquido do balano patrimonial. As principais classes de estoque compreendem: Matria-prima: bens comprados e destinados produo; Produtos em processo; bens que esto em processo de produo; e Produtos acabados: bens produzidos ou comprados e destinados venda. As atividades envolvendo a rea de estoque oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendaes construtivas, visando ao aprimoramento dos controles e reduo de custos da empresa auditada. Esse fato acontece em funo da complexidade das operaes de estoques.

Objetivo da auditoria de estoque Segundo Attie (1998, p. 293), a auditoria dos estoques realizada nas empresas tem a finalidade de: Determinar sua existncia, que poder estar na companhia em custdia com terceiros ou em trnsito; Determinar se pertencente companhia; Determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade geralmente aceitos, em base uniformes; Determinar a existncia de estoque penhorado ou dado em garantia; e Determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas explicativas

Reviso do controle interno de estoque Para Attie (1998, p. 293), a reviso do controle interno tem por objetivo fornecer ao auditor a base para determinao do escopo de trabalho, os procedimentos a utilizar, a data e a extenso dos trabalhos. Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno de acordo com suas reais necessidades e baseada na materialidade envolvida, pessoal existente e nmeros de itens em estoque. Muito embora isso seja varivel de companhia para companhia, a administrao deve estabelecer os controles internos que lhe concedam alguma segurana para efeito de sua gesto. Entre outros, segue alguns exemplos de fortalecimento de controle interno que podem ser utilizados pelas companhias: Segregao de funes entre guarda fsica dos estoques e a de contabilizao; Autorizao de compra por pessoa de nvel; Utilizao da coleta de preos para compra; Registro perptuo de estoque; Determinao de ponto mnimo de estoque; Contagens rotativas de estoques; 6

Segregao de funes entre departamento de compras e o de recebimento; e Contagem fsica quando da recepo e emisso de documento comprobatrio.

CONCLUSO

A auditoria interna uma atividade de avaliao independente e de assessoramento da administrao, voltada, principalmente, para o exame e avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das reas em relao s atribuies e aos planos, metas, objetivos e polticas definidos para as mesmas. Segundo a Lei das Sociedades por Aes estabelece, os estoques devem ser avaliados pelos custos de aquisio ou produo, deduzido de proviso para ajust-los ao valor de mercado, quando este for inferior. Para as matrias-primas, o valor de mercado significa o preo pelo qual possam ser repostas, mediante compra no mercado. Com relao aos produtos acabados, o valor de mercado representa o preo lquido de realizao mediante venda no mercado, deduzidos os impostos e demais despesas para a venda e a margem de lucro. O instituto Brasileiro de Contadores IBRACON, em seu pronunciamento, determina que o termo mercado significa o custo corrente de reposio, correspondente ao tipo e quantidades normalmente adquiridas pela empresa ou preo lquido de realizao, com exceo que: O valor de mercado no deve exceder ao preo lquido de realizao, qual seja, o preo estimado de venda no curso normal dos negcios menos os impostos e as demais despesas necessrias para a venda e entrega dos bens; e O valor de mercado no deve ser inferior ao preo lquido de realizao deduzida a margem de lucro. A reviso do controle tem por objetivo fornecer ao auditor a base para a determinao do escopo de trabalho, os procedimentos a utilizar, a data e a extenso dos trabalhos. O exame de auditoria realizado na rea de estoque tem por finalidade atingir os objetivos previamente determinados. Definido isto, o programa de auditoria deve ser considerado para evitar trabalhos desnecessrios ou enfoque incorreto. Entretanto, o auditor deve ter a mente aberta para no se guiar cegamente pelo programa e deixar passar assuntos e problemas importantes no previstos no programa. Quando os controles internos sobre os estoques forem considerados adequados, os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior do encerramento das demonstraes financeiras, executando-se procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano, para certificar-se da vericidade do saldo final. 7

Percebe-se que a rea de estoques, em verdade, constitui o maior desafio ao auditor, pois geralmente envolve o ativo circulante de maior importncia, e qualquer erro influi diretamente no resultado. Muito embora esse erro seja compensvel quase de imediato, o exerccio em exame estar incorreto, prejudicando o princpio de competncia de exerccios e, conseqentemente, o resultado do ano e patrimnio lquido.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 5.ed. So Paulo: Atlas, 1996. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3.ed. So Paulo: Atlas, 1998. AUDITORIA INTERNA. O que auditoria interna. Texto extrado da home-page: http://www.auditoriainterna.com.br/conceitos.htm. 15.10.05. FLORENTINO, Amrico Matheus. Auditoria contbil. 5.ed. Rio de Janeiro: Editora da Fundao Getulio Vargas, 1987. NET CONTROLLERS. Auditoria: auditoria interna. Texto extrado da home-page: http://www.netcontrollers.com.br/auditoria.asp?cont=interna. 22.10.05. PEREIRA, Moacir. O uso da curva ABC nas empresas. Texto extrado da homepage: http://kplus.cosmo.com.br/materia.asp?co=5&rv=Vivencia. 18.10.05. SEBRAE SP. O que a curva ABC. Texto extrado da home-page: http://www.sebraesp.com.br/principal/melhorando%20seu%20neg %C3%B3cio/orienta %C3%A7%C3%B5es/marketing/planejamento/sistemaabcestoques.aspx. 20.10.05.