Curso Access

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000
Pgina : 1
expressamente proibida a reproduo total ou parcial deste documento sem a autorizao da High Tec Informtica
Pgina : 2
O Access 2000 uma ferramenta para a manipulao de banco de dados. Assim como os demais aplicativos for Windows da Microsoft, o Access simples de se trabalhar. Para aproveitar ao mximo os recursos do mesmo, necessrio que voc tenha uma boa definio do que banco de dados, tabelas, etc... Para iniciar a execuo do MicroSoft Access, proceda da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. Clique em INICIAR; V at a opo PROGRAMAS; Agora procure a opo Microsoft Access; Ao clicar sobre a mesma, ser apresentada a seguinte janela: Nesta janela, voc dever definir se ir iniciar a construo de um novo banco de dados, ou ainda se ir iniciar a construo de um novo banco de dados com a ajuda de um assistente ou ainda se ir abrir um banco de dados existente, conforme mostram respectivamente as opes da janela que foi aberta. No nosso caso, vamos iniciar a construo de um banco de dados vazio. Para isso, marque a primeira opo e em seguida clique em OK.
Pgina : 3
Ser ento exibida a seguinte janela:
Pgina : 4
Nesta janela, voc dever definir o nome do banco de dados, digitando o mesmo na caixa de edio/seleo denominada "NOME DO ARQUIVO", no se esquecendo de selecionar a pasta onde o mesmo ser armazenado. No nosso exemplo, digitamos o nome de arquivo "AULA", que na verdade ir representar o nome do nosso banco de dados. Em seguida, basta clicar em CRIAR, e ento ser exibida a seguinte janela: Nesta janela voc poder iniciar a trabalhar com o banco de dados criado no passo anterior. Observe que na verdade, o ACCESS trabalha com objetos, os quais iremos descrever rapidamente abaixo:
O Objeto TABELA responsvel pela criao e manuteno das estruturas de tabelas que iro compor o seu banco de dados. Para a criao das mesmas,
Pgina : 5
assim como as dos demais objetos, voc poder iniciar a construo de sua tabela do zero ou se utilizar de um assistente para a criao das mesmas. Conforme j estudamos anteriormente, uma Tabela na verdade uma estrutura que comporta dados, ou seja, uma planilha, composta por colunas ( campos ), que formam as linhas ( registros ). Ao criar os campos da sua tabela no Access, voc dever definir alm do nome do campo, o tipo de informao que o mesmo ir armazenar. Os tipos de campos encontrados no Access so os seguintes: Texto : Dados gerais. Suporta letras, nmeros e caracteres especiais. Pode armazenar por linha (registro), um mximo de 255 caracteres; Memorando : Muito parecido com o tipo texto, porm suporta um limite de 65.535 caracteres por linha. Nmero : Valores numricos, que podem ser atribudos os seguintes tipos de dados numricos:
Byte - nmeros inteiros que podem variar de 0 a 255; Inteiro - nmeros inteiros que podem variar de -32.768 a 32.767; Inteiro Longo - nmeros inteiros que podem variar de -2.147.483.648 a 2.147.483.647; Simples - nmeros de ponto flutuante de preciso nica entre -3,402823E38 e 1,401298E-45 e entre 1,401298E-45 e 3,402823E38. Duplo - nmeros de ponto flutuante de preciso dupla entre -1,79769313486231E308 e -4,94065645841247E-324 e entre 1,79769313486231E308 e 4,94065645841247E-324 Data / Hora : Armazena datas vlidas de 1 de janeiro de 100 a 31 de dezembro de 9999, incluindo os anos bissextos. Moeda : Armazena valores numricos formatados com at 4 dgitos direita da casa decimal e at 15 esquerda. AutoNumerao : Armazena um valor numrico exclusivo e seqencial ou aleatrio automaticamente atribudo pelo Access a cada novo registro da tabela. Sim/No : Armazena informaes que possuem apenas duas combinaes, como Sim ou No, Verdadeiro ou Falso, etc... Objeto OLE : Campo que armazena um grfico ou outro objeto (som/vdeo), gerado a partir do Windows.
Alm dos seus tipos, os campos ainda possuem propriedades, que iremos estudar mais adiante no momento oportuno.
As consultas podem ser consideradas como ferramentas para se fazer pesquisa em banco de dados. O Access lhe proporciona dois tipos de consultas:
Pgina : 6
Consultas de seleo - localizam e extraem informaes de um banco de dados; Consultas de ao - que podem atualizar ou excluir dados de um banco de dados;
Vamos ver alguns exemplos na qual teramos que utilizar consultas: Um gerente pode solicitar uma lista de todos os telefones de contato de seus programadores de computador; Um gerente pode desejar ver os registros das vendas que ultrapassem um determinado valor; Um gerente de compras pode solicitar uma lista de fornecedores que trabalhe com todos os produtos para um determinado servio, para que apenas uma encomenda possa atender a todas as necessidades da tarefa.
O Access responde a uma consulta de seleo por meio da identificao do subconjunto de registros e campos que atendam aos critrios da consulta e da colocao do subconjunto em uma tabela temporria chamada de FOLHA DE DADOS DE CONSULTA.
Os formulrios so janelas para a insero e edio dos dados de uma tabela. No Access podemos utilizar deste recurso no prprio objeto tabela, porm o uso de formulrios mais comum para este fim, pois os mesmos alm de possuir um visual mais profissional, nos traz uma outra srie de recursos no encontrados no objeto Tabela. O objeto Relatrio responsvel pela criao de relatrios com base em sua(s) tabela(s), de forma rpida e simples, sem maiores esforos de programao.
O objeto Pginas tem a funo de criar pginas da WEB com acesso a banco de dados, de forma simples e rpida. O objeto Macros um conjunto de uma ou mais aes utilizadas normalmente para tornar as tarefas feitas pelo usurio automticas num banco de dados, simplificando seu trabalho. Atravs de uma macro, o usurio poder, por exemplo, abrir um formulrio, uma tabela, uma consulta, imprimir um relatrio e outras diversas aes. Voc criar uma macro, por exemplo, para abrir um formulrio somente para a leitura dos dados inseridos, sem permitir
Pgina : 7
que os mesmos sejam alterados ou excludos ou nem mesmo sejam adicionados novos dados. Um mdulo uma coleo de declaraes e procedimentos do Visual Basic for Applications armazenados em um conjunto, formando uma unidade. Existem dois tipos bsicos de mdulos: Mdulos de classe; Mdulos padro.
Criando tabelas em seu banco de dados A primeira tabela que iremos criar, na verdade muito simples e apenas ir servir como uma introduo ao processo de criao de tabelas. Para executar esta tarefa, clique sobre o objeto tabelas, e a seguinte janela ser aberta: Neste ponto, basta voc selecionar a forma na qual quer criar a tabela. No nosso caso, vamos criar uma tabela sem a ajuda do assistente. Esta tabela ter o objetivo de armazenar os filmes de uma coleo particular, logo teremos os seguintes campos:
Codigo da Fita Titulo
Atores Valor
Data da Compra
Clique ento sobre a opo CRIAR TABELA NO MODO ESTRUTURA, ser ento aberta a seguinte janela:
Pgina : 8
Nesta janela, voc dever especificar os campos, seu tipo de dados e criar os parmetros do mesmo, a seguir vamos montar passo a passo a estrutura do primeiro campo da tabela: 1. Na coluna NOME DO CAMPO, digite o nome do primeiro campo, ou seja, CODIGO DA FITA. 2. Na coluna tipo de dados, selecione o tipo AutoNumerao. Por se tratar de um acervo particular, no necessrio que voc crie uma codificao especial para as fitas. 3. O preenchimento da coluna DESCRIO do campo no obrigatria, porm pode ser til, pois quando o campo recebe o foco, o contedo da DESCRIO, apresentado na barra de status, ou seja, pode servir como uma espcie de guia. Caso voc use o mesmo, procure ser claro e objetivo em sua descrio. 4. Observe que ao preencher os parmetros iniciais do campo, aberta uma janela com outros parmetros a serem configurados pelo programador, conforme mostra a figura a seguir: No campo "Tamanho do campo", voc dever estipular o formato do nmero sequncia que ser gerado. Em novos valores, voc dever descrever se a autonumerao se dar de forma incremento ( 1+1+1.... ) ou de forma aleatria, como uma espcie de sorteio de nmeros. No campo formato, voc dever sugerir a forma como qual o nmero ser apresentado. Neste exemplo, selecione a opo NUMERO GERAL, pois estamos querendo gerar a numerao das fitas em forma sequncial.
Pgina : 9
No campo legenda, voc dever especificar um rtulo ou label, pois os mesmos sero apresentados junto com o contedo do campo em formulrios e relatrios. No campo indexado, voc dever estipular se este campo servir de ndice ou no, e caso positivo, se o mesmo poder aceitar valores duplicados ou no. No nosso exemplo, este campo no ser indexado. Pronto, voc acaba de criar o primeiro campo de sua tabela, vamos agora a criao do segundo campo da mesma, o campo "TITULO".
1. Nome do campo : "TITULO" 2. Tipo do campo : "TEXTO" 3. Em propriedades do campo, altere as seguintes: TAMANHO = 40 /// esta propriedade no requer maiores comentrios, ela tem a funo de estipular o tamanho do campo em construo. FORMATO = nulo /// Neste caso, no necessrio e nem lgico a imposio de um formato, pois um ttulo no tem uma forma especfica, como por exemplo um valor monetrio. MASCARA DE ENTRADA = nulo /// usaramos esta opo para criar uma mscara de entrada em dados que seguem um determinado padro, como por exemplo CPF, CGC, etc... VALOR PADRO = nulo /// esta opo til, quando vamos digitar uma grande massa de dados, e a maioria dos registros, possuem um valor em comum, tambm conhecido como Default. Por exemplo, vamos criar uma mala direta, e a maioria dos participantes desta lista so do estado de SP, logo, o campo ESTADO, poderia ter como valor padro o contedo SP, que poder ser alterado caso necessrio. REGRA DE VALIDAO = nulo /// esta opo til quando temos limites para a entrada de dados, como por exemplo em um campo SALRIO, onde o menor valor constante poder ser R$ 136,00, ou seja, SALARIO > 136 seria uma regra de validao.
