MANUAL DE USUARIO S.I.G.E.A.

SISTEMA HOTELERO RESERVAS

DESCRIPCIN DE LOS BOTONES MS PRINCIPALES

BOTONES DE MANTENIMIENTO BOTON NUEVO Este Botn nos permite Abrir un nuevo registro.

BOTON ACEPTAR Este Botn nos permite Guardar el registro o cualquier otro proceso con los datos a la base de datos. BOTON CANCELAR Este Botn nos permite Cancelar cualquier proceso que estemos realizando. BOTON ELIMINAR Este Botn nos permite Eliminar el proceso.

BOTON ANULAR Este Botn nos permite anular cualquier proceso o transaccin registro.

BOTON MODIFICAR Este Botn nos permite Modificar un nuevo registro.

BOTON BUSCAR Este Botn nos permite hacer una bsqueda de datos. BOTON SALIR Este Botn nos permite Salir de la ventana de trabajo. BOTONES DE IMPRESIN Y VISTA PREVIA BOTON VISTA PREVIA Este Botn nos permite ver la vista previa del cualquier documento antes de imprimir. BOTON SPOOL Este Botn manda el reporte al Spool para que luego pueda imprimir o ver una vista previa.

BOTON BORRA SPOOL Este Botn nos permite Borrar los documentos del Spool.

BOTONES DE IMPRESION

BOTON IMPRIMIR Este Botn nos permite Imprimir los documentos que tengamos en el Spool o ya sea de otro tipo.

OTROS TIPOS DE BOTONES

BOTON EXCEL Este Botn nos permite Exportar el documento hacia Microsoft Excel.

BOTON ARCHIVO Este Botn nos permite exportar hacia un archivo de texto. (.Txt)

BOTON DETALLE Este Botn nos permite ver un detalle de la operacin que se este realizando.

BOTON CAMBIAR DOCUMENTO Este Botn nos permite cambiar de un documento de pago a otro.

BOTON CAMBIAR FORMA DE PAGO Este Botn nos permite cambiar el tipo de pago.

BOTON Este Botn nos

TARIFA permite cambiar de tarifa.

BOTON CAMBIAR DE MONEDA Este Botn nos permite el tipo de moneda para el pago.

INGRESO AL SISTEMA Para ellos debemos ubicar el sistema con el que vamos a trabajar para ello lo podemos ubicar en el Escritorio como se muestra en la Figura de Nombre Escritorio o tambin en el Men Inicio como se ve en la Figura de nombre Men Inicio

Figura Escritorio

Figura Men Inicio

En este caso escogimos el Sistema de Reservas donde debemos tener en cuenta que los iconos pueden estar en el escritorio o si no haciendo click en el men inicio, luego en programas y buscar la carpeta del SIGEA si es que todo esta correctamente instalado nos mostrara la primera pantalla de inicio.

Esta es la ventana donde nos indica que debemos ingresar nuestra USUARIO y CONTRASEA y solo basta con hacer un click en aceptar o dar un Enter en el teclado. Esto ocurre si es que nuestro Usuario esta mal.

Esto ocurre si es que nuestro Pasword esta mal ingresado.

Luego a ello si es que nuestra contrasea y nuestro pasword son correctos ingresaremos a la siguiente ventana la cual aparece si es que no tenemos actualizado el tipo de cambio de dlar.

Esta es la ventana principal del sistema donde en la parte superior del sistema se encuentra el men principal del sistema desde donde podemos ingresar a las diferentes ventanas.

 RESERVAS CENTRAL DE RESERVAS CTRL+R Esta ventana nos permite ver la ocupabilidad de periodo en la parte superior tiene una lista desplegable la cual nos permitir ver todos los meses del ao al costado tenemos el control de los Aos en el cual podemos escribir o realizar un click en los dos botones que estn uno sobre otro para que el ao acreciente o decreciente.

(Figura N 1)

Habitacin Disponible Habitacin Ocupada Habitacin Reservada Habitacin con Salida de Maana Habitacin en Mantenimiento Habitacin Sucia Mediante este botn podemos comenzar a realizar reservas la cual nos lleva a otra ventana como se muestra en la Figura N 2

Esta figura se mostrara cuando se haga presin de la tecla de funcin F2

Esta ventan nos permite generar una reserva la cual crea automticamente una habitacin master. El proceso a seguir es primero ingresar el tipo de Habitacin, la Cantidad, si requiere una habitacin Liberada, o una Habitacin Compuesta, etc. (Figura N 2)

Exonerar Servicios Exonerar Impuestos

 MANTENIMIENTO CTRL+M Esta ventan nos muestra la relacin de todas las reservas que se han realizado

Este botn nos permite ver todas las reservas que se han realizado.

