ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCURESTI FACULTATEA DE RELATII ECONOMICE INTERNATIONALE

MISIUNEA DE AUDIT

Misiunea de audit
Prin Audit, se intelege examinarea profesionala a unei informatii in vederea exprimarii unei opinii responsabile si independente, prin raportarea la un criteriu (standard, norma) de calitate. Termenul de Audit este larg utilizat, el a avut initial semnificatia de Audit Financiar pentru a verifica situatiile financiare, procesele si tranzactiile unei societati. In prezent termenul de Audit are in plus si semnificatia de Audit Operational pentru a ameliora performantele societatii si de Audit de Gestiune pentru a face o judecata asupra gestiunii, sau alte tipuri de Audit in functie de nevoile societatilor, ca: Audit Fiscal, de Calitate, de Mediu, etc. In legislatia europeana in Directiva a VIII a, in noul proiect de modernizare a acesteia din 2004, exista un singur tip de Audit: Auditul Statutar (audit legal, control legal) prevazut de regula prin Legea companiilor si prin actele constitutive ale acestora. In functie de obiectivele urmarite de societate, in Romania se regasesc urmatoarele tipuri de AUDIT: AUDIT INTERN AUDIT EXTERN AUDITUL INTERN examineaza: - respectarea regulilor de functionare stabilite de societate, a deciziilor conducerii, repartizarea sarcinilor, proceduri de lucru, planificari, etc) cauzele si eventualele consecinte; - ansamblul sistemului de control intern (preventive, de gestiune, ierarhic operativ, etc) si a sistemului contabil identifica slabiciunile sistemului de conducere si de control intern, a riscurilor asociate acestora si face propuneri pentru ameliorarea acestor sisteme; - utilizarea eficace, eficienta, precum si protejarea resurselor financiare, materiale si umane, sesizeaza cazurile de gestiune defectuoasa, risipa, frauda, face propuneri de prevenire, eliminarea cauzelor, responsabilitati. Reglementarea AUDITULUI INTERN in Romania este facuta prin: - audit public intern Legea nr. 672/2002 si OG nr. 37/2004; - audit intern al entitatilor in domeniul privat OUG nr. 75/1999 republicata si Legea nr. 133/2002; AUDITUL EXTERN este realizat de catre un auditor financiar (statutar), numit de Adunarea Generala a Actionarilor (Asociatilor) ( Legea nr. 31/1990 republicata, art. 160), sau de catre un auditor contractual adica un tert, in baza unui contract cu societatea. Auditul Financiar (Statutar) cuprinde o misiune de baza si misiuni conexe. Misiunea de baza consta in certificarea situatiilor financiare si a unor verificari specifice prevazute de Lege. Auditul Contractual se efectueaza de catre auditor in cazul in care: - Entitatea nu are auditor statutar si doreste sa incredinteze unui specialist competent o misiune de audit financiar, similara cu cea a auditorului statutar. - Auditorul contractual are o competenta, specializare, mai bine adaptata la o anumita actiune (evaluare: control intern, fiscal; etc)

- Se cauta opinia unui auditor cu prestigiu particular - O misiune particulara de control ceruta de un tert, de ex. de o banca la acordarea unui imprumut. Auditorul trebuie s planifice auditul ntr-o manier care s asigure c misiunea va fi ndeplinit n condiii de economicitate, eficien, eficacitate i la termenul convenit. Planificarea auditului const n construirea unei strategii generale i abordri detaliate cu privire la natura, durata i gradul de cuprindere preconizat al auditului. Activitatea de planificare a auditului comport urmtoarele caracteristici: Raionalitatea: Procesul de planificare i rezultatele acestuia permit auditorului evaluarea logic a ndeplinirii sarcinilor, precum i stabilirea de obiective clare. Anticipare: Procesul de planificare permite dimensionarea sarcinilor n timp, astfel nct prioritile s fie clar scoase n eviden; Coordonarea: Planificarea permite coordonarea att a politicilor de audit, de ctre instituiile de audit, cu auditurile realizate efectiv, ct i a activitii desfurate de ali auditori sau experi. Principalele obiective ale planificrii auditului sunt: a) stabilirea modalitilor prin care obligaiile legale ce revin auditorului i alte prioriti de audit sunt respectate; b) identificarea ntinderii atribuiilor i rezultatelor previzibile ale auditorilor; c) definirea modului n care vor fi obinute i analizate probele de audit necesare atingerii obiectivelor auditului; d) identificarea resurselor ce vor fi necesare, utilizarea lor efectiv i stabilirea bugetului de timp i a costurilor; e) controlarea i supravegherea de ctre conducerea entitii auditate a auditurilor individuale, iar de ctre instituiile supreme de audit realizarea unui control i a unei supravegheri totale (generale). Planificarea misiunii de audit Misiunea de audit este definit ca o sarcin separat i identificabil, care se finalizeaz prin emiterea de ctre auditor a unui punct de vedere, declaraie sau opinie, consemnate potrivit unor reguli ntr-un raport, asupra ndeplinirii unor obiective clare i bine determinate, aferente unui grup structurat pe aciuni, activiti, programe sau organisme, numite generic entitate auditat. Obiectivul misiunilor de audit const n auditul de atestare financiar, auditul de legalitate i/sau conformitate, auditul performanei ori combinaii ntre acestea. Indiferent de obiectivele sale, o misiune de audit include n mod tipic, urmtoarele etape: A. etapa preliminar, n care auditorul desfoar urmtoarele aciuni: adunarea i evaluarea iniial a informaiilor despre entitate; evaluarea preliminar a sistemelor contabil i de control intern; definirea obiectivelor detaliate ale auditului; evaluarea iniial a resurselor necesare auditului i stabilirea calendarului de lucru. B. etapa de planificare, care const n realizarea urmtoarelor aciuni: elaborarea planului de audit; stabilirea legturii cu entitatea auditat;