Pgina : 10
TEXTO DE VALIDAO = nulo /// esta propriedade usada quando existe regra de validao e o programador quer que seja exibida uma mensagem de erro ou alerta, sobre a entrada invlida de valores para um determinado campo. REQUERIDO = SIM /// este campo indica se o preenchimento do campo da tabela obrigatrio ou no. Podemos ter um filme sem ttulo? No. Logo este campo requerido. INDEXADO = SIM - DUPLICAO AUTORIZADA /// esta opo indica que nosso arquivo ser organizado automaticamente pelo campo do ttulo da fita, e que sero aceitas entradas com valores repetidos, pois as vezes, voc pode ter duas fitas iguais. Pronto, voc acaba de configurar o segundo campo de sua tabela. Vamos agora configurar o terceiro campo de nossa tabela, o campo "ATORES". Para isso, configure as seguintes propriedades do campo: 1. NOME DO CAMPO = ATORES; 2. TIPO DE DADOS = TEXTO; 3. TAMANHO DO CAMPO = 70; Em seguida, vamos configurar o quarto campo de nossa tabela, o campo "VALOR" 1. 2. 3. 4. NOME DO CAMPO = VALOR; TIPO DE DADOS = MOEDA; DESCRIO = VALOR DE COMPRA DA FITA; CASAS DECIMAIS = 2;
Em seguida vamos configurar o quinto e ltimo campo de nossa tabela: 1. NOME DO CAMPO = DATA DA COMPRA; 2. TIPO DE DADOS = DATA/HORA; 3. FORMATO = DATA ABREVIADA; Pronto, no final de todo o procedimento, sua janela ter o seguinte aspecto:
Pgina : 11
Aps a concluso do processo, basta voc clicar sobre a opo SALVAR, que representada pelo cone sob a figura do Disquete. Neste ponto, ser apresentada a seguinte janela: Na caixa de edio denominada "NOME DA TABELA", digite o nome da mesma. No nosso exemplo, digitamos "FITAS DE VIDEO PARTICULAR". Em seguida clique sobre a opo OK. Neste ponto, ser exibida a seguinte janela:
Pgina : 12
Aqui o Access lhe questiona sobre a criao de uma chave primria, que s absolutamente necessria quando queremos criar um relacionamento entre tabelas, o que no o nosso caso, pelo menos por enquanto. Devido a este fato, clique em NO, ou seja, no criar uma chave primria. Agora, basta clicar na opo de menu ARQUIVO, e no menu suspenso que aberto clique sobre a opo FECHAR. Neste ponto, o controle do sistema retornar a tela principal do aplicativo, conforme mostra a figura a seguir:
Observe que na janela do objeto TABELAS, j consta na relao a tabela que acabamos de criar, ou seja, a tabela FITAS DE VIDEO PARTICULAR.
MANIPULANDO DADOS EM TABELAS ATRAVS DO PRPRIO OBJETO TABELA
Pgina : 13
Para que voc possa manipular os dados (registros) na tabela que acabou de criar, basta proceder da seguinte forma: 1. O controle do sistema dever estar na guia TABELAS; 2. D um clique simples sobre a tabela FITAS DE VIDEO PARTICULAR; 3. Agora, clique sobre a opo ABRIR, que se encontra na parte superior da janela, logo acima do frame OBJETO, conforme mostra a figura a seguir: 4. Ao clicar sobre a opo em questo, ser aberta a seguinte janela:
5. Nesta etapa, voc est pronto para trabalhar com os registros para a sua tabela, realizando incluses, alteraes, etc...
Para se movimentar entre os resgistros da tabela de forma simples, voc6e poder usar as setas de movimentao do cursor, bem como a tecla TAB para saltar de um campo a outro. Na prxima aula iremos estudar as opes atravs dos botes de comandos para manipular os dados da tabela. Para fechar a mesma, basta clicar na opo de menu ARQUIVO ... FECHAR, em seguida, fechar tambm o ACCESS.
Pgina : 14
Pgina : 15
Hoje iremos continuar a estudar alguns recursos do Access 2000, utilizando-se do banco de dados gerado na aula passada. Para isso, primeiramente execute o Access em seu micro. Ser ento aberta a seguinte janela: Na mesma, clique sobre a opo "Abrir arquivo existente" e em seguida, marque o banco de dados AULA. Clicando em seguida sobre o boto de OK. Neste ponto, ser exibida a seguinte janela:
Neste ponto, basta selecionar a nica tabela que criamos na apostila passada e em seguida clicar sobre o boto de ABRIR. Ser ento exibida uma planilha, representando a tabela e seus dados, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 16
Neste ponto, conforme mencionamos de forma rpida na apostila anterior, voc est pronto para digitar os dados de sua tabela. Para preencher um novo registro ou linha, basta comear a digitar os dados da sua primeira fita a ser cadastrada. Obs.: O campo cdigo da fita de auto-numerao, ou seja, o prprio computador ir criar uma numerao crescente e sequencial para voc. Quando o foco est neste tipo de campo, basta pressionar a tecla <TAB> para que o micro coloque o foco no campo seguinte. Quando terminar de preencher os dados de um campo, basta pressionar a tecla <TAB> para saltar ao campo seguinte. Vamos por exemplo, criar o seguinte registro: Titulo = Central do Brasil Atores = Fernanda Montenegro Valor = R$ 60,00 Data da compra = 03/01/2000. Observe como ficar a sua grade de tabela:
Ao completar a ltima informao do registro e pressionar a tecla <TAB>, um novo registro automaticamente incluso. Observe que no campo ttulo, como em outros, o contedo ultrapassa o espao visual. Caso voc queira aumentar ou diminuir o espao visual de um campo, basta proceder da seguinte forma: 1. Leve o ponteiro do mouse at a diviso da direita do campo a ter o seu espao visual alterado, at que o ponteiro se transforme em uma seta dupla. Neste ponto, clique e arraste no sentido de aumentar ou diminuir o espao visual do campo, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 17
Observe que o local que est envolto por um circulo, o local onde dever ser posicionado o mouse para que voc arraste e redimensione o espao visual do campo. Voc poder proceder da mesma maneira para aumentar o espao visual do campo ATORES, por exemplo.
Agora, segundo o grfico abaixo, complete mais alguns registros para que possamos aprender mais alguns recursos sobre o Access 2000.
Vamos agora descobrir alguns recursos interessantes para quem est iniciando no estudo do Access 2000. Observe que na tabela acima, as fitas esto desordenadas no que se diz respeito a ordem da data na qual as mesmas foram adquiridas. Com o Access muito fcil colocar um arquivo em ordem crescente ou decrescente atravs do contedo de qualquer campo. Para isso, proceda da seguinte maneira: 1. Coloque o cursor em qualquer registro do campo que ir receber a ordenao. No nosso caso, clique dentro de qualquer um dos registros do campo DATA DA COMPRA. 2. Se voc quiser que o micro ordene os registros atravs de uma ordem crescente, basta clicar neste ponto sobre o boto de comando CLASSIFICAO CRESCENTE, caso voc queira que o micro ordene os registros atravs de uma ordem decrescente, basta clicar sobre o boto de comando CLASSIFICAO DECRESCENTE. Os botes esto representados respectivamente na figura ao lado: 3. Aps clicar sobre a opo desejada, seus registros sero ordenados automaticamente. No nosso caso, solicitamos que a organizao fosse realizada por ordem crescente. Observe como ficou nossa tabela:
Pgina : 18
O processo idntico caso voc queira por exemplo, ordenar agora os registros em ordem alfabtica crescente do ttulo do filme. Vamos explicar agora qual o procedimento que voc dever tomar para excluir um registro da tabela em uso. Vamos imaginar que queremos excluir o filme "ROCKY V". Proceda ento da seguinte forma: 1. Clique sobre qualquer campo que compe o registro do filme "ROCKY V". 2. Clique sobre o boto de ao "EXCLUIR REGISTRO", representado na figura ao lado: 3. Neste ponto, ser exibida uma mensagem, solicitando que voc confirme ou volte atrs na idia de excluir este registro, conforme mostra a figura a seguir (obs.: Na tela do seu micro, quando a pergunta for apresenta, o registro j ter sido apagado, porm caso voc no confirme a opo, ele voltar a aparecer na sua grade):
4. Confirme a operao e veja como ficou a sua tabela, o registro do filme "ROCKY V" j no existe:
Pgina : 19
Agora, vamos imaginar uma outra situao, voc quer visualizar apenas as fitas adquiridas no dia 05/01/00. O processo muito simples: 1. Clique no campo de um registro qualquer que tenha a data da compra igual 05/01/00; 2. Clique no boto de ao "FILTRAR POR SELEO", representado pela figura abaixo: 3. Observe como ficou a sua tabela:
Agora, que voc j visualizou a sua tabela, aplicando o filtro por seleo, vamos retirar o filtro e voltar a exibir todos os registros de nossa tabela: 1. Clique no boto "REMOVER FILTRO", representado na figura ao lado: Aps clicar neste boto, a sua tabela volta a exibir todos os registros, como mostra a figura a seguir:
Pgina : 20
O Access 2000 tambm lhe proporciona a possibilidade de realizar uma verificao ortogrfica na tabela em uso, para isso, basta clicar sobre o boto de ao da "CORREO ORTOGRFICA", representado pela figura ao lado: Ao clicar sobre o mesmo, quando o Access 2000 encontrar uma palavra que ele considera errada, ser ento apresentada a seguinte janela:
Na janela vista acima, voc poder substituir a palavra errada por uma relacionada nas sugestes, bastando para isso, clicar na palavra do quadro sugestes e em seguida sobre o boto "alterar". Ignorar uma palavra que o Access considere errada, como o caso de palavras em ingls, etc... Basta observar atentamente as opes que o Access lhe oferece enquanto faz a correo ortogrfica. Desta forma voc poder minimizar ou at mesmo acabar com todos os erros de digitao de sua tabela. No nosso caso, estamos com poucos registros, o que facilita a navegao pela tabela. Mas vamos imaginar que voc tenha 30000 registros em sua tabela, e o cursor ( ou pointer de registro ), esteja posicionado no primeiro registro. Como fazer para incluir um novo registro? Teremos que rolar a tabela at a pgina que contm o ltimo registro para depois clicar sobre o espao reservado para ele? No, nestes casos, basta clicar sobre o boto denominado "INCLUIR REGISTRO", representado pela figura ao lado: Ao clicar sobre o mesmo, automaticamente o cursor ir se posicionar sobre um registro em branco, para que voc possa digitar os novos dados, conforme mostra a figura a seguir:
Um outro fato comum a necessidade de se realizar uma espcie de pesquisa ou busca na sua tabela. Por exemplo, temos mais de 2000 filmes catalogados, e quero saber os detalhes do filme "CENTRAL
Pgina : 21
DO BRASIL". Porm no temos nem idia do registro em que o mesmo se encontra, para que possamos ir at o mesmo com o auxlio das barras de rolagem. Neste caso, nos utilizamos de uma ferramenta denominada "LOCALIZAR", representada pelo boto que est exibido no grfico ao lado: Ao clicar sobre o mesmo, ser apresentada a seguinte janela:
1. Primeiramente, na caixa de edio "LOCALIZAR", voc dever digitar o contedo a ser procurado, como por exemplo o ttulo "CENTRAL DO BRASIL". Mas caso voc no tenha certeza do nome completo do filme, ou por exemplo, do nome completo do ator do filme, poder digitar apenas uma parte do mesmo, como por exemplo "CENTRAL DO". 2. Depois na caixa de seleo denominada "EXAMINAR", voc ir definir se a pesquisa se dar apenas no campo "CODIGO DA FITA" ( ele foi apresentado, pois o cursor estava justamente neste campo quando solicitada a busca ), ou se deseja procurar pela tabela inteira. Neste caso, selecione que a busca seja realizada na "TABELA FITAS DE VIDEO PARTICULAR". 3. Em coincidir, voc poder decidir se quer pelo "CAMPO INTEIRO, QUALQUER PARTE DO CAMPO ou PELO INICIO DO CAMPO". Quando temos certeza de que digitamos o nome completo e correto a ser pesquisado, poderemos especificar "CAMPO INTEIRO", caso contrrio aconselhvel que se pea "QUALQUER PARTE DO CAMPO". 4. Na caixa de edio "PESQUISAR", selecione se dever pesquisar "TUDO", ou seja, todos os registros da tabela, "ACIMA", ou seja, apenas os registros que esto acima do registro que contm o cursor ou ainda "ABAIXO", ou seja, apenas os registros que esto abaixo do registro que contm o cursor. Na maioria dos casos se aconselha "TUDO". 5. Aps configuradas estas opes, basta que voc clique sobre o boto "LOCALIZAR PRXIMA", ser ento exibida a seguinte janela:
Pgina : 22
Observe que o Access lhe oferece o registro encontrado de acordo com os dados passados, o mesmo se encontra em destaque ( conforme voc pode observar na figura acima ). Caso voc j tenha encontrado o registro desejado, basta clicar em "CANCELAR". Caso contrrio, clique novamente no boto "LOCALIZAR PRXIMA", observe o que ir acontecer na figura seguinte:
Como na nossa tabela no existiam mais filmes com o ttulo "CENTRAL DO BRASIL", o Access informa que no foi possvel encontrar mais nenhum item descrito na janela de pesquisa. Basta agora voc clicar no boto de OK que se encontra dentro do quadro de aviso, e em seguida clicar sobre o boto de <CANCELAR>, que se encontra na janela de busca. Nesta apostila voc teve uma viso geral dos recursos bsicos para a manipulao de dados no Access 2000. Na prxima apostila iremos estudar outros recursos.
