Audit Kepegawaian Thursday, December 18, 2008 BAB I PENDAHULUAN Sebagaimana pembahasan tentang Audit kepegawaian ini adalah

untuk membantu pegawai dalam pekerjaan mereka secara efektif dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. Kecenderungan sekarang sebuah perusahaan menganggap manusia adalah sebuah faktor penting yang senantiasa meningkat dalam membedakan antara perusahaan satu dengan yang lain. Dengan cara melakukan Audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus menurus dan memperbaiki masalah-masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Suatu Audit yang efektif tidaklah hanya menguji Sub sistem. Melainkan menyakinkan bahwa semua substansistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan. Dengan demikian Audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari kesatuan ekonomi dengan tujuan mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan terukur dengan kriteria yang telah di tetapkan. Audit SDM mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu perusahaan secara keseluruhan. Intinya, melalui Audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan per undang-undangan dan rencana-

rencana strategis perusahaan, dan Audit dapat menelaah seberapa baik seorang manajer mematuhi kebijakan SDM. BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Manajemen Audit Pegawai (SDM) Manajemen Audit yaitu suatu evolusi yang bersifat mandiri, bebas, selektif, analisis, obyektif, sistimatis, oleh karena itu manajemen Audit di perlukan oleh Audit pegawai sebagai pengelolaan sumber daya manusia baik yang menyangkut kualitas keterampilan maupun jumlah personalia yang memadai baik menyangkut administrasi kepegawaian, pendidikan dan lain-lain . Jadi audit pegawai adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan pada peningkatan/perbaikan kegiatan. Semua kegiatan yang terjadi terutama yang menyangkut SDM semuanya perlu di audit. Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim Audit harus mengumpulkan informasi dari karyawan mengenai gajih, tunjangan, bantuan perencanaan karir dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka. Audit pegawai (SDM) dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi. 1. Ketika dirasa perlu oleh manejemen puncak. 2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan. 3. Ketika seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen SDM.

4. Ketika perusahaan mengalami penurunan bisnis, ancaman sedikit pekerja, dan peraturan karyawan yang tinggi sekali. 5. Ketika untuk menguat SDM dalam praktik dan sistem SDM perusahaan. Audit ini dilaksanakan secara interen oleh Departemen Audit yang ada dalam perusahaan. Audit ini dilaksanakan sebagai fungsi penilaian yang bebas di bentuk di dalam suatu organisasi perusahaan terutama dengan SDM. Tujuan dari Audit ini adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif. Pelaksanaan Audit juga harus mencakup perencanaan Audit. Pengujian evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil Audit dan penindak lanjutan hasil Audit.

5. Menemukan masalah-masalah pegawai yang kritis memberikan evaluasi yang cermat atas sistim informasi departemen SDM. C. Tujuan Audit Pegawai (SDM) Tujuan Audit pegawai (SDM) adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk: 1. Menilai efektivitas SDM 2. Mengenai aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki 3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam. 4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi utuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Sumber data Audit SDM untuk keperluan Audit dapat di diperoleh antara lain yaitu: a. Pemeriksaan fisik b. Konfirmasi c. Dokumentasi d. Observasi e. Pertanyaan pada klien

B. Manfaat Audit Pegawai (SDM) Adapun manfaat dari Audit manajemen pegawai (SDM) antara lain adalah: 1. Mengidentifikasi konstribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan. 2. Meningkatkan citra professional departemen SDM. 3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara karyawan. 4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab pegawai.

D. Prospek Audit 1. Audit strategi perusahaan Dilakukan oleh kekuatan sendirilah yang menentukan kesuksesannya supaya perusahaan memperoleh keuntungan kompetitif. 2. Audit strategi kerja sama Strategi kerja sama ini menekankan agar perusahaan kesuksesannya supaya perusahaan memperoleh keuntungan dengan melalui uji coba kekuatan dan kelemahan internal perusahaan serta ancaman eksternal. 3. Audit fungsi SDM Audit ini mengadakan evaluasi tentang beberapa jumlah para manajer yang mampu melaksanakan segala kebijakan dan prosedur yang telah di gariskan oleh departemen SDM. 4. Audit keputusan kerja Seorang Auditor akan melakukan tindakan keputusan apabila kebutuhan karyawan terpenuhi atau tidak terpenuhi, dengan cara mengumpulkan informasi-informasi tentang kebutuhan karyawan barulah akan di berikan keputusan kerja untuk karyawan tersebut. 5. Prospek audit SDM Maksudnya suatu proses yang memikirkan bagaimana cara atau pun solusi seandainya di masa mendatang akan ada tantangan yang menghadang, maka perlu diadakan prospek Audit mendatang supaya ada tanggung jawab terhadap perusahaan.

E. Pendekatan Riset Audit SDM Riset ini diarahkan untuk meningkatkan kinerja, ada beberapa alat untuk mengumpulkan atau dalam menghimpun data mengenai aktifitas SDM sebuah perusahaan adapun alat-alat tersebut adalah: 1. Wawancara (interview) 2. Informasi eksternal 3. Survei 4. Eksperimen SDM 5. Analisis sejarah 6. Audit internasional Sedangkan mengaudit SDM dengan riset ini ada beberapa pendekatan yang dapat diterapkan yaitu: 1. Riset terapan (Applied Research) Riset ini dterapkan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM. 2. Pendekatan komperatif (compratif approach) Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model setelah itu membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan perusahaan lain tersebut. Pendekatan komperatif kerap digunakan untuk membandingkan masalah ketidakhadiran, perputaran karyawan, dan data gajih.

