Gua para la creacin de una Intranet Estableciendo directrices

Algunas preguntas iniciales... Una Intranet no es diferente a muchos otros proyectos de la empresa. Sin un plan est destinanada a fracasar. Cuando se inicia la planeacin de una Intranet, nos debemos hacer muchas preguntas, ya que estas sern indicadores del proyecto y ayudarn a establecer las directrices de ejecucin. Hgase las siguientes preguntas antes de iniciar el desarrollo de su Intranet. Examinaremos algunas de stas a medida que avancemos en el Gua para la creacin . 1. Cual es su necesidad de construir actualmente una Intranet? 2. Quienes podrn publicar en la Intranet? 3. Que tipo de contenido podr ser publicado? 4. El contenido ser revisado por alguien en una posicin editorial? 5. Cmo se producir dicho contenido? 6. Existe una estructura que se desee implementar para los documentos HTML? Colores? Esquema? 7. Que asuntos legales rodean a la Intranet? Uso del logo? Problemas de copyright y derechos en general? 8. Quien tiene los derechos sobre el contenido y las aplicaciones? 9. Existe algn tipo de preocupaciones de seguridad para la Intranet? 10.Algn contenido de la Intranet estar abierto para su uso fuera del firewall? 11.Como se desarrollar las pruebas de uso y carga? 12.Que tecnologas estn disponibles internamente para el desarrollo de las aplicaciones de Intranet? 13.Que tipo de herramientas se usarn para la creacin y publicacin de contenido? 14.Como se controlarn las licencias? Se requieren? 15.Se usar contenido multimedia? 16.Cmo ser el impacto de la Intranet en la red y su ancho de banda? 17.Como se monitorear el impacto sobre la red y los servidores? 18.Quien se responsabilizar de el mantenimiento de las copias de seguridad? 19.Como se comunicarn los estndar y directrices a los empleados? 20.Por medio de qu estndar se medir el xito de la Intranet? Quien se aduear del proyecto? A pesar de que un gran porcentaje del desarrollo de Intranets que actualmente se lleva a cabo en las empresas es un esfuerzo solitario e individual de cada departamento, para que realmente haya un impacto en la Organizacin alguien debe estar a cargo. Debe haber una sola persona o departament que tenga la palabra final(o al menos haga las sugerencias finales) sobre el contenido, la tecnologa y las estrategias. Con direccin y estructura, la Intranet podr volverse controlable y con una lnea de accin clara, brindando ms retorno a la Organizacin.

Muchas veces ste lder o "dueo" es un ejecutivo lder, un grupo gestor o un comit directivo. Defina desde donde vendr el liderazgo dentro de su Organizacin y quien dirigir el balance entre el desarrollo creativo y el control organizacional. Parmetros y principios bsicos Muchas compaas comienzan el viaje a la Intranet sin un horizonte claro, sin saber hacia donde van o porqu. Unos kilmetros ms all, y la compaa tendr algunos miles de pginas que no muestran ningn retorno real para la empresa. Ya que no hay muchos fanticos de las trilladas "Misin" y "Visin", por lo menos debera haber un derrotero establecido o por lo menos una declaracin de para qu se est construyendo la Intranet. Estos elementos definirn el propsito de la Intranet y cmo se lograrn las metas. Modelo econmico para la Intranet Como interactuarn los departamentos con los sistemas corporativos para crear contenido o aplicaciones para la Intranet? Se desarrollar internamente o por outsourcing? Se requerir la compra de servidores o se comprar espacio en un proveedor de Intranets? Las decisiones acerca del modelo de desarrollo deben ser tomadas para tener una perspectiva econmica de los costos de la Intranet. En muchas organizaciones los proveedores de stas soluciones estn el departamento de informtica, aun cuando es creciente el nmero de empresas que se inclinan por los servicios de outsourcing y hosting externo. Por ello, existen varias tendencias a cmo distribuir el prespuesto de las Intranets: cada departamento pagar (internamente o por outsourcing) el desarrollo de su contenido y aplicaciones, o un ente central lo contratar. Estas decisiones varan sustancialmente de empresa a empresa, pero definitivamente es necesario definir alguno que se ajuste a la organizacin. Polticas de publicacin Se deben desarrollar polticas acerca de qu puede ir en la Intranet y que cosas no. Estas polticas deben tocar las siguientes areas: Quien podr publicar Tipo de contenido permitido Estilos por seccin - apariencia sugerida Asuntos legales - uso apropiado de copyrights y logos Responsabilidades sobre las aplicaciones y el contenido Asuntos de seguridad - como se debe proteger la informacin cuando no es pblica Logstica para solicitar espacio en el servidor, pruebas y cargas - como trabajar con el departamento informtico Tecnologas permitidas - deben ser ajustadas a la red y las experticias tcnicas Manteniimento y administracin del contenido - revisin peridica y polticas de actualizacin