Pgina : 23
Pgina : 24
Nesta etapa do curso, iremos aprender a construir formulrios e relatrios com o uso do Access 2000 e seus assistentes, para depois desenvolvermos algo mais complexo. Antes iremos definir o que so formulrios e relatrios. Formulrio - janela do Windows responsvel pela manipulao dos dados de uma ou mais tabelas. Relatrio - como o prprio nome diz, nos traz a possibilidade de gerar impresso dos dados da(s) tabela(s), sendo construdo de forma rpida quando se usa assistentes. Para iniciarmos o nosso estudo sobre construo bsica de formulrios e relatrios, primeiramente abra o banco de dados AULA, gerado nos mdulos passados. Aps a abertura do mesmo, ser apresentada a seguinte janela na tela do seu micro:
Primeiro, vamos aprender a trabalhar com formulrios, atravs do uso do assistente de criao de formulrios. Siga os seguintes passos. 1. Clique sobre a guia FORMULRIOS; 2. N a janela que se abre, selecione a opo CRIAR FORMULRIO USANDO O ASSISTENTE. Em seguida, clique no boto de ABRIR, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 25
3. Neste ponto, ser gerada a primeira tela do Assistente, conforme mostra figura abaixo. Na caixa de seleo TABELAS/CONSULTAS, voc dever selecionar a tabela que fornecer as informaes necessrias construo do novo formulrio, ou seja, os campos que sero manipulados no mesmo. Neste caso, selecione a tabela "FITAS DE VIDEO PARTICULAR", que a nica tabela do nosso banco de dados. Agora, observe mais abaixo, que so listados em uma caixa os CAMPOS DISPONVEIS. Na mesma, voc dever selecionar os campos que faro parte deste formulrio, e aps selecionado, clicar no boto de transferir, representado por um boto de ao com o sinal de maior ( > ). Observe que o campo selecionado transferido para a caixa denominada "CAMPOS SELECIONADOS", que contm os campos que sero manipulados no formulrio que est sendo gerado. Selecione todos os campos.
4. Aps ter selecionado todos os campos de nossa tabela, seu formulrio ficar parecido com o que segue na figura abaixo:
Pgina : 26
5. Clique em avanar, para seguir ao prximo passo da configurao do sistema, e ser apresentado a seguinte janela:
Pgina : 27
6. Na janela exibida anteriormente, voc dever estipular o Lay-Out, ou seja, a disposio dos campos selecionados no novo formulrio. No nosso caso, selecionamos o modo COLUNA, e em seguida clique em <AVANAR>;
Pgina : 28
7. Na janela exibida no grfico acima, o Access est lhe dando a oportunidade de escolher o estilo do formulrio, que dar ao mesmo uma aparncia mais profissional. No nosso caso, selecionamos o modelo INTERNACIONAL. Aps selecionado o mesmo, clique em < AVANAR >. Ser ento exibida a seguinte janela:
8. Nesta ltima etapa do Assistente, voc dever dar um nome para o formulrio. No nosso caso, digitamos "CADASTRO DE FITAS DE VIDEO", e este nome dever ser digitado na caixa de edio denominada "QUE TTULO VOC DESEJA PARA SEU FORMULRIO". Depois voc poder automaticamente exibir o formulrio pronto para a manipulao de informaes, ou ento alterar a estrutura do mesmo. No nosso caso, como estamos iniciando os estudos de criao de formulrio, iremos deixar marcada a opo "ABRIR O FORMULRIO PARA VISUALIZAR OU INSERIR INFORMAES". Voc ainda pode solicitar que seja exibido um arquivo de ajuda, quando voc estiver operando em seu formulrio. Agora, basta clicar em concluir, e ento ser apresentada a seguinte janela na tela do seu micro:
Pgina : 29
Observe que no final da janela do formulrio, voc tem uma barra de navegao pelos registros, que tem a seguinte finalidade:
O primeiro boto de ao, indica que voc dever retornar o ponteiro da tabela para o primeiro registro. O segundo boto, faz com que o ponteiro da tabela retorne apenas um registro. Na janela onde apresentado o nmero 1 est sendo exibido o nmero do registro. No terceiro boto, quando pressionado, o ponteiro da tabela pula para o prximo registro. No quarto boto, quando pressionado, o ponteiro da tabela pula para o ltimo registro. O quinto e ltimo boto, quando pressionado, o Access abre um novo registro para a insero e digitao dos dados. O nmero 8, neste caso, exibe o total de registros da tabela. Quando voc quiser fechar a tabela, basta clicar no boto de Fechar, representado pela letra (X), que est disposto na parte superior direita da janela. Quando fechar o formulrio, sua janela ter o seguinte aspecto:
Pgina : 30
Observe que na guia FORMULRIOS, j consta o formulrio criado e denominado "CADASTRO DE FITAS DE VIDEO". Todas as vezes que voc quiser abrir o formulrio, basta abrir o banco de dados, em seguida selecionar a guia "FORMULRIOS", clicar sobre o formulrio a ser aberto, que se encontra listado na diviso da direita da janela, e em seguida clicar sobre o boto de ABRIR.
A construo de relatrios muito similar construo de formulrios. Vamos criar um relatrio para listar os registros do nosso cadastro de fitas. Para isso, proceda da seguinte forma: 1. Selecione a guia RELATRIOS; 2. Observe que na diviso da direita de sua janela, aparece a opo CRIAR RELATRIO COM O USO DE ASSISTENTE. D um duplo clique nesta opo; 3. Na primeira janela do assistente, assim como no assistente de formulrio, voc dever selecionar a tabela e os campos que sero exibidos no relatrio. Aps esta seleo, clique no boto <AVANAR>, que se encontra no final da janela do assistente; 4. A segunda etapa do assistente de relatrio, j um pouco diferente. Voc poder solicitar um separador de grupo de relatrio. Exemplo: Voc quer separar os filmes pelas datas nas quais os mesmos foram adquiridos, ou ainda, separar o relatrio por sees agrupadas pelo valor de aquisio. Vamos agrupar pelo valor das fitas, neste caso, o campo que ir servir de nvel de grupo, o campo "VALOR". Selecione o mesmo na caixa de seleo denominada ":VOC DESEJA ADICIONAR NVEIS DE GRUPO?", e em seguida, clique no boto de transferncia, posicionando o mesmo Na folha que representa o relatrio. Ao final desta procedimento. Sua janela ficar como a figura a seguir. Em seguida, clique no boto < AVANAR >.
Pgina : 31
5. Na prxima janela, voc poder escolher um campo para que sirva de indexador, dentro do nvel de grupo, caso o mesmo tenha sido configurado. Neste exemplo, escolhemos o campo "TITULO". No final deste procedimento, sua janela ficar parecida com a que segue na prxima figura. Aps este procedimento, clique no boto de <AVANAR>.
6. Na prxima etapa, voc poder estipular o LayOut do relatrio, ou seja, a forma como as informaes sero apresentadas. Observe como ficar a sua janela, no grfico abaixo. Deixamos marcada a opo default. Em seguida, clique no boto de <AVANAR>.
Pgina : 32
6. Nesta prxima etapa, voc poder selecionar o estilo a ser aplicado, conforme mostra a figura a seguir. Escolha o estilo que mais lhe agrada, e em seguida clique no boto de <AVANAR>.
7. Na prxima etapa, basta clicar no boto CONCLUIR, e seu relatrio ser gerado automaticamente, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 33
Para fechar/abrir o relatrio, s proceder da mesma forma utilizada para fechar/abrir um formulrio. Sempre que voc inserir novos registros, ou alterar algum registro j existente, os dados so automaticamente atualizados no relatrio quando o mesmo for aberto. Voc poder tambm imprimir o contedo do relatrio, bastando para isso, clicar no cone representado pelo desenho de uma impressora. Na prxima etapa do curso, iremos construir um pequeno aplicativo completo em Access, utilizando os recursos j aprendidos bem como descobrir novos recursos.
Pgina : 34
Nesta etapa do curso, iremos aprender um novo e simples recurso do Access, a criao de Menus simples. Os menus na verdade so um formulrio com links para relatrios, formulrios, consultas, tabelas, etc...
