Como Implantar un Sistema de Calidad en una PYME

Por: Luis Carlos Trillanes Gallardo Amables Lectores: Este articulo es para usted pequeo empresario o para usted gerente de una mediana empresa las cuales quieren crecer y lograr vender a Clientes ms grandes (en Tamao, Madurez Organizacional y Volumen de Ventas) y entonces son exigidos de tener un sistema de calidad y no pocas veces de contar con una certificacin de sus procesos bajo las normas ISO 9000 o ISO 14000 o algunas otras normas internacionales y el primer pensamiento que atraviesa su mente es Eso es Muy Complicado, Eso es Solo para las Grandes Empresas, Solo aplica en empresas de manufactura y no en servicios, Cunto Costara una Certificacin? o No tengo esa Infraestructura en mi Pequea Empresa y de esta manera deja pasar oportunidades y negocios, pero hoy quiero decirles que la calidad es fcil de logar y ms que dinero requiere de determinacin, liderazgo y disciplina organizacional. Las normas de ISO estn basadas en ocho principios de la calidad que son validos en 143 pases y que aplican en todo tipo de empresa y que seguramente en su organizacin no son ajenas peo a continuacin las menciono. Lo primero que tenemos que entender es Qu es la Calidad? Y la respuesta ms sencilla, clara y elegante nos la da uno de los Gurs de la calidad CROSBY La Calidad es cumplir con los requisitos del cliente as que si le solicitan que tenga un sistema de calidad sus clientes Cumpla con ellos!. Otra pregunta que siempre me hacen Cules son los beneficios de contar con un Sistema de Gestin de la Calidad? son tres: 1. Mejora en los procesos internos. 2. Disminucin del costo operativo. 3. Mejora en el posicionamiento de su empresa. Si un sistema de gestin de la calidad no logra estas tres Cosas NO Sirve ! . A continuacin detallare una ruta de trabajo para una organizacin de hasta 400 empleados pero sin duda funcionara para empresas de mayor tamao solo que exigir mas recursos. 1. Decisin y Compromiso. Usted dueo, director, gerente o lder organizacional debe mostrar a sus colaboradores que la calidad es cosa seria y no una moda de la semana o el mes, el programa de gestin de la calidad es una estrategia que nos har dar un paso seguro que nos conduzca a tener oportunidades con las empresas Grandes como su proveedor. Pero cuidado una certificacin ISO 9000 no hace que vendamos ms por s misma. Es necesario lograr tener procesos consistentemente consistentes y sobre todo hacer sentir de manera real a nuestros clientes el valor agregado en nuestros productos. 2. Designar a un lder de proyecto: Si usted va a delegar la responsabilidad de un proyecto de implantacin de la calidad hgalo oficial y por escrito, pero lo que es ms importante comunquelo a toda su empresa, es recomendable que esta persona le reporte directamente al director y No a un jefe de rea o algn intermediario porque en automtico hace vulnerable al sistema. Es frecuente que se nombra como lder al responsable del rea de produccin y de esa manera lo vuelve Juez y Parte as que recuerde le debe reportar a la cabeza de la organizacin.

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Otra posibilidad es que usted mismo sea el lder del proyecto se puede SI! Solo que estar haciendo un trabajo como capacitador y facilitador y posiblemente no tenga el tiempo o las habilidades y quizs los conocimientos. Tendr que tomar una decisin siendo muy honesto consigo mismo. Contratar Consultores: Los consultores ayudan, principalmente, a tener una visin externa de la organizacin y a reducir el tiempo de implementacin del sistema de gestin de la calidad. Tienen un costo y este puede parecerle Caro pero no lo es y claro depende de a quien contrate. Asegrese de que su consultor tenga experiencia comprobada en la implantacin de Sistemas de gestin de la Calidad, que tenga una experiencia tambin en capacitacin y que sus manuales y presentaciones en computadora sean claras y de calidad. En el caso de que no tenga o no quiera gastar en el pago de consultores siempre puede acudir a los programas gubernamentales para PYMES . Diagnstico Organizacional. Bueno llego el momento Nos tenemos Qu tomar la fotografa Quines somos?, Como estamos?, Para donde vamos este diagnostico NO es un diagnstico de clima laboral sino un diagnstico sobre los procesos de su empresa y debe ser hecho por una persona o empresa ajena a la su organizacin y claro el pensamiento inmediato es Para qu? Me van a decir lo que ya se Quizs si y quizs no pero, tendr un documento de base para la mejora continua de los procesos de su organizacin y si ya lo sabe la pregunta es Por qu usted y su grupo gerencial no lo han controlado?. Este diagnstico no le debe costar ms de $ 40,000.00 solo asegrese de que lo haga un experto y que este documento realmente sea el inicio de la mejora continua. Debe contener la exploracin de los cuatro factores de una organizacin: Estratgico, Administrativo, Social y Tecnolgico. Revisin Documental Toda organizacin cuenta con documentos para su gestin, por lo que es importante conocerlos y determinar cules son necesarios para implementar un sistema de gestin de la calidad eficaz. Haga una carpeta de todos los formatos que utiliza su organizacin y se llevara una sorpresa, tiene formatos de mas y lo preocupante es que cada quien se inventa un formato y con la llegada de nuevos jefes y gerentes cada uno ignora los anteriores y creativamente generar nuevos el resultado un Caos .Se debe tener un control total de los documentos del sistema de gestin de la calidad. Planeacin del Proyecto: Usted como cabeza de su organizacin, su lder de proyecto y su grupo gerencial o equivalente y en caso de contar con un consultor se deben sentar un par de sesiones para elaborar y aprobar un plan de implantacin pero sobre todo logar el compromiso de todos con la tarea, un cronograma ayuda mucho en este momento. Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12