Una vez estas polticas se establezcan, se deben comunicar rpidamente y frecuentemente. Si todos saben como pedir un espacio en la Intranet, cargarlo y mantenerlo, la Intranet funcionar como una maquinaria bien aceitada. Medidas de xito (o fracaso) El mil por ciento del ROI (Retono de la Inversin)! Todos hemos escuchado de las enormes e imaginativas figuras acerca del retorno del desarrollo de una Intranet. La verdad es que esos son slo nmeros. Ignore los nmeros y proporciones de otros y enfquese en SU Organizacin. Comienza identificando los costos de desarrollar y mantener la Intranet tiempo completo. Comprelo contra los beneficios tangibles e intangibles de la Intranet. Ser mucho ms fcil identificar los retornos tangibles (como la reduccin del papel) ya que hay costos directos asociados. Para medir los beneficios intangibles, como el aumento en productividad y mejoras en la cultura corporativa, intente establecer una relacin directa entre cada uno de stos y los proyectos especficos de la Intranet. Es posible que no sea necesario para su empresa el medir econmicamente el xito de la Intranet, ya que actualmente muchas empresas ven a su Intranet como una necesidad tal como el servicio telefnico. Sin importar como se decida medir el xito de la Intranet, comunique el estndar definido a todos los involucrados. Gua de Estilo El desarrollo de una Intranet regularmente se descentraliza a travs de las distintas divisiones y departamentos, cada uno creando su propio contenido y aplicaciones. Ahora, como puede la compaa hacer la experiencia de usuario consistente a travs de las distintas secciones? Esto se logra mediante la publicacin de una Gua de Estlio. Mientras las Polticas de Publicacin indican qu be ir en la Intranet, la Gua de Estlio indica como debe lucir. Esta debe sugerir y reforzar estandars sobre los siguientes temas: Tipos, color y estilos de fuentes Tamao de pantalla por defecto Uso de color y grficos para fondos Tamao sugerido de los archivos e imgenes publicadas Requerimientos de navegacin Encabezados, pies de pgina y comentarios Utilizacin de logos Yo sugerira la creacin de una seccin especial que promueva stos estndars. Cree un lugar donde los publicadores puedan descargar plantillas y ver algunos ejemplos. Jerarqua de contenidos La Intranet debe tener una forma de navegacin bien definida para todos sus componentes. Esto se puede establecer mediante la creacin de un Mapa del Sitio o una jerarqua clara que fluya coherentemente desde la pgina inicial. Cuando esto se defina, es necesario decidir la forma como se estructurar la Intranet, ya sea por Departamentos o Areas funcionales.

Establezca sto lo ms rpido posible, y ver como los usuarios entendern como moverse por la Intranet y podrn visualizar cmo va creciendo. Presupuesto Es obvio que una Intranet no se puede construir sin dinero. Por ello es necesario considerar los siguientes costos al planear el desarrollo: Servidores y adecuaciones de Red Desarrolladores Herramientas de desarrollo HTML Herramientas de desarrollo de aplicaciones WEB Consultores Costos de mantenimiento Software y Hardware de seguridad Se discutirn varios de estos costos tecnolgicos en la siguiente seccin del Gua para la creacin .