Pgina : 35
Os menus do um aspecto profissional a sua aplicao, assim como facilita o acesso aos diversos formulrios da aplicao para usurios com menos experincia no uso do Access. Vamos por exemplo criar um menu que ter como finalidade dar acesso (abrir ) o formulrio de cadastro de filmes e o relatrio de filmes cadastrados. Para isso, antes de mais nada, voc dever abrir o banco de dados "AULA". Com o mesmo em aberto, deixe selecionado qualquer um dos componentes, como por exemplo, FORMULRIOS, conforme mostra a figura a seguir:
Agora proceda da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. Clique na opo de menu FERRAMENTAS; No menu suspenso que apresentado, clique na opo UTILITRIOS DE BANCO DE DADOS; No Sub-Menu que foi aberto, clique na opo GERENCIADOR DO MENU DE CONTROLE; Neste ponto, ser aberta a seguinte janela:
5. Vamos agora editar o menu que o Access est nos oferecendo para a criao. Clique no boto EDITAR. Ser ento aberta a seguinte janela:
Pgina : 36
6. O primeiro passo dar um nome para o menu, trocado o nome default oferecido pelo prprio Access. Para isso, digite o nome do mesmo na caixa de edio denominada "NOME DO MENU DE CONTROLE: ". Aqui, digitamos o contedo "MENU DO SISTEMA"; 7. Para cada opo (link) de menu, voc dever clicar no boto NOVO. Neste ponto, ser aberta a seguinte janela:
8. Na caixa de edio TEXTO, voc dever digitar o nome que ser apresentado como opo de menu. Por exemplo, vamos criar um link (opo) para abrir o formulrio de cadastramento de fitas. Neste caso, digite na caixa de edio em questo o contedo "CADASTRO DE FITAS". 9. Na caixa de seleo "COMANDO", voc dever selecionar um item da lista de aes que devero ser executadas quando selecionado (clicado) neste link (opo de menu). Como queremos abrir o formulrio para manipulao dos registros da tabela de vdeo, devemos ento selecionar a opo "ABRIR FORMULRIO NO MODO DE EDIO". 10. Na caixa de seleo "FORMULARIO", selecione o formulrio que efetivamente dever ser aberto quando clicado nesta opo de menu. No nosso exemplo, o formulrio o "CADASTRO DE FITAS DE VIDEO". 11. A sua primeira opo de menu j foi configurada, basta agora voc clicar sobre o boto de OK. E o controle volta para a janela de edio de pgina de menu de controle, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 37
12. Observe que a opo que criamos nos passos anteriores, j est registrada. Caso voc quisesse alterar qualquer um dos parmetros, basta clicar no boto EDITAR e alterar o(s) dado(s) necessrio(s). 13. Nos falta ainda criar a opo de menu que dar acesso ao relatrio das fitas cadastradas. Para isso, clique em NOVO. Ser ento aberta novamente a janela "EDITAR ITEM DO MENU DE CONTROLE"; 14. Na caixa de edio TEXTO, digite "RELATRIO DE FITAS CADASTRADAS"; 15. Na caixa de seleo COMANDO, selecione "ABRIR RELATRIO"; 16. Na caixa de edio RELATRIO, selecione "FITAS DE VIDEO PARTICULAR". Neste ponto, sua janela dever parecer com a figura que segue:
17. Clique agora no boto de OK. Ser apresentada novamente a janela "EDITAR PGINA DE MENU DE CONTROLE", com as duas opes criadas j configuradas, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 38
18. Caso voc queira excluir alguma das opes de menu criadas, basta selecionar a mesma na caixa de listagem "ITENS NESTE MENU DE CONTROLE", e em seguida clicar sobre o boto EXCLUIR; 19. Caso queira alterar a ordem de exibio das opes em seu menu de controle, basta selecionar a opo a ter sua posio alterada, e em seguida clicar sobre um dos botes "ACIMA" ou "ABAIXO"; 20. No nosso exemplo, o menu est concludo. Agora, basta clicar em fechar; 21. O controle do sistema retorna para a tela principal do Access, conforme mostra a figura a seguir:
22. Observe que o formulrio SWITCHBOARD foi gerado, e quando aberto (basta dar um clique duplo no mesmo), o menu gerado ser executado. D um clique duplo sobre este formulrio e observe como dever ter ficado a sua janela:
Pgina : 39
Seu menu ficou pronto, e caso voc clique sobre a opo CADASTRO DE FITAS, ser automaticamente aberto o formulrio de cadastro. Caso clique sobre a opo RELATRIO DE FITAS CADASTRADAS, ser automaticamente gerado o relatrio das fitas cadastradas, na verdade, os dois formulrios criados nas aulas passadas. O que fizemos, foi gerar um formulrio apelidado de "MENU", que tem um nico objetivo, linkar dois outros formulrios, o que facilita e muito o trabalho de usurios menos experientes e agiliza o trabalho de usurios de todos os nveis. Agora, o mais interessante que voc pode gerar um atalho do menu de controle, para coloca-lo na rea de trabalho do Windows. Assim, sempre que quiser trabalhar com o sistema, no precisa entrar no Access, basta dar um clique duplo sobre o atalho do menu que foi colocado na rea de trabalho do Windows. Para isso, proceda da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. Clique com o boto direito do mouse sobre o cone que representa o formulrio de menu; No menu suspenso que foi aberto, selecione a opo CRIAR ATALHO; Confirme a operao, clicando em OK na janela que foi aberta; Observe a rea de trabalho do Windows, o atalho do menu est l, e dando um clique duplo sobre o mesmo, automaticamente seu banco de dados ser iniciado, seu menu ser aberto e voc ter acesso as opes que ele lhe oferece.
Este processo facilita ainda mais o trabalho de usurios menos experientes. Na prxima etapa. Iremos estudar a criao de tabelas e recursos avanados do Access.
Pgina : 40
Pgina : 41
PERSONALIZANDO FORMULRIOS Nas apostilas anteriores, aprendemos a criar formulrios para a movimentao dos dados na tabela. Porm, conforme voc observou a aparncia do formulrio foi gerada automaticamente pelo prprio Access, e a mesma pode no atender as suas necessidades. Vamos aprender alguns procedimentos bsicos para alterar o visual dos mesmos. Primeiro, abra o banco de dados "AULA', e deixe marcada a guia FORMULRIOS, conforme mostra a figura a seguir:
Conforme voc pode observar no grfico anterior, o formulrio CADASTRO DE FITAS DE VDEO j est selecionado. Clique sobre o boto "ESTRUTURA" da barra de componentes, e ser aberta a seguinte janela:
Pgina : 42
No modo estrutura, a janela do formulrio dividia em trs sees principais: CABEALHO DE FORMULRIO : armazena informaes do ttulo a ser exibido na parte superior do formulrio quando o mesmo estiver aberto; DETALHE : contm os controles que representam os campos de sua tabela e os rtulos, que representam o nome ou a legenda do campo. RODAP DO FORMULRIO : funciona da mesma forma do cabealho, porm as informaes ficam localizadas na parte inferior do formulrio
Observe tambm que temos rguas horizontais e verticais para a orientao da disposio dos diversos componentes constantes do formulrio. Existem outras duas sees que no so visveis e usadas em formulrios avanados, que so elas: CABEALHO DE PGINA; RODAP DE PGINA.
Vamos por exemplo, criar um cabealho para o nosso formulrio. Para isso, o primeiro passo abrir espao na seo "CABEALHO DO FORMULRIO", procedendo da seguinte forma:
Pgina : 43
1. 2.
Posicione o mouse na linha divisria das sees "CABEALHO DO FORMULRIO/DETALHE", at que o ponteiro do mouse se transforme em um "trao com setas nas bases"; Clique com o boto esquerdo do mouse e arraste a seo detalhe um pouco para baixo, conforme mostra a figura a seguir:
Figura 1, observe que ao clicar e arrastar, uma linha divisria e imaginria exibida, para que o usurio tenha uma noo do tamanho da seo "CABEALHO DO FORMULRIO".
Figura 2, a seo do cabealho do formulrio j est criada, e poderemos agora criar rtulos para a mesma, procedendo da seguinte forma: 1. Na barra de ferramentas, selecione o componente RTULO, dando um clique sobre o mesmo. O componente rtulo est circulado no exemplo a seguir:
Pgina : 44
2. Agora, d um clique dentro da rea de cabealho do formulrio. Neste ponto, seu formulrio ter o seguinte aspecto:
3. Observe que foi aberta uma espcie de caixa de edio, na mesma voc dever digitar a expresso que ser apresentada como um rtulo (etiqueta) na rea do cabealho do formulrio. No nosso exemplo, digitamos a expresso "VIDEO LOCADORA X - CADASTRO DE FITAS". Aps digitar esta expresso, seu formulrio ter o seguinte aspecto:
4. Aps terminada a digitao da expresso, basta o usurio digitar a tecla <ENTER>, e seu rtulo de cabealho do formulrio est criado. 5. Aps ter pressionado <ENTER>, o rtulo que foi criado passa a ter o seu meio e extremidades com quadrados que servem para dimensionar o rtulo. Observe a figura a seguir:
Pgina : 45
6. Caso voc queira alterar a cor da fonte que ser exibida no rtulo, basta proceder como em outros aplicativos Office; 7. Caso voc queira mover o rtulo, como por exemplo, mais para o centro do formulrio, basta levar o ponteiro do mouse para o centro do componente, e quando o ponteiro se transformar em uma mo, basta clicar e arrastar, levando o componente para a posio desejada; As vezes, os controles tem o seu tamanho grande demais ou pequeno demais para o tipo de informaes que o mesmo ir receber. No exemplo em questo, o campo "CODIGO DA FITA" muito grande para o contedo que ser digitado no preenchimento do mesmo, podemos ento fazer o seguinte : A) Diminuir o tamanho do controle "CODIGO DA FITA", e para dar um toque diferente ao formulrio, poderamos colocar na mesma linha o cdigo da fita e o ttulo, para isso teramos tambm que aumentar um pouco o tamanho do formulrio. Vamos ento por partes: 1. Primeiro vamos aumentar o tamanho do formulrio, para isso, leve o ponteiro do mouse at a parte lateral direita do formulrio, at que o ponteiro seja transformado em uma seta dupla. Neste ponto, clique e arraste o limite direito do formulrio aumentando o mesmo, conforme mostra a figura a seguir:
Figura 1 : durante o processo de clicar e arrastar, as rguas ficam escuras, e uma linha imaginria acompanha o movimento do mouse. Aps ajustar o novo tamanho, basta soltar o clique do mouse, e sua janela ter o seguinte aspecto:
Pgina : 46
Figura 2 : o formulrio aqui j possui uma nova dimenso (tamanho). 2. Vamos diminuir o espao fsico do controle "CODIGO DA FITA", para isso inicie o processo dando um clique sobre o componente. Neste momento, sua tela ter o seguinte aspecto:
3. Observe que o controle "CODIGO DA FITA" est cercado por quadrados de seleo, agora, como queremos diminuir o seu espao fsico, basta clicar com o boto esquerdo do mouse sobre o quadro central do lado esquerdo e sem soltar o clique do mouse, arrastar com o sentido de diminuir o tamanho do mesmo. Neste ponto, seu formulrio ter o seguinte aspecto:
4. Acabamos de ajustar o tamanho do controle "CODIGO DA FITA", nosso prximo passo transferir o controle e rtulo "TITULO" para a mesma linha do controle e rtulo "CODIGO DA FITA".