3. Pendekatan otoritas pihak luar (outside authority approach) Seorang Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan dari temuan penelitian yang sudah dipbulikasikan kemudian dijadikan standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi. 4. Pendekatan statistic (statical approach) Pendekatan ini untuk mengukur statistical kinerja berdasarkan sistim informasi perusahaan yang ada. Contoh catatan yang mengungkap tingkat ketidak hadiran dan perbuatan karyawan 5. Pendekatan kepatuhan (complieance approach) Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai terjadi penyimpanganpenyimpangan hukum. 6. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran Pendekatan ini adalah untuk meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.

1. Wawancara Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu informasi mengenai aktivitas SDM dan membantu auditor mencari bidang-bidang yang butuh di perbaiki. 2. Kuesioner Digunakan karna wawancara menyita waktu dan mahal biayanya. Dengan demikian melalui kuesioner dapat memberikan jawabanjawaban yang lebih terbuka bebas dan jujur. 3. Informasi eksternal Berguna sebagai bahan perbandingan dan untuk mengungkap perspektif lain yang tidak diperoleh dari isntrumen sebelumnya. 4. Analisis catatan Tidak semua masalah dapat di deteksi dari sikap karyawan dan kadangkadang masalah itu lebih mudah ditemukan melalui analisis catatan. 5. Eksperimen-eksperimen riset Eksperimen yang membandingkan kelompok eksperimental dengan kelompok kendali dibawah kondisi-kondisi realistik. Eksperimen ini untuk meneliti ketidak hadirin pegawai dan lain-lain.

F. Instrumen-instrumen Audit Pegawai (SDM). Dalam pengumpulan informasi tentang aktivitas pegawai (SDM) ada beberapa instrument yang dapat digunakan, yaitu:

6. Audit-audit international Audit ini lebih sulit karena menyangkut perbedaan bahasa, hukum, kultural, tradisional.

G. Laporan Audit Laporan Audit adalah diskripsi komprehensif yang berisi hasil olahan temuan dan kegiatan Audit SDM yang meliputi penghargaan terhadap praktik-prakti efektif maupun yang tidak efektif laporan Audit SDM kerap terjadi dari beberapa bagian yang ditunjukkan kepada: 1. Laporan untuk menajer-manajer lini 2. Laporan untuk manajer SDM 3. Laporan untuk manajer sumber daya Laporan Audit pada umumnya berisikan seperti berikut: 1. Judul 2. Daftar isi 3. Ringkasan dan simpulan berguna untuk pemimpin eksekutif puncak 4. Masalah-masalah pokok (tujuan Audit, Analisis, evaluasi dan sebagainya) 5. Kesimpulan dan saran 6. Tubuh (berisi data fakta, pandangan alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan saran). 7. Sumber data 8. Lampiran yang dianggap penting

Laporan Audit tersebut hendaknya menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan Audit, disusun seringkali mungkin, tetapi jelas dan lengkap menyajikan semua fakta dan tidak memihak (netral) serta temuan dan kesimpulan secara objektif. Kemudian rekomendasi tentang hasil audit hal ini memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh Auditor, temuan-temuan yang bersifat negatif biasanya di buat dalam bentuk KDT (Kertas Data Temuan) untuk dijadikan laporan kepada instituasi auditor. Data temuan tersebut setelah audit selesai perlu di tanggapi dari perusahaan yang di audit sehingga penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dapat dijelaskan agar tidak terjadi lagi di kemudian hari. Terkadang sebuah audit SDM memerlukan lebih dari opini seorang pakar, prosuder dalam audit ini yang biasa ini mengevaluasi setiap aktivitas SDM perusahaan, termasuk diskripsi pekerjaan, praktek perekrutan dan seleksi, program upah dan gajih, sistem penilaian kinerja, dan keamanan dan kesehatan, sering menggunakan pendekatan daftar pemiriksaan yang ekstensif, dan Audit seperti ini dapat mengidentifikasikan masalah pemenuhan legal. Usaha ini pun merupakan bagian integral dari keseluruhan upaya organisasi guna lebih menjamin bahwa seluruh jajaran organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang semakin tinggi, semua itu dimaksudkan agar para pekerja benar-benar memperoleh haknya itu dimaksudkan agar para pekerja benar-benar memperoleh haknya dan sebaliknya menunaikan semua kewajiban sesuai dengan kesepakatan bersama.

BAB III PENUTUP Kesimpulan Audit pegawai adalah suatu penilaian dalam kegiatan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh tentang kegaiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan kepada perbaikan suatu kegiatan, dan mengevaluasi masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan. Tujuan dari Audit ini adalah untuk membantu setiap pegawai (SDM) dalam melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif. Melalui Audit kita dapat menemukan permasalahan dan memastikan apakah pegawai mematuhi peraturan UU dan apakah sesuai dengan strategi perusahaan yang sudah di rencanakan. Sumber-sumber data Audit juga dapat diperoleh dari pemeriksaan fisik. Konfirmasi dokumentasi, observasi, dan pertanyaan kepada klien. Laporan Audit itu berisikan penemuan dari hasil kegiatan Audit SDM

DAFTAR PUSTAKA Bessler, Garly, Manajemen Sumberdaya Manusia, Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia, 2005. Muijono, Teguh Pudjo, Aplikasi Manajement Audit, Yogyakarta: BPFE, 1999. Rivai, Veithzal, Manajemen SDM Untuk Perusahaan, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2004. Sondang P. Siagia, Fungsi-fungsi Manajerial, Jakarta: Bumi Aksara, 1996.