Instrumentos: para recopilar esta informacion se pueden utilizar diferentes mtodos e instrumentos tales como: Entrevistas Observacion de actividades

es Tcnicas Audiovisuales Cuestionarios (Encuestas) Inspeccin Simulacion Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacion mas difundidos y peor utilizados. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las ms importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse: La entrevista estructurada La entrevista no estructurada La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos trminos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un cdigo. La entrevista no estructurada:deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estndar. Generalemente al iniciar el estudio de una sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos ms altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tpicos para una entrevista estructurada. Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber: En el contacto inicial, establezca una atmofera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboracion del entrevistado y no el rechazo. Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerls preguntas de una manera aparentemente informal, que el intrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobacion, critica, sorpresa. Las preguntas deben hacerce en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio. Se debe mantener el orden de las pregunttas de acuerdoal cuestionario. (Esto no es vlido para la entrevista no estructurada Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta. Ventajas y limitaciones de la entrevista: la entrevista como todo instrumento tiene ventjas y desventajas, entre las ventajas pueden citarse: Es una tecnica eficaz para averiguar que dicen, que hacen los usuarios al menos en el campo de los sistemas. Las respuestas se pueden tratar estadisticamente. Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas en los cuestionarios a veces no se responde en absolutpo o se reponde slo en parte. Se puede repreguntar par aclarar respuestas ambiguas. Se complementan las repuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicacin no verbal. Entre las limitaciones se pueden sealar: Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acueerdo a la persona que responde. Si la persona que entrevista o la que reponde tienen limitaciones en la expresion verbal, no se aprovecho la entrevista. La informacion que se obtiene es esttica (lo que la persona dice que hace). El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse. Puede responder insinceramente. Puede ser sincero y sin embargo expresar la respuesta en la forma adecuada. Observacion de actividades: los metodos de revelamiento de informacion se pueden dividir en estticos y dinamicos, se denomina estaticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estatico de sus actividades, el cuestionario tambien es un metodo estatico, sin embargo el relavatamiento a travs de la observacion directa o la simulacion es un revelamiento dinamico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso. La obervacion puede tener varias modalidades. Una de esas modalidades es la obervacion general: es aquella en l a cual se pretende obtener una vision global del medio ambiente del sitema, en este tipo de obervacion si se revela informacion sobre factores como: Movimiento del personal y documentos en general Tipos de maquinas y equipos de uso. El ritmo de trabajo. El nivel de desperdicio, de tiempo y recursos y sus posibles causas. Nmero de asesores en el area. Algunas apreciaciones sobre imprevistos y los problemas que pueden surgir.

Evaluar el grado en el cual un procedimiento se est llevando a cabo y cules son los factores que posiblemente requieran atencion especial. Otro tipo de obervacion: es la que se lleva a cabo sobre un personal seleccionado, ejemplo sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacen, profesores, bedeles, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica. En este tipo de obervacion se tratar de determinar: - La cantidad de tiempo perdido usado en cada tarea o actividad (se usaran funciogramas). Tiempo usado en llevar formularios Tiempo empleado en el uso del telefono. Tiempo usado en traslados y otros movimientos. Tiempo usado en tareas de archivos. Este tipo de obervacion no implica medicion de tiempos y movimientos como se utiliza en estudios de eficiencia, ya que en ese tipo de estudios se traa de determinar estandares de tiempo par cada operacin, en la observacion de la que aqu se trata lo que se pretende es obtner un valor aproximado de cuan productivo es un trabajador o una tarea, cul es la estructura u organizacin de trabajo de una unidad administrativa, si hay superposicion o traslape en las tareas, funciones y cuan importante es la cantidad de tiempo dedicada a cada tarea o actividad. El tercer tipo de observacion es el de la ruta o camino que sigue un documento o forma, qu pasos sigue, a qu procesos es sometido y por quin, en esta parte encontraremos un valioso auxiliar en los graficos y diagrmas como se ver mas adelante. Algunas caracteristicas caracteristicas de este mtodo de observacion son: Hay menos posibilidad de perder o dejar de observar actividades relacionadas con formas (formularios), ejemplo: chequear, analizar, calcular, archivar, etc. Las unidades administrativas a travs de las cuales pasa la forma, estn indentificadas y es posible establcer las idas y venidas e incluso medir los espacios recorridos. Las demoras y retardos pueden ser determinadas y computadas. Es mas facil identificar la fuente y el destino final de cada documento. Tecnicas audiovisuales: en casos muy especiales (sobre todo en procesos productivos) en los cuales el proceso o procedimiento est construido por un gran numero de movimientos, se pueden utilizar peliculas, videos o cualquier metdo que permita grabar el proceso y luego