Pgina : 47
5. Selecione o controle e o rtulo "TITULO" dando um clique simples sobre o mesmo. Neste ato, ambos tero os quadrinhos de seleo; 6. Leve o mouse para o centro do controle/rtulo, at que o mesmo se transforme em uma mo, clique com o boto esquerdo do mouse e arraste os controles para a linha superior, procurando manter um alinhamento igual ao do cdigo da fita. Neste ponto, seu formulrio ter o seguinte aspecto:
7. Porm observe que os componentes que esto abaixo ficaro muito distantes, procedendo da mesma forma vista at o momento, alinhe os componentes "ATORES / VALOR / DATA DA COMPRA", posicionando os mesmos um pouco mais acima. Neste ponto, seu formulrio ter o seguinte aspecto:
DICA : para que voc no precisar selecionar e arrastar componente/rtulo de forma individual, j que neste caso todos sero levados um pouco para cima, clique sobre o componente ATORES, em seguida pressione a tecla <SHIFT> e clique sobre os demais componentes, quando voc for arrastar os mesmos para a nova posio, ir perceber que todos sero levados simultaneamente. Salve as alteraes realizadas at o momento e em seguida, feche o modo estrutura e abra o formulrio para que voc possa verificar as alteraes realizadas. Seu formulrio dever ter o seguinte aspecto:
Pgina : 48
IMPORTANTE : Para mover um controle e seu rtulo em um formulrio de modo que os dois sejam deslocados simultaneamente, selecione o controle, aponte para a borda do controle e arraste a mo aberta e preta que aparecer. Para mover um controle de forma independente do seu rtulo, selecione o controle, aponte para a grade ala do canto superior esquerdo do controle e arraste a mo preta com o dedo indicador apontado. Para alinhar os controles, ao invs de perder tempo para o ajuste manual, poder usar o comando ALINHAR do menu FORMATAR, utilizando-se como referncia as margens esquerda, direita, superior e inferior. Para alinhar o texto dentro de um controle ou rtulo, selecione o controle ou rtulo e clique em um dos botes de alinhamento da barra de ferramentas formatao.
Uma outra forma de personalizar o seu formulrio est na possibilidade de realar os dados/informaes de acordo com a sua necessidade. Para isso, voc tem as seguintes ferramentas:
Vamos por exemplo, alterar a cor da fonte e a transformar a mesma em negrito, para todos os controles e rtulos (caso queira um rtulo ou controle com uma cor especial, basta selecionar o mesmo de forma independente), para isso, proceda da seguinte forma: 1. Abra novamente o formulrio em seu modo estrutura; 2. Selecione todos os controles e rtulos, neste ponto, seu formulrio ter o seguinte aspecto:
Pgina : 49
3. Agora, altere a cor da fonte, clicando sobre a seta esquerda do boto de comando "COR DO PRIMEIRO PLANO/FONTE", representado pela letra A sublinhada, e na janela de cores que se abre, selecione a cor "VERMELHA", conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 50
4. Agora, na caixa de seleo do tipo da fonte, selecione a "MODERN", conforme mostra a figura a seguir:
5. Selecione o estilo de fonte "Negrito"; 6. Salve as alteraes efetuadas no formulrio, feche o modo estrutura e abra o formulrio. O mesmo dever estar conforme mostra a figura a seguir:
Desta forma, e com um pouco de criatividade, voc poder dar um toque diferente aos formulrios que so gerados pelo Access. A forma de se trabalhar com a estrutura de formulrios muito similar.
Pgina : 51
Pgina : 52
Ns j utilizamos o assistente para gerar relatrios, porm existe uma outra funo de assistente muito interessante e til, a gerao de etiquetas. Vamos neste exemplo, gerar etiquetas com os nomes dos filmes e seus respectivos cdigos. Se tivssemos um cadastro de clientes por exemplo, poderamos emitir etiquetas de endereamento. 1. Abra o banco de dados "AULA", conforme demonstrado nas primeiras aulas; 2. Selecione o cone "Relatrios"; 3. Clique no boto NOVO, que aparece circulado na figura a seguir, e neste ponto, ser aberta a janela "NOVO RELATRIO";
4. Clique sobre a opo "ASSISTENTE DE ETIQUETA", e em seguida , selecione a tabela que ir dar origem s etiquetas (FITAS DE VIDEO PARTICULAR) e clique no boto de <OK> que se encontra no final da janela do "NOVO RELATRIO";
Pgina : 53
5. Ao clicar no boto de <OK>, ser exibida uma janela onde voc dever selecionar o tipo de formulrio de etiqueta como por exemplo, uma ou duas colunas, e o tamanho de cada etiqueta. Aps selecionar esta opo, que dever estar de acordo com o modelo de etiqueta que voc adquirir, clique no boto <AVANAR>; 6. Em seguida, na prxima caixa de dilogo, selecione a aparncia do texto, ou seja, a fonte que ir servir de base para a impresso dos dados, e clique em <AVANAR> quando configurado; 7. Em seguida, ser exibida uma janela, onde voc dever selecionar os campos que iro servir para a impresso das etiquetas, com base nos registros de sua tabela; 8. Agora, basta concluir o procedimento, selecionando um ttulo para o relatrio e em seguida executar o mesmo. PGINAS DE ACESSO A DADOS Voc necessita disponibilizar os dados de sua tabela para pesquisa atravs de uma INTRANET ou at mesmo pela INTERNET, para isso, voc dever criar as pginas de acesso a dados. As mesmas so geradas atravs de formulrios codificados com a linguagem HTML, para que possam ser exibidas por meio de um browser. Para isso, vamos transformar a nossa tabela de fitas particular em uma pgina de acesso a dados. Proceda da seguinte forma: 1. Abra o banco de dados AULA, caso o mesmo ainda no esteja em aberto; 2. Deixe selecionada a guia "PESQUISA"; 3. Clique na opo de menu "ARQUIVO" ... "NOVO". Neste ponto ir surgir a seguinte janela:
Pgina : 54
4. Selecione a opo PGINA DE ACESSO A DADOS, e em seguida clique no boto de <OK>; 5. Ir surgir uma janela denominada "NOVA PGINA DE ACESSO A DADOS", na mesma, selecione a opo ASSISTENTE DE PGINA", e na caixa de combinao "ESCOLHA A TABELA OU CONSULTA DE ONDE OS DADOS DE OBJETO VEM", selecione a tabela "FITAS DE VIDEO PARTICULAR"; 6. Na prxima caixa de dilogo, voc dever selecionar os campos que sero exibidos na sua pgina de acesso a dados, caso queira todos, basta clicar no boto >>. 7. As prximas caixas de dilogo so padro, e clique sempre em AVANAR; 8. Em seguida, d um nome para sua pgina de acesso a dados, e a mesma ser concluda. Como padro, o Access permite que voc inclua registros no banco de dados por meio de uma pgina de acesso a dados, porm a maioria destas pginas de acesso tem apenas o objetivo de permitir acesso pesquisa e no a alteraes nas tabelas exibidas. Vamos ento realizar algumas mudanas na mesma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Abra a pgina gerada no modo estrutura; Clique com o boto direito do mouse no controle do cdigo da fita; No menu suspenso que foi exibido, selecione a opo PROPRIEDADES; Na janela que se abre, selecione a guia "OUTRA"; Clique na caixa de seleo READ ONLY; Clique no boto de sete e em seguida selecione TRUE na lista suspensa; Deixando a caixa de dilogo aberta, selecione um controle de cada vez, e defina as suas respectivas propriedades como TRUE;
Pgina : 55
8. Feche a janela de Propriedades; 9. Ainda no modo de estrutura, selecione a barra de ferramentas de navegao e selecione o comando PROPRIEDADES no menu EXIBIR; 10. Selecione a guia OUTRA; 11. Altere para FALSE a propriedade SHOWNEWBUTTON, assim estaremos removendo o boto de novo registro; 12. Altere para FALSE a propriedade SHOWDELBUTTON, para ocultar o boto de excluso; 13. Altere para FALSE a propriedade SHOWSAVEBUTTON; 14. Altere para FALSE a propriedade SHOWUNDOBUTTON; 15. Agora, apenas os botes de navegao estaro habilitados; 16. Salve as modificaes realizadas at o momento. Para abrir esta pgina de acesso a dados em um navegador, basta iniciar o seu navegador INTERNET, e em seguida, apontar o endereo para a pasta e o nome da pgina de acesso a dados que possui uma extenso HTML.
Pgina : 56
At o momento foram criadas estruturas e componentes de banco de dados de forma independente, sem relao ou estrutura avanada. Nosso prximo passo a criao de banco de dados relacionais. Existem diversas formas de se criar banco de dados, porm umas mais eficientes e seguras do que outras. O relacionamento de banco de dados fundamental para o bom desempenho de qualquer aplicao que os use, implicando diretamente nos seguintes pontos: 1. Maior velocidade na localizao de registros e dados de pesquisa; 2. Menor espao ocupado em disco; 3. Menor esforo de programao. Imagine um sistema de vdeo locadora. Basicamente temos duas tabelas: Tabela de Clientes; Tabela de fitas de vdeo catalogadas. Estas duas tabelas trabalham de forma totalmente independente? A resposta simples, para um controle total da locadora no! Mas o porque?