(Figura N 2)

Este Botn nos permite verificar todas las reservas confirmadas. Este Botn nos permite generar un reporte de los de pasajeros de los cuales sus reservas estn por confirmar Nos muestra todas las reservaciones que se encuentran en la lista de espera

Este botn nos muestra el detalle de la reserva como por ejemplo a que agencia pertenece, cual es el nmero de la reserva, cual es el nmero de la habitacin master, etc. Este botn nos muestra los detalles o cada suceso que le ha sucedido a cada una determinada reserva. Este botn nos muestra el detalle de los prepagos de la reserva adems se le puede facturar. Este botn nos permite poder modificar las reservas la cuales ya fueron ingresadas Este boto nos permite confirmar una habitacin, reconfirmar, y lista de espera Este botn nos permite anular las reservas. Este botn nos permite generar reingresos as sistema.

Este botn nos permite hacer un check in a la reserva directamente. Este botn nos permite salir de la ventana

CAMBIO MASIVO DE TARIFAS DE ALOJAMIENTO X RESERVAS

(Figura N 3) CAMBIO MASIVO DE TARIFAS DE SERVICIOS POR RESERVA

(Figura N 4) PRE CHECK IN (ROMING Y ASIGNACION DE HABS.) CTRL+H Esta figura nos muestra la ventana donde podemos asignar o deasignar habitaciones como se muestra en la Figura N 6 a las Reservas con los dos botones que sen encuentran en la parte inferior.

(Figura N 5)

(Figura N 6) Con este botn podemos ingresar los datos personales de los huspedes que se encuentren en nuestras reservas como se muestra en la Figura N 7.

(Figura N 7)

ROMMING LIST DE RE-INGRESOS Esta ventan nos muestra el Rooming list de re ingresos para lo cual en la parte superior encontramos un listado de agencia o en su defecto elegimos todas las agencia, adems de la fecha de verificacin y la central hacemos click en ele botn buscar. (Figura N 8) CIERRE DE CAJA 1) PROCESO DE CIERRE DE CAJA Este proceso nos permite hacer un cierre de todos los consumos hechos por las habitaciones durante un determinado da este proceso genera reportes que son enviados al Spool.

(Figura N 9) 2) REPORTE DE CIERRE DE CAJA Esta ventana nos genera un repote que es enviado al Spool donde estn los datos de los consumos de las habitaciones especificando por ejemplo el N` de comandas, el N` de habitacin, etc. (Figura N 10) TABLA DE RESERVAS AGENCIAS Esta ventan nos permite Agregar, Modificar, eliminar, Reactivar Agencias de las cuales debemos ingresar todos los datos ms importantes en los campos visualizados.

(Figura N 11) TARIFAS 1) ENCABEZADOS DE TARIFAS Esta ventan nos permite agregar mas tarifas al sistema los cuales son los que se hacen de cobro a los huspedes por las agencias.

(Figura N 12)

2) DETALLE DE TARIFAS DE ALOJAMIENTO En esta ventana podemos darle mantenimiento al detalle de las tarifas por ejemplo que tipos de habitaciones pertenecen a cada tarifa. (Figura N 13) 3) CONCEPTOS VARIOS (TARIF. ALOJAMIENTO) .

(Figura N 14) 4) CONCEPTOS INCLUIDOS POR TARIFA En esta ventana podemos incluir ms conceptos los cuales estarn dentro de las tarifas que se han de cobrar a los huspedes

(Figura N 15) 5) TARIFAS DE SERVICIOS (VARIOS) Esta ventana nos permite dar mantenimiento a los servicios que se han de ofrecer a los huspedes como sus caractersticas principales son el nombre del servicio, el costo el rea, el tipo de Moneda en que se ha de cobrar el servicio. (Figura N 16) ASIGNACION DE TARIFAS DE ALOJAMIENTO TARIFAS POR AGENCIA INDIVIDUAL Esta ventan nos permite agregar tarifas a las agencias individualmente.

(Figura N 17)

TARIFAS POR AGENCIA GRUPAL Esta ventana nos permite agregar tarifas en forma grupal para ello deberemos marcar las casillas con un click si esta agencia tendr una tarifa determinada.