someterlo a un analisis detallado; este metodo se utiliza para analizar la coordinacion de equipos deportivos en accion, puede ser aplicada tambien para analizar los movimientos en almacenes, puestos de despacho de mercancias, taquillas de atencion al publico, departamentos de procesamiento de datos. Una modalidad de este tipo de tecnica es la llamada micro-movimiento en la cual se filma el proceso a velocidad normal y luego se proyecta en camara lenta o a velocidad menor, incluso se analisa cuadro por cuadro. Este caso especial se aplica para el estudio de operaciones de maquinas de contabilidad, terminales, etc. Existen otras variantes como la cronociclografia, o fotografia de larga exposicion con flash intermitente, el cual permite fotografiar las manos de un operador pero ya este tipo sale de los limites del trabajo de sistemas. Cuestionario (encuesta) el cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de ls entrevistas y obsrvaciones personales. Los cuestionarios se clasifican de diferente formas de acuerdo a variados criterios, asi encontramos que de acuerdo a la presencia o no del encuestado hay: Cuestionario de respuesta directa que son los que se utlizan en las entrevistas estructuradas. Cuestionarios de respuestas indirectas tambin llamadas encuestas por correo. De acuerdo que las respuestas esten prestablecidas (codificadas) o no, se tendaran: cuestionarios precodificados: en los cuales el encuestado solo debe sealar la respuesta con una cruz o palabra, se dice que es un cuestionario de preguntas cerradas o de preguntas en abnico con alternativas multiples. Cuestionario postcodificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas. Preparacin de los cuestionarios: de acuerdo a la forma de las preguntas, se clasifican en: Preguntas Abiertas: de las cualesse habl en la entrevista no estructurada. Preguntas cerradas dicotmicas: aquellas que se responden marcando; si; no; con opinion, sin opinion, etc. Preguntas de eleccion multiple: o com preguntas en abanico: estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger. o Preguntas de estimacin: son preguntas cerradas con varias opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente. Otras indicaciones sobre cuestionarios: en la elaboracion de cuestoinarios es recondable: incluir slo preguntas relacionadas con el problema. (Ms adelante se darn indicaciones al respecto). No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con mas exactitud. (se veran esas fuentes ms adelante) Las preguntas deben ser de facil comprension. Las preguntas deben guardar secuencia lgica.

Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueos ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios. Las preguntas no deben sugerir las respuestas. Ventajas y limitaciones del cuestionario: entre las ventajas se pueden mencionar: Menor costo que la entrevista y otras tecnicas Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al nmero de personas y rea fsica. Menor peligro de distorcsin en las respuestas, as como mayor tiempo para reflexionar los mismos. Entre las limitaciones se pueden mencionar: No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas. Dificultades para verificar la informacion. Pueden haber un gran nmero de cuestionarios no respondidos. Inspecciones: las inspecciones consiste en revisar (previo permiso de las instancias correspondientes) otras fuentes de informacion como: Reportes periodisticos (memoranda y cuentas) Reporte de auditoria Recortes de prensa Record de cantidad Sugerencias de los empleados Quejas de usuarios y clientes Organigramas (reales y aparentes) Estructuras de control Archivos y manuales, etc. Simulacion: la simulacion es una tcnica de relevantamiento de informacion dinmica y consiste en hacer circular un documento en un procedimiento y observar cada uno de los pasos y procesos a los cuales es sometido, esto sirve para constrastar con la informacion relevada por los metodos estaticos. Dada la importancia y frecuencia con la que se utilizan los cuestionarios (y encuestas) como instrumentos de levantamiento de informacion, es recomendable examinar cada pregunta del cuestionario previamente antes de su aplicacin, a continuacion se presentan una serie de interrogantes sobre el contenido, forma y orden de las preguntas y algunas sobre las posibles respuestas. Sobre el contenido: a. Es necesario hacer todas y cada una de las preguntas? b. Son suficientemente precisas las preguntas a fin de que motiven las respuestas que se necesiten? c. Cubren las preguntas en conjunto los aspectos esenciales de la informacion que se necesita? d. Se necesitan preguntas ms especificas o concretas para poder obtener una informacion ms precisa de la situacion?, o por el contrario, deben ser ms generales para que rindan un cuadro global de la situacion? e. Son oportunas las preguntas y estan libres de una orientacion paracializada que sugiera ya la respuesta? f. Se permiten suficientes alternativas de respuestas, a fin de contribuir a la plenitud y exactitud de expresion? Sobre la forma de las preguntas: a. Es cada pregunta breve y clara, libre de tecnisismo y ambiguedades? b. Es la pregunta ambigua porque deja por fuera alternativas importantes, o porque el marco de referencia es insuficiente? c. Se emplean frases estereotipadas, emotivas o superlativas que contribuyen a viciar la respuesta? d. Se emplean frases inapropiadas o rudas que, por provocar sentimientos hostiles, puedan contribuir a invalidar las respuestas? e. Existe alguna forma ms impersonal de hacer la pregunta que aumente las posibilidades de obtener una informacion mas precisa? a. - FORMULACION DEL INVENTARIO DE METODOS Y/O PROCEDIMENTOS. b. Levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, aquellos que se inician y terminan en la propia rea y en otras reas. Este inventario puede ser la integracin de una relacin o listado que contenga nombre, el objetivo de los procedimientos y las Unidades Administrativas responsables de su ejecucin. c. - DETERMINACION DE LOS METODOS PARA RECOPILAR LA INFORMACION. d. Se refiere a que hay tres mtodos para el levantamiento de la informacin y son: e. - Investigacin Documental: consiste en la seleccin y anlisis de documentos que contengan datos relacionados con los procedimientos como son: diarios oficiales, registros contables, circulares, etc. f. - Encuesta: comprenden la realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas elaboradas previamente; este mtodo es de gran utilidad para el levantamiento de informacin como para el planteamiento de cambios o modificaciones a los mismos. Estas encuestas deben ser individuales y se realizaran todas las que sean necesarias.