Pgina : 57
Se temos clientes e fitas para locar, automaticamente queremos controlar com que cliente cada fita est, quando foi locada, etc... Para isso, teramos uma terceira tabela, denominada "MOVIMENTO", na qual teramos o movimento da locadora. Agora vem uma pergunta: Para cada fita locada de um cliente, necessito digitar o nome dele? Caso este processo for realizado de forma manual, voc encontraria os seguintes problemas: 1. Se o cliente voltar trs vezes por dia, voc ter que digitar o seu nome trs vezes por dia, 90 vezes por ms. 2. Isto implica em uma margem de possvel erro de digitao muito grande, como por exemplo um nome completo, como PAULO MATUSZEWSKI, voc seria capaz de digitar este nome noventa vezes de forma idntica? Pois caso erre uma nica letra, em uma busca a resposta no seria confavel, visto que a busca exata. 3. Ocuparia um espao muito grande no disco. 4. O tempo de processamento do registro de locao seria muito longo. E poderamos escrever mais uns 5 itens com as desvantagens do sistema totalmente manual e independente das tabelas da locadora. Vamos ver de forma prtica. O Cliente PAULO MATUSZEWSKI decidiu locar a fita "CENTRAL DO BRASIL". Em uma tabela de movimento, teramos basicamente que digitar os seguintes dados: Data Nome Endereo Telefone Fita Tipo Taxa Data Vl. Pago Devoluo 28/02 Paulo Av. 3296154 Central Drama 2,00 Em aberto Em aberto Vitria do Brasil Rgia Alm dos problemas citados anteriormente, vamos citar alguns de forma tcnica: Uma srie de informaes so repetidas, como citados anteriormente. Toda vez que PAULO alugar uma fita, ter que digitar seu nome, endereo e telefone. Toda vez que algum for alugar o filme CENTRAL DO BRASIL, voc ter que digitar novamente o ttulo, valor do aluguel, etc... O banco de dados ir crescer de forma muito rpida, a medida que voc armazena por diversas vezes as mesmas informaes. No mundo do banco de dados, esse processo chamado de REDUNDNCIA. Se voc excluir um registro, poder tambm excluir informaes que deveria manter. Exemplo, o PAULO no mais associado, e se voc excluir o mesmo do sistema, no poder o fazer sem destruir o seu histricos e automaticamente o histrico da locadora. Esse processo no mundo do banco de dados denominado ATUALIZAO DE ANOMALIA; A soluo para os fatos citados anteriormente tem um nome. Este processo denominado "NORMALIZAO". Segue abaixo as principais regras para se utilizar este sistema: 1. MANTER AS INFORMAES COMPARTIMENTALIZADAS
Pgina : 58
Em um banco de dados comum a necessidade de classificao e recuperao de informaes de vrias formas e seguindo critrios diferenciados. Para isso, existe a necessidade de se separar itens individuais de informaes e disponibiliz-los em campos distintos. Essa regra simples e muito bvia. Porm poucas pessoas a utilizam. Exemplo: Se voc j criou tabelas para um determinado fim, e nas mesmas existia um campo para NOME ( nome do cliente, nome do aluno, etc...) voc criou um nico campo para armazenar o nome ou o dividiu em NOME e SOBRENOME? O certo seria a diviso, pois se existir a necessidade de se ordenar a tabela pelo campo de Sobrenome, como o fazer se no o tenho de forma individual? 2. INFORMAES SEPARADAS COM USO DE DETERMINANTES Normalmente qual o critrio que voc utiliza para a criao de tabelas. Se voc respondeu que a faz em torno de um tipo de tema, est correto. Porm, voc acabou de seguir risca a regra de nmero 1, e criou uma tabela contendo vrias informaes divididas em campos, e ainda assim caiu na redundncia. Ai entra o relacionamento propriamente dito, pois teramos a necessidade de criar tabelas separadas e relacionadas (ligadas por um campo em comum). A chave para esta regra de se encontrar um ou mais campos que determinem outros campos. Os gerenciadores de banco de dados, costumam chamar estes campos de determinantes, que se tornam na grande maioria das vezes a chave primria da tabela. E quando saber se um determinado campo determinante de um outro campo? Para isso, faa sempre a pergunta : "SE EU TENHO O VALOR DO CAMPO -A-, SEI O VALOR DO CAMPO -B-?". Vamos citar um exemplo prtico, se eu tenho um controle cadastral de meus funcionrios, e tenho o nmero do CPF em mos, tenho como saber o NOME do funcionrio? A resposta sim, pois o CPF um nmero nico e exclusivo de um nico funcionrio. Agora vamos inverter a pergunta, se eu sei o nome do funcionrio sei o nmero de seu CPF? A resposta no, pois podemos ter dois funcionrios chamados "JOO DA SILVA", e com certeza eles no tem o mesmo nmero de CPF. 3. MOVER DEPENDNCIAS PARCIAIS PARA UMA TABELA VINCULADA Voltando ao exemplo da locadora, se a mesma possuir 10 cpias do filme "CENTRAL DO BRASIL", de que forma voc dever manter o registro das mesmas. E como saber das 10, quais esto alugadas e na locadora? A resposta mais rpida com certeza seria, incluir um campo cdigo da fita e cadastrar 10 vezes o filme com cdigos diferenciados. Porm existiriam os seguintes problemas nesta transao: Voc teria 10 registros de um mesmo filme; Se a locadora adquirir cpias do filme em datas diferentes, o funcionrio que registrou a primeira compra de 2 unidades poderia classificar o filme como DRAMA, e o funcionrio que registrou a segundo compra, poderia registrar o filme como ROMANCE.; Esse tipo de problema seria solucionado com a regra 3, ou seja, voc mesmo dever manter campos parcialmente dependentes em uma tabela e vincular a tabela a que pertencem a qualquer tabela relacionada usando uma chave estrangeira. A chave estrangeira permite que voc pesquisa informaes na tabela relacionada sem ter que repeti-la. Relacionamentos
Pgina : 59
Quando falamos em relacionamentos, podemos citar trs tipos dos mesmos: Um para muitos: um registro que exclusivo em uma tabela pode ter muitos registros correspondentes na outra tabela. Um para um: um registro que exclusivo em uma tabela tambm exclusivo na outra tabela. Muitos para muitos: um registro que exclusivo em uma tabela pode ter muitos registros correspondentes na outra tabela e vice-versa. As terminologias mais usadas em banco de dados relacionais so: Relao : informao sobre um nico assunto, tal como clientes, pedidos ou empregados. Uma relao, em geral, armazenada como uma tabela num sistema de gerenciamento de banco de dados relacional. Atributo : uma informao especfica sobre um assunto, tal como o endereo de um cliente ou o salrio de um empregado. Um atributo armazenado normalmente como uma coluna de dados ou um campo numa tabela; Relacionamento : a forma como as informaes de uma relao se relacionam com as informaes de outra relao. Associao : o processo de vincular tabelas ou consultas em tabelas por meio dos valores de seus dados relacionados. Voc cria relacionamentos entre tabelas para ter a possibilidade de associar as informaes de mais de uma tabela em consultas, formulrios, etc... O relacionamento, se forma por meio do nivelamento do campo de chave primria de uma tabela "X" com o campo de chave estrangeira de uma tabela "Y". O Access possui um mtodo denominado integridade referencial para garantir que os valores de campo combinem, em um dos tipos de relacionamento citados anteriormente. Exemplo, em uma escola de Informtica, queremos acompanhar a nota do aluno ms a ms, de forma simples e objetiva, temos as seguinte tabela: TABELA ALUNO, onde temos os campos: CODIGO DO ALUNO NOME SOBRENOME TABELA DE NOTAS, onde temos os campos: CODIGO DO ALUNO NOTA MS AVALIAO ANO AVALIAO Construa essas tabelas no Access, conforme mostram os grficos a seguir:
Pgina : 60
Pgina : 61
Observe que o campo que ir servir de relacionamento ( CODIGO DO ALUNO), tem o mesmo formato nas duas tabelas. Agora vamos incluir alguns registros na tabela de alunos, conforme mostra a tabela a seguir:
O prximo passo criar o relacionamento da tabela de alunos com a tabela de notas, para que possamos criar uma CONSULTA, onde ao digitar o cdigo do aluno, seja apresentado automaticamente seu nome e basta para o usurio digitar a sua nota, ms e ano respectivo. Para criar relacionamentos, proceda da seguinte forma: 1. Clique na opo de menu "FERRAMENTAS"; 2. No menu que foi aberto, clique na opo "RELACIONAMENTOS". Neste ponto, ser exibida a seguinte janela:
3. Clique sobre o nome ALUNO, na guia TABELAS e clique em adicionar, e em seguida, clique sobre o nome NOTA na guia TABELAS e clique em adicionar. Neste ponto, sua janela ter o seguinte aspecto:
Pgina : 62
4. Agora, d um clique sobre o campo "CODIGO DO ALUNO" na tabela "ALUNO" e arraste o mesmo at o campo "CODIGO DO ALUNO" na tabela nota e solte o clique. Observe como ficar a sua janela:
5. Observe que automaticamente o Access abriu uma janela para configurar o relacionamento, e ao mesmo tempo, j estabelece o tipo de relacionamento correto para a situao. Clique em criar. Sua janela ficar parecida com a que segue:
6. Observe que o relacionamento foi gerado. Agora, feche a janela de relacionamentos. Vamos gerar a nossa CONSULTA;
Pgina : 63
7. Clique sobre o item CONSULTAS, e em seguida, marque a opo CRIAR CONSULTA NO MODO ESTRUTURA, clicando sobre o boto ESTRUTURA, conforme mostra a figura a seguir:
8. Ao clicar sobre esta opo, ser apresentada a seguinte janela:
9. Agora, adicione a nossa consulta as tabelas ALUNO e NOTA. Observe como ficou a sua janela:
Pgina : 64
10. Nosso prximo passo arrastar os campos que esto no quadro das tabelas, para a grade localizada logo abaixo dos mesmos. Arraste os campos nesta ordem: CODIGO DO ALUNO (TAB. NOTA); NOME (TAB. ALUNO); NOTA (TAB. NOTA); MS AVALIACAO (TAB. NOTA); ANO AVALIACAO (TAB. NOTA).
11. Aps isso, sua consulta ter o seguinte aspecto:
12. salve a consulta com o nome de INCLUI NOTAS, e feche o modo de estrutura. 13. Ainda na guia de consultas, clique sobre a opo INCLUI NOTAS e clique em abrir, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 65
14. Aps isso, ser aberta uma planilha para a digitao de dados. No primeiro registro, digite o cdigo 2 no campo "CODIGO DO ALUNO" e pressione a tecla <TAB>. Observe que automaticamente o nome do aluno ser exibido. Isso se deve ao relacionamento. Inclua em seguida uma nota, ms e ano qualquer. Sua janela ficar como a que segue:
15. Vamos agora imaginar a seguinte situao. Voc foi digitar as notas do aluno "3", porm errou na hora de digitar o cdigo, e digitou 33. Este aluno existe? Digite 33 e pressione TAB. Observe a mensagem que ser exibida na tela de seu micro:
Pgina : 66
16. Observe que o registro no aceito, pois as tabelas esto relacionadas e no existe o aluno "33". Esta uma das vantagens do relacionamento, voc diminui a margem de erros. Como exerccio para o que acabamos de estudar, tente criar um esquema de tabelas de possam controlar de forma bsica os clientes, fitas catalogadas e movimento em uma vdeo locadora. Na prximo apostila, iremos mostrar a maneira que achamos ser a mais correta para a situao e voc poder comparar a sua lgica na estruturao do banco de dados com a nossa lgica.
Pgina : 67
Neste mdulo de apostila iremos estudar um pouco mais sobre relacionamentos. Para isso, iremos gerar um pequeno controle de uma locadora de fitas de vdeo. Iremos comear pela criao do banco de dados, que iremos chamar de "LOCADORA". Crie este novo banco de dados no Access. Em seguida, iremos criar as tabelas de forma simples, como se as mesmas fossem trabalhar de forma independente. Comearemos pela estrutura da tabela de Clientes. A mesma dever ter os seguintes campos: Campo CodigodoCliente Primeiro nome Sobre nome Tipo AutoNumerao Texto Texto Tamanho 15 15 Chave Primria Sim
Pgina : 68
Endereco Bairro Numero Cidade UF Cep Telefone
Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto
30 20 3 20 2 9 15
Sua tabela dever ser chamada de "CLIENTE", e sua tela ficar parecida com o grfico a seguir:
Agora, insira alguns clientes de forma aleatria, para que possamos movimentar os dados da tabela mais adiante. Vamos agora aprender a criar mscaras de edio. No campo CEP por exemplo, podemos criar uma mscara de entrada de dados, onde no ser necessrio digitar o digito separador do CEP. Para isso, selecione o campo CEP, e na caixa de edio MSCARA DE ENTRADA, digite o seguinte: 99999-999 (cinco dgitos zero, barra, hfen e em seguida trs dgitos nove), isso indica que o contedo a ser digitado sero nmeros e que o hfen ser colocado automaticamente. Sua janela ficar parecida como a que segue no grfico a seguir:
Pgina : 69
Vamos agora criar a mscara de entrada do campo de telefone, que seguindo a mesma lgica da mscara anterior, teremos a seguinte: (99999)999-9999. Aps digitada esta mscara no campo em questo, sua janela ficar parecida com o grfico que segue:
Pgina : 70
Sempre que voc desejar criar mscaras de entradas em seus campos, utilize os seguintes smbolos para a configurao das mesmas: Smbolo # L ? A a & C < > ! Ao usado na mscara de entrada Aceita todos os dgitos, sinais de adio e subtrao Exige uma letra para o preenchimento Aceita qualquer letra ou nenhuma letra Exige o preenchimento com letra ou digito Aceita qualquer letra ou digito ou nenhuma letra ou digito Exige um caracter ou espao Aceita qualquer caracter, espao ou nenhum preenchimento Converte as letras que o sucedem em caixa baixa (minsculas) Converte as letras que o sucedem em caixa alta (maisculas) Alinha a entrada na margem direita
Salve a estrutura da tabela de clientes e vamos a criao da tabela de filmes.