Establecer una estructura informtica

Vamos a enfocar nuestra atencin en la tecnologa subyacente de una Intrantes y en los factores que deben ser considerados para su desarrollo. Seleccin de un navegador estndar Netscape / Mozilla versus Microsoft; esa fu la pelea de la dcada pasada. Usted no debe tener ste tipo de competencia dentro de su Organizacin. Muchas compaas no distribuyen y soportan varios procesadores de palabra, o software de Hojas de Clculo. Esta prctica es buena tambin para los browsers. Escoja uno solo. Al hacer sto le est dando un dolor de cabeza menos al departamento de informtica y permitir a los desarrolladores enfocarse en un slo estndar. Un reciente estudio de la revista Zona Research entre varios IT Managers concluy que las compaas pueden ahorrar un promedio del 20% al mantener un solo browser. Slo una cuestin de cuidado: si usted abri o piensa abrir su Intranet a sus Socios de Negocios en un modelo Extranet, es necesario considerar el desarrollo para mltiples browsers, ya que no se puede controlar el mbito externo. Desarrollo de un plan de liberacin al pblico El que su servidor est funcionando no implica que toda la Organizacin pueda acceder a l. Esto puede suceder por configuracin de red, conectividad o disponibilidad de browsers. Es por ello que se debe desarrollar un plan para liberar la Intranet a todos aquellos que lo necesite. Esto implica que el departamento de Informtica debe comprometerse a llevar a cabo todas las actualizaciones, a los computadores y a la red donde sea necesario. Este plan debe establecer los requerimientos mnimos para conectarse a la Intranet y deber instruir a los usuarios en cmo solicitar ste acceso. Informtica debera entonces definir tiempos de puesta a punto y cmo responder a las solicitudes.

Seleccin de un modelo de seguridad Ms y ms compaas estn ubicando informacin sensible en la Intranet. Un plan debe implementarse para asegurar sta informacin. Cuando desarrolle dicho plan, tenga en cuenta las siguientes amenazas y respuestas: Amenazas "Fisgoneo": el riesgo de que alguien "se encuentre" la informacin enviada a la Intranet. Imitacin de usuarios: el riesgo de que algn usuario acceda simulando ser alguien distinto Acceso no-autorizado: el riego de que los usuarios obtengan acceso a informacin confidencial. Respuests y preguntas para su Plan Autenticacin: existe una Base de Datos central contra la cual chequear los usuarios? Cumple con los protocolos ODBC o LDAP? Quien actualizara dicha BD? Si se van a usar contraseas, como se administrarn y quien resolver las solicitudes y actualizaciones? Si se usan firmas digitales, como pueden los usuarios conseguir IDs y mantenerlas en distintos computadores? Control de acceso: una vez identificado, como se har seguimiento de los usuarios en el sistema? Firmas digitales? Se almacenarn stas en el sistema LDAP u otra BD? Como se administrarn los controles de acceso? Encripcin: Como se proteger la informacin corporativa del acceso externo via Internet? Se usar SSL o una VPN? Se implementara control de transmisin para el email? Desarrolle ste plan y refuercelo estrictamente. Seleccin de un sistema de administracin de contenidos El contenido es el rey. Una vez la Intranet est al aire, los sistemas deben estar listos para asistir a los publicadores en la actualizacin del contenido. Yo recomiendo fehacientemente en adquirir un sistema de administracin de contenidos desde el inicio de la Intranet. Estos sistemas pueden ser comprados o desarrollados. Sin importar qu decida, siga sta "lista de deseos" para saber que debe pedir: Check-in y Check-out en el desarrollo de documentos (para evitar que varias personas editen al tiempo algn contenido) Manejo de versiones Flujo de aprobacin Manejo de Plantillas Administracin de la Base de Datos de contenidos Generacin dinmica de contenido Control de links Conversin de documentos Autora de contenidos amigable Personalizacin Control de accesos y seguridad includa Anlisis de uso