- Observacin directa: en este rubro tanto el responsables del rea del trabajo como el analista realicen por separado y de manera independiente la observacin de las actividades realizadas por el trabajador (actividades, tiempos y movimientos (otro curso), el responsable podr comentar y discutir alguno de los puntos con sus subordinados (esto permitir que la calidad de la informacin pueda ser ms completa). h. El resultado de las observaciones ser revisado tanto por el responsable como el analista, para definir de manera clara como es que se est realizando el trabajo. i. Se puede seleccionar uno o varias de estos mtodos segn convenga. MTODOS DE RECOLECCIN DE DATOS Es importante destacar que los mtodos de recoleccin de datos, se puede definir como: al medio a travs del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener la informacin necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigacin. De modo que para recolectar la informacin hay que tener presente: 1. Seleccionar un instrumento de medicin el cual debe ser valido y confiable para poder aceptar los resultados 2. Aplicar dicho instrumento de medicin 3. Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos Dentro de los mtodos para la recoleccin de datos estn: Observacin: Es el registro visual de lo ocurre es una situacional real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algn esquema previsto y segn el problema que se estudia Al igual con los otros mtodos, previamente a la ejecucin de la observacin el investigador debe definir los objetivos que persigue, determinar su unidad de observacin, las condiciones en que asumir la observacin y las conductas que debern registrarse. Posibles errores con el uso del mtodo de observacin. Sobre el uso del mtodo de observacin, Quinteros comenta que, "las condiciones de una investigacin puede ser seriamente objetables si el diseo de la misma no se ha tomado en cuenta los posibles errores de observacin" Estos errores estn relacionados con: Los Observadores El instrumento utilizado para la observacin El fenmeno observado Respecto a los errores relacionados con el observador, estos se asocian al hecho de la participacin de otras personas, adems del investigador, en el proceso de la observacin de los hechos o fenmenos en estudio. Esta situacin puede conducir a una falta de consistencia de los resultados, ya que los observadores pueden diferir en la cuantificacin y registro que se haga de los aspectos observados. La observacin participante implica que el investigador o el responsable de recolectar los datos se involucre directamente con la actividad objeto de la observacin, lo que puede variar desde una integracin total del grupo o ser parte de ste durante un periodo. Algunos errores que suelen cometerse estn relacionados con las emociones del observador, ya que al involucrarse en la situacin pierde la objetividad en la observacin y en el registro, anlisis e interpretacin de los hechos o fenmenos. La observacin no participante ocurre cuando el investigador no tiene ningn tipo de relaciones con los sujetos que sern observados ni forma parte de la situacin en que se dan los fenmenos en estudio. En esta modalidad, al no involucrarse el investigador, los datos recogidos pueden ser ms objetivos, aunque, por otro lado, al no integrarse al grupo puede afectar el comportamiento de los sujetos en estudio y los datos que se observan podran no ser tan reales y veraces. En general, el mtodo de observacin es sumamente til en todo tipo de investigacin: descriptiva, analtica y experimental. En el rea de investigacin educacional, social y psicolgica, es un mtodo de mucha utilidad, en particular cuando se desea conocer aspectos del comportamiento: relaciones maestro-alumno, el desempeo de los agentes de salud, relacin del uso de ciertas tecnologas educativas y grado de aprendizaje cognoscitivo y prctico del personal de salud. La encuesta: Este mtodo consiste en obtener informacin de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias. Hay dos maneras de obtener informacin con este mtodo: la entrevista y el cuestionario. La entrevista Es la comunicacin establecida entre el investigador y el sujeto de estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto. Se estima que este mtodo es ms eficaz que el cuestionario, ya que permite obtener una informacin mas completa. A travs de ella el investigador puede explicar el propsito del estudio y especificar claramente la informacin que necesita, si hay una interpretacin errnea de la pregunta permite aclararla, asegurando una mejor respuesta. Best afirma "es tambin posible buscar la misma informacin por distintos caminos en diversos estadios de la entrevista", obtenindose as una comprobacin de la veracidad de las respuestas. Como tcnica de recoleccin de datos la entrevista tiene muchas ventajas; es aplicable a toda persona, siendo muy til con los analfabetas, los nios o con aquellos que tienen limitacin fsica u orgnica que les dificulte proporcionar una respuesta escrita. Tambin se presta para usarla en aquellas investigaciones sobre aspectos psicolgicos o de otra ndole sonde se desee

g.