Pgina : 71
A tabela de filmes, ter os seguintes campos: Campo Codigo Nome do FIlme Lancamento Classificacao Preco Gnero tipo AutoNumerao Texto Nmero Texto Moeda Texto Tamanho Chave Primria Sim "LCTO, LCTO,
30 Inteiro Caixa de combinao Lista = SUPER NORMAL" 15
Na verdade criamos aqui uma caixa de seleo (lista de seleo), onde o operador poder verificar se o filme um super lanamento, lanamento ou nenhum (normal). Segue abaixo os dois grficos relativos a esta tabela dando nfase a configurao do campo CLASSIFICAO:
Pgina : 72
Observe que o segredo da caixa de listagem est justamente na guia PESQUISA, onde definimos o controle como caixa de combinao, em seguida no tipo de origem da linha especificamos que a mesma ser uma lista de valores e aps isso configuramos esta lista na origem da linha, colocando cada um dos valores constantes desta lista entre aspas e os separamos por ponto e virgula. At o momento, criamos tabelas que normalmente seriam usadas de forma separada, agora iremos colocar em prtica alguns conceitos sobre banco de dados relacionais que vimos no mdulo passado. A primeira regra que vamos aplicar com relao as informaes separadas usando determinantes. Imagine o seguinte, no caso da tabela de filmes, poderemos sem querer cadastrar duas vezes a mesma fita? A resposta sim, e teremos a mesma fita com dois cdigos diferentes. Para evitar isso, teremos que efetuar a seguinte mudana na estrutura de nosso banco de dados: 1. Fazer com que o campo CDIGO DA FITA no seja a chave primria da tabela que passar e estar vinculada aos campos : NOME DO FILME e LANAMENTO, pois assim sendo, o sistema no ir aceitar duas fitas com o mesmo ttulo e ano de lanamento. Para alterar esta estrutura, com a mesma aberta da tabela de filmes, proceda da seguinte forma:
2. Clique sobre o smbolo de chave primria que est no campo CDIGO. 3. Observe que o campo est selecionado, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 73
4. Retire a chave primria do mesmo clicando sobre o boto de controle "CHAVE PRIMRIA". Observe que o smbolo da chave foi retirado do lado direito do campo:
5. O campo "CODIGO" parece no ter mais sentido em nossa tabela, por isso, vamos excluir o mesmo. Para isso, basta pressionar a tecla <DELETE> com o mesmo selecionado; 6. Agora, clique sobre o campo "NOME DO FILME" e arraste at o campo "LANCAMENTO", selecionando os dois:
7. Clique no boto de controle "CHAVE PRIMRIA", observe como ter ficado a sua janela da estrutura da tabela:
Pgina : 74
Agora salve a estrutura da tabela. Porm, acredito que voc deve ter feito a seguinte pergunta: Se a locadora adquirir 10 fitas do filme "CENTRAL DO BRASIL" que teve o ano de lanamento em 1999, no irei conseguir catalogar as 10 fitas da forma que est a tabela! Como resolver este problema? Da entra em ao a regra de mover pendncias parciais para uma tabela vinculada, onde teremos que manter campos parcialmente dependentes em uma tabela e vincular esta a uma outra tabela relacionada usando uma chave estrangeira, que permite a pesquisa de dados na tabela relacionada ao invs de repetir as mesmas. Para isso ento iremos criar a tabela VIDEOS, que ir armazenar o nmero de cpias de cada fita. Para isso, proceda da seguintes forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ainda com a tabela filmes aberta, selecione os dois campos que servem de chave primria; Clique na opo de menu "EDITAR"...."COPIAR"; Feche a estrutura desta tabela salvando as suas alteraes: Agora, crie uma nova estrutura de uma nova tabela: Introduza o primeiro campo denominado "CODIGO DO VIDEO", sendo do tipo NMERO; Defina este como chave primria. Sua tela dever ter o seguinte aspecto:
7. Clique no seletor do campo abaixo do que acabamos de criar para selecionar o mesmo; 8. Neste ponto, sua janela ter o seguinte aspecto:
9. Clique na opo de menu "EDITAR" ... "COPIAR"; 10. Mude o nome do segundo campo para "FILME" e o nome do terceiro campo para "DATA". 11. Salve as alteraes e nomeia esta tabela como VIDEOS.
Pgina : 75
Voc acabou de isolar os campos parcialmente dependentes, porm o sistema ainda no sabe que o campo FILME est relacionado ao campo "NOME DO FILME" e que o campo "DATA" est relacionado ao campo "LANCAMENTO" entre as tabelas FILMES E VIDEOS. Cabe a voc criar o relacionamento entre tais tabelas para que o Access saiba que os campos so correspondentes. Para isso, proceda da seguinte forma: 1. Clique no boto de relacionamentos existente na barra de ferramentas; 2. Neste ponto ser aberta a seguinte janela:
3. Agora clique sobre a tabela FILMES e em seguida sobre o boto ADICIONAR; 4. Clique sobre a tabela VIDEOS e clique sobre o boto ADICIONAR; 5. Clique no boto FECHAR. Sua janela ficar parecida com a que segue:
Pgina : 76
6. 7. 8. 9.
Na caixa filmes, selecione o campo NOME DO FILME; Pressione e mantenha pressionada a tecla SHIFT; Selecione o campo LANCAMENTO; Clique na Seleo, e arraste o contedo para a caixa VIDEOS. Quando voc soltar o clique do mouse, ser apresentada a seguinte janela:
10. Observe que ao lado do campo "NOME DO FILME" da tabela "FILMES", voc tem uma linha em branco, que deveremos relacionar. Clique na mesma e selecione o campo "FILME"; Faa o mesmo ao lado do campo "LANCAMENTO" selecionando o campo "DATA"; 11. Marque a caixa de edio IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL., pois com a mesma marcada, o sistema no permitir a incluso de registros de FILME e DATA na tabela de VIDEOS sem que os valores se encontrem na tabela FILMES, campos "NOME DO FILME E LANCAMENTO respectivamente. Neste ponto, sua janela ter o seguinte aspecto:
12. Feche a janela de relacionamentos e salve as alteraes efetuadas no relacionamento.

Pgina : 77
Nesta etapa do curso aprimoramos um pouco mais a nossa lgica e conhecimentos sobre os relacionamentos e integridade referencial.
Pgina : 78
xyzxyz Nesta etapa do curso iremos criar o relacionamento do tipo MUITOS PARA MUITOS. Imagine o exemplo da vdeo locadora, e queremos controlar os filmes e para quem os mesmos esto alugados. Mas porque este tipo de relacionamento seria MUITOS PARA MUITOS? E a resposta simples, pois um cliente pode alugar vrios filmes e um filme pode ser alugado por vrios clientes. Porm quando criamos um relacionamento muitos para muitos , temos que Ter uma tabela denominada de tabela conexo, que inclui os campos com as mesmas definies dos campos chave-primria das tabelas que do origem ao movimento, neste caso cliente e video. Ento, nosso primeiro passo a criao de uma tabela, que servir como nossa tabela de conexo. Crie a estrutura da mesma, conforme mostra a figura a seguir:
D o nome de LOCADAS a esta tabela e defina todos os campos como sendo CHAVE PRIMRIA, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 79
Nosso prximo passo criar o relacionamento desta tabela com as tabelas VIDEO E CLIENTE. Primeiramente, clique na opo de menu FERRAMENTAS e no menu suspenso que apresentado, selecione a opo RELACIONAMENTOS. Neste ponto, ser exibida a seguinte janela:
Clique com o boto direito do mouse sobre a rea cinza que est livrem e no menu suspenso que apresentado, selecione a opo MOSTRAR TABELA, aps clicar sobre o mesmo, ser apresentada a seguinte janela:
Pgina : 80
Clique sobre o nome LOCADAS e clique em adicionar, clique sobre o nome CLIENTES e clique em Adicionar. Aps concludo este primeiro processo, clique em FECHAR. Sua janela dever estar com o aspecto seguinte:
Pgina : 81
Vamos criar o primeiro vnculo. Clique no campo CODIGO DO VIDEO da tabela VIDEO e arraste o mesmo at o campo VIDEO da tabela ALUGUEL, ser ento exibida a seguinte janela ao final deste processo:
Na janela de configurao de relacionamentos, voc s precisa neste caso, marcar a opo para IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL e em seguida clicar em CRIAR. Clique sobre o campo CODIGOCLIENTE da tabela CLIENTES e arraste o mesmo para o campo CLIENTE da tabela LOCADAS. Aps a finalizao deste processo, ser exibida a mesma janela mostrada na figura anterior, proceda da mesma forma. No final deste processo, sua janela ter o seguinte aspecto:
Pgina : 82
Veja que os relacionamentos so fundamentais ao bom desempenho do seu banco de dados. Quando estamos trabalhando com tabelas relacionadas, poderemos adotar um recurso muito importante para economizar tempo de digitao, o de formulrios multitabelas. Para isso, proceda da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. Clique na guia <FORMULRIOS>; Clique no boto <NOVO>; Selecione a opo ASSISTENTE DE FORMULRIO; Na caixa de seleo denominada ESCOLHA A TABELA OU CONSULTA DE ONDE OS DADOS DE OBJETOS VEM selecione a opo FILMES_TABELA DE REFERENCIA CRUZADA e clique na opo OK, conforme mostra a figura a seguir:
5. Na janela seguinte, na janela TABELAS/CONSULTAS, selecione a TABELA VIDEOS, e transporte todos os campos para serem exibidos, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 83
6. No clique ainda em <AVANAR>. Selecione na caixa de seleo TABELAS/CONSULTAS a tabela VIDEOS, e selecione todos os campos da mesma para serem exibidos, conforme mostra a figura a seguir;
Pgina : 84
7. Agora, voc dever selecionar a forma correta da exibio dos dados, neste caso, deixamos a opo default como configurao, e clicamos em avanar;
Pgina : 85
8. Neste ponto, voc dever selecionar a forma (layout) do formulrio. Selecione a opo que mais lhe agrada e clique em <AVANAR>. Ser ento exibida a seguinte janela:
9. Na janela representada pela figura acima, voc dever selecionar o estilo que mais lhe agrada, clique ento em <AVANAR>. Ser ento exibida a seguinte janela:
Pgina : 86
10. Agora, basta clicar em CONCLUIR. Observe como ficou o seu formulrio:
Na verdade, voc estar trabalhando com duas tabelas simultneamente, porm como a tabela de filmes, est relacionada com a tabela de vdeos, a de vdeos sempre ir exibir os dados relativos ao filme que est selecionado na tabela de filmes, e automaticamente para novos registros ir deixar o campo FILME preenchido automaticamente, economizando assim tempo de digitao e evitando erros de processamento.
Pgina : 87
Esta uma das grandes vantagens de trabalhar com tabelas relacionadas.