Decisin y Compromiso Lder de Proyecto Consultores

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Diagnostico Revisin Documental Planeacin Capacitacin Estructura Cultura de Calidad Elaboracin de Documentos Operar el Sistema Auditora Interna Accin Correctiva Auditoria de Certificacin x x

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La planeacin del proyecto normalmente tiene seis etapas que son: I. Capacitacin del Personal Se recomienda capacitar a su personal en los siguientes mdulos: Seminario Fundamentos de la Norma Integracin de Equipos de Trabajo Anlisis y Mapeo de Procesos Documentacin del Sistema Costos de la No Calidad Formacin de Auditores Recepcin de una Auditoria Duracin 16 horas 16 horas 16 horas 16 horas 16 horas 24 horas 8 horas Quienes participan Todos Todos Grupo Gerencial y Mandos Intermedios Grupo Gerencial y Mandos Intermedios Todos 10-15 Personas Seleccionadas Todos

II.

Generar la infra estructura de la calidad en su empresa. Crear el comit de calidad. Crear equipos de trabajo en cada departamento.

III.

Permear una cultura de la calidad a todas nuestras acciones. Definir: Visin, Misin, Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad, Valores y Estrategias para la Calidad. Aplicacin de una metodologa que conduzca a la calidad. Elaboracin del manual de calidad. Elaboracin del mapa de procesos. Elaboracin del procedimiento maestro. Elaboracin de los procedimientos que se incluyan en el manual de calidad y que son reconocidos como alcance del sistema. Elaboracin de los procedimientos obligatorios que son seis. 1. Control de documentos. 2. Control de registros. 3. Control de producto no conforme. 4. Auditoria. 5. Accin preventiva. 6. Accin correctiva. Pirmide Documental del Sistema de Gestin de la calidad

IV.

Control de los Procesos: Desarrollo de indicadores de control (Estratgico, operativo y personal). Operar el sistema. VI. Mejora Continua. Ajustar el sistema. Calibrar los objetivos de calidad. Establecer la 7.

V.

mejora

continua.

Realizacin de una auditora interna El grupo de auditores internos de la calidad y el consultor realizaran los primeros ejercicios para vigilar la idoneidad del sistema y de debe ajustar para cumplir con la norma respectiva. Este ejercicio no debe durar ms de tres das. 8. Auditoria de certificacin: Usted debe seleccionar un Auditor registrado ante la EMA (Entidad Mexicana de Acreditacin) para ser certificado y tenga cuidado que el Certificador no le quiera vender capacitacin tambin no pueden ser Juez y Parte existen algunos certificadores que ofrecen productos como: Auditor Lder esto es el nombre de un curso la noma solo pide un Auditor competente. El Costo de una Auditoria d Certificacin dependiendo del certificador no debe superar los $20,000 en el caso de una PYME. 9. Certificado. Si ha logrado la certificacin, debe tener claro como lo comunicara s sus clientes y a su mercado, siempre es bonito una pgina entera en los peridicos y a todo color pero mis amigos eso no sirve si no se lo hacen saber a sus clientes pero sobre todo si no se lo hacen sentir en la calidad de sus