ntocmirea programelor de audit ca pri componente ale planului de audit; aprobarea planului de audit. C. etapa de lucru n teren, care cuprinde urmtoarele aciuni: colectarea i evaluarea probelor de audit; redactarea unor concluzii iniiale; revederea interimar (provizorie); identificarea i aprobarea oricror modificri necesare s fie aduse planului de audit. D. etapa raportrii, n care auditorul desfoar urmtoarele aciuni: proiectarea i analiza concluziilor, opiniilor, recomandrilor; reanalizarea, aprobarea i publicarea rezultatelor; punerea de acord a resurselor folosite cu cele alocate prin planul de audit; evaluarea performanei echipei de audit (la nivelul instituiei supreme de audit sau societii de audit). E. etapa de post raportare, care const n supravegherea impactului pe care l are asupra entitii auditate. Aceste etape nu sunt neaprat distincte i pot fi extinse. Un plan de audit eficace este dependent de munca desfurat n etapa preliminar. n mod frecvent, majoritatea informaiilor necesare n etapa preliminar, sau cum se mai numete, etapa de pre planificare, se refer la: nelegerea entitii auditate. Auditorul trebuie s identifice aspectele importante ale mediului n care entitatea i desfoar activitatea, i anume: obiectivele entitii auditate; intrrile: resurse i fonduri, cadrul legal, personalul; ieirile: ordinea i importana relativ a rezultatelor comparativ cu obiectivele entitii; caracteristicile pieei n care opereaz entitatea; raporturi obligatorii i neobligatorii cu alte entiti etc; modul de operare a entitii auditate privind: organigrama i responsabilitile, sistemele cheie de management i control i sistemele cheie financiar contabile. Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnati poseda cunostintele, indemanarea si competentele necesare pentru desfasurarea corecta a misiunii.Pentru cunostinte de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/consultanta din afara entitatii publice. Auditorul intern trebuie sa depuna toate eforturile in decursul exercitarii functiei sale si sa ia in consideratie urmatoarele elemente: perioada de lucru necesara pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; - complexitatea si importanta domeniilor auditate; - pertinenta si eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor si de control; - probabilitatea existentei erorilor, iregularitatilor si a unor disfunctionalitati semnificative; - costurile implementarii unor controale suplimentare in raport cu avantajele preconizate. Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie sa dea dovada de o vigilenta sporita in ceea ce priveste riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activitatile si resursele entitatii publice. Cunoaterea entitii auditate l determin pe auditor s stabileasc n ce mod va fi afectat auditul de operaiile i mediul entitii auditate. n acest sens el cuantific riscurile inerente asociate cu activitile generate de mediul i organizarea entitii; riscurile inerente asociate cu tipul de entitate auditat; controalele efectuate de conducerea entitii pentru a minimiza riscurile i a maximiza eficiena acestor controale; factorii speciali sub influena crora opereaz entitatea i impactul lor potenial asupra auditului. Pentru efectuarea acestei cuantificri, auditorul realizeaz n fapt evaluarea preliminar a

sistemelor contabil i de control intern.

Auditorul trebuie s identifice probele de audit ce i sunt necesare pentru atingerea obiectivelor auditului. Pe baza valorii dovezii, relevanei i a rezonabilitii auditorul decide urmtoarele: modul de abordare a auditului; sursele probelor de audit, procedeele i tehnicile pentru obinerea acestora; testarea probelor de audit. Dup ce auditorul a definit natura, tipul, cantitatea, sursele, tehnicile de obinere a probelor de audit, el poate estima resursele necesare pentru obinerea i analiza acestora. Auditorul trebuie s realizeze o documentare atent a rezultatelor de auditat, inclusiv a unui sumar al rezultatelor auditorilor anterioare i impactul acestora. Intotdeauna, o discuie cu entitatea auditat despre constatrile din etapa preliminar este extrem de folositoare auditorului. Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan. Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare),criteriile semnal si alte elemente de misiune de audit fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective. Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel puin urmtoarele elemente: a) scopul i obiectivele misiunii de audit public intern; b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatoric auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat); c) modul de desfurare a aciunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale ntocmite n cursul aciunii de audit public intern); d) constatri efectuate; e) concluzii i recomandri; f) documentaia-anex (notele explicative; note de relaii; situaii, acte, documente i orice alt material probant sau justificativ) Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere. Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constatri i recomandri. Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere. Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit public intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari. Structura auditata trebuie sa informeaze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor. Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in : elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia; punerea n practic a recomandarilor; comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor; evaluarea rezultatelor obinute. Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor. Compartimentul de audit public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii recomandarilor. eful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de audit public intern. Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate, astfel : a) ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit; b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit; c) verifica existenta elementelor probante; d) verifica daca redactarea raportului de audit public intern, atat cel intermediar cat si cel final, este exacta, clara, concisa si se efectueaza in termenele fixate. In cazul n care seful compartimentului de audit public intern este implicat n misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