Pgina : 88
Nesta penltimo mdulo de apostila do curso de Access 2000, iremos nos dedicar a questo da proteo de banco de dados, que nada mais do que uma forma de proteger os seus dados contra cpias e atribuir senhas de acesso ao mesmo. Existem vrias formas de se proteger o banco de dados, de uma forma geral ou criando grupos de trabalho. A principio, vamos verificar a forma mais simples, definindo uma senha geral de acesso ao banco de dados. Abra o banco de dados locadora, que criamos em exerccios anteriores e proceda da seguinte forma: 1. Com o Access em execuo e sem nenhum banco de dados aberto, selecione a opo de menu ARQUIVO ... ABRIR. Neste ponto ser apresentada a seguinte janela:
2. Selecione com um clique simples, o banco de dados que ir proteger, neste caso o banco de dados LOCADORA, e em seguida, d um clique na seta apontada para baixo que se encontra a esquerda
Pgina : 89
do boto abrir que est na parte inferior direita do formulrio. Observe o menu suspenso que exibido:
3. 4. 5. 6. 7.
Clique na opo ABRIR EXCLUSIVO; Seu banco de dados foi aberto; Selecione agora a opo de menu FERRAMENTAS; No menu suspenso que foi aberto, selecione a opo SEGURANA; No outro menu aberto, selecione a opo DEFINIR SENHA DO BANCO DE DADOS. Neste ponto, exibida a seguinte janela:
8. Na mesma, observe que voc tem duas caixas de edio ( SENHA e CONFIRMAR ). Nestas, voc dever especificar a senha geral do seu banco de dados, digitando a mesma nas duas caixas de edio. A nvel de testes, digitaremos apenas a senha 123. Em seguida, clique no boto Ok; 9. Salve as alteraes do banco de dados; 10. Feche o mesmo; 11. Solicite a abertura deste. Observe que antes de abri-lo, o Access apresentou a seguinte janela:
Pgina : 90
12. Digite algo diferente de 123, e observe a mensagem que o Access gera:
13. Clique em OK e a janela do pedido de senha voltar a aparecer; 14. O banco de dados s ser aberto quando voc digitar a senha correta 123. Este tipo de proteo ideal quando poucas ou at mesmo s voc tem acesso ao banco de dados. Porm quando temos diversos funcionrios em uma empresa, o ideal utilizar o sistema de segurana para mltiplos usurios, oferecido pelo Access. Quando trabalhamos neste sentido, devemos ter em mente duas situaes claras e prprias para este fim : 1. As senhas dos usurios sero divididos em grupos; 2. Existir um grupo principal, denominado grupo do administrador, que ter poderes totais sobre o banco de dados e o grupo de usurios, que ter poderes limitados de uso do mesmo. O arquivo de informaes a respeito dos grupos de trabalho e suas respectivas contas de usurio operam a nvel do programa e no do banco de dados. Quando voc instala o Access, ele cria automaticamente uma espcie de administrador com senha, que tem como base o nome do usurio e o nome da empresa para o qual o Software est registrado. Essa informaes so bvias, e com certeza para termos um sistema de senhas seguro, deveremos alterar esses padres. Para isso, proceda da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. Feche qualquer banco de dados em aberto, inclusive o prprio Access; Execute o Windows Explorer; Abra as pastas ARQUIVOS DE PROGRAMAS/MICROSOFT OFFICE/OFFICE; Localize na mesma o arquivo/atalho ADMINISTRADOR DE GRUPO DE TRABALHO DO ACCESS; 5. D um clique duplo sobre o mesmo, observe a janela que exibida em seguida:
Pgina : 91
6. Segundo as prprias instrues do programa, clique no boto CRIAR. apresentada ento a seguinte janela:
7. Na caixa de edio NOME, digite o seu nome; 8. Na caixa de edio ORGANIZAO, digite o nome da empresa; 9. Na caixa de edio IDENTIFICAO DO GRUPO DE TRABALHO, digite uma senha, sendo que esta poder ter no mximo 20 caracteres alfanumricos. Aqui vamos criar a senha 123456;
Pgina : 92
10. Na janela representa na figura da pgina anterior, est sendo dada a oportunidade de voc alterar o caminho e o nome do arquivo que ir armazenar estas informaes. Aqui, deixamos o nome default. Clique em Ok, ser ento exibida a seguinte janela:
11. Confira todas as informaes e clique em OK; 12. Agora, basta clicar sobre o boto de SAIR, pois o controle do sistema retornou para a primeira janela apresentada nesta sequncia. Agora voc est pronto para criar os grupos de trabalho e seus respectivos usurios. Nossa primeira senha a ser criada, ser no grupo de admisnitradores. Para isso, execute o Access e abra o banco de dados locadora, e siga os passos a seguir: 1. Clique na opo de menu FERRAMENTAS; 2. No menu suspenso que foi aberto, selecione a opo SEGURANA; 3. No menu que foi aberto, selecione a opo CONTAS DE USURIO E GRUPO, ser exibida ento a janela seguinte:
Pgina : 93
4. Na caixa USURIO, clique sobre o boto NOVO, ser ento exibida a seguinte janela:
5. Observe que temos uma janela para a criao de um novo nome com a sua respectiva identificao. Em ambas as caixas de edio, entramos com a palavra gerente. Clique em Ok; 6. Observe que o novo usurio, ficou com poderes do grupo de USURIOS, ou seja, no so poderes ilimitados, o que no nosso objetivo, pois queremos dar todos os poderes ao gerente, sendo assim, teremos que tirar o gerente do grupo USURIOS e passa-lo ao grupo de ADMINISTRADORES. Observe o que citamos aqui na figura a seguir:
Pgina : 94
7. Para tal fim, selecione na caixa GRUPOS DISPONVEIS a opo ADMINSITRADOR; 8. Clique no boto ADICIONAR. Repare como ficou a sua janela:
9. Observe que o usurio GERENTE, ao mesmo tempo o administrador do banco de dados, bem como o usurio do mesmo;
Pgina : 95
10. Agora, deveremos definir uma senha para o usurio GERENTE, para isso, clique na guia ALTERAR SENHA DE LOGON; 11. Na janela exibida, entre com as senhas antiga e nova ( confirmando a mesma) O processo para criar usurios com menores poderes sobre o banco de dados o mesmo. Aps voc criar os usurios e seus respectivos grupos, dever especificar o que cada um poder realizar no banco de dados. Para isso, proceda da seguinte forma: 1. Clique na opo de menu FERRAMENTAS; 2. No menu suspenso que foi aberto, selecione a opo SEGURANA; 3. No menu que foi aberto, selecione a opo PERMISSO PARA USURIOS E GRUPOS. Ser ento exibida a seguinte janela:
4. Na guia PERMISSES, voc ir selecionar o nome do usurio/grupo e em cada tipo de objeto ( TABELAS/CONSULTAS/RELATRIOS, ETC...) ir definir o tipo de operao que o mesmo poder realizar ( Ler estrutura, Modificar estrutura, etc...) 5. Na guia ALTERAR PROPRIETRIO, voc tem como alterar o proprietrio, ou seja, a pessoa que manda sobre cada um dos componentes e tabelas do banco de dados. 6. Em seguida basta clicar em OK e seus sistema de segurana do banco de dados est criado. Ateno : O ideal que este sistema de senhas seja criado atravs da exportao do banco de dados para um novo, pois assim, voc estar criando uma verso de segurana do banco de dados apenas dando poderes de modificao ao proprietrio do mesmo.
Pgina : 96
Pgina : 97
Vamos para nosso ltimo mdulo de apostila do Access. Neste iremos trabalhar com tabelas relacionadas em relatrios. Para isso, iremos exibir um relatrio das fitas catalogadas. Sendo que temos duas tabelas para tal controle, a tabela de vdeos e a tabela de filmes, na qual o objetivo de cada um j foi especificado nas aulas anteriores. Primeiramente abra o banco de dados locadora. E em seguida, selecione a guia RELATRIOS. Nesta, selecione um novo relatrio utilizando-se do assistente, e siga os passos a seguir:
1. Nesta primeira janela, selecione a opo ASSISTENTE DE RELATRIO, e clique em OK, sem selecionar nenhuma tabela ou consulta que iro dar origem aos dados. Ser ento exibida a seguinte janela:
Pgina : 98
2. Na caixa de seleo TABELAS/CONSULTAS, selecione a opo TABELA:FILMES, e selecione todos os campos da mesma (que estaro listados em campos disponveis), e transporte os mesmos para a tabela campos selecionados (na figura acima esta operao j foi realizada). Porm no clique em avanar, selecione agora na caixa de seleo TABELAS/CONSULTAS, a TABELA:VIDEO, e transporte para a caixa CAMPOS SELECIONADOS os campos CODIGO DO VIDEO E DATA, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina : 99
3. Agora, sim, clique em AVANAR, ser ento exibida a janela seguinte:
Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000 100
Pgina :
4. Nesta janela, voc ir definir os grupos principais e de detalhes do relatrio. Neste caso, o cabealho principal, consta os dados gerais do filme e em seguida, todas os vdeos disponveis daquele ttulo. Para isso, selecionamos a opo POR FILMES no quadro COMO VOC DESEJA EXIBIR SEUS DADOS. Clique agora em avanar:
Pgina :
5. Nesta etapa do assistente, poderemos definir se desejamos adicionar um nvel de grupo no relatrio. Poderamos por exemplo, para facilitar a vida de quem iria analisar o mesmo, criar um grupo de GENERO, ou seja, filmes de terror separados dos filmes de ao... Para isso, basta selecionar o campo GENERO e clicar no boto de transporte. Sua janela ficaria com o seguinte aspecto:
6. Agora, clique em AVANAR. Na prxima tela voc poder criar uma espcie de organizao crescente ou decrescente dos dados de cada um dos grupos do relatrio que est sendo montado. Por exemplo, dentro de cada um dos filmes, solicitaramos que os dados fossem exibidos por ordem do CODIGO DO VIDEO, observe como fiaria ento configurada a prxima janela deste relatrio:
Pgina :
7. Clique em <AVANAR>, na prxima janela, voc ir definir o layout do relatrio. Veja a forma como solicitada esta informao:
Pgina :
8. Aps selecionar o tipo de layout do seu relatrio, clique em <AVANAR>. Na prxima janela, voc ir selecionar o estilo a ser aplicado no relatrio, conforme mostra a figura a seguir:
Pgina :
9. Aps selecionar o estilo, clique em AVANAR. Ser ento apresentada a ltima janela do nosso assistente de relatrio, na qual voc dever nomear o relatrio e em seguida clicar sobre o boto CONCLUIR, conforme mostra a figura a seguir:
Como voc observou, muito simples criar relatrios no Access se utilizando dos recursos de relacionamento de tabelas.
Pgina :
Com isso, finalizamos o nosso estudo sobre os tpicos principais do Access. claro que ele tem muito mais a lhe oferecer. Em breve estaremos com um curso de Access Avanado.

Curso Access

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Curso Access

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Ser ento exibida a seguinte janela:

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Codigo da Fita Titulo

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

MANIPULANDO DADOS EM TABELAS ATRAVS DO PRPRIO OBJETO TABELA

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000

Projeto Aprenda em Casa - Mdulo Access 2000