(Figura N 18) ASIGANCION DE TARIFAS DE SERVICIOS TARIFAS DE SERVICIO POR AGENCIA (INDIVIDUAL) Esta ventana nos permite agregar en forma individual servicios, los servicios aparecen en la parte abajo solo basta con seleccionar y luego hacemos click en el botn agregar. (Figura N 19) TARIFAS DE SERVICIO POR AGENCIA (GRUPAL) Esta ventan nos permite agregar servicios en forma grupal en la parte de arriba aparecen los servicios y en la parte de abajo aparecen las agencias en las cuales se deben incluir el servicio. (Figura N 20) CLIENTES Esta ventan nos permite otorgar el mantenimiento respectivo a los clientes en esta ventan deberemos ingresar los datos mas importantes de cliente en el podemos agregar, Modificar, Eliminar, etc.

(Figura N 21) SALIR DEL SISTEMA CTRL+X Esta opcin del Men nos permite salir del sistema o simplemente haciendo uso del atajo de teclas Ctrl. + X.

CONSULTAS RESERVAS HISTORICAS / ANULADAS / CHECK IN Este Botn nos permite ver todas las reservas. Este Botn nos permite ver las reservas que ya se hicieron check in. Este Botn nos permite ver las reservas que ya se hicieron check out Este Botn nos permite ver las reservas anuladas. (Figura N 22) Este botn nos permite ver el detalle de las reservas que se han realizado. Este botn nos permite el Historial Realizado por el Usuario. Este Botn nos permite ver los pagos Adelantados.

(Figura N 23)

(Figura N 24) OCUPABILIDAD DIARIA POR AGENCIA Esta ventana nos muestra una consulta de la Ocupabilidad diaria por Agencia. Esta ventana nos muestra un Botn Spool el cual nos permite generar un reporte de la ocupabilidad del Da. Para ello debemos ingresar la fecha para saber la ocupabilidad y luego hacer click en el Botn Buscar.

(Figura N 25)

(Figura N 26)

DISPONIBILIDAD DE HABITACIONES Esta Opcin nos permite ver la disponibilidad de las Habitaciones de un determinado da denotando las Ocupadas, Disponibles Asignadas, en Mantenimiento, etc. ( (Figura N 27) LLEGADAS POR DIA Este Botn nos permite generar una consulta de los huspedes que llegaron un determinado da describiendo los datos mas principales de los mismos.

(Figura N 28) SALIDAS POR DIA Este Botn nos permite generar una consulta de los huspedes que Salieron un determinado da describiendo los datos mas principales de los mismos.

(Figura N 29) GRUPOS VIGENTES (PAX IN HOUSE) Esta ventana nos muestra los Grupos que estn Vigentes en el hotel este trae unos botones que son explicados de la siguiente manera. Este botn nos permite desplegar las habitaciones Asignadas a los grupos. (Figura N 30) (Figura N 31)

Este botn nos permite desplegar los nombres de los huspedes como se muestra en la figura siguiente.

(Figura N 32)

Este Botn nos permite expandir las listas para visualizar completamente los datos. Este Botn nos permite contraer las listas.

Este Botn nos permite limpiar la ventana. RESERVAS POR ESTADO Esta ventana permite ver las reservas que se han realizado durante un periodo (1 Mes) detallando si existen reservas disponibles, por confirmar, anuladas y en Waiting List

(Figura N 33) DOCUMENTOS CTRL+D Esta ventan nos permite visualizar los documentos de venta que han sido generados durante algn periodo para ello solo debemos escoger el tipo de documento, el rea, la fecha Inicial, y la Fecha Final. En la parte inferior observamos los Botones: Detalle: nos permite visualizar el (Figura N 34) detalle del documento. Imprime : Nos permite imprimir el documento mediante una impresora Cambiar Frm de Pago: Nos permite cambiar la forma con que se cancelo el documento.

DOCUMENTOS ANULADOS Esta ventana nos permite verificar los documentos anulados deacuerdo a una fecha inicial y una fecha final procediendo antes a seleccionar antes que tipo de Documento al rea que pertenece. Detalle: nos permite visualizar el detalle del documento. Imprime : Nos permite imprimir el documento mediante una impresora (Figura N 35) REPORTES MANEJO DEL SPOOL CTRL+S Esta es la cola de impresin donde se almacenan todos los reportes que son enviados desde otras Ventanas de aqu es de donde podemos Imprimir, Ver una Vista Previa, Exportarlo como Archivo de texto, Exportarlo a una Hoja de clculo, etc. (Figura N 36) AGENCIAS Este Reporte nos permite generar un reporte con la relacin de todas las agencia que se encuentra registradas en nuestra base de daos don de se detallan los datos mas importantes de ellos este reporte es enviado al spool (ver Figura N 36) (Figura N 37) TARIFAS TARIFAS DE ALOJAMIENTO Este reporte nos permite generar un detalle de tarifas donde se encuentra las habitaciones con sus respectivos cobros este reporte es enviado al spool (ver Figura N 36) (Figura N 38) TARIFAS DE SERVICIO VARIOS