profundizar en el tema, segn la respuesta original del consultado, ya que permite explorar o indagar en la medida que el investigador estime pertinente. Hay dos tipos de entrevista: la estructurada y la no estructurada, la primera se caracteriza por estar rgidamente estandarizada, replantean idnticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta en 2, 3 o mas alternativas que se les ofrecen. Inclusive los comentarios introductorios y finales se formulan de la misma manera en todas las situaciones. Para orientar mejor la entrevista se elabora un formulario que contenga todas las preguntas. Sin embrago, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad de formular preguntas independientes generadas por la interaccin personal. Algunas ventajas que presenta este tipo de entrevista son: La informacin es mas fcil de procesar, simplificando el anlisis comparativo El entrevistador no necesita ser entrenado arduamente en la tcnica Hay uniformidad en el tipo de informacin obtenida Pero tambin tiene desventajas, tales como: Es difcil obtener informacin confidencial Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la entrevista La entrevista no estructurada es ms flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigacin rigen a las preguntas, su contenido, orden profundidad y formulacin se encuentra por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre las bases del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulacin para adaptarlas a las diversas situaciones y caractersticas particulares de los sujetos de estudio. Este tipo de entrevista es muy til en los estudios descriptivos y en las fases de exploracin para el diseo del instrumento de recoleccin de datos. Las ventajas de este mtodo son: Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas Permite profundizar en los temas de inters Orienta a posibles hiptesis y variables cuando se exploran reas nuevas. Entre las desventajas se cita: Se requiere mas tiempo Es mas costosa por la inversin de tiempo con los entrevistadores Se dificulta la tabulacin de datos Se requiere de mucha habilidad tcnica para obtener la informacin y mayor conocimiento del tema Aun con esas desventajas y dada la utilidad de la entrevista, en sus dos formas, todo investigador debe familiarizarse con su uso, ya que es probable que la aplique en cualquier tipo de investigacin. Cuestionario Es el mtodo que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por si mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la informacin, o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra. Debido a su administracin se puede presentar problema relacionados con la cantidad y calidad de datos que pretende obtener para el estudio. Algunos problemas asociados con el envo de los cuestionarios podran ser: que no fuese devuelto; los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas. Por ello y otros factores ms, el instrumento que se use para la recoleccin de datos debe ser objeto de una cuidadosa elaboracin. Algunas ventajas del cuestionario son: su costo relativamente bajo, su capacidad para proporcionar informacin sobre un mayor nmero de personas en un periodo bastante breve y la facilidad de obtener, cuantificar, analizar e interpretar los datos. Dentro de las limitaciones de este mtodo figuran las siguientes: es poso flexible, la informacin no puede variar ni profundizarse, si el cuestionario es enviado por correo se corre el riesgo de que no llegue al destinatario o no se obtenga respuesta de los encuestados; adems, resulta difcil obtener una tasa alta de complecin del cuestionario. Debido a esa posible prdida de informacin se recomienda cuando se use este mtodo una muestra ms grande de sujetos de estudio. En general, en el proceso de recoleccin de datos para una investigacin, estos mtodos e instrumentos y fuentes suelen combinarse; cada una con sus ventajas y desventajas, sus caractersticas propias y la informacin que se requiera, dan flexibilidad para que el investigador determine su uso apropiado segn el estudio a realizar.