Seleccin de las herramientas de desarrollo HTML Seleccione las herrramientas de desarrollo HTML que mejor se adecen a las habilidades de sus desarrolladores y publicadores. Existen dos tipos: WYSIWYG (what you see is what you get - lo que ves es lo que recibes): estas habiltan a los usuarios no-tcnicos a crear contenido sin saber codificacin HTML. Ej: Microsoft Frontpage, Macromedia Dreamweaver. Editores HTML: para los usuarios ms avanzados que saben HTML y quieren tener ms control de la estructura del contenido. Ej: Allaire HomeSite. Su compaa puede decidir comprar licencias para ambos tipos de herramienta y distribuirlas dependiendo de las experticias. Debe tenerse en cuenta que ambos tipos de herramienta estn convergiendo, lentamente, en uno solo. Seleccin de un estndar de integracin de BD Las BD Corporativas son, quiz, uno de los elementos ms importantes de una empresa. En algn punto ser necesario traer informacin de stas a la Intranet. El estndar que se seleccione para ejecutar ste punto deber reflejar la estrategia tecnolgica de BD existente. Por ejemplo, si su compaa tiene muchos tipos de BD en varias plataformas, usted necesitar una herramienta muy abierta y flexible. Si su empresa tiene un solo estndar de BD, sera muy posible encontrar soluciones propietarias de su distribuidor de software. Busque estndares de integracin que permitan desarrollo complementario de aplicaciones y tengan la capacidad de conectarse a los sistemas legacy si es necesario. Ej: Cold Fusion, Internet Information Services, Application Server and Java and BlueStone. Seleccin de una herramienta de anlisis de trfico Quien usa la Intranet? Como la usan? Estas preguntas se pueden contestar mediante el uso de estadsticas WEB. Es buena idea comprar un software que analice las bitcoras de los servidores y muestre reportes de hits, vistas de pgina, desempeo del site, errores, etc. Con sta informacin usted puede aprender a disear una Intranet de gran desempeo, mejor navegacin y mejor contenido. Sin stos anlisis, usted nunca sabr que est funcionando y que cosas no. Ej: Web Trends, Hit Box Enterprise. Estimacin del servidor y el ancho de banda requerido Una Intranet puede publicar texto, audio y video. Esto no ha sido logrado por ningn otro sistema en una red corporativa. Los empleados pueden llegar a emocionarse con sta tecnologa y pedirn ms y ms aplicaciones. Los administradores debern, entonces, ser muy cuidadosos en hacer estimados conservadores en las necesidades de la red y ancho de banda. Acerca del servidor, es posible encontrar que los requerimientos de CPU y espacio de disco son menores en una Intranet que un sistema ERP o algn otro de los legacy systems; de cualquier forma, es aconsejable conseguir el mejor servidor que sea posible y darse espacio para crecer. El monitoreo de red y servidor debe ser regular.

Invitando a todos a participar!