Exemplu Model A-01 Entitatea publica Nr.Data ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile.si cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la..in perioada..Scopul misiunii de audit este.., iar obiectivele acesteia sunt.. Mentionam ca se va efectua un audit de. Echipa de audit public intern este formata din urmatorii auditori.. Conducatorul Compartimentului de audit public intern In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit public intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea. Procedura: Auditorii 1. Completeaz Declaraia de Independen Model A02; 2. Verifica Declaraia de Independen; 3. Identifica incompatibilitate semnalat de catre auditori i stabileste modalitatea in care aceasta poate fi atenuata; 4. Aprob Declaraiile de Independen; 5. ndosariaz Declaraia de independenta in dosarul de audit; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupusa, informeaza de urgenta conducerea.

eful de serviciu

Auditorii

DECLARATIA DE INDEPENDENTA Entitatea publica.. A fi completat de ctre auditori, inclusiv consultantii: Numele ......................................................... Data ........... Misiunea de audit public intern . Incompatibiliti n legatura cu entitatea/structura auditata.. Ati avut/aveti vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ati avut/aveti functii sau ati fost/sinteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata? Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana? Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata? Sinteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plata, i alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incomptibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Compartimentului de audit public intern de urgenta? Da Nu

Auditor,

Conducator Compartiment de audit public intern,

Entitatea publica Se completeaza de ctre eful de serviciu 1. Incompatibiliti personale (a se trece din pagina anterioar) 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume Data si semnatura _____________ NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: S informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit. Procedura: Auditorii 1.Pregatesc adresa de notificare ctre prile interesate in vederea transmiterii acesteia cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit public intern; 2. Verifica adresa de notificare; 3. Semneaza adresa de notificare; 4. Aloca un numar adresei de notificare si o transmite entitatii/structurii auditate; 5. Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit; 6. ndosarieaza copia adresei de notificare in dosarul permanent.

Conducatorul Compartimentului de audit Personalul de secretariat Auditorii

Entitatea publica Data NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Catre De la Ref Prile interesate Conducatorul Compartimentului de audit public intern Denumirea misiunii de audit public intern

Stimate().......................... In conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaza ca in perioada de.. sa efectuam o misiune de audit public intern cu temala (numele entitatii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilitatile asumate de catre (numele entitatii/structurii auditate) si va determina daca aceasta isi indeplineste obligatiile sale intr-un mod eficient si efectiv. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul interventiei la fata locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara: Daca aveti unele ntrebri privind aceasta actiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine . Cu stima ---------------------------Conducatorul Compartimentului de audit public intern Relaiile cu entitatea auditata, obiectul auditului 1. Contactarea responsabililor entitii auditate Responsabilul entitii este informat nainte de misiune cu privire la data de intervenie a auditului i a coninutului su, definite ntr-un ordin de serviciu. 2. Realizarea misiunii la faa locului Auditul trebuie s fie realizat ntr-un climat de ncredere, asigurat prin nsui rolul auditului public intern, care n esen vizeaz mbuntirea funcionrii entitii i rspunde intereselor acesteia. La Data

aceasta contribuie att edina de deschidere ct i transmiterea cartei de audit public intern . edina de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiiilor sale materiale, stabilirea ntlnirilor i a contactelor, i diminuarea perturbrilor n funcionarea entitii. 3. Transmiterea rezultatelor Constatrile i recomandrile sunt aduse la cunotina entitii auditate pe msura obinerii acestora, dac ele prezint importan. Rspunsurile responsabililor entitii reprezint un element de validare i de corectare pentru auditor, fr a fi necesar s se atepte finalizarea raportului. Acestea pot s determine corectarea aprecierii auditului i reorientarea cercetrilor sale. Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de ncheiere, la faa locului, prin care se realizeaz informarea responsabililor entitii auditate asupra observaiilor principale relevante, validarea acestor observaii i aplicarea primelor msuri corective de ctre cei interesai. Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditat. Aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. eful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Pentru instituia public mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Dup avizare recomandrile cuprinse n raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. 4. Urmrirea misiunilor de audit Reuniunea de conciliere fixeaz modalitile de aplicare a recomandrilor. Responsabilul entitii auditate trebuie s propun planul de aciune nsoit de un calendar de implementare. n cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate i acceptate de comun acord. Responsabilul entitii auditate asigur urmrirea aplicrii planului de aciune. El l informeaz pe auditor periodic n privina acestui lucru.