(Figura N 39)

TARIFAS POR AGENCIA TARIFAS DE ALOJAMIENTO POR AGENCIA Esta ventana nos permite generar reportes de las tarifas de alojamiento que manejan las agencia este reporte es enviado al spool (ver Figura N 36)

(Figura N 40)

TARIFAS DE SERVICIO POR AGENCIA

(Figura N 41) TOTALES POR AGENCIA Esta ventana nos permite ver los montos totales acumulados de las agencias desde una fecha inicial hasta una fecha final. (Figura N 42) RESERVAS RESERVAS POR ESTADO Esta ventana nos permite ver un reporte de las reservas en sus diferentes modalidades como son: Reservas confirmadas, Reconfirmadas, Anuladas y en lista de espera Este tambin es enviado al Spool. (Figura N 43) DETALLE DE RESERVAS POR ESTADO Esta ventana nos permite ver un reporte de las reservas que se han realizado deacuerdo a una fecha inicial y una fecha fina teniendo como condicin los tipos de reserva. (Figura N 44)

RESERVAS QUE YA FUERON CHECK-IN

(Figura N 45) VOUCHER DE RESERVAS

(Figura N 46)

CUENTAS POR COBRAR POR AGENCIA

(Figura N 47) ACTIVIDAD DIARIA DE RESERVAS

(Figura N 48) ESTADISTICO POR AGENCIA

(Figura N 49)

ESTADISTICA POR ESTADO DE RESERVA Esta ventana no permite generar un reporte donde nos muestra las reservas que se han realizado durante un periodo este reporte nos permite totalizar por algn tipo de reserva este puede ser enviado al Spool o puede ser impreso directamente. (Figura N 50)

REPORTE DE SERVICIOS POR DIA Esta ventan nos permite generar un reporte deacuerdo a los servicios que se han solicitado de parte de las agencia este reporte es generado deacuerdo a un rango de fechas Inicial y Final adems de poderse enviar a la cola o tambin imprimirse. (Figura N 51) FORECAST FORECAST DE RESERVAS CTRL+F Esta ventana nos muestra como generar un reporte deacuerdo al tipo de habitacin este sale con su da respectivo los cobros por servicio por alojamiento y por la ocupabilidad. (Figura N 52) FORECAST COMPARATIVO (PROYECTADO VS REAL)

VISOR DEL ROOMING LIST HISTORICO

TABLAS DE SISTEMA Este Figura nos muestra como generar un reporte de las tablas del sistema para luego poder imprimirlos desde el Spool en este se encuentran todas las tablas del sistema en el cual podemos inclusive ordenarlos por un campo segn un criterio.

(Figura N 55) HERRAMIENTAS RECONSTRUIR DETALLE DE VENTAS

(Figura N 56) CALCULADORA Esta Herramienta nos permite realizar clculos Matemticos como cualquier calculadora de mano o bolsillo

(Figura N 57) NAVEGADOR DE INTERNET Esta Herramienta nos permitir navegar en el Internet para ello solo debemos escribir la direccin de pgina Web consecutivamente a las palabras: Http: \\www. LaPaginaWeb.com este navegador tiene botones como son Atrs, Adelante, Detener, Actualizar que cumplen las mismas funciones que cualquier navegador conocido.

(Figura N 58)

CORREO ELECTRONICO (EMAIL) Esta Herramienta nos permite hacer un E-Mail mediante una herramienta muy conocida que es el Outlook para enviarlo a cualquier persona que tengamos en nuestro directorio.

(Figura N 59)

COMANDO SQL Mediante esta Herramienta podemos realizar consultas las cuales deben ser desarrolladas con el lenguaje del Ms SQL Server se recomienda no hacer uso si es que no se conoce sobre dicha herramienta porque mediante ella podramos incluso eliminar las tablas aun la base de datos. (Figura N 60) CAMBIO DE HOTEL

(Figura N 61)

VENTANA Esta Opcin del men nos permite es ver las ventanas activas con las que se viene trabajando para desplazarnos a una de ellas solo basta hacer un Click en cualquiera de ellos ubicndonos por los nombres.

(Figura N 62)