Empodere a sus proveedores de contenido y usuarios finales a tomar todas las ventajas de su nueva Intranet. Todos en la Organizacin deberan sentir que la Intranet afecta sus trabajos positivamente y deberan tener la posibilidad de contribuir en su mejoramiento. Asegrese de promover la creatividad, estimular la retroalimentacin, divulgar estndares y directrices y recompensar los esfuerzos extraordinarios. Promocin interna Desea invitar a todos a participar en la creacin y uso de la Intranet, pero no sabe como? Muchos de los mismos mtodos usados para promover otro tipo de proyectos internos aplican aqu. Gran Lanzamiento: un evento de un da (o medio) con toda la fanfarria: sesiones de entrenamiento, copa de champaigne, concursos, yincanas y premios. Promocin: perdicos, posters, correos masivos. Seccin Acerca de la Intranet: publicacin de los estndares y polticas, entrenamiento en lnea, un medidor funcional del ROI y el reconocimiento a los "campeones". Demos por Departamentos: reuniones de lanzamientos dirigidos a audiencias individuales. Identificacin de los "campeones" Un campen es aquel que promueve y lidera un proyecto entre sus compaeros, sin la obligacin de hacerlo y sin pertenecer al equipo que lo desarrolla. Y nadie lidera un proyecto ms que un campen. Encuente aquellos en la Organizacin con un deseo explcito de conducir la promocin y desarrollo de la Intranet. Estos campeones se convierten en gente que crea ideas, estimula a los directivos y consigue "convertir" a los escpticos. Muchos campeones se evidencian porque son quienes responden ms entusiasmados sus llamados a la participacin. La clave es reconocerlos y alentarlos a ejecutar sus ideas. Los campeones pueden ser un elemento clave. Dles el apoyo que necesitan. Se puede acceder ha un artculo al respecto aqu. Formacin de un comit directivo Antes hablbamos del liderazgo y pertenencia que requiere una Intranet. En ocasiones ste liderazgo proviene de un comit directivo. Este comit debera estar compuesto de un grupo diverso de personas en la compaa. Esto no indica que se requiera personal de cada departamento, pero s que estn en los distintos niveles de la Organizacin. El comit puede ser usado para definir el tono general de la Intranet: definicin de estndares, lluvias de ideas y resolucin de conflictos.

Conformacin del equipo de la Intranet

Muchas empresas encuentran que al formar un equipo de trabajo enfocado nicamente en su soporte y desarrollo es de gran beneficio. Este equipo lidia con el da a da de soporte de la Intranet, lo que incluye: Puesta a punto y mantenimiento de servidores Soporte y entrenamiento a publicadores y usuarios finales Diseo del website y las aplicaciones Responsabilidad sobre la pgina principal y la jerarqua de contenidos Promocin de la Intranet Diseminacin de estndares y polticas Identificacin de roles En el equipo de Intranet debe existir personal con las siguientes habilidades. Busque nuevas contrataciones o use a los voluntarios (campeones) para llenar los huecos en el equipo. Webmasters Desarrolladores de aplicaciones Artistas grficos Proveedores de contenido (publicadores) Soporte tcnico Mercadeo Arquitectos de sistemas Legislacin Entrenamiento Desarrollo de un equipo de soporte Desarrolle unas muy claras polticas de cmo los usuarios finales y publicadores recibirn soporte. Los usuarios finales querrn saber porqu no pueden conectarse a la Intranet, porqu sus browsers no funcionan o como pueden tener acceso a ciertas aplicaciones restringidas. Los proveedores de conenido necesitan soporte en la creacin de HTML, desarrollo de aplicaciones, pruebas y carga de nuevo contenido. Comience publicando una seccin de Preguntas ms Frecuentes (FAQs), y haga fcil y bien delineada la forma de solicitar soporte ms personalizada.

Conclusin
Para resumir, considere lo siguiente al iniciar el desarrollo de una Intranet: 1. Establezca directrices - Defina sus polticas y estndares en publicacin, estilo, seguridad, medicin de ROI (retorno de la inversin), modelo de negocios, presupuesto y misin de la Intranet. 2. Establezca la infraestructura y plataforma - Defina estndares para los sistemas que pretende soportar, incluyendo el acceso, la seguridad, la administracin de contenidos, herramientas de desarrollo, servidores y configuracin de redes. 3. Invite a todos a participar - Cree iniciativas para ganarse la participacin de todos los empleados. 4. Equipo de la Intranet - Conforme un grupo cohesionado y listo para asumir el crecimiento dia-a-dia de la Intranet Corporativa.