SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE. Cdigo: 122121 Regional: Cundinamarca. Programa de Formacin: Tcnico en Asistencia Administrativa. Fecha: Marzo de 2012. Centro de formacin: Centro Industrial y de Desarrollo empresarial. Duracin Etapa Lectiva: Duracin Etapa Productiva: Duracin Total de la Formacin: Competencia: Proyecto: Creacin de un manual de Administracin de Correspondencia. Modalidad (es) de Formacin: Presencial En Red. Resultados de Aprendizaje: Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la legislacin vigente. Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas y la legislacin vigente. Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales. Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas, la tecnologa disponible y la legislacin vigente. Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. 6 meses 6 meses 12 meses

2. INTRODUCCIN.

La informacin es actualmente una herramienta estratgica para el xito de las empresas,

las organizaciones actuales, estn proporcionando a los documentos el valor real que tienen, ya

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que en estos est contenida la informacin necesaria para una adecuada toma de decisiones a nivel gerencial. Sin embargo dichas empresas, presentan dificultades en lo relacionado con la falta de personal que posea los conocimientos tericos y prcticos que les permitan adelantar la organizacin tcnica de la documentacin producto de la gestin empresarial. Mediante el desarrollo de esta gua, el aprendiz adquirir los conocimientos necesarios para apoyar los procesos de la Gestin Documental que garanticen una adecuada administracin de la informacin empresarial.

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE.

A. Consulte los siguientes conceptos y desarrolle la presente Gua de Aprendizaje. B. Conforme grupos de trabajo y realice una exposicin de los trminos asignados para cada equipo. C. Realice un informe de lo expuesto siguiendo las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin de documentos Organizacionales. D. Realice un Cuadro de Clasificacin Documental basndose en la Estructura Orgnico Funcional de la empresa creada en la competencia anterior. E. Realice un Inventario Documental de la Documentacin Organizacional realizada en la competencia de Producir los Documentos. Conceptos: 1. Archivo Clases de Archivo Documento de Archivo Documento Electrnico Documento Electrnico de Archivo Soportes Documentales 2. Documento

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Legislacin Archivstica Archivo de Gestin Archivo Central Archivo Histrico

3. Ciclo Vital del Documento

4. Unidades de Informacin 5. Valoracin Documental 6. Fondos Acumulados 7. Tablas de Valoracin Documental 8. Tablas de Retencin documental. 9. Gestin Documental 10. Programa de Gestin Documental Produccin Recepcin Distribucin Trmite Organizacin a. Clasificacin b. Ordenacin c. Descripcin Consulta Conservacin a. Sistema Integrado de Conservacin b. Factores de deterioro de los documentos c. Unidades de conservacin d. Depsitos de archivo Disposicin Final 11. Manual de Gestin Documental

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4. EVALUACIN. TECNICAS E CRITERIOS DE EVALUACIN INSTRUMENTOS DE EVALUACIN Conoce los conceptos, y la las

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Evidencias de conocimiento.

herramientas Respuesta a cuestionario comprender Administracin documentos Organizacin. Evidencias de desempeo. Utiliza Utilizacin de las herramientas archivsticas. las

procesos Gestin de en y los una Test.

archivsticos necesarios para

sobre temtica consultada.

herramientas Lista de Chequeo de

archivsticas de acuerdo con las instrucciones dadas y la metodologa establecida por la normatividad Evidencias de producto. Disea Diseo control de y herramientas administracin las herramientas Lista de verificacin de necesarias para realizar una adecuada administracin de los documentos de acuerdo a los requerimientos de la organizacin. producto. vigente y las normas de calidad. desempeo.

archivsticas.